Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế Ngày nay,quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút sự quan tâmcủa nhiều người Một xã hội được cấu tạo nên từ những gia đình Một nền kinh

tế được tạo nên từ những doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của các doanhnghiệp để chứng tỏ nền kinh tế nước đó mạnh hay yếu Một doanh nghiệp hoạtđộng có hiệu quả do rất nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quantrọng là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Doanhnghiệp đó phù hợp với các quy định, quy mô của mỗi doanh nghiệp

Cũng như nhiều ngành khác trong nền kinh tế, ngành Thăm dò, khai thác

và chế biến khoáng sản có vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế quốc dân.Thăm dò, khai thác và chế biến khoáng sản là ngành ra đời từ rất sớm ở tất cảcác nước trên Thế giới trong đó có Việt Nam Khoáng sản của nước ta đã được

sử dụng trong ngành công nghiệp của đất nước và xuất khẩu sang nhiều nướctrên thế giới

Công ty TNHH Thiên Sơn là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vựckhai thác và chế biến khoáng sản vật liệu xây dựng thông thường Trong sự pháttriển chung của ngành, Công ty đang nỗ lực để khẳng định vị trí của mình trênthị trường Nhằm thực hiện và đạt được mục tiêu đó, Công ty đã không ngừngcải tiến kỹ thuật công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm

Nhưng một con tàu chạy tốt thì phải có người cầm lái vững chắc Do vậy,

bộ máy quản lý là vấn đề được Công ty rất quan tâm Chính vì vậy, với nhữngkiến thức đã được trang bị trong thời gian học tập tại nhà trường, tôi đã chọn

chuyên đề: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn” với hy vọng những giải pháp đó sẽ góp một phần nhỏ giúp cho

Công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ trên con đường hội nhập, để thực sự trởthành một doanh nghiệp mạnh trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang và toàn quốc

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề này là: Cơcấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề:

- Mục đích nghiên cứu:

+ Giúp tác giả củng cố lại các kiến thức đã được học.

+ Bổ xung thêm những kiến thức thực tế

+ Phần nào giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýtại Công ty

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Hệ thống lại những kiến thức lý luận

+ Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHHThiên Sơn Từ đó xác định được các ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu này

+ Từ kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công

ty sẽ đưa ra một số giải pháp khắc phục những nhược điểm nhằm hoàn thiện cơcấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế quốcdân càng đặt ra cấp thiết Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọngtrong việc nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội Xuất phát từ vai trò quan trọng của

bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phải xâydựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Việc xây dựng

và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của

nó Vì vậy, nghiên cứu một số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý trong doanh nghiệp là cần thiết

1.1.1.Tổ chức

Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùnghoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đíchchung

Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng Cóthể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại, nhưngchung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau:

- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích Tổ chức hiếm khi mang trongmình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhấtđịnh Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Mặc dù mục đích của các

tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽkhông có lý do để tồn tại

- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt đượcmục đích – các kế hoạch Thiếu kế hoạch thì không tổ chức nào có thể tồn tại vàphát triển hiệu quả

- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chứckhác Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc,thông tin từ các nhà cung cấp, cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ môcủa Nhà Nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần các hộgia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ

- Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệmliên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng nhữngnguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao Vai trò của những nhà quản trị

có thể rõ nét ở tổ chức này hay tổ chức khác, nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúngtúng

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theomột trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữachúng

1.1.3 Quản lý

Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử Cho đến nay đã có rấtnhiều học thuyết khác nhau về quản lý Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ nhưAristot, Platon; có học thuyết của trường phái cổ điển như A Smith, D Ricardo;học thuyết về lao động của C.Mac Lênin đã từng nói: “khoa học quản lý là công

cụ, phương tiện tối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nước không

bị lệ thuộc vào sự khác nhau về ý thức chính trị” Sau này đi đôi với sự phát triểncủa khoa học kỹ thuật, của lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện nhữnghọc thuyết về quản lý trong công nghiệp như F.W.Taylor, Henri Fayol

Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hợp táclao động C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả tất yếu của

sự chuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập vớinhau thành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại Ông viết: “bất cứlao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đềuyêu cầu có sự chỉ đạo để điều hoà hoạt động cá nhân Sự chỉ đạo đó phải làmchức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận độngchung của cơ thể sản xuất Với những vận động cá nhân của những khí quản độclập hợp thành cơ sở Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lýriêng của nó …” Như vậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở

sự kết hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự

ăn khớp về hoạt động giữa những người lao động riêng biệt Nếu chức năng này

hành được Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó Nó cómỗi quan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ chế

+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm.+ Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi

+ Tôn trọng pháp luật Nhà nước

- Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tínhhướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của

hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa

hệ thống đó đến một mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biếnđộng

Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sảnxuất của các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp

để phục vụ cho sự phát triển

Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có hướng, có tổ chức,

có mục đích của con người đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân (trên cơ sở vĩ mô)

và doanh nghiệp (trên cơ sở vi mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xãhội và các biện pháp khác để tạo ra các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mụctiêu đề ra trước đó Thực chất của quản lý là sự tác động lên hành vi của mỗi cánhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sức mạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệthống

- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quyluật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp vềkinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sảnxuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định

Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếutố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm của quản lý làcác quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuấttăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn.

Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều cóthể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đốitượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bịquản lý)

Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫnnhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu

đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình vàthông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủthể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra

Qua đó, ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sảnxuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao nhất,đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thànhviên trong doanh nghiệp

Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phậncấu thành tổ chức đó

1.1.4 Bộ máy quản lý doanh nghiệp

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanhnghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ,phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoàidây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phươngthức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyểnnhững ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực,biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệuquả sản xuất kinh doanh

Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồmcác phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh

nghiệp quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trìnhsản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của

bộ máy

Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định

Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp.Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa,không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý Do vậy phải đặt các bộ phậnnày trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ănkhớp với nhau

1.1.5 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý.

1.1.5.2 Phân loại lao động quản lý:

Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý,người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:

Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc,

kế toán trưởng Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịutrách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợpcủa doanh nghiệp

Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân

xưởng (còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng Độingũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối củalãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình

Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện

những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại

Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản

lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động vàtình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp.Trong đó, cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò

và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộmáy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởngcủa một giàn nhạc giao hưởng

1.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinhdoanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trongsản xuất Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trongsản xuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinhdoanh phát triển

nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơcấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệphoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

- Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộphận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thựchiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thựchiện mục tiêu chung của tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là những bộ phận có tráchnhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từngkhâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu vàchức năng quản lý xác định.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thànhcủa các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phụ thuộc lẫn nhau, đượcchuyên môn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo các khâu,các cấp đảm bảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung đã xácđịnh của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công laođộng trong lĩnh vực quản lý Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộdoanh nghiệp Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cựctrở lại việc phát triển sản xuất

Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên mônhoá sản xuất ngày càng cao, nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa cácphòng ban và phân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất Nhưvậy, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem nhưvấn đề trọng tâm của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh Việc xâydựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyêntắc nhất định và phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý doanh nghiệp

1.1.6.2 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây làcác nội dung chủ yếu:

- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướngtới va đạt được Mục tiêu của bộ máy quản lý phải thống nhất với mục tiêu sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp,

- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vàoquy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định vàviệc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dungthống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý

- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệcủa một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thốngnhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lýtheo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phốihợp giữa chúng.

- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy môsản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ củalực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào môhình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổchức và thông tin ra quyết định quản lý

1.1.7 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

- Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp gắnliền với phương hướng, mục đích hệ thống phương hướng, mục đích của hệthống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêuphương hướng cỡ lớn (khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải cóquy mô và phương hướng tương đương Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ

và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương Một hệ thống có mụcđích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệtvới hệ thống có mục đích kinh doanh

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công,phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên mônngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thựchiện được nguyên tắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường

Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo chomỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản

lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấptrên khi cần thiết

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quảcao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ vềtác động điều khiển của các lãnh đạo.

* Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khácnhau Do đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệpkhác nhau không nhất thiết phải giống nhau Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm củatừng doanh nghiệp để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Đểxây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các điểmsau:

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải phù hợp cơ chế quản

lý doanh nghiệp mới

- Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lược thống nhất

- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tươngxứng với nhau

- Cần phải có sự mềm dẻo về tổ chức

- Cần có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối

- Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu

- Đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

1.1.8 Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là tốt nếu đápứng những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ

hợp lý:

+ Số cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào

+ Không chồng chéo, không bỏ sót

+ Số cấp quản lý ít nhất

Đáp ứng được yêu cầu này cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính năngđộng cao, luôn đi sát phục vụ sản xuất

- Tính linh hoạt: Trong cơ chế mới hiện nay, khi nhu cầu thị trường luôn

biến động Nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu

thị trường thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại Do vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phảichủ động linh hoạt thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra trongcũng như ngoài doanh nghiệp Nghĩa là khi nhiệm vụ của doanh nghiệp thay đổithì bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với sự thay đổi đó.

- Tính tin cậy: Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng

thông tin lưu động được có tính tin cậy trong quản lý Đảm bảo thực hiệnnghiêm túc chế độ một thủ trưởng trong kinh doanh

- Tính kinh tế: Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp hạch toán độc lập Do

vậy, để tồn tại thì doanh nghiệp làm ăn phải có lãi Một trong những biện phápnhằm góp phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một

bộ máy sao cho hợp lý nhất Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so vớinhiệm vụ, tổ chức bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệuquả quản lý cao nhất

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được

hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thứcnào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

1.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý củadoanh nghiệp Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu

tố tổ chức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian, thời gian theo một hình thứckết cấu nhất định xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Nó chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: môi trường kinh doanh

và thị trường; quy mô của doanh nghiệp; địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quytrình công nghệ; đặc điểm chế tạo sản phẩm; tính chất và đặc điểm sản xuất …nhưng ta có thể quy chúng thành ba nhóm nhân tố sau:

- Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhóm

này bao gồm:

+ Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.+ Tính chất và đặc điểm sản phẩm

Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hưởng đến thành phần, nội dungnhững chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổchức bộ máy quản lý doanh nghiệp

- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:

+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

+ Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý

+ Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý

+ Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ

+ Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tracủa người lãnh đạo đối với hoạt động của cấp dưới

+ Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý

+ Kế hoạch, chủ trương, đường lối đúng như mục đích mà doanh nghiệp

đã đề ra và phấn đấu đạt được

- Nhóm nhân tố thuộc cơ chế chính sách của Nhà nước:

+ Kế hoạch, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước

+ Chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nước đối với doanh nghiệp

+ Các bộ luật: Luật doanh nghiệp, các Nghị định, Thông tư dưới luật.Trên đây là những yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýtrong doanh nghiệp Không có một yếu tố riêng lẻ nào quyết định cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hưởng của hàng loạtcác yếu tố Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý các doanh nghiệp cần quan tâm một cách toàn diện đến các nhân tố ảnhhưởng nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh

- Ngoài ra, ta cũng có thể phân thành hai nhóm chính là yếu tố khách quan

Địa bàn hoạt động của tổ chức.

Môi trường hoạt động của tổ chức

Tuy là bất biến nhưng tổ chức hoàn toàn có thể tự thay đổi cho phù hợpvới những yếu tố này, khi đó tổ chức sẽ tận dụng được nguồn lực sẵn có nhằmphát huy tối đa hiệu quả

+ Những yếu tố chủ quan.

Các yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ chức Đây là nhữngyếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Hơn nữa đây làcác yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theohướng của mình Các yếu tố này gồm:

Trình độ của người lao động quản lý

Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ

Trình độ, năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức

Quan hệ bên trong tổ chức

Mục tiêu, phương hướng của tổ chức

* Vậy, chúng ta phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máyquản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tìnhhình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhấttrong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản

lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơcấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu khôngthay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mụctiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bao giờ sự thayđổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộmáy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cầnđược thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của củadoanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một môhình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh vàphức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máyquản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp.

- Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có

sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng Do

đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạtđộng của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanhnghiệp

- Công nghệ:

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộmáy quản lý Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có địnhmức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năngcủa doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanhchóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ vàphải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến côngnghệ của doanh nghiệp

- Môi trường kinh doanh.

Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thànhcông trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh cóảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động và biếnđộng nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức

bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định có tính chấtphân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặtchẽ với nhau

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của cán bộ quản lý.

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở

kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao

có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lýtrong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảođược tính hiệu quả trong quản lý.

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thứclàm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việclớn hơn Do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máyquản lý dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có ýthức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làmcho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn

1.3 Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp Mỗi doanh

nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nêncác mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau

1.3.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấpdưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng,người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngườidưới quyền

* Nguyên lý xây dựng cơ cấu :

- Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,

- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

- Công việc được tiến hành theo tuyến

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

* Đặc điểm :

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả cácchức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Cònngười thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hànhlệnh của người đó mà thôi

Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mônhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất Khi quy mô vàphạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏimột giải pháp khác

1.3.2 Mô hình cơ cấu theo chức năng.

Người lãnh đạo

Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phậnriêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năngnhất định.

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng.

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá,chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thànhviên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Nhưvậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việccho người cấp dưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốtcán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng chongười lãnh đạo

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủtrưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình nàyphù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theochức năng

1.3.3 Cơ cấu trực tuyến chức năng.

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấpdưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làmnhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt độngcủa các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phảithường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức

Người lãnh đạo

Người LĐ c.năng A Người LĐ c.năng B Người LĐ c.năng C

Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3

* Điều kiện áp dụng :

Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên

có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia Từ đó cùng dự thảo

ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực hiện vàngười thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh nghiệp

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng.

* Đặc điểm :

+ Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theodõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra quyếtđịnh cho các bộ phận, đơn vị sản xuất

+ Ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuấtchỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từthủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã thamkhảo ý kiến các phòng chức năng

- Ưu điểm:

Lãnh đạo cấp 1

Người lđ c.năng C Người lđ c.năng B

Người lđ c.năng A

Người lđ c.năng B Người lđ c.năng A

Lãnh đạo cấp 2

Người lđ c.năng C

Đối tượng qlý 1 Đối tượng qlý 2 Đối tượng qlý 3

+ Thực hiện được chế độ một thủ trưởng.

+ Tận dụng được các chuyên gia

+ Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năngnếu để riêng

nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay

1.3.4 Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận.

* Đặc điểm: Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, cácphòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng Khi dự án kết thúc người nào trở

về công việc của người đó

Sơ đồ 1.4 : Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận

F: Các phòng chức năng

O: Các sản phẩm, dự án, các công trình

1.3.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Mô hình này thường được cấu tạo bởi: 01 giám đốc, 02 phó giám đốc, 07phòng ban chức năng, và các phòng ban có nhiệm vụ:

- Phòng kinh doanh: Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật

tư, xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm

- Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức laođộng quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất

- Phòng kế hoạch - tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê, hạchtoán kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương

- Phòng nội chính: Tuyển dụng, sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanhnghiệp, lo hành chính, đời sống, y tế

- Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu đượcgiao Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất

Sơ đồ 1.5: Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

TRONG CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN.

Nhằm đáp ứng nhu cầu và nâng cao sức cạnh tranh của mặt hàng vật liệuxây dựng trong địa bàn tỉnh Tuyên Quang nói riêng và cả nước nói chung Công

ty TNHH Thiên Sơn là công ty TNHH có 02 thành viên trở lên, có tư cách phápnhân, có con dấu riêng và mở tài khoản tại Ngân hàng theo quy định của phápluật Việt Nam chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm vật liệu xây dựngtrong địa bàn tỉnh Tuyên Quang nói riêng và cả nước nói chung với mục đích trởthành Công ty hàng đầu về chất lượng trong lĩnh vực vật liệu xây dựng

Tên Công ty: CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN

Địa chỉ: Xóm 18, phường Nông Tiến, thành phố Tuyên Quang, tỉnh TuyênQuang

Người đại diện theo pháp luật: Ông Đỗ Văn Phong

Chức vụ: Giám đốc Công ty

Sinh năm: 1960; Dân tộc: Kinh; Quốc tịch: Việt Nam.Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Phố Trung Thành, thị trấn Chợ Chu,huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên

Chỗ ở hiện tại: Tổ 18, phường Nông Tiến, thành phố Tuyên Quang, tỉnhTuyên Quang

Công ty chuyên sản xuất cung cấp các sản phẩm vật liệu xây dựng khácnhau Từ bê tông thương phẩm đến các mặt hàng đá xây dựng Để nâng cao khảnăng cạnh tranh trên thị trường bằng sản phẩm có chất lượng tốt nhất và giá cảcạnh tranh nhất, Công ty đã kết hợp sức mạnh về kinh nghiệm và tính chuyên

nghiệp của công nhân lành nghề, cán bộ công nhân kỹ thuật để tạo ra các sảnphẩm có chất lượng tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Thiên Sơn

Công ty TNHH Thiên Sơn được thành lập vào năm 2007, dựa trên cơ sởmua lại trụ sở, văn phòng và các trang thiết bị máy móc của Phân xưởng khaithác đá - Công ty phát triển công nghiệp Tuyên Quang Thời điểm mới đi vàohoạt động, Công ty còn gặp nhiều khó khăn về các thủ tục xin phép khai thác

mỏ, tổ chức sản xuất, đầu ra của sản phẩm Sau gần 5 năm đi vào hoạt động,công ty hiện đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường sản xuất và cung cấp đáxây dựng trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang và các tỉnh lân cận như Thái Nguyên,Phú Thọ, Yên Bái … đã thu hút được các lao động có tay nghề cao về làm việccho Công ty

Chủ trương và đường lối phát triển trong giai đoạn 2010 - 2015 của công

ty là tiếp tục phát triển quy mô sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thịtrường nhằm đưa công ty phát triển thêm một bước mới Tạo đà cho quá trìnhchuyển đổi sản xuất đa ngành nghề và tăng thu nhập cho người lao động vàCông ty

2.1.2 Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của Công ty TNHH Thiên Sơn

2.1.2.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty.

Mỗi doanh nghiệp có một cách tổ chức bộ máy riêng của mình phù hợpvới đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Với tính chất ngành nghề,đặc tính sản phẩm, công ty đã xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý củamình như sau:

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thiên Sơn

Hội đồng thành viên

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo cơ cấutrực tuyến chức năng Với cơ cấu này, công ty đã thực hiện nghiêm được chế độmột thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên Đồng thời vẫn tận dụng đượccác chuyên gia tư vấn ở các phòng chức năng Do đó mà mọi mệnh lệnh trongcông ty được thi hành nhanh chóng và có hiệu quả.

2.1.2.2 Đặc điểm về sản phẩm, thị trường, vốn, nguồn nhân lực, công nghệ sản xuất của Công ty TNHH Thiên Sơn.

- Đặc điểm về sản phẩm, thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh.

Xưởng chế biến đá