Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thƣ viện Đại học Thủy lợi

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của Th.S Đào Thị

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của Th.S Đào

Thị Uyên Đề tài này được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tài liệu, khảo sát thực tế và sự phân tích, đánh giá tổng hợp của bản thân Khóa luận hoàn toàn không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công trình nào

Hà Nội, ngày 18 tháng 05 năm 2011

Tác giả khóa luận Phạm Thị Kim Cúc

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 1

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 3

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn 3

7 Bố cục của Khóa luận 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 3

1.1 Giới thiệu về Thư viện Đại học Thủy lợi 4

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Thủy lợi 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 5

1.1.2.1 Chức năng 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ 6

1.1.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 6

1.1.3.1 Cơ sở vật chất 6

1.1.3.2 Trang thiết bị 7

Footer Page 1 of 126

1.1.4 Thành phần vốn tài liệu của Thư viện ĐHTL 8

1.1.5 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 10

1.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 10

1.1.5.2 Đội ngũ cán bộ 12

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 12

1.2 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 14

1.2.1 Về tổ chức vốn tài liệu 14

1.2.2 Về bảo quản vốn tài liệu 15

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 18

2.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi 18

2.1.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu 19

2.1.1.1 Xử lý hình thức 19

2.1.1.2 Xử lý nội dung 20

2.1.1.3 Các kỹ thuật khác 26

2.1 2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi 27

2.1 2.1 Kho đóng 30

2.1.2.2 Kho mở 31

2.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi 44

2.2.1 Những nhân tố hủy hoại tài liệu 45

2.2.1.1 Tác động của môi trường tự nhiên : 45

2.2.1.2 Thiên tai, hỏa hoạn 46

2.2.1.3 Sự lão hóa của tài liệu 46

2.2.2 Nội dung công tác bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi48 2.2.2.1 Vệ sinh kho 48

2.2.2.2 Đóng và sửa chữa tài liệu 51

2.2.2.3 Chuyển dạng tài liệu sang các vật mang tin khác 51

2.2.2.4 Công tác phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn 51

2.2.2.5 Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo quản 52

Footer Page 2 of 126

2.2.2.6 Công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức bảo quản tài liệu đối với cán

bộ và bạn đọc 53

2.3 Tiến hành công tác kiểm kê và thanh lý tài liệu 54

2.3.1 Kiểm kê tài liệu 54

2.3.2 Thanh lý tài liệu 55

CHƯƠNG 3 : NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHO TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI 56

3.1 Nhận xét và đánh giá 56

3.1.1 Ưu điểm 57

3.1.2 Nhược điểm 59

3.2 Đề xuất những giải pháp 59

3.2.1 Tổ chức vốn tài liệu hợp lý 60

3.2.2 Tăng cường bảo quản vốn tài liệu 61

3.2.3 Củng cố nguồn lực thông tin 63

3.2.5 Bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện 64

3.2.6 Đẩy mạnh đào tạo hướng dẫn người dùng tin 65

KẾT LUẬN 65

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Footer Page 3 of 126

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng toàn cầu hoá diễn ra mạnh mẽ đang là đặc điểm chi phối mọi quốc gia, đưa con người bước vào một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên phát triển của công nghệ thông tin Đây

là thời kì “bùng nổ thông tin” rộng lớn, toàn diện và chưa từng có từ trước tới nay Với lượng thông tin khổng lồ, tăng lên theo số mũ lũy thừa, luôn đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức và bảo quản chúng một cách hợp lý, khoa học Điều này, chính là chìa khoá cho sự phát triển của mỗi quốc gia, trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Nhận thức được vai trò to lớn của thông tin, các cơ quan thông tin thư viện đã và đang trở thành những đơn vị tổ chức, quản

lý và cung cấp thông tin về mọi lĩnh vực, phục vụ mọi đối tượng người dùng tin

Hoà với xu thế phát triển chung của thời đại và của các trung tâm thông tin - thư viện, Thư viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội đã và đang khẳng định vị thế của mình trong việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Do đó, cán bộ tại thư viện luôn coi việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động của mình, là vấn đề then chốt, quyết định sự tồn tại và phát triển của Thư viện Tổ chức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu không khó, nhưng

tổ chức, sắp xếp làm sao để lấy ra đựơc tài liệu trong khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, thì đó mới là một vấn đề lớn

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thuỷ lợi trong những năm qua đã trở thành một nhiệm vụ không hề dễ dàng, khi mà xã hội đang đứng trước sự gia tăng khổng lồ của khối lượng thông tin, đặc biệt là thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật

và công nghệ Đi cùng với sự phát triển về số lượng của nguồn thông tin, Thư viện phải có những biện pháp tổ chức và bảo quản nguồn vốn đó để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả nhất Ý thức được tầm quan trọng này, trong những năm qua, Thư viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội đã tiến hành xây dựng, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của mình, vừa phục vụ đắc lực cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của đất nước, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên trong trường, vừa phải đảm bảo phù hợp cho sự phát triển lâu dài trong một tương lai xa của Thư viện

Với ý nghĩa quan trọng đó, tôi đã quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thuỷ lợi” làm đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nghiên cứu tại nhiều Thư viện lớn ở Việt Nam như : Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thư viện Đại học

Footer Page 4 of 126

Quốc gia Hà Nội, Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội… Nhưng tại Thư viện Đại học Thủy lợi thì đề tài này chưa được nghiên cứu Vì vậy, tôi đã chọn đề tài

“Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi” Qua đề tài

của mình, tôi cũng muốn đi sâu tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại đây Để rút ra những ưu và nhược điểm và đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm góp phần nâng cao hơn nữa công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thuỷ lợi

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Khái quát về Thư viện Đại học Thuỷ lợi

- Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu với Thư viện Đại học Thuỷ lợi

- Mô tả thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thuỷ lợi

- Phân tích, đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Thư viện Đại học Thuỷ lợi

- Đưa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Để đạt được những mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt nhiệm vụ đã đặt ra trong đề tài khóa luận, đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định và giới hạn như sau:

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thuỷ lợi

- Phạm vi nghiên cứu : Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội trong giai đoạn hiện nay

Footer Page 5 of 126

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Để hoàn thành khóa luận, tôi đã sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn

- Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đối với hoạt động Thông tin – Thư viện -Về mặt thực tiễn : Khóa luận đưa ra những giải pháp nhằm góp phần hoàn chỉnh công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi, đáp ứng tốt hơn chất lượng tìm kiếm của người dùng tin

7 Bố cục của Khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Khóa luận bao gồm 4 chương sau:

Chương 1 : Khái quát về Thư viện Đại học Thủy lợi và vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

Chương 2 : Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

Chương 3 : Một vài nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VÀ

VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU

Footer Page 6 of 126

1.1 Giới thiệu về Thư viện Đại học Thủy lợi

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Thủy lợi

Ngay sau khi Trường Đại học Thủy lợi được thành lập, năm 1959, Thư viện cũng được

ra đời và phát triển đồng hành với sự phát triển của Trường Từ đó đến nay, Thư viện đã trải qua hơn 50 năm phát triển với từng gắn với lịch sử phát triển của trường và những thăng trầm của đất nước Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện có thể chia thành 5 giai đoạn chính:

 Giai đoạn 1959 – 1965

Những ngày mới thành lập, tổ Thư viện không có cơ sở tập trung mà được nhà Trường

bố trí tại tầng 1 nhà Hành chính và thêm một phòng đầu hồi tầng 2 với 3 cán bộ Đối tượng phục vụ của Thư viện trong giai đoạn này là học viên lớp chuyên tu và chính khoá 1, 2, 3, 4,

5, và 6 thuộc 3 ngành đào tạo là Thuỷ công, Thuỷ nông và Thuỷ văn

 Từ năm 1989 – 2005

Tháng 10 năm 1989, tổ Thư viện thuộc phòng đào tạo đã chính thức trở thành một đơn

vị trực thuộc Ban Giám hiệu theo Quyết định số 200 QĐ/TC ngày 28/10/1989 Kể từ đó, Thư viện mang một trọng trách mới của một trung tâm thông tin không ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Trường Đại học Thủy lợi

Footer Page 7 of 126

Năm 1990 Thư viện được chuyển lên tầng 5 nhà Hành chính với tổng diện tích sử dụng

là 490m2 Đến năm 1997, Thư viện bắt đầu thực hiện quản lý sách trên máy tính bằng phần mềm CDS/ISIS for DOS, sau đó đổi sang WINSIS do UNESCO cung cấp miến phí thông qua Trung tâm Khoa học và công nghệ Quốc gia

Đến cuối năm 2004, hầu như toàn bộ giáo trình đã được “mới hóa”; gần như “xóa sổ” các tài liệu rôneo typo từ năm 1987 về trước

 Giai đoạn từ 2005 đến nay

Tháng 6/2005, PGS.TS Nguyễn Hữu Thái nghỉ hưu ThS Nguyễn Thị Phương Trà được bổ nhiệm làm Giám đốc Thư viện Cuối tháng 6/2005, toàn bộ 3 tầng của tòa nhà A45

đã được giao cho Thư viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2

Năm 2006, Thư viện đã được trang bị hoàn toàn mới về cơ sở vật chất tương đối đồng

bộ cho hệ thống các phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệu tiếng Việt và Ngoại văn bằng nguồn kinh phí của Trường Thêm vào đó, Thư viện cũng được dự án của Đan Mạch

hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, các thiết bị an ninh Thư viện và các thiết bị phụ trợ ( máy

in mã vạch, thiết bị đọc mã vạch cố định và di động, máy in thẻ nhựa …), mạng LAN và hệ thống máy tính cho hoạt động nghiệp vụ và cho sinh viên tra cứu Về nhân lực, Nhà trường tăng cường thêm cho Thư viện 2 cử nhân công nghệ thông tin, nâng cao tổng số cán bộ lên 16 người, các cán bộ được đào tạo về chuyên môn thư viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thương, công nghệ thông tin và một số ngành khác

Tháng 8/2006, phần mềm Quản lý Thư viện Libol được nâng cấp lên phiên bản 6.0 Từ tháng 7/2006, Thư viện bắt đầu tiến hành hồi cố lần lượt các kho sách

Kể từ ngày thành lập, chỉ là một tổ Thư viện với vài cán bộ và cơ sở vật chất, còn nhiều thiếu thốn, trải qua hơn 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiến tranh, khó khăn

về nhân lực và cơ sở vật chất nhưng Thư viện vẫn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao, đóng góp tích cực cho sự trưởng thành và vững mạnh của Nhà trường Đặc biệt 20 năm kể từ khi được tách ra hoạt động độc lập (28/10/1989 – 28/10/2009), Thư viện Đại học Thủy lợi đã có những bước tiến không ngừng để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác nghiệp vụ cũng như hiệu quả phục vụ Đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của các thế hệ lãnh đạo và cán bộ nhân viên Thư viện

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

Thư viện có chức năng giúp hiệu trưởng về:

Footer Page 8 of 126

+ Quản lý công tác thông tin Thư viện + Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư liệu thông tin, sách báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học

1.1.2.2 Nhiệm vụ

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch dài hạn và hằng năm về việc bổ sung, cập nhật tài liệu, giáo trình, sách, báo và các tạp chí với các chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập của nhà trường;

- Quản lý công tác biên soạn và in ấn giáo trình, tài liệu giảng dạy và học tập của nhà trường;

- Công tác nghiệp vụ thông tin thư viện bao gồm: tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩn quốc gia và quốc tế, cập nhật, xử lý và bảo quản thông tin trên máy tính, tổ chức khai thác và truyền thông tin đến độc giả;

- Phục vụ sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tư liệu khác cho độc giả tại thư viện;

- Phục vụ cho mượn về nhà gồm: sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tài liệu khác

- Lưu trữ, bảo quản và tu bổ sách và các loại tài liệu khác;

- Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất của thư viện theo hướng hiện đại hóa;

- Tham mưu và giúp việc hiệu trưởng về công tác Thư viện ở địa bàn xa trường: Trung tâm ĐH2, Cơ sở 2 ;

- Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Thủy lợi xuất bản; các luận án tiến sĩ, thạc sĩ được bảo vệ tại Đại học Thủy lợi và của giáo viên học tập tại nước ngoài; báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước và cấp trường do giảng viên, cán bộ Đại học Thủy lợi thực hiện được nghiệm thu đánh giá;

1.1.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị

1.1.3.1 Cơ sở vật chất

- Thư viện Đại học Thuỷ Lợi đến nay đã có trụ sở, cơ sở vật chất tương đối khang trang, hiện đang toạ lạc tại tòa nhà A45, trong khuôn viên trường ĐHTL, với diện tích sử dụng khoảng 2.080m2

Thư viện hiện được bố trí, sắp xếp như sau:

+ 01 Kho Giáo trình – 195 m2 + 01 Phòng Giáo trình - 130 m2

Footer Page 9 of 126

+ 04 Kho Tài liệu tham khảo:

Kho Ngoại văn – 65 m2

Kho Mở - 410 m2

Phòng Báo - Tạp chí – 30 m2

Kho Lưu trữ - 70 m2

+ 03 phòng khai thác đa phương tiện (Multimedia room) - 195m2

+ 03 phòng đọc lớn và sân tự học của sinh viên, tổng diện tích 400m2 có sức chứa khoảng 1.000 chỗ

+ 04 phòng làm việc của các bộ thư viện, phòng máy chủ, phòng họp…

Thư viện Đại học Thuỷ lợi hiện có 1 không gian khép kín, biệt lập và yên tĩnh Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; các trang thiết bị điện

tử, an ninh thư viện khá hiện đại, hệ thống đèn, quạt hợp lý, có điều hòa không khí, máy hút ẩm…

 Các loại tem từ dùng cho sách, băng, đĩa

 01 máy khử từ/nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu

Footer Page 10 of 126

 01 máy khử từ/nạp lại từ cho băng đĩa

 11 máy in hoá đơn phục vụ mượn/trả

 11 đầu đọc mã vạch cố định (fixed barcode reader)

 01 đầu đọc mã vạch di động (mobile barcode reader)

 01 máy in mã vạch

 01 máy in thẻ nhựa;

 01 máy ảnh kỹ thuật số;

 Hệ thống kiểm soát vào/ra tự động bằng thẻ proximity

1.1.4 Thành phần vốn tài liệu của Thư viện ĐHTL

Thư viện ĐHTL là một thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật, có vốn tài liệu phong phú, đa dạng Hiện nay kho tài liệu của Thư viện có khoảng 228.791 tài liệu với các ngôn ngữ Việt, Anh, Nga, Pháp… Trong đó bao gồm: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử

 Tài liệu truyền thống

- Sách tham khảo: bao gồm sách tham khảo tiếng Việt và sách tham khảo tiếng nước ngoài

+ Sách tham khảo tiếng Việt: có số lượng 7.448 đầu – 17.308 cuốn, gồm các sách chuyên ngành kỹ thuật, kỹ thuật thủy lợi, tin học, ngoại ngữ, khoa học xã hội, văn học, nghệ thuật…

+ Sách tham khảo tiếng nước ngoài: trong đó sách tiếng Anh có 3.247 đầu /4435 cuốn, các ngôn ngữ khác chủ yếu là tiếng Nga, tiếng Trung: khoảng 4.700 đầu/ hơn 7.000 cuốn

Footer Page 11 of 126

Trong những năm gần đây, để đáp ứng cho yêu cầu của bạn đọc, phục vụ cho chương trình giảng dạy của các lớp tiên tiến và đáp ứng kịp thời công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Thư viện ĐHTL đã tận dụng và khai thác triệt để mọi kinh phí, nguồn đầu tư, viện trợ để tăng số lượng tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài, đặc biệt là sách tham khảo bằng tiếng Anh

 Luận văn, luận án:

Với khoảng 1428 đầu – 1882 bản, thuộc tất cả các chuyên ngành đào tạo của trường, bảo vệ trong và ngoài nước Đây là nguồn tài “chất xám” có giá trị khoa học, thực tiễn, đã được thẩm định, và có khả năng ứng dụng vào thực tế, là nguồn tài liệu tham khảo vô cùng giá trị đối với bạn đọc

Bảng 1: Số lượng vốn tài liệu của Thư viện

Hình 1: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ vốn tài liệu của Thư viện

 Báo, tạp chí:

Hiện nay, phòng báo tạp chí có 90 đầu báo, tạp chí Trong đó có 12 đầu báo ngày và một số đầu báo và tạp chí Tiếng Anh chuyên ngành do các tổ chức và các trường nước ngoài tặng

 Tài liệu điện tử:

- Đĩa dữ liệu: 400 đĩa

- 1 Cơ sở dữ liệu Thư mục sách: 13.795 biểu ghi

- Sách số hóa: 374 đầu

- Giáo trình điện tử: 93 đầu

- Bài chích báo, tạp chí: trên 100 bài

Nhưng hiện tại, vốn tài liệu điện tử này chưa được Thư viện tổ chức và đưa ra phục vụ đông đảo tới bạn đọc mà chỉ phục vụ cho những đối tượng là các cán bộ quản lý, giảng viên,

hỗ trợ họ trong việc viết sách

Với nguồn tài liệu phong phú như vậy, vấn đề đặt ra cho Thư viện ĐHTL hiện nay là làm thế nào tổ chức và bảo quản thật hợp lý, khoa học nguồn tài liệu đó để khai thác sử dụng tối đa giá trị của nó, góp phần thỏa mãn nhu cầu ngày càng lớn của mọi đối tượng người dùng tin

1.1.5 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2: Sơ đồ tổ chức Thư Viện Đại học thủy lợi

Footer Page 13 of 126

Footer Page 14 of 126

1.1.5.2 Đội ngũ cán bộ

Thư viện Đại học Thuỷ Lợi có 17 cán bộ Trong đó, có 1 thạc sĩ, 15 người có trình độ Đại học: Số người tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin Thư viện là 5, kỹ sư công nghệ thông tin là 2, còn lại là các chuyên ngành khác hỗ trợ sự phát triển của Thư viện như ngoại ngữ, ngoại thương, thương mại và thủy lợi

Thư viện có cơ cấu quản lý theo từng chức năng nghiệp vụ riêng biệt:

- Ban Giám đốc: 2 người

- Khối Nghiệp vụ thư viện và Quản trị mạng (hiện có 5 người):

+ Công tác xuất bản, bổ sung (1 người)

+ Công tác biên mục, tạo các ấn phẩm thư viện (3 người)

+ Quản trị mạng LAN và hệ thống servers + PCs (1 người)

- Khối phục vụ bạn đọc (hiện có 12 người):

+ Phòng Giáo trình (4 người)

+ Kho Mở (4 người)

+ Kho Ngoại văn (1 người)

+ Phòng Báo chí (1 người)

+ Hướng dẫn thông tin (2 người)

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Thư viện Đại học Thuỷ lợi Hà Nội có số lượng người dùng tin đông đảo, hiện có hơn

12.720 người và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của Thư viện không

ngừng đi lên Người dùng tin tại Thư viện được chia thành các nhóm chính:

- Giảng viên, cán bộ trong trường;

- Sinh viên chính qui, tại chức, học viên cao học và nghiên cứu sinh tại trường;

- Ngoài ra, Thư viện còn cung cấp giáo trình, tài liệu tham khảo cho một số cơ sở đào tạo tại chức xa trường như Cơ sở 2, Đại học 2 và một số trường Đại học khác

+ Nhóm cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý, chuyên viên: Với 435 người trong tổng số bạn đọc của Thư viện Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội, là “nguyên khí quốc gia”

Họ vừa là đối tượng sử dụng Thư viện, vừa là người tạo ra nguồn thông tin có giá trị khoa học

cao cho thư viện Với đặc thù là hoạt động trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật mà cụ thể là kỹ thuật thủy lợi, nhu cầu tin của họ chuyên sâu Họ quan tâm tới những thông tin mới, kịp thời Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, họ rất cần tài liệu tiếng nước ngoài như: tiếng Anh, Pháp, Nhật… những nước có nền khoa học kỹ thuật phát triển trên thế giới

+ Nhóm sinh viên chính qui, tại chức là 10.080 người và học viên cao học, nghiên cứu sinh có số lượng là 285 người Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tượng người dùng tin chủ yếu của Thư viện Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòi hỏi họ phải học, đọc và tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các tài liệu dạng truyền thống cũng như hiện đại: tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án, luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến, bài giảng điện tử…

Cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý, chuyên viên

Hình 3: Biểu đồ thể hiện tỷ lệ người dùng tin tại Thư viện

Mỗi nhóm người dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác nhau, ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ Việc phân chia người dùng tin thành những nhóm nhỏ, giúp thư viện quản lý bạn đọc tốt hơn, đồng thời phục vụ tốt hơn Qua đó, việc bổ

Học viên cao học, nghiên cứu sinh

sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu từng nhóm người dùng tin, giúp cho Thư viện

có những chính sách ưu đãi, kế hoạch xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, trên cơ sở nắm vững từng loại nhu cầu Từ đó sẽ nâng cao chất lượng hoạt động của Thư viện đối với mọi đối tượng người dùng tin khi tới Thư viện

1.2 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

Tổ chức vốn tài liệu là một loạt các khâu nghiệp vụ cần tiến hành nhằm làm cho kho tài liệu có một trật tự nhất định để chúng ta có thể sẵn sàng phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin, vừa bảo quản tài sản đảm bảo nhất Các thao tác đó là:

- Xử lý tài liệu + Xử lý nội dung

+ Xử lý hình thức

- Phương thức tổ chức vốn tài liệu

Tổ chức vốn tài liệu trong Thư viện quy định bởi những yếu tố sau:

+ Quy mô - loại hình Thư viện

+ Chức năng - nhiệm vụ của Thư viện

+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện

+ Số lượng, chất lượng vốn tài liệu

+ Số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ Thư viện

Để tổ chức vốn tài liệu hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu chí trên, còn phải phát huy được hết các nguồn lực của thư viện

Nếu công tác bổ sung vốn tài liệu giúp cho công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện thường xuyên được tăng cường về chất lượng và số lượng thì việc khai thác giá trị của tài liệu lại phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức vốn tài liệu của thư viện Nên bất kì một cơ quan thông tin thư viện nào cũng cần phải sắp xếp tổ chức vốn tài liệu một cách hợp lý và khoa học thì mới có thể khai thác hết được nguồn tin quý báu của mình và đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin

Như vậy tổ chức vốn tài liệu là sắp xếp tài liệu của cơ quan Thông tin – Thư viện một cách khoa học, chính xác nhằm tạo điều kiện tốt nhất để đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng một cách nhanh chóng và chính xác đồng thời nâng cao chất lượng sử dụng nguồn tin trong thư viện Không những thế, việc tổ chức vốn tài liệu hợp lý sẽ đảm bảo cho quá trình bảo quản, kiểm kê kho tài liệu được thuận tiện và rõ ràng hơn

1.2.2 Về bảo quản vốn tài liệu

Ngày nay, ở tất cả các thư viện, vốn tài liệu không chỉ có ý nghĩa về mặt vật chất, mà còn có ý nghĩa vô giá về mặt giá trị văn hóa, tinh thần Nó đã hội tụ những tri thức, vốn sống phong phú của nhân loại được tích lũy từ nhiều thế hệ, là di sản văn hóa của dân tộc và là tài sản chung của toàn xã hội Vì thế, trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan thông tin – thư viện, bảo quản vốn tài liệu ngày càng trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu Bảo quản vốn tài liệu không chỉ đơn thuần là bảo quản sách báo khỏi bị hư hỏng, đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vật lý bình thường của các tài liệu trong kho, mà ở góc độ khái quát, bảo quản vốn tài liệu chính là bảo quản di sản văn hóa của dân tộc và của toàn nhân loại

Nghiên cứu về vấn đề bảo quản vốn tài liệu, trong cuốn sách của IFLA: “ Những nguyên lý bảo tồn và bảo quản vốn tài liệu Thư viện” đã đưa ra định nghĩa:

- Bảo tồn ( Preservation) : Bao gồm tất cả những suy xét về mặt quản lý và tài chính liên quan đến việc tàng trữ và cung cấp tiện nghi, biên chế, các chính sách, kỹ thuật và các phương pháp được sử dụng để bảo tồn các tài liệu Thư viện và lưu giữ cùng với những thông tin chứa đựng trong đó

- Bảo quản ( Conservation ): Chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù, nhằm bảo vệ các tài liệu Thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra

- Phục chế ( Restorvation ) : Chỉ những kỹ thuật và ý kiến được sử dụng bởi những nhân viên kỹ thuật tham gia vào việc làm cho tốt lại những tài liệu Thư viện đã bị hư hỏng bởi thời gian, bởi việc sử dụng và bởi những nhân tố khác

Ở Việt Nam, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế, văn hóa, xã hội, nhu cầu thông tin cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn Sách báo và các tài liệu khác nhập vào Thư viện gia tăng nhanh chóng, đòi hỏi những người làm công tác Thư viện cần có một chương trình bảo quản đồng bộ, toàn diện và lâu dài trước tác động của thiên nhiên, con người, và sự lão hóa của bản thân các tài liệu đó Vấn đề bảo quản vốn tài liệu đặt ra cho tất cả các loại hình thư viện, cho mọi loại tài liệu có trong thư viện, với phương châm như một nhà thư viện

học người Mỹ đã nói : “Làm cho thư viện của chúng ta hữu ích và bảo tồn tài liệu lâu, chừng nào mà nó còn cần thiết Bảo quản là vô nghĩa nếu không có mục tiêu là sử dụng”

Có thể nói, vấn đề bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu thư viện, chống lại mọi tác nhân hủy hoại, đang là mối quan tâm nghề nghiệp tất yếu và là vấn đề cấp bách của các thư viện toàn thế giới Bởi bảo quản vốn tài liệu không chỉ nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện, mà còn quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các cơ quan thông tin – thư viện

Đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa ở Việt Nam đã ảnh hưởng rất lớn đến công tác bảo quản vốn tài liệu, làm cho công tác này ngày càng trở nên khó khăn và phức tạp

Như tất cả các thư viện khác, tại Thư viện Đại học Thủy lợi, vấn đề bảo quản vốn tài liệu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng Thư viện ĐHTL, bên cạnh việc tổ chức tốt vốn tài liệu phục vụ và đáp ứng nhu cầu bạn đọc, còn có nhiệm vụ bảo quản và giữ gìn lâu dài vốn tài liệu đó, nhằm thực hiện được mọi chức năng và nhiệm vụ của mình

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong các cơ quan TT-TV có ý nghĩa vô cùng quan trọng Trong quá trình tổ chức vốn tài liệu, các Thư viện đồng thời giải quyết hai nhiệm

vụ mâu thuẫn nhau, nhưng có mối quan hệ biện chứng với nhau, đó là : sử dụng tích cực vốn tài liệu của Thư viện và bảo quản chúng lâu dài Tổ chức vốn tài liệu khoa học làm cho vốn tài liệu nói chung và từng cuốn sách nói riêng được bảo quản trong điều kiện tốt nhất Bảo quản

vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lượng phục vụ, tiết kiệm ngân sách cho Thư viện trong việc

bổ sung, phục hồi, phục chế các tài liệu bị mất mát hư hỏng Nhiệm vụ của công tác tổ chức vốn liệu là phải điều hòa được mâu thuẫn đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu một cách nhanh chóng tới người dùng tin, thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc trong thời gian ngắn nhất Đồng thời, vốn tài liệu cũng được bảo quản lâu dài vì đây được coi là tài sản chung của xã hội, góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung

Tổ chức vốn tài liệu khoa học, bảo quản vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lượng phục vụ, tiết kiệm được ngân sách cho thư viện trong việc phục hồi, phục chế tài liệu bị rách nát hư hỏng

Tổ chức vốn tài liệu là nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp các sách để giữ gìn lâu dài và thuận tiện cho việc sử dụng Công việc này có ý nghĩa đối với tất cả các hoạt động của cơ quan TT-TV Việc phân bổ tài liệu, quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu được tiến hành với mục đích là để tận dụng, sử dụng đến mức tối đa và bảo quản tốt nhất những tài liệu trong thư viện

Cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, Thư viện Đại học Thuỷ lợi đã đặt ra những yêu cầu khắt khe đối với công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu Với đặc điểm là thư viện trường đại học chuyên về lĩnh vực khoa học kỹ thuật và kỹ thuật thủy lợi, lĩnh vực luôn đổi mới, đòi hỏi nội dung tài liệu cũng luôn được cập nhật, ngôn ngữ tài liệu đa dạng phong phú, chú trọng phát triển cả những tài liệu nước ngoài, đối tượng người dùng tin lại đông đảo…Đòi hỏi Thư viện phải có cách thức tổ chức tốt vốn tài liệu và bảo quản tài liệu thật khoa học, hợp

lý, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế của mình, để chúng luôn trong tư thế sẵn sàng phục vụ bạn đọc

Ý thức được vai trò to lớn của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, Thư viện Đại học Thuỷ lợi trong những năm qua đã tích cực đổi mới công tác này, nhằm tạo ra một không gian vốn tài liệu vừa phong phú vừa gần gũi và bảo quản thật hợp lý nguồn tài liệu này Trong

nỗ lực mang tài liệu đến gần hơn với bạn đọc, góp phần thúc đẩy sự nghiệp Thư viện phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Thư viện xác định: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là người bạn đắc lực nhất, tạo động lực hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ này

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI

2.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

Trong bối cảnh hội nhập, cùng với những tiến bộ vượt bậc về khoa học kỹ thuật trong mọi lĩnh vực, đòi hỏi con người cũng phải biết phát triển theo Do đó, nhu cầu khai thác, tìm kiếm thông tin về mọi lĩnh vực của con người cũng đa dạng phong phú Với tư cách là một Thư viện chuyên ngành, mang đặc thù riêng của một trường đào tạo về khoa học kỹ thuật thủy lợi, Thư viện Đại học Thủy lợi ra đời với vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú, là nhu cầu tất yếu khách quan nhằm mục đích phục vụ một số lượng lớn độc giả là cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường

Trong suốt quá trình hoạt động của bất kì cơ quan thông tin thư viện nào, vấn đề tổ chức vốn tài liệu luôn là một trong những công việc hằng ngày Công việc này là một loạt các khâu nghiệp vụ, từ tiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng kí, phân loại, mô tả… cho đến khâu sắp xếp tài liệu lên giá để tiến hành phục vụ bạn đọc Tiếp cận với công tác tổ chức vốn tài liệu, dễ nhận thấy những điểm mới và mang bản sắc riêng của Thư viện Đại học Thủy lợi Từ phương pháp tổ chức loại hình tài liệu cho đến phân chia kho, sắp xếp tài liệu… Trên thực tế, công tác

tổ chức vốn tài liệu của Thư viện Đại học Thủy lợi đã mang một hiệu ứng tích cực, tạo thói quen sử dụng thư viện của bạn đọc, mang lại cảm giác thỏa mái, thích thú cho bạn đọc trong

và ngoài trường, tăng hiệu quả sử dụng Thư viện

2.1.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho công tác tổ chức vốn tài liệu

Trong quá trình hoạt động, tùy thuộc vào nguồn tin vốn có và đối tượng bạn đọc của mình, mà các Thư viện có cách tổ chức vốn tài liệu khác nhau, nhằm làm cho vốn tài liệu được sắp xếp theo một trật tự khoa học Tuy nhiên, để làm tốt được điều đó, các Thư viện phải căn

cứ vào những dấu hiệu nhất định: cách đăng kí tài liệu, cách mô tả tài liệu, cách phân loại tài liệu, cách định kí hiệu xếp giá cho tài liệu… Trên thực tế, quá trình xử lý tài liệu trên cả phương diện nội dung và hình thức, chính là cơ sở khoa học cho việc tổ chức và sắp xếp vốn tài liệu của bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào

Công tác xử lý vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi bao gồm các công đoạn sau:

2.1.1.1 Xử lý hình thức

 Đăng kí tài liệu

Đăng kí tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng trong công tác Thư viện nói chung và quá trình xử lý tài liệu nói riêng Nó là cơ sở khoa học để giúp cán bộ Thư viện nắm bắt được tất cả các tài liệu có từ trước tới nay Hơn nữa, đăng kí tài liệu còn giúp cán bộ Thư viện biết được tình trạng kho sách, từ đó có biện pháp, kế hoạch phát triển và bổ sung vốn tài liệu với nhũng quy mô khác nhau, làm cho vốn tài liệu trong Thư viện ngày càng đa dạng, phong phú

Mỗi cuốn sổ đăng kí được coi là tài liệu pháp lý, giúp cán bộ kiểm tra thường xuyên vốn tài liệu, báo cáo toàn bộ những vấn đề liên quan đến bộ sưu tập đó cho các cấp lãnh đạo Vì vậy, đăng kí tài liệu luôn đòi hỏi phải thực hiện một cách đều đặn, chính xác, kịp thời

Có như thế mới đảm bảo công tác tổ chức, bảo quản và phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao Cũng như tất cả các Thư viện trên cả nước, công tác đăng kí tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi được thực hiện một cách đều đặn, nghiêm túc và chính xác, với những quy tắc nhất định Trước kia việc đăng kí tài liệu mới bổ sung về thư viện được thực hiện thủ công trên hai sổ đăng kí : Sổ đăng kí tổng quát và sổ đăng kí cá biệt Tuy nhiên, kể từ cuối năm 2006, Thư viện đã sử dụng phần mềm để hỗ trợ việc đăng kí tài liệu Theo định kì, sổ tổng quát và

đăng kí cá biệt sẽ được in ra và đóng thành quyển mà không phải đăng kí thủ công bằng tay Cách làm này vừa tiết kiệm được thời gian, công sức cho cán bộ Thư viện vừa đảm bảo tính

chính xác cao

Sau khi đăng kí vào sổ Đăng kí tổng quát và đăng kí cá biệt, tài liệu được chuyển sang

một thao tác kỹ thuật khác, đó là mô tả tài liệu

 Mô tả hình thức tài liệu:

Mô tả tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác thư viện, thư mục, thông tin Nó

là cơ sở chủ yếu để tổ chức mục lục, biên soạn thư mục Nó xác định được những đặc tính của tài liệu về nhiều phương diện, để có thể nhận dạng nó một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tài liệu khác Mô tả tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi được tiến hành ngay sau đăng kí tài liệu

Trước đây, cán bộ Thư viện Đại học Thủy lợi tiến hành mô tả bằng phương pháp thủ công – mô tả và viết phích mô tả bằng tay, hoặc đánh máy chữ Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin – thư viện, TVĐHTL đã tiến hành mô tả theo tiêu chuẩn mô

tả quốc tế ISBD Biên mục tài liệu trên phần mềm CDS/ISIS do UNESCO cung cấp miễn phí, được Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá và đưa vào sử dụng từ những năm 80 ở một số thư viện lớn

Từ 2006, được sự hỗ trợ của Dự án Đan Mạch, Thư viện đã được cài đặt phần mềm Libol 6.0 và trang bị máy tính, Server cùng một số thiết bị điện tử khác để hỗ trợ cán bộ làm việc Do vậy, công tác biên mục mô tả tài liệu tại TVĐHTL hiện nay được thực hiện trên máy tính và chuyển sang mô tả theo quy tắc AACR2 kết hợp với khổ mẫu MARC21 Trên cơ sở

đó, Thư viện đã chuyển dữ liệu từ phần mềm CDS/ISIS sang phần mềm Libol

2.1.1.2 Xử lý nội dung

Công tác xử lý nội dung tài liệu được Thư viện Đại học Thủy lợi tiến hành gồm : phân loại, định từ khóa và tóm tắt nội dung tài liệu, phục vụ cho việc tìm tin nhanh nhất, hiệu quả nhất

 Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là việc xác định các tài liệu theo từng môn loại tri thức Dựa trên cơ sở nội dung của tài liệu, gắn cho tài liệu ấy kí hiệu phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự

nhất định, nhằm tổ chức kho tài liệu theo nội dung, tổ chức hệ thống tra cứu tài liệu theo ký hiệu phân loại một cách hiệu quả

Từ năm 2006 đến nay, Thư viện Đại học Thủy lợi bắt đầu sử dụng khung phân loại DDC

ấn bản rút gọn số 14 do Thư viện Quốc hội Mỹ biên soạn Tất cả vốn tài liệu của Thư viện được chia thành 10 lớp cơ bản, trong mỗi lớp lại có nhiều phân lớp và trong mỗi phân lớp được phân chia chi tiết để xác định các khía cạnh của tài liệu

Cấu trúc khung phân loại DDC: cụ thể xem ở phần phụ lục

Ví dụ : Cấu tạo một kí hiệu phân loại của khung phân loại DDC:

624.19 Trong đó : 624 : Kỹ thuật xây dựng

624.19 : Công trình ngầm Với đặc thù về các ngành đào tạo của Trường Đại học Thủy lợi Hà Nội, vì vậy lớp 624 (

Kỹ thuật xây dựng) và lớp 627 ( Kỹ thuật thủy lợi) được sử dụng nhiều nhất Tài liệu cũng được bổ sung nhiều hơn, phong phú hơn với các tài liệu chuyên về lĩnh vực đó để phù hợp với

sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường

Việc phân loại tài liệu nhằm hai mục tiêu: giúp cán bộ thư viện nhận dạng và xác định vị trí của cuốn sách thông qua ký hiệu xếp giá và nhóm tất cả các tài liệu có cùng một chủ đề vào một chỗ

 Định từ khóa tài liệu

Công tác định từ khóa của Thư viện Đại học Thủy lợi được thực hiện cùng với công tác

mô tả và phân loại trên khổ mẫu MARC 21 của phần mềm Libol 6.0

Để có từ khóa chính xác và khoa học, Thư viện Đại học Thủy lợi đã dựa vào bảng từ khóa do Thư viện Quốc gia và Trung tâm thông tin Quốc gia biên soạn Việc định từ khóa đối với Thư viện hết sức phức tạp, vì một số tài liệu chuyên sâu trong bộ từ khóa lại không có Do đó, trong quá trình định từ khóa, cán bộ xử lý tài liệu phải bổ sung và thay thế bằng một số từ, hay cụm từ tương đương

 Tóm tắt tài liệu

Tóm tắt tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu, phản ánh độ cô đọng nội dung dưới một vài câu viết ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin giúp người dùng tin nắm được nội dung tài liệu ở mức độ khái quát hoặc chi tiết

Cũng như định từ khóa, tóm tắt phụ thuộc vào loại mục đích và loại hình tài liệu của Thư viện Loại hình tóm tắt mà Thư viện sử dụng là tóm tắt chỉ dẫn, nêu lên đặc trưng cơ bản của cuốn sách giúp bạn đọc nắm được nội dung cuốn sách đề cập

Hiện nay, Thư viện Đại học Thủy lợi chỉ làm tóm tắt với giáo trình, luận án, luận văn, sách tham khảo tiếng Việt Đối với sách ngoại văn chỉ làm từ khóa

 Định ký hiệu xếp giá cho tài liệu

Trên cơ sở phân tích chủ đề, nội dung tài liệu và xác định ngành, lĩnh vực mà nội dung tài liệu đề cập thì cán bộ phân loại tiếp tục xác định kí hiệu phân loại cho nội dung tài liệu đó

Ký hiệu xếp giá là cơ sở để định vị, sắp xếp tài liệu lên giá Tùy thuộc vào cách tổ chức kho tài liệu của Thư viện mà ưu tiên lựa chọn dấu hiệu nào là quan trọng nhất

Ký hiệu xếp giá của tài liệu trong kho phải đảm bảo có 2 ký hiệu chính đó là ký hiệu phân loại (theo khung phân loại mà Thư viện đó sử dụng) kết hợp với ký hiệu mã hóa tên sách hoặc tên tài liệu Ở Thư viện Đại học Thủy lợi còn bao gồm năm xuất bản tài liệu (ký hiệu xếp giá ở phòng giáo trình) và gồm năm xuất bản tài liệu với số đăng kí cá biệt của cuốn sách (ký hiệu xếp giá ở phòng đọc Mở và phòng Ngoại văn)

Ký hiệu phân loại

Kí hiệu tên tài liệu hoặc tên tác giả-

Số thứ tự tập Năm xuất bản

THƯ VIỆN ĐHTL

Số đăng kí cá biệt

631.2 GIA (1)

1998 TK/008256

Ký hiệu phân loại là kết quả của quá trình phân loại tài liệu Ký hiệu phân loại tại Thư viện ĐHTL được dùng để đánh chỉ số cho các tài liệu theo môn ngành tri thức khoa học theo khung phân loại DDC ấn bản rút gọn số 14 Ký hiệu phân loại được xem như một công cụ để xếp tài liệu trên giá trong kho mở Ký hiệu phân loại trong nhãn xếp giá chi tiết cụ thể đến mức độ nào còn tùy thuộc vào khối lượng tài liệu có trong kho mở nói chung và trong từng đề mục, chuyên ngành khoa học nói riêng

 Ký hiệu tên tác giả:

- Nếu tác giả là người Việt Nam thì sẽ lấy kí hiệu là hai chữ cái đầu của họ và một chữ cái đầu của tên, hai phần ngăn cách nhau bằng dấu gạch ngang

Ví dụ : Nếu tác giả là Nguyễn Xuân Trọng thì sẽ có kí hiệu là : NG-T

- Tác giả nước ngoài:

+ Tác giả Âu – Mỹ : Ký hiệu tên tác giả được cấu tạo bởi ba chữ cái đầu liền nhau của

họ

Ví dụ : George F Simmons SIM

Anie Bethery BET

+ Tác giả phương Đông : phiên âm họ tên tác giả ra chữ Latinh và định kí hiệu tác giả như với tác giả Âu – Mỹ (lấy 3 chữ cái đầu của Họ tác giả)

Ví dụ: Mao Trạch Đông: MAO

Kim Nhật Thành: KIM + Nếu tên tác giả nước ngoài được dịch ra tiếng Việt mà có dấu, khi định kí hiệu không

lấy dấu (bỏ dấu)

Ví Dụ : V.I Lênin: LEN

- Tác giả tập thể:

+ Lấy 3 chữ cái đầu tiên của tên tác giả tập thể (nếu có dấu thì bỏ dấu

Ví dụ: Đảng Cộng sản Việt Nam: DAN

+ Đối với tác giả tập thể là tên của các tổ chức viết tắt thì được giữ nguyên khi định kí

hiệu xếp giá

Ví dụ: WTO - FAO

 Kí hiệu tên tài liệu:

- Tên tài liệu tiếng Việt : lấy 3 chữ cái đầu của tiên trong tên tài liệu và bỏ dấu

Ví dụ : tên tài liệu là “ Niên giám thống kê 1998” , ký hiệu tên tài liệu sẽ là NIE

+ Nếu từ đầu tiên của tên tài liệu là số, khi định kí hiệu xếp giá phải phiên âm chữ số

đó ra chữ cái và áp dụng như cách trên

Ví dụ: “ 7 thói quen lớn của người thành đạt”

“7” = “Bảy”: BAY

- Tài liệu tiếng nước ngoài:

+ Áp dụng như đối với tài liệu tiếng Việt

+ Đối với tên tài liệu có từ đầu tiên là quán từ ,mạo từ (a, an, the, la, le, de,…) không lấy quán từ mạo từ làm căn cứ định kí hiệu xếp giá mà lấy từ tiếp theo trong tên tài liệu

Ví dụ: “The quiet American”:

Bỏ mạo từ “The” và mã hóa 3 chữ cái đầu của từ “quiet” : QUI

Việc định kí hiệu xếp giá theo cách này thuận tiện: Cán bộ không phải tra tìm chữ số trong bảng Cutter, không phải băn khoăn trong việc định kí hiệu cho các tên tác giả phiên âm khi xếp giá tài liệu cùng môn loại xếp cùng vị trí Tuy nhiên hệ thống chữ cái khó nhớ hơn hệ thống chữ số khi xếp giá

Một tài liệu có thể có nhiều tập, trong trường hợp đó tài liệu sẽ được sắp xếp theo số thứ

tự của tập: từ nhỏ đến lớn

Số tập/ phần của tài liệu được ghi ngay sau kí hiệu tên tác giả / tên tài liệu và đặt trong dấu ngoặc đơn

Ví dụ: Thi công các công trình thủy lợi do Bộ môn Thi Công – Trường Đại học Thủy lợi

- Đối với những tài liệu có cùng chỉ số phân loại, cùng tác giả thì tài liệu xuất bản trước thì được xếp trước, tài liệu xuất bản muộn hơn sẽ được xếp kế sau, theo thứ tự thời gian tăng dần

- Năm xuất bản của tài liệu được ghi ngay sau dưới kí hiệu tên tác giả / tên tài liệu

Ví dụ: Cuốn “ Hóa học đại cương” của tác giả Nguyễn Văn Minh xuất bản năm 1992 và

năm 2010 có kí hiệu như sau:

Một tên tài liệu thường có nhiều bản, khi mô tả sẽ đánh số thứ tự của từng cuốn một

Đó cũng là một căn cứ để xác định thứ tự của một bản trong một nhóm tài liệu giống nhau khi

xếp lên giá, đồng thời tạo điều kiện cho việc kiểm kê

Ví dụ: Cuốn sách “ Thi công hầm và công trình ngầm” của tác giả Nguyễn Xuân Trọng có

kí hiệu xếp giá như sau:

THƯ VIỆN ĐHTL

624.193 NG-T 2004 TK/004031

- 624.193: Chỉ số phân loại theo bảng DDC Cuốn sách nằm trong mục 624: Kỹ thuật xây dựng

Và trong mục 624 nó sẽ có chỉ số phân loại cụ thể là 193

624.193: Thiết kế - thi công các công trình ngầm

- NG –T: Kí hiệu tên tác giả: Lấy hai chữ cái đầu của họ NGUYỄN kết hợp với tên chữ cái đầu của tên ta sẽ có kí hiệu là NG – T

- 2004: Năm xuất bản của tài liệu

- TK/ 004031: TK : Tài liệu tham khảo

004031: Số Đăng kí cá biệt của cuốn sách

2.1.1.3 Các kỹ thuật khác

Để phục vụ bạn đọc được dễ dàng, nhanh chóng, tránh sự nhầm lẫn, các khâu như : đóng dấu, ghi ký hiệu, dán nhãn, dán chỉ từ… cũng rất quan trọng góp phần tăng cường tính khoa học trong chu trình đường đi của sách

 Đóng dấu

Tất cả các tài liệu nhập vào cơ quan TTTV nói chung, Thư viện ĐHTL nói riêng đều phải đóng dấu sở hữu của cơ quan TTTV đó Đây là cơ sở để nhận biết tài liệu đó thuộc Thư viện nào Tại Thư viện Đại học Thủy lợi, dấu của Thư viện được quy định đóng ở trang tên sách và trang 17 của tài liệu

 Dán nhãn sách

Tại phòng giáo trình, do đặc điểm là tài liệu sắp xếp theo các chuyên ngành đào tạo

của trường và bày trên bàn nên nhãn sách được dán ngay trên mặt trước trang bìa tài liệu cách mép trên từ 1 đến 2 cm

Tại phòng đọc Mở và phòng Ngoại văn, nhãn sách được dán ở gáy sách theo chiều thẳng đứng ( nếu gáy sách rộng) Nếu gáy sách hẹp, có thể dán lên mặt trước bìa sách, và cách

mép dưới của cuốn sách từ 3 - 4 cm

 Dán mã vạch

Mã vạch được dán ở chính giữa, cách mép dưới của tài liệu 1,5 cm của mặt trước trang bìa tài liệu Nếu vị trí đó có chữ, thì dán lệch sang bên trái của tài liệu Thư viện quản lý tài liệu theo mã vạch, các hoạt động lưu thông tài liệu diễn ra đều lấy mã vạch làm cơ sở Bởi một tài liệu chỉ có duy nhất một mã vạch, và không trùng với bất kỳ một tài liệu nào khác

 Dán chỉ từ

Đối với tài liệu kho mở, Thư viện dán vào một trang bất kỳ của tài liệu Mục đích của việc này là để kiểm soát vào/ra tài liệu trong việc tổ chức kho mở Bạn đọc tự do lựa chọn tài liệu, nhưng vẫn được thư viện quản lý chặt chẽ Khi tài liệu mang ra ngoài thư viện, nếu chưa làm thủ tục mượn, chưa được cán bộ khử từ, thì đi qua cổng từ, lập tức sẽ phát ra âm thanh báo động Do vậy, hạn chế tình trạng mất sách, giúp bảo vệ vốn tài liệu của Thư viện một cách hiệu quả

Vào phiếu nhập máy: định từ khóa, tóm tắt, nhập CSDL, xây dựng hệ thống mục lục

Mỗi cuốn sách khi nhập về Thư viện được bộ phận nghiệp vụ biên mục theo chuẩn khổ mẫu MARC 21 thông qua phân hệ Biên mục trong phần mềm Libol, tạo thành hệ thống mục lục trên máy tính cho bạn đọc truy cập qua phân hệ OPAC Công tác này phải chính xác từng giai đoạn nếu không bạn đọc sẽ không tìm thấy tài liệu mình cần

2.1 2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

Tài liệu sau khi xử lý, sẽ được phân chia về các kho và được tổ chức sắp xếp theo một trật tự nhất định Vấn đề đặt ra là làm thế nào để tổ chức kho sách có tính khoa học, phù hợp

với nhu cầu bạn đọc Là một Thư viện có vốn tài liệu phong phú, số lượng độc giả đa dạng, Thư viện ĐHTL luôn quan tâm tới vấn đề tổ chức vốn tài liệu Vì đây là vấn đề then chốt, là

“cái gốc” để thư viện có thể khai thác triệt để vốn tài liệu và thực hiện đúng chức năng của mình Do vậy, muốn tổ chức tốt vốn tài liệu có hàng loạt các yêu cầu đặt ra cho Thư viện ĐHTL

Toàn bộ vốn tài liệu của Thư viện ĐHTL được tổ chức thành hai loại kho cơ bản sau : + Kho đóng

+ Kho mở

Ngay cái tên cũng nói lên sự khác biệt và đối lập nhau, nhưng chúng vẫn thường đi cùng với nhau để hỗ trợ và khắc phục nhược điểm cho nhau, tạo cho vốn tài liệu được quản lý, khai thác, sử dụng một cách hiệu quả

Căn cứ vào đặc điểm và thành phần vốn tài liệu, Thư viện ĐHTL đã tổ chức vốn tài liệu theo phương thức trong sơ đồ sau:

Phương pháp tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

Hình 3 : Sơ đồ tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

Trong mỗi kho tài liệu lại sắp xếp chủ yếu theo hai dấu hiệu : nội dung và hình thức

- Tổ chức sắp xếp theo nội dung:

+ Sắp xếp theo môn loại tri thức

+ Sắp xếp theo chủ đề, chuyên đề

- Tổ chức sắp xếp theo hình thức tài liệu:

+ Sắp xếp theo loại hình tài liệu

+ Sắp xếp theo ngôn ngữ

+ Sắp xếp theo khổ cỡ

+ Sắp xếp theo thời gian

+ Sắp xếp theo số đăng kí cá biệt

+ Sắp xếp theo chữ cái

+ Sắp xếp theo địa lý

Hiện nay, hệ thống kho tài liệu của Thư viện ĐHTL được tổ chức phù hợp với đặc điểm tài liệu và đối tượng bạn đọc, trong đó việc sắp xếp được kết hợp theo nhiều dấu hiệu khác nhau một cách linh hoạt, để hạn chế nhược điểm và tăng ưu điểm của từng phương pháp sắp xếp riêng biệt

Quy tắc sắp xếp : Thư viện Đại học Thủy lợi cũng tuân thủ theo đúng quy tắc sắp xếp chung : từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, sắp xếp đi dọc theo từng giá thuận theo chiều quan sát của bạn đọc từ trên xuống dưới

Nếu sắp xếp tài liệu có thể phản ánh được hình thức hoặc nội dung tài liệu, cho biết được

vị trí hoặc tìm kiếm được dễ dàng theo những quy tắc thống nhất, thì tổ chức kho tài liệu lại ảnh hưởng đến nhu cầu, thói quen sử dụng, cách tiếp cận tài liệu, và cả mối quan hệ tương quan giữa bạn đọc với người cán bộ thư viện Vì vậy, tổ chức kho và phương pháp sắp xếp luôn phải có sự ăn ý, kết hợp nhuần nhuyễn với nhau, thể hiện ý đồ tổ chức vốn tài liệu khoa học, hợp lý nhất

Kho Lưu

Phòng Báo, tạp chí

Phòng Ngoại văn

Phòng đọc Mở

Phòng Giáo trình

2.1 2.1 Kho đóng

Cũng như nhiều Thư viện khác trong cả nước, Thư viện ĐHTL đã tổ chức vốn tài liệu của mình theo dạng kho đóng Kho đóng là hình thức phục vụ bạn đọc thông qua đối tượng trung gian là cán bộ thư viện Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu

- Ưu điểm :

+ Tiết kiệm được diện tích kho giá

+ Tài liệu dễ dàng được bảo quản, kiểm kê nên dễ dàng nhận biết số lượng tài liệu mất mát hư hỏng trong quá trình kiểm kê từ đó có chính sách bổ sung tài liệu tốt hơn

+ Thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc lấy tài liệu phục vụ bạn đọc, do tài liệu được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt tức theo thứ tự tăng dần của số tự nhiên

+ Tổ chức kho đóng tránh được tình trạng mất mát tài liệu, xé tài liệu do bạn đọc gây ra

- Nhược điểm

+ Người dùng tin không được trực tiếp vào kho sách, mà phải mất công tìm kiếm tài liệu qua

hệ thống tra cứu tìm tin và viết phiếu yêu cầu để cán bộ thư viện đi lấy tài liệu Do đó, người dùng tin mất công chờ đợi, thậm chí tài liệu lấy được lại không phù hợp với đề tài mà họ cần tìm hoặc tài liệu đã bị mượn trước

+ Bạn đọc không trực tiếp tiếp xúc với tài liệu nên không thể nảy sinh nhu cầu thông tin mới, không tạo hứng thú cho bạn đọc, nên bạn đọc tới rất ít

+ Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các trung tâm thông tin thư viện lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả

Với những ưu và nhược điểm trên, đồng thời dựa vào điều kiện thực tế hiện nay, Thư viện Đại học Thủy lợi chỉ tiến hành tổ chức kho đóng cho Kho Lưu của Thư viện

 Kho lưu của Thư viện Đại học Thủy lợi

Kho lưu là kho sách được thành lập theo chủ trương cần lưu trữ từ 1 đến 2 bản của mỗi tên sách nhằm bảo tồn vốn tài liệu cho Thư viện chống tình trạng mất sách của Thư viện Kho này có diện tích là 70 m2,

gồm những sách có năm xuất bản cũ (sách xuất bản từ năm 1970 – 1995), ít được bạn đọc sử dụng trong một thời gian dài, sách thừa bản và sách từ kho Mở chuyển lên Đối với tài liệu tham khảo tối đa cho mỗi bản lưu là 2 bản, giáo trình thì tất cả các đầu sách đều được lưu lại một bản

Đối tượng phục vụ của kho lưu trữ là : cán bộ, giảng viên muốn tìm hiểu tham khảo thêm nghiên cứu các tài liệu cũ để viết sách, các sinh viên năm cuối, học viên cao học muốn nghiên cứu tham khảo thêm tài liệu để làm đồ án, luận văn, luận án cho mình

Kí hiệu xếp giá của kho lưu là sự kết hợp giữa các yếu tố sau: Tên cơ quan Thư viện +

mã vạch + số đăng kí cá biệt ( Kí hiệu kho/giá và dãy số tự nhiên chính là ký hiệu xếp giá) Tài liệu trong kho được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt, xếp theo quy tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trên mỗi giá đều có chỉ dẫn nên cán bộ Thư viện rất dễ tìm và cất tài liệu

Ví dụ: Cuốn “Móng cọc thép” của tác giả Lê Đức Thắng sẽ có kí hiệu:

KL/000593:

- KL/ GTL: Ký hiệu Kho ( Kho lưu/ Giáo trình lưu)

- 000593: Số đăng kí cá biệt, số thứ tự được bổ sung (dãy số tự sinh thông qua phần mềm Libol)

Với cách sắp xếp này cán bộ có thể dễ dàng lấy tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm được diện tích kho nhưng hình thức kho không đẹp, những tài liệu được xếp cạnh nhau không có mối quan hệ với nhau về nội dung, tác giả Ví dụ: Tài liệu về kỹ thuật lại đặt cạnh tài liệu về khoa học xã hội, tác giả người Việt lại xếp cạnh tác giả nước ngoài…nên khó khăn cho cán bộ giới thiệu tới bạn đọc những tài liệu có nội dung tương tự Số đăng kí cá biệt là kí hiệu xếp giá nên khi số đăng kí cá biệt bị sai lệch, cán bộ sẽ khó tìm thấy tài liệu trong kho dẫn đến tài liệu không đến được tay bạn đọc

2.1.2.2 Kho mở

Kho mở ( hay còn gọi là cách tiếp cận tài liệu trực tiếp) là cách tổ chức tài liệu theo

“kiểu mở”, theo đúng nghĩa của nó Việc sắp xếp tài liệu dựa theo nội dung chủ đề, căn cứ vào

ký hiệu xếp giá được tạo ra bằng cách sử dụng chỉ số phân loại ( rút ra từ khung phân loại mà Thư viện đang sử dụng) kết hợp với kí hiệu tên tác giả hoặc tên sách

- Ưu điểm

+ Độc giả được tự do vào kho và tìm sách trên giá Bạn đọc được tiếp cận trực tiếp nội dung của sách, họ có thể xem lướt để xác định xem tài liệu đó có cần không Bạn đọc có thể tự do lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình

+ Dễ phát hiện và nảy sinh nhu cầu thông tin mới Tại những thời điểm khác nhau, nhu cầu của bạn đọc cũng có sự thay đổi và trong môi trường thuận lợi như ở kho mở, khi toàn bộ tài liệu với nhiều nội dung khác nhau đều được đưa lên sắp xếp lên giá, bạn đọc được tiếp cận nhiều vấn đề khác nhau trong cùng một kho tài liệu, sẽ kích thích nhu cầu bạn đọc và giúp bạn đọc thỏa mãn nhu cầu đa dạng của mình một cách dễ dàng, nâng cao kỹ năng tìm tin cho độc giả

+ Giảm đáng kể thời gian của người đọc khi không phải chờ đợi lấy tài liệu qua các khâu (như tra tìm tài liệu trên hệ thống tra cứu, viết phiếu yêu cầu, chờ đợi cán bộ thư viện đi lấy sách từ trong kho ra…)

+ Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận yêu cầu từ phía bạn đọc và không phải vào kho lấy tài liệu, do đó tiết kiệm được thời gian, công sức

+ Tài liệu trong kho mở thường được sắp xếp theo nội dung, môn loại hay chủ đề do đó giúp bạn đọc thuận tiện cho việc nghiên cứu và học tập tài liệu theo từng chuyên đề, theo các chuyên ngành khoa học (tổ chức theo ký hiệu phân loại), hay của cùng một tác giả (nếu sắp xếp theo mã hóa tên tác giả), hoặc theo thời gian (nếu sắp xếp theo thứ tự thời gian xuất bản của tài liệu)…

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện trong việc lựa chọn sách, báo triển lãm theo từng chủ đề, hoặc biên soạn các bản thư mục, giới thiệu thông tin… tuyên truyền tích cực hơn nữa cho các tài liệu tốt, giúp đỡ thiết thực trong việc thông báo có hệ thống cho các cán bộ khoa học, các nhà chuyên môn những thành tựu mới nhất về khoa học – kỹ thuật, kinh tế, văn hóa, xã hội…

Hiện nay, kho mở là một hình thức phục vụ bạn đọc có hiệu quả đã và đang được nhiều thư viện áp dụng Với phương thức phục vụ này, các tài liệu đã đến được tay người sử dụng một cách nhanh chóng và rộng rãi hơn

- Nhược điểm: