Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang

Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, sự hội nhập sâu rộng của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới đã mở ra rất nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp liên doanh với các nước trên thế giới.

Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, sự hội nhập sâu rộng của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới đã mở ra rất nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp liên doanh với các nước trên thế giới. Tuy nhiên cũng đặt ra không ít thách thức, mà một trong những thách thức hiện nay đó là làm sao để cạnh tranh một cách bền vững, lành mạnh và nâng cao vị thế của mình trên thương trường. Muốn đạt được các mục tiêu này Doanh nghiệp cần phải có các biện pháp quản lý hiệu quả, xây dựng các phương thức sản xuất kinh doanh, chiến lược kinh doanh phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Để phát triển nền nông nghiệp bền vững, một trong những ngành chủ chốt quan trọng của nền kinh tế Việt Nam trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới, việc sử dụng thỏa mãn điều kiện không chỉ bảo vệ cây trồng mà còn phải đáp ứng những yêu phí thích hợp về bảo vệ môi trường cũng như sức khỏe cộng đồng. Trong định hướng chung đó Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang không ngừng chọn lọc những mặt hàng có chất lượng tốt, an toàn cho con người, sinh thái đồng thời mang lại lợi ích kinh tế thiết thực nhất cho bà con nông dân. Tổ chức sản xuất - kinh doanh tối ưu nhất mới có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác và với các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là sắp tới hàng rào thuế quan khu vực Đông - Nam - Á (AFTA) được tháo bỏ. Để đáp ứng được yêu cầu đó thì một trong những yếu tố cơ bản, quan trọng là các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Trong đó có yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất là chi phí NVL. Chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá 1 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai thành sản phẩm (từ 60% - 70% ) đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, do đó phải nghiên cứu để tổ chức quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu trên. Sau một khoảng thời gian đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất- kinh doanh ở Công ty. Nhận thấy sự quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất là làm thế nào để đáp ứng đầy đủ, kịp thời, đồng thời, không bị ứ đọng vốn NVL cho sản xuất. Trên cơ sở những kiến thức tích luỹ được cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của Ths Tạ Thu Trang và các anh chị kế toán ở Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang, tôi đã chọn đề tài: " Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang”. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang. Do nhận thức còn hạn chế, hơn nữa thời gian có hạn vì vậy bài viết của em về lý luận cũng như thực tiễn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo trong bộ môn Kế toán của Đại học Kinh tế Quốc dân, của các anh chị trong phòng Tài chính – Kế toán của Công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn trong chuyên đề này. 2 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT AN GIANG. 1.1. Đặc điểm NVL tại Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang. *. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Trong hoạt động kinh doanh của đơn vị Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực Vật An Giang chịu hoàn toàn trách nhiệm về những cam kết của mình và chịu trách nhiệm về những cam kết của cơ quan nhà nước vể mặt vật chất đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty Tiến hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật. Thị trường đầu ra chủ yếu là phục vụ hoạt động sản xuất nông nghiệp trong nước đáp ứng nhu cầu sản xuất của bà con nông dân. Tổ chức gia công và cung cấp các loại thuốc bảo vệ thực vật theo nhu cầu của thị trường Tìm các đối tác trong và ngoài nước, tiến hành liên kết liên doanh để đa dạng hóa sản phẩm, đảm bảo lượng nguyên vật liệu, bao bì… phục vụ sản xuất kịp thời nhằm đáp ứng cấp thiết nhu cầu của thị trường cũng như của nhân dân. Đảm bảo mọi quy chế, quy định về bảo hộ, bảo hiểm và an toàn lao động đồng thời chấp hành mọi chủ trương, chính sách của nhà nước đã ban hành. Tự tạo các nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng, mở rộng, đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, tự cân đối xuất nhập khẩu và quan hệ đối ngoại. 3 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn của Công ty Nghiên cứu kế hoạch thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng, khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, mở rộng thị trường quốc tế nhằm. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL được tiêu dùng toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thế sản phẩm. Về mặt giá trị, NVL được chuuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm tạo ra. Xét về mặt hiện vật lẫn giá trị, NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu của bất cứ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thức hiện vật nó biểu hiện là một bộ phần quan trọng của tài sản lưu động. Còn dưới hình thức giá trị nó biểu hiện thành vốn lưu động. Do vậy để đảm bảo tốt chức năng và nhiệm vụ của Công ty đặt ra ở trên thi việc quản lý NVL là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp nó ảnh hưởng không nhỏ tới việc duy trì sự tồn tại của Công ty. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng phải chịu tác động của nhiều quy luật kinh tế, trong đó cạnh tranh là một yếu tố khách quan. Nó gây ra cho doanh nghiệp không ít khó khăn nhưng cũng là động lực, mục tiêu để các doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Một trong các giải pháp tối ưu là việc chú trọng đến công tác quản lý đầu vào (NVL) và đầu ra (sản phẩm). *. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh đoanh Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là gia công, chế biến và kinh doanh thương mại thuốc trừ sâu, giống cây trồng mang tính thời 4 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai vụ cao.Vì vậy luôn phải đảm bảo kịp thời lượng nguyên vật liệu cần thiết để tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm mới. Sản phẩm của Công ty rất đa dạng và phong phú bao gồm nhiều chủng loại, nhiều mặt hàng khác nhau. Với việc sản xuất nhiều sản phẩm như vậy ta có thể thấy vật liệu chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong Công ty. Trong chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí vật liệu chiếm tới 60-70% không những thế nguyên vật liệu trong Công ty rất đa dạng và phức tạp với khối lượng lớn như các loại hoạt chất, dung môi, thuốc, các loại mực, nhãn mác, vỏ chai, nắp chai, thùng đựng hoạt chất, vách ngăn………. Do đó việc quản lý và sử dụng vật liệu gặp không ít khó khăn với đặc điểm như trên việc quản lý vật liệu là rất cần thiết ở Công ty vì vậy cần phải tổ chức và quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở các khâu quản lý vật tư bởi nó góp phần không nhỏ tới hiệu quả của Công ty nên kế toán vật tư phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà trọng tâm là quản lý nguyên vật liệu. *. Phân loại NVL. Là một công ty có qui mô sản xuất kinh doanh lớn, với khối lượng sản phẩm lớn, nhiều chủng loại, kích cỡ, màu sắc . khác nhau nên NVL phục vụ cho sản xuất cũng hết sức phong phú và đa dạng về số lượng, mẫu mã, phẩm chất .với công dụng, tính năng lý, hoá học khác nhau. Thêm vào đó, vật liệu thường xuyên biến động, vì vậy để quản lý và hạch toán vật liệu tốt, công ty đã căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất để tiến hành phân loại vật liệu thành các nhóm cơ bản sau: - Nhóm NVL chính: Thuốc, các loại hoạt chất, nhãn mác, các loại mực, vỏ chai, nắp chai….… - Nhóm NVL phụ: Máy lường và máy đóng nắp chai. - Nhóm nhiên liệu: Dung môi (Xăng, dầu, dầu nhờn) 5 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai - Phế liệu thu hồi: Chủ yếu là các sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất. Việc phân loại vật liệu như trên không chỉ giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Và để thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu được đơn giản Công ty đã mã hóa các nguyên vật liệu. Mỗi nguyên vật liệu có một mã vật tư riêng thuận tiện cho việc khai báo, sửa đổi, kiểm tra. DANH MỤC MÃ VẬT TƯ Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Tilt 250ND T250ND Lít Bonanzan 100DD B100DD Lít Meco 60EC M60EC Lít Sindax 10WP S10WP Lít Bassan 50ND BS50ND Lít Basudin 40-50ND BSD40-50ND Lít Decis 25EC DC25EC Lít Peran 50EC PR50EC Lít Bian 40-50ND BA40-50EC Lít 1.2. Đặc điểm luân chuyển NVL tại Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là các loại hoạt chất, thuốc được nhập về từ nhiều nơi. Loại nguyên vật liệu có đặc điểm dễ hút ẩm, nhiều loại có tính chất dễ bay hơi khi để ngoài không khí nên trọng lượng, chất lượng và các thông số kỹ thuật của chúng bị thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Ngoài ra các nguyên vật liệu khác như: hóa chất, xăng, dầu… mỗi loại đều có đặc điểm riêng quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. 6 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã trình bày ở trên, cho nên công ty có những phương thức hình thành việc thu mua, gia công NVL dựa trên số liệu tồn kho, số NVL tồn kho những năm trước, vì vậy kế hoạch thu mua NVL luôn đảm bảo một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất, hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý bảo quản nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ được điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ bảo quản nguyên vật liệu hợp lý và gồm các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho tàng được trang bị khá đầy đủ: Phương tiện phòng cháy chữa cháy, cân đo, đong đếm… để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản và hạch toán nguyên vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất công ty đã có 9 kho để bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau tránh hỏng hóc, hao hụt, mất mát và giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt hơn. *. Quy trình nhập kho NVL. Theo chế độ kế toán hiện hành: nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho hay gia công chế biến, khi về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Tại Công Ty Cổ Phần Bảo vệ Thực vật An Giang nguyên vật liệu chuyển về phải kèm hóa đơn mua hàng ( HĐ GTGT) phòng KH-VT là một bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua nguyên vật liệu theo kế hoạch cung cấp. Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm và đối chiếu với hợp đồng đã ký về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư phòng kế 7 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai hoạch viết phiếu nhập kho, lúc này cũng có nghĩa là vật liệu mua về được nhập đúng kho theo quy dịnh. Sơ đồ 1: Quy trình nhập kho NVL. *. Quy trình xuất kho NVL. Sơ đồ 2: Quy trình xuất kho NVl. Xuất bán bên ngoài: Căn cứ vào hợp đồng hoặc nhu cầu của khách hàng xét thấy hợp lý, hợp lệ phòng KH-VT sẽ lập phiếu Xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và xuất nguyên vật liệu theo đúng như quy cách, chủng loại, số lượng …ghi trong phiếu xuất kho. Xuất dùng cho phân xưởng sản xuất: Tại các phân xưởng sản xuất khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các bộ phận ở dưới phân xưởng sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật tư và gửi lên phòng KH-VT, xét thấy nhu cầu hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó phòng KH-VT sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận 8 Hóa đơn kiêm phiếu NK ( giấy báo nhập hàng) Biên bản kiểm nghiệm Phòng KH-VT Hợp đồng Phiếu NK Phòng KH-VT Phiếu XK Thủ Kho Hợp đồng mua hàng Phiếu xin lĩnh Xuất bán bên ngoài Xuất bán nội bộ Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai chuyển nội bộ giao cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất hàng cho các phân xưởng sản xuất. 1.3. Tổ chức quản lý NVL của Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang. Đối với một DNSX có số vật liệu lớn về số lượng và phong phú về chủng loại như ở Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang thì việc quản lý vật liệu không phải là một vấn đề đơn giản. Chỉ tính riêng đến số kho tàng bảo quản vật liệu, công ty có các kho đặt trực tiếp tại các địa điểm sản xuất, chính vì vậy công ty tiến hành phân công, qui trách nhiệm quản lý đối với từng bộ phận, phòng ban có liên quan trong công tác quản lý vật liệu một cách rõ ràng và chặt chẽ để có thể tăng cường khả năng quản lý và giám sát. ♦Tại các kho đều có các thiết bị bảo quản vật liệu như hệ thống khoá, bình chữa cháy, .Thủ kho quản lý sổ sách liên quan và số lượng vật liệu nhập vào, xuất ra. Bất cứ vật liệu nào nhập,xuất kho đều phải có các chứng từ cụ thể và các chứng từ phải đảm bảo có đủ các thông tin như ngày tháng, chủng loại, .theo đúng qui định. Mọi trường hợp thiếu hụt, mất mát do nhập, xuất sai với quyền hạn sẽ thuộc trách nhiệm của thủ kho. Mỗi khi có NVL nhập về, nhân viên kỹ thuật sẽ lấy mẫu phân tích để kiểm tra xem NVL có đúng yêu cầu về chất lượng không ngoài ra còn phải thường xuyên xuống kho kiểm tra việc bảo quản NVL tại kho cũng như xây dựng phương án bảo quản vật liệu một cách có hiệu quả. ♦Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch điều động sản xuất, lập định mức vật tư, khai thác các nguồn cung ứngvà thu mua vật tư cho sản xuất được kịp thời, xây dựng tổ chức kế hoạch điều độ sản xuất hàng tháng, quí, năm.Thông qua các chỉ lệnh sản xuất từng ngày theo từng sản phẩm, cán bộ có trách nhiệm điều hành và phân bố sản phẩm sao cho phù hợp để giao 9 Chuyên đề tốt nghiệp SV: Nguyễn Thị Mai đúng hạn. Tiến hành theo dõi NVL mua về có đúng yêu cầu về số lượng, chủng loại ghi trong hợp đồng không. ♦Phòng kế toán: Kiểm tra và hướng dẫn thủ kho lập thẻ kho, tính giá xuất NVL, lập các sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh, ghi chép, theo dõi NVL cả về mặt giá trị lẫn mặt số lượng. Định kỳ 3 tháng 1 lần hoặc đột xuất sẽ tiến hành làm nhiệm vụ kiểm kê đánh giá lại vật liệu. Những sai phạm (nếu có) sẽ được xử lý theo qui định của công ty. 1.4. Đánh giá nguyên vật liệu. Việc tính giá NVL là công việc bắt buộc đối với mỗi DN, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm cũng như qui mô sản xuất của từng DN mà phương pháp được sử dụng để tính giá NVL là khác nhau. Tại Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang, với sự trợ giúp của máy vi tính, toàn bộ quá trình hạch toán và những tính toán cụ thể là do máy đảm nhận, do đó mặc dù có số lượng chủng loại vật tư phong phú về cả số lượng cũng như khối lượng, các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên xảy ra nhưng công ty vẫn không sử dụng giá hạch toán mà sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL. 1.4.1. Đối với NVL nhập kho. NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài và gia công (tự gia công hoặc thuê ngoài), không có trường hợp nhận góp vốn góp liên doanh hay tặng thưởng, viện trợ. Đối với NVL mua ngoài, giá thực tế nhập kho của công ty là giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) chưa có thuế giá trị gia tăng đầu vào (do công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế) cộng với chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho- bãi, tiền phạt .). 10