Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hasan - Dermapharm

Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn to

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY

VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

HASAN - DERMAPHARM

Thành phố Hồ Chí Minh -2016

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu

tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm” em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty TNHH Hasan – Dermapharm, đặc biệt là các phòng ban của công ty

đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài Bên cạnh đó em gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Minh Trâm đã tận tình hướng dẫn, đồng hành củng em suốt thời gian qua

Tuy vậy kiến thức cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên thực tập nên bài báo cáo sẽ có những hạn chế nhất định Vì vậy em mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp của thầy cô trong khoa Quản trị kinh doanh của trường Đại học Tài chính – Marketing để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn những bài báo cáo thực tập torng thời gian tới

Em xin chân thành cảm ơn

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

TP Hồ Chí Minh, Ngày … tháng….năm 2016

Xác nhận của Giảng Viên

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

 Lý do chọn đề tài  Phương pháp nghiên cứu  Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 2

1.1 Các khái niệm 2

1.1.1 Tổ chức và chức năng tổ chức 2

1.1.1.1.Tổ chức 2

1.1.1.2.Chức năng tổ chức 2

1.1.2 Bộ máy và tổ chức bộ máy 3

1.1.2.1 Bộ máy 3

1.1.2.2 Tổ chức bộ máy 4

1.2 Vai trò, mục tiêu và ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy 5

1.2.1 Vai trò 5

1.2.2 Mục tiêu 5

1.2.3 Ý nghĩa 6

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy 6

1.3.1 Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của tổ chức 6

1.3.2 Đặc điểm ngành nghề 7

1.3.3 Quy mô của tổ chức 7

1.3.4 Công nghệ 8

1.3.5 Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức 8

1.3.6 Môi trường 8

1.4 Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy 9

1.4.1 Nguyên tắc gắn với nhiệm vụ 9

1.4.2 Nguyên tắc hiệu quả 10

1.4.3 Nguyên tắc cân đối 10

1.4.4 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy 10

1.4.5 Nguyên tắc linh hoạt 10

1.4.6 Nguyên tắc chuyên môn hóa 10

1.5 Tiến trình tổ chức bộ máy 10

1.5.1 Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức 10

1.5.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện 11

1.5.3 Phân chia hoạt động theo chức năng 11

1.5.4 Thiết lập phòng ban, bộ phận 11

1.5.5 Xây dựng quy chế hoạt động 11

1.5.6 Xây dựng chính sáchsử dụng nhân sự 11

1.5.7 Định biên 12

1.5.8 Thẩm định và tái tổ chức 12

1.6 Các phương pháp tổ chức bộ máy 12

1.6.1 Phân chia theo thời gian 12

1.6.2 Phân chia theo chức năng 12

1.6.3 Phân chia theo địa lý, lãnh thổ 13

1.6.4 Phân chia theo sản phẩm 14

1.6.5 Phân chia theo khách hàng 14

1.6.6 Phân chia theo quy trình 15

Tóm tắt chương 1 16

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HASAN DERMAPHARM 17

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Hasan – Dermapharm 17

2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty 17

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 18

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh 18

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty 19

2.1.4.1 Chức năng 19

2.1.4.2 Nhiệm vụ 19

2.1.5 Cơ cấu bộ máy tổ chức 20

2.1.6 Các nguồn lực của công ty 21

2.1.6.1 Cơ sở vật chất 21

2.16.2 Nguồn nhân lực 22

2.1.6.3 Tình hình tài chính 23

2.2 Tình hình hoạt động của công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM 2.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 24

2.2.2 Thị trường 25

2.2.3 Hệ thống phân phối 27

Tóm tắt chương 2 28

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH HASAN – DERMAPHARM 29

3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm 29

3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 31

3.2.1.Hội đồng quản trị 31

3.2.2 Ban giám đốc 32

3.2.3 Phòng Sales & Marketing 33

3.2.4 Phòng phát triển thị trường 34

3.2.5 Phòng tài chính kế toán 35

3.2.6 Phòng hành chính nhân sự 36

3.2.7 Phòng nghiên cứu phát triển 37

3.2.8 Phòng đảm bảo chất lượng 37

3.3.9 Phòng đảm kiểm tra 38

3.2.9 Xưởng thuốc 38

3.2.10 Phòng kĩ thuật 39

3.2.11 Mối quan hệ giữa các phòng ban 39

3.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm 40

3.3.1 Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp 40

3.3.2 Môi trường hoạt động 41

3.3.3 Công nghệ 42

3.3.4 Năng lực trình độ nhân sự 42 3.4 Đánh giá về bộ máy quản lý của công ty TNHH Hasan Dermapharm 43 3.5 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại

công ty TNHH Hasan – Dermapharm 44

Kết luận 46

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty từ năm 2013 đến năm 2015 19

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động từ năm 2013 đến năm 2015 22

Bảng 2.3: Biến động tài sản của công ty TNHH Hasan – Dermapharm giai đoạn 2013- 2015 23

Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doan của công ty từ năm 2013 đến năm 2015 24

Bảng 2.5: Thị trường tiêu thụ dược phẩm giai đoạn 2013- 2015 26

Bảng 2.6: Hệ thống phân phối sản phẩm giai đoạn 2013- 2015 27

Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc 32

Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức của phòng Sales & Marketing 33

Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán tài chính 35

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác 3

Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc - chiến lược của A Chandler 7

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng 12

Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý 13

Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm 14

Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng 15

Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình 15

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm 20

Hình 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hasan – Dermarpharm giai đoạn 2013 – 2015 25

Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Hasan –Demarpharm năm 2015 26

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần có sự tham gia của hoạt động tổ chức bộ máy Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành công cho doanh nghiệp Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp,

và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập với các quyết định khác, vì vậy việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ một cách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa cũng là bài học em yêu thích khi nhập môn quản trị Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô em đã chọn đề tài “ Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm” Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đó có thể đề xuất một số giải pháp nhằn hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm

Phương pháp nghiên cứu

Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích và sao sánh những hoạt động thực tế tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này

Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Hasan - Dermapharm Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy và một số giải pháp kiến nghị

nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

Tổ chức là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu (Tiến Trương Chí)

Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nhau nhưng tóm lại tổ chức có thể được hiểu là quá trình sắp xếp nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cùng hoạt động để đạt được mục tiêu chung Chức năng tổ chức thiết lập sự phân công lao động

và phối hợp các nguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp/ điều hành đã được nêu ra trong chức năng hoạch định qua

đó để đạt được mục tiêu chung

1.1.1.2 Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức là một chức năng cơ bản của quá trình quản trị và giữ vai trò trung tâm trong quá trình quản trị Khi các kế hoạch đã được thiết lập, nhiệm vụ của nhà quản trị là triển khai để chung được thực thi Khi đã xác định được sứ mệnh, các giá trị cốt lỗi, các mục tiêu và chiến lược rõ ràng, hoạt động tổ chức bắt đầu quá trình thực hiện chúng bằng việc làm rõ các công việc cụ thể và các mối quan hệ trong công việc Hoạt động tổ chức xác định ai làm điều gì? Ai chịu trách nhiệm về những con người đó? Và cách thức các cá nhân và các bộ phận khác nhau của tổ chức quan hệ và làm việc với nhau như thế nào? Tất cả những điều đó sẽ được thực hiện theo nhiều

( Giáo trình quản trị học Đại học kinh tế 2016)

Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác

Hình 1.1 Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác

1.1.2 Khái niệm bộ máy và tổ chức bộ máy

1.1.2.1 Khái niệm bộ máy

Bộ máy tổ chức là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của tổ chức (nhà xưởng, máy móc, thiết bị, công nghệ, ) liên kết với nhau theo một số nguyên tắc

và quy định nhất định Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý toàn bộ hệ thống nhắm đạt mục tiêu chung đã định Bộ máy là đầu não của tổ chức nên có vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức Bộ máy quản lý của tổ chức được xây dựng tốt thì tổ chức sẽ hoạt động đạt hiệu quả nếu không sẽ dẫn đến trì trệ

Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng

 Hệ thống chỉ huy là hệ thống quyền lực, các quyết định của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý

 Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ được xác định,phân công rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức

Hai hệ thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ thể hiện hiệu quả làm việc của bộ máy tổ chức Ngược lại nếu một trong hai hệ thống hoạt động không hiệu

quả hoặc sự phối hợp giữa các hệ thống không ăn khớp sẽ làm giảm hiệu quả quản lý của bộ máy tổ chức, làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức

1.1.2.2 Tổ chức bộ máy

Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm (1) xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận; (3) bố trí lực lượng nhân sự và phâncông cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận công việc đó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và (5) chuẩn bị đầy

đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả

Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức

bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

 Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lí đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lí, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

 Tính linh hoạt: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống

 Tính tin cậy: công tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lí trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp

 Tính kinh tế: công tác tổ chức bộ máy phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ

ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt được hiệu quả cao nhất

 Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kì hình thức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

1.2 Vai trò, mục tiêu , ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy

1.2.1 Vai trò của công tác tổ chức bộ máy

Trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hướng những mục tiêu nhất định mà

để thực hiện được những mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Do đó đòi hỏi phải hình thành nên một bộ phận điều hành, chỉ đạo để thực hiện mục tiêu đó chính là bộ máy tổ chức của doanh nghiệp Xây dựng bộ máy tổ chức hợp lí sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng, Dù nhà quản trị thực hiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não của tổ chức là nơi chỉ đạo và điều hành gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Do đó đòi hỏi các tổ chức để tồn tại và phát triển trên thị trường cần phải có bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của công tác tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lí của một tổ chức

1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức bộ máy

Mục tiêu tông quát của công tác tổ chức bộ máy là thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra Cấu trúc

tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất Từ đó sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận sẽ phát huy được năng lực và sự nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hình thành mục tiêu của tổ chức

Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm đến là:

 Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực

 Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức

 Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh

 Tổ chức công việc khoa học

 Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

 Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

 Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị

1.2.3 Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy

Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồn lực về con người và nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành quản lý và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện.Chính vậy mà công tác tổ chức bộ máy luôn mang một ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ chức

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và thực tế cao do đó cần phải phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới bộ máy tổ chức nhằm đưa một

mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức

1.3.1 Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong

quá trình tổ chức bộ máy Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh

doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Bởi vì xác định đúng mục tiêu, chiến lược hoạt động sẽ là định hướng chỉ đạo các bước tiếp theo của quá trình xây dựng tổ chức bộ máy của tổ chức Xác định rõ mục tiêu hoạt động sẽ triển khai thiết lập được một bộ mày tổ chức khoa học, hiệu quả và những nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả nhất Khi mục tiêu cơ bản của tổ chức thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo cho phù hợp với mục tiêu mới Trong cuộc nghiên cứu của giáo sư Alfred Chandler ở đại học Havard, đã đưa ra kết luận: “ Các thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức” tức là cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược hay phù hợp với mục tiêu, chiến lược mới

Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A Chandler 1.3.2 Đặc điểm ngành nghề

Đây là cơ sở quan trọng để tiến hành công tác tổ chức bộ máy Các hoạt động kinh doanh trong tổ chức được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể Một điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại không thể giống doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức bộ máy

1.3.3 Quy mô của tổ chức

Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy tùy vào quy mô của thị trường mà tổ chức đang phục vụ Tổ chức có quy mô hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức cũng sẽ phức tạp theo Do đó nhà quản trị cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức sao cho đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao cho bộ máy không cồng kềnh phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với doanh nghiệp

Chiến lược mới hình thành

Tái cơ cấu tổ chức

Thành tích của doanh nghiệp được cải thiện

Các vấn đề xuất hiện

Thành tích của tổ chức bị giảm sút

vừa và nhỏ thì bộ máy phải gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình xuất kinh

doanh của doanh nghiệp

1.3.4 Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của tổ chức

Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức là một yếu tố quan trong ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức Công nghệ tổ chức

là một yếu tố quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất với tổ chức Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ

1.3.5 Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức

Nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy chính là con người, mà trước hết là nhà quản trị Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức có hiệu quả cao.Bên cạnh đó, nếu năng lực và trình độ của nhân viên các phòng ban, công nhân bộ phận sản xuất cao thì cùng một khối lượng công việc sẽ cần ít nhân lực hơn Giúp vẫn giữ hiệu quả công việc mà lại tinh giản bộ máy tổ chức, vì vậy giảm bớt chi phí cho nhân sự

1.3.6 Môi trường hoạt động

Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được với môi trường hoạt động của nó Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài và môi trường bên trong

 Môi trường bên ngoài gồm các yếu tố vĩ mô như môi trường kinh tế, luật pháp

hiện hành,

Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả

trên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động, nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược kinh doanh của tổ chức Điều này bắt buộc tổ chức không ngừng

hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời cho nó tính linh hoạt để thích nghi với

hoàn cảnh

Môi trường pháp luật: sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi

trường pháp lý bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh

nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu

hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ

chức phù hợp với pháp quy

 Môi trường bên trong gồm các yếu tố vi mô như : các nhà cung ứng, khách

hàng, các công ty đối thủ cạnh tranh,…

 Môi trường nội bộ gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực của doanh nghiệp như

nguồn nhân lực, tài chính, trình độ sử dụng công nghệ,

Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuận lợi

sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, bao gồm ít

cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả Trong môi trường có nhiều biến

động đòi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của hoạt động

kinh doanh Với những tác động từ môi trường buộc doanh nghiệp sẽ phải thay đổi cơ

cấu tổ chức phù hợp để thích nghi với môi trường mới Đồng thời, phân tích những

chuyển biến của môi trường giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu, phát huy

điểm mạnh, tận dụng những cơ hội và tránh được các đe dọa trong tương lai

1.4 Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy

Để có một bộ máy tổ chức hoạt động đạt được hiệu quả cao chúng ta không chỉ quan tâm đến các nhân tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu về các nguyên tắc cơ bản trong công tác tổ chức bộ máy

1.4.1 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Công tác tổ chức bộ máy được xây dựng trên cơ sở hoàn cảnh thực tiễn của doanh

nghiệp là những mục tiêu chiến lược đã được hoạch định trước Một bộ máy được xây

dựng nhất thiết phải phù hợp, cân xứng với mục tiêu chiến lược của tổ chức đã đề ra

1.4.2 Nguyên tắc hiệu quả

Tổ chức bộ máy phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện, gọn nhẹ hơn, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và của từng cá nhân trong tổ chức, sắp xếp đúng người đúng việc Như vậy mới có thể phát huy được hết năng lực của các thành viên

1.4.3 Nguyên tắc cân đối

Tổ chức bộ máy phải phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý và phù hợp với khả năng từng người Nguyên tắc này cũng đòi hỏi sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm giữa các đơn vị với nhau

1.4.4 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ chịu sự điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp để tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy

1.4.5 Nguyên tắc linh hoạt

Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó với kịp thời của sự thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức và nhà nhà quản trị cũng phải linh hoạt và quyết đoán để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

1.4.6 Nguyên tắc chuyên môn hóa

Nguyên tắc này đòi hỏi phải phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự để phân công chuyên biệt hóa tùng loại nhiệm vụ cho từng nhóm hoặc từng cá nhân Từ

đó sẽ đảm bảo sự phù hợp với khả năng thực hiện để nâng cao năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêu của tổ chức

1.5 Tiến trình tổ chức bộ máy

1.5.1 Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức

Xác định mục tiêu chiến lược của công ty là phân tích công việc,hình thành cơ cấu

tổ chức bộ máy, thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế, chính sách sử dụng nhân sự Mục tiêu của bộ máy phải thống nhất với mục tiêu chung sản xuất kinh doanh của tổ chức Sau đó, cần phải định hướng các nhiệm vụ để thực hiện mục tiêu đã đặt ra

1.5.2 Xác định những hoạt động cần thực hiện

Sau khi xác định được mục tiêu chiến lược tổ chức tổ chức cần liệt kê những hoạt động cần thiết, mô tả những nhiệm vụ liên quan, phân loại các hoạt động và xác định tính quan trọng của từng loại hoạt động

1.5.3 Phân chia hoạt động theo chức năng

Để thực hiện bước này phải phân chia các hoạt động quan trọng thành những nhiệm

vụ chủ yếu và hệ thống hóa nhiệm vụ theo từng nhóm chức năng

1.5.4 Thiết lập phòng ban, bộ phận

Tổ chức dựa vào kết quả phân tích công việc để thiết lập phòng ban và bộ phận cần thiết theo nhóm chức năng riêng biệt Thực hiện bước này, tổ chức phải xem xét hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức bao gồm yếu tố con người, công nghệ, tính chất ngành nghề, xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ; lựa chọn mô hình tổ chức Đồng thời kết hợp các chức năng quan trọng thành hệ thống và thiết lập bộ khung với với chức năng

cụ thể của các phòng ban và bộ phận theo quá trình

1.5.5 Xây dựng quy chế hoạt động

Bộ máy tổ chức là tập hợp nhiều con người cùng nhau hoạt động để đạt mục tiêu chung Để phối hợp vận hành các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân được thuận lợi đòi hỏi nhà quản trị cần phải xây dựng các quy chế hoạt động với nội dung phân định nhiệm vụ theo từng chức năng; quy định chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận Đồng thời nhà quản trị cũng cần chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực

hiện nhiệm vụ; thiết lập văn bản quy chế hoạt động cho bộ máy tổ chức

1.5.7 Định biên

Dựa vào bảng mô tả nhiệm vụ để xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận sao cho hợp lý và đủ sức hoàn thành nhiệm vụ Các nhà quản trị cân nhắc xác định số lượng và khả năng nhân sự để phù hợp với tính chất của từng loại nhiệm vụ

1.5.8 Thẩm định và tái tổ chức

Để thực hiện bước này nhà quản trị cần xây dựng tiêu chuẩn để đo lường kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và các phòng ban với tiêu chuẩn đặt ra Từ đó có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bộ máy tổ chức Nếu kết quả không như mong đợi, xác định rõ nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh và khắc phục những mặt hạn chế

1.6 Các phương pháp tổ chức bộ máy

1.6.1 Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình chức phân chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục

để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

1.6.2 Phân chia theo chức năng

Trong cấu trúc phân chia theo chức năng, những cá nhân có kĩ năng tương tự, thực hiện các nhiệm vụ tương tự được tập hợp lại trong một đơn vị làm việc chính thức, Các thành viên của bộ phận chức năng chia theo năng lực chuyên môn, những mối quan tâm và trách nhiệm Điểm then chốt của cấu trúc này là các thành viên của một

bộ phận chức năng làm việc trong phạm vi năng lực chuyên môn của mình

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc kinh doanh

Phó tổng giám đốc tài chính

Phó tổng giám đốc sản xuất

Ưu điểm:

 Đạt hiệu quả kinh tế theo quy mô do có hiệu suất sử dụng nguồn lực cao

 Phân công nhiệm vụ tương ứng với chuyên môn và lĩnh vực đào tạo

 Giải quyết được vấn đề đòi hỏi chuyên môn cao

 Định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng trong các bộ phận chức năng

Nhược điểm: Cách thức này cũng có hạn chế đó là phức tạp khi phối hợp, có tư

tưởng cục bộ, các đơn vị mải mê theo đuổi chức năng riêng của mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ chức

1.6.3 Phân chia theo lãnh thổ

Cấu trúc này thường được sử dụng khi có nhu cầu tạo sự khác biệt về sản phẩm hay dịch vụ ở thị trường khác nhau tại một quốc gia Cấu trúc này cũng phổ biến trong hoạt động kinh doanh quốc tế vì nó giúp cho các công ty tập trung sự chú ý vào tính đặc thù về văn hóa và các yêu cầu riêng biệt ở từng vùng địa lý cụ thể Mô hình này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý Mỗi nhà quản trị sẽ đại diện ở khu vực chị trách nhiệm phân phối sản phẩm, dịch vụ theo từng vùng địa lý cụ thể

Hình 1.4 Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý

Ưu điểm:

 Cơ cấu theo địa lý giúp nhà quản trị cấp thấp phát huy được năng lực cũng như có trách nhiệm hơn

 Tận dụng được lợi thế của khu vực địa lý

 Có thông tin trực tiếp tốt hơn với đại diện của địa phương

Nhược điểm: Cần có người có năng lực quản lý chung.Tạo nên trình trạng trùng

lắp trong tổ chức ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăn trong việc

kiểm soát hơn, làm phát sinh thêm nhiều chi phí

Chủ tịch

Á

1.6.4 Phân chia theo sản phẩm

Cấu trúc theo sản phẩm tập hợp các công việc và hoạt động cùng tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất thành một bộ phận Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc

Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm

Ưu điểm:

Khác với mô hình chức năng , với mô hình tổ chức này trách nhiệm và lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ Mô hình này vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa, nâng cao trình độ chuyên môn hóa torng sản xuất, kinh doanh

Nhược điểm:

Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về quyền lực

1.6.5 Phân chia theo khách hàng

Cấu trúc theo khách hàng tập hợp các công việc và các hoạt động phục vụ cùng nhóm khách hàng vào trong một bộ phận Mục tiêu của cấu trúc này là phục vụ tốt nhất nhu cầu đặc biệt của các nhóm khách hàng khác nhau, mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng riêng biệt Đây là cấu trúc phổ biến trong ngành dịch vụ khách hàng

Tổng giám đốc

Giám đốc sản phẩm A

Giám đốc sản phẩm B

Giám đốc sản phẩm C

Hình 1.6.Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng

Ưu điểm:

Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau Toàn

bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị

Nhược điểm:

Cơ cấu này tạo ra nhiều sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau khó kiểm soát và cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

1.6.6 Phân chia theo quy trình hay thiết bị

Một quy trình hoạt động là một nhóm các nhiệm vụ có liên quan và cùng phối hợp với nhau để tạo ra những giá trị cho khách hàng

Hình 1.7.Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình

Giám đốc

Cho vay doanh nghiệp

Cho vay tiêu dùng

Giám đốc bán hàng

Mua sản phẩm

Thực hiện đơn hàng

Tóm tắt chương 1

Công tác tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận, các khâu khác nhau được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng phục vụ mục tiêu chung đã xác định Cơ cấu

bộ máy ngày càng hoàn thiện có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ giúp cho tổ chức phản ứng nhanh trước mọi biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực của tổ chức Để công tác tổ chức bộ máy của tổ chức được khoa học, hiệu quả nhà quản trị phải căn cứ vào mục tiêu, nguyên tắc, phương pháp và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy

CHƯƠNG 2:

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN (TNHH)

HA SAN- DERMAPHARM 2.1 Tổng quan về công ty

2.1.1 Thông tin cơ bản về công ty

Tên giao dịch trong nước :CÔNG TY TNHH HASAN-DERMAPHARM Tên giao dịch quốc tế:HASAN-DERMAPHARM CO.,LTD

Tên giao dịch viết tắc: HASAN- DERMAPHARM Nhà máy: đường số 2, Khu công nghiệp (KCN) Đồng An, Thuận An, Đồng Nai Điện thoại:06503768107 Fax: 06503768108

Văn phòng: 286 Tô Hiến Thành, phường 15, quận 10 Điện thoại 08.38633843 Website: www Hasanderma.com Vốn điều lệ: 146.000.000.000 VNĐ (Một trăm bốn mươi sáu tỷ đồng)

sự kiện quan trọng của công ty:

 6/2004: Thành lập công ty HASAN PHARMA

 10/2004: Khởi công xây dựng nhà máy sản xuất dược phẩm theo tiêu chuẩn WHO-GMP, GLP, GSP tại đường số 2, Khu công nghiệp Đồng An, Thuận An, Bình Dương

 5/2006: Những sản phẩm đầu được giới thiệu ra thị trường: SimHasan 20, Hasitec10, Hasanlor 5, Hasancetam 800

 9/2006: Tự hào là công ty dược phẩm đầu tiên của Việt Nam đã hoàn thành thử nghiệm đánh giá tương đương sinh học INVIVO cho sản phẩm Nifedipin Hasan

20 Retard theo quy định của US-FDA

 7/2007: Ký kết thỏa thuận liên doanh giữa HASAN và DERMAPHARM AG

và chuyển đổi thành Công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM

 Tháng 8/2007: Hoàn thành thử nghiệm đánh giá tương đương sinh học cho GabaHasan 300 Kết quả được đánh giá hoàn toàn tương đương với sản phẩm Neurontin - Pfizer

 Tháng 9/ 2008:Hoàn thành thử nghiệm đánh giá tương đương sinh học cho 5 sản phẩm: Lordivas 5, Bihasal 5, Forminhasan 850 và đặc biệt 2 sản phẩm dạng viên phóng thích kéo dài: Glisan 30 MR và Vashasan 35 MR

 Tháng 12/2008:Công ty được vinh dự nhận giải thưởng “Top Thương Hiệu Mạnh Uy Tín Hàng Đầu Việt Nam Dược Phẩm Và Trang Thiết Bị Y Tế”

 Tháng 3/2010 : Xây dựng nhà máy thứ 2 theo tiêu chuẩn GMP – EU

Bảng 2.1 MỘT SỐ NHÓM SẢN PHẨM TIÊU BIỂU CỦA CÔNG TY

( Nguồn : Phòng Sales & Marketing)

2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty

2.1.4.1 Chức năng

Sản xuất kinh doanh dược phẩm

Nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ mới, mặt hàng mới nhằm phát triển sản xuất kinh doanh thuốc và các nguyên liệu làm thuốc đáp ứng nhu cầu hợp lý về thuốc chữa bệnh của nhân dân

Mua bán thuốc nội, ngoại nhập

2.1.4.2 Nhiệm vụ

Tiến hành các hoạt động nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ mới và các dịch

vụ khoa học công nghệ khác nhằm tạo ra nhiều sản phẩm phục vụ nhân dân