Nâng cao hiệu quả phối hợp - cơ cấu tổ chức bộ máy- 123docz.net

Trong Công ty dù lớn hay nhỏ thì các chức năng về tổ chức luôn luôn liên quan chặt chẽ với nhau. Mặc dù sự hoạt động của các phòng ban chức năng theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhưng nó lại là mắt xích có quan hệ hữu cơ và gắn kết với nhau, hoạt động chung sức cùng bộ máy lãnh đạo và quản lý, tổ chức phối hợp khoa học đúng khả năng sẽ phát huy được hiệu quả tối đa đồng thời tránh được các khâu trung gian không cần thiết cho khách hàng

Khoa học quản lý đã chỉ rõ trên cơ sở phân công lao động theo hướng chuyên môn hoá thì mới có hiệu quả. Quan hệ giữa các phòng, bộ phận đem đến yếu tố quyết định cho chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Trong tất cả các khâu đều đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng.

+ Phòng kinh doanh: Sau khi kí kết hợp đồng cần thông báo cho phòng kĩ thuật để họ lập các bản vẽ thiết kế, lựa chọn và các kích cỡ của các máy móc thiết bị văn phòng, thành lập giải pháp thi công, phối hợp với phòng kế toán tài chính tính toán các chi phí và chuẩn bị vốn cho dự án đầu tư và phối hợp với phòng tổ chức để chuẩn bị nhân sự và triển khai công việc.

+ Phòng kế toán: Có trách nhiệm báo cáo định kì hay đột xuất khi Giám đốc yêu cầu về nguồn vốn và tài sản của Công ty. Thực hiện thanh toán cho việc hoàn thành hay số hàng được chuyển được chuyển vào kho sau khi có hoá đơn của người bán hàng. Lập kế hoạch về tiền mặt như :tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các khoản mua sắm khác… nhận kết quả hàng tháng để hạch toán lỗ lãi, thu tiền mặt, lập kế hoạch cho tiền gửi ngân hàng và tiền mặt phục vụ công tác nghiên cứu mở rộng thị trường.

+Phòng kĩ thuật: Sau khi nhận được kế hoạch từ các phòng kinh doanh, phòng lập và thiết kế bản vẽ phối hợp với phòng đảm bảo chất lượng vẽ quy trình công nghệ định mức lao động và trình lên Giám đốc các bản vẽ và các phương án giải pháp kĩ thuật để Giám đốc thực hiện kiểm duyệt. Xây dựng định mức vốn thanh toán khi dự án và các hợp đồng kinh doanh hết hạn, phối hợp với các phòng kinh doanh để tư vấn cho khách hàng về việc sử dụng với các điều kiện để đảm bảo nếu có trục trặc xảy ra thì Công ty phải có trách nhiệm, hay đền bù theo hợp đồng đã kí kết. Kết hợp với phòng tổ chức hành chính xây dựng các chương trình đào tạo và nâng cao nhiệm vụ cho nhân viên trong phòng.

+Phòng tổ chức hành chính: Phải có trách nhiệm thực hiện, điều động và kế hoạch nhân sự( đào tạo, tuyển dụng) cho các phòng ban. Lưu trữ tài liệu và giao cho các phòng ban tham khảo khi cần thiết.

Khi thực hiện chặt chẽ các yêu cầu trên cùng với sự nhiệt tình của các thành viên sẽ đem lại hiệu quả cao như giảm chi phí, tiết kiệm được thời gian và chớp nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

3.3 Mở rộng tiêu thụ sản phẩm và đối tác kinh doanh.

Xây dựng hệ thống chi nhánh đại lý phân phối sản phẩm ở các địa phương, các tỉnh, miền trong nước nhằm đưa sản phẩm rộng rãi ra thị trường

* Mở rộng đối tác kinh doanh:

Việc xây dựng thêm hệ thống văn phòng đại diện chi nhánh sẽ mở rộng, thu hút thêm các đối tác kinh doanh cả về đầu ra và đầu vào. Giúp Công ty mở rộng sản xuất và kinh doanh

Giải pháp:

Cơ cấu thêm phòng Marketing vào bộ máy quản lý. Có thể nói đây là một giải pháp chiến lược. Đối với Công ty thì phần lớn giám đốc là chịu là người chịu trách nhiệm chính trong việc tìm nguồn đầu ra cho Công ty nhưng như vậy sẽ rất vất vả, công việc sẽ được dồn cho lãnh đạo hiệu quả không cao. Phòng Marketing khi được thành lập sẽ có trách nhiệm phối hợp với giám đốc cùng tìm thị trường đầu ra cho các sản phẩm của Công ty. Về lâu dài đây là một là một lợi thế trong cạnh tranh và phát triển. Chiến lược Marketing sẽ giúp cho sản phẩm của Công ty được tiếp cận gần khách hàng hơn và tất yếu sẽ được khách hàng lựa chọn. Khi thị trường tiêu thụ sản phẩm được mở rộng, Công ty có thể mở các chi nhánh, đại lý ở nhiều miền, tỉnh. Phát triển ngày càng mạnh hơn nữa.

3.4 Thực hiện tốt các chế độ cho CBCNV

Việc thực hiện tốt nhiệm vụ này không chỉ là đem lại về vật chất mà còn tinh thần cho CBCNV trong Công ty để họ có ý chí, tinh thần tốt nhất tham gia vào hoạt động quản lý cũng như sản xuất kinh doanh.

3.5 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý dựa trên tình hình thực tế của Công ty

Hoạch định cụ thể mục tiêu để phấn đấu đạt được, thông qua tình hình hiện tại của Công ty

*Mục tiêu:

+ Nhằm nâng cao hơn nữn hiệu quả kinh doanh và phải giải quyết tốt nhất các vấn đề xã hội tại Công ty cho nhân viên

*Phương hướng:

+ Tạo việc làm ổn định cho người lao động và thực hiện các chính sách xã hội cho họ.

+ Sắp xếp đội ngũ cán bộ nhân viên các phòng ban theo hướng chuyên môn hoá và gọn nhẹ

+ Áp dụng hệ thống máy tính và các máy văn phòng hiện đại phục vụ quản lý và kinh doanh, mang lại hiệu quả cao hơn

+ Tổ chức thường xuyên các lớp đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý.

Để thực hiện các mục tiêu và phương hướng trên Công ty cần phải xem xét hàng loạt các vấn đề như: Cán bộ, đầu tư, trang thiết bị phương tiện quản lý… Tuy nhiên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa vào tình hình thực tế của Công ty để có điều chỉnh sao cho phù hợp

3.6 Nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ quản lý và CBCNV Công ty.

Mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty là một yếu tố tao nên sự thành bại của Công ty. Vậy nên, nghĩa vụ của cán bộ quản lý trong Công ty phải đi liền với quyền lợi mà họ được hưởng. Bên cạnh việc thúc đẩy công việc kinh doanh có hiệu quả, nâng cao thu nhập cho cán bộ quản lý, cần phải xây dựng các mức đơn giá tiền lương cho phù hợp đảm bảo công bằng và thu hút được mọi lao động trong DN. Các công việc có mức hao phí sức lao động khác nhau vậy nên cần xác định các mức lương bổng cho phù hợp với từng vị trí và trách nhiệm đảm bảo phù hợp hấp dẫn tới toàn bộ cán bộ

quản lý và nhân viên trong Công ty. Có thể họ mới trung thành với Công ty và coi Công ty là ngôi nhà thứ 2 của mình.

Đối với công nhân của Công ty phải thực hiện tốt trách nhiệm và chế độ cho họ như lương, khen thưởng, nâng cao trách nhiệm cho công nhân đối với việc làm của họ

3.7 Các biện pháp khác

+ Quán triệt chặt chẽ lề lối, nội dung quy chế làm việc cho cán bộ trong bộ máy quản lý, phát hiện và thực hiện các mức kỉ luật.

+ Thực hiện việc tăng thưởng cho các cán bộ hay cá nhân có ý kiến hay đóng góp và công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty.

+ Tổ chức các phong trào trong hoạt động sản xuất cũng như đời sống của CBCNV Công ty để tạo không khí thoải mái sau giờ làm việc, nâng cao chất lượng làm việc của mọi người.

+ Theo sát vị trí lao động trong bộ máy quản lý của Công ty phát hiện các vị trí chưa hợp lý hay còn trùng lặp để phân công hay sắp xếp lại.

+ Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác của cán bộ nhân viên trong việc hoàn thiện các nhiệm vụ của mình.

Các biện pháp trên cần thực hiện đồng bộ hay dần dần từng bước. Có như vậy thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới thích ứng và hoạt động mới có hiệu quả.

Có thể nói không một cơ cấu tổ chức nào là hoàn hảo mà nó chỉ có tính chất tương đối. Một cơ cấu tổ chức tối ưu là cơ cấu phù hợp với điều kiện thực tiễn và yêu cầu kinh doanh trong các Công ty nhất định vì thế không nên kết luận ngay sự phù hợp hay chưa phù hợp mà cần phải đưa vào kiểm nghiệm để phát hiện yếu tố bất hợp lý và thực hiện điều chỉnh, có

vậy cơ cấu bộ máy quản lý mới dần tối ưu và đem lại hiệu quản quản lý cao.

3.8 Lý luận và các điều kiện có thể thực hiện phương hướng tiến bộ bộ máy quản lý

* Lý luận:

Bộ máy quản lý tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý như thế nào sẽ quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc đào tạo nâng cao trình độ quản lý là điều kiện cần thiết bởi do môi trường kinh doanh luôn biến động và thay đổi nhanh chóng và các ban hàng ngày càng nhiều lên. Việc qua lại buôn bán với các thị trường mới đòi hỏi phải có kinh nghiệm, hiểu biết pháp luật. Chính vì vậy mà nâng cao trình độ cán bộ quản lý là một việc mà tất cả các DN cần phải làm. Nâng cao trình độ cán bộ quản lý không chỉ đơn thuần là đào tạo quan trọng hơn cả là viếc sắp xếp cán bộ vào vị trí để giúp họ có điều kiện tự học những kinh nghiệm thực tế đó, sáng tạo và thiết kế nên các chương trình làm việc có hiệu quả. Bằng các biện pháp tác động tới quản lý doanh nghiệp để không chỉ giúp cán bộ quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình mà còn giúp công nhân viên có thể làm việc hết mình vì doanh nghiệp, mang lại hiêuh quả cao nhất

Với quá trình mở cửa, mở rộng sản xuất và kinh doanh ở các ngành, các lĩnh vực và ngay cả trong DN hay các tổ chức. Hợp tác sẽ giúp cho công việc được giải quyết nhanh tiết kiệm thời gian và chia sẻ được các kinh nghiệm quản lý và kinh nghiệm sản xuất. Tuy nhiên cái ràng buộc các mối quan hệ chính là lợi ích vì vậy cần thiết phải chăm lo tới lợi ích của các cán bộ quản lý. Những lợi ích đó có thể là vật chất( tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp…) hay lợi ích tinh thần( môi trường, điều kiện làm việc, các dịch vụ khác…)

* Điều kiện thực hiện:

- Công ty có đội ngũ cán bộ hầu hết đã tốt nghiệp đại học ở các trường kĩ thuật, quản lý kinh tế nên việc đào tạo nâng cao là rất thuận tiện, các cán bộ có thể nắm bắt nhanh được các phương pháp quản lý mới và có khả năng chuyển vào thực tiễn kinh doanh một cách hiệu quả

-Về kinh phí: Công ty luôn coi trọng việc đào tạo và phát triển mở rộng vì thế mà luôn chủ động nguồn kinh phí cho công tác đào tạo mở rộng thị trường.

-Do hợp tác với các hãng lớn ở nước ngoài nên việc bảo trợ của các hãng này đối với Công ty cũng tạo điều kiện thuận lợi trong việc học hỏi và chuyển giao kinh nghiệm quản lý cũng như kinh nghiệm kinh doanh.

-Các nhân viên đa số còn trẻ, đặc điểm nổi bật của các nhân viên này là họ rất ham học hỏi vì thế mà ngay cả khi công ty có hay không có đào tạo cho họ thì họ vẫn tham gia học tập để tự nâng cao trình độ của mình một cách hoàn toàn chủ động.

KẾT LUẬN

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay là một vẫn đề đáng được quan tâm. Hoàn thiện bộ máy theo hướng làm sao để đạt hiệu quả nhất là mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp.

Toàn bộ nội dung của bài chia làm 3 phần đi từ lý luận đến thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long. Từ đó đề xuất phương hướng chủ yếu nhằm góp phần hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty trong thời gian tới. Qua quá trình thực tập em mạnh dạn đưa ra những đề xuất, phương hướng này và mong rằng sẽ được

Công ty tham khảo và thực hiện để không ngừng khắc phục những yếu điểm, đẩy mạnh phát triển những mặt tích cựu tạo sự thu hút, sự tin tưởng trong nội bộ hàng ngũ lãnh đạo của Công ty, tạo điều kiện hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.

Với thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ bản thân còn nhiều hạn chế trong lý luận và khảo sát tình hình thực tế nên chắc bài viết này không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý liến đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết này được hoàn thiện hơn.

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Mai Văn Bưu, anh Tùng P.GĐ Công ty và các anh chị, cô chú ở Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.

Sinh viên thực hiện

Phạm Quang Cảnh

Nhận xét của đơn vị thực tập Công ty văn phòng phẩm cửu long

………. ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………

……… ………

Hà Nội, Ngày tháng năm 2008 Xác nhận của đơn vị thực tập

Tài liệu tham khảo

1. Giáo trình Khoa hoc quản lý tập I- PGS. TS. Đoàn Thị Thu Hà _ PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2004 )

2. Giáo trình Khoa hoc quản lý tập II- PGS. TS. Đoàn Thị Thu Hà _ PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2002)

3. Giáo trình quản trị doanh nghiệp- PGS. TS Lê Văn Tâm-NXBGD- 1998.

4. Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh- PGS. TS Mai Văn Bưu_ TS Phan Kim Chiến.

5. Giáo trình Quản lý nhà nước về kinh tế

6. Giáo trình Quản trị nhân lực

7. Những vấn đề cốt yếu của quản lý –tập 1, 2-Koonts Donnell- NXBKHKT 1994

8. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp- NXBGD

9. Báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long năm 2007

10. Điều lệ Công ty, quy định chung về quyền hạn và trách nhiệm của