cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp

Đất nước đang trong công cuộc đổi mới, tiến hành Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá.

Mục lục Lời nói đầu………………………………………………………… 3 Chương I: Một số vấn đề lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý………………………………. 5 1.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức a tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1 Đặc điểm .……………………………… 8 1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng……….……………………………. . 9 1.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý…………………. 10 1.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận………………………………… 16 1.4 Hoàn thiện và đổi mới…………………………………………. 17 Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 2.1 Giới thiệu về Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long…………… 19 2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long……… 20 2.3 Một số đặc điiểm kinh tế kĩ thuật của Công ty…………………. 22 2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh……………………………… 23 2.3.2 Đặc điểm về vốn……………………………………………… 24 2.3.3 Đặc điểm về lao động tiền lương…………………………… 24 2.3.4 Đặc điểm về sản phẩm………………………………………. 25 2.3.5 Đặc điểm về nguyên vật liệu……………………………… . 26 2.3.6 Đặc điểm về nhà xưởng, máy móc thiết bị………………….27 2.4 Đặc điểm về tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long …… .……. 28 2.5 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty……… …………… 30 2.5.1 Ban lãnh đạo .…………………… 31 2.5.2 Phòng tổ chức hành chính…………………………………… 32 1 2.5.3 Phòng vật tư………………………………………………… 35 2.5.4 Phòng Tài chính kế toán………………………………… 35 2.5.5 Phòng kỹ thuật sản xuất ……………… ………… 38 2.6 Kết luận chung 39 2.6.3 Đặc điểm hiện tại và phương hướng 41 Chương III: Một số ý kiến đống góp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 44 3.1 Nâng cao chất lượng ……………………………………… 44 3.2 Nâng cao hiệu quả phối hợp .……………………………… . 47 3.3 Cơ cấu thêm phòng Marketing ……………………………… 49 3.4 Thực hiện tốt các chế độ 49 3.5 Phương hướng hoàn thiện…………………………………… …… 50 3.6 Nâng cao trách nhiệm CBCNV……………………………………. 51 3.7 Các biện pháp khác……………… …………………………. 51 3.8 Điều kiện thực hiện………………………………… ……… 52 Kết luận . 54 2 LỜI NÓI ĐẦU Đất nước đang trong công cuộc đổi mới, tiến hành Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá. Các doanh nghiệp còn đang thích nghi dần với nền kinh tế thị trường đầy biến động, không ngừng học hỏi và hoàn thiện nhằm đạt được một hiệu quả cao nhất trong kinh doanh. Tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, khi đã bước và thương trường đều phải chịu một sự cạnh tranh khốc liệt không những của các doanh nghiệp trong nước mà cả các doanh nghiệp nước ngoài với bề dầy và kinh nghiệm hơn hẳn chúng ta. Bộ máy tổ chức việc đổi mới và hoàn thiện dần cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp sao cho phù hợp với nền kinh tế hiện nay cũng là điều quan trọng quyết định hiệu quả sản xuất cũng như kinh doanh đồng thời để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh đồng thời xác định được phương hướng và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp nhằm định hướng, đầu tư, mở rộng đúng đắn. Chính vì tầm quan trọng đó của bộ máy quản lý doanh nghiệp, sau một thời gian nghiên cứu và thực tập ở Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long, em đã quyết định chọn đề tài: “ Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long” làm đề tài thực tập. *Kết cấu của chuyên đề: Ngoài “Lời mở đầu” và “Kết luận ”, chuyên đề bao gồm 3 Chương: Chương I: Một số vấn đề lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong DN. Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long. Chương III: Một số giải pháp nhằm củng cố và hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long. 3 Với mục tiêu nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long để đưa ra phương hướng đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty. Theo dõi sát sao hoạt động của bộ máy quản lý cũng như các phòng ban từ đó đối chiếu so sánh và đưa ra các kết luận đánh giá trung thực khách quan. Bằng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh. phương pháp kế thừa, phương pháp phân tích… để đưa ra kết luận chung và đề ra phuơng hướng đổi mới hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty Văn Phòng phẩm Cửu Long 4 CHƯƠNG I CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp *Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng thể các bộ phận( đơn vị cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và thực hiện mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ cho nhau, không thể loại trừ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp *Quản lý doanh nghiệp: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích tới đối tượng quản lý bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế xã hội- tinh thần và các biện pháp khác tạo ra điều kiện thuận lợi nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra trước đó. Như vậy, quản lý một doanh nghiệp là quá trình tác động một cách có tổ chức và có hệ thống, hướng đích đến tập thể người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết những mục tiêu xác đáng đến kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến công việc hay các hoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn để có thể thực hiện hoàn thành công việc. Ngoài tác động lên đối tượng, quản lý doanh nghiệp là quá trình phối hợp, chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận sản xuất, đảm bảo phát huy hết khả năng của toàn bộ doanh nghiệp để phục vụ cho 5 sự phát triển, cho nên có thể nói người lãnh đạo tài giỏi là người biết cách làm cho tổ chức của mình hoạt động tốt. Mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản xuất cả về khối lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế đem lại là cao nhất. Không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp. Trên thực tế quản lý doanh nghiệp và quản lý con người là yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Quy mô doanh nghiệp càng mở rộng thì vai trò quản lý ngày càng nâng cao và thực sự trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Là hình thức phân công lao động trọng lĩnh vực quản lý, nó có tác động đến quá trính hoạt động của hệ thống quản lý. Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại việc sản xuất. Một cơ cấu tổ chức cần phải được thiết kế một cách khoa học để chỉ rõ ra rằng ai sẽ làm việc gì? Ai sẽ chịu trách nhiệm những công việc nào? Nhằm loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do sự nhầm lẫn mà không chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra và tạo điều kiện cho mạng lưới ra quyết định và liên lạc phản ánh hỗ trợ cho các mục tiêu của doanh nghiệp. 1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng mục đích của hệ thống. Nếu có một hệ thống mục tiêu, phương hướng có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô tương ứng. Các nguyên tắc quản lý do con người định ra, vừa phản ánh các quy luật khách quan nhưng cũng mang dấu ấn chủ quan của con người. Trong quản lý nói chung có một số nguyên tắc: 6 + Nguyên tắc hiệu quả: là nguyên tắc nói lên mục tiêu của quản lý bao gồm cả hiệu quản kinh tế và hiệu quả xã hội. Bất kì phương pháp quản lý nào mà không đem lại hiệu quả thì đó không phải là phương pháp hay. Điều này đòi hỏi chi phí bỏ ra là thấp và lợi ích thu lại là cao. + Nguyên tắc tập trung dân chủ: là nguyên tắc tổ chức cơ bản của quản lý, phản ánh mối quan hệ giữa các chủ thể và đối tượng quản lý cũng như yêu cầu và mục tiêu của quản lý. Nó đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải thực hiện trong khuân khổ tập trung. + Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục và kinh tế, đề cao phương pháp kinh tế. Đây là nguyên tắc thể hiện sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua các quy luật tổ chức hành chính, quy luật tâm lý và quy luật kinh tế. Đối tượng quản lý là con người mà nhu cầu của họ lại thay đổi theo thời gian và không gian. Do đó phải tuỳ thuộc đối tượng mà tìm cách quản lý cho phù hợp. + Nguyên tắc kết hợp hài hoà các loại lợi ích: suy đến cùng việc quản lý chính là quản lý con người nhằm phát huy tính sáng tạo của người lao động. Kết hợp hài hoà các loại lợi ích phải được xem xét và đề ra từ khi đề ra chiến lược, quy hoạch, kế hoạch kinh tế xã hội, quá trình hoạt động quản lý đến khâu phân phối tiêu dùng. Suy cho cùng lợi ích là sợi dây lứu kéo mọi người lại với nhau. Anghen- nhà tư tưởng vĩ đại đã từng nhận định: “ở đâu có sự thống nhất về lợi ích thì ở đó không thể có sự thống nhất trong mục đích trong tư tưởng chứ đừng mong sự thống nhất trong hành động”. Giải quyết tốt mối quan hệ lợi ích trong quản lý sẽ đảm bảo cho hệ thống quản lý vận hành thuận lợi và có hiệu quả, ngược lại nếu quan hệ lợi ích bị rối loạn sẽ là nguyên nhân của sự rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản lý. + Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục và kinh tế, đề cao phương pháp kinh tế. Đây là nguyên tắc thể hiện sự tác 7 động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua các quy luật tổ chức hành chính, quy luật tâm lý và quy luật kinh tế. Đối tượng quản lý là con người mà nhu cầu của họ lại thay đổi theo thời gian và không gian. Do đó phải tuỳ thuộc đối tượng mà tìm cách quản lý cho phù hợp. + Nguyên tắc nắm bao quát, chú ý toàn diện tập chung xử lý khâu trọng yếu: Đây là nguyên tắc quy định phương pháp làm việc của người quản lý đòi hỏi phải nắm bắt tình hình một cách toàn diện, bao quát không được bỏ sót các chi tiết dù là nhỏ nhất. Phát hiện ra các khâu xung yếu, các vấn đề then chốt các công việc cấp bách cần thiết phải giải quyết ngay và dứt điểm. 1.3.1 Đặc điểm Bất kì một công việc gì, một vấn đề gì dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản đều phải đặt ra những yêu cầu, những tiêu chuẩn nhất định để thực hiện tính hữu ích của công việc. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đây là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi khắt khe về nhiều mặt, để tồn tại và phát triển được theo hướng ngày càng thích ứng với môi trường với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, với những nguyên tắc xã hội và sự vận hành của nền kinh tế sản xuất hàng hoá. Công tác hoàn thiện cơ cấu phải đáp ứng những yêu cầu sau: + Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá Nhằm tổ chức các hoạt động quản trị theo hướng chuyên môn hoá ở cả giác độ từng bộ phận và đối với từng cá nhân quản trị. Nguyên tắc là nâng cao tính chuyên môn hoá đến mức cao nhất. + Phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá Xác định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân cũng như quy tắc, quy trình, tiêu chuẩn chất lượng với từng nhiệm vụ. Quy định hoạt động kiểm tra, đánh giá công khai theo hướng tiêu chuẩn hoá. 8 + Phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận các nhân Trước hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm của từng bộ phận các nhân từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong hệ thống quản trị. Tiếp đó phải xác định các mối liên hệ về quản trị và thông tin trong bộ máy tại từng bộ phận, cá nhân phải chú ý thiết kế cân đối giữa nhiệm vụ và trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi liên kết mọi hoạt động của mọi bộ phận, cá nhân bằng quy chế hoạt động, làm hoà hợp giữa tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức. + Phải đảm bảo tính thống nhất quyền lực trong hoạt động quản lý và điều hành Muốn vậy phải chú ý lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống, thể hiện ở quy chế hoạt động tại từng đơn vị doanh nghiệp cụ thể. 1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý *Nhân tố thuộc đối tượng quản lý - Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp - Tính chất và đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô của doanh nghiệp. Những nhân tố trên biến đổi, do nó ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hương trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. *Nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: -Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp -Mức độ tập trung hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý. -Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. 9 -Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới. -Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý. -Kế hoạch, chủ trương, đường lối đúng như mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt được. 1.2 Các loại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý *Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Sơ đồ: … … Người lãnh tổ chức cũng như các tuyến và các đơn vị thực hiện chức năng quản lý và chịu trách nhiệm về hệ thống các công việc của cấp dưới mà mình phụ trách. Các mối liên hệ giữa người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua một cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi. + Ưu điểm: - Tuân thủ nguyên tắc chế độ một thủ trưởng - Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ - Chế độ làm việc rõ ràng + Nhược điểm: - Không chuyên môn hoá, do đó đòi hỏi các nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện. - Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ. 10 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 1 2 n A B Z [...]... song với cơ cấu chính thức, có sự tác động nhất định và rất đáng kể tới hoạt động của doanh nghiệp 1.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp Qua các loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp nêu trên ta thấy mỗi bộ phận trong cơ cấu đều đảm nhận những chức năng riêng Nhưng chúng đều có mối quan hệ hữu cơ với nhau đảm bảo cho toàn bộ cơ cấu hoạt... các chuyên gia trong các hoạt động khác nhau của tổ chức 15 *Các kiểu cơ cấu tổ chức khác - Cơ cấu chính thức Cơ cấu chính thức gắn liền với vai trò, nhiệm vụ hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức khi nói rằng một tổ chức chính thức hoàn toàn chẳng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này Nếu một người quản lý có ý định quản lý thật tốt, cơ cấu đó phải tạo... thực tế thì cơ cấu này rất ít khi được các doanh nghiệp sử dụng vì nó có quá nhiều hạn chế *Cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mưu Cơ cấu trực tuyến tham mưu còn gọi là cơ cấu phân nhánh, thực chất kiểu cơ cấu này là kiểu cơ cấu tổ chức theo trực tuyến mở rộng Nó thường được áp dụng cho những đối tượng quản lý và có sự phức tạp về kĩ thuật công nghệ, kinh doanh tác nghiệp Sơ đồ: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh... dẫn đến quản lý gia trưởng Tuy nhiên cơ cấu này rất phù hợp với những xí nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục *Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng Việc quản lý theo chức năng, không theo tuyến, mỗi cấp có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình Cơ cấu này được Freolerie w Taylo đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng Theo cơ cấu quản lý này thì... thống nhất trong doanh nghiệp - Nhược điểm: + Mối quan hệ giữa các nhà lãnh đạo và tuyến dưới có thể trở lên căng thẳng gây bất lợi cho tổ chức + Các chuyên gia cùng một chuyên môn bị phân tán, ít có sự phối hợp Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp quân đội, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ *Cơ cấu trực tuyến chức năng Đây là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được áp dụng... công ty Tổ chức nhân sự quản lý công tác đào tạo, tuyể dụng nhân viên Tổ chức chỉ đạo công tác y tế, xử lý phòng ngừa tai nạn lao động, chăm sóc sức khỏe cho công nhân, theo dõi bảo đảm công tác thu đua khen thưởng - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính - Nhiệm vụ: + Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công... hiện tổ chức quản lý theo đúng quy định - Chức năng: Phòng tài chính kế toán của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật - Nhiệm vụ: + Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh. .. các bộ phận và nhân viên trong bộ phận, giữa các bộ phân có quan hệ chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới - Liên hệ chức năng: là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp dưới với cán bộ nhân viên chức năng cấp trên nhằm hướng dẫn, giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ 16 - Liên hệ tư vấn: là liên hệ giũa cơ quan... việc thực hiện của từng cá nhân trong cả hiện tại, tương lai phải đóng góp có hiệu quả nhất vào môi trường tập thể - Cơ cấu không chính thức: là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân sự tiếp xúc cá nhân, cũng như sự tác đông theo nhóm cán bộ công nhân viên, ngoài phạm vi cơ cấu đã phê chuẩn của doanh nghiệp, cơ cấu không chính thức có vai trò to lớn trong thực tiễn quản lý Nó không định hình hay thay... Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm vụ của phòng -Tình hình bố trí cán bộ công nhân viên trong phòng Phòng gòm có 4 cán bộ trong đó có : + 1 trưởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng + 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được phân nhiệm vụ cụ thể + 2 nhân viên nghiệp vụ Trình độ kết cấu phòng tổ chức hành chính Stt Chức danh Số 1 2 lượn 1 1 Trưởng . quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp *Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng. cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty Văn Phòng phẩm Cửu Long 4 CHƯƠNG I CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản