skkn một số giải pháp nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính trong trường phổ thông

Tại trường phổ thông công tác hành chính không chỉ là đầu mối gắn kết vàđiều phối các hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể trong nhà trường đểtriển khai thực hiện các kế hoạch c

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

TRƯỜNG THPT ĐOÀN KẾT

Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

 Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác

(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

Năm học: 2016 - 2017

BM 01-Bia SKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

––––––––––––––––––

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: NGUYỄN THỊ LIỄU

2 Ngày tháng năm sinh: 06/6/1991

3 Nam, nữ: Nữ

4 Địa chỉ: Trường THPT Đoàn Kết

7 Chức vụ: Nhân viên văn thư

8 Nhiệm vụ được giao: Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ

9 Đơn vị công tác: Trường THPT Đoàn Kết

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cao đẳng

- Năm nhận bằng: 2012

- Chuyên ngành đào tạo: Quản trị văn phòng

III KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Công tác văn thư – lưu trữ

Số năm có kinh nghiệm: 04

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không

BM02-LLKHSKKN

MỤC LỤC

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ………Trang 3

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN Trang

4

1 Cơ sở lý luận ………Trang 4

2 Cơ sở thực tiễn ……… Trang 6

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP…… ………Trang 7

1 Giải pháp 1 Công bố công khai các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyềngiải quyết của nhà trường………Trang 7

2 Giải pháp 2 Tăng cường tiếp nhận và xử lý vướng mắc, kiến gnhị của phụhuynh, học sinh và công dân về các thủ tục hành chính……… ….Trang 8

3 Giải pháp 3 Rà soát, đơn giản hóa các thủ tục hành chính…………Trang 8

4 Giải pháp 4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức thực hiện giảiquyết các thủ tục hành chính……… …Trang 9

5 Giải pháp 5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hànhchính……… Trang 9

IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI ……….Trang 10

V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG…………Trang 10

1 Đề xuất……….….Trang 10

2 Khuyến nghị……….…Trang 11

VI DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……… Trang 12 VII PHỤ LỤC………Trang 13

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CẢI CÁCH THỦ TỤC

HÀNH CHÍNH TRONG TRƯỜNG PHỔ THÔNG

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong bối cảnh toàn cầu hóa “Không có và không thể có” một quốc gia nàođứng tách biệt hoàn toàn với thế giới bên ngoài Bởi vậy trong xu thế hội nhập đểtránh lạc hậu, trì trệ các cơ quan, đơn vị phải nhanh chóng tiếp thu và phát triển cáccông nghệ, kỹ thuật và hoàn thiện hơn các chuẩn nghiệp vụ mới trong đó cải cáchhành chính được coi là cầu nối, là trung tâm điều hành, phối hợp mọi hoạt độngcủa cơ quan, là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong công tác điều hành,quản lý Cải cách thủ tục hành chính là bước đi tiên phong đầu tiên trong côngcuộc đổi mới cải cách hành chính

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác cải cách hành chính, trong nhữngnăm qua Đảng và Nhà nước ta xác định công tác cải cách hành chính là một trong

ba khâu đột phá chiến lược để đưa nước ta phát triển nhanh, bền vững Đảng vàNhà nước đã chỉ đạo các cấp, các ngành không ngừng đổi mới công tác hànhchính, cắt giảm các thủ tục còn rườm rà, chồng chéo, nâng cao tính thống nhất,công khai, minh bạch

Trong lĩnh vực giáo dục đào tạo cải cách hành chính cũng được Đảng vàNhà nước hết sức quan tâm, chỉ đạo, các văn bản hướng dẫn như:

- Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hànhChương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020;

- Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13/6/2013 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sungmột số điều của Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hànhChương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011-2020;

- Chỉ thị số 07/CT-TTg ngày 22/5/2013 của Thủ tướng Chính phủ về việcđẩy mạnh thực hiện Chương trình tổng thể Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn2011-2020;

- Chỉ thị số 13/CT-TTg ngày 10/6/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việctăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấptrong công tác cải cách thủ tục hành chính;

- Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016-2020;

- Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ

về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơquan hành chính nhà nước ở địa phương

Các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của UBND Tỉnh Đồng Nai:

- Quyết định số 2014/QĐ-UBND ngày 29/6/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh vềviệc ban hành Chương trình cải cách hành chính tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2016-2020;

- Quyết định số 61/2015/QĐ-UBND ngày 31/12/2015 của Ủy ban nhân dântỉnh về việc ban hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liênthông tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

- Quyết định số 23/2014/QĐ-UBND ngày 27/6/2014 của Ủy ban nhân dântỉnh về việc ban hành Quy chế phối hợp công bố, niêm yết thủ tục hành chính vàbáo cáo kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

Tại trường phổ thông công tác hành chính không chỉ là đầu mối gắn kết vàđiều phối các hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể trong nhà trường đểtriển khai thực hiện các kế hoạch công tác, chương trình giáo dục, truyền đạt cácquyết định, thông báo của nhà trường đến các đơn vị, cá nhân trong toàn trường màcòn là đầu mối giải quyết công việc của học sinh và phụ huynh Vì vậy để nângcao hiệu quả công tác, giải quyết công việc một cách nhanh chóng, giảm bớt phiền

hà, chồng chéo trong công việc, giảm bớt thời gian chờ đợi trong quá trình giảiquyết công việc cho học sinh, phụ huynh thì cải cách hành chính trong đó cải cáchcác thủ tục hành chính là công tác ưu tiên hàng đầu

Trong các nội dung cải cách hành chính: Cải cách thể chế; cải cách bộ máy;cải cách thủ tục hành chính; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viênchức thực hiện công tác hành chính; cải cách tài chính công và hiện đại hóa côngtác hành chính thì cải cách thủ tục hành chính là thao tác quan trọng trong quản lýnhà nước, trong nhà trường phổ thông thủ tục hành chính là sự thiết lập các thaotác quản lý theo những trình tự, quy trình nhất định Cải cách thủ tục hành chính là

cơ sở và là điều kiện cần thiết để nâng cao hiệu quả cải cách hành chính

Hiện nay thủ tục hành chính ở một số trường phổ thông còn rườm rà, chồngchéo, thiếu tính thống nhất, trùng lặp gây khó khăn, phiền hà cho học sinh và phụhuynh khi giải quyết công việc vì vậy mục tiêu của cải cách thủ tục hành chính làđơn giản hóa các thủ tục, bãi bỏ các thủ tục không cần thiết, tránh chồng chéo,trùng lặp khi giải quyết, tạo bước chuyển biến mới trong khâu giải quyết nhằmgiảm bớt thời gian, giảm bớt thủ tục giấy tờ không cần thiết khi thực hiện từ đónâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác hành chính, góp phần đơn giản hóa, côngkhai, minh bạch, tránh lãng phí khi thực hiện, với mong muốn góp phần tháo gỡ

những khó khăn trong việc giải quyết các thủ tục hành chính,tôi chọn đề tài “Một

số giải pháp nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính trong trường phổ thông” để đồng nghiệp, đặc biệt là đội ngũ viên chức trực tiếp thực hiện công tác

hành chính trong nhà trường phổ thông tham khảo, góp ý từ đó nâng cao hiệu quảcông tác, tạo điều kiện thuận lợi cho công cuộc cải cách hành chính nhà trường,tăng cường ý thức, trách nhiệm đối với bộ phận cán bộ, viên chức thực hiện giảiquyết các thủ tục hành chính

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

1 Cơ sở lý luận

Từ lâu, cải cách hành chính đã được Đảng, Nhà nước hết sức quan tâm vàluôn tạo mọi điều kiện để xây dựng một nền hành chính dân chủ, kỷ cương “Quan

điểm, mục tiêu, nhiệm vụ của cải cách hành chính ở nước ta đã được đề cập trongcác văn kiện Hội nghị Trung ương 8 khoá VII, Hội nghị Trung ương 3 và 7 khoáVIII, trong các nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX và X Hội nghịTrung ương 8 khoá VII xác định cải cách nền hành chính là nhiệm vụ trọng tâmcủa việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước đã đề ra mục tiêu: xây dựng một nềnhành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từng bước hiệnđại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu quả công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hộiphát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựngnếp sống và làm việc theo pháp luật trong xã hội” (Tạp chí Cộng sản)

Cải cách hành chính được hiểu là quá trình cải biến có kế hoạch đồng bộchế độ hành chính cũ, xây dựng chế độ và phương pháp hành chính mới trên cácphương diện: Thể chế hành chính, cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính, đội ngũ cán

bộ công chức và tài chính công nhằmg nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt độngcủa nền hành chính nhà nước Cải cách hành chính cũng được hiểu là hành vi cótính hướng đích của con người nhằm cải biến nền hành chính của quốc gia theohướng hoàn thiện hơn

Cải cách hành chính không phải xóa bỏ hoàn toàn nền hành chính cũ mà xâydựng nền hành chính mới, hiện đại, làm cho hệ thống này trở nên hiệu quả hơn.Phát hiện và xóa bỏ những thủ tục thiếu tính đồng bộ, rườm rà, chồng chéo gâykhó khăn, trở ngại trong việc tiếp nhận và xử lý công việc từ đó nâng cao hiệu quảcông tác, phục vụ người dân tốt hơn và nâng cao hiệu quả khi thực hiện

Để hoàn thiện mục tiêu cải cách hành chính thì cải cách các thủ tục hànhchính là điều kiện, là cơ sở cần thiết để nâng cao hiệu quả công cuộc cải cách hànhchính Vậy thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành chính là gì? Vì sao phảitiến hành cải cách thủ tục hành chính?

Thủ tục hành chính là một loại quy phạm pháp luật quy định trình tự về thờigian, không gian khi thực hiện một số thẩm quyền nhất định của bộ máy nhà nước,

là cách thức giải quyết công việc của các cơ quan nhà nước trong mối quan hệ vớicác cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân

Phải xác định cải cách thủ tục hành chính là nhiệm vụ trọng tâm trong côngtác cải cách hành chính ở trường phổ thông bởi vì:

- Cải cách thủ tục hành chính là một nội dung của cải cách hành chính và lànội dung phản ánh cụ thể nhất, rõ ràng nhất mối quan hệ giữa nhà trường (cơ quanthực hiện thủ tục hành chính) với học sinh, phụ huynh và công dân (người yêu cầugiải quyết thủ tục hành chính), chính vì mối quan hệ này mà thủ tục hành chính lànội dung có nhiều phản ánh, kiến nghị và bức xúc nhất của công dân

- Trong điều kiện nguồn lực, nguồn tài chính nhà trường còn gặp nhiều khókhăn nên chưa thể cùng lúc thực hiện nhiều nội dung cải cách: Cải cách thể chế;cải cách bộ máy; cải cách thủ tục hành chính; xây dựng và nâng cao chất lượng độingũ cán bộ, viên chức thực hiện công tác hành chính; cải cách tài chính công vàhiện đại hóa công tác hành chính thì việc chọn khâu cải cách thủ tục hành chínhkhông chỉ mang lại hiệu quả thiết thực mà còn là tiền đề để cải cách các nội dung

khác, góp phần thúc đẩy hiệu quả công tác hành chính nhà trường, nâng cao chấtlượng thể chế; nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thay đổi thói quen làmviệc khoa học hơn, giảm thiểu tối đa tình trạng gây khó dễ khi giải quyết côngviệc; hiện đại hóa nền hành chính, tránh gây lãng phí thời gian, tiền bạc cho côngdân.

- Thông qua cải cách thủ tục hành chính có thể xác định rõ các công việc vụthể của nhà trường với công dân, các điều kiện cần có khi giải quyết thủ tục quy đóxây dựng bộ máy hành chính phù hợp, giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi của côngdân và lựa chọn đội ngũ cán bộ, viên chức có tâm với nghề, có trình độ chuyênmôn nghiệp vụ vững vàng đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra

- Đơn giản hóa thủ tục hành chính giúp công dân khi có yêu cầu giải quyết thủtục hành chính dễ hiểu và dễ tiếp cận và có cái nhìn thiện cảm khi giải quyết, giảmthiểu vướng mắc, khiếu kiện khi giải quyết công việc

- Cải cách thủ tục hành chính góp phần thúc đẩy phát triển sự phát triển kinh

tế - xã hội, gỡ bỏ rào cản về những thủ tục không còn hợp lý gây bức xúc chongười dân, cắt giảm thời gian, chi phí, giấy tờ không cần thiết khi thực hiện thủ tụchành chính Đảm bảo sự chặt chẽ, hợp lý, khoa học, rõ ràng của hệ thống hànhchính

2 Cơ sở thực tiễn

Trong những năm qua, nhìn chung công tác cải cách hành chính trong hệthống giáo dục nói chung và trường phổ thông nói riêng đã có nhiều chuyển biếntích cực, các cấp, các ngành và nhà trường đã đề ra nhiều giải pháp thiết thực tuynhiên cải cách thủ tục hành chính hiện nay vẫn còn nặng về định tính, chủ quan,gây khó khăn cho học sinh, phụ huynh khi có yêu cầu giải quyết các thủ tục

Nguyên nhân

- Công tác ban hành thủ tục hành chính không đúng quy trình dẫn đến sựchồng chéo, mâu thuẫn, không rõ ràng Việc thiếu chặt chẽ trong quá trình xâydựng và thực hiện các thủ tục gây ra tình trạng tùy tiện, đùn đẩy trách nhiệm củacác cơ quan hành chính nhà nước trong việc giải quyết yêu cầu của công dân, đây

là cơ hội, là mảnh đất màu mỡ cho tệ nạn cửa quyền, quan liêu, tham nhũng, hạchsách người dân Các thủ tục hành chính được ban hành chồng chéo gây nên tìnhtrạng vướng mắc giữa các đơn vị thực hiện vì vậy gây khó khăn, lãng phí thời gian,tiền của của người dân khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính

- Nhận thức, trách nhiệm, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số khôngnhỏ cán bộ, viên chức giải quyết thủ tục hành chính còn yếu kém, chậm đổi mới, tưduy lạc hậu, chưa thấy hết được tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác cải cáchthủ tục hành chính gây bức xúc trong dư luận

- Hệ thống văn bản quy định về các thủ tục hành chính không tập trung, liênquan đến nhiều cơ quan, nhiều cấp do hiện nay ở nước ta chưa có Luật về Thủ tụchành chính vì vậy thủ tục hành chính được ban hành không đồng bộ, thiếu tínhchặt chẽ, thiếu tính thực tế; cách thức trình tự thực hiện các thủ tục còn rườm rà

chưa được đơn giản hóa Để giải quyết một công việc nào đó người dân phải tốnkhá nhiều thời gian, sức lực và tiền của, phải qua nhiều cơ quan trước khi giảiquyết được công việc mong muốn.

VD: Ở trường phổ thông khi rút hồ sơ, yêu cầu phải có đơn xin rút hồ sơ, giấy

tờ xác minh như: CMND, hộ khẩu hoặc giấy khai sinh, các giấy tờ này phải là bảnchính nếu là bản phô tô phải có chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã Mặc dùtrong hồ sơ đã có bản chính hoặc bản phô tô công chứng điều này không chỉ gâylãng phí mà còn mất thời gian cho học sinh và phụ huynh, trước khi đến giải quyếtcông việc ở trường còn phải chứng thực giấy tờ ở xã, phường, thị trấn

- Công tác kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện thủ tục hành chính ở một số cơquan chưa thực sự thường xuyên và triệt để nên các thủ tục còn vướng mắc, chồngchéo không được đơn giản hóa

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP

1 Giải pháp 1: Công bố công khai các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của nhà trường

Mục đích của việc công bố công khai các thủ tục hành chính thuộc thẩmquyền giải quyết của nhà trường nhằm công bố công khai một cách minh bạchtrình tự thực hiện các thủ tục mà học sinh, phụ huynh yêu cầu từ đó tạo điều kiệnthuận lợi cho việc thực hiện các thủ tục, nâng cao hiệu quả giải quyết, giảm bớtthời gian, các thủ tục không cần thiết, không gây phiền hà cho học sinh và phụhuynh Người có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính thực hiện đúng các quytrình, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết trước khi yêu cầu giải quyết và trực tiếp giámsát, có phản ánh, kiến nghị khi người trực tiếp thực hiện thủ tục gây phiền hà, khókhăn trong quá trình giải quyết

Các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của nhà trường đượccông bố công khai một cách minh bạch tại trụ sở làm việc, trên trang website nhàtrường, tại bộ phận văn thư nơi dễ nhìn, dễ tiếp cận Thủ tục hành chính được niêmyết đầy đủ, bảo đảm công khai, minh bạch các thông tin về thủ tục; tạo điều kiệncho cá nhân, tổ chức tiếp cận thực hiện và giám sát việc thực hiện thủ tục hànhchính Tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức theo đúng nộidung thủ tục hành chính đã được công bố, công khai và các quy định pháp luật cóliên quan Rà soát đơn giản hóa các thủ tục hành chính, bãi bỏ những thủ tục khôngcần thiết để tránh gây phiền hà cho nhân dân

Xây dựng kế hoạch kiểm tra việc thực hiện các quy định về niêm yết Bộ thủtục hành chính và công khai trong giải quyết thủ tục hành chính Kiểm tra việc xử

lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính (công khai Quy định, địa chỉ, sốđiện thoại, email của đơn vị, lập hòm thư góp ý về việc giải quyết các thủ tục hànhchính, vào sổ tiếp nhận phản ánh kiến nghị, kết quả giải quyết phản ánh kiến nghị)

- Các văn bản quy định về chế độ, chính sách, nhiệm vụ nhà giáo: Tại vănphòng nhà trường

Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của nhà trường THPTĐoàn Kết được xây dựng, công bố và niêm yết công khai tại nơi dễ nhìn, hướng

dẫn cụ thể, rõ ràng quy trình các bước thực hiện từng thủ tục, ở mỗi thủ tục có mẫuđơn hướng dẫn phụ huynh, học sinh và công dân khi có yêu cầu giải quyết thủ tục.

Bộ thủ tục hành chính được công bố tại bảng ngay lối vào khu hiệu bộ nơi tậptrung giải quyết các công việc hành chính, được bố trí ngay ngắn, dễ nhìn, dễ tiếpcận, có hướng dẫn các bước thực hiện cụ thể, có mẫu đơn, quy trình thực hiện Bêncạnh đó bộ thủ tục hành chính của nhà trường còn được công bố một cách côngkhai, minh bạch trên hệ thống website của nhà trường

2 Giải pháp 2: Tăng cường tiếp nhận và xử lý vướng mắc, kiến nghị của phụ huynh, học sinh và công dân về các thủ tục hành chính

Xây dựng quy chế tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hànhchính tại trường THPT Đoàn Kết Văn phòng nhà trường trực tiếp tiếp nhận phảnánh, kiến nghị của phụ huynh, học sinh và công dân về quy định hành chính thuộcthẩm quyền giải quyết của nhà trường, báo cáo hiệu trưởng khi nhận được văn bảnphản ánh, kiến nghị của công dân Hiệu trưởng có trách nhiệm thông báo kết quả

xử lý đến cá nhân người có phản ánh, kiến nghị và báo cáo kết quả xử lý với SởGD-ĐT

Công khai địa chỉ, số điện thoại tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, bố trí cán bộ,viên chức trực điện thoại và tiếp nhận phản ánh, kiến nghị Tổ chức tiếp nhận,nghiên cứu, đánh giá, phân loại các phản ánh, kiến nghị báo cáo tổ trưởng tổ hànhchính tham mưu Hiệu trưởng xử lý hoặc giao các bộ phận liên quan xử lý theođúng quy định Công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị về thủ tục hành chínhđến công dân có phản ánh kiến nghị bằng một hoặc nhiều hình thức khác nhau theoquy định tại Điều 19 Nghị định số 20/2008/NĐ-CP

Lập phiếu tiếp nhận, sổ theo dõi việc tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghịtheo quy định

Xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân thực hiện các hoạt động kiểmsoát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hànhchính thuộc thẩm quyền Bảo đảm công khai, minh bạch các thông tin về thủ tụchành chính; tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức tiếp cận thực hiện và giám sát việcthực hiện thủ tục hành chính

3 Giải pháp 3: Rà soát, đơn giản hóa các thủ tục hành chính

- Rà soát đơn giản hóa thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực thuộc

thẩm quyền giải quyết của nhà trường, các quy định về quy trình thủ tục hànhchính; bãi bỏ những quy định rườm rà, chấn chỉnh công tác niêm yết công khai thủtục hành chính Xây dựng các biểu mẫu, mẫu đơn cho từng thủ tục cụ thể theohướng đơn giản hóa tạo điều kiện thuận lợi nhất cho học sinh, phụ huynh và côngdân khi có yêu cầu giải quyết

- Thực hiện giảm hội họp, giấy tờ hành chính trong nhà trường Tăng cườngthông báo bảng nội dung nhiệm vụ trong tháng, trong tuần

- Thông báo thông tin qua Website nội bộ những kế hoạch nhiệm vụ có nộidung nhiều (như: Chuyên đề chuyên môn, công tác hội thảo khoa học, nội dungcác phong trào thi đua từng chặng…).

- Rà soát đơn giản hóa các thủ tục hành chính, bỏ những thủ tục không cầnthiết để tránh gây phiền hà cho học sinh và phụ huynh Thực hiện rà soát cập nhật,sửa đổi, bổ sung thủ tục hành chính mới; ban hành hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các thủ tụchành chính hết hiệu lực thi hành

- Phân công nhiệm vụ giải quyết các vấn đề hành chính( theo quy chế làmviệc của nhà trường) Tránh sự chồng chéo, trùng lặp khi giải quyết

- Hàng tuần kiểm tra việc thực hiện các thủ tục hành chính, kịp thời chấnchỉnh rút kinh nghiệm trong họp giao ban tuần

4 Giải pháp 4: Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức thực hiện giải quyết thủ tục hành chính

Chủ động xây dựng kế hoạch đào tào, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, viên chứclàm công tác giải quyết thủ tục hành chính, gắn bồi dưỡng chính trị, bồi dưỡngchuyên môn nghiệp vụ với giáo dục phẩm chất, đạo đức, ý thức và tinh thần tráchnhiệm của cán bộ, viên chức Tăng cường đào tạo theo vị trí việc làm, phân cônggiải quyết các vấn đề hành chính theo quy chế làm việc và kế hoạch phân côngcông tác, phân công nhiệm vụ của nhà trường, tránh sự chồng chéo, trùng lặp khigiải quyết

Phát huy tính sáng tạo của cán bộ, giáo viên, nhân viên và tăng cường sựphối hợp giữa các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hànhchính; thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ được giao, gắn công tác kiểm soát thủ tụchành chính với việc thi đua khen thưởng; khen thưởng các cá nhân, tập thể có thànhtích xuất sắc trong công tác kiểm soát thủ tục hành chính bên cạnh đó xử lý kịp thờinhững cá nhân, tổ chức có hành vi tiêu cực trong quá trình kiểm soát thủ tục hànhchính

Tăng cường trách nhiệm của ban giám hiệu nhà trường, của cán bộ, giáoviên, nhân viên trong công tác kiểm soát thủ tục hành chính; đồng thời triển khainghiêm túc, có hiệu quả các quy định của Nhà nước về hoạt động kiểm soát thủ tụchành chính

Kiểm tra việc thực hiện các quy định về nghĩa vụ, những việc không đượclàm, quy tắc ứng xử, văn hóa công sở của cán bộ, công chức trong quá trình tiếpnhận, giải quyết hồ sơ hành chính

Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá gắn liền với công tác khen thưởng

kỷ luật nhằm phát hiện những bất cập và những cá nhân có biểu hiện tiêu cực kịpthời chấn chỉnh và xử lý sai phạm, động viên khen thưởng những cá nhân, tập thểtích cực có những đóng góp thiết thực cho công tác cải cách thủ tục hành chính

5 Giải pháp 5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính

- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý, dạy học, giáo dục, theo tinh thầnChỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 và công văn số 4937/BGDĐT-CNTT ngày 18/8/2010 của Bộ Giáo dục và đào tạo

- Tăng cường ứng dụng CNTT, trao đổi, nhận văn bàn điện tử theo Quyếtđịnh số 239/QĐ-SGDĐT ngày 15/5/2010 của Sở Giáo dục và Đào tạo về sử dụngvăn bản điện tử để giao dịch Giao dịch với cấp trên qua hộp thư điện tửC3.doanket@dongnai.edu.vn

- Sử dụng có hiệu quả Website đăng tải các thông tin quản lý giáo dục, cácmẫu đơn và trình tự thực hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giảiquyết của nhà trường theo các phần mềm lên mạng Internet

- Thông tin, trao đổi, giải quyết công việc thông qua hệ thống email điện tửnhằm giảm thiểu tối đa giấy tờ và thời gian chuyển giao văn bản từ đó góp phầntiết kiệm tiền của, thời gian và giải quyết vấn đề nhanh chóng Hạn chế tối đaviệc trao đổi công việc giữa các bộ phận bằng giấy tờ, thay thế vào đó sử dụngphương tiện điện tử để trao đổi, giải quyết công việc

IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI

Thực ra, công tác cải cách thủ tục hành chính không phải là một vấn đề mới

mẻ nhưng việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính từ trước đến nay tại các cơquan hành chính nhà nước và các trường phổ thông chưa thực sự mang lại hiệuquả, một số thủ tục còn rườm rà gây khó khăn cho phụ huynh, học sinh và côngdân khi có yêu cầu giải quyết công việc

Với nhiệm vụ được giao phụ trách công tác văn thư – lưu trữ và trực tiếp tiếpnhận những phản ánh, kiến nghị, thắc mắc cũng như yêu cầu giải quyết công việccủa công dân tôi càng hiểu rõ hơn ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác cải cáchhành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính nói riêng từ đó tôi đã thammưu lãnh đạo nhà trường xây dựng kế hoạch cải cách hành chính hằng năm, quychế quy định xử lý phản ánh, kiến nghị của công dân, công tác kiểm tra, kiểm soátthủ tục hành chính theo quy định và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh, của SởGD-ĐT Đồng Nai Xây dựng Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyếtcủa nhà trường Thực hiện niêm yết công khai, minh bạch thủ tục hành chính Rõràng qua vài năm áp dụng đề tài này, tôi nhận thấy công tác hành chính nhà trường

đã cải thiện đáng kể, các thủ tục hành chính được đơn giản hóa tạo điều kiện thuậnlợi cho phụ huynh, học sinh và công dân khi có yêu cầu giải quyết công việc.Chính điều đó cũng là động lực giúp cho bộ phận văn phòng nói riêng và nhàtrường nói chung có động lực để thực hiện các nội dung khác trong công cuộc cảicách hành chính, tạo cái nhìn thiện cảm của phụ huynh, học sinh và công dân đốivới nhà trường Qua đó phát hiện, chấn chỉnh những thiếu sót ngày càng hoànthiện hơn bộ máy hành chính nhà trường

Tuy nhiên để áp dụng những cải tiến này một cách hiệu quả, đòi hỏi sựchuẩn bị rất chu đáo của bộ phận cán bộ, viên chức trực tiếp thực hiện công táchành chính Cần có những đóng góp khoa học, mang tính đổi mới nhưng đơn giản,

riêng góp phần hoàn thiện bộ máy nhà trường, xây dựng hệ thống hành chính nhàtrường ổn định và hoàn thiện hơn.

Tuy nhiên để công tác thủ tục hành chính trong nhà trường đạt hiệu quả cao,

có thể nhân rộng mô hình đến các trường phổ thông nhà trường cần phải:

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, viên chức thực hiệncông tác giải quyết thủ tục hành chính Hiểu rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của côngtác cải cách thủ tục hành chính trong nhà trường

- Niêm yết công khai, đầy đủ bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giảiquyết của nhà trường tại nơi dễ nhìn, dễ tiếp cận như phòng văn thư, trang web nhàtrường….; xây dựng biểu mẫu thủ tục hành chính công khai trên hệ thống địa chỉWebsite nhà trường, có hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu tạo điều kiện cho phụ huynh,học sinh và công dân thực hiện trước khi liên hệ giải quyết công việc tránh mấtthời gian đi lại Các biểu mẫu, mẫu xác nhận xây dựng cụ thể để học sinh, phụhuynh có thể thực hiện trước khi đến liên hệ công việc tránh gây mất thời gian.Công khai địa chỉ hộp thư điện tử, số điện thoại văn phòng nhà trường khi có thắcmắc có thể liên hệ để giải thích

- Tăng cường sự lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan trong công tác chỉ đạo,giám sát việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính Xây dựng kế hoạch cải cáchthủ tục hằng năm; kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính; kế hoạch truyền thông

về công tác hành chính; xây dựng bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giảiquyết của nhà trường; xây dựng quy chế làm việc; quy chế tiếp nhận và xử lývướgn mắc; quy định về kỷ cương, kỷ luật hành chính; kế hoạch phân công nhiệm

vụ cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân thực hiện công tác giải quyết thủ tụchành chính…

- Thực hiện lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ, giáo viên, nhân viên đặc biệt làphụ huynh, học sinh để đánh giá thái độ, trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chínhcủa viên chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính làm cơ sở cho việc xếp loạiđánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cuối năm

- Xây dựng nền hành chính dân chủ trong sạch, vững mạnh từng bước hiệnđại hóa công tác hành chính; Tăng cường kỷ luật, kỷ cương, nhận thức, tráchnhiệm của cán bộ, viên chức thực hiện công tác giải quyết thủ tục hành chính Xâydựng đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên có đủ phẩm chất, năng lực hoạt động cóhiệu quả, đáp ứng được yêu cầu phát triển của Ngành, của địa phương và đất nước

2 Khuyến nghị

Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả cải cáchthủ tục hành chính trong nhà trường phổ thông” đã thực hiện thành công tại trườngTHPT Đoàn Kết và đang từng bước hoàn thiện hơn vì vậy với đề tại này sẽ thựchiện tốt ở các đơn vị trường THPT khác Tùy theo điều kiện thực tế mỗi đơn vịcùng sự đóng góp, kiến nghị cũng như sự sáng tạo của mỗi trường, tôi tin rằng

sáng kiến kinh nghiệm này nếu được áp dụng sẽ ngày càng phát triển

Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm mà tôi đã có được trong những nămlàm nhiệm vụ Văn thư tại nhà trường cũng như qua quá trình học tập, tự bồi dưỡng

và tìm tòi Tuy nhiên vẫn còn những thiếu sót vì vậy rất mong nhận được sự traođổi và đóng góp ý kiến các bạn đồng nghiệp để công tác cải cách thủ tục hànhchính tại nhà trường đạt hiệu quả cao hơn.

1 Tạp chí cộng sản

2 Nghị định số 63/2013/NĐ-CP ngày 08/6/2011 của Chính phủ về kiểmsoát thủ tục hành chính

3 Nghị định 20/2008/NĐ-CP ngày 14/2/2008 của Chính phủ về tiếp nhận và

xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính

4 Nguồn Internet

VII PHỤ LỤC

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI

QUYẾT CỦA TRƯỜNG THPT ĐOÀN KẾT

thẩm quyền giải quyết

Có một phần phạm vi trách nhiệm giải quyết

I Lĩnh vực: QUY CHẾ TUYỂN SINH

4 Thủ tục Tiếp nhận lưu học sinh nước

ngoài diện học bổng khác và tự túc vào

học tại Việt Nam

5 Thủ tục xin học lại Nếu là học sinh

cũ của trường

Nếu là học sinhtrường khác cùngcấp học xin học lại

trường trong địabàn tỉnh cùng hệthống trườngcông lập

II Lĩnh vực: GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO

1 Thủ tục hỗ trợ tiền ăn, tiền nhà ở cho học

sinh THPT ở vùng có điều kiện kinh tế

-xã hội đặc biệt khó khăn

nghiệp THPT tạm thời

4 Mẫu đơn xin xác nhận học sinh đang

theo học tại trường

x

I LĨNH VỰC: QUY CHẾ TUYỂN SINH

1.Thủ tục đăng ký dự thi THPT Quốc gia

1 Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định.

-Bước 2: Trường THPT Đoàn Kết tiếp nhận hồ sơ, thẩm định trình lãnh đạo trường ký xác nhận hồ sơ.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ:

bì đã dán sẵn tem và ghi rõ tên, địa chỉ liên lạc của thí sinh.

-CMND hoặc bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ tùy thân khác của người đề nghị cấp chứng chỉ.

Đối với thí sinh tự do: Ngoài các hồ sơ quy định trên, phải có thêm:

- Giấy khai sinh bản sao

- Giấy xác nhận của UBND cấp xã nơi cư trú theo quy định nếu thuộc trường hợp không đủ điều kiện dự thi trong các năm trước do

bị xếp loại yếu về hạnh kiểm ở lớp 12

- Giấy xác nhận của trường THPT nơi học lớp 12 hoặc nơi đăng ký

dự thi về xếp loại học lực đối với những trường hợp xếp loại kém về học lực

- Bằng tốt ngiệp THCS bản sao

- Giấy xác nhận điểm bảo lưu (nếu có) do Hiệu trưởng trường THPT nơi thí sinh đã dự thi năm trước xác nhận

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4.Thời hạn giải quyết Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ

5 Cơ quan thực hiện

TTHC Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở GD-ĐT Đồng Nai, các trườngĐH, CĐ thí sinh có nguyện vọng thi tuyển (Đối với thí sinh dự thi

TTHC Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ và Sở GD-ĐT.Quyết địh số

1490/QĐ-UBND ngày 18/5/2016 của UBND Tỉnh Đồng Nai về việc công bố sửa đổi, bổ sung, ban hành mới thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành GD-ĐT Đồng Nai

2.Thủ tục phúc khảo bài thi THPT QG

1 Trình tự thực hiện

- Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ xin phúc khảo theo quy định -Bước 2: Trường THPT Đoàn Kết tiếp nhận hồ sơ, thẩm định trình lãnh đạo trường ký xác nhận hồ sơ.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Sau khi nhận kết quả dự thi THPT QG

2 Cách thức thực hiện Trực tiếp nộp hồ sơ tại Phòng Văn thư của Trường THPT Đoàn

Kết.

3.Thành phần số lượng hồ sơ

-Đơn xin phúc khảo bài thi cần ghi đầy đủ họ tên thí sinh, ngày sinh, số báo danh, môn muốn phúc khảo, cụm thi, điểm thi môn yêu cầu phúc khảo tại nơi thí sinh nộp hồ sơ đăng ký dự thi Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4.Thời hạn giải quyết Trong vòng 15 ngày kể từ thời điểm hết hạn nhận đơn phúc khảo,

hội đồng thi phải công bố kết quả phúc khảo và gửi kết quả về trường THPT, trường THPT thông báo, niêm yết kết quả phúc khảo của thí sinh tại văn phòng

5 Cơ quan thực hiện TTHC

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở GD-ĐT Đồng Nai, các trường ĐH, CĐ thí sinh có nguyện vọng thi tuyển (Đối với thí sinh dự thi ĐH,CĐ)

Cơ quan có phần phạm vi trách nhiệm giải quyết: Trường THPT Đoàn Kết: Trường THPT Đoàn Kết

6 Đối tượng thực hiện TTHC Học sinh

7.Tên mẫu đơn, mẫu tờ kê

khai

Mẫu đơn xin phúc khảo bài thi

9 Kết quả giải quyết TTHC Giấy báo kết quả sau khi phúc khảo

10.Yêu cầu hoặc điều kiện để

11.Căn cứ pháp lý của TTHC Quy chế tuyển sinh năm;

Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ và Sở GD-ĐT.

Quyết định số 1490/QĐ-UBND ngày 18/5/2016 của UBND Tỉnh Đồng Nai về việc công bố sửa đổi, bổ sung, ban hành mới thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành GD-ĐT Đồng Nai