cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp

Đất nước đang trong công cuộc đổi mới, tiến hành Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá.

Mục lục

Lời nói đầu……… 3

Chương I: Một số vấn đề lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý……… 5

1.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức a tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1 Đặc điểm ……… 8

1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng……….……… 9

1.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý……… 10

1.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận……… 16

1.4 Hoàn thiện và đổi mới……… 17

Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 2.1 Giới thiệu về Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long……… 19

2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long……… 20

2.3 Một số đặc điiểm kinh tế kĩ thuật của Công ty……… 22

2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh……… 23

2.3.2 Đặc điểm về vốn……… 24

2.3.3 Đặc điểm về lao động tiền lương……… 24

2.3.4 Đặc điểm về sản phẩm……… 25

2.3.5 Đặc điểm về nguyên vật liệu……… 26

2.3.6 Đặc điểm về nhà xưởng, máy móc thiết bị……….27

2.4 Đặc điểm về tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long …… …… 28

2.5 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty……… ……… 30

2.5.1 Ban lãnh đạo ……… 31

2.5.2 Phòng tổ chức hành chính……… 32

1

2.5.3 Phòng vật tư……… 35

2.5.4 Phòng Tài chính kế toán……… 35

2.5.5 Phòng kỹ thuật sản xuất ……… ………… 38

2.6 Kết luận chung 39

2.6.3 Đặc điểm hiện tại và phương hướng 41

Chương III: Một số ý kiến đống góp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 44

3.1 Nâng cao chất lượng ……… 44

3.2 Nâng cao hiệu quả phối hợp ……… 47

3.3 Cơ cấu thêm phòng Marketing ……… 49

3.4 Thực hiện tốt các chế độ 49

3.5 Phương hướng hoàn thiện……… …… 50

3.6 Nâng cao trách nhiệm CBCNV……… 51

3.7 Các biện pháp khác……… ……… 51

3.8 Điều kiện thực hiện……… ……… 52

Kết luận 54

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước đang trong công cuộc đổi mới, tiến hành Công nghiệp Hiện đại hoá Các doanh nghiệp còn đang thích nghi dần với nền kinh tế thịtrường đầy biến động, không ngừng học hỏi và hoàn thiện nhằm đạt đượcmột hiệu quả cao nhất trong kinh doanh Tất cả các doanh nghiệp dù lớnhay nhỏ, khi đã bước và thương trường đều phải chịu một sự cạnh tranhkhốc liệt không những của các doanh nghiệp trong nước mà cả các doanhnghiệp nước ngoài với bề dầy và kinh nghiệm hơn hẳn chúng ta Bộ máy tổchức việc đổi mới và hoàn thiện dần cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệpsao cho phù hợp với nền kinh tế hiện nay cũng là điều quan trọng quyếtđịnh hiệu quả sản xuất cũng như kinh doanh đồng thời để hạn chế nhữngrủi ro trong kinh doanh đồng thời xác định được phương hướng và mục tiêuphát triển của doanh nghiệp nhằm định hướng, đầu tư, mở rộng đúng đắn.Chính vì tầm quan trọng đó của bộ máy quản lý doanh nghiệp, sau một thờigian nghiên cứu và thực tập ở Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long, em đã

hoá-quyết định chọn đề tài: “ Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long” làm đề

tài thực tập

*Kết cấu của chuyên đề:

Ngoài “Lời mở đầu” và “Kết luận ”, chuyên đề bao gồm 3 Chương:

Chương I: Một số vấn đề lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy

quản lý trong DN

Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công

ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Chương III: Một số giải pháp nhằm củng cố và hoàn thiện tổ chức

bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

3

Với mục tiêu nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng nhưcác nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩmCửu Long để đưa ra phương hướng đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý tại Công ty Theo dõi sát sao hoạt động của bộ máy quản lýcũng như các phòng ban từ đó đối chiếu so sánh và đưa ra các kết luậnđánh giá trung thực khách quan Bằng các phương pháp nghiên cứu như:Phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh.phương pháp kế thừa, phương pháp phân tích… để đưa ra kết luận chung

và đề ra phuơng hướng đổi mới hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Công

ty Văn Phòng phẩm Cửu Long

CHƯƠNG I

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

*Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp:

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng thể các bộ phận( đơn vị cánhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đượcchuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trítheo từng cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chứcnăng quản trị và thực hiện mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.Các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ cho nhau, không thể loại trừtrong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

*Quản lý doanh nghiệp:

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích tới đối tượng quản lýbằng một hệ thống các biện pháp kinh tế xã hội- tinh thần và các biện phápkhác tạo ra điều kiện thuận lợi nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ratrước đó Như vậy, quản lý một doanh nghiệp là quá trình tác động mộtcách có tổ chức và có hệ thống, hướng đích đến tập thể người lao độngtrong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết những mục tiêu xác đáng đến kếhoạch phát triển của doanh nghiệp, đến công việc hay các hoạt động có liênquan và đưa ra quyền hạn để có thể thực hiện hoàn thành công việc

Ngoài tác động lên đối tượng, quản lý doanh nghiệp là quá trìnhphối hợp, chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận sản xuất,đảm bảo phát huy hết khả năng của toàn bộ doanh nghiệp để phục vụ cho

5

sự phát triển, cho nên có thể nói người lãnh đạo tài giỏi là người biết cáchlàm cho tổ chức của mình hoạt động tốt

Mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản xuất cả vềkhối lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế đem lại

là cao nhất Không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗithành viên trong doanh nghiệp Trên thực tế quản lý doanh nghiệp và quản

lý con người là yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất Quy mô doanhnghiệp càng mở rộng thì vai trò quản lý ngày càng nâng cao và thực sự trởthành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệuquả sản xuất kinh doanh

* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Là hình thức phân công lao

động trọng lĩnh vực quản lý, nó có tác động đến quá trính hoạt động của hệthống quản lý Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác

nó có tác động tích cực trở lại việc sản xuất

Một cơ cấu tổ chức cần phải được thiết kế một cách khoa học để chỉ

rõ ra rằng ai sẽ làm việc gì? Ai sẽ chịu trách nhiệm những công việc nào?Nhằm loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do sự nhầm lẫn màkhông chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra và tạo điều kiệncho mạng lưới ra quyết định và liên lạc phản ánh hỗ trợ cho các mục tiêucủa doanh nghiệp

1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng mục đíchcủa hệ thống Nếu có một hệ thống mục tiêu, phương hướng có quy mô lớnthì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô tương ứng Các nguyên tắc quản lý

do con người định ra, vừa phản ánh các quy luật khách quan nhưng cũngmang dấu ấn chủ quan của con người Trong quản lý nói chung có một sốnguyên tắc:

+ Nguyên tắc hiệu quả: là nguyên tắc nói lên mục tiêu của quản lýbao gồm cả hiệu quản kinh tế và hiệu quả xã hội Bất kì phương pháp quản

lý nào mà không đem lại hiệu quả thì đó không phải là phương pháp hay.Điều này đòi hỏi chi phí bỏ ra là thấp và lợi ích thu lại là cao

+ Nguyên tắc tập trung dân chủ: là nguyên tắc tổ chức cơ bản củaquản lý, phản ánh mối quan hệ giữa các chủ thể và đối tượng quản lý cũngnhư yêu cầu và mục tiêu của quản lý Nó đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ vàtối ưu giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải thực hiện trong khuân khổtập trung

+ Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục vàkinh tế, đề cao phương pháp kinh tế Đây là nguyên tắc thể hiện sự tácđộng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua các quy luật tổchức hành chính, quy luật tâm lý và quy luật kinh tế Đối tượng quản lý làcon người mà nhu cầu của họ lại thay đổi theo thời gian và không gian Do

đó phải tuỳ thuộc đối tượng mà tìm cách quản lý cho phù hợp

+ Nguyên tắc kết hợp hài hoà các loại lợi ích: suy đến cùng việcquản lý chính là quản lý con người nhằm phát huy tính sáng tạo của ngườilao động Kết hợp hài hoà các loại lợi ích phải được xem xét và đề ra từ khi

đề ra chiến lược, quy hoạch, kế hoạch kinh tế xã hội, quá trình hoạt độngquản lý đến khâu phân phối tiêu dùng Suy cho cùng lợi ích là sợi dây lứukéo mọi người lại với nhau Anghen- nhà tư tưởng vĩ đại đã từng nhậnđịnh: “ở đâu có sự thống nhất về lợi ích thì ở đó không thể có sự thống nhấttrong mục đích trong tư tưởng chứ đừng mong sự thống nhất trong hànhđộng” Giải quyết tốt mối quan hệ lợi ích trong quản lý sẽ đảm bảo cho hệthống quản lý vận hành thuận lợi và có hiệu quả, ngược lại nếu quan hệ lợiích bị rối loạn sẽ là nguyên nhân của sự rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thốngquản lý

+ Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục vàkinh tế, đề cao phương pháp kinh tế Đây là nguyên tắc thể hiện sự tác

7

động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua các quy luật tổchức hành chính, quy luật tâm lý và quy luật kinh tế Đối tượng quản lý làcon người mà nhu cầu của họ lại thay đổi theo thời gian và không gian Do

đó phải tuỳ thuộc đối tượng mà tìm cách quản lý cho phù hợp

+ Nguyên tắc nắm bao quát, chú ý toàn diện tập chung xử lý khâutrọng yếu: Đây là nguyên tắc quy định phương pháp làm việc của ngườiquản lý đòi hỏi phải nắm bắt tình hình một cách toàn diện, bao quát khôngđược bỏ sót các chi tiết dù là nhỏ nhất Phát hiện ra các khâu xung yếu, cácvấn đề then chốt các công việc cấp bách cần thiết phải giải quyết ngay vàdứt điểm

1.3.1 Đặc điểm

Bất kì một công việc gì, một vấn đề gì dù lớn hay nhỏ, dù phức tạphay đơn giản đều phải đặt ra những yêu cầu, những tiêu chuẩn nhất định đểthực hiện tính hữu ích của công việc

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đây làvấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi khắt khe về nhiều mặt, để tồn tại và pháttriển được theo hướng ngày càng thích ứng với môi trường với nhiệm vụsản xuất kinh doanh, với những nguyên tắc xã hội và sự vận hành của nềnkinh tế sản xuất hàng hoá Công tác hoàn thiện cơ cấu phải đáp ứng nhữngyêu cầu sau:

+ Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá

Nhằm tổ chức các hoạt động quản trị theo hướng chuyên môn hoá ở

cả giác độ từng bộ phận và đối với từng cá nhân quản trị Nguyên tắc lànâng cao tính chuyên môn hoá đến mức cao nhất

+ Phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá

Xác định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân cũng như quy tắc,quy trình, tiêu chuẩn chất lượng với từng nhiệm vụ Quy định hoạt độngkiểm tra, đánh giá công khai theo hướng tiêu chuẩn hoá

+ Phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận các nhân

Trước hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm củatừng bộ phận các nhân từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong hệ thốngquản trị

Tiếp đó phải xác định các mối liên hệ về quản trị và thông tin trong

bộ máy tại từng bộ phận, cá nhân phải chú ý thiết kế cân đối giữa nhiệm vụ

và trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi liên kết mọi hoạt động của mọi bộphận, cá nhân bằng quy chế hoạt động, làm hoà hợp giữa tổ chức chínhthức và tổ chức phi chính thức

+ Phải đảm bảo tính thống nhất quyền lực trong hoạt động quản lý và điềuhành

Muốn vậy phải chú ý lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định tínhthống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống, thể hiện ở quy chế hoạt độngtại từng đơn vị doanh nghiệp cụ thể

1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng

Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

*Nhân tố thuộc đối tượng quản lý

- Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanhnghiệp

- Tính chất và đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô củadoanh nghiệp Những nhân tố trên biến đổi, do nó ảnh hưởng đến thànhphần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnhhương trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

*Nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:

-Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

-Mức độ tập trung hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý

-Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độkiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ

9

-Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo đối với nhữnghoạt động của những người cấp dưới

-Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý.-Kế hoạch, chủ trương, đường lối đúng như mục đích mà doanhnghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt được

1.2 Các loại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

*Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

+ Ưu điểm:

- Tuân thủ nguyên tắc chế độ một thủ trưởng

- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ

- Dễ dẫn đến quản lý gia trưởng

Tuy nhiên cơ cấu này rất phù hợp với những xí nghiệp có quy mônhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục

*Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

Việc quản lý theo chức năng, không theo tuyến, mỗi cấp có thể cónhiều cấp trên trực tiếp của mình Cơ cấu này được Freolerie w Taylo đềxướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng

Theo cơ cấu quản lý này thì quyền quyếtđịnh mọi vấn đề thuộc vềthủ trưởng đơn vị Tuy nhiên có sự giúp sức của lãnh đạo chức năng và cácchuyên gia-những người này có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề liênquan đến chuyên môn của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất Nhữngngười thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh của các lãnh đạo từlãnh đạo cao nhất doanh nghiệp đến lãnh đạo các chức năng khác nhau

Sơ đồ:

-Ưu điểm:

- Ưu điểm

+ Cơ cấu này được sự giúp đỡ của các chuyên gia hàng đầu

+ Không đòi hỏi người quản lý có kiến thức

+ Dễ đào tạo và dễ tìm người quản trị

Lãnh đạo tuyến n

+ Vi phạm chế độ một thủ trưởng

+ Chế độ trách nhiệm không rõ ràng

+ Sự phối hợp giữa ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiềukhó khăn

+ Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

Đây là cơ cấu có ý nghĩa về mặt lý thuyết còn về thực tế thì cơ cấunày rất ít khi được các doanh nghiệp sử dụng vì nó có quá nhiều hạn chế

*Cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mưu

Cơ cấu trực tuyến tham mưu còn gọi là cơ cấu phân nhánh, thực chấtkiểu cơ cấu này là kiểu cơ cấu tổ chức theo trực tuyến mở rộng Nó thườngđược áp dụng cho những đối tượng quản lý và có sự phức tạp về kĩ thuậtcông nghệ, kinh doanh tác nghiệp

Sơ đồ:

Trong đó A, B…C, X, Y…Z người thực hiện

Vẫn là kiểu cơ cấu trực tuyến nhưng lãnh đạo và bộ phận đã có thêmcác tham mưu( hay một nhóm các chuyên gia ) Bộ phận tham mưu nàykhông được quyền can thiệp, ra quyết định xuống phía dưới

- Ưu điểm:

+ Đảm bảo chế độ một thủ trưởng

+ Khai thác được tiềm năng của cơ quan tham mưu

Lãnh đạo doanh nghiệp

B

+Tạo điều kiện cho người lãnh đạo có nhiều thời gian hoạch địnhchiến lược, đảm bảo sự thống nhất trong doanh nghiệp

*Cơ cấu trực tuyến chức năng

Đây là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được áp dụng rộng rãi hiệnnay Do có nhiều ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của các loại cơcấu trên Tuy nhiên việc áp dụng kiểu cơ cấu này đòi hỏi phải có môitrường kinh doanh ổn định và nhiệm vụ quản lý được phân chia thành chứcnăng chuyên môn

Sơ đồ:

13

Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo chức năng B

Lãnh đạo tuyến 1

Lãnh đạo chức

năng A

Lãnh đạo tuyến 2

1, 2, 3, 4 người thực hiện

Theo cơ cấu này quyền quyết định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởngđơn vị Tuy nhiên có sự giúp sức của các lãnh đạo chức năng và các chuyêngia Từ đó cũng dự thảo ra các quyết định cho những vấn đề phức tạp đểđưa xuống cho người thực hiện và giúp người thực hiện chỉ nhận mệnhlệnh của người lãnh đạo doanh nghiệp Các ý kiến của những người quản lýcác chức năng đối với những cơ sở sản xuất chỉ có tính chất tham khảo, tưvấn nghiệp vụ

- Ưu điểm:

+ Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

+ Tạo điều kiện cho giám đốc trẻ

- Nhược điểm:

+ Nhiều tranh luận xảy ra, do đó nhà quản lý thường xuyên phải giải quyếtgây lãng phí thời gian

+ Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

+ Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

+ Các quyết định thường chậm trễ

*Cơ cấu ma trận:

Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay Cơ cấu này có nhiều cách gọi khácnhau như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời hay quản lý theo đềán…

O1, O2, O3: Các dự án công trình

+ Cơ cấu ma trận cho phép cùng một lúc thực hiện nhiều dự án

+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

+ Cơ cấu này ngoài người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được

sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án

+ Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phậnchức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vựcnhất định

+ Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí đơn

vị cũ

- Ưu điểm:

+ Đây là mô hình tổ chức linh động

+ Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

+ Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh biến động

+ Việc hình thành và giải thể nhanh chóng

- Nhược điểm:

+ Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận+ Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

*Cơ cấu tổ chức theo đơn vị, lĩnh vực, sản phẩm, thị trường

Là cơ cấu áp dụng cho những đơn vị kinh doanh chiến lược vớinhững tiêu trí, chiến lược, lĩnh vực sản phẩm thị trường Cơ cấu này theosát quan điểm thực hiện chiến lược, gắn con người vào mục tiêu chiến lượcđồng thời thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ chức đặc biệtquan tâm Tuy nhiên loại cơ cấu này lại cản trở quá trình tổng hợp các chứcnăng Do đó giảm khả năng sử dụng các chuyên gia trong các hoạt độngkhác nhau của tổ chức

15

*Các kiểu cơ cấu tổ chức khác

- Cơ cấu chính thức

Cơ cấu chính thức gắn liền với vai trò, nhiệm vụ hướng đích trongmột doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức khi nói rằng một tổchức chính thức hoàn toàn chẳng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trongcách diễn đạt này Nếu một người quản lý có ý định quản lý thật tốt, cơ cấu

đó phải tạo ra một môi trường ở đó việc thực hiện của từng cá nhân trong

cả hiện tại, tương lai phải đóng góp có hiệu quả nhất vào môi trường tậpthể

- Cơ cấu không chính thức: là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân sự tiếpxúc cá nhân, cũng như sự tác đông theo nhóm cán bộ công nhân viên, ngoàiphạm vi cơ cấu đã phê chuẩn của doanh nghiệp, cơ cấu không chính thức

có vai trò to lớn trong thực tiễn quản lý Nó không định hình hay thay đổi,luôn luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức, có sự tác động nhất định

và rất đáng kể tới hoạt động của doanh nghiệp

1.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp

Qua các loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp nêutrên ta thấy mỗi bộ phận trong cơ cấu đều đảm nhận những chức năngriêng Nhưng chúng đều có mối quan hệ hữu cơ với nhau đảm bảo cho toàn

bộ cơ cấu hoạt động linh hoạt đúng hướng đã đặt ra Có thể chia mối quan

- Liên hệ tư vấn: là liên hệ giũa cơ quan lãnh đạo chung giữa cán bộ lãnhđạo chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kĩ thuật pháp chế với cáchội đồng được tổ chức theo từng loại công việc, chỉ trên cơ sở xác địnhđúng đắn mối quan hệ trên mới làm cho mỗi bộ phận, mỗi các nhân trong

cơ cấu tổ chức quản trị nhận rõ vị trí của mình, biết mình trực thuộc ai,những ai phụ thuộc vào mình và nói chung trong công tác phải liên hệ vớinhững nội dung nào, liên hệ theo kiểu nào

1 4 Tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý:

Là một yếu tố đảm bảo thực hiện có hiệu quản sản xuát kinh doanh,không ngừng nâng cao năng suất lao động, hình thành cơ cấu lao động tối

ưu, đảm bảo yếu tố vật chất cho lao động, sử dụng hợp lí, tiết kiệm sức laođộng

Lao động là nguồn gốc sáng tạo ra mọi của cải vật chất Song để pháthuy tác dụng của lao động, không ngừng tăng năng suất lao động, tăng hiệuquả kinh tế của sản xuất kinh doanh phải hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm

sử dụng sức lao động Cụ thể sắp xếp bố trí lao động phù hợp với nghànhnghề, trình độ, sức khoẻ, tâm lí, đảm bảo phát huy cao nhất năng lực sởtrường, hạn chế sở đoản của người lao động, phù hợp với môi trường cụ thểtrong từng thời kì nhất định Nói cách khác là loại ra những người không

đủ năng lực, trình độ sức khoẻ

17

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN

LÝ TẠI CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM CỬU LONG

2.1 Giới thiệu về Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Tên công ty: Công ty cổ phần văn phòng phẩm Cửu Long

Viết tắt : CLOSSTACO (Cửu Long Staionnery Company)

Địa chỉ : 536A Đường Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội

Hiện nay Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang hoạt động trongcác lĩnh vực như: Xuất khẩu trực tiếp; Sản xuất kinh doanh các loại vỏ chainhựa PET, các loại bao bì bằng nhựa PP, sản xuất kinh doanh các sản phẩmvăn phòng phẩm; Kinh doanh các thiết bị, vật tư, ngành nhựa, văn phòngphẩm, kim khí hóa chất, ngành in và các ngành khác( trừ hoá chất Nhànước cấm); Kinh doanh các thiết bị vật tư, nhiên liệu phi nôngnghiệp( không bao gồm thuốc bảo vệ) với tổng giá trị tài sản lên trên 40 tỉđồng

Các sản phẩm văn phòng phẩm của Công ty Văn phòng phẩm CửuLong hiện đang cung cấp cho khách hàng khắp cả nước Bao PP cung cấpcho các công ty trong và ngoài nước như: Công ty liên doanh xi măng NghiSơn( Việt Nam- Nhật Bản), Công ty liên doanh xi măng Chifon Đài Loan

và các công ty xi măng Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hoàng Mai, Phú Thọ… vàcác sản phẩm khác phục vụ chè, khoáng sản, thức ăn gia súc…; Chai PETcung cấp cho các công ty liên doanh nước ngoài và trong nước như: Công

ty liên doanh nước tinh khiết Laska của Thụy Sĩ, Công ty Dược TenamydCanada, Công ty Bia Hà Nam, Nada( Việt Nam- Đan Mạch), HươngSen( Thái Bình), bia Hải Phòng và các công ty nước giải khát lớn tại miềnBắc, miền Trung của Việt Nam

Mặc dù mức độ cạnh tranh trên thị trường khá găt gắt nhưng doanhthu của Công ty hàng năm đều tăng trưởng Năm 2000 đạt 19, 5 tỷ đồng,đến năm 2006 đạt 123 tỷ đồng, tăng 630% Có được điều này là nhờ Công

ty luôn nỗ lực duy trì chất lượng sản phẩm, mở rộng sản phẩm bằng cáchđầu tư thêm dây chuyền sản xuất; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theotiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000

Vượt lên trên những khó khăn sức ép của thị trường, Công ty Vănphòng phẩm Cửu Long giờ đã trở thành thương hiệu được tín nhiệm trongsản xuất bao bì và hàng năm phòng phẩm đảm bảo đầy đủ đời sống choCán bộ công nhân viên Thu nhậo người lao động bình quân là 2 triệuđồng/tháng Mức cổ tức hàng năm tăng trưởng năm 2004, 2005 là 12%;năm 2006 là 13% Trong quá trình hội nhập của đất nước ta hiện nay đặt racho Công ty nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức Về triền vọngphát triển, bên cạnh sản phẩm truyền thống, Công ty không nhừng mở rộngsản xuất sản phẩm mới cao cấp về hàng văn phòng phẩm, chai PET, bao bìnhựa PP… Phấn đấu là một trong các nhà cung cấp có thế mạnh về hàngvăn phòng phẩm và hàng nhựa Mục tiêu Công ty hướng đến trong thờigian tới là xuất khẩu được sản phẩm ra thị trường nước ngoài

Bằng những cố gắng của mình Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

đã được thưởng huy chương vàng tại hội chợ triển lãm quốc tế hàng côngnghiệp Việt Nam từ năm 1994 và được người tiêu dùng bịnh chọn nhiềunăm là Hàng Việt Nam chất lượng cao do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức

2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Mới đầu, công ty là một phân xưởng sản xuất của nhà máy văn phòngphẩm Hồng Hà, trực thuộc Công ty nhựa Việt Nam Ngày 01/07/1991 vớiquyết định số 308 CNN- TCLĐ của bộ công nghiệp nhẹ quyết định táchriêng thành lập nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long Nhà máy đi vào hoạt

19

động với số vốn 2 640 triệu đồng, sản xuất trên một diện tích 5 250 m2với thiết bị kỹ thuật thô sơ lạc hậu, trình độ tay nghề công nhân chưa cao

Từ năm 1991 đến năm 1993: Dựa trên cơ sở sản xuất đã có, doanh nghiệpđưa tình hình sản xuất đi vào ổn định, loại bỏ những sản phẩm sản xuấtkhông có hiệu quả tập trung đẩy mạnh sản xuất sản phẩm là thế mạnh, nângcao chất lượng sản phẩm

Từ năm 1993 đén năm 1995 : Bên cạnh chiến lược sản xuất cải tiến mẫu

mã, nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô sản xuất thì doanhnghiệp còn đầu tư về kỹ thuật và trang thiết bị sản xuất Mua mới dâychuyền sản xuất bao bì PP của Trung Quốc với là 4 triệu bao/năm, muamáy thổi chai PVC với công suất thiết kế là 1, 8 triệu chiếc /năm Đã thuhút và giải quyết cho hơn 100 lao động nhàn rỗi cho xã hội Đặc biệt ngày

28 tháng 7 năm 1995 với quyết định 1016 QĐ_TCLĐ của bộ trưởng bộcông nghiệp đỏi tên thành công ty VPP Cửu Long, phù hợp với cơ chế thịtrường mới của nước ta cũng như thế giới

Từ năm 1995 đến năm 2001: Nhiệm vụ của công ty là mở rộng thịtrường tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là thị trường các tỉnh miền Nam và đadạng hoá sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thịtrường Trên cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của doanh nghiệp, công ty đãnhận dệt bao xi măng lớn như Hoàng Thạch, Phú Thọ dây chuyền sảnxuất chai nhựa cũng được mở rộng và đa dạng Công ty đã có đủ thiết bi kỹthuật hoàn thiện từ khâu tạo phôi đến khâu thổi chai, cố gắng phấn đáu sảnxuất 12 triệu chai/ năm

Từ năm 2001 đến năm 2003, công ty thực hiện kế hoạch sản xuấtsản phẩm, thâm nhập thị trường Đứng trước tình hình nền kinh tế đang mởcửa, để phù hợp với nền kinh tế thị trường, thúc đẩy quá trình phát triển củadoanh nghiệp, ngày 11/11/2003 công ty VPP Cửu Long được thành lập.Với vốn điều lệ của Công ty cổ phần là 2 700 000 000 đồng Giá trị thực

tế của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tại thời điểm ngày 01 tháng 01

năm 2003 để cổ phần hoá( Quyết định số 2270/QĐ-TCKT ngày 10 tháng

09 năm 2003 của Bộ Công Nghiệp) là 29 853 567 566 đồng Trong đó giátrị thực tế phần vốn nhà nước tại Công ty là 2 677 386 500 đồng

Từ một doanh nghiệp Nhà nước, sau khi cổ phần công ty đã gặpkhông ít những khó khăn nhưng cũng tạo cho công ty nhiều thuận lợi

Khó khăn là công ty sẽ không còn được bao cấp của nhà nước, phải

tự chịu trách nhiệm trước nhà nước và cổ đông tình hình sản xuất kinhdoanh của mình, phải tìm hướng đi cho mình

Thuận lợi là công ty sẽ không còn phụ thuộc nhiều vào Nhà nướcnữa, sẽ năng động hơn trong việc cải tổ công việc sản xuất kinh doanh, đầu

tư vào những mặt hàng có lợi, trang bị cho mình những máy móc hiện đại

Đứng trước những thuận lợi và khó khăn vừa nêu trên, ban lãnh đạocông ty đã đề ra kế hoạch và nhiệm vụ trong thời gian tới như sau:

- Mở rộng mạng lưới tiêu thụ các mặt hàng truyền thống của công ty

- Đẩy mạnh công tác kinh doanh dịch vụ

- Tìm kiếm và xây dựng quan hệ để tiêu thụ sản phẩm mới của công ty

Sau hơn 10 năm thành lập và đi vào hoạt động, và nhất là khi cổphần hoá gần 1 năm qua Doanh thu của công ty ngày càng tăng

21

Một số chỉ tiêu của công ty VPP Cửu Long

2 Tỷ suất lợi nhuận

2 1 Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu (%) 0 29 0, 42

2 2 Tỷ suất lợi nhuận/ vốn (%) 3, 15 4, 27

2.3 Một số đặc điểm kinh tế kĩ thuật của Công ty

2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh

Công ty có trụ sở chính tại số 536 A Minh Khai - Hai Bà Trưng - HàNội Công ty cổ phần văn phòng phẩm Cửu Long hoạt động sản xuất kinhdoanh, sản xuất mực, giấy than, chai PET, bao xi măng, bao PP đáp ứngnhu cầu của thị trường Xuất nhập khẩu trực tiếp Kinh doanh thiết bị và vật

tư ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm, thiết bị ngành in In bao bì và nhãnmác các loại Mua bán nguyên, nhiên vật liệu phi nông nghiệp Các sảnphẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy các màu; Mực viết Cửu Long các loại.Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng xi măng phức giấy Krapt và trángnhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng, bao dệt có tráng màng…); ChaiPET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theo yêu cầu khách hàng

Công ty cổ phần có nghĩa vụ thực hiện nghĩa vụ đối với người laođộng, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho các bộ nhân viên Có nghĩa

vụ khai báo tình hình tài chính của công ty cho Nhà nước và các cổ đôngmột cách trung thực và có nghĩa vụ nộp các khoản thuế cho Nhà nước vàtrả cổ tức cho cổ đông

2.3.2 Đặc điểm về vốn, lao động và tiền lương

Vồn là một trong những nguồn lực không thể thiếu của mỗi đơn vịsản xuất kinh doanh, là điều kiện cần để xây dựng nhà xưởng, mua sắmmáy móc thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào, chi trả lương trang trải các chiphí trong quá trình sản xuất

Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty được thựchiện tốt nên không t triển vốn, hợp lý hoá việc quản lý và sử dụng vốn.Muốn vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ các phương pháp phân loại và kếtcấu tài sản cố định, quá trình mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, quá trìnhtiêu thụ sản phẩm Từ đó quá trình tái sản xuất của Công ty sẽ được thựchiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả hơn rất nhiều

Với hơn 15 năm thành lập, hiện nay mức lương bình quân củaCBCNV trong Công ty là 2 triệu/ tháng Phần lớn các nhân viên trong công

ty còn rất trẻ và nhiệt tình với công việc Đặc điểm về lao động và rất đángquan tâm để đội ngũ quản lý có các tác động thích hợp nhằm nâng caohiệu quả sản làm việc của nhân viên

Dưới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụcông nhân viên Công ty

Cơ cấu –trình độ lao động

tính

Năm 2006 Năm 2007

Sốlượng

lượng

%

23

Tổng số lao động

-Lao động gián tiếp

-Lao động trực tiếp

NgườiNgườiNgười

1203090

1002575

14032108

6221884

5

18, 315

61, 7

7242089

2.3.3 Sản phẩm của Công ty

Trải qua trên 15 năm sản xuất kinh doanh, danh mục các mặt hàngcủa công ty đã có rất nhiều thay đổi Hiện nay công ty đã có nhiều mặthàng đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường Hà Nội cũng như cáctỉnh, có nhiều loại được khách hàng bình chọn là hàng Việt Nam chấtlượng cao trong nhiều năm liên tục

Sản phẩm: Thiết bị và vật tư ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm,thiết bị ngành in In bao bì và nhãn mác các loại Mua bán nguyên, nhiênvật liệu phi nông nghiệp Các sản phẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy cácmàu; Mực viết Cửu Long các loại Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng

xi măng phức giấy Krapt và tráng nhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng,bao dệt có tráng màng…); Chai PET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theoyêu cầu khách hàng…

Sản phẩm của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang dần khẳngđịnh vị trí và tiếng tăm của mình trên thương trường về chất lượng và mẫu

mã Một số mặt hàng đã liên tục nhiều năm liền lọt vào danh sách “HàngViệt Nam chất lượng cao” Sự bình chọn của người tiêu dùng về sản phẩmcủa công ty đã chứng tỏ được bước tiến bộ rõ rệt trong sản xuất kinh doanhqua các năm nói chung và tình hình tiêu thụ nói riêng ở công ty

Đồng bộ với đầu tư đổi mới công nghệ và cơ sở vật chất, hệ thốngquản lý cũng được cấu trúc lại, phương pháp quản lý tiên tiến cũng được ápdụng nhằm mục tiêu chất lượng, hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh.Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long được cấp giấy chứng nhận đạt tiêuchuẩn ISO 9001:2000

- Nguyên liệu phụ: Keo silicat…

- Năng lượng :điện

- Các thiết bị, phụ tùng thay thế và các chủng loại vật tư trong việc chế tạophụ tùng thay thế để bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, lượng vật tư này cũngchiếm một tỷ lệ khá cao

2.3.5 Đặc điểm nhà xưởng, máy móc thiết bị

Hiện nay, công ty có bốn phân xưởng chính: Trong đó có 3 phânxưởng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và 1 phânxưởng phục vụ sản xuất Do tính đặc thù của mỗi sản phẩm, nên mỗi sảnphẩm của công ty được bố trí gói gọn từ đầu vào của nguyên vật liệu đếnkhâu hoàn thành sản phẩm

25

a Phân xưởng nhựa: sản xuất chủ yếu là bao xi măng, bao tráng trắng,bao dệp PP

b Quy trình công nghệ sản xuất ra giấy than

c Quy trình công nghệ sản xuất ra chai PET

d Quy trình công nghệ sản xuất ra mực

2.4 Đặc điểm sản xuất của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

 Quy trình công nghệ sản xuất của công ty:

Bao gói

In Lồng

gấp

Cắt mở van Xăm

Sản

phẩm

Cán Hoá

Sản phẩm

Bao gói Thổi

Định hình

Xuống mực

Sấy Hạt

nhựa

ép khô

Kiểm định

Bao gói Sản

phẩm

Máy pha chế

Hóa

chất

Kiểm định

Bao gói Sản

phẩm

Hầu hết các khâu sản xuất đều được xử lý bằng máy móc Tuy nhiên,

do đặc thù của sản phẩm và máy móc của công ty chưa được hiện đại nêncòn phụ thuộc nhiều vào tay nghề của công nhân, nhất là khâu bao gói, cấpnhiên liệu cho máy Trong công cuộc CNH – HĐH của đất nước, công tychú trọng mua mới và cải tiến một số dây truyền nhằm nâng cao hơn nữachất lương mẫu mã của sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trườnghàng văn phòng phẩm và nhưa

- Mực viết Cửu Long có phong cách độc đáo riêng: Không cặn,không nhoè, có mùi thơm đặc trưng và đặc biệt khi nhúng vào nước mựcviết văn nét không hề phai nhoè

- Giấy than và mực dấu của công ty cũng là sản phẩm chiếm vị trícao trên thị trường sản phẩm hàng văn phòng phẩm, giấy than Cửu Long đểđược lâu dài, chữ được đánh ra rất rõ nét, đánh được nhiều lần

- Các sản phẩm như bao PP, chai PET thì không ngừng cải tiến vềmặt chất lượng và chủng loại

Mặc dù chức năng của công ty là sản xuất hàng văng phòng phẩm vànhựa, nhưng sản phẩm chủ lực của công ty hiện nay là sản phẩm bao bì ximăng (bao PP) Điều này cũng dễ hiểu bởi vì trong nền kinh tế thị trườnghiện nay, để có được lợi nhuận cao thì phải đa dạng hoá sản phẩm và thoảmãn nhu cầu của thị trường, tìm hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệpmình

2.5 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ phân cấp quản lý của công ty

27 Giám đốc

Phó giám đốc

kỹ thuật

Phó giám đốc sảnxuất kinh doanh

Trợ lý giámđốc

Phòng tổ

chức hành

chính

Phòng vật tư

Phòng kinh doanh, kế hoạch

Tổ văn phòng phẩm

Xưởng cơ điện

XN bao bì

nhựa

Xưởng sản xuất chai PET