Công ty C ph n Bo v Th vt An Giang. ựậ
Tồn cuối kỳ
SL Thành tiền SL Thành Tiền SL Thành Tiền SL Thành Tiền
Bassan 50ND Lít 61 384.363 367 2.301.824 306 1.920.456 122 765.731 Bonazan 100DD Lít 465 3.742.927 658 5.243.602 725 5.791.300 398 3.195.229 .... ... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... ... ... .... .... ... .... Tổng cộng 47.962.065 367.673.237 374.195.042 41.440.260 Ngày 31 Tháng 11 năm 2009 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên)
2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu .
Mặc dù NVL có khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại và biến động thường xuyên nhưng do có một đội ngũ cán bộ kế toán khá đông, vững vàng về trình độ chuyên môn, đồng thời có thêm được sự hỗ trợ của hệ thống máy tính trong công tác kế toán nên công ty chọn phương pháp hạch toán KKTX để áp dụng trong hạch toán tổng hợp NVL và phương pháp hạch toán này tỏ ra khá hợp lý trong quá trình hoạt động của công ty.
2.2.1. Tài khoản sử dụng.
Hệ thống TK sử dụng trong hạch toán NVL ở công ty được mở theo hệ thống TK qui định cho phương pháp KKTX trong QĐ số 1141 của BTC ban hành ngày 1/11/95, bao gồm:
- TK 152-NVL : TK này sử dụng để theo dõi biến động của NVL và được chi tiết cho từng loại NVL . Cụ thể:
♦TK 152.1 - NVL chính *TK 152.1.1 - NVL chính nội địa. *TK 152.1.1 - NVL chính ngoại nhập. ♦TK 152.2 - NVL phụ. ♦TK 152.3 - Hoá chất. ♦TK 152.4 - Nhiên liệu. ...
Ngoài ra kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoản sau: - TK 111 - Tiền mặt.
- TK 112 - tiền gửi NH. - TK 311 - vay ngắn hạn.
- TK 331 - Phải trả cho người bán. - TK 621 - Chi phí NVL trực tiếp.
♦TK 621.2 - Chi phí NVL trực tiếp cho hàng xuất khẩu. - TK 627 - Chi phí sản xuất chung.
2.2.2 Hình thức ghi sổ:
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ NKCT, tuy nhiên do có sự giúp đỡ của máy tính nên phần lớn sổ sách, bảng biểu đều được thực hiện bằng máy vi tính vì vậy công việc ghi sổ được giảm nhẹ. Do phần lớn bảng biểu được lập trên máy nên mặc dù trên danh nghĩa là ghi sổ theo hình thức NKCT nhưng thực tế công ty không áp dụng các hình thức sổ sách theo hình thức NKCT nhiều mà chỉ mở một vài sổ điển hình như NKCT số 5, bảng kê số 4, NKCT số 7, còn lại công ty mở theo hình thức sổ trên phần mềm kế toán trong máy để giảm khối lượng ghi chép.
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ. : Quan hệ đối chiếu Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
NKCT số 5 Bảng kê chứng từ Bảng phân bổ Bảng kê số 4 Sổ thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng cân đối vật tư Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 7
Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKCT tại Công ty Cổ phần Bảo vệ Thực vật An Giang
2.2.3. Hạch toán tổng hợp tăng NVL .
Vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp nhận vốn góp liên doanh hay tặng thưởng, viện trợ vì vậy hạch toán NVL luôn gắn liền với hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. Khi phản ánh giá trị của NVL mua ngoài kế toán phải phản ánh đầy đủ, đúng và chính xác giá mua thực tế của NVL bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, các chi phí thu mua thực tế.
Tất cả các hợp đồng mua, phiếu nhập kho phải được lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ định khoản vào các sổ tổng hợp liên quan.
Ở Công ty, do chỉ có trường hợp hoá đơn và hàng cùng về trong tháng mà không có trường hợp hàng hoá về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc hoá đơn về mà hàng chưa về nên công ty không sử dụng TK 151-Hàng đang đi đường.
Do áp dụng chiến lược duy trì mối quan hệ lâu dài – ổn định với các nhà cung cấp để tránh biến động lớn về giá cả NVL nên trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp công ty thường áp dụng hình thức thanh toán trả chậm. Chỉ có một số trường hợp là thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng.
♦Khi nhận được các phiếu nhập kho của thủ kho, kế toán ghi định khoản trên phiếu nhập:
Nợ TK 152 - chi tiết NVL
Nợ TK 133 -Thuế GTGT của NVL nua
Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn.
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 150 ngày 10/11 kế toán ghi định khoản:
Có TK 331: 2.532.006
Khi công ty thanh toán tiền hàng cho người bán, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, kế toán ghi bút toán định khoản:
Nợ TK 331: Tổng số tiền thanh toán. Có TK 111,112: Tổng số tiền thanh toán.
VD: Căn cứ vào phiếu chi số 1250 ngày 31/11/2009: thanh toán bằng tiền mặt PN 150 cho Công ty XNK Litex số tiền là 2.000.000 kế toán định khoản:
Nợ TK 331.1: 2.000.000 Có TK 111.1: 2.000.000
♦Căn cứ vào các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi,giấy báo nợ và các chứng từ liên quan khác, tại phòng kế toán cứ 5 ngày 1 lần bộ phận kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Sổ được mở thành 2 quyển riêng biệt cho đối tượng cung cấp trong nước và ngoài nước.
Trong đó:
Sổ chi tiết thanh toán TK 331.1: “Phải trả cho người bán trong nước”. Sổ chi tiết thanh toán TK 331.2: “Phải trả cho người bán ngoài nước”.
Sổ chi tiết thanh toán 331.1: được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán. Mỗi đơn vị bán được mở một số trang sổ nhất định theo từng tháng và trong cả năm. Trang đầu tiên của quyển sổ là mục lục cho từng người bán. Việc theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán với người bán được thực hiện theo nguyên tắc theo dõi chi tiết từng hoá đơn, chứng từ từ lúc PS đến khi thanh toán xong. Mỗi hoá đơn được ghi 1 dòng theo trình tự thời gian.
Căn cứ và cách ghi sổ như sau:
♦ Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước trong sổ
♦ Số phát sinh: Hàng tháng, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ
liên quan đến nhập vật liệu kế toán ghi số phiếu nhập, số hoá đơn, ngày tháng, loại vật liệu và giá trị vật liệu thực tế đã nhập kho, số thuế GTGT đầu vào và tổng số phát sinh bên có TK 331 vào các cột tương ứng.
Đồng thời dựa trên các chứng từ thanh toán, kế toán ghi số phiếu, số séc, số giấy báo nợ của ngân hàng và ghi số tiền thực tế đã thanh toán vào phần ghi nợ TK 331 và có các TK 111, TK 112, TK 141...
♦ Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng và tổng số phát
sinh nợ, tổng số phát sinh có kế toán tính ra tổng số dư cuối tháng và ghi vào cột thích hợp: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Tổng phát sinh bên có - Tổng phát sinh bên nợ
Sổ chi tiết TK 331.2: Phải trả cho người bán ngoài nước: được lập tương tự như số chi tiết TK 331.1 “Phải trả cho người bán trong nước” nhưng thêm cột giá trị bằng USD bên cạnh cột giá trị bằng VNĐ.
♦ Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi trên máy tính và hàng tháng in ra bảng kê chi tiết các nhà cung cấp để đối chiếu với sổ chi tiết TK 331 đã lập.
VD: Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán là Công ty XNK Litex tháng 11/2009
CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT AN GIANG
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN CÔNG TY XNK LITEX Tháng11 năm 2009
Số chứng từ Tên đơn vị hoặc người bán P/S có TK 331, nợ các TK P/S nợ TK 331, có các TK Số dư PN PC HĐ NT TK133 TK 152.1 Cộng có TK 331 TK 111 TK 112 Cộng nợ TK 331 Nợ có Số dư đầu tháng 213.216 150 72420 10/11 Bassan 50ND 230.182 2.301.824 2.532.006 1250 28/11 Thanh toán PN 150 2.000.000 2.000.000 Cộng số P/S 230.182 2.301.824 2.532.006 2.000.000 2.000.000 Số dư cuối tháng 755.222 Ngày Tháng năm 2009 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi đã mở các sổ chi tiết cho từng đơn vị bán, căn cứ vào số liệu trên sổ này kế toán ghi vào NKCT số 5. Nhật ký chứng từ số 5 được mở cho tất cả các đối tượng người bán, mỗi nhà cung cấp được ghi 1 dòng.
Tương ứng với 2 hình thức sổ chi tiết theo dõi người bán, hình thức NKCT số 5 ở công ty cũng được mở thành 2 loại:
♦ NKCT số 5 - ghi có TK 331.1 -Nhà cung cấp trong nước ♦ NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 -Nhà cung cấp ngoài nước.
Cơ sở và phương pháp lập 2 hình thức trên là như nhau nhưng NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 “Nhà cung cấp ngoài nước” có thêm các cột giá trị tính bằng USD.
♦ Cơ sở và phương pháp ghi:
♦ Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 mở tháng trước để ghi số dư nợ hoặc dư có thích hợp.
* Dư nợ: Phản ánh số tiền Công ty trả trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa.
* Dư có: Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán ♦ Số phát sinh trong tháng:
* Phần ghi có TK 331 ghi nợ các TK: được lấy từ dòng tổng cộng của các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán phần “PS có TK 331 nợ các TK” để ghi vào các dòng, cột tương ứng.
* Phần ghi nợ TK 331 ghi có các TK: lấy từ tổng cộng ở sổ chi tiết phần “PS nợ TK 331, có các TK”.
♦ Số dư mỗi tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng đơn vị bán.
Số dư = Số dư đầu + PS có TK - PS nợ TK 331
Đến cuối tháng: Kế toán thanh toán tiến hành cộng số phát sinh nợ và có của tất cả các đơn vị cũng như số dư đầu tháng và cuối tháng. Số liệu này sẽ được ghi vào sổ cái TH các TK liên quan.
Tháng 11 năm 2009
Ghi có TK 331.1 - phải trả cho đơn vị người bán trong nước
TT Tên đơn vị hoặc người bán hàng
Số dư đầu tháng
Ghi có TK 331-ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Số dư cuôi tháng Nợ Có TK 133 TK 152.1 TK ... Cộng có TK 331 TK 111 TK 311 Cộng nợ TK 331 Nợ Có 1 Công ty Litex 213.216 230.182 2.301.824 2.532.006 2.000.000 2.000.000 745.222 2 Công ty Nhật Thành 4.501.097 2.887.100 28.871.000 31.758.100 25.926.671 25.926.671 10.332.526 3 ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... Tổng cộng ... .... .... 335.977.588 ... ... ... ... ... ... Ngày Tháng năm 2009 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên)
- Đối với các nghiệp vụ mua ngoài và các khoản chi phí thu mua NVL như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay thanh toán bằng tiền tạm ứng, Công ty không mở NKCT số 1, 2, 10 mà lập bảng kê chứng từ.
VD: Trích bảng kê chứng từ tháng 11/2009.
Trích bảng kê chứng từ tháng 11 năm 2009
Ngày C.Từ Diễn giải Số tiền ĐK Nợ ĐK Có
6/11 170 Công ty vận tải Duyên hải cước
vận chuyển HĐ 92056 1.164.580 152.1 112.1
... ... ... ... ... ...
Cộng 25.715.907