Luận văn sư phạm Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản nguồn tin tại Thư viện Đại học Chính Trị

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN  NGUYỄN THỊ THÚY TÌM HIỂU CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thƣ viện – Thông tin HÀ NỘI - 2012 TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN  NGUYỄN THỊ THÚY TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thƣ viện – Thông tin Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: Th.S NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH HÀ NỘI - 2012 LỜI CẢM ƠN Trong trình thực khóa luận, ngồi cố gắng thân, em nhận giúp đỡ thầy bạn bè Em xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc tới cô giáo Ths GVC Nguyễn Thị Thuý Hạnh giảng viên khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội, người tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hồn thành khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cán Thông tin - Thư viện Thư viện Đại học Chính Trị tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em q trình làm khóa luận Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, đặc biệt thầy cô khoa Công nghệ Thông tin, ngành Thư viện - Thông tin giảng dạy, bảo em suốt thời gian học tập nghiên cứu Với điều kiện hạn chế thời gian kiến thức thân nên khóa luận khó tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý thầy bạn để khóa luận hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Thúy LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn Ths GVC Nguyễn Thị Thuý Hạnh - giảng viên khoa Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội Các kết nghiên cứu khóa luận trung thực không trùng với kết nghiên cứu tác giả khác Nếu sai, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2012 Người cam đoan Nguyễn Thị Thúy DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tên đầy đủ Nghĩa dịch CSDL Cơ sở liệu DDC Dewey Decimal Classification Bảng phân loại thập phân Dewey Ilib Integrated Library Phần mềm thư viện điện tử tích hợp ISBD International Standard Quy tắc mô tả thư mục quốc tế Bibliographic Description LCC Library of Congress Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Classification Mỹ MLCC Mục lục chữ MLPL Mục lục phân loại OPAC Online Public Access Catalog TTKHQS Thông tin Khoa học Quân UDC Universal Decimal Classification Khung phân loại thập tiến quốc tế Mục lục truy cập trực tuyến MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2.1 Mục đích nghiên cứu 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp luận 4.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Đóng góp lý luận thực tiễn đề tài Bố cục Khoá luận CHƢƠNG 1: THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN 1.1 Khái quát Trƣờng Đại học Chính Trị 1.2 Khái quát Thƣ viện Đại học Chính Trị 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển Thư viện Đại học Chính Trị 1.2.2 Nguồn tin Thư viện Đại học Chính Trị 10 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ Thư viện Đại học Chính Trị 13 1.2.3.1 Chức Thư viện 13 1.2.3.2 Nhiệm vụ Thư viện 13 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Thư viện Đại học Chính Trị 14 1.3 Tầm quan trọng công tác tổ chức bảo quản nguồn tin 15 1.3.1 Khái niệm nguồn tin (Vốn tài liệu) 15 1.3.2 Khái niệm tổ chức nguồn tin 16 1.3.3 Khái niệm bảo quản nguồn tin 16 1.3.4 Vai trị cơng tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thư viện Đại học Chính Trị 17 1.3.4.1 Vai trị cơng tác tổ chức nguồn tin 17 1.3.4.2 Vai trị cơng tác bảo quản nguồn tin 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ 21 2.1 Giá trị nguồn tin Thƣ viện Đại học Chính Trị 21 2.1.1 Nguồn tài liệu in ấn 21 2.1.1.1 Sách kinh điển 21 2.1.1.2 Tài liệu tra cứu 21 2.1.1.3 Báo, tạp chí 23 2.1.1.4 Luận án, luận văn 24 2.1.1.5 Kho tài liệu mật 24 2.1.1.6 Các loại giáo trình 25 2.1.1.7 Sách văn học, giải trí 26 2.1.2 Nguồn tài liệu điện tử 26 2.1.2.1 Cơ sở liệu (CSDL) 26 2.1.2.2 CD - ROM 30 2.1.2.3 Tài liệu số 31 2.2 Tổ chức nguồn tin Thƣ viện Đại học Chính Trị 33 2.2.1 Tổ chức nguồn tài liệu in ấn 33 2.2.1.1 Tổ chức kho 33 2.2.1.2 Các phương pháp xếp tài liệu quan Thông tin - Thư viện 37 2.2.1.3 Tổ chức hệ thống mục lục 39 2.2.2 Tổ chức nguồn tài liệu điện tử 43 2.3 Công tác bảo quản nguồn tin Thƣ viện Đại học Chính Trị 44 2.3.1 Nguyên nhân gây huỷ hoại nguồn tin 44 2.3.1.1 Nguyên nhân gây hư hỏng nguồn tài liệu in ấn 44 2.3.1.2 Nguyên nhân gây huỷ hoại nguồn tài liệu điện tử 48 2.3.2 Một số biện pháp bảo quản nguồn tài liệu in ấn 50 2.3.2.1 Công tác vệ sinh kho trang thiết bị kho 50 2.3.2.2 Giáo dục ý thức bảo quản cho bạn đọc 51 2.3.2.3 Chuyển tài liệu sang vật mang tin khác 52 2.3.2.4 Kiểm tra, tu bổ, phục chế, hồi cố tài liệu thường xuyên 52 2.3.3 Một số biện pháp bảo quản nguồn tài liệu điện tử 52 CHƢƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG VÀ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ 55 3.1 Một số nhận xét 55 3.1.1 Ưu điểm 56 3.1.2 Nhược điểm 56 3.2 Kiến nghị giải pháp 57 3.2.1 Kiến nghị 57 3.2.2 Giải pháp 58 3.2.2.2 Cơng tác số hố tài liệu 58 3.2.2.3 Đầu tư sở vật chất cho kho 61 KẾT LUẬN 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC…………………………………………………………………………… 65 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, khoa học ngày phát triển, máy móc dần thay phần lớn sức lao động người lao động sản xuất Tuy nhiên, dù khoa học kỹ thuật có phát triển đến đâu nữa, đại tới mức độ khơng thể thay vai trị vị trí quan Thư viện - Thơng tin đời sống xã hội Bởi, nói đó: “Thư viện nơi hội tụ đầu chứa nhiều chất xám” Thư viện Đại học Chính Trị có nguồn thơng tin đa dạng, phong phú bước đổi mặt từ trang thiết bị, sở vật chất, vốn tài liệu cán thư viện để đáp ứng nhu cầu bạn đọc cách tốt Thư viện tòa nhà tầng, với đầy đủ phòng ban, trang thiết bị tương đối đại Tài liệu Thư viện chủ yếu dạng in ấn, tài liệu điện tử hạn chế Thư viện sử dụng phần mềm Ilib 4.0 Tuy nhiên có phân hệ biên mục, lưu thông bổ sung hoạt động hiệu quả, phân hệ khác chưa phát huy hết chức Tất phịng ban Thư viện phục vụ theo hình thức kho đóng Mặc dù, Thư viện phục vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng tài liệu kho sách khơng tránh khỏi khó khăn việc tổ chức, công tác quản lý kho phần mềm cịn chưa tâm Trước thực trạng đó, nhận thấy công tác tổ chức, xếp bảo quản kho tài liệu Thư viện Đại học Chính Trị vấn đề cần quan tâm để Thư viện xứng đáng giảng đường thứ hai Nhà trường Ý thức cần thiết công tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thư viện Đại học Chính Trị, tơi mạnh dạn lựa chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thư viện Đại học Chính Trị” làm khóa luận Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2.1 Mục đích nghiên cứu Khi nghiên cứu đề tài này, tơi mong muốn tìm cách tổ chức bảo quản nguồn tin tối ưu cho Thư viện Đại học Chính Trị nói riêng thư viện chuyên ngành nói chung 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục đích nghiên cứu đề tài, cần giải số nhiệm vụ sau: - Phân tích đặc tính loại tài liệu, nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu nói chung Thư viện Đại học Chính Trị nói riêng - Tìm hiểu phương pháp tổ chức bảo quản nguồn tài liệu áp dụng Thư viện - Đánh giá khó khăn thuận lợi công tác tổ chức bảo quản nguồn tin - Đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác tổ chức bảo quản nguồn tin, giữ gìn tri thức nhân loại Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu trạng cách xếp, tổ chức bảo quản kho tài liệu Thư viện Đại học Chính Trị Từ đó, đưa giải pháp nhằm cơng nghệ hóa cơng tác tổ chức, xếp bảo quản kho tài liệu Thư viện Đại học Chính Trị Trong q trình nghiên cứu đề tài này, tập trung vào công tác tổ chức bảo quản nguồn tài liệu in ấn (sách, báo, tạp chí,…) nguồn tài liệu điện tử (CD – ROM, Cơ sở liệu, tài liệu số) Thư viện Đại học Chính Trị Phƣơng pháp nghiên cứu Hệ thống máy chủ máy trạm: Phục vụ cho công tác nghiệp vụ tra cứu thông tin Sau xây dựng sở liệu, Thư viện cần xây dựng máy chủ sở liệu để thực chức quản trị hệ thống liệu thông tin Thư viện; bổ sung máy trạm quản trị nhằm phục vụ công tác quản trị mạng cán thư viện tăng cường dịch vụ hướng dẫn người dùng tin sử dụng máy trạm tra cứu Ngoài ra, Thư viện cần tăng cường thiết bị an tồn thơng tin (các thiết bị lưu điện, chống sét, lưu liệu, bảo vệ, bảo mật…), thiết bị ngoại vi (in laser, photocopy,…) thiết bị nhập liệu (Scanner, digital camera, card xử lý,…) - Hạ tầng phần mềm: Khi thực số hóa tài liệu, phần mềm giữ vai trị quan trọng Thư viện cần mua thêm phần mềm số hóa tài liệu thư viện cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy nhập dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video Dữ liệu chưa số hóa đưa vào dây truyền nhập vào hệ thống Các liệu số hóa phân quyền truy nhập cho đối tượng khác (cán lãnh đạo, giảng viên, học viên…) ghi lại trình sử dụng đối tượng liệu khác Module số hóa tài liệu thiết kế đặc thù cho thư viện nhằm phù hợp với nguồn tin điện tử thư viện Có thể tích hợp với kỹ thuật nhận dạng quang học để áp dụng số hóa văn Đồng thời, Thư viện cần nhanh chóng xây dựng triển khai kế hoạch số hóa tài liệu * Đội ngũ cán Là người có khả kỹ quản trị thư viện điện tử, tổ chức thông tin tri thức số, phổ biến thông tin số các, phục vụ dịch vụ tra cứu thơng tin số, số hóa, lưu trữ bảo quản thông tin số,… Đội ngũ cán thư viện Thư viện Đại học Chính Trị người có trình độ chun mơn nghiệp vụ thư viện trình độ tin học để phục vụ cho 60 cơng tác số hóa cịn nhiều hạn chế Thư viện cần tăng cường mở lớp đào tạo tin học cho cán thư viện để tăng vốn kiến thức tin học kiến thức tài liệu số * Ngƣời sử dụng thƣ viện Đối tượng dùng tin Thư viện cán lãnh đạo, giảng viên, học viên trường nên họ có trình độ tin học định Trong mơi trường thông tin điện tử, người dùng tin Thư viện không bị giới hạn thời gian, không gian để truy cập tới nguồn tin thông qua máy tính kết nối mạng Chính vậy, Thư viện phải đào tạo thêm cho người dùng tin kiến thức chuyên môn việc sử dụng truy cập thơng tin điện tử Tóm lại, Thư viện Đại học Chính Trị nên ý vào việc xây dựng sưu tập số; nâng cấp sở vật chất, hạ tầng thông tin; bồi dưỡng cán thư viện đào tạo người dùng tin để công tác số hóa tài liệu triển khai hiệu Thư viện 3.2.2.3 Đầu tư sở vật chất cho kho Trước mắt, Thư viện cần củng cố nâng cao phân hệ quản trị hệ thống phần mềm Ilib, tạo tảng vững cho phân hệ khác (lưu thông, quản lý kho…) hoạt động hiệu Trang bị đồng cho phòng kho Thư viện thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản lưu giữ nguồn tin như: giá sách, máy hút bụi, quạt,… Đầu tư kinh phí cho bổ sung vốn tài liệu độc Thư viện Công tác bảo quản tài liệu tốt Thư viện lắp đặt thêm hệ thống máy điều hồ máy camera tất phịng ban Thư viện Đại học Chính Trị cần tăng số lượng tài liệu kinh điển kho sách lên để đáp ứng đủ tài liệu cung cấp cho bạn đọc nhiều 61 bạn đọc có nhu cầu tìm đọc tài liệu thời điểm khơng gian lưu trữ 62 KẾT LUẬN “Số sách nhiều hay chứng tỏ trình độ văn hóa dân tộc thấp hay cao” (Hồ Chí Minh) Số sách vở, tài liệu lưu giữ Thư viện Trường Đại học Chính trị chứng tỏ quy mơ tầm vóc Thư viện bước chuyển theo nhịp thời đại Với nguồn tài liệu đa dạng nội dung phong phú hình thức, cơng tác tổ chức bảo quản tài liệu có vai trị quan trọng Công tác trở nên quan trọng thời đại bùng nổ công nghệ thông tin Nhiều thư viện lớn nước giới không ngừng đổi công nghệ để tổ chức bảo quản kho tin cách hiệu an tồn Trước thực tế đó, Thư viện Đại học Chính Trị cần phải tăng cường vấn đề tổ chức bảo quản nguồn tin tốt để phục vụ trình giảng dạy nghiên cứu Nhà trường Trước thảm hoạ “Sách tự huỷ diệt”, Thư viện Đại học Chính Trị ln quan tâm tới vấn đề tổ chức, bảo quản, phục chế nguồn tài liệu, coi nhiệm vụ then chốt chiến lược phát triển Thư viện 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn số: 111/NVĐP ngày 04-04-1995 Cục Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Nghiêm Thị Bình (2009), Cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu quý Thư viện Quốc Gia Việt Nam, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt (2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, Đại học Văn Hóa, Hà Nội Trần Thị Quý, Đỗ Văn Hùng (2007), Tự động hóa hoạt động thơng tin – thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Trần Hữu Huỳnh (2010), Tập giảng Tổ chức bảo quản kho tài liệu quan thông tin - thư viện, ĐHKHXH&NV, Hà Nội Website: http://www.google.com.vn Website: http://vietnamlib.net Website: http://www.nlv.gov.vn 64 PHỤ LỤC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 65 PHỤ LỤC Hình ảnh Trƣờng Đại học Chính Trị 66 Một số hình ảnh Thƣ viện Đại học Chính Trị 67 Phịng Mƣợn 68 Phịng Đọc 69 Tủ trƣng bày báo, tạp chí, luận văn 70 Phịng Đọc Điện tử 71 Phịng Giáo trình 72 73 Sách tập 74 ... quản nguồn tin Thƣ viện Đại học Chính Trị CHƢƠNG THƢ VIỆN ĐẠI HỌC CHÍNH TRỊ VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TIN 1.1 Khái quát Trƣờng Đại học Chính Trị Là ngơi trường qn đội, Trường Đại học Chính. .. đề tổ chức bảo quản nguồn tin Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thƣ viện Đại học Chính Trị Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng hiệu công tác tổ chức bảo quản. .. kém, thư? ??ng giới hạn phạm vi chọn lọc toàn vật tư liệu sưu tập 1.3.4 Vai trị cơng tác tổ chức bảo quản nguồn tin Thư viện Đại học Chính Trị 1.3.4.1 Vai trị cơng tác tổ chức nguồn tin Nguồn tin