Một bộ máy dù tối ưu đến mấy thì cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Mặt mạnh, mặt yếu luôn cùng nhau tốn tại, iều này cũng dễ hiểu bởi sự thay đổi phương thức kinh doanh của Công ty một cách nhanh chóng, các mặt hàng cũng như các khách hàng luôn thay đổi tất yếu phải điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. ong việc điều chỉnh lại diễn ra hết sức chậm bởi việc tuyển dụng hay sa thải nhân viên chưa chắc đã có lợi cho Công ty. Qua thời gian nghiên cứu tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tôi nhận thấy bộ máy quản lý có những mặt ưu và nhược điểm cần khắc phục sau.
* Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy của Công ty tuy gọn nhẹ, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng và hoạt động có hiệu quả. ộ máy quản lý tại Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng-một mô hình đang được sử dụng phổ biến hiện nay và thực sự phát huy hiệu quả tại Công ty. Việc thực hiện chế độ một thủ
trưởng phân bổ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban cũng rất rõ ràng đã phát huy được tính quyền uy và hiệu lực.
Các phòng ban chức năng đã phát huy được tối đa khả năng của mình để giúp cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định đúng đắn và đem lại hiệu quả cho Công ty.
Công ty rất trú trọng tới việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong các năm gần đây các phòng ban được sắp xếp rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh tạo sự nhịp nhàng trong công việc. Tất cả các trưởng phòng và ban lãnh đạo đều có trình độ đại học và trên đại học, đặc biệt họ còn rất trẻ đây là một lợi thế mà ở các doanh nghiệp khác không có.
Áp dụng các hình thức phân công hợp tác lao động theo chức năng tạo ra cơ cấu lao động tương đối phù hợp với đặc điểm của công ty. Mỗi bộ phận, các nhân viên được phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn nên họ có tinh thần trách nhiệm cao đối với phần việc của mình.
Điều kiện làm việc của quản lý được quan tâm trên tất cả các khía cạnh tạo bầu không khí đoàn kết cởi mở giữa các phòng ban và giữa các nhân viên.
Với bộ máy quản lý như vậy cùng với sự nỗ lực của toàn thể nhân viên tạo cho việc kinh doanh của công ty phát triển đều đặn, chiếm lĩnh hầu hết thị trường trong nước
*Nhược điểm:
Bên cạnh ưu điểm đã đạt được, công ty còn tồn tại một số nhược điểm sau:
+ Cán bộ quản lý trong công ty tuy có kinh nghiệm quản lý nhưng mới chỉ được đào tạo tin học và ngoại ngữ ở một mức độ nhất định nên vẫn chưa đáp ứng được hầu hết yêu cầu công việc.
+ Vẫn còn xảy ra hiện tượng nhàn rỗi ở các phòng ban, chưa có biện pháp hữu ích tạo động lực thu hút cán bộ nhân viên phát huy hết khả năng của mình.
+ Việc phối hợp giũa các phòng ban còn chưa thực sự chặt chẽ chưa đáp ứng được các yêu cầu mà lãnh đạo đã phân công.
Từ các vấn đề trên ta nhận thấy Công ty cần phải cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phi và phù hợp với công việc kinh doanh hiên nay.
2.6.1 Đặc điểm hiện tại và phương hướng
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật, kinh phí dành cho việc đào tạo và tuyển dụng cán bộ còn ít nên nhiều việc muốn làm mà chưa thể làm ngay.
+ Tuy trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban đã được phân định nhưng tâm lí hợp tác còn thấp do bởi đặc điểm các phòng gần như độc lập về mặt nghiệp vụ, các nhân viên có trình độ chuyên môn cao nhưng lại chỉ phục vụ cho công việc trong phòng, không thạo và hiểu biết về công việc của các phòng ban khác nên khả năng hợp tác và phối hợp bị hạn chế.
Những tồn tại của bộ máy tổ chức quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long là một tất yếu vì trong điều kiện cơ chế kinh tề thay đổi, các lĩnh vực kinh doanh đồng loạt ra đời kéo theo các phương thức mới và các khả năng xảy ra yếu tố rủi ro mà Công ty không thể lường hết được.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY VĂN
PHÒNG PHẨM CỬU LONG
Mô hình quản lý hiện tại của Công ty hiện đã gọn nhẹ và tương đối hiệu quả. Song do yêu cầu phát triển ngày càng tăng của Công ty thì nó sẽ dần mất đi tính phù hợp. Ra đời được hơn 15 năm việc thay đổi bộ máy tổ chức quản lý nhằm cơ cấu lại các phòng ban chức năng sắp xếp lại vị trí các cán bộ và thiết lập các phương thức quản trị thông tin mới là việc không dễ. Muốn làm được điều đó đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức và tiền của nhưng như vậy không có nghĩa là sẽ duy trì mãi vậy. Từ thực tế
nghiên cứu tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tôi mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau:
3.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý cũng như cán bộ công nhân viên Công ty nhân viên Công ty
Đội ngũ quản lý Công ty đóng vai trò quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công Ty. Do đó cán bộ quản lý phải là những người có năng lực, kiến thức rộng am hiểu về các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ của Công ty và đặc biệt phải nắm vững luật đầu tư, luật DN và các ngành luật khác ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp tới Công ty. Có như vậy mới đưa ra được các quyết định có cơ sở khoa học và thu được kết quả khi hoạt động. Do vậy đòi hỏi Công ty phải có kế hoạch, bối dưỡng, hỗ trợ, tập huấn và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên một cách thường xuyên để đáp ứng với yêu cầu thay đổi của thị trường. Các hình thức đào tạo có thể là ngắn hay dài hạn các khoá học cấp tốc để cập nhật thông tin về phương pháp quản lý mới theo yêu cầu của sự phát triển dựa vào kế hoạch đào tạo do các phòng báo cáo lên phòng tổ chức về số lượng và chất lượng và chất lượng nhân sự cần cho công việc. Hỗ trợ cán bộ trong việc học tập và đào tạo chuyên ngành cũng như quản lý.
Có thể tóm tắt các phẩm chất, năng lực của nhà quản lý ở các điểm: *Đối với lãnh đạo
+ Phẩm chất chính trị: Trung thành với chủ trương đường nối của Đảng và nhà nước, tìm tòi sáng tạo đưa Công ty tiến bước. Và các cán bộ nhà nước cần có một trình độ lý luận chính trị nhất định.
+ Trình độ năng lực tổ chức lãnh đạo và quản lý: Am hiểu sâu rộng về lĩnh vực do mình quản lý. Có năng lực làm việc, lãnh đạo chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt, khả năng tập hợp và đoàn kết quần chúng, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt phân minh, phân công đúng người đúng việc và biết nắm bắt cơ hội kinh doanh.
+ Trình độ học vấn: Phải tốt nghiệp đại học hay trên đại học về các chuyên nghành cụ thể, có kiến thức ngoại ngữ, tin học, có trình độ ngoại giao, giao tiếp xã hội và lý luận chính trị.
+ Về đạo đức: Ban lãnh đạo là bộ mặt của Công ty vì vậy phải là tấm gương cho mọi cán bộ nhân viên. Sống công bằng có thiện chí với mọi người, trung thực và tôn trọng chữ tín.
*Đối với cán bộ phòng ban chức năng
- Phẩm chất chính trị: Trung thành với các đường lối chính sách kinh tế của Đảng và của Công ty đã hoạch định, nắm bắt được phương hướng vận động và phát triển của đường lối đó.
- Trình độ quản lý: Phải tốt nghiệp đại học hay cao đẳng, có trình độ tin học và ngoại ngữ
- Về tư cách đạo đức: Tôn trọng chữ tín và yêu nghề và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Song song với việc đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên cần xác định rõ kế hoạch mục tiêu tuyển dụng nhân viên trong điều kiện mở rộng và phát triển của Công ty. Trước khi tuyển dụng cần xem xét các khía cạnh như:
+Tình hình nhân viên taị các phòng ban hiện tại, xem có giải quyết bằng cách điều động giữa các chỗ thừa thiếu trong phòng.
+ Xem xét mở rộng các phòng ban để có kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho phù hợp.
+ Thực hiện tuyển dụng nhân viên theo đúng các bước do công ty đặt ra khi xem xét hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và nhận vào làm chính thức.
+ Xuất phát từ vai trò rất quan trọng của lao động quản lý đối với sự tồn tại phát triển của Công ty nên việc xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ cán bộ và cấp lãnh đạo là hết sức cần thiết. Cán bộ quản lý của Công ty phải có trình độ, năng lực, chuyên môn, năng động, sáng tạo, quyết đoán, luôn đặt chữ tín lên hàng đầu và rất coi trọng đạo đức kinh doanh. Người lãnh đạo
phải am hiểu các kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hoá…Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý là nhắm nâng cao hơn nữa việc sử dụng, phân bổ trách nhiệm quản lý. Mặt khác khi xác lập việc tiêu chuẩn hoá là việc lựa chọn và đánh giá khả năng của cán bộ. Suy đến cùng một DN muốn thắng trong cạnh tranh thì phải có đội ngũ nhân lực giỏi, hiểu biết rộng.
Với việc tiêu chuẩn hoá kế hoạchvà phương hướng đào tạo cán bộ quản lý của Công ty như trên sẽ cho phép quỹ tiết kiệm tiền lương cho Công ty. Đảm bảo mức lương cao đủ thu hút cán bộ lãnh đạo, tạo sự gắn bó của nhân viên với DN.
3.2 Nâng cao hiệu quả phối hợp hoạt động giữa các vị trí, bộ phận
Trong Công ty dù lớn hay nhỏ thì các chức năng về tổ chức luôn luôn liên quan chặt chẽ với nhau. Mặc dù sự hoạt động của các phòng ban chức năng theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhưng nó lại là mắt xích có quan hệ hữu cơ và gắn kết với nhau, hoạt động chung sức cùng bộ máy lãnh đạo và quản lý, tổ chức phối hợp khoa học đúng khả năng sẽ phát huy được hiệu quả tối đa đồng thời tránh được các khâu trung gian không cần thiết cho khách hàng
Khoa học quản lý đã chỉ rõ trên cơ sở phân công lao động theo hướng chuyên môn hoá thì mới có hiệu quả. Quan hệ giữa các phòng, bộ phận đem đến yếu tố quyết định cho chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Trong tất cả các khâu đều đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng.
+ Phòng kinh doanh: Sau khi kí kết hợp đồng cần thông báo cho phòng kĩ thuật để họ lập các bản vẽ thiết kế, lựa chọn và các kích cỡ của các máy móc thiết bị văn phòng, thành lập giải pháp thi công, phối hợp với phòng kế toán tài chính tính toán các chi phí và chuẩn bị vốn cho dự án đầu tư và phối hợp với phòng tổ chức để chuẩn bị nhân sự và triển khai công việc.
+ Phòng kế toán: Có trách nhiệm báo cáo định kì hay đột xuất khi Giám đốc yêu cầu về nguồn vốn và tài sản của Công ty. Thực hiện thanh toán cho việc hoàn thành hay số hàng được chuyển được chuyển vào kho sau khi có hoá đơn của người bán hàng. Lập kế hoạch về tiền mặt như :tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các khoản mua sắm khác… nhận kết quả hàng tháng để hạch toán lỗ lãi, thu tiền mặt, lập kế hoạch cho tiền gửi ngân hàng và tiền mặt phục vụ công tác nghiên cứu mở rộng thị trường.
+Phòng kĩ thuật: Sau khi nhận được kế hoạch từ các phòng kinh doanh, phòng lập và thiết kế bản vẽ phối hợp với phòng đảm bảo chất lượng vẽ quy trình công nghệ định mức lao động và trình lên Giám đốc các bản vẽ và các phương án giải pháp kĩ thuật để Giám đốc thực hiện kiểm duyệt. Xây dựng định mức vốn thanh toán khi dự án và các hợp đồng kinh doanh hết hạn, phối hợp với các phòng kinh doanh để tư vấn cho khách hàng về việc sử dụng với các điều kiện để đảm bảo nếu có trục trặc xảy ra thì Công ty phải có trách nhiệm, hay đền bù theo hợp đồng đã kí kết. Kết hợp với phòng tổ chức hành chính xây dựng các chương trình đào tạo và nâng cao nhiệm vụ cho nhân viên trong phòng.
+Phòng tổ chức hành chính: Phải có trách nhiệm thực hiện, điều động và kế hoạch nhân sự( đào tạo, tuyển dụng) cho các phòng ban. Lưu trữ tài liệu và giao cho các phòng ban tham khảo khi cần thiết.
Khi thực hiện chặt chẽ các yêu cầu trên cùng với sự nhiệt tình của các thành viên sẽ đem lại hiệu quả cao như giảm chi phí, tiết kiệm được thời gian và chớp nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
3.3 Mở rộng tiêu thụ sản phẩm và đối tác kinh doanh.
Xây dựng hệ thống chi nhánh đại lý phân phối sản phẩm ở các địa phương, các tỉnh, miền trong nước nhằm đưa sản phẩm rộng rãi ra thị trường
* Mở rộng đối tác kinh doanh:
Việc xây dựng thêm hệ thống văn phòng đại diện chi nhánh sẽ mở rộng, thu hút thêm các đối tác kinh doanh cả về đầu ra và đầu vào. Giúp Công ty mở rộng sản xuất và kinh doanh
Giải pháp:
Cơ cấu thêm phòng Marketing vào bộ máy quản lý. Có thể nói đây là một giải pháp chiến lược. Đối với Công ty thì phần lớn giám đốc là chịu là người chịu trách nhiệm chính trong việc tìm nguồn đầu ra cho Công ty nhưng như vậy sẽ rất vất vả, công việc sẽ được dồn cho lãnh đạo hiệu quả không cao. Phòng Marketing khi được thành lập sẽ có trách nhiệm phối hợp với giám đốc cùng tìm thị trường đầu ra cho các sản phẩm của Công ty. Về lâu dài đây là một là một lợi thế trong cạnh tranh và phát triển. Chiến lược Marketing sẽ giúp cho sản phẩm của Công ty được tiếp cận gần khách hàng hơn và tất yếu sẽ được khách hàng lựa chọn. Khi thị trường tiêu thụ sản phẩm được mở rộng, Công ty có thể mở các chi nhánh, đại lý ở nhiều miền, tỉnh. Phát triển ngày càng mạnh hơn nữa.
3.4 Thực hiện tốt các chế độ cho CBCNV
Việc thực hiện tốt nhiệm vụ này không chỉ là đem lại về vật chất mà còn tinh thần cho CBCNV trong Công ty để họ có ý chí, tinh thần tốt nhất tham gia vào hoạt động quản lý cũng như sản xuất kinh doanh.
3.5 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý dựa trên tình hình thực tế của Công ty
Hoạch định cụ thể mục tiêu để phấn đấu đạt được, thông qua tình hình hiện tại của Công ty
*Mục tiêu:
+ Nhằm nâng cao hơn nữn hiệu quả kinh doanh và phải giải quyết tốt nhất các vấn đề xã hội tại Công ty cho nhân viên
*Phương hướng:
+ Tạo việc làm ổn định cho người lao động và thực hiện các chính sách xã hội cho họ.
+ Sắp xếp đội ngũ cán bộ nhân viên các phòng ban theo hướng chuyên môn hoá và gọn nhẹ
+ Áp dụng hệ thống máy tính và các máy văn phòng hiện đại phục vụ quản lý và kinh doanh, mang lại hiệu quả cao hơn
+ Tổ chức thường xuyên các lớp đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý.
Để thực hiện các mục tiêu và phương hướng trên Công ty cần phải xem xét hàng loạt các vấn đề như: Cán bộ, đầu tư, trang thiết bị phương tiện quản lý… Tuy nhiên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa vào tình