Tài liệu mô tả và phân tích quy trình nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp. Tài liệu áp dụng để viết phần mềm kế toán. Trong tài liệu mô tả chi tiết các bước và kèm sơ đồ từng bước chi tiết. Với tài liệu này các bạn code có thể dùng để tự tin viết được một phần mềm kế toán hoàn chỉnh để đi triển khai cho các doanh nghiệp
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI TNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Tháng 07 - 2011 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG MỤC LỤC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CHÍNH I KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU I.1 QUY TRÌNH STT Tên Quy trình Ký hiệu Quy trình Quản lý thông tin khách hàng Quy trình Thu tiền đặt cọc PT-010 PT-020 Quy trình Công nợ bán hàng xuất PT-030 Quy trình Công nợ bán hàng nước PT-040 Quy trình Tạm ứng PT-050 Quy trình Quản lý thu hồi công nợ PT-060 Quy trình Hoàn ứng Quy trình Chốt sổ cuối kỳ PT-070 PT-080 I.1.1 Quy trình Quản lý thông tin khách hàng Trang |2 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG Bước thực Mô tả Đơn vị thực Các giấy tờ, tài liệu liên quan PT-010-010 Tiếp nhận yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng Tiếp nhận yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng từ phòng kinh doanh Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu - Giấy yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng Tiến hành phân loại yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng: - Nhập - Thay đổi thông tin Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu - Giấy yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng Đối với trường hợp thay đổi thông tin khách hàng, Kế toán thực kiểm tra thông tin khách hàng danh sách với thông tin yêu cầu thay đổi Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu - Giấy yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng Trường hợp hợp yêu cầu nhập thông tin khách hàng mới, Kế toán thực kiểm tra Danh mục khách hàng có bao gồm Thông tin khách hàng yêu cầu nhập hay không Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu - Giấy yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng Trường hợp thông tin khách hàng chưa thay đổi theo nội dung yêu cầu chưa nhập liệu Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu - Giấy yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng PT-010-020 Phân loại yêu cầu cập nhật PT-010-030 Kiểm tra thông tin khách hàng thay đổi PT-010-040 Kiểm tra thông tin khách hàng có danh mục PT-010-050 Cập nhật thông khách hàng tin Trang |3 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG danh mục, Kế toán tiến hành cập nhật thông tin khách hàng Trường hợp thông tin khách hàng thay đổi cập nhật mới, chuyển qua bước PT-010-060 PT-010-060 Thông báo cho phận liên quan, kết thúc cập nhật I.1.2 Thông báo cho phận yêu cầu cập nhật thông tin khách hàng việc hoàn tất cập nhật thông tin Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu Quy trình Thu tiền đặt cọc Bước thực PT-020-010 Tiếp nhận hợp đồng bán hàng PT-020-020 Lập chứng từ công nợ phải thu khoản đặt cọc Mô tả Đơn vị thực Các giấy tờ, tài liệu liên quan Phòng kinh doanh có trách nhiệm chuyển Hợp đồng bán hàng ký cho Kế toán công nợ phải thu theo dõi Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu - Bản Hợp đồng bán hàng Lập công nợ phải thu khoản đặt cọc, thông tin: - Số tiền đặt cọc, loại tiền, Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải thu - Bản Hợp đồng bán Trang |4 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG tỷ giá (nếu có) - Kỳ hạn thu tiền - Hợp đồng bán liên quan - Tài khoản hạch toán PT-020-030 Phê duyệt chứng từ, hạch toán xác lập công nợ phải thu khoản đặt cọc Trường hợp chứng từ đặt cọc phê duyệt, công nợ khoản thu đặt cọc thức xác lập Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu Trang |5 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG I.1.3 Quy trình Công nợ bán hàng xuất Bước thực PT-030-010 Tiếp nhận chứng từ xuất bán hàng bán Mô tả Đơn vị thực Các giấy tờ, tài liệu liên quan Kế toán kho, thủ kho sau thực xuất kho bán hàng chuyển chứng từ liên quan đến xuất hàng cho kế toán công nợ phải thu Phòng vật tư – Thủ kho Phòng kế toán – Kế toán kho, Kế toán công nợ phải • Phiếu xuất kho • Biên kiểm tra hàng xuất • Bản hợp đồng bán Trang |6 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG thu PT-030-020 Lập hóa đơn bán hàng trình duyệt Căn vào chứng từ xuất hàng, kế toán lập hóa đơn bán hàng trình duyệt, thông tin: • Mã hàng, số lượng, đơn vị tính • Số tiền , loại tiền, tỷ giá (nếu có) • Hợp đồng bán, số phiếu nhập liên quan Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu • Phiếu xuất kho • Biên kiểm tra hàng xuất • Bản hợp đồng bán • Hóa đơn bán hàng trình duyệt Trường hợp phát sai sót, yêu cầu cập nhật lại hóa đơn bán hàng, quay lại bước PC030-020 Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu • Phiếu xuất kho • Biên kiểm tra hàng xuất • Bản hợp đồng bán • Hóa đơn bán hàng trình duyệt Trường hợp sai sót, tiến hành phê duyệt hóa đơn, xác lập công nợ phải thu Phòng kế toán – Kế toán trưởng • Hóa đơn bán hàng Sau phê duyệt, thực in hóa đơn bán hàng chuyển cho phận thực hợp đồng Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu • Hóa đơn bán hàng PT-030-070 Thực rà soát khoản đặt cọc Thực rà soát khoản đặt cọc bán hàng Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu PT-030-080 Áp khoản đặt cọc, bù trừ công nợ Trường hợp có khoản đặt cọc phát sinh, thực áp Phòng kế toán – Kế toán công nợ PT-030-040 Cập nhật lại hóa đơn bán hàng PT-030-050 Phê duyệt hóa đơn, xác lập công nợ phải thu PT-030-060 Chuyển hóa đơn cho phận thực hợp đồng • Chứng từ thu tiền cọc • Hóa đon bán hàng Trang |7 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG khoản đặt cọc bù trừ công nợ phải thu phải thu Trang |8 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG I.1.4 Quy trình Công nợ bán hàng nước Bước thực PT-040-010 Tiếp nhận chứng từ xuất bán hàng bán PT-040-020 Lập hóa đơn bán hàng Mô tả Đơn vị thực Các giấy tờ, tài liệu liên quan Kế toán kho, thủ kho sau thực xuất kho bán hàng chuyển chứng từ liên quan đến xuất hàng cho kế toán công nợ phải thu; Các cửa hàng thời trang cuối tháng thực gửi báo cáo tổng hợp bán hàng tháng; Phòng vật tư – Thủ kho Phòng kế toán – Kế toán kho, Kế toán công nợ phải thu Cửa hàng thời trang-Nhân bán hàng • Báo cáo tổng hợp hàng xuất bán • Báo cáo tổng hợp bán hàng Căn vào báo cáo tổng hợp hàng xuất bán, báo cáo tổng hợp bán hàng, kế toán công nợ phải thu tiến hành lập hóa đơn bán hàng trình duyệt Phòng kế toán –Kế toán công nợ phải thu • Báo cáo tổng hợp hàng xuất bán • Báo cáo tổng hợp bán hàng • Hóa đơn bán hàng trình duyệt Trang |9 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG PT-040-030 Cập nhật lại hóa đơn bán hàng PT-040-040 Phê duyệt hóa đơn, xác lập công nợ phải thu PT-040-050 Gửi hóa đơn bán hàng cho khách hàng PT-040-060 Thực rà soát khoản đặt cọc PT-040-070 Áp khoản đặt cọc bù trừ công nợ Trường hợp phát sai sót, yêu cầu cập nhật lại hóa đơn bán hàng, quay lại bước PC040-020 Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu • Báo cáo tổng hợp hàng xuất bán • Báo cáo tổng hợp bán hàng • Hóa đơn bán hàng trình duyệt Trường hợp sai sót, tiến hành phê duyệt hóa đơn, xác lập công nợ phải thu Phòng kế toán – Kế toán trưởng • Hóa đơn bán hàng Hóa đơn sau phê duyệt in, kê toán gửi hóa đơn công nợ cho khách hàng Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu • Hóa đơn bán hàng Thực rà soát khoản đặt cọc bán hàng Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu Trường hợp phát sinh khoản đặt cọc, thực bù trừ công nợ phải thu Phòng kế toán – Kế toán công nợ phải thu • Chứng từ đặt cọc • Hóa đơn bán hàng T r a n g | 10 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG V.1.7 Quy trình Chốt sổ cuối kỳ Bước thực NH-070-010 Khóa sổ tạm thời NH-070-020 Rà soát giao dịch tháng treo, hoàn tất đủ điều kiện Mô tả Đơn vị thực Thực khóa sổ kế toán Ngân hàng, Quỹ tạm thời để chốt số kế toán cuối kỳ Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng Kế toán thực rà soát giao dịch phát sinh tháng chưa ghi nhận, hoàn Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng Các giấy tờ, tài liệu liên quan T r a n g | 125 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG tất giao dịch hoàn tất chứng từ liên quan NH-070-030 Chạy báo cáo số dư tiền mặt, kiểm đếm quỹ đối chiếu với báo cáo Thực in báo cáo số dư tiền mặt kiểm đếm quỹ tiền mặt đối chiếu với số liệu báo cáo Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng Thủ quỹ Thực in báo cáo số dư tiền gửi Ngân hàng đối chiếu với số dư tài khoản Ngân hàng Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng Trong trường hợp đối chiếu sai lệch, thực đánh giá số dư quỹ, tài khoản ngoại tệ theo tỷ giá quy định Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng Trường hợp kế toán chi tiết đối chiếu có sai lệch hoặc/và Kế toán tổng hợp yêu cầu điều chỉnh sau đối chiếu tổng hợp, kế toán thực mở sổ, cập nhật điều chỉnh sai sót dựa chứng từ Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng NH-070-070 In báo cáo sổ quỹ, số tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản Thực in báo cáo sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng sổ chi tiết tài khoản Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng • Sổ chi tiết tài khoản, báo cáo sổ quỹ, tiền gửi NH-070-080 Chuyển số liệu sang kế Chuyển số liệu qua báo Phòng Kế toán – • Sổ chi tiết tài khoản, NH-070-040 Chạy báo cáo số dư tiền gửi, đối chiếu số dư tài khoản Ngân hàng NH-070-050 Đánh giá số dư quỹ, tài khoản gốc nguyên tệ theo tỷ giá quy định NH-070-060 Mở sổ, cập nhật, điều chỉnh sai sót T r a n g | 126 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG toán tổng hợp cáo sang kế toán tổng hợp Kế toán hàng NH-070-090 Nhận thông báo đối chiếu từ kế toán tổng hợp Nhận thông báo đối chiếu từ kế toán tổng hợp Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng Trong trường hợp kết đối chiếu không yêu cầu kế toán chi tiết điều chỉnh, kế toán thực khóa sổ chi tiết phần hành Phòng Kế toán – Kế toán Ngân hàng NH-070-100 Khóa sổ V.2 Ngân báo cáo sổ quỹ, tiền gửi BÁO CÁO Báo cáo Tần suất / thời gian lập Đơn vị lập Nơi nhận Sổ quỹ tiền mặt Hàng ngày Phòng kế toán – Kế toán công nợ •Ban lãnh đạo •Kế toán trưởng •Trưởng phòng Kinh doanh Sổ tiền gửi Hàng ngày Phòng kế toán – Kế toán công nợ •Ban lãnh đạo •Kế toán trưởng •Trưởng phòng Kinh doanh Dự báo dòng tiền Hàng tuần Phòng kế toán – Kế toán công nợ •Ban lãnh đạo •Kế toán trưởng V.2.1 Sổ quỹ tiền mặt T r a n g | 127 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG V.2.2 Sổ tiền gửi T r a n g | 128 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG V.2.3 Dự báo dòng tiền T r a n g | 129 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG T r a n g | 130 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG VI VI.1 QUY TRÌNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP QUY TRÌNH Bước thực Mô tả Đơn vị thực Các giấy tờ, tài liệu liên quan TH-010-010 Thực chốt số liệu chi tiết, khóa sổ (tạm Chốt số liệu kế toán chi tiết khóa sổ tạm thời theo Phòng Kế toán – Kế toán chi tiết • Quy định tổng hợp liệu cuối kỳ T r a n g | 131 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG thời) TH-010-020 Chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp TH-010-030 Tiếp nhận số liệu chi tiết TH-010-040 Tổng hợp đối chiếu số liệu TH-010-050 Mở số, thực điều chỉnh TH-010-060 Phân bổ chi phí sản xuất chung TH-010-070 Kết chuyển, xác định Quy định tổng hợp liệu cuối kỳ Thực chuyển thông tin số liệu kế toán chi tiết cho kế toán tổng hợp Phòng Kế toán – Kế toán chi tiết • Sổ chi tiết Kế toán tổng hợp nhận số liệu sổ chi tiết từ kế toán chi tiết Phòng Kế toán – Kế toán tổng hợp • Sổ chi tiết Căn số liệu kế toán chi tiết, thực tổng hợp số liệu thực đối chiếu số liệu chi tiết Phòng Kế toán – Kế toán tổng hợp Trường hợp có sai sót số liệu tổng hợp đối chiếu số liệu, Kế toán chi tiết mở sổ kế toán thực điều chỉnh lại số liệu kế toán chi tiết chứng từ kế toán theo quy định Sau đó, quay lại bước TH010-010 Phòng Kế toán – Kế toán tổng hợp Trong trường hợp số liệu kế toán chi tiết sai sót, kế toán tổng hợp thực phân bổ chi phí sản xuất chung theo cách thức phân bổ Công ty quy định Phòng Kế toán – Kế toán tổng hợp Thực kết chuyển tài Phòng Kế toán – Kế • Bảng cân khoản đối tài Bảng phân bổ chi phí T r a n g | 132 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG kết kinh doanh TH-010-080 Lập báo cáo tài TH-010-090 Khóa sổ tổng hợp, thông báo kế toán chi tiết TH-010-100 Nhận thông báo, khóa sổ chi tiết khoản kế toán liên quan, xác định kết kinh doanh toán tổng hợp Thiết lập báo cáo tài doanh nghiệp Phòng Kế toán – Kế toán tổng hợp • Báo cáo tài Trong trường hợp điều chỉnh Báo cáo tài lập, kế toán thực khóa sổ tổng hợp, thông báo đến kế toán chi tiết việc khóa sổ kế toán kỳ lập báo cáo tài Phòng Kế toán – Kế toán tổng hợp • Báo cáo tài Nhận thông báo từ Kế toán tổng hợp khóa sổ tổng hợp thực khóa sổ kế toán chi tiết cho kỳ lập báo cáo Phòng Kế toán – Kế toán tổng hợp T r a n g | 133 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG VI.2 BÁO CÁO Báo cáo Tần suất / thời gian lập Đơn vị lập Bảng cân đối tài khoản Theo vụ / Cuối kỳ Phòng kế toán – Kế toán tổng hợp •Kế toán trưởng •Kế toán tổng hợp Số chi tiết tài khoản Theo vụ / Cuối kỳ Phòng kế toán – Kế toán tổng hợp, Kế toán chi tiết •Kế toán trưởng •Kế toán tổng hợp •Kế toán chi tiết Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung Cuối kỳ Phòng kế toán – Kế toán tổng hợp •Kế toán trưởng •Kế toán tổng hợp Bảng phân bổ chi phí quản lý Cuối kỳ Phòng kế toán – Kế toán tổng hợp •Kế toán trưởng •Kế toán tổng hợp Bảng phân bổ chi phí bán hàng Cuối kỳ Phòng kế toán – Kế toán tổng hợp •Kế toán trưởng •Kế toán tổng hợp Bảng kê giao dịch điều chỉnh Theo vụ / Cuối kỳ Phòng kế toán – Kế toán tổng hợp •Kế toán trưởng •Kế toán tổng hợp •Kế toán chi tiết Nơi nhận T r a n g | 134 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG VI.2.1 Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết tài khoản T r a n g | 135 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG VI.2.2 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung VI.2.3 Bảng phân bổ chi phí quản lý T r a n g | 136 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG T r a n g | 137 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG VI.2.4 Bảng phân bổ chi phí bán hàng VI.2.5 Bảng kê giao dịch điều chỉnh T r a n g | 138 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG T r a n g | 139 ... hàng Quy trình Thu tiền đặt cọc PT-010 PT-020 Quy trình Công nợ bán hàng xuất PT-030 Quy trình Công nợ bán hàng nước PT-040 Quy trình Tạm ứng PT-050 Quy trình Quản lý thu hồi công nợ PT-060 Quy. . .Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG MỤC LỤC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CHÍNH I KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU I.1 QUY TRÌNH STT Tên Quy trình Ký hiệu Quy trình Quản lý... TNG T r a n g | 27 Quy trình nghiệp vụ - Công ty CP Đầu tư Thương mại TNG II KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ II.1 QUY TRÌNH STT Tên Quy trình Ký hiệu Quy trình Lập công nợ mua hàng Quy trình Lập công