Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty cổ phần sợi Trà Lý

Hạch toán kế toán là một trong những công cụ sắc bén không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cũng như trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân

Lời mở đầu Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cũng nh trên toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Trong nền kinh tế thị trờng, bất kỳ một doanh nghiệp nào dù sản xuất hay kinh doanh lớn nhỏ ngay từ khi thành lập cũng phải có một số vốn nhất định để bắt đầu hoạt động. Môt phần quan trọng nhất là nguyên vật liệu mà doanh nghiệp không thể thiếu khi bớc vào hoạt động kinh doanh của mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần sợi Trà Lý, đợc tiếp xúc với công tác kế toán của một doanh nghiệp kinh doanh sản xuất em thấy liên quan rất nhiều đến sự biến động đặc biệt là nguyên vật liệu. Chính vì vậy em quyết định chọn đề tài "Kế toán nguyên vật liệu" cho báo cáo của mình. Báo cáo gồm 3 phần: Phần I. Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty cổ phần Sợi Trà Lý Phần II. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sợi Trà Lý Phần III. Một số ý kiến nhận xét, đánh giá nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty cổ phần sợi Trà Lý Mặc dù nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy cô giáo và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty cùng với sự cố gắng hết sức của bản thân. Song em vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và trình độ còn hạn chế nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự đóng góp, chỉ bảo của thầy cô giáo, các cô, chú, anh chị trong phòng kế toán để em đợc dần nâng cao nghiệp vụ kế toán cũng nh trình độ hiểu biết của mình! Em xin chân thành cảm ơn! 9 Phần II. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu I. Vật liệu, CCDC và công tác quản lý vật liệu, CCDC 1. Vật liệu ở doanh nghiệp Nguyên liệu là đối tợng lao động, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất để hình thành nên sản phẩm mới Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thế của sản phẩm Về mặt giá tị NVL chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của sản phẩm mới tạo ra Công cụ, dụng cụ thực chất là t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để trở thành tài sản cố định, Công cụ, dụng cụ (CCDC) vừa tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất, sau mỗi chu kỳ sản xuất đó, CCDC bị hao mòn dần nhng không thay đổi hình thái vật chất ban đầu Trờng hợp gía trị của CCDC nhỏ dần thì ngời ta coi nó là NVL, cũng tr- ờng hợp giá trị CCDC lớn thì khi xuất dùng phải áp dụng phơng pháp phân bổ một lần hay nhiều lần, hoặc trích trớc giá trị của CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh Từ những đặc điểm trên của NVL và CCDC mà kế toán phải theo dõi quản lý và bảo quản trong tất cả các khâu từ giá cả mua về của NVL, CCDC đến tất cả các khâu vận chuyển bốc dỡ, nhập - xuất - tồn kho NVL. Để đáp ứng đợc yêu cầu đó, kế toán NVL, CCDC phải đáp ứng đợc yêu cầu sau. + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t hàng hoá. Tính giá thực tế của hàng tồn kho đã mua và nhập kho DN theo số lợng, chủng loại, giá trị và thời hạn sử dụng + Mặt khác tiến hành hạch toán theo những phơng pháp. Ngoài việc hạch toán tổng hợp còn phải tiến hành hạch toán chi tiết đồng thời lựa chọn phơng 10 pháp hạch toán cho phù hợp, thờng xuyên hay định kỳ. Tiến hành công tác kiểm tra quản lý NVL và CCDC trong công ty + Tham gia kiểm kê đánh giá lại NVL công việc kiểm kê để đối chiếu sổ sách, nhằm phát hiện những nguyên nhân thiếu hụt, mất mát + Phơng pháp hạch toán chi tiết NVL đơn vị áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song và phơng pháp ghi chép này tại phòng kế toán. Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho căn cứ vào đó kế toán ghi sổ chi tiết vật t cả về số lợng, giá trị Vật liệu còn có các công cụ dụng cụ (CCDC). CCDC là những t liệu lao động không thể thiếu trong bất kỳ quá trình sản xuất nào. Không có các CCDC thì không thể tạo nên các sản phẩm CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh khác nhau nhng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của chúng bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn đợc xếp vào tài sản nh đối với vật liệu Do đó trong các sản phẩm xây lắp CCDC càng không thể thiếu đợc, ở công ty Đầu t xây lắp cơ điện lạnh Hà Nội sử dụng rất nhiều loại CCDC nh: th- ớc cuộn, đục, búa tạ, ampe kìm, kìm rút đinh, lỡi ca sắt, súng bắn đinh . 2. Vai trò của vật liệu, công cụ dụng cụ Trong sản xuất kinh doanh vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố không thể thiếu đợc, chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Vì vậy để hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm thì việc tăng cờng công tác quản lý và hạch toán vật liệu là điều kiện cần thiết để sử dụng vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả. 3. Công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp Vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản, thờng xuyên biến động, doanh nghiệp phải thờng xuyên mua vật liệu, công cụ dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Trong quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải thực hiện trong cả ba khâu về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua, chi phí thu mua cũng nh 11 việc thực hiện kế hoạch mua, theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ở khâu thu mua vật liệu,o công cụ dụng cụ: căn cứ vào các hợp đồng, phòng kỹ thuật lên các định mức kỹ thuật, chế tạo theo đơn đặt hàng, lên kế hoạch mua các vật liệu, công cụ dụng cụ cần cho thiết bị đấy. Trớc khi mua và mua cần: + Tổ chức tốt kho tàng bến bãi + Trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, đong, đếm + Kiểm tra xem xét nguyên vật liệu mua vào có đúng với đơn đặt của khách hàng không + Giám sát vật liệu và làm thủ tục nhập kho + Thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật t tránh h hỏng mất mát, đảm bảo an toàn - ở khâu sử dụng: đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong quá trình giá thành sản phẩm, nhằm tăng thu nhập cho doanh nghiệp - ở khâu dự trữ: phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng hay gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều III. Nhiệm vụ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ và cách phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp 1. Nhiệm vụ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp Để tăng cờng công tác quản lý vật liệu công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, dự trữ, sử dụng thì kế toán trong doanh nghiệp phải thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Để đảm bảo chính xác chi phí thực tế của nguyên liệu trong quá trình sản xuất, kế toán nguyên liệu phải trở thành công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý thực hiện đợc vai trò kiểm tra giám sát chi phí sản xuất của mình, kế toán trong doanh nghiệp phải thực hiện tốt chế độ kế toán hiện hành. 12 - Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp - Tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Tham gia phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh 2. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty đầu t xây lắp cơ điện lạnh Hà Nội, công ty sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là rất lớn trong sản xuất ra sản phẩm, vật liệu, công cụ dụng cụ rất phong phú và đa dạng về chủng loại và quy cách, đồng thời có những đặc điểm riêng rất khác nhau. Vì vậy để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Đối với nguyên vật liệu Căn cứ vào vai trò, tác dụng, yêu cầu thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu đợc phân chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ. Nhng ở công ty Đầu t xây lắp cơ điện lạnh Hà Nội nguyên vật liệu không chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà coi chung là nguyên vật liệu chính do chi phí nguyên vật liệu phụ cũng không lớn lắm. Do là sản phẩm xây lắp nên nguyên vật liệu bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm hàng hoá. Nguyên vật liệu chính ở Công ty Đầu t xây lắp cơ điện lạnh chủ yếu gồm inox, thép, tôn . 13 Nhiên liệu đợc sử dụng để cung cấp nhiệt lợng cho máy móc, thiết bị động lực, thiết bị công tác nh: điện, xăng, . Phụ tùng thay thế dùng để thay thế phụ tùng hỏng cho máy móc thiết bị lắp đặt công trình. Phế liệu thu hồi bao gồm các đoạn thừa của thép, tôn, inox . * Đối với cống cụ dụng cụ đợc phân loại nh sau: - Theo mục đích và nơi sử dụng đợc phân loại nh sau: + Công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh + Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý + Công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác - Theo nội dung CCDC bao gồm: + Dụng cụ đồ dùng trong xây lắp: kìm, cà lê, búa tạ . + Quần áo bảo hộ lao động, mặt nạ hàn, khẩu trang . 3. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá trị. Do thu mua từ nhiều nguồn khác nhau nên giá cả thu mua, chi phí thu mua từng loại cũng khác nhau * Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho Do doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ nên thuế giá trị gia tăng không đợc tính vào giá trực tiếp nguyên vật liệu nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập khác nhau mà vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính giá khác nhau. ở Công ty Đầu t xây lắp cơ điện lạnh Hà Nội nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu là do mua ngoài nên tính giá mua ngoài. Công thức tính: Ví dụ: Có tài liệu kế toán tại Công ty Cổ phần sợi Trà Lý thuộc đối tợng chịu thuế GTGT nh sau: 14 Mua kiện bông PE về nhập kho. Theo hoá đơn GTGT ghi: Giá mua cha có thuế: 3.923.809đ Thuế GTGT: 196.190đ Tổng cộng tiền thanh toán: 4.119.999đ đã thanh toán bằng tiền mặt * Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Để đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có rất nhiều cách đánh giá nh: Theo đơn giá bình quân tại thời điểm xuất, theo giá thực tế đích danh, theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất trớc, phơng pháp hệ số giá. Có nhiều cách đánh giá nh vậy tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp đó. Công ty Cổ phần sợi Trà Lý đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc. Theo phơng pháp này thì giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc tính giá theo giá lô của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của VL, CCDC tồn kho cuối kỳ tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho Công thức tính: Ví dụ 1: Có tài liệu về bông PE trong tháng 2/2005 ở công ty nh sau: +Tồn đầu kỳ, số lợng 500 kg, đơn giá 27.714đ/kg, thành tiền 12.857.000đ + Nhập trong tháng Ngày 1 nhập 750 kg, đơn giá 26.515 đ/kg, thành tiền 19.866.250đ + Xuất trong tháng - Ngày 5 xuất 755 kg - Ngày 10 xuất 265kg Vậy, Giá trị thực tế xuất kho sợi PE ngày 5/2 là: = (500 x 25714) + (255 x 26515) = 12.857.000 + 6.761.325 15 = 19.618.325đ Giá trị thực tế xuất kho sợi PE ngày 10/2 là: = 265 x 26.515 = 7.026.475 đ Ví dụ 2: Có tài liệu về công cụ dụng cụ trong tháng 2 ở công ty nh sau: + Tồn đầu kỳ: 50 Cá đồng cóc J21-0809, đơn giá 3.5000đ/cái, thành tiền 750.000đ + Nhập trong kỳ: Ngày 2 nhập 200 Cá đồng cóc J21-0809, đơn giá 3.5000đ/cái, thành tiền 700000đ + Xuất trong kỳ Ngày 5 xuất 175 cái Vậy: giá trị thực tế CCDC (Cá đồng cóc J21-0809) dùng trong ngày 5/2 là: = (50 x3.500) + (125 x 3.5000) = 1750.000 + 437.500 = 612.500đ II. Tổ chức kế toán vật liệu 1. Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu Vốn là một công ty cổ phần có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài hạn nên trong quá trình hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Công tác hạch toán kế toán ở công ty Cổ phần sợi Trà Lý thực hiện theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ sau: - Sổ kế toán chi tiết - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật t - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152 - Sổ chi tiết tài khoản 152 - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu - 16 Khái quát trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức chứng từ ghi sổ 2. Kế toán vật liệu 2.1. Chứng từ kế toán - xuất vật liệu 17 Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho VL Phiếu xuất kho VL Sổ kế toán chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Trong tháng 2 năm 2004 doanh nghiệp có nhu cầu mua một số vật liệu nh sau: Hoá đơn (GTGT) Số 18 Liên 2: Giao khách hàng Ngày 2 tháng 2 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Phát Địa chỉ: Điện thoại- Fax: 8617626 MST: 0101200132 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thị Khánh Đơn vị: Công ty cổ phần sợi Trà Lý Địa chỉ: Số 128 phố Lê Quý Đôn thành phố Thái Bình Hình thức thanh toán: Tiền mặt TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 PE 30 Kg 5220 21,030 109.776.600 2 Coston 20 Kg 6851 23,340 159.902.340 3 PE 40 Kg 6065 20,000 121.300.000 Cộng tiền hàng 390.978.940 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 19.548.947 Cộng tiền hàng 410.527.887 Số tiền (bằng chữ): Bốn trăm mời triệu năm trăm hai mơi bảy nghìn tám trăm tám bảy đồng Ngời mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sau khi kiểm tra số lợng vật liệu nếu số liệu phù hợp ghi trên hoá đơn GTGT thì ngời mua hàng sẽ viết phiếu nhập kho và chuyển xuống kho thủ kho làm thẻ. Phiếu nhập kho Số 25 Mẫu 02-VT Ngày 7 tháng 2 năm 2005 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Nợ: . Ngày 1 -11-1995 của BTC Có: . 18