CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

* Mục đích nghiên cứu Mục đích của đề tài nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin tại thư viện Thư viện và các đơn vị trực thuộc, đưa ra các đề xuất mang tính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

- -

ĐỖ THỊ THU HÀ

CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHÓA HỌC: QH – 2008 – X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TH.S TRẦN HỮU HUỲNH

HÀ NỘI, 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận “Công tác tổ chức và khai thác nguồn

tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” là kết

quả nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép của ai Nội dung khóa luận có tham khảo và sử dụng các tài liệu thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp chí và các trang web theo danh mục tài liệu tham khảo của khóa luận

Sinh viên

Đỗ Thị Thu Hà

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, Thạc sĩ Trần Hữu Huỳnh, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả thầy cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể các cô chú, anh chị - cán bộ của Thư viện trường Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận của tôi còn nhiều thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để đề tài của tôi được hoàn thiện hơn nữa

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 02 năm 2012 Sinh viên thực hiện

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 8

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 9

3 Tình hình nghiên cứu 9

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

5 Phương pháp nghiên cứu 10

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 4

7 Bố cục của khóa luận 11

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

HÀ NỘI 12

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Hà Nội 12

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 14

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 14

1.1.3 Đội ngũ cán bộ 16

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 16

1.3 Nguồn lực thông tin của Thư viện 18

1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 20

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 22

2.1 Vai trò của nguồn lực thông tin đáp ứng nhu cầu tin tại Thư viện 22

2.2 Cơ cấu nguồn lực thông tin của Thư viện 23

2.2.1 Cơ cấu hình thức tài liệu 26

2.2.2 Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu 28

2.2.3 Cơ cấu thời gian của tài liệu 29

2.3 Công tác tổ chức, khai thác nguồn lực thông tin 30

2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn tin tại Thư viện 30

2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện 30

2.3.1.2 Khung phân loại 33

2.3.1.3 Bộ từ khóa 35

2.3.2 Tổ chức kho 36

2.3.3 Hệ thống các công cụ truy cập nguồn tin tại Thư viện 42

2.3.3.1 Hệ thống mục lục 42

2.3.3.2 Các cơ sở dữ liệu 43

2.3.3.3 Website của Thư viện 46

2.3.4 Tổ chức các dịch vụ khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện 48

2.3.4.1 Dịch vụ đọc tại chỗ 49

2.3.4.2 Dịch vụ cho mượn tài liệu 50

2.3.4.3 Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu 50

2.3.4.4 Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc 51

2.3.4.5 Dịch vụ đào tạo người dùng tin 52

2.3.4.6 Dịch vụ triễn lãm, giới thiệu sách 53

2.3.4.7 Dịch vụ biên soạn tài liệu luyện dịch 53

2.4 Đánh giá chung 54

2.4.1 Những điểm mạnh 54

2.4.1.1 Nguồn thông tin 54

2.4.1.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng cơ sở thông tin 55

2.4.1.3 Đội ngũ cán bộ 55

2.4.1.4 Hợp tác, trao đổi 56

2.4.2 Những hạn chế 56

2.4.2.1 Công tác phát triển nguồn tin 56

2.4.2.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 57

2.4.2.3 Công tác cán bộ 58

CHƯƠNG 3 NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI TRONG THỜI GIAN TỚI 60

3.1 Hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin 60

3.2 Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức

quản lý và khai thác nguồn lực thông tin 60

3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ và đào tạo người dùng tin 62

3.4 Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới 64

3.5 Tăng cường hợp tác trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tin 66

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

PHỤ LỤC 72

SDI Selective Dissemination of Information

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông phát triển nhanh chóng

và mạnh mẽ đã tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội nói chung và trong lĩnh vực Thông tin – Thư viện nói riêng Đó vừa là cơ hội, vừa

là thách thức đối với ngành Thông tin – Thư viện (TT – TV) Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu thông tin của con người đòi hỏi cao và thông tin ngày càng gia tăng trong xã hội Đây chính là những thách thức của các trung tâm TT – TV nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Hoạt động đổi mới công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin tại các cơ quan

TT – TV là xu hướng tất yếu trong quá trình phát triển của các cơ quan TT –

TV và trở thành một cuộc cách mạng làm thay đổi mọi hoạt động của công tác TT – TV từ thủ công sang hiện đại hóa

Nắm bắt được xu thế chung của thời đại, đồng thời với mô hình hoạt động thư viện truyền thống không còn đủ đáp ứng số lượng người dùng đông đảo cũng như yêu cầu ngày một cao, Thư viện trường Đại học Hà Nội (gọi tắt

là Thư viện) đã tiến hành đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hiện đại hóa toàn bộ Thư viện đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên Việc ứng dụng những công nghệ tiên tiến vào trong hoạt động của Thư viện đã làm cho công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tin được dễ dàng và thuận lợi hơn Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định trong quá trình triển khai Vì vậy yêu cầu đổi mới công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện là một xu thế tất yếu trong giai đoạn phát triển hiện nay của Thư viện

Trong quá trình thực tập tại Thư viện, tôi có cơ hội được tìm hiểu về tổ chức, hoạt động và khai thác nguồn tin của Thư viện cũng như cách thức tổ chức và khai thác nguồn tin tại các đơn vị trực thuộc

Chính vì vậy, tôi lựa chọn đề tài: “Công tác tổ chức và khai thác

nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội - Thực trạng và giải pháp”

làm khóa luận của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

* Mục đích nghiên cứu

Mục đích của đề tài nhằm khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin tại thư viện Thư viện và các đơn vị trực thuộc, đưa ra các đề xuất mang tính định hướng cho công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại đây, nhằm góp phần nâng cao, hoàn thiện công tác tổ chức và khai thác nguồn tin một cách hiệu quả tại trường Đại học Hà Nội

* Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề thực hiện mục tiêu trên, đề tài nghiên cứu phải thực hiện các nhiệm

vụ sau:

Nhiệm vụ thứ nhất: Khảo sát thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin

tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Nhiệm vụ thứ hai: Đề xuất và đưa ra những giải pháp lựa chọn, áp dụng

và triển khai một cách có hiệu quả nhằm hoàn thiện và phát triển công tác tổ chức và khai thác nguồn tin vào thực tiễn hoạt động của Thư viện trường Đại học Hà Nội

3 Tình hình nghiên cứu

Tổ chức và khai thác nguồn tin là vấn đề không thể thiếu đối với quá trình phát triển của hoạt động TT - TV hiện nay Song những nghiên cứu về vấn đề này dường như còn hạn chế Hiện trạng vấn đề tổ chức và khai thác nguồn tin trong thư viện hiện nay ở Việt Nam còn nhiều bất cập, việc tổ chức

và khai thác nguồn tin trong thư viện vẫn còn chưa được đồng bộ và triệt để

Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ nhất định, chưa có nhiều đề tài nghiên cứu về một mô hình tổ chức và khai thác nguồn tin tại một đơn vị đào tạo cụ thể Từ việc đưa ra một mô hình tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại,

cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu tổ chức và khai thác nguồn tin tại một thư viện cụ thể chưa được nghiên cứu sâu sắc Nếu có nghiên cứu chỉ là từng vấn đề một trong toàn bộ hệ thống đó

Trong đề tài này tôi không đi sâu nghiên cứu vào một công đoạn nào của quá trình tổ chức và khai thác nguồn tin tại một thư viện mà nghiên cứu toàn bộ chu trình tổ chức và khai thác nguồn tin được diễn ra trong một thư viện cụ thể (Thư viện trường Đại học Hà Nội )

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

Vấn đề tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội thông qua công tác tổ chức và khai thác nguồn tin hiện tại của Thư viện

* Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài đã sử dụng các phương pháp:

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

7 Bố cục của khóa luận

Khóa luận được trình bày ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt, phụ lục nội dung tập trung vào các vấn đề sau:

Chương1 Khái quát về Thư viện trường Đại học Hà Nội

Chương 2 Thực trạng tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện trường Đại học Hà Nội

Chương 3 Những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức và khai thác

nguồn tin ở Thư viện trường Đại học Hà Nội trong thời gian tới

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Hà Nội

(Xem phụ lục 1: Hình 1)

Trường Đại học Hà Nội (Đại học Ngoại ngữ trước đây) được thành lập năm 1959 là cơ sở đào tạo, nghiên cứu ngoại ngữ lớn nhất Việt Nam Hiện tại, trường có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu nhiều ngôn ngữ như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Ý… Ngoài đào tạo về ngoại ngữ, trường Đại học Hà Nội còn đào tạo các ngành học khác như: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng…

Thư viện trường Đại học Hà Nội có lịch sử hình thành và phát triển cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trường Đại học Hà Nội trong suốt 50 năm qua, lấy khoa học công nghệ tiên tiến làm nền tảng; lấy mục tiêu, chương trình đào tạo và nghiên cứu khoa học trường Đại học Hà Nội định hướng nội dung hoạt động; lấy thông tin và tư liệu làm phương tiện phục vụ

theo tinh thần: “Trung thực, tận tâm, thân thiện”

Thời kỳ mới thành lập Thư viện hoạt động trên cơ sở là một tổ công tác phục vụ tư liệu trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thông tin thư viện bó hẹp, nghèo nàn Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari…) Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa

Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp Vốn tư liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tư liệu không thể đáp ứng được nhu cầu tin và không còn phù hợp Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ tư

liệu ra khỏi phòng giáo vụ thành một bộ phận độc lập với tên gọi là: “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”

Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã xây dựng mới được toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều bổ sung đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất

kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ

Năm 2000, với chương trình đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện nhà trường với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Thư viện thực hiện dự án nâng cấp hiện đại theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tư 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết

bị

Ngày 5/12/2003, Thư viện đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng được nâng cấp hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phấn đấu trở thành thư viện hiện đại Đặc biệt, năm 2005 Thư viện đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt

động thông tin thư viện Đến năm 2008, căn cứ Quy chế mẫu về tổ chức và

hoạt động Thư viện trường Đại học (Ban hành kèm theo Quyết định số

13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) về tên gọi của thư viện trường Đại học, Đại học Hà Nội quyết định đổi tên Trung tâm TT – TV thành “Thư viện trường Đại học

Hà Nội” Hiện nay, Thư viện đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp giáo dục và nghiên cứu khoa học của trường Đại học Hà Nội nói riêng và ngành giáo dục đào tạo của nước ta nói chung trong xu thế thời đại mới hội nhập và phát triển

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

* Chức năng

Thư viện có 4 chức năng cơ bản, đó là:

+ Chức năng thông tin

+ Chức năng văn hóa

+ Chức năng giáo dục

+ Chức năng nghiên cứu

Tuy nhiên, đối với Thư viện trường Đại học thì chức năng giáo dục quan trọng nhất Ngoài ra, Thư viện còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau

* Nhiệm vụ

+ Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin

tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy của trường

+ Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động

+ Tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin

+ Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập

+ Giới thiệu hướng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng

+ Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt công việc được giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Thư viện

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

(Xem phụ lục 1: Hình 2)

Căn cứ Quyết định số 668/ QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về “Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện đại học”, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động Thư viện trường Đại học Hà Nội, cơ cấu tổ chức của Thư viện được tổ chức gồm Ban giám đốc và các bộ phận sau:

+ Ban giám đốc: bao gồm 02 phó giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Thư viện

+ Tổ dịch vụ: Phụ trách quầy dịch vụ mượn, trả tài liệu; Quản lý tài liệu

các kho Tiếng Việt, Chuyên ngành và Ngoại văn; Quản trị dữ liệu Libol và hỗ trợ kỹ thuật Nghiệp vụ; Hỗ trợ, hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện, Tư vấn công tác bổ sung, thanh lý và thanh lọc tài liệu

+ Tổ nghiệp vụ (Library Resource Processing Section): Tiếp nhân, quản lý, xử lý, biên mục toàn bộ tài liệu thư viện Phục chế, thanh lọc và thanh lý tài liệu; Kiểm kê tài liệu định kỳ, xây dựng các thư mục chuyên đề, thư mục sách mới… Chuẩn hoá công tác nghiệp vụ và đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ; Chuẩn hoá dữ liệu Libol và xử lý dữ liệu rác Tư vấn phát triển công tác quản lý, phát triển tài nguyên và nghiệp vụ cán bộ và hỗ trợ các Khoa quản lý tài liệu

+ Tổ Tiếp nhận và trả lời thông tin (Information Desk): Thiết kế, xây dựng bài giảng tập huấn sử dụng Thư viện, kỹ năng thông tin, kỹ năng nghiên cứu, EndNote…Tiếp nhận và trả lời những thắc mắc của bạn đọc về nội quy, chính sách của Thư viện, giới thiệu và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin tới người dùng tin, chuyển các yêu cầu tin đến đúng bộ phận trực tiếp đáp ứng yêu cầu tin đó, sắp xếp lịch tập huấn và hướng dẫn bạn đọc lần đầu đến Thư viện, tập huấn bạn đọc sử dụng vốn tài liệu của Trung tâm và mở các lớp tập huấn theo yêu cầu người dùng

+ Tổ Marketing và tổ chức sự kiện: Phụ trách các chương trình marketing tài nguyên và dịch vụ thư viện, triển khai các chương trình triển lãm, hội họa, tọa đàm chuyên đề, hội nghị bạn đọc, câu lạc bộ bạn đọc Quản

lý diễn đàn, chuyên mục sách mới trên Web, biên soạn tài liệu luyện dịch…

+ An ninh giám sát và Môi trường (Security & Cleaning Section): Thực hiện toàn bộ các công việc giám sát, phòng chống cháy nổ và mọi hành vi xâm hại khác trong phạm vi toà nhà Thư viện để bảo vệ nguyên vẹn tài sản

của Thư viện cũng như tài sản của bạn đọc, khách đến tham quan và làm việc tại đây; làm các công tác vệ sinh

+ Tổ Quản trị mạng và hệ thống: Quản trị mạng; quản lý và phát triển

hệ thống, quản trị website Quản trị hệ thống quản lý tài nguyên điện tử Phụ trách trực tiếp máy tính tại các phòng Tập huấn, phòng tư liệu và các máy nghiệp vụ Quản trị Phần mềm An ninh, hệ thống camera, điện, nước, điều hoà, tổng đài…Quản trị Phần mềm quản lý thời gian sử dụng máy tính của sinh viên; quản lý thiết bị, tài sản của đơn vị, xử lý các công việc kỹ thuật sửa chữa, bảo dưỡng,…

1.1.3 Đội ngũ cán bộ

Cán bộ giữ một vai trò quan trọng, là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện Nhận thấy được vai trò, vị trí của cán bộ trong hoạt động TT - TV, Thư viện rất chú trọng đến chính sách tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ tốt

Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Hà Nội có tổng số 21 cán bộ Ngoài Ban Giám đốc (gồm 02 Phó Giám đốc), Thư viện có 14 thư viện viên là những người đã tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành thư viện, 04 kỹ thuật viên đã được đào tào về chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử viễn thông, 03 cán bộ an ninh và môi trường

Thư viện với một đội ngũ cán bộ trẻ nhiệt tình, có trình độ nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiện đại hoá trung tâm Đây là một thuận lợi song cũng là một thách thức trong việc tổ chức các hoạt động như đội ngũ cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm trong công việc, để nâng cao hiệu quả hoạt động Thư viện cần khắc phục khó khăn và phát huy thế mạnh

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Có thể khái quát các nhóm người dùng tin chủ yếu của Thư viện như sau:

Nhóm 1: Sinh viên chính qui và sinh viên hệ văn bằng 2

Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên là công chức, viên chức của trường, Giáo viên mời giảng

Nhóm 3: NDT là những nhà lãnh đạo, quản lý Nhóm 4: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn

Nhóm 5: Học viên cao học và sinh viên tại chức

Nhóm 1: Sinh viên chính quy, sinh viên hệ văn bằng 2 và sinh viên tại chức ban ngày

Đây là nhóm người dùng tin đông đảo của Thư viện, nhu cầu thông tin của họ là rất lớn Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị làm đề tài, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận Lúc này nhu cầu tin của họ là tài liệu chuyên sâu về chủ đề, tài liệu mang tính thời sự

Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp giảng dạy với quan điểm lấy người học làm trung tâm, nâng cao tính tích cực, chủ động của người học đã khiến nhóm người dùng tin này ngày càng có nhiều biến chuyển

về phương pháp học tập Lúc này, Thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức Nhu cầu tự học, tự nghiên cứu đã và đang thu hút được sự quan tâm của sinh viên Từ đây cũng đặt ra cho Thư viện nhiệm vụ và yêu cầu mới

Đối với sinh viên tại chức, là đối tượng người dùng tương đối nhiều nhưng không thường xuyên Họ chủ yếu lên thư viện nhiều vào mùa thi, đôi khi họ không chỉ đến để tìm tài liệu mà còn phục vụ nhu cầu giải trí của họ

Nhóm 2: Cán bộ, giáo viên là công chức, viên chức của trường, Giáo viên mời giảng

Là những người thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, bài tập và các đề xuất kiến nghị Đặc điểm nhu cầu tin của họ là vừa mang tính chuyên sâu, vừa mang tính mới

Nhóm 3: Người dùng tin là các cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm số lượng ít người dùng tin của Thư viện, tuy nhiên nhu cầu tin của họ rất cần được Thư viện cung cấp, họ thường tìm đến với Thư viện khi có những nhu cầu tin mang tính định hướng như: những chính sách, nghị quyết mới của Đảng và Nhà nước, những thông tin mang tính chuyên sâu và cao về quản lý và chỉ đạo

Nhóm 4: Sinh viên dự án và dự án ngắn hạn

Đây là nhóm người dùng tin không thường xuyên của Thư viện, tuỳ theo

các khoá đào tạo ngắn hạn của nhà trường

Nhóm 5: Học viên cao học

Học viên cao học là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy ít nhiều

có kinh nghiệm Thông tin dành cho họ có tính chất chuyên sâu, phù hợp với chương trình đào tạo của họ

Ngoài ra Thư viện còn phục vụ cả những sinh viên hệ đào tạo từ xa, đây

là đối tượng người dùng tin ít sử dụng nguồn thông tin, các sản phẩm và dịch

vụ của Thư viện

1.3 Nguồn lực thông tin của Thƣ viện

Thư viện trường Đại học Hà Nội hiện có các nguồn tư liệu phục vụ bạn

đọc như sau:

Thư viện Trung tâm

Tủ sách các Khoa

Tủ sách Phòng, Ban

* Thư viện trung tâm

+ Tài liệu tiếng Việt

+ Tài liệu tra cứu: từ điển bách khoa, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, almanach, số liệu thống kê

+ Báo và tạp chí in, tạp chí điện tử online

+ Tài liệu nghiên cứu khoa học: Luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học

+ Tài liệu tự chọn: Sách nhiều thứ tiếng, đã xử lý an ninh nhưng chưa biên mục, được trưng bày để bạn đọc tự chọn, nhằm đáp ứng nhanh nhất yêu cầu bạn đọc và tiết kiệm không gian tư liệu

+ Tài liệu tiếng nước ngoài (Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha )

+ Tài liệu nghe nhìn

+ Tài liệu trực tuyến

+ Cơ sở dữ liệu trực tuyến: Proquest Central, Oxford Reference và Wilson Humanities Hiện tại thì CSDL Proquest central đã ngừng phục vụ bạn đọc tại Trung tâm

+ Bộ sưu tập số hoá tài liệu điện tử: Luận văn, file mp3, sách điện tử + Các phầm mềm dạy & học Tiếng Anh trực tuyến qua mạng

* Tủ sách Khoa

Thư viện trường Đại học Hà Nội đã xây dựng được một số các tủ sách các khoa:

+ Tủ sách Khoa Hàn Quốc + Tủ sách Khoa tiếng Pháp + Tủ sách Khoa tiếng Italia + Tủ sách Khoa Giáo dục – chính trị + Tủ sách Khoa tiếng Đức

* Tủ sách Phòng, Ban

+ Tủ sách Phòng Tổ chức Hành chính + Tủ sách Phòng Tài vụ

+ Tủ sách Y tế dự phòng

Nguồn lực thông tin của Thư viện bao gồm Thư viện Trung tâm và Thư viện thành viên tại các Khoa trong trường được thống kê như sau:

Tại Thư viện Trung tâm

Bảng 1: Bảng thống kê vốn tài liệu của thư viện Trung tâm

Tại Thư viện thành viên

Bảng 2: Bảng thống kê vốn tài liệu của Thư viện các Khoa

1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Dưới sự quan tâm của nhà trường, Thư viện đã từng bước nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao và

đa dạng của cán bộ cũng như sinh viên của trường

Hệ thống trang thiết bị hiện nay tại Thư viện có 5 máy chủ gồm và một

số thiết bị khác, có 200 máy tính dành cho sinh viên và cán bộ sử dụng

- Phòng Máy chủ

+ 01 máy chứa cơ sở dữ liệu Data

+ 01 máy Libol chứa cơ sở dữ liệu libol

+ 02 máy Proxy dùng để quản lý hệ thống mạng

+ 01 máy chủ Database-HPUX chứa cơ sở dữ liệu Oracle

+ 01 Tủ Switch gồm: 1 Switch 28 cổng, 08 Switch 24 cổng

+ 26 máy còn lại dành vào các vị trí làm việc của cán bộ và dành cho sinh viên sử dụng tài nguyên số trong thư viện

Thư viện có 05 máy in (02 máy in laser, 01 máy in thẻ, 01 máy in bằng,

01 máy in màu), 2 tivi 21 inch phục vụ chiếu các video bài giảng, máy chiếu

đa chức năng Data Projector phục vụ tập huấn người sử dụng và giảng dạy ngoại ngữ qua máy tính

Thư viện khai thác thông tin từ chảo thu vệ tinh với 04 đầu giải mã kỹ thuật số thu các kênh chính thống trên thế giới để in ra đĩa, đưa vào mạng phục vụ bạn đọc

Bên cạnh đó, Thư viện còn có 02 đầu Video kỹ thuật số có chức năng thu đĩa trực tiếp từ vệ tinh, 02 máy photocopy tốc độ cao, 30 đài cassete, 02 máy nạp và khử từ cho sách, cho đĩa CD, 05 máy đọc mã vạch, hệ thống camera, điều hoà và cổng từ… Ngoài ra, Thư viện còn có Phòng học nhóm, phòng tự nghiên cứu Hệ thống in ấn, photocopy Hệ thống điều hoà không khí được cung cấp cho toàn bộ Thư viện Hệ thống wifi phủ sóng trong toàn

bộ tòa nhà của Thư viện

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 2.1 Vai trò của nguồn lực thông tin đáp ứng nhu cầu tin tại Thư viện

Trong xã hội hiện đại, con người đòi hỏi phải được thỏa mãn nhu cầu thông tin không chỉ về tư liệu mà còn các thông tin về dữ kiện và thông tin tổng hợp Các nguồn lực thông tin đa dạng trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, khoa học và công nghệ nếu được tổ chức tốt và có phương thức khai thác có hiệu quả sẽ là nhân tố quyết định cho sự tăng trưởng kinh tế, tạo ra tiền đề cho

sự phát triển bền vững và công bằng xã hội

Do vậy, hệ thống giáo dục đại học trong quá trình đổi mới, việc nắm bắt và xử lý các thông tin có giá trị khoa học cao phải thường xuyên được tiến hành và được bổ sung kịp thời, nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý và đào tạo phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học Trong quá trình thực hiện này, bên cạnh những buổi sinh viên bắt buộc phải lên lớp học thì sinh viên phải tự tìm kiếm các kiến thức cơ bản và những thông tin có liên quan đến môn học, gợi ý trao đổi, tạo ra phương pháp dạy học đối thoại giữa thầy và trò, phát huy khả năng tư duy và tinh thần sáng tạo, chủ động trong học tập và nghiên cứu khoa học của mình Vì vậy, vai trò của thư viện và nguồn lực thông tin trong thư viện thể hiện bộ mặt của công tác giáo dục và đào tạo trong trường có phát triển hay không Puskin đã từng nói

“Đọc sách là cách học tập tốt nhất” M.Gooki cho rằng “Sách là bậc thang tiến bộ của loài người” Để thư viện đáp ứng được yêu cầu về giáo dục thì vấn

đề về nguồn lực trong thư viện nhà trường phải hết sức được coi trọng, phải được tổ chức quản lý và nâng cao chất lượng, mở rộng số lượng và hình thức phục vụ làm sao để người sử dụng có thể khai thác và sử dụng một cách tốt nhất nguồn tin mà thư viện hiện có

Đánh giá sự phát triển của một cơ quan thông tin, điều quan trọng phải đánh giá khả năng cung cấp thông tin của cơ quan đó, đáp ứng tối đa nhu cầu

thông tin của người dùng tin Tuy nhiên không phải mọi thông tin đều có giá trị sử dụng, để khai thác nguồn lực thông tin các cơ quan thông tin đều phải thu thập, bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau, tiến hành tổ chức xử lý thông tin quản lý, lưu trữ trên các vật mang tin để tạo nền tảng cho hoạt động TT – TV Trong trường đại học, việc tổ chức và khai thác nguồn có hiệu quả nguồn tin

là một việc làm hết sức quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập Điều này được khẳng định trong

“Quy định về tổ chức và hoạt động của Thư viện các trường Đại học” của Bộ Giáo dục và Đào tạo, trong đó có nêu rõ “Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh và học sinh của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả qua các tư liệu do Thư viện quản lý”

Để tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin đạt hiệu quả, cần phải thực hiện tốt các công việc thu thập, tạo lập vốn tài liệu, cung cấp các công cụ, phương tiện tra cứu, hỗ trợ người dùng tin tới các nguồn tin từ xa

Nguồn lực chủ yếu và chiếm đa số ở Thư viện trường đại học Hà Nội là sách in, chủ yếu là sách ngoại văn, sách chuyên ngành và tài liệu tham khảo Trước đây, nguồn lực thông tin tại Thư viện chưa được thực hiện tổ chức xử

lý chủ yếu bằng phương pháp thủ công, chưa xây dựng được CSDL nên người dùng tin tiếp cận tới các nguồn tư liệu còn hạn chế

Cho đến nay, Thư viện đã xây dựng được CSDL, số hóa một số nguồn tài liệu như luận văn, file mp3… tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và khai thác nguồn tin tại Thư viện đạt được kết quả tốt hơn

2.2 Cơ cấu nguồn lực thông tin của Thƣ viện

Thư viện trường Đại học Hà Nội là cơ quan trực thuộc trường Đại học

Hà Nội có nhiệm vụ thực hiện chức năng cung cấp thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lý của Đại học Hà Nội Bên cạnh nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, bảo quản và truyền bá các di sản văn hóa của nhân loại, Thư viện có nhiệm vụ bổ sung và chọn lọc các tài liệu ngoại văn có liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của nhà trường

Nguồn lực thông tin được bổ sung vào Thư viện dưới nhiều hình thức khác nhau:

Bảng 3 Thống kê đầu ấn phẩm theo nguồn bổ sung 2008 – 2011

Bên cạnh việc bổ sung nguồn tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau thì trong những năm qua Thư viện trường Đại học Hà Nội cũng đã có được một khối lượng nguồn tin phong phú bổ sung theo hàng năm Sau quá trình bổ sung, xử lý những tài liệu mới và thanh lý những tài liệu lỗi thời, hiện nay Trung tâm đã có tới 30978 đầu tương đương với 50235 bản ấn phẩm Tính từ năm 2003 (Số đầu ấn phẩm là 16 đầu) thì đến năm 2011 (số đầu ấn phẩm đã tăng lên tới 4947 đầu) Điều này chứng tỏ Thư viện Đại học Hà Nội đang ngày càng khẳng định hơn nữa vị trí của mình trong hệ thống Thư viện các trường Đại học Việt Nam và vai trò phục vụ giáo dục và đào tạo của mình tại trường Đại học Hà Nội

2.2.1 Cơ cấu hình thức tài liệu

Hiện nay, Thư viện đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng và phong phú Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn lài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Trung, Tiếng Nga, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Nhật Bản, Tiếng Tây Ban Nha, Tiếng Italia, …Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài

Tài liệu của Thư viện được chia thành 2 loại chính: tài liệu truyền thống và tài liệu dạng điện tử

* Tài liệu truyền thống:

- Sách: Tổng số: 23481 tên tài liệu = 38384 bản tài liệu

- Luận án, luận văn, tài liệu nghiên cứu khoa học: 794 đầu = 1691bản

- Báo, tạp chí: Trên 100 loại báo, tạp chí khác nhau với 253 đầu = 6813 bản

- Giáo trình: 421 đầu

* Tài liệu điện tử:

- Bài trích điện tử: 1035 đầu

- Băng cassetle: 373 đầu

- Electronic resources: 5468 đầu

- CD – ROM: 108 đầu = 325 bản

- Tài nguyên số:

+ CSDL Sách điện tử: 733 file +CSDL tài liệu nghe nhìn: 1691 file

- Cơ sở dữ liệu thư mục do Thư viện xây dựng:

+ CSDL sách: 23481 biểu ghi + CSDL báo, tạp chí: 253 biểu ghi + CSDL luận án, luận văn: 794 biểu ghi + CSDL các loại băng từ: 349 biểu ghi Ngoài ra, Thư viện còn xây dựng một CSDL toàn văn là những bản tóm tắt về các luận án, luận văn hiện có ở Thư viện

- CSDL nước ngoài:

Trước đây, Thư viện có sử dụng CSDL Proquest rất được người dùng tin quan tâm, nhưng đến tháng 10/2011 thì đã ngưng sử dụng do hết hợp đồng Hiện nay, Thư viện cũng đang sử dụng một số CSDL báo, tạp chí mua của nước ngoài như CSDL tạp chí điện tử:

Economics of Transition; International Journal Of Finance & Economics ; International Review of Finance; Journal of Money Credit and Banking; Oxonomics…

chí tham khảo cung cấp bởi Le français dans le monde; TESOL Journal ( back issues: 1999-2003); TESOL Journal (from 2010 up to present); TESOL Quarterly

 Quốc tế học: Development and Change; Family Relations;

International Affairs; Social Science Quarterly…

2.2.2 Cơ cấu ngôn ngữ tài liệu

Hiện nay, tài liệu trong Thư viện có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nga, Tiếng Tây Ban Nha….Tài liệu ngoại văn chiếm đa số trong việc phục vụ người dùng tin tại thư viện, trong đó tài liệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất

Tài liệu ngoại văn của Thư viện được tổ chức thành một kho riêng biệt phục vụ cho người dùng tin Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viết bằn nhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hóa, phong tục tập quán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch…của các quốc gia khác nhau

Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%)

Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu Tỷ lệ (%)

Bảng 8 Thống kê tỷ lệ đầu ấn phẩm theo ngôn ngữ tài liệu

2.2.3 Cơ cấu thời gian của tài liệu

Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu luôn bị lỗi thời và trở thành lạc hậu theo thời gian Chu kỳ lỗi thời của tài liệu do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sự phát triển của văn hóa, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin làm xuất hiện những tài liệu mới có khả năng thay thế những tài liệu xuất bản vào những năm trước đó Thực tế cho thấy rằng, người dùng tin luôn có nhu cầu sử dụng những nguồn thông tin mới và chính nhu cầu của họ là thước đo chủ yếu để xác định giá trị cũng như thời gian hữu ích của tài liệu

Tính thời gian của tài liệu tại Thư viện có thể được xem xét theo 2 giai đoạn:

- Từ năm 2002 trở về trước: Đây là thời kỳ trường Đại học Hà Nội đang là trường đại học chuyên sâu về đào tạo ngoại ngữ Do đó, tài liệu trong Thư viện chiếm đa số là tài liệu ngoại văn Tính thời gian của tài liệu chưa được chú trọng Tài liệu cũ vẫn có thể sử dụng để phục vụ nhu cầu của người dùng tin bởi kiến thức về học tập thường ít có sự biến đổi, không thể thay đổi từng ngày, từng giờ

- Từ năm 2002 trở lại nay: Trường Đại học Hà Nội trở thành trường đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực Bên cạnh chuyên ngành ngoại ngữ, nhiều ngành khác được giảng dạy tại trường như: Quản trị kinh doanh, Du lịch, Tài chính – Ngân hàng…Do đó, tài liệu đòi hỏi tính mới, tính cập nhật, luôn được

bổ sung, mang tính mới của xã hội

Thư viện trường Đại học Hà Nội luôn nắm bắt được nhu cầu mới của thời đại và kịp thời bổ sung những tài liệu hữu ích, thiết thực cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên, giảng viên và các đối tượng người dùng tin khác của Thư viện nhằm phù hợp với tiến trình đào tạo của trường Đại học

Hà Nội

2.3 Công tác tổ chức, khai thác nguồn lực thông tin

(Xem phụ lục 1: Hình 3) 2.3.1 Công cụ tổ chức nguồn tin tại Thư viện

2.3.1.1 Phần mềm quản lý thư viện

Thư viện Trường Đại học Hà Nội hiện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 trong hoạt động của mình Phần mềm Libol hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ thư viện trong từng công việc cũng như người dùng tin trong việc tìm kiếm, khai thác nguồn tin tại Thư viện

Libol (Library Online) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997 Sau nhiều năm nghiên cứu, triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện Libol được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam Sự có mặt của Lobol trong những năm qua đã góp phần tạo ra sự thay đổi tích cực trong hoạt động của ngành Thông tin – Thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện đang dần được số hóa và bước đầu được liên kết trực tuyến với nhau Libol đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại

Libol gồm các phân hệ được tích hợp trong một CSDL chung và có cơ chế vận hành thống nhất Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ Các phân hệ mới sẽ được tiếp tục cập nhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng

như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin

* Các tính năng nổi bật

Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số Libol có đầy đủ tính năng cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống Thư viện Quốc gia và Quốc tế:

 Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD

 Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, Subject headings

 Nhập / xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709

 Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-OMH

 Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161

 Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID

 Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2

 Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc

 Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN, VNI, TCVN 6909

 Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số

 Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên đĩa CD

 Tìm kiếm toàn văn

 Tùy biến cao

 Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

 Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng

 Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn nhiều triệu bản ghi

 Hỗ trợ hệ quản trị CSDL trên Oracle hoặc Microsoft SQL Server

 Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại

di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

 Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

* Các phân hệ

Chương trình Libol hoạt động trên một CSDL và cơ chế quản lý thống nhất Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ ràng, chương trình Libol hiện thời được chia thành các phân hệ:

 Phân hệ tra cứu trực tuyến (OPAC)

 Phân hệ bổ sung

 Phân hệ biên mục

 Phân hệ bạn đọc

 Phân hệ lưu thông

 Phân hệ mượn liên thư viện (ILL)

Tuy nhiên, các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thay đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác

Trước đây, Thư viện sử dụng phần mềm Libol 5.5 Tuy nhiên, với sự phát triển và hội nhập trong nước và trên thế giới về lĩnh vực TT – TV thì Libol 5.5 đã không thể đáp ứng được nhu cầu phát triển hiện tại của Thư viện Chính vì vậy, Thư viện đã nâng cấp phần mềm lên 6.0 với những ưu điểm nổi bật hơn hẳn so với phần mềm Libol 5.5 đó là khả năng số hóa tài liệu và hệ

thống dữ liệu có thể tích hợp và liên kết với các Thư viện trên thế giới Trong tất cả 9 phân hệ trên thì Thư viện cũng đã áp dụng được 7 phân hệ, còn 2 phân hệ là Phát hành và Mượn liên thư viện thì Thư viện vẫn chưa sử dụng

Bên cạnh việc quản lý nguồn tin tại thư viện Trung tâm thì thông qua phần mềm Libol, Thư viện cũng đã bước đầu quản lý dữ liệu về các nguồn tin

có tại các Thư viện thành viên là Thư viện các Khoa, tủ sách các phòng ban hiện có trong trường

2.3.1.2 Khung phân loại

Khung phân loại được định nghĩa như là hệ thống hợp lý dùng để sắp xếp tri thức và đóng vai trò quan trọng trong lịch sử thư viện và các dịch vụ, quản lý thông tin Trong môi trường điện tử, khung phân loại được sử dụng ngày càng tăng như là một phương tiện tổ chức và truy cập thông tin Đối với các cán bộ làm công tác phân loại, việc có được một khung phân loại thống nhất và phù hợp với nguồn tài liệu trong nước và hòa nhập được với quốc tế rất là quan trọng Bởi vì việc sử dụng các nguồn biên mục có sẵn trên mạng sẽ giảm đi rất nhiều công sức cho cán bộ phân loại, thêm vào đó tính chính xác của từng ký hiệu phân loại lại cao và thống nhất Với các ưu thế về cấu trúc, tính cập nhật và toàn cầu hóa việc sử dụng khung phân loại DDC là xu thế tất yếu của hệ thống thư viện Việt Nam hơn nữa còn là cơ hội tiến tới thống nhất

và chuẩn hóa nghiệp vụ trên con đường hiện đại hóa hệ thống thư viện Việt Nam

Thư viện trường Đại học Hà Nội sử dụng Hệ thống phân loại thập tiến Dewey 22 để sắp xếp các loại tư liệu thư viện Hệ thống phân loại thập tiến DDC phân chia tư liệu thành 10 môn loại chính, sau đó các tư liệu lại được phân chia làm những nhóm nhỏ hơn Các số thập phân được sử dụng để phân chia các môn loại một cách chi tiết hơn DDC 22 hiện nay được xem là một Bảng phân loại chuẩn được nhiều Thư viện trên thế giới tin dùng, vì vậy mà Thư viện Đại học Hà Nội sử dụng nó là phù hợp với thực tiễn phát triển hiện tại của thư viện cũng như là một định hướng tương lai giúp cho Thư viện có

thể tiến hành trao đổi, chia sẻ dữ liệu biên mục với các Thư viện trong và ngoài nước

10 môn loại chính trong hệ thống phân loại DDC:

000 Tin học, thông tin & tác phẩm tổng quát

Ký hiệu xếp giá được sử dụng để tập hợp các tài liệu có cùng một chủ

đề về cùng vị trí trên giá Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm ký hiệu phòng tư liệu, chỉ số phân loại DDC và ký hiệu tác giả hoặc tên sách gồm 3 chữ cái Trên tài liệu, ký hiệu xếp giá được viết trên nhãn gáy tài liệu

Ví dụ:

Ký hiệu kho (Kho Ngoại văn)

Chỉ số phân loại

Ký hiệu tác giả hoặc tên sách

Thư viện đang có một bộ đầy đủ “ Bảng phân loại thập phân Dewey” gồm 4 tập của khung phân loại DDC xuất bản lần thứ 22 bằng tiếng Anh và

“Bảng phân loại thập phân Dewey rút gọn” được dịch ra tiếng Việt trên cơ sở

“Bảng phân loại thập phân Dewey rút gọn” bằng tiếng Pháp Ngoài ra, ngay

PH

445

PHT

sau khi Thư viện Quốc Gia Việt Nam công bố ấn bản tiếng Việt DDC 14, Thư viện đã sở hữu một bản và đưa vào sử dụng song song với hai phiên bản trên

Bộ từ khóa bao gồm:

- Bảng tra chính: Gồm các thuật ngữ được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực khoa học (hoặc thuật ngữ chuyên ngành thuộc diện bao quát của hệ thống tìm tin)

Bảng tra chính sắp xếp theo vần chữ cái của thuật ngữ, có chỉ dẫn cách thức sử dụng thuật ngữ ưu tiên hoặc mối quan hệ giữa các thuật ngữ

- Bảng tra hoán vị: Sắp xếp theo vần chữ cái của từng phần tử có nghĩa trong thuật ngữ

Cán bộ Thư viện đã xây dựng được hệ thống từ khóa phản ánh đúng nội dung tài liệu, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học, súc tích, ngắn gọn, chính xác và hiện đại do đó từng bước đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin tại Thư viện

Do đặc thù trường Đại học Hà Nội là một trường đào tạo chủ yếu về ngoại ngữ, số vốn tài liệu thuộc các thứ tiếng ngày càng nhiều mà số lượng từ khóa chuyên về ngôn ngữ của bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia thì có hạn, vì vậy mà bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện nay không còn đáp ứng nhu cầu phát triển hiện tại của thư viện

Hiện nay, Thư viện trường Đại học Hà Nội đã và đang từng bước xây dựng một bộ từ khóa riêng cho Thư viện của mình Bộ từ khóa bao gồm có 3 phần chính:

- Bộ từ khóa dùng riêng cho Đại học Hà Nội: gồm 6423 từ khóa chuyên ngành được phân tách thành từ khóa chuyên ngành chung và chuyên ngành riêng với mục đích phục vụ chuyên sâu cho các chuyên ngành đào tạo của trường Trong từ khóa chuyên ngành chung và riêng, các từ khóa được sắp xếp theo vần “abc” và sử dụng các tham chiếu: “Dùng cho”, “Xem”, “Cũng xem”

- Bộ Đề mục chủ đề (ĐMCĐ) dùng riêng: gồm 6529 Đề mục chủ đề và các tiểu phân mục, bộ ĐMCĐ cũng được chia làm 2 phần là ĐMCĐ chung và ĐMCĐ riêng Trong mỗi ĐMCĐ có ĐMCĐ chính và các tiểu phân mục các cấp: tiểu phân mục cấp 1, tiểu phân mục cấp 2 được sắp xếp theo vần chữ cái

“abc” chuẩn tiếng Việt Ở bộ từ khóa dùng riêng và bộ ĐMCĐ đều có Index được sắp xếp theo vần chữ cái “abc” của các danh mục tham khảo

- Từ điển tác giả bao gồm có 7202 tên tác giả được viết bằng chữ Latinh trên 560 trang giấy A4

Bộ từ khóa do Thư viện Đại học Hà Nội xây dựng đã được bắt đầu chạy thử từ tháng 8 năm 2011 và đi vào sử dụng chính thức từ tháng 11/2011 Sau khi áp dụng bộ từ khóa này, cán bộ thư viện được hỗ trợ tốt hơn trong công tác biên mục, định từ khóa và xây dựng điểm truy cập cho tài liệu, ngày càng phục vụ hiệu quả hơn nhu cầu ngày càng cao của người sử dụng

2.3.2 Tổ chức kho

(Xem phụ lục 1: Hình 4)

Mục tiêu hàng đầu của các cơ quan TT - TV không chỉ là lưu giữ vốn tài liệu mà quan trọng hơn là công tác tổ chức kho tài liệu để thu hút rộng rãi người sử dụng đến với thư viện Ở bất kỳ cơ quan TT - TV nào, công tác tổ chức kho tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng, quyết định đến hiệu quả sử

dụng vốn tài liệu đồng thời đảm bảo cho hoạt động và sự tồn tại của các cơ quan TT - TV

Vì vậy, bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng cần phải sắp xếp tổ chức kho tài liệu một cách hợp lý và khoa học thì mới có thể khai thác được hết nguồn tin quý báu của mình và đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT

Tổ chức kho tài liệu là một loạt các khâu nghiệp vụ cần tiến hành nhằm làm cho kho tài liệu có một trật tự nhất định để cán bộ thư viện (CBTV) có thể sẵn sàng phục vụ nhu cầu tin của NDT

Với thư viện truyền thống, kho đóng được biết đến là một kho chứa sách, một kho tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt (không phân biệt môn loại, ngôn ngữ…) Tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt trên giá sách, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới Để mượn được tài liệu trong kho đóng, người dùng tin phải mất nhiều thời gian

và công sức để tra tìm tài liệu trên máy tính, trên hệ thống mục lục phân loại…sau đó ghi phiếu yêu cầu, gửi thủ thư đi lấy sách Tuy vậy nhiều khi sách không đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin vì sách bận và người dùng tin cũng không thể tìm được một cuốn khác có nội dung liên quan, đồng thời công việc này lại làm tiêu tốn nhiều hơn thời gian và công sức của cán bộ thư viện Người dùng tin không được tiếp xúc trực tiếp với kho sách, làm cho tính sáng tạo của họ trong tìm kiếm tài liệu chưa cao Mặc dù có những hạn chế nhất định, song kho đóng vẫn có những ưu điểm riêng không thể phủ nhận Bởi vậy mà ở nước ta và nhiều nước khác trên thế giới hình thức tổ chức kho đóng vẫn được nhiều thư viện sử dụng Ở Việt Nam, đặc biệt ở miền Bắc giai đoạn trước đây các thư viện hầu hết đều tổ chức tài liệu theo phương thức này

Hiện nay, xu hướng chung của các cơ quan TT - TV trong nước và quốc tế đều hướng tới việc tổ chức kho tài liệu mở với tiêu chí tất cả nhằm phục vụ tốt nhất người dùng tin Họ được trực tiếp vào kho tiếp cận và lựa chọn tài liệu mà họ cần, tính sáng tạo của người dùng tin được phát huy cao

trong quá trình lựa chọn tài liệu Hiện nay, kho mở đã được áp dụng, triển khai tại nhiều thư viện ở nước ta thuộc nhiều loại hình khác nhau: Hệ thống thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, thư viện đa ngành…

Ưu điểm của kho mở là rất rõ ràng, ngoài việc thỏa mãn tối đa nhu cầu của người dùng tin, họ sẽ hứng thú hơn, sử dụng thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu và tần suất phục vụ ở kho mở sẽ lớn hơn kho đóng, mặt khác tạo độ tin cậy, thông cảm lẫn nhau giữa người dùng tin và cán bộ thư viện

Hình thức kho mở đã được triển khai và tổ chức tại Thư viện trường Đại học Hà Nội từ năm 2003 đánh dấu sự thay đổi đáng kể của Thư viện

Hiện nay, các kho tài liệu mở của Thư viện bao gồm:

 Kho Tiếng Việt

 Kho Chuyên ngành

 Kho Ngoại văn

 Kho Luận văn - Luận án Việc quản lý nguồn lực thông tin được chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc của Thư viện Các loại tư liệu phải được xếp đúng vị trí kho

* Các loại tư liệu được phép mượn về:

- Tư liệu Tiếng Việt

- Tài liệu ngoại văn

- Tài liệu tự chọn lần đầu

- Sách có 2 dấu đỏ phục vụ cho sinh viên cao học

- Và 29, tạp chí như: Sunflower, Thế giới mới, Đẹp, giáo dục….được các cán bộ biên mục và quản lý như Sách bình thường

* Các loại tài liệu không được phép mang ra khỏi Thư viện:

- Tài liệu từ kho tra cứu

- Tài liệu Luận văn và các Công trình nghiên cứu khoa học

- Tài liệu có dán 1 chấm đỏ trên gáy sách

- Các loại báo, tạp chí còn lại

Nguồn lực thông tin của Thư viện chủ yếu phục vụ cho sinh viên và cán bộ trong trường vì vậy mà Thư viện đã đề ra những quy định cụ thể đối với người dùng tin trong quá trình sử dụng tài liệu Đây là hình thức gián tiếp quản lý nguồn tư liệu, tránh mất mát, hư hỏng Cán bộ thư viện làm việc tại các kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp nguồn lực thông tin trong kho Cán

bộ thư viện cũng có thể mượn tài liệu về nhà và sử dụng như NDT bình thường với tài khoản và acount riêng, tuy nhiên thì phải trực tiếp gặp Ban lãnh đạo của Thư viện để làm thủ tục mượn

Trước tiên, tài liệu được phân chia thành các phòng tư liệu khác nhau: Phòng Tư liệu Tiếng Việt, Phòng Ngoại văn, Phòng chuyên ngành, Phòng Luận án – Luận văn Trong mỗi phòng tư liệu lại được sắp xếp theo số ký hiệu Dewey Khi đọc ký hiệu xếp giá, 3 chữ số đi trước dấu chấm thập phân được coi là một số đầy đủ, những chữ số sau là chữ số thập phân Trường hợp

có nhiều tài liệu có chữ số Dewey giống nhau, chúng sẽ được sắp xếp theo vần của 3 chữ cái cuối cùng trong ký hiệu xếp giá

Sau đây là ví dụ về trật tự đúng của các KHXG theo hệ thống phân loại DDC:

Việc tổ chức kho mở cộng với việc sắp xếp tài liệu theo môn loại khoa học sẽ giúp việc tìm kiếm tài liệu về cùng một chủ đề, một lĩnh vực tiện lợi cho người dùng tin

* Quy trình sử dụng nguồn tư liệu tại Thư viện

Một điểm khác biệt giữa Thư viện trường Đại học Hà Nội so với các thư viện khác trên địa bàn Hà Nội hiện nay đó là chính sách “ một cửa” ( là tài liệu của Thư viện được NDT thực hiện mượn và trả tại cùng một cửa, cán

AN

124

8 ANN

AN

976

4 CAR

AN

976

4 JON

lựa chọn tài liệu tại các kho theo nhu cầu của mình, sau đó đến quầy mượn – trả để làm thủ tục mượn hoặc trả.)

Khi vào các phòng tư liệu, NDT phải quẹt thẻ đã được Thư viện cấp quyền sử dụng

Bạn đọc phải sử dụng thanh đánh dấu khi rút tài liệu ra khỏi giá để ghi nhớ vị trí, và phải đặt tài liệu vào đúng vị trí đó nếu không có nhu cầu đọc hoặc mượn Thanh đánh dấu sau khi sử dụng phải được mang trả lại bàn xếp sách

Đọc tại chỗ

Sau khi đã chọn được tài liệu, NDT có thể đọc tại mỗi phòng tư liệu Nếu muốn mang ra khỏi phòng, phải tiến hành thủ tục mượn tại quầy trực Đọc xong tài liệu, nếu không có nhu cầu mượn, NDT phải để tài liệu tại bàn sắp xếp mà không được tự ý đưa lên giá sách

sẽ bị kỷ luật và đình chỉ quyền sử dụng vĩnh viễn

Các phòng phục vụ mượn về nhà gồm: Phòng Ngoại văn, Phòng Tiếng Việt, Phòng chuyên ngành Bạn đọc sẽ mượn tài liệu theo quy định của Thư viện:

Bạn đọc được mượn về nhà 2 cuốn sách trong 01 tuần Ví dụ: Mượn vào thứ hai tuần này thì phải trả vào thứ hai tuần sau