Sự khích lệ của tổ chức và các cá nhân khác chính là nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực của nhân viên, và trong mối quan hệ xã hội chìa khóa của sự thành công luôn là cách kích thí
Trang 1
BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN
Đề bài
Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong
doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành vi tổ chức?
Baì làm
Công ty TNHH Minh Trang được thành lập và cấp giấy phép kinh doanh số
0901000127 ngày 11/09/2001 của Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Ninh Bình, thay đổi đăng ký 1 lần vào ngày 03/12/2003
- Tên gọi Tiếng Việt: Công ty TNHH Minh Trang
- Tên gọi Tiếng Anh: Minh Trang Hand-made Bedding & Dinning Company
- Địa chỉ: Văn Lâm – Làng nghề Ninh Hải – Huyện Hoa Lư – Tỉnh Ninh Bình, Việt Nam (nơi có khu du lịch Tam Cốc – Bích Động)
- Điện thoại: 0303.618.015 Fax: 0303.618.877
- Email: info@minhtrang.com.vn
- Website: http://minhtrang.com.vn/
- Số vốn đầu tư ban đầu là: 1,5 tỷ đồng
Từ một cơ sở sản xuất nhỏ, không có trụ sở, phần lớn dựa vào các hộ dân có tay nghề thêu trong làng Đến nay Công ty đã có cơ sở khang trang tại vị trí thuận lợi, với diện tích mặt bằng là 5.000m2 trong đó đã xây dựng 1.025m2 làm nhà xưởng, 400m2 làm kho chứa hàng, 480m2 làm phòng trưng bày giới thiệu sản phẩm, 200m2 làm văn phòng
Tổng số Lao động của Công ty tại thời điểm 31/12/2010: 329 người (không tính lao động thời vụ)
Trang 2Trong đó: - Lao động gián tiếp: 15 người (có 10 cán bộ quản lý)
- Lao động trực tiếp: 314 người
Trong đội ngũ lao động gián tiếp có 1 thạc sỹ quản trị kinh doanh, 15 người có trình
độ cao đẳng và đại học, đặc biệt số lượng công nhân có trình độ văn hóa thấp còn chiếm tỷ lệ khá cao 18,23% (60/329 lao động)
Về lao động trực tiếp: Hiện tại có trên 45% công nhân thêu thủ công có tay nghề bậc 4/7 trở lên, đặc biệt Công ty còn sử dụng 2 nghệ nhân thêu đã từng đạt giải “Bàn tay vàng” cấp quốc gia
Thống kê nguồn vốn của Công ty trong 3 năm 2008 - 2010
Đơn vị tính: Triệu VND
Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty Minh Trang:
- Minh Trang vươn tới là Công ty thuộc tốp 20 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về sản phẩn thêu tay Phát triển các loại hình sản phầm gần gũi với đời sống Làm hài lòng và thoả mãn khách hàng bằng các sản phẩm thêu mang tính nghệ thuật độc đáo, thân thiện môi trường, chăm sóc sức khỏe, đặc biệt là sản phẩm chăn thêu tay cung cấp ra thị trường trong nước và nước ngoài Thực hiện các chức năng quản trị chuyên nghiệp, linh hoạt, sáng tạo để đưa Minh Trang trở thành thương hiệu lớn
- Con người được coi là nguồn tài sản vô giá, là sức mạnh toàn diện của công ty Tăng cường phát triển nguồn nhân lực, đoàn kết, hợp tác trong công việc, tính kỷ luật và tác phong công nghiệp là giá trị cốt lõi, là truyền thống văn hóa của công ty nhằm đem lại thành công cho doanh nghiệp
Trang 3- Lấy khách hàng là trung tâm với chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, thời gian giao nhận sản phẩm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng là ưu tiên số 1
- Lợi nhuận là yêu cầu sống còn đối với sự tồn tại và tăng trưởng của công ty
Con người luôn là yếu tố quan trọng bậc nhất trong công ty, đặc biệt là những nghệ nhân Công ty hiện đang sử dụng đội ngũ lao động có tay nghề cao Đội ngũ cán bộ quản lý có nhiều kinh nghiệm, trình độ và am hiểu về nghề nghệ thuật độc đáo này, trong những năm gần đây, công tác trẻ hóa đội ngũ cán bộ được lãnh đạo công ty đặc biệt coi trọng Để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ kỹ thuật và điều hành, công ty tổ chức thi tuyển nhằm lựa chọn được những cán bộ thực sự có năng lực, thích ứng và phục tùng tôn chỉ hoạt động của công ty Ngoài ra, công ty cũng thường xuyên cử các cán bộ đi đào tạo ngắn hạn trong nước và nước ngoài nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với ngành thêu thủ công mỹ nghệ, để nâng cao giá trị xuất khẩu các doanh nghiệp trong nước cần đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu sản phẩm theo hướng chú trọng các mặt hàng có giá trị gia tăng cao, giảm dần tỷ trọng hàng thô để nâng tỷ lệ sản phẩm có độ tinh xảo đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường Để đạt được điều đó thì nguồn nhân lực với trình độ tay nghề cao đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của ngành
Do loại hình sản xuất ngành thêu sử dụng rất nhiều lao động thủ công, đặc biệt là nghệ nhân Do vậy vấn đề nhân lực là vô cùng quan trọng Công ty sẽ mở các lớp đào tạo ngay trong làng nghề và các vùng lân cận, sử dụng các lao động này ngay tại nhà họ Công ty cung cấp nguyên vật liệu, dụng cụ, dạy thêu theo mẫu, kiểm tra và nghiệm thu thanh toán tiền công cho thợ Cách làm này tiết kiệm mặt bằng sản xuất nhưng chỉ đảm bảo được các kỹ thuật thêu đơn giản, đối với các sản phẩm đòi hỏi nghệ thuật cao, khắt khe về kỹ thuật phải do thợ lành nghề và nghệ nhân thực hiện Để đáp ứng yêu cầu này Công ty khuyến khích sự học tập lẫn nhau trong quá trình sản xuất, các nghệ nhân truyền nghề và kinh nghiệm cho các thợ, chọn nhân lực đi học tập về quản lý, thiết kế, tạo mẫu thêu
Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào yếu tố quyết định thành công là sự làm việc của nhân viên trong tổ chức Sự làm việc của cá nhân là sự kết hợp giữa năng lực và sự mong muốn của họ để làm công việc đó Dó đó, động lực chính là yếu tố quan trọng
Trang 4kích thích những tiềm năng, nỗ lực làm việc của nhân viên Sự khích lệ của tổ chức và các cá nhân khác chính là nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực của nhân viên, và trong mối quan hệ xã hội chìa khóa của sự thành công luôn là cách kích thích người khác
Động lực là những mong muốn cố gắng đạt được những mục tiêu của công ty và thỏa mãn các nhu cầu cá nhân Một người được kích thích sẽ có những cố gắng để hoàn thành công việc hơn là người không được kích thích Động lực là mong muốn làm cái
gì, ở đâu, những điều này được xác định bằng những khả năng thỏa mãn nhu cầu cho các cá nhân Tuy nhiên cá nhân luôn phải trong tổ chức nhất định và họ chỉ có thể thỏa mãn nhu cầu cá nhân khi tổ chức đạt được mục tiêu Do đó, động lực cá nhân luôn gắn với mục tiêu của công ty
Động lực xuất phát từ việc cố gắng thỏa mãn các nhu cầu chưa được đáp ứng và đó cũng chính là quá trình thúc đẩy động lực Thành phần cơ bản của động lực gồm: Sự
cố gắng của cá nhân, mục tiêu của công ty và nhu cầu cá nhân
Quá trình thúc đẩy động lực nhân viên bắt đầu với những nhu cầu không được thỏa mãn Những nhu cầu không được thỏa mãn là một trạng thái của sự thiếu thốn, là những gì bạn muốn mà không đạt được nên nó gây ra sự ức chế Sự ức chế có hai dạng
là có chức năng và không chức năng Ức chế chức năng là ức chế tiêu cực, dẫn đến những vấn đề về tâm lý cho nhân viên giảm sự cố gắng của nhân viên
Từ sự ức chế chức năng, nhân viên sẽ có những cố gắng phù hợp, tập trung thực hiện công việc để đạt được kết quả của họ Mối liên hệ giữa cố gắng và quá trình thực hiện công việc là khả năng tăng cường sự nỗ lực để đạt được sự thành công trong công việc Khi có sự cố gắng họ có thể đạt được hiệu quả cao trong công việc Tuy nhiên, nếu cố gắng nhiều lần mà không đạt được kết quả thì các ức chế chức năng ban đầu sẽ chuyển thành ức chế không chức năng và gây hại đến tâm lý nhân viên Do đó, công việc của nhân viên phải rõ ràng, việc bố trí công việc phải khoa học, phù hợp với năng lực và phải có sự hỗ trợ đầy đủ, và đào tạo hướng dẫn để cố gắng của nhân viên đạt được hiệu quả
Khi thực hiện công việc, nhân viên hướng đến việc hoàn thành công việc Khi việc hoàn thành công việc của nhân viên với mục tiêu công ty được kết hợp thành một thì
Trang 5sẽ thúc đẩy được động lực làm việc của nhân viên Khi đó, việc nhân viên hoàn thành công việc sẽ dẫn đến mục tiêu của công ty đạt được Do đó, công ty phải có mục tiêu
rõ ràng, có kế hoạch thực hiện mục tiêu cụ thể và đảm bảo nhân viên biết rõ về chúng Qua đó nhân viên biết ý nghĩa công việc của họ và hiểu rõ công ty mong đợi họ cái gì
và họ phải như thế nào để đạt được mục tiêu chung của công ty
Mỗi cá nhân có mục tiêu của mình và chúng liên hệ chặt chẽ với mục tiêu của công ty Khi mục tiêu của công ty được thực hiện, nhân viên có thể được thưởng cho việc làm của mình tương ứng với kết quả đóng góp của họ Phần thưởng này sẽ là sự thỏa mãn cho nhân viên Mục tiêu về phần thưởng của mỗi cá nhân thường lại khác nhau trong khi công ty chỉ có một hệ thống khen thưởng chung cho toàn bộ nhân viên Do vậy phải hòa hợp được hệ thống này với mục tiêu của từng cá nhân Muốn tăng cường động lực, công ty phải đảm bảo cá nhu cầu cá nhân phải được thỏa mãn Để thỏa mãn nhu cầu cá nhân trước hết phải đánh giá chính xác nhu cầu của họ là gì? Có hệ thống đánh giá kết quả làm việc ghi nhận đúng đóng góp, nỗ lực của nhân viên Có hệ thống khen thưởng, chính sách đãi ngộ công bằng theo hiệu quả công việc
Mô hình đặc tính của công việc bao gồm sự thay đổi kỹ năng, xác định nhiệm vụ, ý nghĩa công việc, sự tự quyết định và sự phản hồi cũng là các yếu tố quyết định đến động lực làm việc của nhân viên Kỹ năng phù hợp được đào tạo, nhiệm vụ, ý nghĩa công việc được xác định rõ ràng thì nhân viên sẽ có động lực làm việc hơn Sự tự quyết định càng cao thì càng có động lực Khi nhân viên nhận được những phản hồi về hiệu quả làm việc sẽ giúp họ có động lực hơn trong công việc Một số cách thay đổi
mô hình đặc tính công việc để tạo động lực có thể áp dụng như: Mở rộng công việc, luân chuyển công việc, làm việc tại nhà, làm việc mềm dẻo về thời gian
Việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên thực sự là công việc rất khó nhưng nó quyết định đến sự thành công hay không của công ty Qua lý thuyết nghiên cứu về động lực làm việc trong môn Quản trị hành vi tổ chức này, chúng ta có thể đưa ra một
số gợi ý để có thể áp dụng trong việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên:
Khuyến khích về mặt tâm lý
Thay đổi chức danh có thể là một ví dụ nhỏ về cách khích lệ nhân viên mà không làm doanh nghiệp tốn kém một xu Mọi người thường lấy công việc làm thước đo giá trị
Trang 6bản thân và việc phong cho họ một chức danh mới (ngay cả khi lương, thưởng vẫn giữ nguyên) khiến họ nhuệ khí bừng bừng Nếu để ý, có thể thấy các văn phòng bây giờ nhan nhản các “trợ lý” hoặc “điều phối viên” thay vì “thư ký” Dù công việc chẳng khác gì nhau nhưng “trợ lý” và “điều phối viên” vẫn kêu hơn nhiều
Giao nhiều loại công việc và tăng cường cơ hội học hỏi
Giao nhiều loại công việc và cho nhân viên quyền tự quyết cũng là cách để làm nhân viên thỏa mãn và gắn bó với công ty Việc đào tạo chéo hoặc chuyển sang phòng ban khác dù chỉ trong ngắn hạn có thể làm nhân viên hứng thú hơn Nhiều công ty còn sáng tạo hơn khi trao đổi nhân viên với các công ty khác, tạo cơ hội cho các tình nguyện viên và cho phép nhân viên có các kỳ nghỉ phép
Một cách khác để động viên nhân viên là cho họ cơ hội phát triển bản thân, khuyến khích họ tham gia các khóa đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến, hoàn tiền học phí cho họ Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng một “đào tạo viên” là nhân viên có kinh nghiệm hoặc ở cấp cao hơn để hướng dẫn cho nhân viên cấp dưới Việc đào tạo kiểu này vừa hỗ trợ, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên vừa tiết kiệm chi phí Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thêu mang tính chất thủ công truyền thống, phương pháp đào tạo này vừa đem lại hiệu quả cao, vừa tiết kiệm được rất nhiều chi phí, bằng cách hỗ trợ cho thợ lành nghề, lâu năm đào tạo những người thợ mới vào
“Học hỏi không ngừng” là quá trình cho phép nhân viên hiểu được cơ cấu tổ chức trong mối tương quan với công việc họ đang làm Hiểu được vai trò của mình trong một tổ chức là điều rất có lợi Chẳng hạn như công ty Starbucks khuyến khích nhân viên (những người họ gọi là đối tác) học hỏi về sản phẩm và dịch vụ khách hàng của công ty bằng cách mỗi tuần tặng cho họ nửa cân cà phê Việc này giúp họ hiểu biết hơn về sản phẩm mà công ty bán và có thể truyền đạt kinh nghiệm đó cho những người khác
Cơ hội thăng tiến
Cơ hội được tiến thân và phát triển sự nghiệp cũng là một động lực để nhân viên làm tốt công việc của mình Ví dụ: Một trong những con đường thăng tiến trong Minh Trang là đạt được danh hiệu “Bàn tay vàng” hay thợ thủ công lành nghề được công
Trang 7nhận trên toàn quốc Muốn có được danh hiệu này, nhân viên công ty phải trải qua khá nhiều cuộc thi tài cũng như tham gia các khóa đào tạo bắt buộc
Động lực từ các nhân viên khác và từ cán bộ quản lý
Chủ doanh nghiệp cũng có thể thực hiện các chương trình khuyến khích nội bộ để nâng cao dịch vụ khách hàng và tạo môi trường hòa thuận trong các phòng ban Một công ty đã áp dụng chương trình “Thẻ Bạch Kim” để khuyến khích nhân viên Theo
đó, các cán bộ quản lý được giao những tấm “Thẻ Bạch Kim”, và họ sẽ phát thẻ này cho bất kỳ nhân viên nào hoàn thành vượt mức nhiệm vụ Bản thân một nhân viên cũng có thể yêu cầu cán bộ quản lý tặng thẻ cho một nhân viên khác Khi nhận được thẻ Bạch Kim, nhân viên có thể dùng để đổi lấy những món quà tại phòng nhân sự như miếng lót chuột, cốc uống cà phê hoặc áo phông có logo của công ty
Một chương trình khá phổ biến khác là chương trình “Nhân viên của tháng” Mỗi công
ty đều có tiêu chí riêng cho chương trình này nhưng nhìn chung là để thưởng cho nhân viên có thành tích tốt Các cách thưởng bao gồm thẻ quà tặng, hoa, ảnh trên bảng vàng
và thậm chí là cả một bữa tiệc mừng Tùy vào công ty mà nhân viên của tháng có thể được đề cử bởi sếp hay đồng nghiệp
Thưởng thâm niên cũng là cách hay dùng để khuyến khích những người làm lâu năm Thưởng thâm niên có thể là tổ chức một bữa tiệc, tặng quà, tặng hoa… khi nhân viên
đó làm cho công ty một số năm nhất định Ngoài ra, nếu công ty có bản tin riêng thì có thể đăng thông báo về sự kiện này trên bản tin Sự ghi nhận của lãnh đạo và đồng nghiệp trong trường hợp này sẽ khuyến khích nhân viên đóng góp nhiều hơn cho công
ty
Tạo ra nhiều lựa chọn trong công việc
Xu hướng mới là tạo ra nhiều lựa chọn cho nhân viên như được làm việc với thời gian linh hoạt hoặc được làm việc tại nhà Với những nhân viên phải cân đối giữa công việc
và cuộc sống, thay đổi lịch làm việc vào một thời điểm thích hợp mà không ảnh hưởng đến công việc là một trải nghiệm thú vị vì nó cho phép họ làm các công việc cá nhân
mà không bị quản chế Nhân viên có thể chọn hoàn thành công việc theo kế hoạch của
họ hoặc theo dự án và như thế họ sẽ cảm thấy thỏa mãn hơn
Trang 8Phản hồi kịp thời
Một trong những cách hiệu quả mà ít tốn kém nhất là đưa ra ý kiến về công việc của
họ Đưa ra ý kiến phản hồi, bao gồm cả những ý kiến tích cực về công việc của nhân viên, khen ngợi công việc họ đã làm là cách rất hiệu quả để động viên nhân viên Việc này không nhất thiết cứ phải lên kế hoạch hay thực hiện định kỳ mà chỉ đơn giản là việc trao đổi thường xuyên Nhìn nhận những thành tích của nhân viên và đưa ra lời khen chắc chắn sẽ khiến họ tiếp tục đạt được những thành tích đó
Cá nhân hóa việc khen thưởng
Để thu được kết quả tối đa, các nhà quản lý nên cố gắng cá nhân hóa các hình thức khen thưởng Chẳng hạn, một số nhân viên sẽ cảm thấy có nhiều động lực hơn khi được thưởng tiền nhưng một số khác lại thích được tự quyết, được khen ngợi hay được thăng tiến Do đó, tùy vào ý thích của nhân viên mà nhà quản lý chọn cách thức khen thưởng cho phù hợp
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp và trao quyền cho nhân viên
Việc đảm bảo văn hóa doanh nghiệp thực sự đi liền với sứ mệnh và tôn chỉ của công ty
là vô cùng quan trọng Các tiêu chuẩn, giá trị phải có sự cộng hưởng từ trên xuống Sẽ thực sự có lợi khi mọi nhân viên đều song hành với lý tưởng của doanh nghiệp Trao quyền cho nhân viên và khuyến khích sự tham gia của họ là yếu tố quyết định sự tận tâm, tận lực của họ và sự thành công của công ty Tóm lại, việc nuôi dưỡng, phát triển văn hóa doanh nghiệp và trao quyền cho nhân viên không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên mà còn cho cả doanh nghiệp
Qua nghiên cứu thuyết động lực của OB, chúng ta thấy việc tạo động lực cho nhân viên, khích lệ được nhân viên là yếu tố then chốt để thành công, nhưng là công việc rất khó và phức tạp Trong khả năng có hạn và nghiên cứu có hạn tại Minh Trang, tôi cũng chỉ có thể đưa ra biện pháp để thấy rằng cần thiết nhất hiện nay để nâng cao động lực làm việc cho nhân viên Minh Trang là:
Hàng năm Công ty tiếp tục mở các lớp dạy nghề trên địa bàn toàn tỉnh nhằm đào tạo nguồn lao động bổ sung cho nhu cầu sản xuất các đơn hàng lớn Công ty sẽ liên kết với các Hội phụ nữ để dạy nghề theo phương pháp “cầm tay chỉ việc”, tạo việc làm tại
Trang 9chỗ Biện pháp này đã rất thành công tại các công đoạn kỹ thuật đơn giản của các mặt hàng khăn, rèm, chăn, gối… do tận dụng được lao động nông nhàn, chi phí nhân công thấp, không phải bố trí mặt bằng sản xuất
Để có thợ lành nghề và nghệ nhân, Công ty thường xuyên cử lao động đi đào tạo và học công nghệ, kỹ thuật mới, cử đi tham quan nghiên cứu tại các Công ty lớn, hỗ trợ kinh phí cho các nghệ nhân truyền nghề cho thợ có khả năng tiếp thu Công ty có chính sách thưởng đối với những sáng kiến mới trong sản xuất
Chỉ những nội dung nói trên thì không đủ để tạo động lực cho nhân viên Công ty Minh Trang, mà phải áp dụng cả các công cụ khác như: chế độ đãi ngộ phúc lợi, xây dựng môi trường doanh nghiệp mang bản sắc riêng của Minh Trang, tuyên truyền để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, sứ mện của công ty Việc áp dụng hệ thống các công cụ, cách thức theo nội dung nghiên cứu trong OB rất khó khăn nhưng nhất thiết phải thực hiện
và thực hiện sáng tạo để phù hợp với thực tiễn Đồng thời, Minh Trang cũng sẽ không ngừng điều chỉnh để phù hợp với môi trường bên ngoài Chỉ bằng cách duy trì được việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên làm việc, giữ và lôi kéo được những nhân viên giỏi và những người thợ lành nghề, thỏa mãn nhu cầu của người lao động thì Minh Trang mới có thể đạt được mục tiêu và sứ mệnh của mình để trở thành một công
ty có tên tuổi và thương hiệu lớn trong nước cũng như trên thế giới
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình “ Quản trị hành vi tổ chức” – Chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế - ĐH Griggs, Hoa Kỳ
2 Website: http://minhtrang.com.vn/
3 Báo cáo tài chính của công ty năm 2008, 2009, 2010
4 Tài liệu nội bộ của công ty năm 2008, 2009, 2010