Các vấn đề về kỹ năng trong giao tiếp

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KĨ NĂNG GIAO TIẾP 4 1. Các loại kỹ năng trong giao tiếp 4 2, Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản 5 2.1. Kỹ năng quan sát. 5 2.2. Kỹ năng tạo lập mối quan hệ 7 2.3. Kỹ năng lắng nghe 9 2.4.Kỹ năng phản hồi 11 2.5.Kỹ năng đặt câu hỏi. 12 2.6.Kỹ năng thuyết trình 14 Chương 2: Vận dụng một số vấn đề về kĩ năng giao tiếp trong ngành học cũng như trong cuộc sống 15 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN 17 Tài liệu tham khảo: 18  

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ông bà ta thường có câu: " học ăn, học nói, học gói, học mở" Chuyện ăn nói từ lâu đã được xem trọng trong cách dạy bảo một con người, không chỉ giúp

họ trở thành người tốt mà còn giúp họ đạt được những thành công nhất định trong công việc, có được những gì mình muốn qua lời nói

Lịch sử trên thế giới cũng đã chứng minh những người thành công nhất thường có tài ăn nói, giao tiếp vô cùng khéo léo và tài hùng biện xuất sắc Vậy

bí quyết của họ nằm ở đâu? Có phải do họ có tài năng bẩm sinh, chỉ cần nói lịch

sự là đủ hay còn có những yếu tố khác? Xin thưa rằng không phải như vậy, bởi giao tiếp cũng được xem như một bộ môn nghệ thuật Và cũng giống như bao môn nghệ thuật khác phải trải qua quá trình luyện tập bền bỉ, lâu dài thì mới đạt được thành công thì giao tiếp cũng vậy Xã hội ngày càng phát triển, song song với sự phát triển đó là sự cạnh tranh vô cùng gay gắt.Nếu bạn có chuyên môn giỏi, bạn nhiệt huyết, yêu nghề nhưng bạn lại thiếu những kỹ năng giao tiếp thì cũng khó gặt hái được thành công Vì vậy vai trò của giao tiếp trong công việc, trong cuộc sống hàng ngày rất quan trọng và không thể thiếu được trong môi trường cạnh tranh hiện nay

Nhằm mục đích tìm hiểu rõ hơn về các yếu tố tạo nên thành công trong giao tiếp, tôi đã chọn đề tài các vấn đề về kỹ năng trong giao tiếp với mong muốn giúp mội người hiểu được tầm ảnh hưởng của giao tiếp trong cuộc sống Bài tiểu luận được thực hiện dựa trên những nền tảng kiến thức lĩnh hội từ giáo viên bộ môn, các kinh nghiệm thực tiễn cũng như tham khảo, tiếp thu, chọn lọc

sử dụng những tri thức quý báu của các bậc tiền bối

Bài tiểu luận gồm có 3 phần

1 Cơ sở lý luận của kỹ năng giao tiếp

2.vận dụng kĩ năng giao tiếp trong ngành học cũng như trong cuộc sống

3 kết luận

Với sự cố gắng, nỗ lực tìm hiểu và nghiên cứu nhưng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và hình thức, mong cô và bạn đọc có những ý kiến đóng góp để bài tiểu luận hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KĨ NĂNG GIAO TIẾP

Như chúng ta đã biết, giao tiếp là một hoạt động không thể thiếu của đời sống con người, là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, 85% thành công của mỗi người phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp- Một kỹ năng hết sức quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của mỗi người Một người

có kỹ năng giao tiếp khéo léo sẽ là nền tảng để phát triển bản thân, thăng tiến trong sự nghiệp, luôn biết cách xây dựng và duy trì các mối quan hệ xã hội

Sự hiểu biết về hoạt động giao tiếp, cũng như việc sử dụng nhuần nhuyễn các kỹ năng của giao tiếp đều phải thông qua việc luyện tập, rèn luyện và học hỏi lâu dài thì mỗi người mới mong đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp và đạt tới trình độ nghệ thuật trong giao tiếp

1 Các loại kỹ năng trong giao tiếp

Để đạt được thành công thì mỗi người cần phải nắm vững những kỹ năng giao tiếp cần thiết Theo V.O.Dakharov thì để có năng lực giao tiếp cần có các

kỹ năng sau:

- Kỹ năng tạo lập mối quan hệ

- kỹ năng cân bằng nhu cầu của chủ thể và đối tượng

- Kỹ năng nghe và biết lắng nghe

- Kỹ năng tự chủ cảm xúc và hành vi

- Kỹ năng tự kiềm chế vầ kiểm tra đối tượng

- Kỹ năng diễn đạt dễ hiểu, ngắn gọn, mạch lạc

- Kỹ năng linh hoạt, mềm dẻo

- Kỹ năng thuyết phục

- Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp

Theo A.T.Kyrbanova, Ph.M.Rakhmatylina thì ở một quá trình giao tiếp gồm có ba nhóm kỹ năng giao tiếp sau:

- Nhóm các kỹ năng định hướng

- Nhóm các kỹ năng tiếp xúc

- Nhóm các kỹ năng điều chỉnh quá trình giao tiếp

Các kỹ năng trong giao tiếp là phương tiện quyết định sự thành bại khi giao tiếp Bằng cách truyền đạt những thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả Ngược lại, khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những thế mạnh của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường vươn tới mục tiêu của bạn, cả trong cuộc sống và trong sự nghiệp

2, Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản

2.1 Kỹ năng quan sát.

Trong cuộc sống thì lời nói chỉ chiếm khoảng 7% trong việc tác động đến người nghe, giọng điệu chiếm tới 38% và ngôn ngữ cơ thể chiếm tới 55% Ngôn ngữ không lời chứa đựng một lượng thông tin khá lớn và thường tham gia tích cực vào quá trình giao tiếp, vì vậy, việc quan sát nhạy bén ngôn ngữ không lời

sẽ giúp chủ thể tri giác nhận định đúng đắn tâm trạng, cảm xúc của đối tác, giúp cho việc giao tiếp đạt hiệu quả hơn

Kỹ năng quan sát là khả năng quan sát các hành vi, cử chỉ, nét mặt, điệu bộ… để nhận biết những diễn biến tâm lý, những suy nghĩ của đối tượng giao tiếp nhằm thu thập thông tin, so sánh chúng với thông tin ngôn ngữ để khẳng định tính xác thực của thông tin và hiểu chính xác đối tượng Một phụ nữ trong khi ứng tuyển vào vị trí quản trị trong một công ty lớn và chị được chính chủ tịch của công ty phỏng vấn Chị nhận thấy ông ta hay cau mày-tuy nhiên ngay sau cái cau mày, ông ta lại hít một hơi thật sâu và thả lỏng hai vai Hơn nữa chị nhận thấy ông ta lại cau mày mỗi khi chị đặt câu hỏi Chị kết luận rằng cái cau mày thật ra chỉ là sự tập trung của ông chủ tịch, chứ không phải do ông không tán thành Quan sát chính là xem xét, nghĩa là bạn để ý từng thay đổi nhỏ nhất của người khác, người đối diện sẽ bày tỏ cho bạn thấy những gì họ nghĩ đằng sau ngôn từ Một người không trung thực khi giao tiếp ánh mắt họ sẽ di chuyển qua trái hay phải mà không phải nhìn vào mắt người đối diện:

Trong khi quan sát cần chú ý những đặc điểm như: phong thái của đối tác( cởi mở hay khép kín), hành vi cơ thể qua tư thế( dáng điệu, cử chỉ ), biểu lộ nét mặt, sắc mặt, trạng thái, các hành vi luên quan đến giọng nói, những phản ứng sinh học tự nhiên, cách ăn mặc và trang điểm, khoảng cách giao tiếp( gần, xa, vừa) và cách bố trí đồ đạc( ngăn nắp hay luộm thuộm )

Tổng thống Mỹ Obama xuất hiện với nụ cười rạng rỡ cho thấy ông là một người thân thiện, cởi mở và rất đáng tin cậy

Dáng đi nhanh nhẹn, thẳng lưng ưỡn ngực, mắt nhìn về phía trước cho thấy đây là người tự tin, phóng khoáng và cởi mở

2.2 Kỹ năng tạo lập mối quan hệ

Ông cha ta thường nói: " Nhất quan hệ, nhì tiền tệ", mối quan hệ đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình giao tiếp của mỗi chúng ta, là cầu nối giữa chủ thể giao tiếp và đối tượng giao tiếp Khi có mối quan hệ tốt các bên sẽ có cảm giác về sự thân thiện, hài hòa, an toàn để từ đó chia sẻ những nguyện vọng, tâm

tư tình cảm của mình Trong cuộc sống hiện đại ngày nay là cuộc sống liên quan đến cộng đồng, người này phụ thuộc vào người kia, không nhiều thì ít.Ví

dụ như bạn phụ thuộc vào anh bảo vệ vì anh ta bảo đảm sự an toàn cho tài sản của bạn, anh bảo vệ phụ thuộc vào bạn vì đó là công việc mang đến miếng cơm manh áo cho anh ta

Có một vị tỷ phú từng nói rằng:" Tôi đánh giá sự thành công của một người dựa vào mối quan hệ mà người đó có được", nếu bạn không giao tiếp ứng

xử hoặc tạo lập tốt các mối quan hệ bạn sẽ phải đối mặt với nhiều thất bại trong cuộc sống Vì vậy, việc tạo ra mối quan hệ đòi hỏi phải có những kỹ năng cơ bản sau:

- Gây ấn tượng tốt đẹp với đối tượng ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên thể hiện qua hành vi, cử chỉ, lời nói và tỏ rõ thiện chí của mình

-Trong giao tiếp cần chú ý tri giác đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin biểu hiện của đối tượng nhằm nhận định được cảm xúc và tâm trạng của đối tượng

- Tập trung chú ý đến đối tượng: đây là một cách để tạo lập mối quan hệ

có ý thức không lời, hành vi này giúp đối tác cảm nhận được sự công nhận của chúng ta là tôi đã sẵn sàng và đang quan tâm tới anh

- Sự điều tiết: đây là phương tiện tự nhiên rất hữu hiệu để tạo lập sự tin tưởng, đó là những hành động điều chỉnh hành vi của chủ thể giao tiếp cho phù hợp với hành vi của đối tác một cách tinh tế và tế nhị

- lắng nghe và phản hồi

Bên cạnh những kỹ năng trong việc tạo dựng mối quan hệ, chúng ta cần tránh một số quan niệm sai lầm:

2.3 Kỹ năng lắng nghe

Để đạt được thành công trong giao tiếp chúng ta không những cần "ăn nói" mà còn cần cả thuật lắng nghe Người ta thường nói:" Người khôn ngoan thường có cái tai dài và cái lưỡi ngắn" hay có câu thành ngữ cũng cho rằng" nói

là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương" để thấy được tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp Lắng nghe là sự tập trung cao độ để nghe

và hiểu người đối thoại với mình, nghe không chỉ bằng tai mà phải bằng cả những giác quan khác

Khi lắng nghe ta cần tập trung chú ý đến những hành vi cử chỉ mà họ thể hiện trong khi giao tiếp, lắng nghe không chỉ điều mà họ nói lên được mà cả những điều mà họ không nói lên được Trong lúc lắng nghe ta phải loại bỏ những yếu tố bên ngoài, ngay cả chính bản thân mình Lăng nghe là sự đi theo mạch cảm xúc và tâm trạng của người nói và thấu hiểu suy nghĩ, tình cảm của

họ, vì thế, lắng nghe không chỉ bằng tai mà còn bằng cả khối óc, cảm xúc và con tim

Theo nghiên cứu của Paul Rankil thì tỉ lệ sử dụng các kỹ năng: 17% là đọc, viết là 14%, nói là 16% và nghe chiếm 53%:

-Những kỹ thuật lắng nghe tích cực:

+Nghe đối tượng khộng chỉ bằng tai mà cả bằng mắt, bằng trái tim: nghe

và quan sát, tập trung chú ý tới đối tượng

+Nghe đối tượng trình bày và im lặng đến mức cần thiết Tuy nhiên lắng nghe không chỉ là làm thinh, mà cần có thái độ cần thiết để khuyến khích và khơi dậy sự cởi mở.Như trong nuôi dạy con cái, việc lắng nghe là hết sức quan trọng, bởi nhờ đó mà các bậc cha mẹ sẽ hiểu được những suy nghĩ của con, những khó khăn trong cuộc sống Khi lắng nghe, mỗi người cha, người mẹ cần biểu lộ sự quan tâm theo dõi câu chuyện bằng những cử chỉ như gật đầu, mỉm cười hay xen kẽ vào đó là những câu hỏi nhắc lại, câu gợi ý khéo " Con nghĩ về việc này cần giải quyết như thế nào?" từ đó khoảng cách giao tiếp sẽ trở nên gần gũi hơn

+Trả lời hoặc phản ánh ý của đối tượng

+Tóm tắt những thông tin làm rõ ý, tâm trạng mà đối tượng trình bày +Tỏ ra sự đồng cảm: biết đặt mình vào hoàn cảnh của đối tượng để hiểu họ

+Im lặng không nghĩ đến việc khác, không chú ý vào việc nghĩ cách ứng phó, trả lời của bản thân mà quên đi sự có mặt của đối tượng

+Tự kiềm chế, kiên nhẫn với thái độ tự tin, không ngắt lời đối tượng, hãy

để họ trình bày hết ý định, suy nghĩ của họ trước khi hỏi họ hay có ý kiến tham gia

Tuy nhiên trong quá trình lắng nghe chúng ta sẽ gặp những cản trở nhất định, có thể làm giảm hiệu quả khi nghe:

2.4.Kỹ năng phản hồi

Bất cứ một công việc nào khi đưọc tiến hành, một hoạt động nào vừa kết thúc cũng cần có sự phản hồi từ các cấp quản lý hay những người có liên quan Phản hồi là hoạt động hồi đáp, đánh giá và đưa ra ý kiến về quá trình thực hiện công việc của những cá nhân có liên quan Khi phản hồi, ta có thể phản hồi lại với nhiều nội dung thông tin khác nhau mà ta tiếp nhận được từ đối tượng giao tiếp.Nội dung thông tin có thể là:

-Tâm trạng, cảm xúc

-Bản thân thông điệp

-Nhận định, nhận xét của đối tác

-Trạng thái, cử chỉ, nét mặt, tư thế…

Khi quảng cáo về một sản phẩm mới, các công ty hay xí nghiệp đều sẽ nhận lại sự phản hồi tích cực hay tiêu cực ở phía khách hàng để kịp thời điều chỉnh chất lượng của sản phẩm Hay khi hoàn thành xong công việc, để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các nhà quản lý hay giám đốc sẽ đưa ra những

ý kiến phản hồi để nhận xét, bàn luận vấn đề, giúp cho nhân viên có thể làm việc tốt hơn

Để phản hồi đạt được hiệu quả cần có những kỹ thuật cơ bản:

-Phản hồi nội dung thông tin: nhận định và tóm tắt những nội dung thông tin đã nghe đưọc để xem mình đã hiểu đúng ý nghĩa của người nói chưa Khi phản hồi có thể nhắc lại ý chính của người nói theo ngôn ngữ của mình

- Phản hồi tâm trạng, cảm xúc bằng cách nhận định lại tâm trạng, cảm xúc của họ qua ngôn ngữ của chủ thể giao tiếp

-Khi nhận định về vấn đề nào đó nên sửu dụng đại từ nhân xưng" tôi" để thấy rõ trách nhiệm.( ví dụ như " tôi nghĩ là bạn nên…")

-Nhận xét về hành động chứ không phải tính cách của con người ( ví dụ nên nói "bạn cần làm như thế này" chứ không nên nói " bạn thật kém cỏi")

-Có thể phản hồi một nội dung để tiếp tục khai thác vấn đề đó

-Có thể phản hồi qua tư thế, cử chỉ

+Điều chỉnh tư thế sao cho gần với đối tượng

+Biểu lộ cảm xúc tương đồng với đối tượng qua nét mặt Ví dụ như khi đối tượng vui thì ta cũng nên mỉm cười theo đối tượng

+Sử dụng âm giọng để phản hồi( như lên giọng hay xuống giọng)

2.5.Kỹ năng đặt câu hỏi.

Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng biết cách đưa ra những câu hỏi phù hợp trong quá trình giao tiếp để thông qua câu trả lời của đối tượng thu thập những thông tin cần thiết đáp ứng mục đích, yêu cầu giao tiếp

-Các dạng câu hỏi:

+Câu hỏi đóng: là những câu hỏi có phương án trả lời( câu hỏi dạng có/không, đúng/sai, thích/không thích hoặc có sẵn phương án để lựa chọn) Loại câu này kém hiệu quả vì nó bó hẹp phạm vi thông tin Tuy nhiên nó giúp thu được thông tin nhanh, cụ thể, rõ ràng, giúp cho đối tượng tập trung vào chủ đề hoặc để khẳng định, kiểm tra lại thông tin, kết thúc vấn đề dài dòng

+Câu hỏi mở: Là những câu hỏi không có sẵn phương án trả lời, người trả lời tự đưa ra những câu trả lời theo suy nghĩ, cách hiểu, quan điểm của họ Dạng

câu hỏi này thường được sử dụng từ nghi vấn như: Cái gì?, như thế nào?, tại sao?

+Trong giao tiếp sử dụng những câu hỏi gợi mở giúp cho người hỏi có một bức tranh khái quát về vấn đề cần hỏi Loại câu hỏi này rất hiệu quả trong giao tiếp vì những câu trả lời của đối tượng cung cấp nhiều thông tin chi tiết, đầy đủ các khía cạnh của vấn đề Nếu bạn hỏi một nhà kinh doanh bằng một câu hỏi đóng như: "Ai là nhà cung cấp hiện nay của ông?" có thể bạn chẳng bao giờ biết được nhà cung cấp đó thường chậm giao hàng và phải đặt hàng trước mười ngày, nhưng tiếp sau câu hỏi đóng là câu hỏi mở:" Ông thích gì nhất từ người cung cấp hàng của mình?" thì nhà kinh doanh sẽ dễ dàng tiết lộ thông tin đó

Đê việc đặt câu hỏi có hiệu quả, chúng ta cần nắm vững một số kỹ thuật như:

-Bắt đầu bằng những câu hỏi chung, gợi mở để kích thích sự bày tỏ cao về suy nghĩ, cảm xúc của đối tác

-Có những câu hỏi định hướng vào chủ đề để dẫn dắt câu chuyện đúng hướng

-Câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với lứa tuổi, trình độ hiểu biết…

-Có những câu hổi trọng tâm nhằm khai thác thông tin về vấn đề giao tiếp -Sử dụng kết hợp câu hỏi đóng và câu hỏi mở hợp lý

-Không nên đặt nhiều câu hỏi tại sao vì sẽ gây cho người hỏi phản ứng tự vệ

Ngoài ra còn có kĩ thuật đặt câu hỏi theo nguyên tắc" hình phễu", tức là đi

từ cái chung, cái tổng quát, đến những cái riêng, cái cụ thể, bao gồm câu hỏi mở-khai thác-đóng-làm rõ-kiểm tra-tổng kết:

2.6.Kỹ năng thuyết trình

Có người từng nói: "sợ hãi lớn nhất của con người là nói trước công chúng, thành công lớn nhất của con người cũng là nói trước công chúng" Ngày nay, với nhu cầu phát triển của xã hội, mỗi người chúng ta sẽ ít nhất phải đứng trước công chúng vài ba lần trong đời Vì thế kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng rất quan trọng đối với mỗi người, là một yếu tố góp phần không nhỏ đến thành công của mỗi chúng ta

Để thuyết trình đạt hiệu quả thì cần phải chú ý một số yếu tố như:

- Tạo được sự lôi cuốn khi đứng thuyết trình trước đám đông: trước tiên

là bạn phải lôi kéo được mọi người cuốn hút vào buổi thuyết trình của bạn, bạn phải có cảm xúc nhất định đối với bài thuyết trình của mình Đồng thời kỹ năng

sử dụng giọng nói cũng là một điều mà bạn nên học trong các kỹ năng trình bày trước đám đông

-Tạo sự tự tin trước đám đông khi thuyết trình: Rất nhiều người khi đứng trước đám đông thường hay lo lắng, thiếu tự tin hay sợ hãi Đầu tiên để tự tin trước đám đông bạn chỉ cần hồi tưởng lại kế hoạch mà bạn đã bàn bạc trước đó với bạn bè, đồng nghiệp Khi đó bạn đã là chính bạn, cũng là lúc bạn tự tin nhất

vì toàn bộ ý tưởng đã nằm sẵn trong đầu bạn, khi đó bạn sẽ tự tin vào khả năng truyền đạt và thuyết phục của chính mình