TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

K51 Thông tin – Thư viện 2 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN NGÔ THỊ TÂM TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TI

K51 Thông tin – Thư viện 1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

NGÔ THỊ TÂM

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHÓA : QH – 2006 - X

HỆ : CHÍNH QUY

HÀ NỘI - 2010

Footer Page 1 of 126.

K51 Thông tin – Thư viện 2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

NGÔ THỊ TÂM

TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHÓA: QH – 2006 – X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: ThS TRỊNH KHÁNH VÂN

HÀ NỘI - 2010

Footer Page 2 of 126.

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình và quý báu của các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện

Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội và các

cán bộ thư viện đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại

học Giao thông vận tải Hà Nội

Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự dạy dổ và chỉ bảo nhiệt tình của các thầy, các cô giáo trong suốt 4 năm học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội

& Nhân văn và sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tâm chỉ bảo của các bác, các cô chú,

anh, chị công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao

thông vận tải Hà Nội trong suốt thời gian em thực tập tốt nghiệp cũng như

nghiên cứu hoàn tất đề tài

Đặc biệt, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và lòng biết ơn sâu sắc tới

cô giáo hướng dẫn: ThS Trịnh Khánh Vân – người đã tận tình hướng dẫn em

hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do thời gian có hạn cùng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, mặc dù cố

gắng song khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những sai sót Em rất mong

nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô, của các cán bộ tại Thư viện để

khóa luận của em hoàn chỉnh hơn

Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2010

Sinh viên Ngô Thị Tâm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, với sự giúp

đữ của những người tôi đã cảm ơn Mọi kêt quả nghiên cứu trong công trình đều

chính xác, không có trong bất kỳ công trình nào khác

Sinh viên Ngô Thị Tâm

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 2

5 Tình hình nghiên cứu đề tài 2

6 Những đóng góp của đề tài 3

7 Bố cục của niên luận 3

NÔI DUNG 4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 4

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 4

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 5

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 6

1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 7

1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện trừong Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 12

2.1 Nguồn tin và vai trò của nguồn tin trong hoạt động Thông tin – Thư viện 12

2.1.1 Khái niệm nguồn tin 12

2.1.2 Vai trò của nguồn tin trong hoạt động Thông tin – Thư viện 13

2.2 Thực trạng nguồn tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 13

2.2.1 Nguồn tin truyền thống 14

2.2.2 Nguồn tin hiện đại 16

2.3 Công tác tổ chức nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 17

2.3.1 Tổ chức và sắp xếp tài liệu 17

2.3.1.1 Bố trí thư viện 18

2.3.1.2 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho đóng 19

2.3.1.3 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho mở 20

2.3.2 Tổ chức các điểm truy cập tới nguồn tin 22

2.3.3 Bảo quản nguồn tin 28

2.3.3.1 Công tác bảo quản tài liệu 28

2.3.3.2 Công tác kiểm kê tài liệu 31

2.4 Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 32

2.4.1 Công tác bổ sung 32

2.4.1.1 Chính sách bổ sung 32

2.4.1.2 Hình thức và nguyên tắc bổ sung 33

2.4.1.3 Nguồn bổ sung 35

2.4.1.4 Kinh phí bổ sung 39

2.4.2 Công tác phối hợp bổ sung và trao đổi và chia sẻ nguồn tin 40

2.4.3 Công tác thanh lý tài liệu 41

2.5 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm 42

2.5.1 Sử dụng phương tiện kỹ thuật và công nghệ hiện đại vào công tác tổ chức và phát triển nguồn tin 42

2.5.2 Ứng dụng phần mềm quản lý thư viện 42

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG

CAO HIÊU QUẢ TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN TẠI

TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO

THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI 48

3.1 Nhận xét và đánh giá thực trạng công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải 48

3.1.1 Những ưu điểm 48

3.1.2 Những hạn chế 50

3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội 51

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý nguồn tin 51

3.2.2 Xây đựng chính sách phát triển nguồn tin phù hợp 52

3.2.3 Chú trọng đẩy mạnh công tác số hóa nội dung tài liệu 52

3.2.4 Hoàn thiện hơn nữa hệ thống tra cứu nguồn tin 53

3.2.5 Đào tạo người dùng tin 54

3.2.6 Đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 55

3.2.7 Tăng cường hợp tác và trao đổi chia sẻ nguồn tin 55

3.2.8 Tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, hạ tầng thông tin 56

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Đại học Giao thông vận tải

LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đã và đang chứng kiến những thay đổi mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, trong đó là cuộc “cách mạng thông tin” Ngày

nay người ta đã thừa nhận thông tin là một trong những nhân tố quyết định đến

sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia, đang từng bước đưa loài người đến với

thời đại của một xã hội thông tin

Trước những ứng dụng to lớn của thành tựu khoa học công nghệ hiện đại, nguồn thông tin ngày càng gia tăng và biến đổi sâu sắc các ngành nghề trong xã

hội Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo quản lý phải tổ chức và phát triển nguồn

tin một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để thu thập, xử lý, lưu trữ

và phổ biến thông tin hiệu quả

Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội là một trong những trung tâm đào tạo hàng đầu của cả nước về lĩnh vực giao thông vận tải Có thể nói trong

quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, hoạt động thông tin – thư viện

(TT-TV) có ý nghĩa vô cùng quan trọng, hỗ trợ đắc lực giúp Nhà trường hoàn thành

tốt nhiệm vụ của mình

Hiện nay, công tác tổ chức và phát triển nguồn tin là một trong những nội dung được quan tâm hàng đầu của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại

học Giao thông vận tải Hà Nội (TT TT-TV ĐH GTVT HN- gọi tắt là Trung

tâm) Cùng với sự phát triển của xã hội là sự thay đổi về nhu cầu tin của người

dùng tin nói chung và người dùng tin tại Trung tâm nói riêng Nhận thức được

tầm quan trọng của công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm, tôi đã

chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội” làm đề tài

khóa luận của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại TT TT-TV ĐH GTVT HN

- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong nguồn tin tại TT TT-TV ĐH GTVT

HN

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

+ Mục đích: Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ

chức và phát triển nguồn tin tại TT TT-TV ĐH GTVT HN

+ Nhiệm vụ: Trên cơ sở thực trạng công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Trung tâm, đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao, hoàn thiện

công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại Trung tâm

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và phát triển nguồn tin tại TT

TT-TV ĐH GTT-TVT HN trong những năm gần đây ( từ 2005- đến nay)

Phương pháp nghiên cứu:

+ Phân tích tổng hợp tài liệu + Khảo sát thực tế, thống kê + Quan sát

+ Phỏng vấn

5 Tình hình nghiên cứu đề tài

Hoạt động thông tin – thư viện tại trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đã có nhiều tác giả nghiên cứu, tuy nhiên công tác tổ chức và phát triển

nguồn tin của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay là đề tài mới Tôi là sinh viên

thực tập tại đây, qua khảo sát và nghiên cứu công tác tổ chức và phát triển nguồn

tin của Trung tâm đóng vai trò quan trọng trong hoạt động phục vụ người dùng

tin tại Trung tâm với công tác đào tạo nguồn nhân lực giao thông vận tải Thông

qua đó, việc tham khảo các đề tài liên quan tại Trung tâm là cơ sở để tôi nghiên

cứu và hoàn thành tốt khóa luận này

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo Khóa luận gồm

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI

HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện

Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội

Trung tâm Thông tin -Thư viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội

là một trong những đơn vị có lịch sử gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển

của trường ĐH GTVT HN, với các mốc chính như sau:

Ngày 24/03/1962 trường ĐH GTVT HN được thành lập theo quyết định

số 42/CP của Thủ tướng Chính phủ Cùng với một số phòng ban chức năng,

Phòng Giáo vụ được thành lập bao gồm Ban phiên dịch và Ban giáo vụ, trong đó

có bộ phận thư viện

Năm 1967 theo chủ trương của nhà nước, trường ĐH GTVT HN tách ra thành Đại học Giao thông sắt bộ (ở Hà Nội) và Đại học Đường thuỷ (ở Hải

Phòng) Do đó, nguồn tư liệu thư viện cũng được chia sẻ làm hai

Năm 1984 là năm đánh dấu sự hình thành của Thư viện như một đơn vị độc lập trực thuộc vào Ban giám hiệu với 14 nhân viên

Ngày 21/02/2002, TT TT-TV được thành lập theo quyết định số 753/QĐ – BGD & ĐT – TCCB

Những năm đầu thế kỷ XXI trường ĐH GTVT HN tham gia vào các dự

án Giáo dục đại học (HEP), đầu tư phát triển thư viện theo hướng hiện đại Dự

án bao gồm các mức đầu tư cơ bản sau: mức A “Xây dựng hệ thống mạng máy

tính để tăng cường công tác quản lý và đào tạo” (năm 2000) Dự án mức B (năm

2002) cho phép mở rộng mạng máy tính của trường sang ký túc xá Láng Dự án

mức C “Xây dựng trung tâm tài nguyên thông tin thư viện” (2004) là dự án lớn

đầu tư cho thư viện góp phần làm thay đổi TT TT-TV cả về lượng và chất Với

, TT TT-TV trường ĐH GTVT được xếp vào hàng những thư viện hiện đại ở Việt

Nam

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường

Đại học Giao thông vận tải

►Chức năng

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường ĐH GTVT HN nằm trong hệ thống thông tin thư viện cả nước Bên cạnh đó, Trung tâm nằm trong hệ thống

cơ cấu tổ chức của trường ĐH GTVT HN và là Trung tâm thông tin - thư viện

chuyên ngành Vì vậy, Trung tâm vừa mang những chức năng chung của một

TT TT-TV và vừa có chức năng riêng phục vụ cho chuyên ngành Giao thông

vận tải của Nhà trường

Trong hoạt động thông tin – thư viện, ngoài chức năng cơ bản của một thư viện là tàng trữ nguồn thông tin, văn hoá, giáo dục, TT TT-TV trường ĐH

GTVT HN còn thực hiện những chức năng cơ bản sau:

- Phục vụ tài liệu, thông tin cho công tác giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học, tạo nguồn nhân lực có đủ trình độ cho ngành giao thông vận tải của

đất nước

- Nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ GTVT và các tài liệu khác thuộc các lĩnh vực liên quan phục vụ cho việc

giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học (NCKH) của cán bộ, giảng viên và sinh

viên của Nhà trường

►Nhiệm vụ Trung tâm thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm tin tự động hoá, tổ chức cho bạn đọc của Trung tâm khai thác và sử dụng thuận

lợi, có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm

- Khai thác, thu thập, xử lý thông tin tư liệu khoa học công nghệ GTVT trong và ngoài nước

- Lập kế hoạch cho Ban giám hiệu Nhà trường về công tác thông tin – thư viện phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

- Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản kho tài liệu của Trung tâm

- Có nhiệm vụ quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của Trung tâm được giao, gồm toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trang thiết bị, hệ thống tài nguyên

thông tin của Trung tâm

- Phát triển mối quan hệ hợp tác với các TT TT-TV, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước về lĩnh vực thông tin tư liệu

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thư viện

trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội

►Cơ cấu tổ chức

Từ những ngày đầu mới thành lập Thư viện chỉ có 2 tổ là Tổ giáo trình và

Tổ thư viện Đến nay Trung tâm gồm các phòng:

+ Phòng sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng quyển

* Ban lãnh đạo Trung tâm bao gồm:

Giám đốc: ThS Nguyễn Minh Hậu Phó giám đốc: ThS Hoàng Thị Minh Phúc Trưởng phòng nghiệp vụ: Ngô Thế Anh

* Sự phân bố cán bộ:

- Phòng báo, tạp chí, sách ngoại văn, luận văn, luận án và NCKH: 2 người

Sơ đồ cơ cấu tổ chức TT TT-TV trường ĐH GTVTHN

►Đội ngũ cán bộ Đội ngũ cán bộ thư viện được đào tạo và có trình độ chuyên về lĩnh vực TT-TV, với tổng số 20 cán bộ

vụ

Phòng làm thẻ

Phòng mượn sách giáo trình-sách tham khảo

Phòng

đo ̣c sách tiếng Viê ̣t

Phòng

đo ̣c báo tạp chí, luận văn, luận

án sách ngoại văn

Bộ phận mượn/

trả tài liệu

Quầy bán sách

Phòng

đo ̣c điê ̣n tử

1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại

học Giao thông vận tải Hà Nội

►Cơ sở hạ tầng

Việc xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hoàn thiện, kiện toàn, hiện đại là yêu cầu cần thiết đối với tất cả TT TT-TV nói chung và đối với TT

TT-TV trường ĐH GTVT HN nói riêng Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng được

một mặt bằng cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật kiện toàn, hiện đại

Trung tâm được xây dựng trên khuân viên rộng với 4000 m2, khang trang, đảm bảo các điều kiện cho các công tác nghiệp vụ của Trung tâm Hệ

thống cơ sở vật chất cần thiết cho công tác phục vụ bạn đọc như hệ thống bàn

ghế, tủ kệ, hộp phiếu, máy tính, quạt, bóng điện, máy điều hoà…

►Các thiết bị vật chất kỹ thuật

* Máy chủ: Hiện nay, Trung tâm có 17 máy chủ tập trung tại tầng 6, để

quản lý dữ liệu tại thư viện

* Máy trạm

+ Máy trạm nghiệp vụ : Hiện Trung tâm có 20 máy trạm nghiệp vụ phục

vụ cho công tác xử lý tài liệu , quản lý tài liệu bạn đọc , cũng như phục vụ trong

công tác lưu thông…

phục vụ cho việc tra tra cứu thông tin , hiện ta ̣i Trung tâm có 80 máy dành riêng

cho sinh viên, học viên cao học, cán bộ giảng dạy tra cứu và đọc tài liệu toàn

văn, tài liệu điện tử: giáo trình điện tử do cán bộ trong Trường biên soạn, luận

án, luận văn, NCKH… Bạn đọc còn có thể truy cập và sử dụng những tài liệu

ngoại văn chuyên ngành mà Trung tâm đã đặt mua từ nước ngoài, những tài liệu

trên mạng do cán bộ trong Trung tâm đã download về phục vụ cho việc học tập,

nghiên cứu, tất cả những tài liệu điện tử ở đây đều ở dạng offline

+ Máy trạm tra cứu tài liệu: Hiện Trung tâm có 7 máy trạm phục vụ trong

việc tra tìm tài liệu trong đó: Phòng đọc tầng 5 có 3 máy, phòng mượn tầng 4 có

2 máy, phòng đọc tầng 6 có 2 máy (nhưng 1 máy ở tầng 5 và 2 máy ở tầng 6

không đi vào hoạt động)

+ Hệ thống máy quyét thẻ tự động: Hiện nay ở tất cả các phòng của Trung tâm đều có máy quét thẻ từ tự động, từ phòng nghiệp vụ đến phòng phục vụ với

5 máy quét thẻ (symbol, của công ty máy siêu tính)

+ Hệ thống camera theo dõi: Tất cả các phòng từ tầng 7 đều được lặp đặt camera phục vụ cho mục đích quản lý bạn đọc, với 30 camera có khả năng lưu

giữ hình ảnh, được lặp đặt ở các vị trí khác nhau, nhân viên thư viện có thể kiểm

soát bạn đọc thuận tiện, dễ dàng dù ở bất cứ góc độ nào

+ Hệ thống cổng từ, thẻ từ:

Trên các phòng đọc tự chọn từ tầng 5 đến tầng 7 của Trung tâm đều được lắp đặt hệ thống cổng an ninh kép RFID nhằm kiểm soát bạn đọc, không cho tài

liệu đem ra ngoài bất hợp pháp, với đầu đọc RFID

+ Hệ thống điều hòa: Tất cả các phòng ban tại thư viện hiện nay đều được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệ độ 50.000 BTU và 20

máy điều hòa treo tường 18000 BTU

+ Hệ thống máy in mạng, máy photo: Trung tâm có môt hệ thống máy in mạng và máy photo công nghệ cao được bộ trí tại tất cả các phòng phục vụ, đảm

bảo đáp ứng tối đa nhu cầu photo tài liệu của bạn đọc

1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm Thông tin – Thư

viện trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội

Trung tâm trực thuộc Ban Giám hiệu và phục vụ theo quy chế do Nhà trường ban hành Đối tượng phục vụ chính của Trung tâm tập trung vào 3 nhóm

► Nhóm cán bộ quản lý

Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý của trường ĐH GTVT HN bao gồm: cán bộ lãnh đạo, quản lý, chuyên viên các phòng ban trong trường Nhóm

người dùng tin này chiếm tỷ lệ không nhiều, phần lớn họ tham gia vào các hoạt

động quản lý, lãnh đạo, và cũng giảng dạy, nghiên cứu khoa học Thông tin họ

quan tâm tập trung chủ yếu vào các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng

và Nhà nước; thông tin mang tính sâu rộng, nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định

quản lý Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý rất đa dạng và

mang tính tổng hợp

► Nhóm cán bộ giảng dạy

Cán bộ giảng dạy là những người có chuyên môn, nắm rõ nguồn thông tin

và loại hình tài liệu mình cần để phục vụ cho nghiên cứu khoa học và viết giáo

trình giảng dạy Đa phần họ có khả năng tự xử lý tài liệu để tạo ra thông tin mới

Nhu cầu tin của họ rất lớn:

+ Nội dung: Họ đòi hỏi thông tin vừa mang tính tổng hợp đồng thời phải chuyên sâu và logic

+ Hình thức: Đa dạng, phong phú, bao gồm cả tài liệu truyền thống và hiện đại

► Nhóm nghiên cứu sinh, học viên sau đại học và sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu của Trung tâm, nhu cầu tin của học viên sau đại học và nghiên cứu sinh vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính

chuyên sâu Thông tin họ cần phải mang tính thời sự, cần có tính lý luận và thực

tiễn, đặc biệt là các báo cáo kết quả nghiên cứu trong và ngoài nước Họ vừa là

người sử dụng thông tin đồng thời là người cung cấp thông tin thông qua các

công trình nghiên cứu của mình

Nhóm người dùng tin là sinh viên chiếm tỷ lệ cao, nhu cầu tin của họ gắn liền với yêu cầu của quá trình học tập cũng như nghiên cứu khoa học Ngày nay

với việc đổi mới phương pháp dạy và học, sinh viên phải tự học, tự nghiên cứu

là chính đã tạo ra những chuyển biến trong nhu cầu tin của họ Thông tin họ cần

phải mang tính khoa học, bao gồm chủ yếu là các dạng tài liệu là giáo trình, bài

giảng, sách tham khảo và một số các tài liệu khác như: báo cáo khoa học, luận

văn, tạp chí…

Đối tượng phục vụ chính của Trung tâm là sinh viên, học viên cao học, cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy trong phạm vi trường ĐH GTVT HN, ngoài ra

những đối tượng ngoài trường cũng có thể vào sử dụng tài liệu tại chỗ với điều

kiện có giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản của cá nhân đó Ngoài những đối

tượng nêu trên bạn đọc không được sử dụng tài liệu cũng như thông tin của

Trung tâm bởi vì với tài liệu truyền thống khi muốn sử dụng tài liệu phải xuất

trình thẻ thư viện, với tài liệu dạng điện tử muốn sử dụng được bạn đọc cần có 1

user và password mà thư viện đã cung cấp, đây chính là mã thẻ thư viện mà sinh

viên được cấp

Sinh viên thuộc hệ tại chức, chuyên tu, văn bằng II, cao học, nghiên cứu sinh được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch vụ tại phòng đọc

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN TIN

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

GIAO THÔNG VẬN TẢI HÀ NỘI

2.1 Nguồn tin và vai trò của nguồn tin trong hoạt động thông tin – thư viện

2.1.1 Khái niệm nguồn tin

Cùng với sự xuất hiện của những thư viện đầu tiên trên thế giới vào những thiên niên kỷ thứ III trước công nguyên là sự xuất hiện của vốn tài liệu –

nguồn tin Vốn tài liệu được hiểu theo nhiều cách khác nhau:

Theo chuyên gia thư viện Xô Viết E.I.Samurin: Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện, tạo điều

kiện cho việc sử dụng của độc giả”

Trong cuốn “Cẩm nang nghề thư viện” của TS.Lê Văn Viết: Vốn tài liệu

là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc

điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho người đọc của chính thư viện hoặc

các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như để

bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm

Theo Pháp lệnh thư viện (năm 2000): Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý

theo quy tắc, quy trình khoa học nghiệp vụ thư viện để tôt chức phục vụ người

đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản

Ngày nay, trong hoạt động TT-TV cùng với thuật ngữ “vốn tài liệu” là sự xuất hiện của thuật ngữ “nguồn tin” Ở một góc cạnh nào đó “nguồn tin” cũng

có thể được hiểu là “vốn tài liệu” Nguồn tin tiềm tàng trong xã hội và con người

có thể khai thác chúng theo nhiều cách khác nhau, với nhiều mục đích khác

nhau

Có nhiều cách định nghĩa về nguồn tin, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu:

Nguồn tin là sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động khoa học, kiến thức, suy

nghĩ, sáng tạo của con người, phản ánh những thông tin được kiểm soát và ghi

lại dưới một dạng vật chất nào đó

2.1.2 Vai trò của nguồn tin trong hoạt động thông tin – thƣ viện

Nguồn tin là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại

và phát triển của cơ quan thông tin – thư viện Nguồn tin chứa đựng những tri

thức, kinh nghiệm của loài người từ thế hệ này sang thế hệ khác Đó là nguyên

liệu đầu vào của hoạt động thông tin khoa học trong các cơ quan thông tin – thư

viện Đối với cán bộ, nguồn tin là công cụ, là đối tượng làm việc hàng ngày (bổ

sung, xử lý, phục vụ người dùng tin…) Đối với người dùng tin, nguồn tin là

nhân tố quyết định đến sự sáng tạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã

hội Ngày nay, việc ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông

đã làm thay đổi cả về số lượng và chất lượng nguồn tin

Nền kinh tế tri thức ở nước ta đang phát triển, chúng ta đang bước vào xã hội thông tin, và do đó vai trò của nguồn tin càng được khẳng định Đó là nhân

tố quyết định sự sáng tạo và chiến lược phát triển thông tin của cơ quan thông

tin – thư viện nói riêng và xã hội nói chung

TT TT-TV trường ĐH GTVT HN là một bộ phận gắn liền với sự nghiệp giáo dục đào tạo của Nhà trường Chất lượng đào tạo của Nhà trường có đạt kết

quả như mong muốn hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó hoạt động

TT-TV đóng góp một phần không nhỏ Do vậy, công tác TT-TV cần được phát

triển toàn diện theo kịp sự phát triển của xã hội để đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng

và chính xác nhu cầu tin của người dùng tin Với vai trò quan trọng và xuất phát

từ nhu cầu thực tiễn, công tác tổ chức và phát triển nguồn tin là vấn đề mang

tính cấp thiết

2.2 Thực trạng nguồn tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại

học Giao thông vận tải Hà Nội

Hiện nay, Trung tâm đang sở hữu một nguồn tin rất đa dạng và phong phú

đã được xử lý và đưa ra phục vụ người dùng tin của cơ quan Đặc biệt, trong bối

cảnh “xã hội thông tin” hiện nay, nguồn tin của Trung tâm ngày càng gia tăng về

số lượng và chất lượng Nguồn tin chủ yếu tập trung vào các khoa: công trình,

cơ khí, kinh tế, điện – điện tử, công nghệ thông tin… Các loại hình tài liệu bao

gồm sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, khóa luận tốt

nghiệp…; thể hiện dưới nhiều dạng: văn bản, hình ảnh, số,…

2.2.1 Nguồn tin truyền thống

Nguồn tin truyền thống là những tài liệu được thể hiện trên giấy Nguồn tin trên giấy bao gồm cả tài liệu công bố và tài liệu không công bố

+ Tài liệu công bố là những tài liệu được xuất bản bởi các nhà xuất bản, phát hành chính thức; được tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại

chúng nhằm phổ biến rộng rãi đến mọi đối tượng người dùng tin

Tài liệu công bố đáng kể nhất là giáo trình, đây là nguồn tài liệu rất quan trọng, có giá trị thông tin cao đối với cán bộ giảng viên và sinh viên trong Nhà

trường Ngoài sách giáo trình, Trung tâm còn rất chú trọng bổ sung báo, tạp chí

đặc biệt là tạp chí tiếng nước ngoài về chuyên ngành GTVT Cơ cấu nguồn tài

liệu công bố được thể hiện dưới bảng sau:

Stt Loại hình tài liệu Số lượng đầu sách Số lượng cuốn

một số lượng lớn tài liệu nước ngoài Các tài liệu ngoại văn bao gồm: tiếng Anh,

tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung Hiện nay, Trung tâm có 3.830

đầu sách ngoại (bao gồm sách và tạp chí nước ngoài) trong tổng số 40.960 đầu

tài liệu, tương đương với 4.691 cuốn trong tổng số 127.358 cuốn tài liệu:

Biểu đồ thống kê tỷ lệ số lượng tài liệu theo ngôn ngữ

2.2.2 Nguồn tin hiện đại

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và kỹ thuật hiện đại đã tạo ra nhiều ứng dụng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Ngày nay các

Trung tâm đang từng bước hiện đại hóa, ứng dụng những thành tựu khoa học và

công nghệ tiên tiến, đặc biệt là công nghệ thông tin Đây là tiền đề để các Trung

tâm xây dựng thư viện điện tử

Sự phát triển của xã hội đã tạo tiền đề hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu điện tử Tài liệu điện tử có thể được lưu trữ trên CD – ROM, DVD –

ROM hay lưu hành trên các mạng cục bộ và mạng Internet Đó là các loại sách,

báo, tạp chí điện tử và thường được gọi là e-book, e-journal, e-magazine; cùng

với các cơ sở dữ liệu (CSDL) đã tạo ra nguồn tin điện tử vô cùng phong phú

Nguồn tin này có thể đọc và truy cập thông qua máy tính điện tử hoặc mạng máy

Hiện nay TT TT-TV ĐH GTVT HN đang sử dụng phần mềm ILIB của công ty CMC, phần mềm này là công cụ hữu hiệu giúp cơ quan xây dựng CSDL

cũng như trong quản lý tài liệu và nhiều vấn đề liên quan khác

Nguồn tin điện tử bao gồm các các CSDL và đĩa CD Mỗi khi học viên nộp luận án, luận văn…đều phải nộp song song cho Trung tâm cả bản word và

bản dạng sách Bên cạnh đó hiện nay Trung tâm đang tiến hành xây dựng bộ

giáo trình điện tử chuyên ngành giao thông vận tải, đã mua và xây dựng các

CSDL ngoại văn chuyên ngành, đây là cơ sở cho trung tâm xây dựng tài nguyên

điện tử

Đĩa CD: Trung tâm đã sưu tập được một khối lượng khá lớn các tài liệu

đã được số hóa dưới dạng đĩa CD, nội dung chủ yếu là luận án, luận văn và đề

tài nghiên cứu khoa học, sách tham khảo tiếng nước ngoài

Trung tâm đã bổ sung các CSDL điên tử chuyên ngành GTVT phục vụ cho nghiên cứu giảng dạy và học tập, số liệu cụ thể như sau:

2.3 Công tác tổ chức nguồn tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường

Đại học Giao thông vận tải Hà Nội

2.3.1 Tổ chức kho và sắp xếp tài liệu

Tổ chức vốn tài liệu/ nguồn tin là phương thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả Trung tâm không chỉ thu thập, tổ chức sử dụng mà còn tổ

chức bảo quản vốn tài liệu/ nguồn tin – tri thức của nhân loại Mục đích của việc

tổ chức vốn tài liệu/ nguồn tin:

+ Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu + Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu/ nguồn tin + Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu/ nguồn tin + Bảo quản lâu dài, tránh mất mát, hư hỏng

+ Sử dụng lâu bền, tiết kiệm kinh phí

Ngoài ra, việc tổ chức tài liệu/ nguồn tin có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học sẽ giúp cho cán bộ TT-TV và bạn đọc khai thác hiệu quả tài liệu/

nguồn tin Việc tổ chức tài liệu khoa học giúp tra tìm nhanh chóng, chính xác, dễ

theo dõi và bảo quản hiệu quả

Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức vốn tài liệu/ nguồn tin, Trung tâm đã cố gắng tổ chức kho và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hợp lý

+ Tầng 6: Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc sách ngoại văn, luận văn, luận

án, nghiên cứu khoa học, báo, tạp chí (bao gồm cả báo và tạp chí tiếng Việt và

tiếng nước ngoài)

bộ, cấp trường do cán bộ, giảng viên, sinh viên Nhà trường thực hiện

- Báo, tạp chí: Bao gồm báo và tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài, từ báo trung ương đến báo ngành, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực

chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí…

Báo, tạp chí giải trí trong nước như: Nhân dân, Hà Nội mới, Gia đình và

xã hội, An ninh, Tri thức trẻ,…

Báo, tạp chí nước ngoài chủ yếu là báo chí Nga, Pháp, Anh, Đông Âu,

Mỹ

+ Tầng 7: Tại đây bạn đọc có thể sử dụng các tài liệu điện tử: tài liệu toàn văn từ CSDL mà Trung tâm tạo dựng và các nguồn thông tin khác trên Internet

2.3.1.2 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho đóng

Kho đóng là hình thức tổ chức mà bạn đọc không được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, bạn đọc muốn sử dụng tài liệu phải thông qua thủ thư Tại trung tâm

kho đóng được áp dụng đối với phòng mượn sách giáo trình và sách tham khảo

(tầng 4)

+ Giáo trình: Giáo trình chủ yếu về chuyên ngành công trình, cơ khí, kinh

tế, điện – điện tử, khoa cơ bản…Giáo trình được xếp theo từng khoa phục vụ

cho từng lĩnh vực đào tạo của trường Giáo trình được xếp theo 4 khoa chuyên

ngành và 1 khoa cơ bản và trong mỗi khoa lại sắp xếp theo các môn theo từng

giá Đối với sách giáo trình chỉ dán mã vạch, đăng ký cá biệt, không dán chíp

điện tử và ký hiệu phân loại của cuốn sách

+ Sách tham khảo: Các tài liệu tham khảo được dán ký hiệu phân loại và

mã vạch, số đăng ký cá biệt đồng thời được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt

Sách được phân loại theo khung phân loại Dewey (Dewey Demical

Classyfication – DDC)

Khung phân loại DDC được xem như là một công cụ để tổ chức nguồn tin của Trung tâm Khung phân loại DDC hiện áp dụng tại Trung tâm do nhà thư

viện học người Mỹ Melvil Dewey đưa ra vào năm 1876, khung phân loại này

được áp dụng rộng rãi trong các thư viện trên nhiều quốc gia DDC thể hiện

nghệ thuật sử dụng 10 chữ số từ 0 đến 9 để phân chia mỗi khái niệm và các khái

niệm này tiếp tục được phân chia thành những khái niệm nhỏ hơn Trong DDC

các lĩnh vực khoa học được sắp xếp từ chung đến riêng, từ toàn thể đến bộ phận

Bảng chính của DDC gồm 10 lớp cơ bản sau:

Geography and History

2.3.1.3 Tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho mở

Kho mở là hình thức tổ chức mà bạn đọc có thể tiếp xúc trực tiếp với tài liệu không cần thông qua thủ thư, hình thức này được tổ chức tại phòng đọc sách

Việt (tầng 5) và phòng đọc báo, tạp chí, luận văn, luận án, sách ngoại văn (tầng

6) Trong kho mở, tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu ký hiệu xếp giá Tùy từng

loại hình tài liệu mà ký hiệu xếp giá có sự khác nhau

● Đôí với kho mở tầng 5: Tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu xếp giá Ký

hiệu xếp giá tại kho mở tầng 5 được tạo lập dựa trên các yếu tố sau:

- Ký hiệu phân loại

- Chỉ số Cutter

Ví dụ: Tài liệu “Nguyên lý động cơ đốt trong” của tác giả Nguyễn Tất Tiến sẽ có ký hiệu xếp giá kho mở là:

Trường ĐH GTVT Trung tâm TT-TV

621.43

NG - T

Trong ký hiệu xếp giá trên:

621.43: ký hiệu phân loại theo DDC

NG – T: Chỉ số Cutter

Nguyên tắc sắp xếp: Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn

(theo ký hiệu phân loại DDC), từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới, bắt đầu từ

bên trái sang bên phải Những tài liệu có cùng chỉ số phân loại DDC việc sắp

xếp dựa vào chỉ số Cutter (theo trật tự ABC)

● Đôí với kho mở tầng 6:

Kho mở tầng 6 bao gồm các loại tài liệu: sách ngoại văn, luận văn, luận

án, báo cáo khoa học, báo và tạp chí (bao gồm cả báo và tạp chí tiếng Việt và

tiếng nước ngoài) Tùy từng loại tài liệu mà ký hiệu xếp giá và cách sắp xếp

khác nhau Cụ thể:

- Sách ngoại văn: Dạng tài liệu này được tổ chức và sắp xếp theo môn loại, và trong từng môn loại lại được tổ chức theo trật tự ngôn ngữ: Tiếng Anh,

Tiếng Nga, Tiếng Pháp và theo trật tự ABC Ký hiệu xếp giá và nguyên tắc sắp

xếp sách ngoại văn như sách đọc Việt (tầng 5)

- Luận văn, luận án đươc sắp xếp theo ký hiệu xếp giá Ký hiệu xếp giá bao gồm:

+ Ký hiệu dạng tài liệu (LV: Luận văn; LA: Luận án) + Ký hiệu phân loại

được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và theo trật tự ABC

- Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ: Tiếng Nga, Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Trung … và trong từng

ngôn ngữ các tạp chí này lại sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và theo trật tự

ABC

2.3.2 Tổ chức các điểm truy cập tới nguồn tin

Hiện nay, Trung tâm không sử dụng hình thức tra cứu truyền thống mà hoàn toàn tra cứu hiện đại Hệ thống tra cứu hiện đại là tập hợp các CSDL về

các đối tượng cần quản lý, được lưu giữ trên máy tính điện tử và được quản lý

theo một cơ chế thống nhất giúp cho việc khai thác dữ liệu được dễ dàng Thông

qua quá trình xử lý tài liệu, xây dựng CSDL Trung tâm đã tổ chức các điểm truy

biên mục nhằm mô tả tài liệu Khi cán bộ xử lý sẽ ghi các yếu tố mô tả tài liệu

trên phiếu biểu ghi MARC 21 Sau đó biểu ghi này được đưa vào nhập máy trên

cơ sở phần mềm ILIB để có thể đưa ra lưu thông phục vụ bạn đọc

Trước khi đưa ra phục vụ, các dạng tài liệu truyền thống: giáo trình, sách tham khảo còn được tiến hành dán mã vạch, con chip điện tử, ký hiệu phân

loại…để bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu trên giá sách (Đặc biệt với phòng đọc

khung phân loại DDC để phân loại tài liệu, là Trung tâm thông tin chuyên ngành

về giao thông vận tải nên các tài liệu chủ yếu về chuyên ngành mà trường đào

tạo

Khâu xử lý tài liệu cụ thể tại Trung tâm bao gồm: Phân loại, Biên mục, Tóm tắt, Định chỉ số Cutter

► Phân loại

Phân loại là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu

và thể hiện nội dung đó bằng ký hiệu của khung phân loại cụ thể

Trung tâm tiến hành phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC Việc phân loại tài liệu được thực hiện theo các bước sau:

+ Phân loại sơ bộ tài liệu: Khi có tài liệu cán bộ thư viện sẽ tiến hành phân loại sơ bộ theo chủ đề Công việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho xác

định chỉ số phân loại của tài liệu

+ Phân tích chủ đề, nội dung tài liệu: Quá trình phân loại cán bộ phân loại phải phân tích chủ đề, nội dung tài liệu nhằm xác định tài liệu đó thuộc lĩnh vực

khoa học nào Trong bước này, cán bộ phân loại thường chú ý đến các yếu tố:

nhan đề, lời nói đầu, mục lục,…

+ Xác định ký hiệu phân loại cho tài liệu: Trên cơ sở phân tích tài liệu, cán bộ phân loại sẽ xác định cho tài liệu đó 1 chỉ số trong khung phân loại DDC

► Biên mục tài liệu

TT TT-TV ĐH GTVT chỉ tiến hành biên mục gốc không tiến hành biên mục sao chép Biên mục gốc (biên mục tại chỗ) là quá trình tạo lập các biểu ghi

thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các khổ mẫu,

nhập dữ liệu có sẵn của một phần mềm nào đó quy định

Từ năm 2004 đến nay Trung tâm đã tiến hành triển khai áp dụng khổ mẫu biên mục MARC21

Quy trình biên mục tại Trung tâm:

- Xây dựng phiếu tiền máy

Phiếu tiền máy bao gồm các thông tin: chỉ thị trường, nhãn trường, trường con, tên gọi nhãn trường và trường con Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng được

6 phiếu tiền máy:

+ Phiếu nhập tin sách bộ

+ Phiếu nhập tin sách lẻ + Phiếu nhập tin sách tập + Phiếu nhập tin báo, tạp chí + Phiếu nhập tin luận văn, luận án + Phiếu nhập tin bài trích

- Mô tả tài liệu trên phiếu tiền máy

Tùy vào từng loại hình tài liệu, cán bộ biên mục sẽ lựa chọn phiếu nhập tin phù hợp

+ Biên mục mô tả sách lẻ: Các yếu tố mô tả bao gồm như: chỉ số ISBN, giá tiền, mã ngôn ngữ tài liệu, mã nước xuất bản, chỉ số phân loại DDC, ký hiệu

Cutter, tên tác giả, tên tài liệu, thông tin liên quan đến nhan đề tài liệu, các yếu

tố xuất bản, các yếu tố vật lý (số trang, khổ cỡ, minh họa), tài liệu kèm theo,

tùng thư, phụ chú, tiêu đề bổ sung, từ khóa, nơi lưu giữ

+ Biên mục mô tả sách tập: bao gồm các yếu tố mô tả sách lẻ và các thông tin: chỉ số tập, nhan đề tập, địa chỉ xuất bản, nhan đề sách bộ và mã số biểu ghi

+ Biên mục mô tả tạp chí: Hiện nay Trung tâm chỉ tiến hành biên mục mô

tả tạp chí khi đã đóng quyển Các yếu tố mô tả bao gồm: Giá tiền, chỉ số ISSN,

ngôn ngữ tài liệu, mã nước xuất bản, ký hiệu tên tạp chí, chỉ số phân loại DDC,

ký hiệu Cutter, tên tác giả, tên tạp chí, thông tin xuất bản, thông tin vật lý, định

kỳ xuất bản, những thay đổi, từ khóa, thông tin lưu trữ, hiện trạng vốn tư liệu