Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cơ khí Hà Nội

: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cơ khí Hà Nội. I.Mục tiêu định hướng phát triển của Công ty trong những năm tới. 1. Mục tiêu của Công ty. - Mục tiêu tổng quát: Tổ chức bộ máy quản lý-điều hành khoa học và hiệu quả. Thực hiện các nhóm sản phẩm trọng điểm đã xác định: Thiết bị thủy điện, máy nghiền xi măng, máy công cụ vạn năng và CNC và các thiết bị công nghiệp khác…; triển khai tốt các chương trình thiết bị thủy điện và thiết bị giấy theo sự phân giao của Tổng Công ty May & TBCN; chủ động hội nhập kinh tế quốc tế; ổn định chất lượng và tăng kim ngạch đúc xuất khẩu, phấn đấu doanh thu từ sản phẩm đúc đạt 2 triệu USD/ năm; phát triển đội ngũ kỹ thuật, phấn đấu thực hiện cung cấp các dịch vụ tư vấn- thiết kế cho khách hàng; đẩy mạnh kinh doanh thương mại, đặc biệt là kinh doanh xuất nhập khẩu và các ngành nghề khác theo giấy phép kinh doanh; đầu tư khai thác hiệu quả cơ sở hạ tầng Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Cơ khí Hà Nội. -Mục tiêu cụ thể của Công ty trong năm 2006 như sau: +Doanh thu bán hàng: 300 tỷ đồng tăng 20% so với 2005. Trong đó: -Doanh thu SXCN: 150 tỷ đồng tăng 27.5% so với 2005. -Doanh thu thương mại: 150 tỷ đồng tăng 13.34% so với 2005. +Thu nhập bình quân đầu người : 1.7 trđ/người/tháng tăng 8.9% so với 2005. 2. Định hướng phát triển của Công ty. Với mục tiêu trở thành một doanh nghiệp cơ khí năng động-hiệu quả, phát triển hàng đầu tại Việt Nam, Lãnh đạo công ty đã có những định hướng phát triển như sau : -Luôn luôn cung cấp sản phẩm dịch vụ có chất lượng, thoả mãn mọi yêu cầu của khách hàng. -Thực hiện đúng, đầy đủ phương châm “ Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”. Luôn cải tiến phương thức phục vụ, tôn trọng mọi cam kết với khách hàng. -Bằng mọi phương tiện, tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ công nhân viên hiểu rõ chất lượng là sự sống còn của Công ty, lao động có chất lượng là nghĩa vụ đồng thời là quyền lợi sát sườn của mỗi người. -Thường xuyên cải tiến sản phẩm, thực hiện chiến lược đầu tư đổi mới công nghệ, đào tạo nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên đáp ứng mọi yêu cầu phát triển của công ty. -Xây dựng duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng theo mô hình TCVNISO 9001-2000. II. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty. Sau một thời gian thực tập tại công ty Cơ khí Hà Nội em xin đề xuất một số giải pháp sau nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty trong thời gian tới. 1.Sắp xếp lại từng bộ phận cho phù hợp với nhiệm vụ và đặc điểm của sản xuất kinh doanh. -Để phù hợp và thích nghi với điều kiện mới và luôn hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đề ra thì Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức quản lý để làm cho cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ, linh hoạt. -Tổ chức bộ máy quản lý phải phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty, phù hợp với quy mô và loại hình sản xuất kinh doanh mà Công ty vận hành ứng dụng. Mục tiêu cuối cùng của công việc là có được một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ có hiệu lực, luôn đáp ứng kịp thời những yêu cầu mới tức là các chức năng nhiệm vụ của các phòng ban không bị chồng chéo, thông tin được truyền một cách nhanh chóng, đảm bảo được hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. -Tuy nhiên việc sắp xếp lại các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn đáp ứng các yêu cầu sau: +Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp. +Phải bảo đảm thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhận trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp. +Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh tế và kỹ thuật của doanh nghiệp. +Phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giản, vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý. -Hiện nay như ta thấy bộ máy tổ chức quản lý của Công ty còn quá cồng kềnh, còn quá nhiều phân xưởng mà đáng lẽ phải sát nhập vào nhau để tạo ra sự thuận tiện trong việc sản xuất vì các phân xưởng này có đặc điểm kinh tế kỹ thuật gần giống nhau. Cụ thể như sau: 1.1.Bố trí lại ban lãnh đạo. -Sản phẩm đúc hiện nay là một trong những sản phẩm có ưu thế của công ty chính vì vậy mà Tổng giám đốc nên bổ xung một Phó tổng giám đốc chuyên phụ trách về chất lượng và tiến độ của sản phẩm đúc. Nếu thực hiện được như vậy thì đầu tiên là sẽ giảm bớt gánh nặng cho giám đốc do phải quản lý quá nhiều công việc. Mà điều quan trọng là khi có một Phó tổng giám đốc phụ trách về chất lượng và tiến độ của sản phẩm đúc thì sẽ đảm bảo được tiến độ cũng như chất lượng của sản phẩm đúc. Điều này không những giúp Công ty hoàn thành đúng các yêu cầu về hợp đồng mà còn đảm bảo được yêu cầu về chất lượng của khách hàng. Nó sẽ giúp Công ty giữ được uy tín và hình ảnh đối với khách hàng. -Sản phẩm máy công cụ và phụ tùng cũng là sản phẩm chủ yếu của Công ty. Nhưng do quy trình công nghệ khác so với sản phẩm đúc. Do vậy cũng nên có một Phó tổng giám đốc phụ trách chất lượng và tiến độ về sản phẩm máy công cụ và phụ tùng. -Điều này đồng nghĩa với việc là ta nên bỏ chức danh Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất và Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật, khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm đi và thay vào là hai Phó tổng giám đốc mới phụ trách điều hành trực tiếp sản phẩm đúc và sản phẩm máy công cụ phụ tùng. -Chức danh Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, xây dựng cơ bản cũng nên được bãi bỏ. Việc quản lý đời sống, bảo vệ, xây dựng cơ bản, y tế sẽ được giao trực tiếp cho các phòng bảo vệ, phòng y tế, phòng quản trị đời sống và Trung tâm xây dựng cơ bản. Điều này là hoàn toàn phù hợp vì khi đó trách nhiệm sẽ giao trực tiếp cho các Trưởng phòng, các trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc. Thông tin sẽ không phải đi qua Phó tổng giám đốc nữa tạo điều kiện cho thông tin được truyền đi một cách nhanh chóng đáp ứng kip thời các nhiệm vụ. 1.2. Kết hợp một số xí nghiệp và phân xưởng. -Xưởng GC AL&NL, xưởng kết cấu thép, xưởng Cán thép nên ghép vào thành một Xí nghiệp riêng do những xưởng này có đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất là tương đồng. Khi ghép vào một xí nghiệp sẽ đảm bảo hơn cho việc quản lý và kiểm tra tiến độ cũng như chất lượng của sản phẩm. -Hơn nữa phải duy trì xưởng cơ khí chính xác nhưng nên ghép cả xưởng chế tạo bánh răng vào xưởng cơ khí chính xác bởi vì chế tạo bánh răng cũng đòi hỏi phải có độ chính xác cao. - Ngoài ra Xí nghiệp đúc phải được duy trì vì sản phẩm đúc là một trong những mặt hàng có ưu thế của công ty. -Các xưởng cơ khí lớn và xưởng cơ khí chế tạo nên ghép vào thành xí nghiệp chế tạo thiết bị toàn bộ. 1.3. Kết hợp một số phòng ban. - Bộ phận kinh doanh và phòng kinh doanh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu nên chuyển thành một phòng riêng biệt có thể lấy tên là phòng Kinh doanh. Điều này sẽ tạo ra sự tập trung hơn trong việc tung ra các chiến lược về sản phẩm, các nghiên cứu thị trường và các chương trình về tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Không những thế mà còn làm gọn nhẹ hơn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. - Các trợ lý giúp việc của Tổng giám đốc thì ta vẫn nên duy trì bởi vì họ là đội ngũ chuyên gia giúp ích rất nhiều cho Tổng giám đốc trong việc tham mưu các vấn đề có liên quan đến việc ra quyết định. 2.Xây dựng tiêu chuẩn cho cán bộ. Trong bất kỳ tổ chức, công ty hay doanh nghiệp nào thì cán bộ quản lý luôn có những vai trò cực kỳ quan trọng. Chính quyết định của họ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quyết định đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Nếu quyết định sai lầm sẽ làm cho công ty gặp khó khăn. Vì vậy mà tiêu chuẩn cho cán bộ quản lý sẽ rất cao. Tiêu chuẩn của cán bộ quản lý gồm có: -Trình độ văn hóa chuyên môn: phải có kiến thức phổ thông, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, có bằng cấp về ngoại ngữ, có trình độ giao tiếp xã hội. -Trình độ, năng lực lãnh đạo và tổ chức quản lý: Biết sử dụng, phát hiện cán bộ có trình độ, biết sa thải kỷ luật những người lao động không hoàn thành nhiệm vụ, biết khen thưởng động viên những cá nhân suất sắc, Biết phát hiện những khâu trọng tâm trong từng thời kỳ trên cơ sở nắm toàn diện các khâu quản lý, biết giải quyết công việc có hiệu quả, nhanh, nhạy bén. -Tư cách đạo đức: Cán bộ quản lý phải la người làm gương cho nhân viên trong doanh nghiệp, hăng say, nhiệt tình, tận tụy với công việc kinh doanh, có đạo đức kinh doanh, giữ được chữ tín với khách hàng, hoàn thành mọi nhiệm vụ đóng góp với Nhà nước và cộng đồng xã hội. -Sức khỏe và tuổi tác: Tuổi bắt đầu làm cán bộ quản lý tốt nhất là từ 25-35. *Dựa vào các tiêu chuẩn trên em có ý kiến về tiêu chuẩn cho cán bộ quản lý của Công ty như sau: + Ban giám đốc: -Trình độ học vấn: phải có trình độ từ đại học hoặc trên đại học một chuyên ngành cơ bản. Đặc biệt phải có bằng ngoại ngữ về một hoặc một số ngoại ngữ phổ thông theo nhà nước quy địnhlà: Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung và trình độ giao tiếp xã hội tốt thể hiện ở việc hiểu biết về tâm lý xã hội của những người lao động ở Công ty. -Trình độ năng lực, lãnh đạo và tổ chức quản lý: Biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với cơ chế quản lý mới;Biết sử dụng cán bộ có trình độ, biết thưởng phạt nghiêm minh. -Phẩm chất chính trị: phải nắm và vận dụng được những quan điểm, đường lối đổi mới của Đảng, Nhà nước trong từng thời kỳ, tuân thủ luật pháp Nhà nước quy định. Phải có trình độ lý luận chính trị cao cấp( có bằng cấp chính trị). -Phẩm chất đạo đức: Phải là tấm gương sáng cho cán bộ công nhân viên. Sống công bằng không vụ lợi ích kỷ, phấn đấu tạo môi trường Công ty trong sạch. -Có thâm niên công tác: Phải có ít nhất 10 năm công tác trong ngành cơ khí, có sức khỏe tốt và tuổi đời từ 35-45. +Cán bộ quản lý ở các phòng chức năng. -Trình độ học vấn: Phải có trình độ, phải tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên, biết sử dụng thành thạo vi tính và có chứng chỉ ngoại ngữ. -Trình độ quản lý: Có năng lực tổ chức quản lý, điều hành công việc, dám quyết đoán và dám chịu trách nhiệm trước quyết định của mình. -Phẩm chất chính trị: Trung thành với chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước. Có trình độ lý luận chính trị từ trung cấp trở lên. -Tư cách đạo đức: phải là người có uy tín, có mối quan hệ tốt với nhân viên dưới quyền. 3.Điều chỉnh lại số lượng của cán bộ quản lý trong các phòng ban. * Ban giám đốc: Theo giải pháp trình bày trong phần sắp xếp bố trí lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì việc bỏ đi ba chức danh Phó tổng giám đốc cũ và thay vào hai chức danh Phó giám đốc mới đó là Phó tổng giám đốc phụ trách Chất lượng và tiến độ sản phẩm máy công cụ và phụ tùng và Phó tổng giám đốc phụ trách chất lượng và tiến độ sản phẩm đúc. * Văn phòng giám đốc: Trong phòng có tới 4 nhân viên lái xe là chưa hợp lý gây ra tình trạng lãng phí nhân lực. Do vậy nên giảm bớt nhân viên lái xe. Chỉ nên duy trì 1 đến 2 nhân viên là đủ. * Phòng tài chính kế toán thống kê. -Hiện nay biên chế của phòng là 15 nhân viên số lượng này là tương đối lớn so với chức năng và nhiệm vụ của phòng. Do tài sản cố định của công ty ít có biến động lớn, nghiệp vụ không thường xuyên xẩy ra nên giảm biên chế nhân viên kế toán TSCĐ. Nhân viên tính giá xưởng cơ khí và nhân viên tính giá xưởng nên giảm bơt đi một người, để phụ trách tính giá xưởng cơ khí và tính giá xưởng chỉ nên giao cho một nhân viên là đủ. -Nhân viên theo dõi mua bán vật tư cũng nên thuyên chuyển làm công việc khác. Nhiệm vụ theo dõi mua bán vật tư nên giao cho nhân viên phòng vật tư đảm nhiệm. Vì họ có thể theo dõi sát sao kịp thời hơn. -Nhân viên kế toán thanh toán và nhân viên viết phiếu hóa đơn nên chỉ giao cho một người vì việc thanh toán liên quan trực tiếp với việc viết phiếu hóa đơn. Các phòng ban còn lại số lượng công nhân viên cũng đã hợp lý nên không cần thay đổi. Duy trì như cũ sẽ đạt được hiệu quả tốt nhất. 4.Bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý. Công ty phải thường xuyên có các chương trình đạo tạo lại cán bộ quản lý. Điều này vô cùng quan trọng bởi vì ngày nay khoa học công nghệ thay đổi liên tục. Việc đào tạo lại sẽ giúp cho các cán bộ quản lý nâng cao trình độ quản lý của mình do có thể áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào quản lý. Đồng thời việc có các cán bộ quản lý có trình độ cao sẽ giúp cho công ty tiếp cận được với các công nghệ tiên tiến. Qua đó nó sẽ giúp cho Công ty tránh khỏi bị lạc hậu, đáp ứng được kịp thời yêu cầu của thị trường. Đây là một nhân tố vô cùng quan trọng giúp Công ty tồn tại và phát triển. KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu về Công ty TNHHNN 1 thành viên cơ khí Hà Nội, em đã hoàn thành bản chuyên đề thực tập. Trong chuyên đề thực tập này em đã trình bày các đặc điểm của Công ty các mặt mạnh và mặt còn hạn chế của Công ty trong việc tổ chức bộ máy quản lý. Hiện nay để các doanh nghiệp tồn tại trên thị trường thì mỗi một doanh nghiệp cần phải có chiến lược riêng cho mình, cần phải biết tận dụng những lợi thế của mình cũng như các khắc phục những khó khăn, giải quyết những khó khăn của mình một cách triệt để và phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thật sự hợp lý. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Thị Hoài Dung và các chú, bác, cô ở công ty TNHHNN 1 thành viên cơ khí Hà Nội em đã hoàn thành bản chuyên đề thực tập: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH nhà nước một thành viên Cơ khí Hà nội”. Tuy đã cố gắng rất nhiều nhưng chắc chắn bản chuyên đề thực tập này còn nhiều thiếu xót mong cô hãy góp ý cho em để bản báo cáo chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Mong được sự giúp đỡ của cô giáo và mọi người. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Báo cảo kết quả kinh doanh của công ty năm 2001. 2.Báo cảo kết quả kinh doanh của công ty năm 2002. 3.Báo cảo kết quả kinh doanh của công ty năm 2003. 4.Báo cảo kết quả kinh doanh của công ty năm 2004. 5.Báo cảo kết quả kinh doanh của công ty năm 2005. 6. Trang web : Hameco.com.vn. của công ty. 7.Giáo trình Quản trị doanh nghiệp. . ở công ty TNHHNN 1 thành viên cơ khí Hà Nội em đã hoàn thành bản chuyên đề thực tập: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH nhà nước. : Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH nhà nước một thành viên cơ khí Hà Nội. I.Mục tiêu định hướng phát triển của Công ty