tiểu luận quản trị công sở

House 2004 định nghĩa rằng nhà lãnh đạo là cánhân có khả năng gây ảnh hưởng, kích thích và khuyến khích người khác đóng góp vàocác hoạt động có hiệu quả và thành công của tổ chức họ trực

MỤC LỤC

I KHÁI QUÁT CHUNG 4

1 Định nghĩa nhà lãnh đạo 4

2 Các phẩm chất của một nhà lãnh đạo 4

2.1 Tự tin 4

2.2 Tham vọng 4

2.3 Quyết đoán 5

2.4 Tính kỷ luật 5

2.5 Sự kiên trì 5

2.6 Can đảm 5

2.7 Có tầm nhìn xa 6

2.8 Biết lắng nghe – khiêm tốn 6

2.9 Khả năng đánh giá con người 7

2.10 Giỏi phát triển nhân tài 8

2.11 Khả năng phân công công việc và giải quyết các xung đột 9

2.12 Có tính tuân thủ triệt để 9

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động, hiệu quả và phát triển công sở 10

3.1 Hoạt động giao tiếp của nhà lãnh đạo có ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động công sở 11

3.2 Yếu tố con người có tác động to lớn đối với hiệu quả hoạt động và sự phát triển công sở Vì để có một nền công sở phát triển cần chú ý các yếu tố ảnh hưởng đến con người 13

3.3 Công tác thông tin ảnh hưởng đến hoạt động của công sở 15

3.4 Các yếu tố điều kiện làm việc yêu cầu sử dụng để tác động hiệu quả hoạt động công sở 18

II VAI TRÒ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO TRONG SỰ PHÁT TRIỂN CÔNG SỞ20 1 Thực trạng vai trò của người lãnh đạo trong công sở hiện nay 20

1.1 Ưu điểm 20

1.2 Nhược điểm 21

2 Vai trò của người lãnh đạo trong công sở 23

2.1 Vai trò quan hệ với con người 23

2.2 Vai trò thông tin 23

2.3 Vai trò quyết định 24

3 Đánh giá 24

4 Biện phát nâng cao vai trò của người lãnh đạo 26

III KẾT LUẬN 28

MỞ ĐẦU

Trong xu hướng hiện đại hóa, tri thức hóa xã hội như hiện nay trên toàn cầu, chúng

ta không thể phủ nhận vai trò to lớn và ý nghĩa quan trọng của con người trong tổ chứcnói chung, tầm quan trọng của người lãnh đạo trong hoạt động của các tổ chức cũng nhưđảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của các tổ chức, công sở nói riêng Đối với việcphát triển của một tổ chức hay cộng đồng và cao hơn nữa là cả một quốc gia, thì nhà lãnhđạo luôn có vai trò hết sức quan trọng Người lãnh đạo như ngọn hải đăng, là kim chỉ nam

và vẽ ra con đường xán lạn để nhân viên cùng tiến về phía trước Họ cũng là người tạo ra

cơ hội cho mọi sự thành công, chia sẻ quan điểm, hạt nhân truyền cảm hứng cho mọingười Người lãnh đạo luôn chấp nhận thách thức, thử thách với hiện thực Họ tìm kiếmnhững hướng đi mới, ngày càng nâng cao quy trình hoạt động của mình, chấp nhận rủi ro

và chấp nhận cả những thất bại Thực tế ít ai biết đến vai trò to lớn của người lãnh đạotrong tổ chức Sự nhận thức của tuyệt đại đa số nhân viên thì trên thực tế người lãnh đạo

có vai trò và ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và sự phát triển của công sở, nên nhà lãnhđạo cần hội tụ những phẩm chất và kĩ năng cần thiết nhất để duy trì tốt hoạt động củacông sở

Tác giả Howard Gardner trong cuốn sách "Leading minds" - viết về một số nhàlãnh đạo vĩ đại của thế kỷ XX, gọi lãnh đạo là "một cá nhân mà có ảnh hưởng đến suynghĩ, cảm xúc và hành vi của con người thông qua lời lẽ hoặc minh chứng cá nhân"

I KHÁI QUÁT CHUNG

1 Định nghĩa nhà lãnh đạo.

Dù nhìn nhận theo cách nào, thì một nhà lãnh đạo phải đảm bảo được 3 yếu tố: khảnăng tạo tầm nhìn, khả năng truyền cảm hứng và khả năng gây ảnh hưởng Hiểu một cáchđơn giản, nhà lãnh đạo là người có khả năng tạo ra tầm nhìn cho một tổ chức hay mộtnhóm và biết sử dụng quyền lực của mình để gây ảnh hưởng cho những người đi theothực hiện tầm nhìn đó Tùy theo từng khía cạnh nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu có cácđịnh nghĩa khác nhau về nhà lãnh đạo

Theo Stogdill (1974), nhà lãnh đạo phải luôn được định nghĩa cùng với sự ràngbuộc của tính cách , cách ứng xử, ảnh hưởng đối với người khác, các chuỗi hoạt độngtương tác, quan hệ, vị trí quản lý, và nhìn nhận của người khác về tính hợp pháp củaquyền lực và sự tạo dựng ảnh hưởng House (2004) định nghĩa rằng nhà lãnh đạo là cánhân có khả năng gây ảnh hưởng, kích thích và khuyến khích người khác đóng góp vàocác hoạt động có hiệu quả và thành công của tổ chức họ trực thuộc

Theo Maxwell thì định nghĩa nhà lãnh đạo là người có khả năng gây ảnh hưởng Trong bất cứ tình huống nào, một nhóm từ hai người trở lên luôn luôn có một người cóảnh hưởng nổi bật, người đó là lãnh đạo Vì vậy, mỗi chúng ta đều gây ảnh hưởng và bịảnh hưởng từ người khác Điều này có nghĩa là: tất cả chúng ta lãnh đạo người khác trongmột vài lĩnh vực; ngược lại, ở một số lĩnh vực khác chúng ta được người khác dẫn dắt.Không ai nằm ngoài quy luật này: hoặc là nhà lãnh đạo hoặc là người bị lãnh đạo Nhàlãnh đạo có thể xuất hiện ở mọi vị trí, từ những người có chức vụ quan trọng đến nhữngngười có vị trí bình thường như chủ tịch nước, tổng thống, vua, các bộ trưởng, chủ tịchcác tập đoàn đa quốc gia, giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng, nhân viên, thuyềntrưởng, cha xứ, giáo chủ một giáo phái, hay thậm chí là đội trưởng đội bóng, cha mẹ tronggia đình, trưởng nhóm trong một nhóm bạn học Có thể thấy lãnh đạo luôn xuất hiệntrong các nhóm hoặc tổ chức với tư cách là người đại diện, dẫn

-2 Các phẩm chất của một nhà lãnh đạo.

2.1 Tự tin

Tự tin là hoàn toàn tin tưởng vào bản thân, là nhận thức và nắm rõ được bản thânmình, chứ không có nghĩa là tin tưởng bản thân một cách mù quáng Sự tự tin là đặc điểmđầu tiên mà mọi người thấy ở bạn Việc phát huy sự tự tin luôn là bước khởi đầu để trởthành một nhà lãnh đạo giỏi Hiểu chính bản thân mình và tin tưởng chắc chắn vào chínhmình, vào khả năng của chính mình Thể hiện sự tự tin trong khả năng của bạn để hoànthành các nhiệm vụ khó khăn hoặc đáp ứng những thử thách Nhưng đừng quá tự tin quámức vì đây là bước đầu tiên dẫn tới sự kiêu ngạo

2.2 Tham vọng

Những người lãnh đạo giỏi là những người có cái đầu chứa đầy tham vọng vềquyền lực, những người muốn tạo ra được một cái gì đó còn tồn tại lâu hơn chính bản

thân họ Điều này khác với mong muốn làm nổi bật bản thân Tham vọng này tạo ra mộtđộng lực và nỗi ám ảnh không ngừng về việc phải thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ củamình – đây là những tố chất cần thiết của người lãnh đạo.

2.3 Quyết đoán

Quyết đoán không phải là độc đoán và quyết đoán cũng không phải là hiếu chiếnhay bắt nạt người khác Nó chỉ đơn giản là một cách để bạn có thể đứng trên quan điểmcủa mình và không để bị chi phối bởi những người có thể lợi dụng bạn Đồng thời quyếtđoán là tôn trọng cảm xúc và ý kiến người khác… Là người đứng đầu, bạn được trôngchờ trong việc đưa ra những quyết định quan trọng trong khi những người khác thường cốgắng tránh xa nó Bởi vậy, cho dù những quyết định này đôi khi sẽ tạo ra những tác độnglớn ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa bạn và những người xung quanh mình thì bạn cũngphải sẵn sàng chấp nhận điều đó Sự do dự, cả nể trong cách đưa ra quyết định có thể dẫnbạn đến những sai lầm khi tạo tiền lệ xấu dẫn đến việc làm mất đi cái “uy” trong vị thế làngười lãnh đạo của bạn Đôi khi bạn cũng cần nhẫn tâm một chút trong việc sa thải mộtnhân viên nào đó vì hành động của anh ta gây tổn hại lớn đến lợi ích của công ty

2.4 Tính kỷ luật

Khi nói đến tính kỷ luật, nhiều người cho rằng: người có tính kỷ luật luôn cứngnhắc và thiếu linh hoạt Thế nhưng thực ra, kỷ luật là một trong những thuộc tính tích cựcnhất mà con người có được Người ta cũng đã đưa ra định nghĩa về tính kỷ luật như sau:

"Kỷ luật là sự rèn luyện giúp chúng ta tự sửa chữa, tạo khuôn nếp, tạo sự mạnh mẽ hoặcgiúp chúng ta trở nên hoàn hảo hơn" Tất cả mọi người chúng ta ai cũng có thể thửnghiệm điều này Khi tự giác áp dụng kỷ luật với bản thân, chúng ta sẽ nhận ra rằng mìnhđang kiểm soát những hành động và cả suy nghĩ của chính mình Chính bản thân chúng ta

có thể quyết định mình sẽ làm gì, làm như thế nào và khi nào sẽ hoàn thành những mụctiêu đã đặt ra Nhà triết học Erich Fro mm từng nói: “Không có tính kỷ luật, cuộc sốngcủa chúng ta sẽ trở nên chao đảo và thiếu tập trung Nếu hành động của chúng ta tùy theotâm trạng và ý thích của chúng ta thì tất cả những điều đó không hơn gì một thú tiêukhiển” Ông còn nói rằng, chúng ta sẽ chẳng bao giờ trở nên xuất sắc nếu ta không thựchiện những điều chúng ta đặt ra, những mục tiêu mà chúng ta hướng tới với tinh thần kỷluật tự giác cao Là một người lãnh đạo, để có thể “lãnh đạo” được người khác, hiển nhiênchúng ta phải “lãnh đạo bản thân” chúng ta-điều này chỉ thực hiện được khi chúng ta cóđược tính kỷ luật trong các hoạt động của bản thân Nâng cao tính kỷ luật trong mọi hoạtđộng sẽ giúp ta sống mạnh mẽ hơn, làm cho mọi người xung quanh nể phục, tin tưởngvào chúng ta hơn

2.5 Sự kiên trì

Người lãnh đạo không bao giờ đầu hàng khó khăn khi chưa thật sự đối đầu với nó.Mọi thứ không phải luôn luôn dễ dàng đối với bạn và bởi vì bạn là người đứng đầu nênbạn cần biết thử trải nghiệm thật nhiều cho đến khi nào thành công thì thôi

2.6 Can đảm

Phải biết thừa nhận sai lầm của mình Dù là người lãnh đạo tài giỏi đi nữa thì đôikhi sai lầm vẫn xảy ra Những lúc như vậy người lãnh đạo cần thừa nhận sai lầm củamình một cách khéo léo để không mất đi cái uy nhưng vẫn giữ được sự chân thành Khi

đó nhân viên sẽ cảm thấy thông cảm với sếp và nhanh chóng cùng sếp giải quyết khókhăn Người lãnh đạo không nên quá phụ thuộc vào nhận xét hay đánh giá của nhân viên

để điều chỉnh mình Cần phải thể hiện rõ vai trò của mình khi đối mặt với các vấn đề quantrọng sống còn Điều cốt yếu là tin tưởng vào những điều đúng đắn rồi nhân viên sẽ tựthấy họ đã không chọn lầm người lãnh đạo

Chấp nhận thách thức Người lãnh đạo luôn chấp nhận thách thức, thử thách vớihiện thực Họ tìm kiếm những hướng đi mới, ngày càng nâng cao quy trình hoạt động củamình, chấp nhận rủi ro và chấp nhận cả những thất bại Nhiều người không dám mạohiểm bởi vì họ sợ phải nhận lấy thất bại Tuy nhiên, nếu bạn là một người lãnh đạo cótham vọng, bạn cần phải tự hỏi chính mình rằng liệu sự mạo hiểm đó có đáng giá haykhông? Nếu cảm thấy sự liều lĩnh của mình là đáng bõ công, bạn cần biết vượt qua ràocản tâm lý lo sợ, e ngại và dũng cảm đương đầu với thử thách Nếu thử thách là quá khó,hãy dành thời gian cho việc lên kế hoạch “tác chiến”, càng có nhiều sự chuẩn bị, mức độmạo hiểm trong tình huống của bạn càng được giảm bớt

2.7 Có tầm nhìn xa

Người lãnh đạo có tầm nhìn xa là người tiên liệu được những vấn đề có tính “đónđầu” trước khi những vấn đề này trở thành “phổ biến” trên thương trường Họ phải làngười giỏi "thuật tính nước cờ" trong việc vạch chiến lược trên thương trường cho doanhnghiệp Các nhà quản lý phải học! Phải học không ngừng nghỉ trong suốt thời gian đảmđương vai trò nhà quản lý và trong cả cuộc đời Việc cập nhật kịp thời những kiến thứchiện đại và thông tin xã hội, thông tin thương trường liên quan đến công việc kinh doanh

là một đòi hỏi bắt buộc đối với các nhà quản lý trong thế giới phẳng nếu họ không muốn

bị cuộc chơi đào thải Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc tài năng của nhà lãnh đạobởi sự quyết đoán và tầm nhìn xa trông rộng của người lãnh đạo Bởi xã hội có nhiều biếnchuyển, xu thế phát triển có nhiểu mới mẻ đòi hòi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiếnlược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu và những khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa ra

kế hoạch tiến triển công việc Nếu không có khả năng phán đoán tương lai thì sẽ rất khó

để đưa ra tầm nhìn, chiến lược phát triển lâu dài cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, tínhquyết đoán trong mọi công việc sẽ giúp cho họ có những quyết định kịp thời và sáng suốt

2.8 Biết lắng nghe – khiêm tốn

Trên thực tế, lắng nghe là một trong những điều quan trọng nhất mà tất cả các nhàlãnh đạo đều cần phải có Khả năng này còn quan trọng hơn các kỹ năng khác mà songhành với diễn thuyết, phát biểu Bởi vì lắng nghe chứng tỏ một hình thức tổ chức kháthuận lợi cho việc phát biểu trước quần chúng Nếu biết cách lắng nghe thì bạn sẽ nhậnđược ý kiến phản hồi từ rất nhiều người mà bạn có thể quan tâm đến trong công việc haychính cương vị lãnh đạo mà bạn đang gánh vác Dành thời gian lắng nghe ý kiến của cácnhân viên là cách dễ dàng nhất giúp lãnh đạo thể hiện được sự quan tâm và quan hệ thânthiện giữa sếp và nhân viên Đó cũng là cách tốt nhất để phá bỏ rào cản giữa quan hệ cấp

trên và cấp dưới Biết là thế nhưng không phải ông sếp nào cũng làm được Lắng nghetích cực Trước hết, bạn phải hiểu rằng mọi người đều có nhu cầu được lắng nghe, và bạn

là lãnh đạo bạn càng cần phải lắng nghe Bởi vì, khi bạn lắng nghe tích cực và tham giavào câu chuyện thì bạn sẽ biết chuyện gì đang xảy ra, hơn nữa nhân viên của bạn sẽkhông có cảm giác rằng bạn là người cái gì cũng biết và không chịu nghe ai cả Vậy làmthế nào để có thể lắng nghe tích cực? Kỹ năng lắng nghe có thể học hỏi dần dần Trướchết, bạn hãy khuyến khích nhân viên của bạn nói Khi họ kết thúc câu chuyện của họ, bạnđừng vội quay câu chuyện về phía mình mà t iếp tục câu chuyện của nhân viên bằng ánhmắt, nụ cười, thái độ, nét mặt của bạn, hỏi những câu hỏi xung quanh câu chuyện mà haingười đang trao đổi Cử chỉ thân thiện, ánh mắt nhìn thẳng vào người đang nói chuyện,hay đặt câu hỏi là thể hiện sự quan tâm của bạn, là cách nghe hiệu quả nhất Người đốidiện sẽ biết rằng bạn thực sự quan tâm tới những gì mà họ đang trình bày Rất có thểtrong khi họ đang nói hay đang tranh luận về một vấn đề những ý tưởng chợt loé lên trongđầu bạn, bạn cần phải kiểm soát được những ý nghĩ này Tốt nhất là tập trung được 100%vào những gì mà nhân viên nói, nếu không cũng phải kiểm soát những ý nghĩ trong đầucủa bạn Bạn có thể thể hiện sự quan tâm bằng cách nói: "điều đó nghe có vẻ thú vị đấy,hãy nói cho tôi nghe về vấn đề đó sâu hơn một chút được không, tôi rất quan tâm tớinhững trình bày của bạn, nói chuyện với anh lúc nào cũng thú vị, tại sao bạn nghĩ họ sẽđưa ra quyết định như vậy? "Trở thành người lắng nghe tích cực là bạn đồng thời thểhiện qua lời nói, cử chỉ và cảm xúc trên khuôn mặt bạn Bạn không thể nói bạn quan tâmtới câu chuyện của ai đó mà khuôn mặt bạn căng thẳng và cau có, hay lơ đễnh Tuy nhiênlắng nghe tích cực cũng có nghĩa là bạn biết điểm dừng của cuộc nói chuyện Một khi bạn

đã nổi tiếng là người lắng nghe tích cực thì nhân viên sẽ xếp hàng dài để trình bày những

ý tưởng của họ, thậm chí là đơn giản chỉ cần một người lắng nghe họ mà thôi Có nhiềuphương pháp để lắng nghe mà vẫn không bị quá tải, không tiêu tốn nhiều thời gian vàkhông làm ảnh hưởng tới công việc trong bộ phận của bạn Bạn có thể nói với nhân viên:

- Cảm ơn anh đã trao đổi vấn đề này với tôi! - Thật hay là anh đã cho tôi biết điều đó, xincảm ơn anh! - Tôi sẽ suy nghĩ về đề xuất của anh và sẽ báo lại với anh sớm nhất có thể.Đôi khi bạn thấy cấp trên của bạn đang trao đổi với bạn về một vấn đề gì đó, họ đưa tayđặt lên chiếc điện thoại mặc dù không có tín hiệu cuộc gọi nào cả, hành động này là mộtcách nói gián tiếp: "Tôi sẽ phải gọi điện thoại ngay khi bạn rời khỏi văn phòng của tôi“.Một cách khác là trong quá trình chuyện trò thỉnh thoảng bạn cứ cầm một tờ giấy lênxem, như vậy cũng ngầm nói với người nhân viên nên kết thúc câu chuyện, bởi vì lãnhđạo còn có việc khác cần giải quyết Cách nữa là bạn có thể kéo ghế và gần như chuẩn bịđứng dậy Nếu nhân viên quá nhiệt tình hứng thú với câu chuyện bạn có thể kéo ghế vàđứng lên Hành động này có vẻ như rất thẳng thắn và hơi bất nhã, song bạn không còn sựlựa chọn nào khác Nếu tất cả các cách trên vẫn chẳng có tác dụng gì, bạn nên nói thẳngvới nhân viên của mình: "Tôi thực sự vui khi trao đổi với anh/chị về vấn đề đó song tôinghĩ là tôi còn có công việc khác phải hoàn thành và bạn cũng vậy" Nếu bạn đã có mộtthời gian dài giao tiếp với một ai đó và họ luôn nói rất nhiều, thì hãy đặt ra quy định vềthời gian, và nói trước với họ Giả sử trong khoảng thời gian đó công việc vẫn chưa đượcgiải quyết hết, bạn hãy xin lỗ i và hẹn dịp khác khi cả hai có nhiều thời gian hơn Ai cũngthích nói chuyện với người biết lắng nghe Là lãnh đạo, điều này càng đúng!

2.9 Khả năng đánh giá con người

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của người lãnh đạo là dành thời gian củamình để tìm hiểu người làm việc cùng mình Phán đoán xem ai sẽ là người làm việc hiệuquả nhất trong vị trí nào Giống như rất nhiều khía cạnh khác của loại nghề nghiệp đỉnhcao này, việc phán đoán đòi hỏi người lãnh đạo phải huy động cả trực giác lẫn kinhnghiệm của bản thân

2.10 Giỏi phát triển nhân tài

Giỏi phát triển nhân tài là một phẩm chất cần thiết của người lãnh đạo Người tathường học được nghệ thuật lãnh đạo từ một cố vấn dày dạn kinh nghiệm chứ không phải

từ một cuốn sách hay Vì vậy, một người lãnh đạo có tài không chỉ cần phát hiện nên sửdụng những năng khiếu nào của một cá nhân cụ thể mà còn phải là một giáo viên giỏi cókhả năng truyền đạt được kỹ năng của mình cho những người xung quanh đồng thờikhuyên khích những người khác cũng truyền đạt kinh nghiệm cho các đồng nghiệp của

họ Đó là một phương pháp hữu hiệu để tạo ra những người lãnh đạo ở các cấp khác nhautrong bất kỳ một tổ chức nào Biết quan tâm, động viên, cổ vũ cấp dưới Là lãnh đạo, bạn

có biết nhân viên có cống hiến hết mình cho thành công chúng không? Họ có biết ý nghĩa

và tầm quan trọng của công việc họ đang làm không? Họ có cảm thấy được đánh giá đúngvới năng lực bản thân hay không? Hàng ngày họ có đi làm với lòng nhiệt tình và say mêcông việc không? Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động để kíchthích nhân viên làm việc t ích cực, hiệu quả luôn là điều mà các tổ chức ngày nay hướngtới Có thể, bạn bề bộn với trăm ngàn công việc, nhưng đừng quên một cấp trên tốt là phảibiết quan tâm đến cấp dưới của mình Mỗi một nhân viên là một kho tàng tri thức độcđáo, mà nếu cấp trên khéo léo sẽ biết khai thác để đóng góp cho tổ chức Để hiểu xem họmuốn gì, cần gì? Lãnh đạo nên gặp trực tiếp và nói chuyện với nhân viê, hiểu họ cần gì,muốn gì, và đảm bảo cho họ tất cả những gì họ cần để làm công việc của họ cũng là mộtphương pháp để bạn có thể dành sự tin tưởng của nhân viên, và vì thế họ sẽ nỗ lực hếtmình cho công việc Trong một tập thể nhân viên của một tổ chức, trước khi đến làm chobạn, họ là những con người hoàn toàn xa lạ Nguyên nhân nào đã gắn kết họ lại cùng laođộng, cùng vì một mục tiêu phát triển của tổ chức Không ai khác đó chính là bạn - ngườilãnh đạo Ngày nay các tổ chức thường đòi hỏi kỹ năng làm việc theo nhóm ở nhân viêncủa mình Nhưng khi chưa có cơ hội hiểu nhau, hiểu về phương pháp và chuyên môn củanhau, nhân viên của bạn sẽ kết hợp thế nào? Và lúc này đây, những hoạt động tập thể, đôikhi là hoạt động ngoài trời sẽ gắn kết mọi người với nhau hơn Bên cạnh đó, hãy đảm bảorằng những nhân viên của bạn s ẽ được đào tạo những kỹ năng cần thiết để giúp họ cómối quan hệ tốt hơn, không chỉ với cấp trên, mà còn với cả đồng nghiệp và khách hàngnếu có Truyền đạt những điều bạn mong muốn và hy vọng ở họ cũng là việc mà nhữngnhà lãnh đạo nên làm Bạn mong muốn gì ở nhân viên của bạn, chỉ là hoàn thành côngviệc được giao hay còn hơn thế? Vậy hãy để họ hiểu rằng họ ở tổ chức để làm gì, côngviệc họ làm có ý nghĩa thế nào đến sự thành công của công ty Thường xuyên trao đổicông việc không chỉ mang lại hiệu quả cao mà còn giúp bạn và cấp dưới của mình có mốiquan hệ thân thiết Sức mạnh của đoàn kết cũng chính là thành công của tổ chức đó Mỗinhân viên là một cá nhân riêng biệt, có tính cách và trình độ khác nhau Từ những ý

tưởng, rồi sự nhạy bén và tâm huyết với công việc, tất cả đó là những gì họ có thể làm đểgiúp doanh nghiệp thành công và phát triển Nhân viên là tài sản quý nhất của tổ chức.Hãy là nhà lãnh đạo khéo léo, để nhân viên của bạn sẽ hết lòng vì công việc, vì thànhcông chung của tổ chức Một kiểu giao tiếp vượt cấp khác cũng hay được áp dụng là tiếpviên định kỳ mỗi tháng, mỗi quý một lần Giám đốc quy định một ngày cố định trong kỳdành riêng để tiếp nhân viên và công bố cho mọi nhân viên dưới quyền biết Trong ngày

ấy, mọi người có thể xin gặp giám đốc để trình bày những vấn đề có liên quan đến bảnthân và công việc Kiểu giao tiếp vượt cấp này là một con dao hai lưỡi, cần rất thận trọngkhi sử dụng Nó sẽ phát huy tác dụng vô cùng to lớn nếu gặp được giám đốc thực sự quantâm đến cấp dưới, giải quyết những nguyện vọng chính đáng của họ khi những vấn đề nàynằm trong thẩm quyền và vừa sức Ngược lại, khi giám đốc chỉ tiếp nhân viên lấy lệ thìkiểu giao tiếp này lại gây bất lợi cho giám đốc

2.11 Khả năng phân công công việc và giải quyết các xung đột

Công việc của nhân viên được phân công đảm bảo rằng ở lĩnh vực đó họ có khảnăng phát huy được tất cả những kỹ năng của họ, làm việc hiệu quả cao Do vậy là 1 nhàlãnh đạo cần phải nhận biết được sở trường, sở đoản của nhân viên từ đó phân công côngviệc 1 cách hợp lý Thêm vào đó nhân sự giữa các bộ phận cũng phải được đảm bảo,không xảy ra tình trạng thừa thiếu cục bộ Trong hoạt động tập thể thì xung đột là kết quảhoàn toàn tự nhiên và không thể tránh khỏi Nó có thể là xung đột mang lại tác dụng tíchcực nếu mục tiêu của nhóm được thực hiện và cải thiện hoạt động của nhóm Nó có thể làtiêu cực nếu nó cản trở tới mục tiêu và quá trình hoàn thành mục tiêu Và điều này phụthuộc vào khả năng xử lý giải quyết xung đột của người lãnh đạo

2.12 Có tính tuân thủ triệt để

Những nhà lãnh đạo thành công là những người hiểu biết sâu sắc về văn hoá tổchức và biết cách tuân thủ nó Họ coi mình là một phần của văn hóa tổ chức, hay chính làmột người trong cuộc Điều quan trọng nhất trong cách tuân thủ những nguyên tắc mangmàu sắc văn hóa doanh nghiệp ở những nhà lãnh đạo này là sự kết hợp hài hòa thái độ tôntrọng những gì đã có và bản chất lãnh đạo đích thực của mình Họ thường thích nghi bảnthân mình với những nguyên tắc và văn hoá tổ chức bằng cách thể hiện thái độ tôn trọng,đồng thời thu hút sự chú ý của những người xung quanh vào tính chuyên nghiệp trongcách lãnh đạo của mình Song cũng có nhiều CEO đã rất thành công trong việc thay đổinền văn hoá của cả một tổ chức Điều đó có nghĩa là họ đã phải thách thức, đương đầu vớinhững nguyên tắc cũ Tuy nhiên, hiếm có CEO nào lại thực thi tiến trình cải cách bằngnhững thay đổi đột ngột hoặc thành công một cách nhanh chóng Họ khó có thể thực hiện

sự cải tổ trong bất kỳ một lĩnh vực nào, nếu chưa có hiểu biết sâu sắc về văn hoá của tổchức đó Thực tế cho thấy, những vị giám đốc “tồn tại” được sau cuộc cải tổ phải trải quanhững nỗ lực ghê gớm Họ đã biết cách khéo léo thích nghi với những mối quan hệ chằngchịt trong tổ chức của mình Sự thành công của họ cho thấy, ít nhất họ cũng đã được chấpnhận như là một thành viên của tổ chức Khi một khi nền văn hoá khước từ nhà lãnh đạomới, có nghĩa là CEO này đã không tìm ra được phương thức lãnh đạo thích ứng và phùhợp Ngược lại, một nhà lãnh đạo nhất nhất tuân thủ những nguyên tắc của nền văn hoá

cũ, cũng sẽ gặp nhiều nguy hiểm Họ rất dễ đánh mất tính chất đặc trưng trong phong

cách lãnh đạo của mình Vậy nếu là một nhà lãnh đạo, bạn cần làm gì để thành công trongvai diễn cân bằng đầy khó khăn này? Một mặt, bạn cần tiếp tục duy trì được tố chất cánhân trong phong cách lãnh đạo của mình và biết thể hiện con người thực của mình mộtcách khéo léo: bạn là ai, bạn từ đâu đến, điều gì đã làm nên thành công của bạn ngày hômnay? Ai sinh ra cũng đều có cội nguồn Cuộc sống thì không ngừng nảy sinh những tìnhhuống mới, môi trường mới phức tạp và cũng nhiều thử thách Nhưng điều quan trọng làbạn đừng đánh mất nguồn gốc của mình, “ép mình” một cách khuôn mẫu vào môi trườngmới, văn hoá mới, bạn sẽ thất bại Bên cạnh việc tiếp tục duy trì “cái tôi” trong lãnh đạo,bạn cần phải có những hành động, dù là nhỏ nhất để thể hiện sự tôn trọng những nguyêntắc, văn hoá vốn có của tổ chức Đó chính là cách mà những nhà lãnh đạo thành côngchinh phục môi trường làm việc mới và cấp dưới của mình.

Kết luận Tiến sĩ John Maxwell, tác giả của cuốn sách “21 Phẩm chất vàng của nhàlãnh đạo”, đã khẳng định: “ Mọi thành bại đều do nghệ thuật lãnh đạo, song biết cách lãnhđạo mới chỉ làm nên một nửa cuộc chiến Hiểu nghệ thuật lãnh đạo và thật sự lãnh đạo làhai việc hoàn toàn khác nhau.” Chìa khóa biến mỗi chúng ta từ người nắm vững nguyêntắc lãnh đạo thành nhà lãnh đạo đích thực nằm ngay trong tính cách của mỗi chúng ta.Những phẩm chất, tính cách sẽ khơi nguồn, thúc đẩy tài năng lãnh đạo, và tạo dựng thànhcông cho chúng ta Một phần năng lực phát triển mà nhà lãnh đạo có được là nhờ học hỏicác nguyên tắc Đó là các công cụ rất hiệu quả Nhưng muốn đạt đến cấp độ lãnh đạo caonhất, chúng ta phải dựa vào sức mạnh nội tại- phẩm chất làm nên con người chúng ta.Dựa vào sức mạnh nội tại- phẩm chất làm nên con người chúng ta là chìa khóa để đạtđược thành công trong việc lãnh đạo tổ chức của chúng ta

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động, hiệu quả và phát triển công sở

Sự thành công phát triển thành công hay thất bại của cơ quan công sở điều độ phụ thuộc rất lớn vào nhà quản lý lãnh đạo Vậy người lãnh đạo có vai trò như thế nào đối với sự phát triển của công sở?

-Người quản lý sử dụng kỹ năng của mình để liên kết phối hợp với các thành viênmột khối thống nhất và làm cho cơ quan công sở đạt hiệu quả tốt nhất

Ví dụ: nhà quản lý gắn kết được tất cả mọi người trong cơ quan đoàn kết như vậy

sẽ khơi dậy tinh thần tập thể

-Người quản lý lập kế hoạch cho công việc tổ chức công việc khoa học giải quyếtcông việc kịp thời và chính xác đảm bảo định hướng của tổ chức

Ví dụ: nhà quản lý phải lập kế hoạch cho nhân viên của mình để thực hiện nhiệm

vụ của tổ chức Là người đại diện cho tổ chức như vậy họ cần phải giải quyết công viêcchính xác để tránh tổn thất cho tổ chức

-Người quản lý là người giao tiếp với cơ quan tổ chức khác, thiết lạp các mối quan

hệ hợp tác có lợi cho tổ chức của mình

Ví dụ: Bộ Giáo Dục trong qun hệ công việc để tìm nguồn tài trợ các học bổng chocác học sinh, sinh viên

-Người lãnh đạo còn có vai trò tạo niềm tin trong tổ chức Một người lãnh đạo có

uy tín với mọi người thì họ sẽ tin tưởng và làm việc tốt gắn bó với tổ chức đó

Ví dụ: khi giám đốc có uy tín thì được mọi người tôn trọng học tập gương đó đểlàm việc nhằm đạt được mục tiêu đề ra

Ngoài ra hoạt động giao tiếp giúp cho nhà lãnh đạo phát hiện những thay đổi trong

tổ chứcvà có thể kịp thời sửa chữa những sai lầm của tổ chức

3.1 Hoạt động giao tiếp của nhà lãnh đạo có ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động công sở

Giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lí giữa người với người trong xã hội nhằm traođổi thông tin tình cảm, hiểu biết, vốn sống, … tạo nên ảnh hưởng lớn và tác động qua lại

để con người đánh giá, điều chỉnh phối hợp trong công việc

Hiện nay, đứng ở những góc độ khác nhau, mục đích nghiên cứu khác nhau, người

ta đưa ra nhiều quan điểm khác nhau về giao tiếp:

-Giao tiếp là nói điều gì đó với ai

-Giao tiếp là việc chuyển tải các ý tưởng giữa loài người

-Giao tiếp là sự trao đổi thông tin, chia sẻ thông tin và tạo quan hệ

-Giao tiếp còn là giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển nhân cách con người chohoàn chỉnh

Đứng ở góc độ một công ty thì giao tiếp là hành động xác lập mối quan hệ và sựtiếp xúc giữa con người với nhau nhằm thõa mãn nhu cầu nhất định Trên cơ sở thu thậpthông tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sựtác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiềunhất có thể

Còn giao tiếp hành chính là việc xác lập mối quan hệ và tiếp xúc qua lại giữa conngười với con người trong hành chính nhằm thõa mãn nhu cầu nhất định của các nhân, tổchức

Kỹ năng tổ chức lao động của người lãnh đạo, quản lý bao gồm 4 kỹ năng: kếhoạch hóa và phân phối thời gian hợp lý; lập biểu đồ theo dõi công việc; tổ chức hẹ thốngvăn bản và thông tin phục vụ cho công tác quản lý; tổ chức giao tiếp trong hoạt động quảnlý

Như vậy, giao tiếp đóng vai trò là một kĩ năng cơ bản, quan trọng của nhà quản lýnhằm thực hiện hiệu quả tổ chức lao động

Giao tiếp còn rất quan trọng với mỗi cá nhân, nhóm, xã hội Vì không chỉ nhữngcông chức mới mới giao tiếp mà ai cũng cần giao tiếp và giao tiếp hàng ngày

Khi nói đến giao tiếp thì phải bao gồm 2 quá trình: Tạo ra và Hồi đáp lại thôngđiệp

Giao tiếp là quan trọng song nó cần thích nghi với môi trường, với con người

Trong hoạt động quản lý, bất kỳ người lãnh đạo nào cũng phải giao tiếp khi giảiquyết công việc Theo thực tế thì 60-80 % thời gian làm việc của người lãnh đạo là giaotiếp và người lãnh đạo nào muốn quản lý, lãnh đạo có hiệu quả, giải quyết tốt công việcđều phải qua giao tiếp Giao tiếp của người lãnh đạo, quản lý có nhiều mục tiêu khác nhau

và được thực hiện theo nhiều mức độ Có thể nói giao tiếp do yêu cầu chủ quan của ngườilãnh đạo, quản lý với mục tiêu dễ tìm hiểu, làm quen với công việc mới, gặp gỡ với cán

bộ, nhân viên hoặc để khảo sát một đối tác nào đó Cũng có trường hợp giao tiếp là nhằmtrao đổi thông tin, kiểm tra kết quả công việc Có những giao tiếp theo qui định chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan

Trong hoạt động quản lý, giao tiếp là hình thức để chỉ đạo, triển khai công việc,nắm bắt tình hình công việc, phát huy trí tuệ tập thể, đảm bảo tính dân chủ trong cơ quan,công sở Ngoài ra giao tiếp còn tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng caotinh thần tập thể, tạo ra năng suất lao động cao, phổ biến những tư tưởng, quan điểm, bànbạc tháo gỡ khó khăn, uốn nắn, sữa chữa những sai lệch trong giải quyết công việc Giaotiếp trong quản lý cũng nhằm đảm bảo hoạt động thông suốt, tạo điều kiện cho nhà quản

lý xem xét, đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên ngoài

Thông qua giao tiếp, người lãnh đạo trao đổi thông tin kiểm tra kết quả công việc

để có những điều chỉnh hợp lý khoa học, tạo mối quan hệ đồng nghiệp, tạo điều kiệnthuận lợi cho sự phát triển của cơ quan tổ chức

Người lãnh đạo không chỉ giao tiếp nội bộ cơ quan, mà còn phải giao tiếp với môitrường bên ngoài nhằm nắm bắt cơ hội, khả năng thăng tiến; phát triển cơ quan công sở,tránh tình trạng quan liêu, tham nhũng, cửa quyền do vô tình hoặc cố ý Ngoài ra giao tiếpvới môi trường bên ngoài còn xác lập được các mối quan hệ hành chính, thõa mãn nhucầu của cá nhân và của cơ quan, công sở Thực hiện giao lưu, tình cảm, tư tưởng, hiểubiết, thông cảm cho nhau, giúp hiểu nhau hơn và có thể thay đổi quan hệ hành chínhnhằm đạt mục tiêu của cơ quan, công sở

Công việc quản lý luôn gắn liền với thông tin, do vậy hoạt động giao tiếp khôngthể nằm ngoài hoạt động quản lý Để trở thành một nhà quản lý giỏi cần phải hiểu rõ ảnhhưởng của thái độ và hành động của mình đến văn hóa công ty, tâm lý nhân viên như thếnào để có trách nhiệm với bản thân Nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo và nhân viên vềtầm quan trọng của việc truyền đạt và giao tiếp, cũng như vai trò của chính họ trong việctạo môi trường giao tiếp lành mạnh và hiệu quả trong công ty Nâng cao khả năng giaotiếp và truyền đạt quan điểm và mục tiêu mới của tổ chức Tạo điều kiện cho các cá nhântrong tổ chức có thể tự do trao đổi thoải mái về các vấn đề dù lớn hay nhỏ trong tổ chức

mà không cần phải tổ chức họp trong mọi trường hợp Qua đó, chính các nhà lãnh đạo sẽphải rèn luyện khả năng giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp của mình Thường xuyênnhận xét góp ý về cách truyền đạt thông tin theo cách mới đối với hoạt động của tổ chức

để kịp điều chỉnh kịp thời Chúng ta sẽ thấy tác động của những yếu tố trên trong việc gắnkết các thành viên và bộ phận của tổ chức, bởi khi giao tiếp họ sẽ dễ dàng hợp tác vớinhau hiệu quả hơn Qua đó toàn bộ nhân viên sẽ được phổ biến thông suốt về mục tiêu,chiến lược và con đường phát triển của tổ chức, nhờ vậy mà năng lực và nhiệt tình của họ

sẽ được huy động tối đa

Như vậy, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động công sở.

3.2 Yếu tố con người có tác động to lớn đối với hiệu quả hoạt động và sự phát triển công sở Vì để có một nền công sở phát triển cần chú ý các yếu tố ảnh hưởng đến con người

3.2.1 Sự thỏa mãn nhu cầu cá nhân.

Nhu cầu cá nhân của nhân viên trong cơ quan, công sở là đòi hỏi, lợi ích cần thiếtphục vụ cho nhu cầu vật chất và tinh thần của họ Nhân viên làm việc trong cơ quan, công

sở luôn muốn được đáp ứng nhu cầu cần thiết phục vụ cuộc sống Vì thế người lãnh đạođáp ứng nhu cầu của công chức, viên chức sẽ kích thích người cán bộ công chức, viênchức làm việc có hiệu quả

Người lãnh đạo cần thường xuyên tìm hiểu được nhu cầu, đòi hỏi cần thiết chonhân viên, sẽ tạo ra niềm tin, sự quan tâm của lãnh đạo; từ đó thiết lập được mối quan hệtốt đẹp giữa nhà quản lý với nhân viên, giúp cho nhân viên thấy được vai trò của mìnhtrong tổ chức, từ đó họ cảm thấy muốn gắn bó với cơ quan công sở hơn, từ đó thúc đẩyviệc giải quyết công việc, hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức sẽ tốt hơn

Nhà quản lý công sở tìm hiểu, hiểu biết sở thích của nhân viên trong cơ quan,quan tâm tới sở thích của họ Đồng thời tìm biện pháp, đáp ứng một phần nào đó nhu cầu

sở thích của người cán bộ, nhờ đó nâng cao năng suất, chất lượng công việc Tuy nhiêncông sở chỉ tìm hiểu một khía cạnh sở thích nào đó, chứ không thể đáp ứng hết sở thíchcủa từng nhân viên được Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải khéo léo, đưa ra các biệnpháp thích hợp hơn nữa để thúc đẩy hiệu quả công việc của tổ chức

3.2.2 Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng

Một trong những chính sách, biện pháp của công sở để kích thích người cán bộcông chức, viên chức hăng say thi đua làm việc đó là chính sách vật chất, khen thưởng

Công sở tìm ra những người lao động tốt, hiệu quả cao tới hoạt động của cơ quanhoàn thành nhiệm vụ được giao, trao thưởng bằng vật chất hoặc bằng các hình thức khácnhau, đảm bảo những người có công đều được thưởng, nhờ đó kích thích được người cán

bộ công chức, viên chức hăng say làm việc nâng cao hiệu quả công việc

Bảo đảm khen thưởng nghiêm, khách quan, kịp thời và công khai hóa, đúng người,đúng thành tích…tạo điều kiện kích thích cán bộ công chức, viên chức đạt hiệu quả côngviệc cao, từ đó thấy gắn bó với cơ quan, công sở

3.2.3 Các quy chế làm việc.

Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của những ngườigiữ các chức vụ phải làm, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết công việc, tráchnhiệm của cán bộ công chức, viên chức, phối hợp để đạt hiệu quả cao nhất

Các quy chế có đề ra yêu cầu, tiêu chuẩn đánh giá, quan hệ trong cơ quan, tráchnhiệm của cán bộ công chức, cụ thể chính xác, khách quan, sẽ kích thích cán bộ côngchức, viên chức làm việc đạt hiệu quả cao

Quy định cụ thể, phù hợp thực tế yêu cầu công việc, thẩm quyền được giao dẫnđến hiệu quả công việc cao.

Vị thế, vai trò, địa vị chính trị của công sở sẽ ảnh hưởng, tác động tới chất lượng

và hiệu quả làm việc của cán bộ công chức, viên chức

Chức năng, nhiệm vụ, khả năng phát triển kinh tế thực tiễn của cơ quan, công sở sẽđặt ra những yêu cầu cụ thể, buộc cán bộ công chức, viên chức làm việc để tồn tại, gópphần giúp cán bộ công chức, viên chức làm việc đạt hiệu quả cao

Nền văn hóa tổ chức công sở của tổ chức đó, xu hướng phát triển của tổ chức vàmục tiêu, đặc điểm cụ thể sẽ tạo ra tâm lý, ý chí làm việc, kích thích cán bộ công chức,viên chức làm việc đạt hiệu quả cao

3.2.4 Đặc trưng công việc.

Yêu cầu cụ thể của công việc cao hay thấp, sự đòi hỏi trình độ giải quyết công việcphù hợp với trình độ, năng lực của cán bộ công chức, viên chức sẽ làm việc đạt hiệu quảcao hơn

Công việc tốt, hiệu quả lớn sẽ góp phần giúp cho cán bộ công chức, viên chức cótâm lý làm việc Công việc đòi hỏi trình độ vừa phải, mang tính chuyên môn hóa sẽ đặtyêu cầu giải quyết công việc sao cho hiệu quả Vì thế tìm người cán bộ công chức, viênchức phù hợp sẽ giải quyết công việc nhanh hiệu quả hơn

3.2.5 Các mối quan hệ nội bộ trong cơ quan.

Mối quan hệ nội bộ trong cơ quan được giải quyết như thế nào sẽ tác động rất lớntới hiệu quả hoạt động của công sở Mối quan hệ thuận lợi trong công sở, đảm bảo được

sự phối hợp trong giải quyết công việc sẽ rất nhanh và hiệu quả cao

Trong đó quan trọng nhất là quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên Mối quan hệ cán

bộ công chức, viên chức – thủ trưởng cơ quan mà có hiệu quả cao, thì sẽ góp phần tạo ratâm lý, khả năng, tinh thần hăng say làm việc, đạt hiệu quả cao Nếu người lãnh đạo cóquan hệ tốt với cán bộ trong cơ quan và có năng lực chuyên môn tốt thì họ rất thuận lợitrong việc tập hợp quần chúng mà không cần sử dụng nhiều đến quyền lực chính thứcđược giao Khi đó công việc sẽ tiến hành rất hiệu quả Ngược lại, nếu người lãnh đạo phảidựa vào quyền lực để buộc người khác làm việc theo ý muốn của mình thì công việc sẽkhông thành công, sụ ép buộc không phải bao giờ cũng thuận lợi Bởi vì, sự ép buộc màkhông có tinh thần tự giác thì hiệu quả công việc thường không cao

3.2.6 Quyền lực và vai trò của người lãnh đạo.

Người quản lý, lãnh đạo đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hiệu quảhoạt động của cán bộ công chức, viên chức Phản ánh quyền hạn do chức vụ mà Nhànước trao cho người lãnh đạo Ở đây là quyền ra quyết định, thưởng, phạt, điều động cánbộ…trong cơ cấu hành chính cấp bậc càng cao thì quyền lực càng lớn Tuy nhiên, quyềnlực lớn mà sử dụng vào một tình huống không thích hợp vẫn có thể không mang lại hiệuquả mong muốn, thậm chí có thể dẫn đến hậu quả không tốt

Người quản lý ra các quyết định điều hành, chỉ đạo kịp thời, chính xác sẽ góp phầncho cán bộ công chức, viên chức làm việc hợp lý, nhanh và chính xác.

Năng lực và trình độ, phẩm chất chuyên môn của cán bộ công chức trong quá trìnhgiải quyết công việc sẽ góp phần cho cán bộ công chức học hỏi, trao dồi kinh nghiệmtrong quá trình giải quyết công việc, nhờ đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn

Phẩm chất đạo đức chính trị của người lãnh đạo là chỗ dựa tinh thần, hướng ngườicán bộ công chức, viên chức tuân theo và thực hiện trong quá trình giải quyết công việccủa mình

Khả năng điều tiết các mối quan hệ, lãnh đạo và chỉ huy, ra quyết định điều hành,phong cách lãnh đạo tốt hay xấu, sẽ quyết định khả năng làm việc của cán bộ công chức.Nếu người lãnh đạo điều tiết tốt thì hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức, viên chức

sẽ cao và ngược lại

3.3 Công tác thông tin ảnh hưởng đến hoạt động của công sở

Từ trước tới nay thông tin luôn là mối quan tâm của tất cả mọi người, trong hoạtđộng quản lý thông tin càng quan trọng Nhưng thông tin là gì? Hiện vẫn có rất nhiềuquan niệm về thông tin, nhưng chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất, thông tin lànhững nội dung mang lại sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng Hay có thể nói cách khácthông tin là tất cả những gì giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm

Để hiểu rõ thế nào là hệ thống thông tin trong hoạt động quản lý, ta cần phải hiểuthế nào là hệ thống thông tin? Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn tài nguyên baogồm con người, dữ liệu, các trang thiết bị,các chương trình phần mềm hỗ trợ việc nhập dữliệu, xử lý, lưu trữ và truyền phát các kết quả xử lý theo các nguyên tắc xử lý thông tin

Trong hoạt động quản lý, thông tin là vô cùng cần thiết, không chỉ là thông tin vềmột sự vật hiện tương mà bao gồm nhiều thông tin khác nhau về sự vật hiện tượng, tạothành hệ thống thông tin trong quản lý Có thể hiểu một cách khái quát về hệ thống thôngtin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự việc xảy

ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý

đó, về những thay đổi của thuộc tính của hệ thống quản lý với môi trường xung quanh,nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực không gian và thờigian, khách thể quản lý để đạt được muc tiêu thống nhát trong hoạt động quản lý

1.1.1 Vai trò của công tác thông tin tổng hợp thông tin trong hoạt động quản lý

Có thể nói rằng ở mọi nơi, bất cứ lúc nào, bất cứ ai cũng cần thông tin, cũng hànhđộng và ứng xử trên cơ sở thông tin Trong hoạt động công sở cũnh vậy, mọi hoạt độngcủa công sở nói chung và của từng thành viên trong công sở nói riêng đều gắn liền vớithông tin

Quá trình hoạt động quản lý thực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thểquản lý với khách thể quản lý, khi đó chủ thể quản lý nhận các tin tức báo cáo phản ánh