Tiểu luận Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp tại công ty cổ phần tin học Lạc Việt

Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 LỜI NÓI ĐẦU Trước xu toàn cầu hóa, hội nhập hóa diễn mạnh mẽ đặc biệt sau Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại giới (WTO), doanh nghiệp đứng trước thời vận hội chưa có Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức to lớn Đó phải cạnh tranh với doanh nghiệp nước có quy mô lớn, tiềm lực tài mạnh, trình độ quản lý cao có kinh nghiệm thương trường Để đứng vững phát triển, trước hết sân nhà, doanh nghiệp Việt Nam cần phải chuyển cách mạnh mẽ Trong có điều chỉnh hợp lý cấu tổ chức máy quản lý cho tinh gọn, linh hoạt hiệu Nói cách khác, cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp phù hợp, hoạt động linh hoạt, hiệu góp phần không nhỏ vào việc đương đầu với khó khăn, thách thức, thực mục tiêu doanh nghiệp đặt Đây yếu tố mang lại thành công kinh doanh Trong thời gian kiến tập học hỏi công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt, nhận thức vai trò quan trọng cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, em định chọn đề tài: “Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp tại công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt” làm đề tài kiến tập với mong muốn góp phần nhỏ vào việc tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Ngoài lời nói đầu kết luận, bố cục luận gồm phần: Phần 1: Lý luận chung tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng cấu tổ chức quản lý công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt Phần 3: Một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện máy quản lý công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 Phần 1: Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 1.1 Một số khái niệm bản nghiên cứu cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm về quản lý Quản lý hoạt động cần thiết tất lĩnh vực đời sống người, nhóm thức hay nhóm không thức, nhóm nhỏ hay nhóm lớn, gia đình hay đoàn thể tổ chức xã hội, nội dung, mục đích nhóm Ở đâu có lao động chung, lao động nhóm có cần thiết phải có hoạt động quản lý Về nội dung, thuật ngữ “quản lý” có nhiều cách hiểu khác Theo Mary Follet: “Quản lý nghệ thuật khiến công việc thực thông qua người khác” Một số nhà nghiên cứu khác lại cho rằng: Quản lý trình kỹ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn tác động tới hoạt động người để đạt mục tiêu tổ chức Còn C.Mác lại cho rằng quản lý chức đặc biệt nảy sinh từ tính chất xã hội lao động: “Bất kỳ lao động xã hội hay cộng đồng tiến hành quy mô tương đối lớn có quản lý, xác lập mối quan hệ hài hòa công việc riêng rẽ thực chức chung nhất, xuất phát từ việc vận động toàn cấu sản xuất Một nghệ sỹ chơi đàn cần có mình, giàn nhạc hay cần phải có nhạc trưởng” Như vậy, quản lý tác động liên tục, có tổ chức, có mục đích chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm trì tính trội doanh nghiệp, sử dụng cách tốt tiềm năng, hội nhằm đưa doanh nghiệp đến mục tiêu điều kiện môi trường biến động Trong đó, chủ thể quản lý (hay phận quản lý) đối tượng bị quản lý (hay phận bị quản lý) có mối quan hệ mật thiết tác động qua lại lẫn nên chỉnh thể thống Từ ta thấy: Chủ thể quản lý sở mục tiêu xác định tác động lên đối tượng bị quản lý bằng định Và thông qua hành vi đối tượng bị quản lý, chủ thể quản lý điều chỉnh định đưa (mối quan hệ ngược lại) Do đó, muốn quản lý tốt cần phải có máy quản lý tốt Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 Trong đó, trọng đặc biệt đến hoạt động lao động quản lý nhằm thực chức quản lý tốt Nói tóm lại, đâu có hợp tác, phân công lao động, có tham gia lao động người dù quy mô lớn hay nhỏ có quản lý nhằm nâng cao suất lao động chung đạt mục tiêu đề với chi phí thấp Như vậy, thực chất quản lý quản lý người tập thể người hệ thống 1.1.2 Cơ cấu bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận khác chuyên môn hóa, giao trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục tiêu chung xác định doanh nghiệp Nói cách khác, cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp phản ánh hình thức cấu tạo bên doanh nghiệp Giữa cấu tổ chức máy quản lý cấu sản xuất doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu với Cơ sở cấu tổ chức máy quản lý trước hết thân cấu sản xuất doanh nghiệp Tuy nhiên, có tính độc lập tương đối phản ánh lao động quản lý đa dạng phải đảm bảo thực chức quản trị phức tạp, nhằm thực mục tiêu quy định Trong cấu tổ chức tồn hai mối quan hệ chủ yếu yếu tố cấu thành nên tổ chức, là: - Mối liên hệ dọc tổ chức cấp cấp (cấp quản lý) - Mối liên hệ ngang yếu tố ngang cấp (bộ phận quản lý) Tóm lại, cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp hình thức phân công lao động lĩnh vực quản lý Một mặt, tác động tới quản trình quản lý Mặt khác, tác động trực tiếp tới trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do đó, sinh để thực chức quản trị, trợ giúp việc định lãnh đạo doanh nghiệp Nó cho phép sử dụng hợp lý nguồn lực doanh nghiệp Như vậy, cấu tổ chức máy quản lý hoàn hảo quản lý tác động cách có hiệu đến sản xuất kinh doanh làm gia tăng lợi nhuận 1.2 Vai trò, chức của bộ máy quản lý đối với các hoạt động của doanh nghiệp 1.2.1 Vai trò của bộ máy quản lý với hoạt động của doanh nghiệp Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 Quản lý yếu tố định hiệu hoạt động, thành công hay thất bại doanh nghiệp Việc tổ chức công tác quản lý cách khoa học tạo điều kiện cho việc giảm chi phí hoạt động, hạn chế rủi ro, ngăn ngừa phá sản nâng cao suất lao động, đồng thời không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Đó mong muốn tổ chức, doanh nghiệp hay hệ thống Ngoài ra, làm tốt công tác quản lý tạo điều kiện cho người lao động phát huy khả sáng tạo Trong môi trường làm việc với cấu quản lý phù hợp, chặt chẽ, đảm bảo cân bằng quyền lợi trách nhiệm cho người lao động giúp cho người lao động yên tâm công tác, tận tâm cống hiến hết khả cho công việc Qua tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển đưa doanh nghiệp đạt mục tiêu đặt 1.2.2 Các chức của quản trị kinh doanh Chức quản lý hoạt động riêng biệt lao động quản lý, thể phương hướng tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm thực mục tiêu định Việc xác định chức quản lý tiền đề cần thiết khách quan để quản lý doanh nghiệp tốt Do trình phân loại chức doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng lý luận thực tiễn Để tổ chức máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ có hiệu lực cần phải phân tích phù hợp cấu tổ chức máy quản lý với chức quản lý Chức quản lý đặc trưng cho nội dung quản lý Do phân loại chức quản lý theo hai cách: *Theo nội dung trình quản lý, chức quản lý bao gồm: - Chức hoạch định: Doanh nghiệp th kết hướng dẫn chương trình hoạt động, kế hoạch định nhằm xác định rõ: Sản xuất kinh doanh gì? Bán cho ai? Sản xuất kinh doanh nào? Với nguồn tài nào? - Chức tổ chức: Tổ chức doanh nghiệp tức xếp, bố trí nguồn lực cách hợp lý, cân đối, trang bị cần thiết cho hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề Đồng thời, tận dụng nguồn lực nội bộ, tiến hành bổ nhiệm chức vụ quản lý - Chức phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp mặt hoạt động, tạo hài hòa, cân bằng tối ưu trình sản xuất kinh doanh Phối hợp nghĩa Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 xếp, bố trí phận khác doanh nghiệp vào vị trí thích hợp, đảm bảo vận hành nhịp nhàng ăn khớp với để đạt hiệu cao công việc - Chức huy: Là dẫn, điều khiển lệnh nhằm giúp mội người thực tốt công việc giao, đạt mục tiêu doanh nghiệp Chức huy nhằm thúc đẩy máy hoạt động nhịp nhàng, hướng, giải khó khăn vướng mắc hoạt động cách dễ dàng Đây chức quan trọng nên vừa phải nắm vững lý thuyết, vừa phải kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn để định Người quản lý định dự lỡ hội kinh doanh, nóng vội, không tính toán kỹ dễ dẫn tới thất bại - Chức kiểm tra: Nhằm xem xét lại thị, mệnh lệnh ban hành, từ đánh giá phù hợp thực tiễn hoạt động với mục tiêu chương trình đề Chức đòi hỏi cán quản lý cấp doanh nghiệp phải thường xuyên xem xét lại định đưa để có giải pháp điều chỉnh hợp lý kịp thời cấn thiết *Theo mối quan hệ trực tiếp với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, chức quản lý gồm: - Chức kỹ thuật -Chức thương mại - Chức kế hoạc hóa - Chức tài - Chức kiểm tra phân tích - Chức nhân - Chức an ninh, bảo vệ - Chức hành pháp chế - Chức tổ chức đời sống tập thể hoạt động xã hội Trong hoạt động doanh nghiệp hai cách phân loại kết hợp thực cho phù hợp đạt mục tiêu mà doanh nghiệp đạt 1.3 Những yêu cầu đối với bộ máy quản lý doanh nghiệp Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý vấn đề vô phức tạp Nó phải thực theo phương hướng ngày thích ứng đầy đủ với mục tiêu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chủ thể tổ chức Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 phù hợp nguyên tắc quản lý xã hội chế vận hành sản xuất Vì vậy, phải đảm bảo yêu cầu sau: 1.3.1 Đảm bảo tính tối ưu Giữa khâu, cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý, lựa chọn xếp cán quản lý vào vị trí với khả năng, trình độ họ, giảm bớt khâu, cấp trung gian 1.3.2 Đảm bảo tính linh hoạt Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải có khả thích ứng cao Nghĩa phải đáp ứng yêu cầu, hoàn cảnh, tình cách mau lẹ, xác kịp thời 1.3.3 Đảm bảo tính kinh tế Đảm bảo chi phi cho cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp thấp phải đạt hiệu caô Đồng thời, phát huy sức mạnh tiềm tàng, khả sáng tạo người lao động đảm bảo sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp 1.3.4 Đảm bảo tính thống nhất Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có mục tiêu chiến lược thống nhất, có huy chiến lược tâp trung vào đầu mối 1.3.5 Đảm bảo tính tin cậy Phải đảm bảo xác tất thông tin sử dụng doanh nghiệp, nhờ đảm bảo phố hợp với hoạt động nhiệm vụ tất phận, nghành doanh nghiệp 1.3.6 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng Thực chất chế độ thủ trưởng quyền định vấn đề kinh tế, kỹ thuật, tổ chức hành chính, đời sống phạm vi doanh nghiệp phận trao cho người Người có trách nhiệm quản lý toàn diện mặt hoạt động đơn vị mình, trao trách nhiệm quyền hạn định, phải chịu hoàn toàn trách nhiệm định Mọi người doanh nghiệp phận phải nghiêm chỉnh phục tùng mệnh lệnh thủ trưởng Xuất phát từ yêu cầu tính chất sản xuất công nhiệp, từ điịnh, mối quan hệ phân công lao động chuyên môn hóa ngày cao, sâu sắc dẫn đến hợp tác lao động Bất kỳ trục trặc, khó khăn nòa hợp tác lao động dẫn đến đình trệ sản xuất, giảm hiệu Vì Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 vậy, việc đảm bảo chế độ thủ trưởng doanh nghiệp cần thiết khách quan Các chức danh thủ trưởng, vị trí, mối quan hệ chức danh cấu tổ chức máy quản lý TT Chức danh Vị trí chức Phạm vi phát Người giúp Người thủ trưởng danh huy tác dụng việc thủ quyền DOANH trưởng NGHIệP Giám đốc Quản đốc Đốc công Tổ trưởng Thủ trưởng cấp Toàn Các phó Mọi người cao doanh nghiệp giám đốc doanh doanh nghiệp Thủ trưởng cấp Toàn phân Các phó nghiệp Mọi người cao phân xưởng quản đốc phân xưởng Thủ trưởng cấp Toàn ca làm Không có xưởng Mọi người cao việc ca làm việc Thủ trưởng cấp Toàn tổ làm việc Tổ phó cao tổ ca Mọi người làm việc Thủ trưởng Thủ trưởng cấp Toàn phòng phòng cao ban chức phòng ban Phó phòng tổ Mọi người làm việc phòng Chức năng, vị trí thủ trưởng mối quan hệ chúng 1.4 Những nội dung bản của tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp 1.4.1 Một số mô hình cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp bản Sự phát triển cấu tổ chức máy quản lý hình thành nên kiểu cấu tổ chức máy quản lý khác Mỗi kiểu cấu tổ chức máy quản lý có nững ưu, nhược điểm định áp dụng điều kiện hoàn cảnh cụ thể doanh nghiệp, tổ chức Áp dụng đắn hợp lý kiểu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp mang lại hiệu kinh tế cao doanh nghiệp 1.4.1.1 Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng) Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 Đây kiểu cấu tổ chức máy quản lý đơn giản Đặc điểm loại cấu mối quan hệ thành viên tổ chức thực theo đường thẳng Người cấp nhận thi hành mệnh lệnh cấp trực tiếp Trong đó, người lãnh đạo phải thực tất chức quản lý hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Nói cách khác vấn đề giải theo đường thẳng Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm nhược điểm sau: *Ưu điểm: - Mệnh lệnh từ cấp đưa xuống thực thi hành nhanh lãnh đạo tập trung, thống nhất, không chồng chéo - Đảm bảo việc thự chế độ thủ trưởng - Tăng cường trách nhiệm cá nhân cấp thực mệnh lệnh cấp trực tiếp *Nhược điểm: - Người quản lý phải có kiến thức toàn diện có khả nnăng bao quát rộng khắp - Khối lượng công việc quản lý lớn, dồn vào đầu mối không chuyên môn hóa - Kết công việc phụ thuộc nhiều vào lực quản lý người quản lý, vắng mặt người quản lý dẫn đến tình trạng công việc bị ngừng trệ - Chưa tận dụng chuyên gia việc định nhhững vấn đề quan trọng Cơ cấu đơn giản phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có tính chất sản xuất liên tục sản phẩm không phức tạp 1.4.1.2 Cơ cấu chức Kiểu cấu cho phép cán phụ trách phòng chức có quyền mệnh lệnh vấn đề có liên quan đến chuyên môn cho phân xưởng, phận sản xuất Thực chất mô hình cấu tổ chức tổ chức dựa chuyên môn hóa theo chức năng, tính chất công việc Những nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp phân chia cho đơn vị riêng biệt, từ hình thành nên cán lãnh đạo đảm nhiệm chức định Mô hình có ưu – nhược điểm sau: Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 *Ưu điểm: - Có chuyên môn hóa mặt quản lý - Thu hút nhiều ý kiến chuyên gia nhiều lĩnh vực nên định quản trị đưa sáng suốt - Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo cao doanh nghiệp * Nhược điểm: - Vi phạm chế độ thủ trưởng - Mỗi cấp có nhiều cấp trực tiếp nên trách nhiệm cá nhân không rõ ràng Tại thời điểm phải nhận nhiều mệnh lệnh khác để thực hiện, chí mệnh lệnh trái ngược - Dễ gây tình trạng hỗn loạn trách nhiệm quyền hạn cấp lãnh đạo chức không rõ ràng, cụ thể hóa - Khi có sai sót khó quy trách nhiệm cho cấp quản trị Cơ cấu đơn giản phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có cấu tổ chức đơn giản với đơn vị hành nghiệp 1.4.1.3 Cơ cấu trực tuyến - chức Cơ cấu trực tuyến – chức kiểu cấu kết hợp cấu trực tuyến cấu chức Theo cấu này, cá nhân, đơn vị sở nhận mệnh lệnh từ thủ trưởng cấp quản lý trực tiếp Các ý kiến lãnh đạo phòng chức mang tính chất tư vấn, tham mưu nghiệp vụ Đặc biệt, phòng chức quyền mệnh lệnh trực tiếp cho phân xưởng hay phận sản xuất Mô hình phát huy ưu điểm hạn chế khuyết điểm hai mô hình trực tuyến chức Tuy nhiên phát sinh số nhược điểm là: - Nếu phòng chức không tổ chức tốt máy quản lý trở nên cồng kềnh, phức tạp, gây lãng phí, tốn trình trả lương cho cán - Các định đưa thường chậm phải cân nhắc ý kiến phòng chức Trong số trường hợp, điều khiến doanh nghiệp bỏ lỡ hội kinh doanh - Cần thời gian họp hành nhiều Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 - Thông tin tổ chức phải trải qua nhiều cấp khác gây thời gian bị sai lệch thông tin Cơ cấu trực tuyến - chức khắc phục hạn chế phát huy điểm tích cực hai mô hình nên nhiều doanh nghiệp áp dụng 1.4.1.4 Cơ cấu trực tuyến - tham mưu Bản chất cấu giống với cấu trực tuyến – chức năng, khác điểm phòng chức thay bằng nhóm cán tham mưu gọn nhẹ không tổ chức thành phòng ban cồng kềnh Chính mà mô hình thường áp dụng cho công ty nhỏ, khối lượng công việc chức nhỏ có đội ngũ chuyên gia tham mưu cao 1.4.1.5 Cơ cấu tổ chức theo ma trận Cơ cấu tổ chức theo ma trận cấu tổ chức máy quản lý theo hình vuông hai hệ thống quản lý ngang dọc tạo nên Ví dụ, cần thực dự an O, Ban lãnh đạo doanh nghiệp cử chủ nhiệm dự án Các đơn vị chức F cử cán bộ, phận tham gia thực dự án Khi dự án kết thúc, người quay trở vị trí người * Ưu điểm: - Có tính động cao, dễ di chuyển cán bộcó lực để thực dự án khác - Sử dụng cán có hiệu quả, tận dụng cán có chuyên môn cao sẵn có doanh nghiệp - Giảm cồng kềnh cho máy quản lý dự án * Nhược điểm: - Thường xảy mâu thuẫn người quản lý dự án với người lãnh đạo phận chức nên đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao Nhìn chung mô hình cấu theo ma trận thích hợp với ban quản lý dự án, công trình xây dựng hay tổ nghiên cứu 1.4.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp xây dựng dựa cấu tổ chức doanh nghiệp nên trước hết phải phù hợp với cấu tổ chức Để tổ chức máy quản lý doanh nghiệp hợp lý lấy làm tiền đề để máy quản trị doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bỏ qua nhân tố ảnh hưởng tới Dưới 10 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 vực tin học, tùy thuộc vào đòi hỏi vị trí cụ thể Đặc biệt, phòng Kỹ thuật, lao động có trình độ đại học ngành công nghệ thông tin Lạc Việt có sách phù hợp để thu hút lao động có trình độ chuyên môn, tốt nghiệp trường đại học danh tiếng nước Cụ thể, tình hình cấu lao động công ty thể bảng sau: STT Trình độ Số lượng Chính thức Không thức Trên Đại học (Full time) (Part time) - Trong đó: Thạc sỹ CNTT Thạc sỹ QTKD Đại học 16 12 Trong đó: Kỹ sư CNTT Cử nhân kinh tế Ngành khác 1 Cao đẳng 2 Trung cấp 2 Bảng thống kê lao động Hà Nội (Tính đến ngày 25/12/2008) Theo thống kê tính đến ngày 25/12/2008 tổng số lao động doanh nghiệp 23 người Trong đó, tỷ lệ nam – nữ công ty cân bằng, lại phân bố không phòng Cụ thể, phòng liệu, tài kế toán hành tổng hợp nữ chiếm đa số, ngược lại, phòng Kỹ thuật nam giới chiếm tuyệt đối Trong thời gian đầu hoạt động, Lạc Việt nhiều lần gặp khó khăn thiếu lao động, số lượng lẫn trình độ chuyên môn Vì vậy, công ty nhận thức rằng có ổn định lao động yên tâm để sản xuất kinh doanh Vì vậy, Ban giám đốc công ty tiến hành tổ chức cấu máy hoạt động phòng ban phận cho đơn giản, gọn nhẹ có hiệu Trong chiến lược phát triển đến năm 2010, công ty trọng tới việc phát triển nguồn lao động theo chiều rộng lẫn chiều sâu, tức phát triển số lượng lẫn trình độ chuyên môn 2.1.2.3 Đặc điểm về quy trình sản xuất kinh doanh Căn vào chức năng, nhiệm vụ mình, công ty bố trí quy trình sản xuất kinh doanh sau: 18 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 Giao dịch, tìm Ký kết hợp đồng Tiến hành thiết kiếm đối tác nhận thiết kế kế sản phẩm Kết thúc Sửa chữa Giao sản phẩm hợp đồng (nếu có) cho bên đặt hàng Trên sở nắm quy trình sản xuất, kinh doanh công ty giúp cho việc tổ chức quản lý lao động, quản lý nguồn lực công ty cách tối ưu đốcđộng kinh doanh công ty Từ góp phần nâng cao hiệuGiám hoạt 2.2 Thực trạng cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần tin học Phó giám đốc Lạc Việt 2.2.1 Mô hình cấu bộ máy quản lý của công ty Cổ phần tin học Lạc Việt Cơ cấu tổ chức máy quản lý việc tổ chức cán bộ, phân công quản lý lao động toàn công ty Các phận chuyên môn hóa có mối Phòng Phòng quan hệ phụ thuộcHành vào Tất tham gia trình quảnTài lý,chính điều hành sản tổ chức máy quản lý công ty Kế xuất kinh chính doanh.nhân Cơ cấu Cổ toán Phần tin học Lạc Việt xây dựng sau: Phòng Kỹ thuật Phòng Văn hóa Phòng Kinh Thiết kế doanh Sales Outsource PR R&D + Marketin Giải pháp g Phòng Dự án 19 Phòng Dữ liệu Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận cấu bộ máy quản lý công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt 2.2.2.1 Giám đốc: * Chức năng: - Phụ trách chung hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp điều hành hoạt động phòng ban công ty - Chụi trách nhiệm trước pháp luật hoạt động công ty, đồng thời đại diện quyền lợi cho cán bộ, công nhân viên công ty * Nhiệm vụ quyền hạn: 20 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 - Quyết định phương hướng, kế hoạch kinh doanh chủ trương lớn công ty - Quyết định vấn đề tổ chức máy điều hành để đạt hiệu cao - Tổ chức nhân sự, đề bạt cán bộ, định tiền lương, tiền thưởng, sử dụng quỹ công ty - Quyết định kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng thị trường tiêu thụ, mạng lưới kinh doanh - Quản lý xây dựng bản, đổi điều kiện làm việc, kinh doanh - Ký kết hợp đồng kinh tế - Ký duyệt phiếu thu, chi, toán, toán theo định kỳ - Ký văn bản, công văn gửi quan hữu quan, quan cấp - Quyết định kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán - Tổ chức tra xử lý vi phạm điều lệ công ty - Có quyền ủy quyền cho Phó giám đốc xử lý vấn đề Giám đốc vắng mặt - Báo cáo kết kinh doanh thực nộp ngân sách hàng năm theo quy định 2.2.2.2 Phó giám đốc * Chức năng: Là người giúp việc cho Giám đốc, Giám đốc ủy quyền phụ trách hoạt động kinh doanh, điều hành hoạt động công ty * Nhiệm vụ quyền hạn: - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc đạo hoạt động động kinh doanh công ty - Giúp Giám đốc đạo xây dựng phương án kinh doanh, tìm kiếm đối tác - Thay mặt Giám đốc thực công việc Giám đốc phân công ủy quyền cần thiết - Thường xuyên tiến hành kiểm tra tiến độ thực chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh - Được quyền đại diện công ty quan hệ đối ngoại với quan, tổ chức, bạn hành đối tác kinh doanh 2.2.2.3 Chức nhiệm vụ các phòng ban công ty 21 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 2.2.2.3.1 Phòng Kinh doanh *Chức năng: - Xây dựng thương hiệu - Tìm kiếm khách hàng - Phát triển thị trường nội địa quốc tế dựa theo chiến lược phát triển công ty - Lập kế hoạch kinh doanh sản phẩm, dịch vụ công ty - Tham mưu, đề xuất cho Ban giám đốc chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ… - Hỗ trợ cho phận khác, tìm kiếm thị trường, lập kế hoạch, tham gia xúc tiến hoạt động công ty - Tham gia xây dựng hệ thống quản lí chất lượng trách nhiệm xã hội * Nhiệm vụ: - Quảng bá thương hiệu - Gặp gỡ khách hàng, phân tích tìm kiếm thị trường, khách hàng cho công ty - Phân tích yêu cầu khách hàng, lập định mức dự án sở định giá hợp đồng …trình Giám đốc duyệt - Tiếp nhận dự án từ phòng Dự án chuyển sang, lên hợp đồng kinh tế nước trình Giám đốc ký Đối với dự án, hợp đồng vượt lực công ty trực tiếp đưa khách hàng đối tác - Lập kế hoạch kinh doanh theo tháng, quí, năm - Theo dõi tiến độ dự án, lý hợp đồng với đơn vị đối tác - Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật, tài liệu kế hoạch từ khách hàng Chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho phòng Kỹ thuật - Yêu cầu phòng Kỹ thuật chuẩn bị tài liệu kỹ thuật cần thiết, sau chuyển cho khách hàng duyệt - Đánh giá nhà cung ứng, đặt hàng theo qui định, theo dõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng hạn, đáp ứng nhu cầu theo kế hoạch - Nhận giải thông tin sản xuất có liên quan trình kinh doanh - Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng cho Giám đốc - Tham gia xây dựng hệ thống quản lý toàn công ty 2.2.2.3.2 Phòng Dữ liệu 22 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 * Chức năng: - Cung cấp liệu cho sản phẩm công ty - Cung cấp liệu cho phòng ban cần thiết, đảm bảo đầy đủ, xác kịp thời * Nhiệm vụ: - Nhập liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty - Thực công tác thu thập liệu có liên quan đến hoạt động kinh doanh công ty - Tổ chức đợt thu thập liệu hiệu - Lập kế hoạch làm việc theo tháng, quí, năm - Báo cáo kết công việc cho Ban giám đốc theo định kỳ - Tham gia xây dựng hệ thống quản lý - Phối hợp với phòng ban khác thực kế hoạch, chiến lược phát triển công ty 2.2.2.3.3 Phòng Kỹ thuật * Chức năng: - Xây dựng đội ngũ kỹ thuật có trình độ cao theo định hướng phát triển công ty - Lập kế hoạch, thực dự án theo quy trình tiến độ - Tham mưu, đề xuất cấp nhằm nâng cao khả cạnh tranh chất lượng sản phẩm - Phối hợp với phòng, phận khác nhằm tăng cường tính gắn kết việc nghiên cứu, phát triển, thương mại hóa sản phẩm * Nhiệm vụ: - Thiết lập thực mô hình dịch vụ kỹ thuật, công nghệ theo định hướng công ty - Xây dựng kế hoạch, chiến lược mặt: phát triển sản phẩm, giải pháp tích hợp, dịch vụ kỹ thuật - Nghiên cứu xây dựng hạ tầng công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho phát triển công ty - Trang bị, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân viên đầy đủ kiến thức sản phẩm, dịch vụ để giao tiếp với khách hàng - Đảm bảo uy tín, chất lượng sản phẩm, dịch vụ thông qua việc đáp ứng nhanh nhất, tốt yêu cầu khách hàng 23 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 2.2.2.3.4 Phòng Hành nhân * Chức nhiệm vụ: + Bộ phận hành chính: - Quản lí hành chính, nhân sự, tổ chức mua sắm phương tiện việc làm, văn phòng phẩm phục vụ cho trình làm việc phòng ban - Tổng hợp, truyền đạt định Ban giám đốc cho phòng ban nhân viên công ty - Tiếp khách liên hệ ăn uống, xe lại cho đoàn khách, đối tác - Phối hợp phòng ban tổ chức buổi hội thảo, giao lưu với đối tác, bạn hàng + Bộ phận nhân sự: Trên sở lắng nghe ý kiến đạo từ cấp trên, nhu cầu nhân từ phòng ban cty, phân tích yếu tố cung cầu thị trường lao động từ có kế hoạch đào tạo, huy động, tuyển dụng nguồn nhân lực Đảm bảo cung cấp nhanh chóng kịp thời đội ngũ lao động tay nghề cao cần thiết Cụ thể: - Tham mưu cho Ban giám đốc công tác tổ chức cán bộ, quản lý hành quản trị, chịu trách nhiệm nguồn nhân lực cho công ty - Phối hợp nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện mô hình tổ chức công ty - Sắp xếp nhân sự, bố trí công việc theo trình độ, nghiệp vụ, chuyên môn, kỹ thuật - Xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động doanh nghiệp - Tập thể định mức lao động, kế hoạch quỹ lương, quy chế quản lý sử dụng lao động, tổ chức ký hợp đồng lao động, giải chế độ sách lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội theo quy định nhà nước 2.2.2.3.5 Phòng tài kế toán * Chức năng: - Tham mưu cho giám đốc công tác quản lý, huy động sử lý vốn, công tác hạch toán kế toán công ty - Kiểm tra, giám sát toàn hoạt động tài chính, kế toán công ty - Đưa kế hoạch tài chính, kế hoạch tài trợ từ làm sở vay vốn ngân hàng 24 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 - Làm báo cáo thuế hàng tháng, tổ chức công tác tài kế toán, chịu trách nhiệm thu chi tài chính, thống kê, phân tích hiệu hoạt động kinh doanh, tính khoản tiêu lợi nhuận - Theo dõi hoạt động thu chi hàng ngày công ty * Nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức thực nguồn vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh - Tổ chức công tác hạch toán công ty theo pháp lệnh kế toán thống kê nhà nước quy định + Giám sát hoạt động kinh tế tài chính, hợp đồng kinh tế + Thực công tác toán nội đối tác có quan hệ với công ty 2.2.2.3.6 Phòng Dự án *Chức nhiệm vự sau: - Phối hợp với phòng ban công ty xây dựng chiến lược phát triển công ty - Xây dựng dự án phát triển sản phẩm - Tiếp nhận dự án đối tác chuyển giao cho phòng có liên quan - Theo dõi trình thực dự án Nếu có trục trặc trình thực dự án phối hợp phòng có liên quan giải - Báo cáo kết hoạt động phòng tháng cho Ban giám đốc - Tham gia xây dựng hệ thống quản lý toàn công ty 2.2.2.3.7 Phòng văn hóa *Chức nhiệm vụ sau: + Tạo nét văn hóa riêng công ty + Tổ chức hoạt động giải trí, chăm lo đời sống tinh thần cán bộ, công nhân viên qua hoạt động thể thao, hội diễn văn nghệ, giao lưu… + Thu thập quản lý tài liệu liên quan đến hoạt động văn hóa + Đảm bảo đời sống vật chất lẫn tinh thần cho nhân viên toàn công ty + Nghiên cứu, lựa chọn, đưa mẫu đồng phục cho công ty 2.2.3 Mối quan hệ các bộ phận bộ máy cấu tổ chức công ty * Giám đốc công ty: 25 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 Là người quản lý toàn công ty, giao trách nhiệm cho Phó giám đốc để đạo phòng chức Khi cần thiết, giám đốc trực tiếp đạo phòng chức không thông qua Phó giám đốc Giám đốc vắng mặt ủy quyền cho Phó giám đốc thay mặt giải vấn đề cụ thể phạm vi định *Phó giám đốc công ty: Là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm đạo phòng ban phạm vi quản lý Phó giám đốc công ty người thay mặt cho giám đốc công ty đạo, hướng dẫn phận chức lĩnh vực chuyên môn mà phụ trách người định cuối biên pháp chuyên môn * Các phòng ban chức năng: Là đơn vị tham mưu cho Ban giám đốc công ty vào nhiệm vụ, quyền hạn quy định Các phòng ban chịu trách nhiệm biện pháp đề xuất lên cấp biện pháp chuyên môn phòng phụ trách Trưởng phòng ban công ty chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc nhân viên hoàn thành nhiệm vụ giao với kết tốt Tuy chuyên môn nghiệp vụ hoàn toàn khác phòng công ty có mối liên hệ mật thiết với Trách nhiệm cá phòng ban phải phối hợp với thực mục tiêu chung công ty Phần 3: Một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt 26 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 3.1 Đánh giá chung về cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 3.1.1 Ưu điểm - Đội ngũ cán quản lý công ty có trình độ cao, đảm nhiệm chuyên ngành đào tạo Đây nguồn lực mạnh có ý nghĩa chiến lược với công ty - Chế độ thủ trưởng thực nghiêm túc công việc công ty Mọi đầu mối quy người lãnh đạo nên mệnh lệnh từ cấp đưa xuống xác, thi hành nhanh chóng không chồng chéo - Các phòng ban công ty quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng để tham mưu cho Ban giám đốc chuyên môn, nghiệp vụ triển khai thực tốt nhiệm vụ đặt - Mọi cán bộ, nhân viên công ty làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Đây điểm mạnh việc tổ chức cấu máy quản lý Lạc Việt - Công ty đề cao việc trang bị máy móc, thiết bị làm việc cho cán bộ, nhân viên công ty Do đó, máy móc thiết bị làm việc đại, đảm bảo suất lao động thoải mái tốt cho người lao động - Bên cạnh đó, Lạc Việt thực tốt chế độ dân chủ sở, đảm bảo chế độ, quyền lợi cán bộ, nhân viên công ty thực nghiêm chỉnh chế độ sách Đảng Nhà nước 3.1.2 Một số tồn - Vẫn tình trạng kiêm nhiệm vị trí quản lý phòng ban, nên lâu dài gây chồng chéo trách nhiệm người quản lý, làm giảm hiệu hoạt động doanh nghiệp - Khối lượng công việc Giám đốc nhiều, nhiều lên đến mức tải, lâu dài làm cho hiệu công việc Giám đốc giảm sút ảnh hưởng đến hiệu hoạt động công ty - Bộ phận PR Marketing cần đẩy mạnh để chiếm lĩnh thị trường nhanh chóng đưa sản phẩm doanh nghiệp tới người tiêu dùng, đặc biệt sản phẩm cần nhiều thời gian để công chúng tiếp nhận - Chưa có sách khuyến khích thật cụ thể hấp dẫn với người lao động nên chưa phát huy hết động lực công ty khả người lao động 27 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 3.1.3 Nguyên nhân - Do chưa khai thác hết tiềm thị trường tiêu thụ sản phẩm nên doanh thu công ty chưa lớn Vì vậy, quan tâm tới đời sống cán bộ, nhân viên công ty nhiều hạn chế - Hoạt động phận PR Marketing chưa mang lại hiệu cao tại, hoạt động họ chủ yếu mang tính chất tìm hiểu thị trường đặt mối quan hệ với phương tiện truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh công ty 3.2 Mục tiêu của việc hoàn thiện Ngày nay, cấu tổ chức máy quản lý phải hoàn thiện theo hướng ngày thích hợp với mục tiêu nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Muốn làm tốt nhiệm vụ lao động quản lý phải hiểu rõ đặc điểm cụ thể doanh nghiệp, đặc biệt phòng ban xí nghiệp Nói đến nhiệm vụ tổ chức khoa học lao động quản lý nói đến yêu cầu làm cho tổ chức máy quán lý hoạt động thiết thực Tổ chức ngày khoa học mục tiêu đặt cho hoạt động tổ chức đạt hiệu cao ngược lại, tổ chức thiếu khoa học hiệu hoạt động tổ chức thấp Trong doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, chức tổ chức có liên quan chặt chẽ với Mặc dù phòng ban doanh nghiệp hoạt động theo chức cụ thể phòng ban tạo thành mắt xích hữu hoạt động chung máy lãnh đạo quản lý Các phòng ban vừa mang tính chất chung toàn doanh nghiệp vừa có tính đặc thù riêng Vì củng cố lại máy điều cần thiết, song củng cố không xáo trộn Bởi lẽ, tổ chức không ổn định ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động phận sản xuất Bố trí xếp, giao nhiệm vụ cho thành viên phận quản lý công tác tổ chức Tổ chức hợp lý, khoa học, khả phát huy có hiệu công việc phân công Qua phân tích mô hình máy quản lý công ty Lạc Việt, em thấy số hạn chế việc bố trí sếp công việc số phòng ban dư thừa mà chưa có biện pháp tinh giảm hợp lý Vì việc hoàn thiện máy quản lý vô cấp bách 3.3 Những giải pháp kiến nghị Sau thời gian kiến tập, sở nghiên cứu tình hình thực tế công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt, em xin đưa số kiến nghị sau: 28 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 Một là: Xây dựng chức nhiệm vụ cấp lãnh đạo phòng ban xí nghiệp đầy đủ, hợp lý Quan trọng việc phân chia phận theo cách hợp lý nhất, có phòng ban với số lượng nhân viên , mối quan hệ qua lại phòng ban Hai là: IT lĩnh vực phát triển lại đạt tốc độ không ngành sánh được, có nhiều công ty tham gia lĩnh vực Vì thế, để cạnh tranh, tồn phát triển công ty cần phải có chiến lược kinh doanh phù hợp ngắn hạn dài hạn Ba là: Đào tạo xây dựng đội ngũ cán quản lý có lực nhà lãnh đạo thực nhân viên có trình độ, khả làm việc độc lập để thúc đẩy điều kiện thực định quản lý cách tốt 29 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 KẾT LUẬN Sau thời gian kiến tập nghiên cứu cấu máy quản lý công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt, em thấy tầm quan trọng việc nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp vấn đề xây dựng hoàn thiện doanh nghiệp Nó sở cho tất cá hoạt động khác doanh nghiệp Bất kỳ doanh nghiệp phải không ngừng đổ hoàn thiện nó, để chủ động linh hoạt trước biến đổi không ngừng kinh tế thị trường tác động ngược lại Trong trình xây dựng phát triển, công ty nhận vai trò cấu tổ chức máy quản lý nên xác định không ngừng xây dựng cải tiến cấu tổ chức máy quản lý công ty cho ngày hợp lý đạt hiệu cao Tuy nhiên bên cạnh thành đạt số khó khăn, bất cập cần phải giải thời gian tới Trong em trình bày ý kiến, kiến nghị em việc hoàn thành cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt Đó ý kiến thông qua việc vận dụng kiến thức học với việc tìm hiiểu thực tế công ty với mong muốn góp phần đưa hoạt động công ty thích ứng với môi trường hoạt động biến đổi Tuy nhiên thời gian kiến tập ngắn trình độ hạn chế nên không tránh khỏi khiếm khuyết hạn chế nội dung phương pháp luận Rất mong nhận đóng góp ý kiến cán quản lý doanh nghiệp, đặc biệt thầy cô giáo bạn Một lần em chân thành cám ơn giúp đỡ Ban giám đốc công ty, hướng dẫn tận tình thầy giáo TS Dương Văn Sao giúp đỡ em hoàn thành viết kiến tập Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Hoàng Thanh Ngân 30 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 TÀI LIỆU THAM KHẢO Những vấn đề cốt yếu quản lý - Tập I II - NXB KHKT - 1994 Vấn đề đổi quản lý doanh nghiệp Giáo trình quản trị kinh doanh - ĐH KTQD Giáo trình quản lý nhà nước kinh tế - ĐHKTQD Các Mác tư - 3, tập II Tổ chức lao động khoa học xí nghiệp tập I - II Giáo trình lý thuyết Quản trị sản xuất - ĐH KTQD Những điều cần biết tổ chức điều hành doanh nghiệp - Tạp chí thống kê - 1992 Cơ sở khoa học quản lý kinh tế - NXB ĐH THCN 10 Chiến lược quản lý kinh doanh - NXB Chính trị quốc gia - 1996 11 Tâm lý xã hội quản lý kinh tế 12 Các tài liệu công ty Cổ Phần tin học Lạc Việt 31 Hoàng Thanh Ngân - Q14N1 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP Hà Nội, ngày …tháng… năm 2009 Giám đốc 32