Năng lực thực thi công vụ của công chức ở tỉnh xaynhabuly, nước CHDNND lào

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ -/ - -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THANH HÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN BÙI NAM Hà Nội, 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn công trình nghiên cứu thực cá nhân tôi, thực hướng dẫn khoa học TS Nguyễn Bùi Nam Các số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực không trùng lặp với đề tài khác Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016 Tác giả luận văn Nguyễn Thanh Hà LỜI CẢM ƠN Với tình cảm trân trọng nhất, tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới TS Nguyễn Bùi Nam tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả trình thực luận văn Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn Ban Giám đốc, Thầy, cô giáo Học viện Hành quốc gia tận tình, chu đáo trình giảng dạy truyền đạt kiến thức cho Xin cảm ơn toàn thể cán bộ, nhân viên Học viện Hành quốc gia tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả thời gian học tập, nghiên cứu hoàn thành chương trình cao học Xin chân thành cảm ơn vị lãnh đạo, đồng nghiệp, bạn bè công tác Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam động viên, quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ mặt tài liệu, số liệu, để hoàn thiện luận văn Tuy có nhiều cố gắng việc đầu tư thời gian công sức nghiên cứu hoàn thành luận văn, hạn chế chuyên môn, kiến thức, nên chắn tránh khỏi khiếm khuyết, thiếu sót Kính mong nhận góp ý Thầy, cô giáo, đồng nghiệp bạn học viên, để luận văn ngày hữu ích Xin trân trọng cám ơn! Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016 Tác giả luận văn Nguyễn Thanh Hà MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí , vai trò công tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 13 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 15 1.2 Hiện đại hóa công tác văn thư 20 1.2.1.Khái niệm đại hóa, đại hóa công tác văn thư 20 1.2.2 Nội dung đại hóa công tác văn thư 22 1.2.3 Các yếu tố tác động đến đại hóa công tác văn thư 24 Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY 27 2.1 Khái quát Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 27 2.1.1 Vị trí, chức 27 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy 29 2.1.4 Nhân lực khoa học Viện 33 2.1.5.Quy định công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 34 2.2.Phân tích thực trạng đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến 37 2.2.1 Về thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư 37 2.2.2 Về biên chế hình thức tổ chức công tác văn thư 50 2.2.3.Về quản lý công tác văn thư 50 2.2.4 Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư 51 2.3 Đánh giá việc đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm khoa học Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến 52 2.3.1 Những thành đạt 52 2.3.2 Hạn chế 53 2.3.3 Nguyên nhân 55 Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY 59 3.1 Phương hướng yêu cầu tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 59 3.1.1 Phương hướng 59 3.1.2 Yêu cầu 63 3.2 Giải pháp tăng cường đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 64 3.2.1 Hoàn thiện quy định pháp luật đại hóa công tác văn thư 64 3.2.2.Tổ chức lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức 66 3.2.3 Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác văn thư 67 3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ cần hoàn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn với Chính phủ điện tử 73 3.2.6 Có chế độ, sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc đại hóa công tác văn thư 83 KẾT LUẬN 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải CNTT Công nghệ thông tin CNVT Công nghệ viễn thông CNTT-TT Công nghệ thông tin – truyền thông CPĐT Chính phủ điện tử HLKH&CN Hàn lâm Khoa học Công nghệ QPPL Quy phạm pháp luật TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Số hiệu Tên bảng/ biểu Trang bảng/biểu Biểu 1.1 Nhân lực khoa học Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 33 Bảng 2.1 Số lượng văn - văn đến giai đoạn 2013 - 2015 39 Biểu 3.1 Mô hình Chính phủ điện tử ứng dụng quan, Bảng 3.1 tổ chức 78 Các mức độ tương tác Chính phủ điện tử 75 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Công tác văn thư hoạt động thường xuyên, thiếu quan, tổ chức Ngay từ cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta có quy định cụ thể công tác Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư lần đề cập cách có hệ thống Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định công tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004-CP ban hành ngày 8/7/2004 Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn Đặc biệt, thực tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành Khi làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá; giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Quá trình toàn cầu hóa diễn hệ phát triển vô mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học công nghệ cao, công nghệ thông tin Các phương tiện đại công nghệ thông tin, trước hết mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên đại dương, mạng kết nối siêu lộ thông tin,… tạo kết cấu hạ tầng kỹ thuật toàn cầu hóa Nếu xét riêng mặt toàn cầu hóa sản phẩm, thành văn minh nhân loại, mà tất quốc gia, tất dân tộc có hội để tiếp nhận sản phẩm thành đó, mà có quyền cần phải tìm cách tham gia vào trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy tiến nhân loại Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Những thành tựu khoa học công nghệ tin học tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều đòi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đại hóa công tác văn thư - đổi toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên trình hội nhập Xuất phát từ cần thiết phải đại hóa công tác văn thư, với kinh nghiệm công tác Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Tôi mong muốn thông qua đề tài đóng góp giá trị nghiên cứu thực tiễn thực trạng công tác văn thư Viện đề xuất giải pháp góp phần đại hóa công tác văn thư Viện nói riêng, quan, tổ chức hệ thống nhà nước nói chung Tình hình nghiên cứu đề tài Trong năm gần Việt Nam, việc tìm kiếm giải pháp đại hóa công tác văn thư quan nhà nước nói chung thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý nghiên cứu sinh, học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác Đến có nhiều giáo trình nghiên cứu khoa học công tác văn thư công bố, hay số chuyên khảo lĩnh vực xuất cuốn: - Giáo trình Văn quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước Học viện Hành Quốc gia (Nxb Giáo dục 1997) cung cấp kiến thức văn quản lý nhà nước hiểu biết công tác văn thư quan nhà nước; - Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy TS Lưu Kiếm Thanh (Nxb Thống kê 1999) Cuốn sách tài liệu hướng dẫn, tham khảo cách đầy đủ, cụ thể cách thức thực soạn thảo văn lập quy; - Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức Tạ Hữu Ánh (Nxb Lao động 2008) cho độc giả nhìn tổng quan việc soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức nói chung; - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông tin 2009) trình bày nội dung, bước công tác văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết cho người làm công tác văn thư lưu trữ; thông tin cá nhân bị lưu trữ, giám sát mức độ xác thông tin Viện HLKH&CN Việt Nam nằm quan, tổ chức thuộc Bộ, ban, ngành cần có kết nối liên thông với Chính phủ điện tử Đặc biệt công tác văn thư, việc soạn thảo văn bản, mẫu văn bản, hoạt động giao dịch quan cần có liên kết với Chính phủ điện tử  Các biện pháp ứng dụng Chính phủ điện tử công tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Một là, trọng đầu tư hạ tầng công nghệ Hạ tầng công nghệ giữ vai trò quan trọng việc áp dụng phát triển CPĐT Hạ tầng công nghệ bao gồm: CNTT-TT, công nghệ Internet, công nghệ điện tử (CNĐT), tiêu chuẩn công nghệ CNTT công nghệ viễn thông (CNVT): CPĐT hệ tất yếu phát triển CNTT CNVT Hạ tầng CNTT hạ tầng sở CNVT hai điều kiện tiên để thực CPĐT Hạ tầng CNTT bao gồm phần cứng, phần mềm, dịch vụ để áp dụng phát triển CPĐT nhằm mang lại hiệu kinh tế Hạ tầng CNVT đòi hỏi công nghệ cao, dung lượng lớn, băng thông rộng, liên kết mạng viễn thông quốc gia, kết nối trực tiếp với đường truyền quốc tế với nhiều loại hình dịch vụ viễn thông, với chất lượng đường truyền cao giá thành hợp lý Công nghệ Internet: Internet xem quan trọng tổng thể chiến lược phát triển CPĐT Cùng với hạ tầng CNTT hạ tầng CNVT hạ tầng công nghệ Internet ba yếu tố cần thiết để áp dụng phát triển CPĐT Hạ tầng công nghệ Internet thúc đẩy trình tri thức tạo tri thức, tạo hội thành công cạnh tranh đưa lại hiệu tốt cho hoạt động hợp tác trao đổi Để phát triển Internet, ứng dụng Chính phủ điện tử hoạt động, Viện Hàn lâm bên cạnh việc xây dựng sở hạ tầng Internet đại phải 77 nhanh chóng phổ cập Internet bản, cách thức sử dụng Internet cụ thể thiết thực cho việc tìm kiếm, thu thập thông tin, bổ trợ cho việc học tập, khai thác tài nguyên tri thức Internet giới với chi phí thấp nhất, quản lý hồ sơ iternet cách khoa học Biểu 3.1 Mô hình phủ điện tử ứng dụng quan, tổ chức Hai là, trọng phát triển nguồn nhân lực Các thành viên tham gia CPĐT cần có kiến thức kỹ sử dụng máy tính sử dụng mạng Họ phải có hiểu biết cần thiết luật: giao dịch điện tử, toán điện tử, kinh tế thương mại ngoại ngữ Phải xây dựng đội ngũ chuyên gia, tiếp cận, hiểu biết phát triển công nghệ tiên tiến giới Nguồn nhân lực - yếu tố để phát triển CPĐT Viện Hàn lâm nói riêng, quan hành nhà nước nói chung, vấn đề khó khăn, không thiếu số lượng mà hạn chế mặt chất 78 lượng Kiến thức hầu hết sinh viên CNTT trường thiếu, từ kỹ làm việc nhóm, tiếp cận quy trình chất lượng trình độ ngoại ngữ Vì vậy, cần phải quan tâm đến nguồn nhân lực, đầu tư, triển khai dự án CNTT, tin học hoá quản lý hành nhà nước, tiến tới hành điện tử, trọng, bồi dưỡng kỹ sư CNTT trường đại học, tạo điều kiện thu hút nhân tài lĩnh vực CNTT làm việc lâu dài Viện Ba là, hoàn thiện hệ thống sách, pháp luật liên kết với Chính phủ điện tử quan, tổ chức Do Internet lĩnh vực mẻ Việt Nam nên nay, hệ thống pháp luật chưa đáp ứng yêu cầu CPĐT Chúng ta cố gắng ban hành số luật như: luật Giao dịch điện tử, luật CNTT, luật Sở hữu trí tuệ Hàng loạt vấn đề bảo hộ quyền sở hữu, tính bảo mật thông tin giao dịch Internet, chế tài với hành vi gian lận, vi phạm hợp đồng, phương thức tính thuế giao dịch điện tử,… chưa cụ thể hóa văn pháp luật liên quan Vấn đề pháp lý nhà nước, phủ cần phải quan tâm ứng dụng CPĐT vấn đề liên quan đến quyền tác giả xâm phạm tác quyền phần mềm Như vậy, CPĐT chủ đề cần quan tâm đến không phương diện kinh tế, kỹ thuật, luật pháp mà vấn đề pháp lý, sách lên quan đến quyền, văn hóa xã hội phải xem xét Ứng dụng Chính phủ điện tử thành công cần quan tâm đến vấn đề sau: - Tính riêng tư: trở thành vấn đề quan trọng cho khách hàng Các điều khoản bảo vệ tính riêng tư thể nhiều trang web CPĐT lớn Có vấn đề sở pháp luật không đắn xã hội, hành vi chấp nhận không vi phạm phạm trù đạo đức truyền thống - Bản quyền: bảo vệ quyền tác giả trang web gặp nhiều khó khăn thông tin số hoá chép dễ dàng với mức chi phí thấp Hơn nữa, vấn đề khó khăn trình kiểm soát người có quyền sử dụng quyền 79 - Tự truy nhập thông tin: Internet cung cấp hội lớn việc cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng Tuy nhiên, tự ảnh hưởng tiêu cực cho xã hội ranh giới vấn đề bất hợp pháp thiếu đạo đức Internet lúc rõ ràng Luật giao dịch điện tử Quốc hội thông qua ngày 19/11/2005 có hiệu lực từ ngày 1/3/2006 Luật gồm chương, 54 điều quy định thông điệp điện tử; chữ ký điện tử chứng thực chữ ký điện tử; giao kế thực hợp đồng điện tử; giao dịch điện tử quan nhà nước; an ninh, an toàn, bảo vệ, bảo mật giao dịch điện tử; giải tranh chấp xử lý vi phạm giao dịch điện tử,… Phạm vi điều chỉnh chủ yếu giao dịch điện tử hoạt động quan nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại Công nhận bảo vệ hợp đồng điện tử: Với đặc thù hoạt động mình, Viện Hàn lâm thường xuyên có hợp đồng giao dịch Đặc biệt hợp đồng với đối tác nước lựa chọn giao dịch phương tiện điện tử đảm bảo bình đẳng an toàn… Luật công nhận bảo vệ hợp đồng điện tử quy định: “giá trị hợp đồng bị phủ nhận hợp đồng thể dạng thông điệp liệu Trong giao kết thực hợp đồng điện tử, thông báo dạng thông điệp liệu có giá trị pháp lý thông báo phương pháp truyền thống” Các bên tham gia hợp đồng điện tử có quyền tham gia thoả thuận, sử dụng phương tiện điện tử giao kết hợp đồng, có quyền thoả thuận yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử Việc giao kết thực hợp đồng điện tử phải tuân theo quy định luật pháp luật hợp đồng Khi tiến hành giao dịch điện tử, Viện Hàn lâm cần phải quy định cụ thể về: định dạng, biểu mẫu thông điệp liệu; loại chữ ký điện tử; quy trình bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn bí mật giao dịch điện tử Bốn là, tăng cường tính bảo mật thông tin liên kết với Chính phủ điện tử 80 Khi tham gia vào Internet, vấn đề đặt phải tăng cường biện pháp an toàn bảo mật An toàn coi vấn đề chủ yếu thực CPĐT Theo hiệp hội an toàn máy tính quốc gia NCSA (National Computer Security Association) vấn đề an toàn CPĐT gồm khía cạnh: - Tính xác thực: Trong giao thức TCP/IP, phương tiện để nhận diện người sử dụng mật mã Các địa IP lọc để phát truy nhập trái phép, nhận dạng gói tin thực gửi từ miền định Thông qua công nghệ gọi xảo thuật IP, kẻ đột nhập gửi mẩu tin đến từ miền xác định đó, mẩu tin thật, kẻ đột nhập thay tên miền trang web lần truy nhập sau người dùng truy nhập với nội dung khác mà chúng thay đổi - Tính riêng tư: Các hành vi vi phạm tính riêng tư xuất sau chuyển giao thông tin Khi mẩu tin nhận, người gửi phải đảm bảo nội dung mẩu tin hoàn toàn bí mật Ở thuật ngữ “nội dung” hiểu theo nghĩa rộng Ví dụ: người truy cập vào trang web, giao dịch ghi lại Bản ghi lại thông tin ngày tháng, thời gian, địa người sử dụng tên miền trang trước mà người sử dụng vừa truy nhập Nếu người sử dụng truy cập vào trang web thông qua nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) nhà cung cấp dịch vụ Internet giữ trang mà người sử dụng vừa truy cập Với đặc điểm đó, nhiều trang web thương mại sử dụng tính lưu dấu vết để lưu lại thông tin người sử dụng (mặc dù hầu hết trường hợp, việc lưu dấu vết sử dụng hợp pháp) Tuy nhiên, nhiều nhà quảng cáo sử dụng tính lưu dấu vết vô nguyên tắc để theo dõi thói quen người sử dụng Sự đe dọa lớn tính riêng tư thông tin lấy từ lừa lọc, mà từ thoả hiệp việc tự cung cấp thông tin người sử dụng - Tính trung thực: TCP/IP có vai trò truyền gói liệu văn tuý Vì gói tin liên quan đến mẩu tin cụ thể thường truyền 81 chúng từ trạm đến máy chủ ngược lại, chúng dễ bị nắm bắt mô trình di chuyển Ví dụ: kẻ đột nhập mô địa mà nội dung trang web đệ trình Người sử dụng điền đầy đủ thông tin thẻ tín dụng họ vào mẩu khai báo gửi mà thông tin chuyển sang máy chủ kẻ đột nhập Xuất phát từ mối nguy hiểm thông tin đó, đòi hỏi muốn liên kết ứng dụng thành công Chính phủ điện tử, đòi hỏi tất quan, tổ chức có liên quan cần tăng cường tính bảo mật thông tin, có đầu tư cần thiết bảo mật, an ninh mạng 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính tính khoa học, tính đại giải công việc Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND UBND thành phố Hà Nội vừa ban hành, triển khai công tác văn thư lưu trữ năm 2016 rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, đại hóa hành Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam cần có biện pháp sau: - Quan tâm cán làm công tác văn thưu, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT - Xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối với sở, ban, ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan 82 - Trang bị hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo tốt chất lượng, thông tin, tín hiệu nhận - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho cán chuyên trách làm công tác văn thư - Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá lực ứng dụng CNTT cán làm công tác văn thư - Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu điều hành công việc CloudOffice để công việc phận văn thư giảm tải, công tác quản lý thống Những văn phòng không giấy hình thành, điều kiện đảm bảo đại hóa công tác văn thư 3.2.6 Có chế độ, sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc đại hóa công tác văn thư Trong công tác văn thư có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực hiện, bao gồm: - Tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai văn công tác văn thư cho phận, tổ chức Viện Hàn lâm; Hội nghị tập huấn, mở lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư cho cán quản lý cán trực tiếp làm công tác văn thư - Kinh phí đầu tư xây dựng mới, cải tạo nhà kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu văn thư - Chỉnh lý tài liệu tồn đọng - Tổ chức triển lãm, xuất sách giới thiệu tài liệu văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - Kinh phí cho đoàn học tập, khảo sát công tác văn thư quan nước nước… Với khối lượng lớn công việc vậy, cần quan tâm cấp lãnh đạo, đặc biệt việc tạo nguồn kinh phí để trì hoạt động, tiến tới đầu tư đại hóa công tác văn thư, nhằm nâng cao hiệu hoạt động nói chung toàn Viện 83 TIỂU KẾT CHƯƠNG Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, việc đại hóa công tác văn thư Viện HLKH&CN Việt Nam nhiệm vụ cần thiết hợp lý Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý quan đơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Hiện đại hóa công tác văn thư giúp bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có vi phạm xảy trình hoạt động Công tác văn thư nề nếp, chuẩn hóa ứng dụng CNTT lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ quan Hiện đại hóa công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời công tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Những biện pháp đề xuất như: hoàn thiện quy định pháp luật đại hóa văn thư; tổ chức lớp đào tạo, nâng cao, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, viên chức; ứng dụng ISO, phủ điện tử vào đại hóa văn thư, tạo nguồn kinh phí đầu tư cho việc đại hóa công tác văn thư; biện pháp có tính ứng dụng cao giúp Viện Hàn lâm nói riêng quan, tổ chức khác nói chung thực mục tiêu đại hóa công tác văn thư lâu dài  Kiến nghị: Xuất phát tự vị trí công tác thân Viện Hàn lâm, bên cạnh giải pháp chung, có tính định hướng lâu dài đề xuất trên, tác giả luận văn xin đưa số kiến nghị riêng với Viện HLKH&CNVN nhằm hoàn thiện việc đại hóa công tác văn thư thời gian tới sau: Thứ nhất, Cấp uỷ Đảng, thủ trưởng đơn vị người làm công tác văn thư cần nhận thức đắn vai trò vị trí công tác văn thư, 84 quan Trên sở đó, lãnh đạo Viện thủ trưởng đơn vị cần quan tâm đạo công tác này, người phụ trách văn phòng với thủ trưởng đơn vị tổ chức thực tốt chức trách công tác văn thư phải có tinh thần trách nhiệm cao, học hỏi để nâng cao lực chuyên môn, từ nhận thức rõ cần thiết ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư Thứ hai, Tiếp tục trì phát huy mặt làm công tác văn thư Viện Hàn lâm thời gian qua Xây dựng văn hướng dẫn đại hóa văn thư Thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến cập nhật văn quy phạm pháp luật ngành văn thư - lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Viện Hàn lâm Thứ ba, Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy lòng nhiệt tình cán làm tốt công tác văn thư Đặc biệt phải tiếp xúc thường xuyên với máy in, máy tính, mực in nên cần thiết có chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại xứng đáng cho cán văn thư theo quy định pháp luật Thứ tư, Quan tâm đầu tư, trang bị cập nhật kịp thời phần mềm có tính quản lý công tác văn thư, lưu trữ phạm vi toàn quan, chẳng hạn phần mềm quản lý văn nội (VIC)… Thứ năm, Cần có tham mưu, tư vấn hoàn chỉnh lại hệ thống biểu mẫu văn để áp dụng thống quan thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm tăng cường công tác kiểm tra thể thức văn trước trình ký, ban hành Xử lý nghiêm, thẳng thắn phê bình trường hợp soạn thảo sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn để rút kinh nghiệm Thứ sáu, Khẩn trương đạo triển khai thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan qua phần mềm quản lý, để ngăn chặn tình trạng hồ sơ tồn đọng tiết kiệm chi phí chỉnh lý tài liệu 85 KẾT LUẬN Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Việc thực công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Do đó, đại hóa công tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức Đối với Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam quan thuộc phủ trung tâm nghiên cứu phục vụ công tác quản lý khoa học, công nghệ xây dựng sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, đại hóa công tác văn thư lại trở nên có ý nghĩa quan trọng Công tác văn thư Viện đại hóa đảm bảo cho việc vận hành trình quản lý đồng bộ, nhịp nhàng Hiện đại hóa công tác văn thư vấn đề tất yếu khách quan tiến trình phát triển chung xã hội, hoạt động quản lý nhà nước theo xu hướng quản lý công mới, phù hợp với hội nhập kinh tế quốc tế, khoa học công nghệ đại ngày Tuy nhiên, trình đại hóa công tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện khách quan Viện Trong thời gian tới, để tăng cường đại hóa công tác văn thư, Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam cần quan tâm tới việc xây dựng quy định hướng dẫn cụ thể công tác văn thư cho đơn vị Chú trọng đầu tư, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, máy móc, tài liệu, phương tiện lưu trữ, văn phòng phẩm theo hướng đại hóa Song song với đó, Viện cần ý đến công tác đào tạo, bồi dưỡng thường 86 xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức công tác nghiên cứu Viện Trong công tác đạo, quản lý, lãnh đạo thủ trưởng quan, đơn vị trực thuộc Viện cần phải coi trọng việc nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức tầm quan trọng việc đại hóa công tác văn thư Nếu quan tâm, trọng mức cầu thị lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, chắn thời gian tới việc đại hóa công tác văn thư Viện cải thiện đáng kể Cùng với việc đại hóa công tác văn thư Viên nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Viện tăng cường, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội chung nước 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, Nxb Lao động, Hà Nội; Bộ Khoa học công nghệ (2009), Công văn số 1043/BKHCN-TĐC ngày 08 tháng năm 2009 Bộ Khoa học công nghệ việc triển khai xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước Bộ Khoa học công nghệ (2010), Công văn số549/BKHCN-TĐCngày 22 tháng năm 2010 Bộ Khoa học công nghệ việc triển thực Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Bộ Khoa học công nghệ (2010), Công văn số 550/BKHCN-TĐCngày 22 tháng năm 2010 Bộ Khoa học công nghệ việc triển thực Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Bộ Khoa học công nghệ (2010), Quyết định số 550/BKHCN-TĐCngày 22 tháng năm 2010 Bộ Khoa học công nghệ việc triển thực Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ Bộ Khoa học công nghệ (2010),Thông tư số 01/2010/TT-BKHCNngày 25 tháng 02 năm 2010 Bộ Khoa học công nghệ việc quy định hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước Bộ Khoa học công nghệ (2010),Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng năm 2010 Bộ Khoa học công nghệ việc quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 quan hành nhà nước Bộ Khoa học Công nghệ(2008), Quyết định số 2885/QĐ-BKHCN ngày 26/12/2008 Bộ Khoa học Công nghệ việc công bố tiêu 88 chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu Bộ Khoa học Công nghệ(2009), Văn số 1043/BKHCN -TĐC ngày 08/5/2009 Bộ khoa học Công nghệ việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 quan hành Nhà nước 10 Bộ Khoa học Công nghệ (2010), Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN ngày 25/2/2010 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước 11 Bộ Nội vụ, Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn cung cấp, quản lý sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ quan thuộc hệ thống trị; 12 Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành nhà nước; 13 Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức Hà Nội; 14 Bộ Tài (2006), Thông tư số 111/2006/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2006 Bộ Tài việc hướng dẫn công tác quản lý hành việc áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước 15 Bộ Tài chính(2010), Thông tư số 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010 Bộ Tài việc quy định công tác quản lý tài việc xây dựng, áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nước 16 Nguyễn Trọng Biên (2010), Đánh giá tác động văn quản lý nhà nước nhìn từ góc độ công tác văn thư đến văn thư lưu trữ Việt Nam số 03/2010, Tạp chí văn thư lưu trữ; 89 17 Chính phủ, Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; 18 Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; 19 Chính phủ, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; 20 Chính phủ, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2011 Quản lý sử dụng dấu; 21 Chính phủ, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; 22 Chính phủ, Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 Chính phủ quy định việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử quan Nhà nước; 23 Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu; 24 Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước 25 Chính phủ (2011), Nghị 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020; 26 Chính phủ (2015), Nghị 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 quy định Chính phủ điện tử; 27 Đảng Cộng sản Việt Nam (2016), Nghị Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII ban hành ngày 28 tháng 01 năm 2016; 28 Học viện Hành Quốc gia (1997), Văn quản lý hành nhà nước công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước, Nxb Giáo dục; 29 Học viện Hành quốc gia (2009), Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước, Nxb Khoa học kỹ thuật; 90 30 Quốc Huy (2011), Kỹ soạn thảo văn quy chế công tác văn thư 301 mẫu văn quản lý điều hành doanh nghiệp đơn vị hành nghiệp quyền địa phương, Nxb Lao động; 31 TS Nguyễn Thị Hà TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức, Nxb Chính trị Quốc gia; 32 TS Nguyễn Văn Hậu, Kỹ nghiệp vụ hành chính, Nxb Lao động; 33 Trần Hữu Quang (2010), Các vấn đề xã hội trình Công nghiệp hóa, đại hóa Việt Nam: Một xã hội học biến đổi xã hội văn hóa, Đề tài cấp Nhà nước KX.02.10; 34 TS Dương Văn Khảm (2004), Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia Hà Nội; 35 Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa thông tin; 36 Quốc Hội (2004), Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND, Nxb Chính trị Quốc gia; 37 PGS Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội; 38 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội 39 Lưu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn lập quy, Nxb Thống kê; 40 Tập giảng Một số vấn đề hành học, Nxb Chính trị quốc gia Hà Nội (2003); 41 Trung tâm Khoa học xã hội nhân văn Quốc gia (2003), Tư phát triển đại: Một số vấn đề lý luận thực tiễn, Nxb Khoa học xã hội, H.; 42 Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề Văn quản lý nhà nước – lịch sử lưu trữ quản lý hành chính; 91 ... 110/2004/NĐ-CP quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư, áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn... Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo đạo tổ chức thực nhiệm vụ công tác quan, tổ chức, đòi hỏi cần tất quan, tổ chức coi trọng quan tâm mức 1.1.3 Yêu cầu công. .. quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Công tác văn thư hoạt động thường xuyên, thi u quan, tổ chức Ngay từ cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta có quy định cụ thể công tác Sau thời gian