Hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi phí tại cảng đà nẵng (tt)

1 MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Việt Nam gia nhập WTO mở nhiều hội thách thức doanh nghiệp Việt Nam Để vượt qua thách thức đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu hoạt động Cảng Đà Nẵng, với vị trí địa lý thuận lợi, hoạt động sản xuất kinh doanh năm qua phát triển ổn định Tuy nhiên, nhiều khó khăn thách thức, chi phí đầu vào ngày tăng, hình thành cảng biển Miền Trung dẫn đến trình trạng chia xẻ thị phần ngày gay gắt, việc kiểm soát nội chi phí chưa đáp ứng nhu cầu quản lý Vì vậy, việc hoàn thiện kiểm soát nội chi phí vấn đề thường xuyên xúc cần quan tâm, nghiên cứu giải cách nghiêm túc Từ thực tế đó, tác giả chọn đề tài “ Hoàn thiện kiểm soát nội chi phí Cảng Đà Nẵng” để nghiên cứu Mục tiêu đề tài Trên sở nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội chi phí Cảng Đà Nẵng, luận văn đề xuất giải pháp cụ thể, khoa học nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống kế toán, hoàn thiện thủ tục kiểm soát với mục đích hoàn thiện công tác kiểm soát nội chi phí Cảng Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nôi chi phí Cảng Đà Nẵng, bao gồm: Môi trường kiểm soát nói chung, Hệ thống kế toán, Các thủ tục kiểm soát -2Phạm vi nghiên cứu: Tại Cảng Đà Nẵng xí nghiệp trực thuộc Phương pháp nghiên cứu đề tài Xuất phát từ quan điểm vật biện chứng, vật lịch sử, luận văn sử dụng phương pháp thống kê so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp đối chiếu để làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu Đóng góp khoa học đề tài Về mặt lý luận: Hệ thống hoá vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội chi phí doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Luận văn đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Cảng Đà Nẵng Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn kết cấu thành chương: Chương Cơ sở lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội chi phí doanh nghiệp Chương Thực trạng công tác kiểm soát nội chi phí Cảng Đà Nẵng Chương Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội chi phí Cảng Đà Nẵng -3CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ - KSNB hệ thống gồm sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu đơn vị - KSNB chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đơn vị đặt - Mục tiêu hệ thống KSNB: bảo vệ tài sản đơn vị; đảm bảo độ tin cậy thông tin; đảm bảo việc thực chế độ pháp lý; đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lý * Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội - Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn nhân tố có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động hữu hiệu sách, thủ tục Các nhân tố chủ yếu bao gồm: đặc thù quản lý; cấu tổ chức; sách nhân sự; công tác kế hoạch; phận kiểm toán nội bộ; uỷ ban kiểm toán nhân tố bên - Hệ thống kế toán: Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu tổng quát sau thực hiện: tính có thật; phê chuẩn; sính đầy đủ; đánh giá; phân loại; chuyển số tổng hợp xác -4Tính kiểm soát hệ thống kế toán thực qua giai đoạn trình kế toán: Lập chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán lập báo cáo tài - Các thủ tục kiểm soát: Là sách, thủ tục mà người quản lý xây dựng để thực mục đích KSNB Thủ tục kiểm soát xây dựng nguyên tắc: phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền phê chuẩn *Kiểm soát nội môi trường tin học hoá - Các rủi ro thường gặp Việc xử lý máy không đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm hay bất kiêm nhiệm Các nhân viên xử lý máy tính có kiến thức sâu chương trình xử lý thực gian lận cách thay đổi sửa chữa chương trình xử lý - Kiểm soát chung hệ thống kế toán máy Bao gồm nội dung chủ yếu sau: + Tổ chức phận môi trường xử lý thông tin máy tính + Kiểm soát khâu bảo trì hệ thống + Phân công quyền hạn chương trình kế toán + Kiểm soát rủi ro liên quan đến hệ thống máy tính - Kiểm soát nội môi trường tin học hoá + Các rủi ro thường gặp: Việc xử lý máy không đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm hay bất kiêm -5nhiệm Ngoài ra, nhân viên xử lý máy tính thực gian lận cách thay đổi sửa chữa chương trình xử lý + Kiểm soát chung hệ thống kế toán máy: gồm sách, thủ tục biện pháp thực áp dụng vào chương trình máy tính thông qua người nhằm ngăn chặn, phát sai sót gian lận toàn hệ thống kế toán + Kiểm soát ứng dụng hệ thống kế toán máy: gồm sách, thủ tục biện pháp thực áp dụng vào chương trình máy tính thông qua người nhằm ngăn chặn, phát sai sót gian lận hệ thống, phân thành loại sau: Kiểm soát liệu đầu vào, kiểm soát trình xử lý liệu, kiểm soát thông tin đầu 1.2 KSNB VỀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP Chi phí toàn hao phí lao động sống lao động vật hoá thể tiền phát sinh trình sản xuất kinh doanh đơn vị mà đơn vị bỏ kỳ định * Các thủ tục kiểm soát nội chi phí doanh nghiệp - Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm kiểm soát trình mua sắm, nhập kho nguyên, nhiên vật liệu; toán; Kiểm soát trình xuất kho nguyên, nhiên vật liệu, vật tư nhằm mục đích: quản lý nguyên, nhiên, vật liệu, vật tư mặt lượng, giá trị theo đối tượng sử dụng, chủng loại, phân xưởng, địa điểm, loại sản phẩm sản xuất ra; Kiểm tra, kiểm soát việc nhập, xuất nguyên nhiên vật liệu; kiểm tra việc cập nhật số liệu, quy trình hạch toán việc lập báo cáo định kỳ doanh nghiệp -6- Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: với mục đích Nhân doanh nghiệp cập nhật cách đầy đủ, kịp thời Sức lao động nhân viên xác định cách đầy đủ thông qua việc chấm công Tiền lương nhân viên doanh nghiệp tính chi trả cách xác, đầy đủ Thủ tục kiểm soát thiết kế tùy thuộc vào hình thức tính lương đơn vị Nếu lương tính theo thời gian việc kiểm soát cần trọng khâu chấm công Nếu lương tính theo sản lượng khoán việc kiểm soát cần trọng khâu tập hợp số lượng sản phẩm hoàn thành - Kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung bao gồm: chi phí tiền lương khoản trích theo lương nhân viên quản lí sản xuất, chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác Kiểm soát chi phí sản xuất chung kiểm soát chi phí - Kiểm soát chi phí quản lí doanh nghiệp: Thủ tục kiểm soát chi phí tương tự thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CẢNG ĐÀ NẴNG - Quá trình hình thành phát triển Cảng Đà Nẵng - Vị trí, vai trò Cảng Đà Nẵng - Đặc điểm hoạt động kinh doanh Cảng Đà Nẵng -72.2 THỰC TẾ KSNB VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát nội Cảng Đà Nẵng 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý - Mô hình tổ chức máy quản lý Cảng - Chức năng, nhiệm vụ phòng ban xí nghiệp 2.2.1.2 Chính sách nhân Cảng Đà Nẵng 2.2.1.3 Công tác lập kế hoạch Cảng Đà Nẵng Vào cuối năm, xí nghiệp thành viên xây dựng tiêu kế hoạch cho năm tới Kế hoạch sản xuất kinh doanh xí nghiệp bao gồm: Kế hoạch chi phí, kế hoạch doanh thu, kế hoạch lợi nhuận Công tác lập kế hoạch toàn Cảng xí nghiệp trọng theo quy định ngành, kế hoạch lập cụ thể, chi tiết hạn mục, xí nghiệp… Vì vậy, kế hoạch lập giúp cho công tác kiểm soát hoạt động cá nhân, phận, xí nghiệp toàn Cảng tốt 2.2.2 Hệ thống kế toán 2.2.2.1 Tổ chức máy kế toán: tổ chức kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán giúp cho phân công lao động chuyên môn hoá, động, nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên 2.2.2.2 Hệ thống chứng từ: sử dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chứng từ ban hành theo văn pháp luật khác -82.2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán Cảng Đà Nẵng thực phần mềm kế toán gồm: Hệ thống sổ kế toán tổng hợp, hệ thống sổ kế toán chi tiết 2.2.2.4 Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài Cảng Đà Nẵng lập theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam chế độ kế toán hành Các biểu mẫu báo cáo tài Cảng Xí nghiệp thực theo quy định Bộ Tài gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo… 2.2.3 Các thủ tục KSNB chi phí Cảng Đà Nẵng 2.2.3.1 Tổ chức thông tin phục vụ công tác KSNB chi phí * Lập dự toán chi phí sản xuất quản lý: lập vào kế hoạch giao năm, sở tập hợp thông tin Phòng chức xí nghiệp, gồm: Chi phí tiền lương, chi phụ cấp, chi phí nguyên vật liệu, công cụ, chi phí nhiên liệu, chi BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn, chi phí điện, nước, chi phí điện thoại, chi sửa chữa thường xuyên, chi ăn ca, chi khác, chi thuê Với việc lập dự toán giúp cho đơn vị biết khoản chi phí kỳ kinh doanh, từ có kế hoạch chủ động công tác sản xuất, điều hành quản lý, đồng thời việc lập dự toán chặt chẽ giúp cho việc kiểm soát chi phí thực xác, hợp lý dễ dàng * Tập hợp chi phí sản xuất:được thực thành quý -9* Các tài khoản sử dụng: Hiện sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài * Các chứng từ phục vụ công tác kiểm soát nội chi phí Chi phí nguyên vật liệu gồm: Phiếu yêu cầu mua vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, hoá đơn, biên giao nhận hàng, phiếu chi… Chi phí nhân công gồm: Phiếu công tác, bảng tổng hợp khối lượng nhân công, bảng toán lương, phiếu chi… Chi phí sản xuất chung gồm: Bảng chấm công, bảng toán lương, phiếu xuất, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước, Hoá đơn điện thoại, phiếu chi… Nhìn chung chứng từ sử dụng đơn vị thực theo quy định chế độ kế toán, phù hợp với đặc điểm ngành, đồng thời nội dung thể rõ ràng, đầy đủ * Các sổ sách báo cáo chi phí sản xuất - Đối với chi phí nguyên vật liệu gồm có: Sổ chi tiết TK621, Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Bảng tổng hợp số phát sinh theo TK621, Sổ chi tiết TK152… - Đối với chi phí nhân công trực tiếp gồm có: Sổ chi tiết TK622, Bảng tổng hợp số phát sinh theo TK622, TK334… - Đối với chi phí sản xuất chung gồm có: Sổ chi tiết TK 627, Bảng tổng hợp số phát sinh theo TK627,… 2.2.3.2 Kiểm soát nội chi phí sản xuất phận Cảng a Kiểm soát nội chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp Nội dung chi phí: gồm loại vật liệu phụ nhiên liệu - 10 Yêu cầu mục đích kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Kiểm tra, xác định chất lượng, số lượng, tình trạng giá trị nguyên vật liệu nhập kho xuất kho cho xí nghiệp Tổ chức quản lý, điều hành theo dõi đối tượng sử dụng, chủng loại, xí nghiệp sản xuất Kiểm tra, kiểm soát việc nhập, xuất nguyên vật liệu; kiểm tra việc cập nhật số liệu, quy trình hạch toán việc báo cáo định kỳ Phân tích tình trạng sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hay lãng phí để đề biện pháp quản lý điều chỉnh Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Kiểm soát chu trình mua hàng nhập kho NVL trực tiếp Chu trình mua hàng nhập kho nguyên vật liệu trực tiếp thực qua bước sau: (1) Căn kế hoạch sản xuất, lượng nguyên vật liệu tồn kho, giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu phê duyệt, Phòng KHĐT lập Phiếu đề nghị mua hàng kèm theo hai bảng báo giá vật tư (2) Ban giám đốc kiểm soát lại đồng ý ký duyệt vào Đơn đặt hàng Hợp đồng, Giấy đề nghị tạm ứng cá nhân tạm ứng cho nhà cung cấp chuyển sang phòng Tài chính-Kế toán (3) Phòng Tài chính-Kế toán kiểm tra hồ sơ liên quan, chuyển tiền tạm ứng cho nhà cung cấp lập Phiếu chi tạm ứng cho người mua hàng phòng KHĐT Phiếu chi lập thành hai liên, liên giữ kế toán tiền mặt liên giao thủ quỹ (4) Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi thực chi tiền, Phiếu chi đầy đủ chữ ký Việc đầy đủ bốn chữ ký nhằm mục đích kiểm - 12 nhà cung cấp giá nguyên vật liệu cách khách quan, mà hầu hết lựa chọn nhà cung cấp quen thuộc Hơn nữa, từ khâu đề nghị mua hàng đến đặt hàng nhận hàng Phòng KHĐT đảm nhận không đảm bảo tính kiểm soát điều dễ xảy gian lận chất lượng hàng hóa không đảm bảo người mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng hoa hồng cho cá nhân * Kiểm soát chu trình xuất kho nguyên, nhiên vật liệu, vật tư (1) Các xí nghiệp vào kế hoạch sản xuất lệnh sản xuất để lập Phiếu đề nghị cấp vật tư (2) Phòng KHĐT, Ban giám đốc xét duyệt Nếu ký duyệt, phòng KHNV lập Phiếu xuất kho (3) Thủ kho vào phiếu xuất kho, tiến hành kiểm tra chữ ký liên quan, tính hợp lý, hợp lệ chứng từ, tiến hành xuất nguyên vật liệu, ký vào Phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho (4) Thủ kho gửi Phiếu xuất kho cho Phòng kế toán để kiểm tra, cập nhật liệu vào máy tính in sổ sách cần thiết (5) Sau nhận nguyên, nhiên vật liệu, vật tư, phận sử dụng tiến hành tổ chức sản xuất, đồng thời thường xuyên kiểm tra việc sử dụng nguyên, nhiên vật liệu, vật tư Hằng ngày, hoạt động tổ chức sản xuất phản ánh đầy đủ vào nhật ký sản xuất nhằm đảm bảo thuận lợi cho việc kiểm soát quản lý - 13 (6) Hàng quý, xí nghiệp tiến hành lập báo cáo nhập xuất nguyên vật liệu trực hoạt động Xí nghiệp gửi phòng Tài chính-kế toán (7) Phòng Tài - Kế toán kiểm tra, đối chiếu với sổ sách liên quan tiến hành nhập liệu vào máy (8) Cuối kỳ, kế toán in bảng kê phiếu xuất, sổ chi tiết TK 621, bảng cân đối nhập-xuất-tồn vật tư… đối chiếu số liệu với thủ kho, phòng nghiệp vụ phận liên quan Qua chu trình cho thấy việc đề xuất việc xuất kho vật tư, hàng hóa thực theo quy trình cụ thể quy định Các lãnh đạo phòng, xí nghiệp liên quan, lãnh đạo Cảng phải kiểm soát phê duyệt phiếu xuất vật tư hợp lý Sổ sách theo dõi việc xuất nhập vật tư mở đẩy đủ phận liên quan nhằm đảm bảo đối chiếu kiểm soát Tuy nhiên bên cạnh số hạn chế chu trình chưa quan tâm đến việc xây dựng mức tồn kho hợp lý cho mặt hàng, điều dể dẫn đến tình trạng thiếu nguyên vật liệu không đảm bảo kế hoạch sản xuất tồn kho nguyên vật liệu nhiều làm phát sinh chi phí lớn không cần thiết b Kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp Nội dung chi phí: gồm tiền lương chính, lương phụ công nhân trực tiếp khoản phụ cấp Yêu cầu kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: ngăn chặn phát kịp thời sai phạm trình tính trả lương Ghi chép tính toán rõ ràng để toán kịp thời xác tiền lương - 14 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp (1) Khi Xí nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công nhân trực tiếp tham gia vào trình cung cấp dịch vụ theo dõi chấm công vào phiếu công tác Phiếu có chữ ký người người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng người duyệt (2) Định kỳ có cán phụ trách có nhiệm vụ tổng hợp phiếu công tác lập bảng tổng hợp số lượng nhân công tham gia vào trình sản xuất, bảng tổng hợp phải có đầy đủ chữ ký bên liên quan (3) Cán phụ trách có nhiệm vụ gửi phiếu công tác bảng tổng hợp lên Phòng Tổ chức tiền lương cán phận xác định kết đạt (4) Sau tính xong, lập bảng toán tiền lương, bảng toán tiền thưởng, bảng khai khoản phải nộp, phải trả khoản trích theo lương trình Ban giám đốc phê duyệt Các bảng tính lập thành hai (5) Phòng Tổ chức tiền lương gửi Bảng tổng hợp tiền lương sang Phòng Kế toán, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ hạch toán lương tháng để xác định khoản chi phí phát sinh (6) Căn vào bảng tính lương duyệt, kế toán nhập liệu vào máy tính (7) Kế toán in Bảng toán lương phiếu chi lương, chuyển Xí nghiệp (8) Bộ phận Kế toán xí nghiệp đối chiếu xác số liệu phiếu chi lương với bảng toán tiền lương để chi - 15 lương cho công nhân Khi nhận tiền, người nhận phải ký tên vào phiếu chi thủ quỹ ký xác nhận chi tiền Cuối kỳ, kế toán in sổ chi tiết TK622, bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản 622 Như vậy, với quy mô rộng lớn tính chất công việc phức tạp Cảng việc kiểm soát chi phí nhân công vấn đề cần thiết Phòng Tổ chức tiền lương xây dựng định mức lao động tiền lương hợp lý để khuyến khích người lao động hăng say làm việc tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm soát chi phí sản xuất Đơn vị thực chi trả lương cho cán nhân viên người lao động theo thỏa thuận Hợp đồng lao động ký, ngày chi trả lương ngày cuối tháng hành Các thủ tục chứng từ để toán tiền lương thực theo quy định trả lương ngành Nhà nước Tuy nhiên bên cạnh việc kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp Cảng Đà Nẵng số hạn chế như: Xí nghiệp giao khoán cho tổ mặt khối lượng nên dẫn đến gian lận tổ kê khống nhân công Cảng khó kiểm soát thời gian ngừng việc, giải lao công nhân c Kiểm soát nội chi phí sản xuất chung Nội dung chi phí: gồm chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn, chi phí ăn ca, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí tiền khác Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất chung - 16 Kiểm soát việc xuất nguyên, nhiên vật liệu, CCDC dùng cho sản xuất quản lý; Tính toán xác đầy đủ chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ chi phí khấu hao, theo dõi chặt chẽ tình hình tăng, giảm đánh giá lại TSCĐ; Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ khoản chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền Thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất chung - Chi phí nhân viên phân xưởng: quy trình kiểm soát giống phần kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí nguyên vật liệu: quy trình kiểm soát giống phần kiểm soát chi phí NVL trực tiếp - Chi phí công cụ, dụng cụ phụ tùng xuất dùng: + Tại Văn phòng Cảng: Khi XN thành viên có nhu cầu sử dụng làm đơn có xác nhận lãnh đạo xí nghiệp gửi lên Phòng Kế hoạch vật tư Trên sở Phòng Kế hoạch vật tư xem xét tiến hành mua sắm gửi cho Phòng Tài kế toán Tại kế toán vật tư tiến hành theo dõi tình hình nhập xuất mặt giá trị vật; sau giao cho Xí nghiệp + Tại Xí nghiệp: nhập kho dụng cụ sau cấp phát lại cho tổ trực thuộc XN Ngoài ra, XN tự mua công cụ dụng cụ, phụ tùng để phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất Trường hợp này, kế toán vật tư XN tiến hành theo dõi sổ chi tiết liên quan - Chi phí khấu hao TSCĐ: Mức khấu hao tài sản cố định tính theo phương pháp đường thẳng - Chi phí sửa chữa TSCĐ: theo dõi chi tiết bao gồm sửa chữa lớn sửa chữa thường xuyên Trong sửa chữa lớn - 17 thuộc quyền định Cảng Đà Nẵng, sửa chữa thường xuyên thuộc trách nhiệm xí nghiệp - Chi phí mua chi phí tiền khác kiểm soát dựa quy định nhà nước Nhìn chung, thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung đơn vị thực tương đối tốt, nhiên quy trình kiểm soát bảo dưỡng sửa chữa TSCĐ Cảng chưa quan tâm đến công tác theo dõi nghiệm thu tình sửa chữa để kiểm soát số lượng chất lượng chi tiết sửa chữa Bên cạnh số khoản chi phí chi phí điện, nước, hay chi phí hội họp, tiếp khách việc kiểm soát mang tính chiếu lệ, qua loa 2.2.3.3 Kiểm soát nội chi phí quản lý văn phòng Cảng Kiểm soát nội chi phí quản lý doanh nghiệp tương tư chi phí sản xuất Các khoản chi thực theo quy định Nhà nước 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KSNB VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG - Chưa có phận thực việc Kiểm tra, KTNB hoạt động đơn vị - Chưa có báo cáo phân tích chênh lệch chi phí thực tế chi phí dự toán - Chưa có lựa chọn, đánh giá lực nhà cung cấp giá nguyên vật liệu cách khách quan, mà hầu hết lựa chọn nhà cung cấp quen thuộc - Chưa trọng đến công tác xây dựng mức tồn kho hợp lý để đảm bảo sản xuất kinh doanh đồng thời tiết khiệm chi phí - 18 - Chi phí nhân công bị gian lận phận có liên quan không thực quy trình chấm công tính lương - Một số thủ tục kiểm soát nội chi phí sản xuất chung chưa trọng dể dẫn đến gian lận làm thất thoát tiền doanh nghiệp CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG - Định hướng phát triển - Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác KSNB chi phí 3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức nhà quản lý hệ thống KSNB Ban giám đốc người kiểm soát tất chi phí phải người làm gương để khuyến khích nhân viên tham gia kiểm soát chi phí phạm vi quyền hạn cho phép Ban giám đốc phải thường xuyên đánh giá, phân tích báo cáo chi phí có cách ứng xử thích hợp với nhân viên việc kiểm soát chi phí, đưa chế độ thưởng phạt hợp lý Làm để nhà quản lý phải thấy việc kiểm soát chi phí Cảng Đà Nẵng không toán giải pháp tài chính, mà giải pháp cách dùng người nhà quản trị - 19 vấn đề sống Cảng thời kỳ hội nhập 3.2.1.2 Xây dựng phận kiểm toán nội bộ: cần thiết lập phận chuyên môn để đánh giá tuân thủ sách thủ tục kiểm soát, phận Kiểm toán nội Phạm vi mục tiêu KTNB phụ thuộc vào qui mô, cấu tổ chức yêu cầu quản lý đơn vị Bộ phận KTNB phải trực thuộc cấp cao đủ để không giới hạn hoạt động Đồng thời phải giao quyền hạn tương đối rộng rãi bảo đảm tính độc lập tương phận kiểm tra Bộ phận hoạt động phòng ban chức riêng, độc lập với phận quản lý điều hànhtrong doanh nghiệp, chịu đạo trực tiếp giám đốc doanh nghiệp 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội chi phí - Hoàn thiện tổ chức máy kế toán - Hoàn thiện hệ thống chứng từ * Thiết lập báo cáo phân tích biến động chi phí - Báo cáo phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phân tích biến động gồm biến động lượng sử dụng biến động giá nguyên vật liệu Sự biến động giá phụ thuộc nguyên nhân khách quan (quan hệ cung cầu thay đổi thị trường, thay đổi sách Nhà nước,…) nguyên nhân chủ quan (chọn chất lượng hàng mua, phương pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho,…) Biến động lượng nguyên vật liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý - 20 nguyên vật liệu, tay nghề công nhân trực tiếp sản xuất, tình trạng hoạt động máy móc thiết bị, điều kiện nơi sản xuất, … Báo cáo phân tích biến động nói phải tiến hành sớm tốt, nhằm phát kịp thời bất hợp lý để điều chỉnh nhằm tìm nguyên nhân đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu chi phí nguyên vật liệu - Báo cáo phân tích biến động chi phí lao động trực tiếp Biến động chi phí lao động trực tiếp phân tích chi tiết thành: Biến động suất lao động,b iến động thời gian nhàn rỗi, biến động đơn giá tiền lương - Báo cáo phân tích biến động chi phí sản xuất chung:gồm phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến Có thể nói việc lập báo cáo phân tích biến động chi phí, tìm nguyên nhân biến động biện pháp có hiệu để tăng cường kiểm soát, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí từ tổ, xí nghiệp, đến toàn doanh nhgiệp 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục KSNB chi phí sản xuất Cảng 3.2.3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí NVL trực tiếp * Hoàn thiện quy trình kiểm soát mua hàng nhập kho nguyên vật liệu Trong quy trình mua nguyên vật liệu không thiết lập yếu tố kiểm soát chặt chẽ đễ dẫn đến gian lận làm thất thoát chi phí doanh nghiệp, đồng thời chất lượng nguyên vật liệu mua vào không đảm bảo Sự gian lận chủ yếu tập trung vào khâu lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng nhận - 21 hàng Vì để hạn chế đến mức thấp gian lận này, công ty cần đưa nguyên tắc tham khảo giá tiêu chuẩn để chọn lựa nhà cung cấp Mặt khác cần phải có tách bạch việc đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhận hàng - Nguyên tắc tham khảo giá + Trước tiến hành mua hàng phải tham khảo giá hai đơn vị có hàng hoá đảm bảo chất lượng, có uy tín phải có báo giá trình lãnh đạo + Giá báo giấy báo giá cho loại hàng hoá phải thống chủng loại, mẫu mã, chất lượng, nhãn hiệu, nhà sản xuất… phải cung cấp hàng mẫu catalogue trình lãnh đạo - Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Thứ nhất, Xem xét uy tín, khả năng, kinh nghiệm Thứ hai, Chất lượng bảo đảm, sản phẩm quy cách, tiêu chuẩn, giá rẻ, có thời gian bảo hành tuỳ theo mặt hàng mua Thứ ba, Khả phân phối, lắp đặt hỗ trợ kỹ thuật nhà cung ứng, dịch vụ hậu tốt Ngoài ra, để tránh sai phạm người mua hàng thông đồng với nhà cung cấp, công ty nên chuyển đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài Khi tiến hành giao nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, cung ứng vật tư phải kiểm tra mặt số lượng, chất lượng, chủng loại …và so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng * Hoàn thiện quy trình kiểm soát xuất kho bảo quản nguyên vật liệu - 22 Việc kiểm soát vật tư tồn kho để đảm bảo cho trình sản xuất diễn liên tục, không bị gián đoạn đồng thời tiết kiệm chi phí quan trọng vấn đề Cảng Đà Nẵng chưa quan tâm mức Để xây dựng mức tồn kho hợp lý, hàng tuần vào kế hoạch sản xuất, hợp đồng với khách hàng, mức tồn kho tại… phòng kế toán phối hợp với phòng kế hoạch vật tư xây dựng mức tồn kho hợp lý Mỗi loại nguyên vật liệu có mức tồn kho không giống nhau, tuỳ thuộc vào số lượng sử dụng, thời gian từ đặt hàng đến hàng kho… Để xây dựng mức tồn kho hợp lý, đơn vị cần lập lịch trình sản xuất cách chi tiết cho tuần Ngoài ra, đơn vị cần xây dựng báo cáo phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định mức biến động lượng hay đơn giá nguyên vật liệu từ xác định nguyên nhân có biện pháp kiểm soát kịp thời 3.2.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí nhân công trực tiếp - Thường xuyên theo dõi khối lượng thực hiện, chất lượng kỹ thuật tay nghề công nhân - Bố trí công việc phù hợp với tay nghề công nhân - Bố trí thêm cán kỹ thuật để giám sát - Đơn vị cần thiết lập báo cáo phân tích chi phí nhân công trực tiếp để đánh giá nhân tố ảnh hưởng đến biến động chi phí nhân công trực tiếp 3.2.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung - Bảng dự toán vật tư phải ghi rõ nước sản xuất vật tư thay Phòng Kỹ thuật-Công nghệ phải nghiệm thu kỹ - 23 thuật vật tư chi tiết sửa chữa gia công mua Bước nghiệm thu quan trọng nhằm kiểm soát chất lượng kỹ thuật khối lượng có với dự toán không - Cần phân tích chi phí sản xuất chung theo tổng số chi phí theo yếu tố để đánh giá thay đổi tỷ trọng khoản chi thực tế so với dự toán - Đối với chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền phục vụ cho sản xuất, đơn vị cần xây dựng định mức chi phí, chế khoán chi nội hợp lý để tạo động lực tăng cường công tác kiểm soát, đề biện pháp tiết kiệm chi phí Cần xây dựng báo cáo phân tích biến động biến phí sản xuất chung định phí sản xuất chung để tìm nhân tố ảnh hưởng dẫn đến biến động khoản mục chi phí 3.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí quản lý văn phòng Cảng Đây khoản mục chi dể gây trường hợp lãng phí, lạm dụng, nên cần thực phương châm tiết kiệm triệt để quản lý khoa học - 24 - KẾT LUẬN Việt Nam đạt thành tựu tăng trưởng kinh tế thời gian qua nhanh chóng thoát khỏi tình trạng nước chậm phát triển, có phần đóng góp không nhỏ hệ thống doanh nghiệp Không dừng lại đó, để đảm bảo khả cạnh tranh thị trường nội địa mở rộng thị trường xuất doanh nghiệp cần phải mở rộng sản xuất kinh doanh phát triển bền vững Chính doanh nghiệp phải tự đổi mà cụ thể làm để hệ thống KSNB hoạt động có hiệu Để nâng cao hiệu hoạt động KSNB chi phí vấn đề mà doanh nghiệp phải quan tâm Tuy nhiên, công tác KSNB chi phí Cảng Đà Nẵng chưa đặt cách có hệ thống Chính vậy, luận văn đặt giải vấn đề KSNB chi phí cách toàn diện Toàn yếu tố hệ thống kiểm soát nội chi phí nhận dạng giải có sở Trên sở hạn chế công tác KSNB chi phí Cảng Đà Nẵng, luận văn đề giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác KSNB chi phí nhằm kiểm soát nguồn lực nâng cao hiệu hoạt động đơn vị Qua luận văn này, tác giả hy vọng nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu công tác KSNB chi phí để nâng - 25 cao sức cạnh tranh, nhằm xây dựng Cảng Đà Nẵng trở thành cảng container quốc tế đại khu vực miền Trung - 26 - ... Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội chi phí Cảng Đà Nẵng -3CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ - KSNB hệ... PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG - Định hướng phát triển - Sự cần thiết phải hoàn thiện. .. tục kiểm soát chi phí tương tự thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CẢNG ĐÀ NẴNG