Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hasan - Dermapharm

Header Page of 145 BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HASAN - DERMAPHARM Thành phố Hồ Chí Minh -2016 Footer Page of 145 Header Page of 145 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài “ Phân tích công tác tổ chức máy hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm” em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty TNHH Hasan – Dermapharm, đặc biệt phòng ban công ty tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài Bên cạnh em gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Minh Trâm tận tình hướng dẫn, đồng hành củng em suốt thời gian qua Tuy kiến thức kinh nghiệm hạn chế sinh viên thực tập nên báo cáo có hạn chế định Vì em mong nhận bảo đóng góp thầy cô khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Tài – Marketing để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo thực tập torng thời gian tới Em xin chân thành cảm ơn Footer Page of 145 Header Page of 145 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… TP Hồ Chí Minh, Ngày … tháng….năm 2016 Xác nhận Giảng Viên Footer Page of 145 Header Page of 145 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU  Lý chọn đề tài  Phương pháp nghiên cứu  Bố cục đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Tổ chức chức tổ chức 1.1.1.1.Tổ chức 1.1.1.2.Chức tổ chức 1.1.2 Bộ máy tổ chức máy 1.1.2.1 Bộ máy 1.1.2.2 Tổ chức máy 1.2 Vai trò, mục tiêu ý nghĩa công tác tổ chức máy 1.2.1 Vai trò 1.2.2 Mục tiêu 1.2.3 Ý nghĩa 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức máy 1.3.1 Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu tổ chức 1.3.2 Đặc điểm ngành nghề 1.3.3 Quy mô tổ chức 1.3.4 Công nghệ 1.3.5 Năng lực trình độ nhân tổ chức 1.3.6 Môi trường 1.4 Nguyên tắc công tác tổ chức máy 1.4.1 Nguyên tắc gắn với nhiệm vụ 1.4.2 Nguyên tắc hiệu 10 1.4.3 Nguyên tắc cân đối 10 Footer Page of 145 Header Page of 145 1.4.4 Nguyên tắc thống huy 10 1.4.5 Nguyên tắc linh hoạt 10 1.4.6 Nguyên tắc chuyên môn hóa 10 1.5 Tiến trình tổ chức máy 10 1.5.1 Nhận thức rõ mục tiêu tổ chức 10 1.5.2 Xác định hoạt động cần thực 11 1.5.3 Phân chia hoạt động theo chức 11 1.5.4 Thiết lập phòng ban, phận 11 1.5.5 Xây dựng quy chế hoạt động 11 1.5.6 Xây dựng sách sử dụng nhân 11 1.5.7 Định biên 12 1.5.8 Thẩm định tái tổ chức 12 1.6 Các phương pháp tổ chức máy 12 1.6.1 Phân chia theo thời gian 12 1.6.2 Phân chia theo chức 12 1.6.3 Phân chia theo địa lý, lãnh thổ 13 1.6.4 Phân chia theo sản phẩm 14 1.6.5 Phân chia theo khách hàng 14 1.6.6 Phân chia theo quy trình 15 Tóm tắt chương 16 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HASAN DERMAPHARM 17 2.1 Tổng quan công ty TNHH Hasan – Dermapharm 17 2.1.1 Thông tin công ty 17 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 18 2.1.3 Ngành nghề kinh doanh 18 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu công ty 19 2.1.4.1 Chức 19 2.1.4.2 Nhiệm vụ 19 2.1.4.3 Mục tiêu 20 Footer Page of 145 Header Page of 145 2.1.5 Cơ cấu máy tổ chức 20 2.1.6 Các nguồn lực công ty 21 2.1.6.1 Cơ sở vật chất 21 2.16.2 Nguồn nhân lực 22 2.1.6.3 Tình hình tài 23 2.2 Tình hình hoạt động công ty TNHH HASAN – DERMAPHARM 2.2.1 Kết hoạt động kinh doanh công ty 24 2.2.2 Thị trường 25 2.2.3 Hệ thống phân phối 27 Tóm tắt chương 28 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH HASAN – DERMAPHARM 29 3.1 Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm 29 3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban 31 3.2.1.Hội đồng quản trị 31 3.2.2 Ban giám đốc 32 3.2.3 Phòng Sales & Marketing 33 3.2.4 Phòng phát triển thị trường 34 3.2.5 Phòng tài kế toán 35 3.2.6 Phòng hành nhân 36 3.2.7 Phòng nghiên cứu phát triển 37 3.2.8 Phòng đảm bảo chất lượng 37 3.3.9 Phòng đảm kiểm tra 38 3.2.9 Xưởng thuốc 38 3.2.10 Phòng kĩ thuật 39 3.2.11 Mối quan hệ phòng ban 39 3.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức công ty TNHH Hasan Dermapharm 40 3.3.1 Mục tiêu hoạt động doanh nghiệp 40 3.3.2 Môi trường hoạt động 41 Footer Page of 145 Header Page of 145 3.3.3 Công nghệ 42 3.3.4 Năng lực trình độ nhân 42 3.4 Đánh giá máy quản lý công ty TNHH Hasan Dermapharm 43 3.5 Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm 44 Kết luận 46 Footer Page of 145 Header Page of 145 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Một số sản phẩm tiêu biểu công ty từ năm 2013 đến năm 2015 19 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động từ năm 2013 đến năm 2015 22 Bảng 2.3: Biến động tài sản công ty TNHH Hasan – Dermapharm giai đoạn 2013- 2015 23 Bảng 2.4: Kết hoạt động kinh doan công ty từ năm 2013 đến năm 2015 24 Bảng 2.5: Thị trường tiêu thụ dược phẩm giai đoạn 2013- 2015 26 Bảng 2.6: Hệ thống phân phối sản phẩm giai đoạn 2013- 2015 27 Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức ban giám đốc 32 Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức phòng Sales & Marketing 33 Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tài 35 Footer Page of 145 Header Page of 145 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Chức tổ chức mối quan hệ với chức quản trị khác Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc - chiến lược A Chandler Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo phận chức 12 Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý 13 Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm 14 Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng 15 Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình 15 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm 20 Hình 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh công ty TNHH Hasan – Dermarpharm giai đoạn 2013 – 2015 25 Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm công ty TNHH Hasan –Demarpharm năm 2015 26 Footer Page of 145 Header Page 10 of 145 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bất kỳ lĩnh vực hoạt động xã hội cần có tham gia hoạt động tổ chức máy Một doanh nghiệp có tổ chức tốt tạo ưu cạnh tranh hợp tác, cộng với lĩnh nhà quản trị chắn dẫn đến thành công cho doanh nghiệp Kinh doanh ngày diễn giới đầy phức tạp, trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn không định đưa hoàn toàn độc lập với định khác, việc ”xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp “ cách logic bệ phóng lý tưởng đưa doanh nghiệp đến thành công Nhận thức học ý nghĩa học em yêu thích nhập môn quản trị Được dẫn dắt gợi ý cô em chọn đề tài “ Phân tích công tác tổ chức máy hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm” Bài báo cáo tiến hành nhằm làm rõ cứ, cấu tổ chức, nguyên tắc, yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đề xuất số giải pháp nhằn hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Hasan – Dermapharm Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích sánh hoạt động thực tế công ty TNHH Hasan – Dermapharm giúp em hoàn thành báo cáo Phạm vi nghiên cứu Phạm vi lý thuyết: Tập trung vào công tác tổ chức máy nội dung môn quản trị học Phạm vi đơn vị thực tập: Tập trung phân tích công tác tổ chức máy công ty TNHH Hasan - Dermapharm Bố cục đề tài: Bài báo cáo phần mở đầu kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận công tác tổ chức máy Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Hasan - Dermapharm Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức máy số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty TNHH Hasan - Dermapharm Trang Footer Page 10 of 145 Header Page 42 of 145 ban giám đốc Vì cần phòng ban chức có nhiệm vụ giúp ban giám đốc giải công việc 3.2.3 Phòng Sales & Marketing Bảng 3.2: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG SALES & MARKETING ( Đơn vị tính: Người) STT Số lượng Chức danh Giám đốc kinh doanh Giám đốc phát triển kinh doanh Giám đốc kinh doanh miền Hành kinh doanh Quản lý vùng Sales Specialist Trưởng nhóm trình dược viên 25 Trình dược viên 100 Tổng 143 ( Nguồn: Phòng hành nhân sự) Nhiệm vụ  Thiết kế hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá hỗ trợ việc thực kế hoạch kinh doanh, việc triển khai hợp đồng phận khác, nhằm đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng; lập báo cáo kinh doanh định kì cho quan có liên quan ban giám đốc, quyền  Liên hệ với khách hàng đàm phán, kí kết hợp đồng với đại lý, nhà thuốc, bệnh viện, phòng khám, xác định giá bán, tiến hành hoạt động tiếp cận khách hàng, chào giá  Tổng hợp doanh thu sản phẩm công ty  Theo dõi công nợ khách hàng: đảm bảo chốt công nợ hạn, xác Lập kế hoạch thu hồi công nợ ,yêu cầu toán khoản nợ hạn Trang 33 Footer Page 42 of 145 Header Page 43 of 145  Tổ chức hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng: tặng quà chịu trách nhiệm chi phí đối ngoại; gặp gỡ trao đổi công việc thường xuyên với khách hàng mục tiêu khách hàng thông thường; khảo sát đo lường hài lòng khách hàng Nhận xét: Cơ cấu tổ chức phòng Sales & Marketing công ty TNHH Hasan – Dermapharm tương đối phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh công ty Phòng có giám đốc kinh doanh quản lý chung, bên cạnh giám đốc kinh doanh miền quản lý miền giúp cho việc kinh doanh công ty thuận lợi Trình dược viên phân bổ khắp nơi hoạt động huy trưởng nhóm trình dược viên Có thể thấy số lượng nhân viên phòng đông số lương lượng trình dược viên phân bổ hầu hết tỉnh thành để giới thiệu sản phẩm đến đại lý, nhà thuốc bệnh viện, Với số lượng nhân viên phòng Sales & Marketing hoàn thành công việc nhiệm vụ ban giám đốc đặt Khối lượng công việc mà công ty giao cho phòng tương đối phù hợp với số lượng lực chuyên môn phòng 3.2.4 Phòng phát triển thị trường Số lượng nhân viên phòng gồm người có: 01 giám đốc phát triển thị trường, 01 phó giám đốc 05 nhân viên nghiên cứu thị trường  Chức năng: Nghiên cứu xây dựng sách phát triển thị trường nước Lên kế hoạch tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường, xu hướng phát triển thị trường đối thủ cạnh tranh ngành, nhà cung ứng, hướng phát triển công nghệ  Nhiệm vụ  Lập, đề xuất phương án đầu tư mở rộng mạng lưới cung cấp dược phẩm cho tỉnh thành nước nước  Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao hiệu phục vụ kinh doanh, hoàn thiện quy trình phát triển khách hàng Trang 34 Footer Page 43 of 145 Header Page 44 of 145  Phối hợp triển khai thực công tác xây dựng thương hiệu; tổ chức hoạt động cộng đồng công ty Nhận xét: Phòng phát triển thị trường có số lượng nhân viên 07 có giám đốc, 01 phó giám đốc 05 nhân viên, tổ chức phòng chưa hợp lý giám đốc phó giám đốc mà quản lý nhân viên khối lượng công việc phòng nhẹ nhàng so với phòng lại Công việc nhẹ nhàng chiếm số lượng nhân viên tương đương với phòng khác làm lãng phí nguồn lực công ty Công ty nên có cấu tổ chức khác giảm bớt số lượng nhân viên phòng để công việc công ty đạt hiệu 3.2.5 Phòng tài kế toán Bảng 3.3: CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN STT Chức nhiệm vụ Số lượng Trình độ Kế toán trưởng Đại học Kế toán viên, kiểm toán Đại học,cao đẳng Thủ quỹ Cao đẳng ( Nguồn : Phòng Hành – Nhân sự)  Chức Thực chức quản lý tài chính, tổ chức thực hiên tiêu tài kế toán hướng dẫn phận trực thuộc tổ chức hạch toán kế toán - quản lý tài sản, vốn , hàng hóa, kinh phí quỹ  Nhiệm vụ  Xây dựng kế hoạch tài năm công ty  Tổ chức hoạt động ghi chép sổ sách phản ánh xác, kịp thời, liên tục đầy đủ có hệ thống nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh theo chế độ chuẩn mực kế toán tài ban hành; lưu trữ chứng từ hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo quy trình kế toán công ty  Theo dõi chặt chẽ việc sử dụng vốn, tài sản cố định, vật tư, vật tư, công nợ suốt trình sản xuất kinh doanh Tập hợp chi phí sản xuất đầy đủ, xác để tính giá thành đơn vị sản phẩm, giá thành toàn Xác định kết Trang 35 Footer Page 44 of 145 Header Page 45 of 145 kinh doanh, thực phân phối lợi nhuận theo quy định nhà nước Nhận xét: Phòng kế toán tài có nhân viên :01 kế toán trưởng, 07 kế toán viên 01 thủ quỹ Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tài tương đối ổn Kế toán trưởng có nhiêm vụ phân công công việc cụ thể cho kế toán viên giám sát hiệu làm việc, tổng hợp công việc báo cáo cho ban giám đốc Số lượng nhân viên phòng phù hợp với khối lượng công việc ban giám đốc giao 3.2.6 Phòng hành nhân có 15 người gồm: 01 giám đốc, 01 phó giám đốc nhân viên hành chính, nhân sự; văn thư, bảo vệ, lái xe, nhân viên phục vụ nhân viên bổ trợ khác  Chức Phòng hành nhân có chức bảo đảm công tác văn thư, giấy tờ bảo mật Tham mưu cho tổng giám đốc vấn đề hoạch định, tuyển chọn, thay đổi, đánh giá nhân lực theo yêu cầu tổ chức cấu chiến lược  Nhiệm vụ  Xác định kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn nhân lực  Thực hợp đồng lao động, soạn thảo quy chế, nội quy hành  Lập kế hoạch nâng lương, nâng bậc hàng năm  Thực bảng lương thưởng định kỳ chế độ bảo hiểm xã hội, y tế  Chịu trách nhiệm vấn đề nhân sự, tuyển dụng, đào tạo phân phối nhân viên, quản lý sa thải nhân viên  Nắm vững hồ sơ lý lịch, lực, sở trường nhân viên để hỗ trợ, tham mưu cho giám đốc việc đề bạc, bổ nhiệm, xếp,bố trí, khen thưởng kỉ luật nhân viên Nhận xét: Cơ cấu tổ chức phòng hành nhân công ty TNHH Hasan – Dermapharm phù hợp, số lượng nhân viên đủ để hoàn thành công việc chung công ty; cá nhân hoàn thành công việc thời gian quy định; có trường hợp không hoàn thành thời gian quy định thời gian chậm trễ ngắn không làm ảnh hưởng lớn đến công việc công ty Trang 36 Footer Page 45 of 145 Header Page 46 of 145 3.2.7 Phòng nghiên cứu phát triển:  Chức Chức Phòng phụ trách vấn đề nghiên cứu triển khai đề tài, dự án khoa học công nghệ; tìm sản phẩm ngày chất lựơng để cạnh tranh với đối thủ ngành  Nhiệm vụ  Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm thực việc nghiên cứu, phát triển công nghệ, thực nghiệm sản phẩm khoa học công nghệ nghiên cứu ứng dụng công nghệ vào quy trình sản xuất thực  Tìm thị trường kinh doanh kết nghiên cứu phát triển, ứng dụng công nghệ với doanh nghiệp nước theo phương thức sản xuất sản phẩm công nghệ dạng thử nghiệm, qui mô nhỏ để thăm dò thị trường chuyển giao cho doanh nghiệp thực  Ngoài ra, Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm thực đơn đặt hàng nghiên cứu, triển khai thử nghiệm sản phẩm đề tài khoa học ứng dụng công nghệ  Phối hợp đào tạo đội ngũ chuyên viên khoa học công nghệ qua thực tiễn triển khai nhằm phục vụ cho nghiên cứu, thiết kế, sản xuất, phục vụ cho ứng dụng, chuyển giao công nghệ cho tổ chức cá nhân có nhu cầu; trước tiên nhà đầu tư nước Nhận xét: Số lượng nhân viên phòng 15 người đứng đầu giám đốc nghiên cứu phát triển sản phẩm nhân viên phòng dược sĩ chịu trách nhiệm nghiên cứu thêm sản phẩm để cạnh tranh với đối thủ ngành kinh doanh dược phẩm Nhìn chung, số lượng nhân viên phòng tương đối phù hợp, nhân viên xếp vào phòng phù hợp với chuyên môn đào tạo 3.2.8 Phòng đảm bảo chất lượng : gồm người đứng đầu giám đốc đảm bảo chất lượng  Chức năng, nhiệm vụ Giám sát toàn quy trình sản xuất đảm bảo nguyên liệu, phụ liệu, bao bì đạt tiêu chuẩn chất lượng trước đưa vào sản xuất Đồng thời giám sát trình Trang 37 Footer Page 46 of 145 Header Page 47 of 145 sản xuất lô sản phẩm theo quy trình sản xuất, quy trình thao tác chuẩn từ công đoạn đầu đến công đoạn cuối trình sản xuất, đảm bảo lô sản phẩm trước nhập kho bán thị trường đạt tiêu tiêu chuẩn chất lượng Nhận xét: Có thể thấy số lượng nhân viên phòng nhiều so với khối lượng công việc cần hoàn thành, nhiệm vụ phòng nhẹ so với phòng lại Công ty cần có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp để tránh lãng phí nguồn lực hoạt động có hiệu 3.2.9 Phòng kiểm tra chất lượng: tổng số lao động phòng 10  Chức năng, nhiệm vụ Kiểm tra theo dõi trình sản xuất phân xưởng, thẩm định chất lượng theo tiêu chuẩn loại sản phẩm Xét nghiệm mẫu sản phẩm vừa nghiên cứu phòng nghiên cứu phát triển, kiểm tra sản phẩm vừa sản xuất phân xưởng trước đưa thị trường Nhận xét: Cũng phòng đảm bảo chất lượng số lượng nhân viên phòng nhiều công việc tương đối với số lượng nhân viên Công ty nên đề hướng giải để hiệu công việc cao hơn, không lãng phí nguồn lực công ty 3.2.9 Xưởng thuốc: số lượng nhân viên tham gia sản xuất xưởng 120 người đứng đầu quản đốc  Chức năng: Sản xuất dược phẩm để phục vụ cho trình kinh doanh công ty  Nhiệm vụ:  Tham gia vào khâu sản xuất phân xưởng để tạo thành phẩm cho công ty  Tổ chức, bố trí, xếp lực lượng sản xuất xưởng để đảm bảo vận hành an toàn, hiệu thiết bị giao theo quy trình Công ty ban hành  Quản lý tài sản, phương tiện, thiết bị, công ty trang bị phục vụ yêu cầu sản xuất  Lập kế hoạch, nội dung đào tạo nhân viên xưởng Trang 38 Footer Page 47 of 145 Header Page 48 of 145 Nhận xét: Trong phân xưởng người đứng đầu quản đốc phân xưởng Quản đốc người lãnh đạo hoạt động sản xuất phân xưởng theo đạo cấp Hiện số lượng nhân viên phục vụ nhà máy 120 người đáp ứng số lượng sản phẩm cần cung cấp thị trường, cấu tổ chức hợp lý, số lượng nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc cần thực 3.2.10 Phòng kĩ thuật: có 15 nhân viên tham gia phục vụ phòng  Chức năng, nhiệm vụ  Phụ trách vấn đề máy móc thiết bị sản xuất, có nhiệm vụ theo dõi thực lắp ráp sữa chữa máy móc cần  Tham mưu giúp việc Tổng giám đốc công tác quản lý kỹ thuật sản xuất , quản lý kỹ thuật thiết bị, máy móc, an toàn vệ sinh lao động, lập kế hoạch bảo hộ lao động toàn Công ty  Hướng dẫn chuyển giao công nghệ công trình Công ty thiết kế tiếp nhận công nghệ công trình đơn vị tư vấn khác thiết kế Nhận xét: Số lượng nhân viên phòng nhiều so với khối lượng công việc cần thực 3.2.11 Mối quan hệ phòng ban Trong công tác tổ chức máy đòi hỏi phải có liên hệ chặt chẽ cán quản lý tập thể quản lý Các Phòng ban phối hợp, giúp đỡ lẫn sở chức năng, nhiệm vụ phân công, hợp tác để thực mục tiêu chung Trong trường hợp chưa có thống việc phối hợp định Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc ý kiến cuối Mối quan hệ cấu máy quản lý có liên hệ phòng ban chức liên hệ cấp quản lý Một số phòng ban tiêu biểu phối hợp chặt chẽ với ban giám đốc phòng ban chức khác Phòng hành nhân có chức nhiệm vụ tổ chức nhân sự, giải sách, Điều lệ, Dự thảo văn công tác nhân sự, bổ nhiệm , miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng xây dựng nội quy, quy chế lao động nên phải có liện Trang 39 Footer Page 48 of 145 Header Page 49 of 145 hệ quan hệ mật thiết với phòng ban Khi phòng cần tuyển thêm lao động, nghỉ hưu, chuyển công tác, phải qua phòng hành nhân Phòng kế toán tài có nhiệm vụ làm thủ tục tài trình sản xuất diễn liên tục Khi dự án cần thêm vốn, cần thêm tiền trả lương cho công nhân viên hay cần tiền trả nợ nhà cung cấp ban lãnh đạo phải đề xuất với phòng kế toán tài để làm thủ tục cần thiết Các dự án phòng ban ban giám đốc có thực hay không phải chờ phòng kế toán tài xét tính khả thi hiệu nguồn vốn lượng vốn có đảm bảo cho dự án thành công hay không Phòng Sales & Marketing có kế hoạch phải thông qua kiểm tra phòng phát triển thị trường kế hoạch khả thi trình lên ban giám đốc phòng ban khác kiểm tra tính hiệu tiến hành, Tuy nhiên cấu tổ chức máy phân chia theo chức nên phòng lo nhiệm vụ phòng phòng ban chưa có phối hợp chặt chẽ Khi giải công việc liên quan đến lĩnh vực phòng ban khác, phòng chủ trì phải chủ động phối hợp, phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác đôi lúc bị chậm trễ không phối hợp phòng ban khác 3.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức công ty TNHH Hasan 3.3.1.Mục tiêu hoạt động doanh nghiệp Mục tiêu, chiến lược doanh nghiệp bước quan trọng trình tổ chức máy Trong tổ chức kinh tế nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấu tổ chức hai mặt tách rời Hấu hết công ty hoạt động mục tiêu lợi nhuận Từ mục tiêu chiến lược ban giám đốc vạch chuyên viên tham gia đánh giá để xác định rõ tính khả thi làm sở cho công ty tổ chức máy Mục tiêu hoạt động công ty TNHH Hasan – Dermapharm năm 2016: Hoài bão: “ Trở thành công ty cung cấp dược phẩm chuyên khoa chất lượng Châu Âu hàng đầu Việt Nam” Mục tiêu năm 2016:  Doanh số tăng trưởng 60% đạt 120 tỷ đồng Trang 40 Footer Page 49 of 145 Header Page 50 of 145  Xây dựng thương hiệu Hasan vững mạnh thị trường Việt Nam vươn nước khu vực  Công ty phát triển toàn diện chiều rộng (mở rộng thị trường lên tỉnh Tây Nguyên, Miền Trung) chiều sâu (tạo thêm nhiều mối quan hệ tốt với bệnh viện, bác sĩ, nhà thuốc, hiệu thuốc,đại lý ) tăng doanh số thị trường Những chương trình cần thực năm 2016  Chương trình tái cấu trúc hoàn thiện hệ thống quản lý  Chương trình tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực - Hoàn thiện sách nhân - Cung cấp chế độ huấn luyện đào tạo thường xuyên  Chính sách lương thưởng xứng đáng áp dụng cho toàn thể nhân viên  Chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, nâng cao chất lượng sản phẩm lực sản xuất: Đầu tư mạnh mẽ cho phận nghiên cứu phát triển  Chương trình marketing tổng lực  Xây dựng thương hiệu Hasan vào lòng khách hàng mục tiêu  Mở rộng việc chăm sóc khách hàng  Hoàn thiện hệ thống phân phối Với mục tiêu công việc cụ thể cần thực công ty tổ chức cấu máy phù hợp để thực mục tiêu Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, phòng ban chức năng; tổ chức nhân hợp lý để hoàn thành mục tiêu 3.3.2.Môi trường hoạt động Môi trường kinh tế: Trong xu lên đất nước, kinh tế nước ta hòa nhập, phát triển theo xu hướng chung giới Điều giúp công ty có hội mở rộng khai thác thị trường nội địa thị trường nước tương lai Muốn làm điều công ty Hasan - Dermapharm phải tổ chức máy tổ chức linh hoạt, hiệu để dễ thích ứng với thay đổi môi trường kinh doanh Trang 41 Footer Page 50 of 145 Header Page 51 of 145 Môi trường pháp luật: lãnh đạo Đảng Nhà nước, tình hình trị tương đối ổn định điều điều kiện thuận lợi để công ty phát triển Nhà nước khuyến khích nhà đầu tư nước vào sản xuất kinh doanh Việt Nam; đó, công ty phải có giải pháp để ứng phó cạnh tranh với nhà đầu tư nước ngoài, cải tiến sản phẩm, công nghệ để đứng vững ngành nghề Ngoài phải ý đến đối thủ cạnh tranh ngành đặc biệt đối thủ nước Dù công ty liên doanh với Đức công ty chịu sức ép đối thủ cạnh tranh nước Theo Bộ Y tế, thuốc nhập chiếm 53% tổng tiêu thụ thuốc Việt Nam, công ty Zuellig Pharma, Mega Products Diethelm Việt Nam chiếm tới 50% tổng thị phần phân phối thuốc Việt Nam Ngoài công ty thuốc nội đối thủ mạnh ngành Dược Hậu Giang (DHG), Domesco (DMC), Imexpharm (IMP), Traphaco (TRA), Vì công ty nên có chiến lược kinh doanh thích hợp, lựa chọn thị trường mục tiêu, phát triển chất lượng sản phẩm 3.3.3 Công nghệ Thời đại thời đại công nghệ ứng dụng khoa học kỹ thuật mới, công tác tổ chức máy cụng bị tác động yếu tố Công ty TNHH Hasan công ty liên doanh với Đức nên hầu hết trang bị thiết bị công nghệ tiên tiến nhập từ Đức, đáp ứng tiêu chuẩn WHO- GMP tiêu chuẩn GMP châu Âu Áp dụng công nghệ sản xuất chuyển giao trực tiếp từ Tập đòan Dermpharm nên cạnh tranh với đối thủ ngành Trình độ tự động hóa, vi tính hóa, hóa học hóa sinh học hóa tất cảcác khâu sản xuất, phân phối lưu thông quản lý ngày cao hơn.-Các phương tiện truyền thông, vận tải Tuy nhiên , để tồn phát triển công ty phải đầu tư mặt công nghệ đào tạo đội ngũ cán nhân viên có trình độ, lực chuyên môn cao để đáp ứng với công nghệ 3.3.4 Năng lực trình độ nhân sự: Công ty TNHH Hasan – Dermapharm có đội ngũ lao động trẻ, động, sáng tạo nhiệt tình; đội ngũ dược sỹ, công nhân giỏi Trang 42 Footer Page 51 of 145 Header Page 52 of 145 chuyên môn, tâm huyết lành nghề lĩnh lực sản xuất nghiên cứu; đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm Ngoài công tác tổ chức máy phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tiễn công ty Dựa vào yếu tố thực tiễn công ty cho ta nhìn xác khả tài chính, nhân sự, sở vật chất, văn hóa tổ chức, Đánh giá khả tài nguồn vốn nhân công ty chưa lớn, chưa thể thiết lập máy cồng kềnh Công ty phải ngày nâng cao chất lượng nhân để cạnh tranh với doanh nghiệp ngành 3.4 Đánh giá máy quản lý công ty Công ty bước xây dựng cấu tổ chức quản lý đến đạt nhiều thành công Qua sơ đồ tổ chức ta thấy công ty tổ chức Phân chia theo chức Ưu điểm công tác tổ chức theo kiểu công tác quản lý chuyên môn hóa cao: phận, phòng ban đảm nhiệm phần công việc định Vận dụng khả , trình độ chuyên sâu phòng ban để tham mưu cho ban giám đốc việc quan trọng Công ty có đội ngũ nhân viên sáng tạo, nhiệt huyết, lành nghề; ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm, có tầm nhìn chiến lược nên có đầy đủ lực đảm nhận nhiệm vụ giao Bộ máy tổ công ty tổ chức phân chia theo chức giúp giám đốc nắm sát hoạt động công ty Tất đơn vị công ty chịu đạo ban giám đốc nên hoạt động sản xuất kinh doanh công ty thống Tuy nhiên máy tổ chức công ty tồn số hạn chế: số phòng ban chức chưa tổ chức hợp lý, số cán công nhân chưa thực đáp ứng yêu cầu công việc dẫn đến phối hợp phận không nhịp nhàng, số nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc làm không chuyên môn Trong trình giải công việc phòng ban chức phải báo cáo công việc cho ban giám đốc nhiều lúc chưa kịp thời làm chậm tiến trình công việc Tóm lại công ty phải ngày hoàn thiện công tác tổ chức máy, phân rõ nhiệm vụ chức nhân viên để kết công việc thực tốt nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Trang 43 Footer Page 52 of 145 Header Page 53 of 145 nhằm tạo thêm mạnh để công ty ngày phát triển với sản phẩm đáp ứng yêu cầu ngày khắc khe khách hàng nước 3.7 Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm Hiện công ty gồm ban giám đốc, phòng ban chức năng, nhà máy sản xuất Về công ty xây dựng cấu tổ chức máy đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt Tuy nhiên phân tích máy tồn nhiều mặt hạn chế cần khắc phục Sau số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm:  Thành lập thêm phòng kế hoạch kinh doanh Nguyên nhân: Do ban giám đốc quản lý nhiều phòng ban chức phải thực chức năng, nhiệm vụ riêng nên công việc nhiều Vì xây dựng thêm phòng kế hoạch kinh doanh điều cần thiết, Phòng tham mưu cho Hội đồng quản trị Ban giám đốc phạm vi chức nhiệm vụ sau:  Công tác kế hoạch chiến lược phát triển Công ty: xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch tháng, quý, năm; giúp ban giám đốc quản lý, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh tiếnđộ thực kế hoạch phòng ban chức  Công tác quản lý kinh tế: phụ giúp phòng Sales & Marketing quản lý hợp đồng kinh tế; quản lý tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành  Hỗ trợ kinh doanh cho phòng Sales & Marketing  Điều chỉnh phòng ban chức - Phòng phát triển thị trường nhập với phòng Sales & Marketing trở thành phận phòng Sales & Marketing chịu huy giám đốc kinh doanh phòng có liên quan mật thiết với nên nhập lại thành dễ dàng cho trình kinh doanh công ty Do công việc, nhiệm vụ phòng phát triển thị trường không phức tạp nên gộp chung với phòng tiết kiệm khoản chi phí công ty, tránh lãng phí nguồn nhân lực làm cho hoạt động công ty đạt hiệu cao Trang 44 Footer Page 53 of 145 Header Page 54 of 145 - Tương tự Phòng đảm bảo chất lượng phòng kiểm tra chất lượng nên nhập lại chức năng, nhiệm vụ phòng tương tự nên gộp lại tiết kiệm phần chi phí cho công ty, tránh lãng phí nguồn lực - Giảm bớt số lượng nhân viên phòng kỹ thuật số lượng nhân viên phòng đông công việc tương đối nhẹ nhàng  Hoàn thiện chức nhiệm vụ máy Ngoài công ty TNHH Hasan – Dermapharm cần hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ phòng ban Thường xuyên kiểm tra đánh giá hiệu hoạt động phòng ban chức Tổ chức lại sản xuất, xếp lại lao động, tổ chức máy khoa học, tránh trùng lắp, chồng chéo Bố trí nhân viên có lực chuyên môn vững vàng vị trí chủ chốt Các phận quan hệ theo chiều dọc phận cấp phải tuân thủ theo cấp trên, tuân thủ cách thụ động mà phải có phản hồi để cấp có đánh giá rút kinh nghiệm Các phận theo chiều ngang phải có mối quan hệ qua lại với tạo điều kiện giúp đỡ trog công việc để hướng tới mục tiêu chung tổ chức  Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ nhân viên, đội ngũ lãnh đạo Trình độ tiêu quan trọng thể chất lượng nguồn nhân lực Đào tạo nguồn nhân lực trình trang bị kiến thức định chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động đảm nhận công việc định Đối với đội ngũ lãnh đạo vấn đề đào tạo bổ dưỡng lại quan trọng, cán quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng giải công việc tốt trôi chảy Hiện đội ngũ lao động công ty TNHH Hasan- Dermapharm tồn lực lượng lao động có trình độ hạn chế, khả đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, số người chưa ngành nghề đào tạo Để có đội ngũ lao động vững mạnh từ khâu tuyển chọn công ty cần có yêu cầu sát thực tế để chọn người có đủ chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất nghề nghiệp Cùng với trình tuyển chọn, công ty nên mạnh dạn loại bỏ cán có trình độ yếu đáp ứng yêu cầu công việc công ty Trang 45 Footer Page 54 of 145 Header Page 55 of 145 KẾT LUẬN Công tác tổ chức máy vấn đề thiếu doanh nghiệp nào, đặc biệt thời điểm cạnh tranh kinh tế theo xu hướng toàn cấu hóa Đối với công ty TNHH Hasan – Dermapharm vậy, công tác tổ chức máy đóng vai trò quan trọng, định đến sống còn, suy thịnh công ty Thông qua hệ thống mục tiêu, mô hình tổ chức máy chủ yếu mà xác định, tạo dựng tranh toàn cảnh cách thức, biện pháp mà công ty phải thực vươn tới tương lai Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, bùng nổ thông tin với yếu tố bất ngờ xảy liên tiếp kinh tế quốc gia nên việc công tác tổ chức máy đắn, khoa học hiệu cần thiết Do ngành dược phẩm ngành khác kinh tế muốn phát triển bền vững cần có tổ chức máy đắn phải hoàn thiện công tác tổ chức máy cho phù hợp với thời kỳ, giai đoạn thông qua công tác tổ chức máy, doanh nghiệp xây dựng bước hành động cách khoa học, dự đoán trước hội thách thức gặp phải phương hướng giải đặc biệt công ty TNHH Hasan – Dermapharm sản xuất kinh doanh lĩnh vực dược phẩm gặp nhiều rủi ro, thay đổi có tổ chức máy hoàn thện đắn giúp công ty có khả biết ứng phó với tình nơi, lúc từ khẳng định vị công ty ngành sản xuất kinh doanh dược phẩm thương trường Trang 46 Footer Page 55 of 145 Header Page 56 of 145 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ts Phạm Thế Tri (2007) Giáo trình Quản trị học NXB Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh ThS Bùi Đức Tâm, Ths Lê Văn Quý, Ths Nguyễn Thị Minh Trâm, ( 2015) Bài giảng Quản trị học Khoa Quản trị kinh doanh Đại học Tài - Marketing Nhóm tác giả Nguyễn Hùng Phong, Lê Việt Hưng ( 2016).Giáo trình Quản trị học Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh Tiến Trương Chi , giáo trình Quản Trị học www.hasandemar.com www.tailieu.vn www.luanvan.net Trang 47 Footer Page 56 of 145 ... 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Tổ chức chức tổ chức 1.1.1.1 .Tổ chức 1.1.1.2 .Chức tổ chức. .. “ Phân tích công tác tổ chức máy hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty TNHH Hasan – Dermapharm Bài báo cáo tiến hành nhằm làm rõ cứ, cấu tổ chức, nguyên tắc, yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức. .. Header Page 11 of 145 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tổ chức chức tổ chức 1.1.1.1 Tổ chức Theo Harold Koontz, Cylil