II. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNGTY TNHH THƯƠNG MẠI MINH TUẤN TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH TUẤN
Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành của Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn được tổ chức theo luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty do Bộ thương mại phê duyệt.
Hiện nay, công ty có bộ máy quản lý điều hành gồm: 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán, Thủ quỹ, Thủ kho, và các đơn vị kinh doanh bán buôn và bán lẻ.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành của Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn theo mô hình trực tuyến - chức năng. Cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay tại các doanh nghiệp tư nhân trong cả nước.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn
( Nguồn : Phòng kinh doanh công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn
cung cấp )
2. Chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban 2.1 Giám đốc:
Giám đốc là người đứng đầu doanh nghiệp, chịu trách nhiệm toàn bộ những hoạt động của ty, là nguời thực hiện chức năng quản lý, giám sát, hoạch định chiến lược và điều hành chung mọi hoạt động của công ty.Đối với doanh nghiệp tư nhân nói chung và công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn nói riêng thì Giám Đốc là người rất quan trọng trong tổ chức, hầu như mọi hoạt động và chiến lược kinh doanh dù lớn hay nhỏ đều do Giám Đốc quyết định, ở đây ít có sự uỷ quyền như các doanh nghiệp nhà nước bởi vì đối với doanh nghiệp tư nhân
Phòng Kinh Doanh Thủ Kho Thủ Quỹ Bộ phận bán hàng Phòng kế toán P. Giám Đốc
Kinh Doanh P. Giám ĐốcTổ Chức Giám Đốc
thì Giám Đốc phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, mặt khác thì Giám Đốc thường là những người đầu tư vốn của mình để thành lập công ty do vậy mà họ phải có trách nhiệm rất cao.
2.2 Phó giám đốc kinh doanh:
Phó giám đốc kinh doanh là người trực tiếp điều hành hoạt động của phòng kinh doanh và có trách nhiệm báo cáo tình hình kinh doanh của toàn công ty cho giám đốc để từ đó có thể đề ra được chiến lược và phương thức kinh doanh phù hợp với biến động của thị trường.Phó giám đốc kinh doanh cũng có vai trò rất quan trọng trong công ty, bởi vì chiến lược kinh doanh của công ty thường là do phó giám đốc kinh doanh nghiên cứu xây dựng chiến lược, sau đó báo cáo với giám đốc để xây dựng một chiến lược kinh doanh phù hợp với công ty. Tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn thì những vị trí phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc tổ chức đều là những người có trình độ chuyên môn rất cao và có kinh nghiệm . Do vậy mà trong những năm gần đây công ty đã trưởng thành nên rất nhiều cả về doanh thu cũng như uy tín trên thị trường.
2.3 Phó giám đốc tổ chức:
Phó giám đốc tổ chức là người trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán và đảm nhiệm chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong việc tổ chức quản lý, đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp tổ chức lao động hợp lý, chính sách tuyển dụng, phân công lao động, phân công công việc phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của từng người để có được hiệu suất công việc cao nhất.Do vậy mà vị trí này cũng rất quan trọng đối sự thành công của công ty.
2.4 Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc kinh doanh trong các lĩnh vực nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hoá dịch vụ, khả năng tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu nguồn hàng. Ngoài ra, phòng còn có thể trực tiếp ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ.
2.5 Phòng kế toán:
Phòng kế toán tại công ty có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng và các cơ quan thuế. Ngoài những chức năng trên phòng còn có chức năng thống kê, hạch toán phân tích lỗ lãi của các đơn vị từ đó phản ánh lại với lãnh đạo doanh nghiệp để có kế hoạch cho các chu kỳ kinh doanh tiếp theo.
2.6 Bộ phận bán hàng:
Các đơn vị bán buôn: trực tiếp giao hàng cho các đại lý bán buôn cấp dưới và các đại lý bán lẻ trong cả nước để tiếp tục thực hiện quá trình lưu thông hàng hoá. Tại công ty thì bộ phận bán hàng có một lực lượng rất hùng hậu sẵn sàng vận chuyển hàng hoá đến tận địa điểm mà các cửa hàng cũng như các tổ chức đặt hàng.
Các đơn vị bán lẻ: trực tiếp bán cho người tiêu dùng, thực hiện đầy đủ quy luật giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá, dịch vụ. Thông qua hoạt động bán lẻ công ty có thể nắm bắt nhu cầu thực
sự, mức độ thay đổi thị hiếu của người tiêu dùng, từ đó có kế hoạch phù hợp với những biến động của thị trường. Tại đây thì công ty đã đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng rất tốt để phục vụ tận tình khách hàng.
2.7 Thủ quỹ
Bộ phận thủ quỹ của công ty có chức năng quản lý lượng tiền trong kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện việc thu, chi theo chỉ đạo của Ban giám đốc. Hiện nay công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn có 2 thủ quỹ ,như vậy là phù hợp với công việc kinh doanh của công ty hiện nay.
2.8 Thủ kho:
Bộ phận thủ kho của công ty có nhiệm vụ quản lý khối lượng hàng hoá xuất nhập kho, có kế hoạch bảo quản, chống hao hụt, đảm bảo giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá. Tại công ty Minh Tuấn, do số lượng về hàng hoá là khá lớn .Chính vì vậy mà Thủ kho có vai trò và trách nhiệm rất lớn đối với sự tồn tại của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ, có sự phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên, từng bộ phận dưới sự chỉ đạo cao nhất của Giám đốc. Do có một cơ cấu quản lý gọn nhẹ nên công ty đã giảm bớt những khoản chi phí không cần thiết trong việc điều hành và quản lý bộ máy của công ty.