Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cấp nước tỉnh Kon Tum

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHAN QUỐC HÒA HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC TỈNH KONTUM Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2011 Footer Page of 126 -1- Header Page of 126 Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Gia Dũng Phản biện 1: TS Nguyễn Xuân Lãn Phản biện 2: TS Đỗ Ngọc Mỹ Luận văn ñã ñược bảo vệ trước Hội ñồng chấm luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng 10 năm 2011 Có thể tìm hiểu Luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng; - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 -2- Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài Cấp nước ñang ñược thực huyện, thị toàn tỉnh với cấu tổ chức máy quản lý huyện, thị có ñơn vị cấp nước Trong năm qua trung tâm cấp nước tồn ñộc lập ñã ñáp ứng nhu cầu nước cho nhân dân tỉnh, nước ñã ñến làng tỉnh Tuy mô hình tổ chức ñơn vị nhiều bất cập việc thực ñồng mục tiêu an sinh cung cấp nước ñến người dân, huyện nghèo như: SaThầy, ĐăkGlei khả tiếp cận nguồn nước với người dân bị hạn chế, nhiều vùng sâu, vùng xa ñơn vị tuyến huyện nguồn lực ñể ñáp ứng mong ñợi người dân Hiện tượng khai thác nguồn nước mặt nguồn nước ngầm không theo qui hoạch chung toàn tỉnh Điều gây tranh chấp ñơn vị cấp nước huyện, thị thực mục tiêu xã hội Tất thực tế ñó cần phải hoàn thiện mô hình tổ chức công ty bảo ñảm phúc lợi chung cho người dân tỉnh phát triển khả cung cấp nước cách bền vững Với gần 200 lao ñộng chức kinh doanh: Sản xuất, cung cấp nước ñịa bàn tỉnh KonTum; Lắp ñặt hệ thống cấp nước sinh hoạt; Sản xuất tiêu thụ nước tinh khiết ñóng bình; Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá, vật tư thiết bị ñiện nước; Tư vấn ñầu tư, dịch vụ khảo sát, thiết kế, giám sát thi công công trình cấp thoát nước, ñiện dân dụng, công nghiệp Chính vấn ñề tác giả ñã nhận thấy ñiều cốt lõi công ty lúc thay ñổi, ñiều chỉnh, vạch ñược mô hình ñúng ñắn, hoàn thiện cho cấu tổ chức máy quản lý ñơn vị ñể ñưa doanh nghiệp ngày phát triển mạnh mẽ Qua trình nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý Công ty cấp nước tỉnh KonTum, tác giả nhận thấy thiết cần phải “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cấp nước tỉnh KonTum ”, ñó lý ñể tác giả chọn làm ñề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Qua ñó giúp tác giả thấy ñược tầm quan trọng công tác tổ chức máy quản lý công ty, ñể ñưa công ty phát triển cách bền vững lâu dài Mục ñích nghiên cứu Nghiên cứu vấn ñề lý luận cấu tổ chức doanh nghiệp kinh tế thị trường Nghiên cứu, phân tích ñánh giá thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty, phân tích hạn chế việc trì mô hình tổ chức máy quản lý trung tâm cấp nước huyện, thị lĩnh vực cung cấp nước Trên sở ñó ñề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty ñược triển khai hữu hiệu Footer Page of 126 -3- Header Page of 126 Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty cấp nước KonTum, ñó tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức nhiệm vụ; mô hình tổ chức quản lý; chế vận hành tổ chức lao ñộng cấu tổ chức máy quản lý - Phạm vi nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty cấp nước KonTum, ñơn vị cấp nước toàn tỉnh, chủ trương sách cung cấp nước cho nhân dân toàn tỉnh KonTum Phương pháp nghiên cứu Trong luận văn, tác giả sử dụng nghiên cứu trường hợp, nghiên cứu vấn ñề lý luận thực tiễn cách logic, khoa học, ñồng thời vận dụng phương pháp cụ thể khác như: so sánh, phân tích - tổng hợp, mô hình hoá, sử dụng thông tin thứ cấp kết hợp với quan sát thu thập ý kiến nhiều cán bộ, chuyên gia ñang công tác doanh nghiệp ñể trình bày vấn ñề lý luận thực tiễn Những ñóng góp luận văn Đề tài nghiên cứu làm rõ luận ñiểm khoa học cấu tổ chức máy quản lý, tầm quan trọng cấu tổ chức doanh nghiệp việc thực nhiệm vụ doanh nghiệp; luận ñể lựa chọn mô hình tổ chức phân tích yếu tố ñịnh ñến việc lựa chọn mô hình cho phù hợp với yêu cầu phát triển doanh nghiệp giai ñoạn - giai ñoạn công nghiệp hóa, ñại hóa hội nhập Đóng góp ñề tài ñưa mô hình tổ chức máy quản lý công ty phù hợp với yếu tố nội môi trường hoạt ñộng doanh nghiệp Như vậy, chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu tập trung vào vấn ñề: “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cấp nước KonTum” cách có hệ thống mặt lý luận thực tiễn ñể ñưa giải pháp cần thiết nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp ñó Công ty cấp nước Tỉnh KonTum Kết cấu Luận văn Ngoài phần mở ñầu, kết luận, danh mục hình, bảng, biểu ñồ danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý Chương 2: Công ty cấp nước KonTum thực trạng cấu tổ chức công ty Chương 3: Hoàn thiện cấu tổ chức công ty cấp nước KonTum Footer Page of 126 -4- Header Page of 126 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1 - CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Cơ cấu tổ chức Theo Peter F Drucker, cấu tổ chức cách tổ chức trình chức tổ chức, mối quan hệ chúng với Hellriegel Slocum cho cấu tổ chức hệ thống thức mối quan hệ công việc; vừa phân chia, vừa phối hợp công việc với Đối với Jame Stoner Edward Freeman, cấu tổ chức xếp mối quan hệ lẫn phận hợp thành vị trí tổ chức Còn Stephen P.Robbins Neil Barnwell cho rằng, cấu tổ chức xác ñịnh công việc ñược ñặt nào, có trách nhiệm báo cáo cho chế phối hợp thức hình thức phối hợp phải tuân thủ Theo giáo trình Quản trị học - PGS, TS Lê Thế Giới (chủ biên), TS Nguyễn Xuân Lãn, ThS Nguyễn Phúc Nguyên, ThS Nguyễn Thị Loan - Nhà xuất Tài 2007, khái niệm cấu tổ chức hệ thống thức mối quan hệ vừa ñộc lập vừa phụ thuộc tổ chức, thể nhiệm vụ rõ ràng làm, làm liên kết với nhiệm vụ khác tổ chức nhằm tạo hợp tác nhịp nhàng ñể ñáp ứng mục tiêu tổ chức Từ ñịnh nghĩa cho thấy, nhà nghiên cứu lý thuyết tổ chức có cách diễn ñạt từ ngữ khác nhau, cấu tổ chức gồm yếu tố bản: Thứ - Sự chuyên môn hóa Thứ hai - Mức ñộ tiêu chuẩn hóa Thứ ba - Sự phối hợp Thứ tư - Quyền hành: Từ yếu tố tạo cho cấu tổ chức ñặc trưng sau: Thứ - Tính thức hóa; Thứ hai - Tính tập trung hóa; Thứ ba Tính phức tạp 1.1.1.2 Quản lý Hiện có nhiều quan niệm quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý hành cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý ñiều hành, ñiều khiển, huy Các quan niệm khác nội dung mà khác cách dùng thuật ngữ 1.1.1.3 Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý quan ñiều khiển hoạt ñộng toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp khâu phụ trợ, phục vụ hoạt ñộng sản xuất doanh nghiệp lao ñộng tiếp thị dây chuyền sản xuất, hệ thống tổ chức quản lý hệ thống phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý lực lượng ñể chuyển Footer Page of 126 -5- Header Page of 126 ý ñồ, mục ñích, chiến lược kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh 1.1.1.4 Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ ñã xác ñịnh máy quản lý ñể xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mô hình làm cho toàn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt ñộng chỉnh thể có hiệu lực 1.1.1.5 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, quan hệ phụ thuộc lẫn ñược bố trí theo khâu, cấp quản lý ñể tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác ñịnh 1.1.2 Các loại cấu tổ chức máy quản lý Có nhiều cách tiếp cận khác việc phân loại cấu tổ chức máy quản lý nhiều nhà nghiên cứu, mục tiêu nghiên cứu, phần ñây phân tích loại cấu tổ chức máy quản lý phổ biến dựa vào cách phân loại truyền thống 1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức dạng ñơn giản Hầu hết tổ chức bắt ñầu dự án kinh doanh với cấu trúc ñơn giản Cách thiết kế tổ chức phản ánh người chủ chủ tịch, tất nhân viên báo cáo trực tiếp cho bà ta ông ta 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức dạng chức Cấu trúc chức chủ yếu gia tăng ñịnh hướng chức ñể làm cho trở thành hình thức chủ ñạo cho tổ chức Giới quản trị chọn lựa cách tổ chức cấu trúc cách nhóm gộp nhà chuyên môn tương tự có chuyên môn nghề nghiệp liên quan với 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Cấu trúc sản phẩm kiểu thiết kế tổ chức tạo thành từ phận ñơn vị ñộc lập Xây dựng phận hóa sản phẩm phận hoàn toàn tự trị, ñộc lập với nhà quản trị ñơn vị chịu trách nhiệm thành tích nắm giữ quyền hạn ñịnh tác nghiệp chiến lược 1.1.2.4 Cơ cấu tổ chức dạng ma trận Cấu trúc chức mang lại nhiều thuận lợi từ việc tận dụng chuyên môn hóa Cấu trúc phận tập trung nhiều vào kết phải chấp nhận trùng lắp hoạt ñộng nguồn lực Thế có cấu trúc kết hợp chuyên môn hóa chức với việc tập trung vào phận hóa sản phẩm không? Đó ñược gọi cấu trúc ma trận 1.1.2.5 Cơ cấu tổ chức tảng nhóm Trong cấu trúc dựa nhóm, toàn thể tổ chức bao gồm nhóm ñội thực công việc tổ chức Trong cấu trúc thế, tổ chức vận hành mà không tuyên bố thành viên nhóm có quyền hành ñịnh Footer Page of 126 -6- Header Page of 126 ảnh hưởng ñến họ, chuỗi mệnh lệnh cứng nhắc công việc ñã ñược dàn xếp 1.1.2.6 Cơ cấu tổ chức không ranh giới Một cách thức thiết kế tổ chức cuối tổ chức không ranh giới Tổ chức không ranh giới không ñược xác ñịnh giới hạn phạm vi loại hình theo cấu trúc truyền thống Nó làm mờ ñi ranh giới xung quanh tổ chức cách gia tăng tương tác lẫn với môi trường Thỉnh thoảng ñươc gọi tổ chức mạng, tổ chức học tập, không rào cản, tổ chức modul tổ chức ảo Cấu trúc không ranh giới ñi tắc qua tất khía cạnh tổ chức, chuyên gia chức ñược ñặt vào phận ñể thực công việc phân biệt 1.2 - TIẾN TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.2.1 Phân tích nhân tố ảnh hưởng ñến cấu tổ chức máy quản lý Trong nhân tố ảnh hưởng ñến việc thiết kế tổ chức như: tuổi tác tổ chức ñó, qui mô tổ chức, hình thức sở hữu, công nghệ, thất thường môi trường, lựa chọn chiến lược, nhu cầu thành viên (công nhân viên), kiểu cách thời thượng hành Ở ñây ñi sâu phân tích bốn biến có ảnh hưởng nhiều ñến thiết kế tổ chức ñó là: công nghệ, môi trường, lựa chọn chiến lược yếu tố nhân viên tổ chức 1.2.1.1 Công nghệ ảnh hưởng ñến cấu tổ chức 1.2.1.2 Môi trường ảnh hưởng ñến cấu tổ chức 1.2.1.3 Chiến lược ảnh hưởng ñến cấu tổ chức 1.2.1.4 Nhân viên ảnh hưởng ñến cấu tổ chức 1.2.2 Xác ñịnh mục tiêu thiết kế cấu tổ chức máy quản lý Mục tiêu việc thiết kế cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu lực hiệu hoạt ñộng cấu tổ chức máy quản lý, làm cho cấu tổ chức doanh nghiệp thật vững mạnh ñủ sức ñảm nhận vai trò, chức tổ chức ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.2.3 Phân chia công việc tổ chức Phân chia công việc bước ñầu tiên phân chia phận chuyên môn hóa tổ chức Việc phân chia lao ñộng ñề cập ñến mức ñộ chuyên môn hóa công việc Những nhà quản trị phân chia nhiệm vụ chung tổ chức thành công việc cụ thể gắn với hoạt ñộng ñịnh Các hoạt ñộng qui ñịnh mà người thực công việc ñó phải làm làm cho xong 1.2.4 Nhóm gộp công việc vào phận, khu vực Cơ sở hợp lý ñể phân nhóm công việc cần thiết phải phối hợp chúng Những công việc ñược chuyên môn hóa phần riêng rẽ, có liên quan với nhiệm vụ chung mà muốn hoàn thành phải cần hoàn thành công việc Thực nhóm nhân viên theo lĩnh vực chuyên môn nghề nghiệp nguồn lực ñể thực nhiệm vụ; Nhóm Footer Page of 126 -7- Header Page of 126 gộp tất chức khu vực ñịa lý giám sát nhà quản trị Nhìn chung thường ñược sử dụng tổ chức hoạt ñộng nhiều khu vực ñịa lý khác 1.2.5 Xác ñịnh chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trên sở mô tả công việc, việc phân chia công việc, nhóm gộp công việc, phận chức năng, xem xét qui mô, ñặc ñiểm sản xuất kinh doanh, tầm hạn quản trị cấp quản trị tiến hành xác ñịnh chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức máy quản lý, ñó quyền ñịnh, trách nhiệm bắt buộc phải hoàn thành nhiệm vụ ñược giao nghĩa vụ chấp nhận tự nguyện công việc người nhân viên cấp nhà quản trị 1.2.6 Định biên cấu tổ chức máy quản lý Chức quản trị việc xác ñịnh biên chế hay ñịnh biên ñược ñịnh nghĩa “việc xếp cương vị cấu tổ chức máy quản lý qua việc xác ñịnh ñòi hỏi nhân lực, dự trữ nhân lực, tuyển mộ lựa chọn, xếp, ñề bạt, ñánh giá, bồi hoàn ñào tạo người cách có kết quả” Rõ ràng ñịnh biên gắn chặt với việc tổ chức việc ñịnh cấu hướng ñích vai trò, nhiệm vụ vị trí công tác ñã ñược phân nhiệm TIỂU KẾT Trong chương 1, luận văn ñã ñề cập ñến sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý, phân tích nhân tố ảnh hưởng ñến cấu tổ chức máy quản lý, xác ñịnh mục tiêu việc thiết kế cấu tổ chức, xem xét loại cấu tổ chức, tiến trình thiết kế cấu tổ chức máy quản lý ứng dụng việc thiết kế tổ chức Từ ñó hệ thống trình bày nội dung, công việc, cách thức tiến hành việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Dựa vấn ñề sở lý luận ñược trình bày phân tích chương này, sở ñó ñể ñánh giá thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty ñưa cứ, yêu cầu, giải pháp ñể hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty cấp nước KonTum Footer Page of 126 -8- Header Page of 126 CHƯƠNG CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM VÀ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 2.1 - QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty cấp nước KonTum doanh nghiệp nhà nước hoạt ñộng kinh doanh, công ty ñược giao nhiệm vụ cung cấp nước phục vụ nhân dân ñịa bàn thị xã KonTum (nay thành phố KonTum) - tỉnh KonTum, ñược thành lập từ năm 1983 Thông tin tổng quát công ty: -Tên gọi ñầy ñủ doanh nghiệp: Công ty cấp nước KonTum -Tên giao dịch ñối ngoại: KonTum Water Supply Company -Tên giao dịch viết tắt: KOWACO -Địa ñiểm: Số 01 Trần Phú (nối dài)-TP.KonTum -Tỉnh KonTum 2.1.2 Đặc ñiểm sản xuất kinh doanh nguồn nhân lực 2.1.2.1 Đặc ñiểm sản xuất kinh doanh Công ty cấp nước KonTum công ty sở hữu 100% vốn nhà nước, Công ty ñược phép kinh doanh lĩnh vực sau: - Sản xuất cung cấp nước phục vụ sinh hoạt ñịa bàn thành phố KonTum; - Xây dựng, lắp ñặt công trình cấp thoát nước; - Tư vấn ñầu tư, dịch vụ khảo sát, thiết kế, giám sát thi công công trình cấp thoát nước, dân dụng, công nghiệp; - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá, vật tư thiết bị ñiện nước; - Sản xuất nước uống tinh khiết ñóng chai 2.1.2.2 Đặc ñiểm nguồn nhân lực Hiện công ty có tổng số lao ñộng 177 người (tính ñến 31/12/2010), ñược chia thành phận 2.1.3 Kết hoạt ñộng kinh doanh Với ñặc ñiểm kinh doanh công ty, sản phẩm nước sạch, sản phẩm khác như: nước ñóng bình, xây lắp, tư vấn không ñáng kể - Nhìn chung kết hoạt ñộng kinh doanh công ty tích cực, kết chưa cao (lợi nhuận thấp, tỉ suất lợi nhuận không tăng mà thấp), giá tiêu thụ nước áp dụng cho khách hàng cao so với khu vực - Công ty cần chủ ñộng việc ñịnh hướng chiến lược, kế hoạch mở rộng mạng lưới cấp nước, mở rộng kinh doanh, hiệu suất kinh doanh ngày ổn ñịnh bền vững Phát huy công suất nhà máy (hiện công ty khai thác ñược khoảng 60% công suất nhà máy), ñó nhu cầu sử dụng nước lớn Footer Page of 126 -9- Header Page 10 of 126 2.2 - THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty ñã trải qua nhiều giai ñoạn, có thay ñổi cho phù hợp với chức nhiệm vụ công ty nhà nước qui ñịnh, phù hợp với yếu tố môi trường kinh doanh ñặc biệt thay ñổi theo ñiều hành quản lý nhà nước (công ty doanh nghiệp 100% vốn nhà nước) Từ giai ñoạn năm 2000 ñến năm 2003, với biên chế công ty 37 người, thực cung cấp nước cho thị xã KonTum với khoảng 1.000 khách hàng, cấu tổ chức máy quản lý công ty gọn nhẹ, với cấu trúc giản ñơn, giới, ñạo ñiều hành toàn công ty từ giám ñốc Giai ñoạn từ năm 2004 ñến năm 2010, cấu tổ chức máy quản lý công ty ñược thực theo sơ ñồ (hình 2.2): GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PX NƯỚC ĐÓNG CHAI & DỊCH VỤ TỔ GHI THU P.GIÁM ĐỐC PHÒNG GIÁM SÁT BỘ PHẬN KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC– HÀNH CHÍNH ĐỘI CHỐNG THẤT THOÁT NƯỚC ĐỘI LẮP ĐẶT NƯỚC PHÒNG KỶ THUẬT VẬT TƯ TRẠM BƠM I TRẠM XỬ LÝ Hình 2.2: Hiện trạng sơ ñồ cấu tổ chức máy quản lý công ty 2.2.1 Số cấp quản trị cấu tổ chức máy quản lý Về số cấp quản trị công ty cấp, ñó là: Cấp cao: Ban giám ñốc công ty (giám ñốc phó giám ñốc); Cấp tác nghiệp (các tổ ñội sản xuất, phân xưởng): Nhân viên phận tác nghiệp thừa hành nhiệm vụ sản xuất vật chất dịch vụ công ty Còn phòng ban chức có trách nhiệm tham mưu cho ban giám ñốc (cấp cao), ñồng thời tư vấn, giám sát tình hình hoạt ñộng cấp tác nghiệp hỗ trợ họ hoàn thành tốt trách nhiệm 2.2.2 Tầm hạn quản trị cấu tổ chức máy quản lý Về tầm hạn quản trị: Đây kiểu tổ chức có tầm hạn rộng, số lượng trưởng phòng báo cáo cho giám ñốc nhiều, số lượng nhân viên báo cáo cho trưởng phận tương ñối lớn, tạo ñiều kiện thuận lợi cho việc giám sát ñiều Footer Page 10 of 126 -10- Header Page 12 of 126 tư vấn khảo sát giám sát công trình xây dựng dân dụng công nghiệp, cấp thoát nước; thi công công trình cấp thoát nước dân dụng công nghiệp Trạm bơm I: Có chức nhiệm vụ cung cấp nước thô từ nguồn cho trạm xử lý theo ñúng yêu cầu lưu lượng số lượng Trạm xử lý nước: Có chức nhiệm vụ tiếp nhận nước thô từ trạm bơm I, xử lý làm theo quy trình, ñảm bảo cung cấp ñủ lượng nước cho mạng lưới phân phối Đội lắp ñặt ñường ống cấp nước: Thi công phải ñảm bảo ñúng tiến ñộ phó giám ñốc phòng kỹ thuật giao 2.2.5 Các mối quan hệ cấu tổ chức máy quản lý Mối quan hệ trực tuyến: Trong mối quan hệ công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh nằm ñiều hành quản lý giám ñốc, ñó giám ñốc lại uỷ quyền cho phó giám ñốc chịu trách nhiệm quản lý Giám ñốc trực tiếp quản lý phó giám ñốc phòng chức năng, với ñiều kiện ñiều hành nhiều phòng ban làm giám ñốc có thời gian ñể nâng cao kiến thức quản lý Tầm quản lý giám ñốc rộng, lúc quản lý nhiều công việc giám ñốc chưa tập trung ñầu tư nghiên cứu chiến lược sản xuất kinh doanh ñó có chiến lược tổ chức nhân công ty Chức giám sát chưa mang lại hiệu thiết thực Mối quan hệ chức năng: Trong mối quan hệ này, hầu hết phòng chức giám ñốc trực tiếp ñiều hành, có phòng kỷ thuật vật tư giám ñốc ủy quyền cho phó giám ñốc trực tiếp ñiều hành Các mối quan hệ chức chưa ñược thể rõ, mô hình bị tình trạng "mạnh làm", nên việc tham mưu, tư vấn cho ban giám ñốc chưa hiệu quả, việc hỗ trợ cho tổ ñội trực tiếp sản xuất thực chưa hiệu Chức phòng ban ñã ñược qui ñịnh rõ, nhiên qúa trình hoạt ñộng bị chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, có vụ thường ñổ lỗi cho nhau, công tác ñánh giá phòng ban chức cá nhân khó khăn 2.3 - THỰC TRẠNG VỀ CÁC ĐƠN VỊ CẤP NƯỚC TẠI CÁC HUYỆN THUỘC TỈNH KONTUM Tỉnh KonTum có tất huyện thành phố, việc cấp nước sinh hoạt cho nhân dân ñang dàn trãi, mạnh ñịa phương ñịa phương ñó hình thành ñơn vị cấp nước Các ñơn vị cấp nước không tồn ñộc lập mà trực thuộc trung tâm khác trung tâm cấp nước môi trường huyện, có ñơn vị trực thuộc phòng chức huyện quản lý, trạng ñược thể hiện: Thuân lợi: (1) Cơ sở vật chất kỹ thuật ñã ñược ñầu tư xây dựng: Các huyện ñã hình thành nâng cao tầm quan trọng cấp thiết nguồn nước sinh hoạt, huyện ñã ñầu tư có ñược hệ thống cấp nước cho huyện ñể phục vụ nhân dân ñịa bàn (2) Có quan tâm ñạo cấp quyền: Được quan tâm ñạo Footer Page 12 of 126 -12- Header Page 13 of 126 tích cực kịp thời ban ngành Ủy ban nhân dân huyện Trong năm qua gặp nhiều khó khăn, huyện ñã kêu gọi ñầu tư ñược hệ thống cấp nước ñể phục vụ nhân dân ñịa bàn ñang tiếp tục triển khai ñầu tư Khó khăn: (1) Công suất khai thác, công nghệ xử lý nhà máy: Tại ñịa bàn huyện, hệ thống cấp nước ñược xây dựng với công nghệ chưa phù hợp nên chất lượng nước chưa ñảm bảo tiêu chuẩn nước sạch, quy trình cấp nước ñơn giản, công suất khai thác thấp Khả phát triển khách hàng chậm (mạng lưới cấp nước chưa ñủ rộng), lượng nước sử dụng hạn chế dẫn ñến kết sản xuất kinh doanh chưa cao (ñang ñơn vị nghiệp nhà nước) Số lượng nước phục vụ cho nhân dân chưa ñủ, công nghệ xử lý nước ñược thiết kế theo công nghệ nước tự chảy từ khe núi, hệ thống lắng, không xử lý hóa chất, không khử trùng Do ñó chất lượng không ñảm bảo phục vụ cho sinh hoạt ñặc biệt vào mùa mưa lũ (2) Vấn ñề tài chính, giá dịch vụ: Các phận cấp nước huyện ñang hoạt ñộng theo hình thức nghiệp, hoạt ñộng phải dựa vào ngân sách nhà nước; Giá nước chưa ñược kết cấu tính ñúng, tính ñủ chi phí (tại huyện mang tính bao cấp, thu nộp ngân sách nhà nước), tài sản cố ñịnh chưa tính khấu hao, chi phí ñầu tư cho hệ thống cấp nước huyện lớn chất lượng nước không ñảm bảo (3) Lao ñộng: Lao ñộng quản lý vận hành nhà máy chuyên môn lĩnh cấp nước nên gặp nhiều khó khăn hoạt ñộng cấp nước Hiện huyện có 10 lao ñộng hoạt ñộng lĩnh vực sản xuất cung cấp nước 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG Sau phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh, nguồn nhân lực, cấu tổ chức máy quản lý công ty cấp nước KonTum thực trạng ñơn vị cấp nước huyện thuộc tỉnh KonTum, tác giả tóm lược vài tồn hạn chế sau: - Chưa xây dựng mô tả công việc ñể ñiều khiển kiểm tra - Chưa thành lập phận kế hoạch kinh doanh cụ thể cấu tổ chức máy quản lý mà ghép chung với phòng kỹ thuật vật tư - Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty chưa hoàn toàn phù hợp với trách nhiệm quyền hạn cá nhân, phận, phòng ban công ty chưa phát huy tính chất chuyên môn hóa công việc, phận - Chưa ý ñến mối quan hệ phòng chức công ty - Một số phòng chức thiết yếu chưa ñược thành lập, chức thông tin chưa ñầy ñủ, tin học hóa chưa cao - Chức quan hệ khách hàng chưa ñảm bảo thuận lợi cho khách hàng chưa thành lập phòng quan hệ khách hàng, ghép chung - Phân chia công việc nhóm gộp phòng ban chưa phù hợp như: phận kế toán kinh doanh chung phòng; phận lập kế Footer Page 13 of 126 -13- Header Page 14 of 126 hoạch chưa cụ thể việc sản xuất kinh doanh chưa theo kế hoạch tuần, tháng, quí, năm ; chức quan hệ khách hàng xem nhẹ - Công tác ñịnh biên thiếu sót, chưa sát với chức - Chất lượng nhân viên nhiều khâu trình quản lý chưa ñáp ứng ñược yêu cầu ñòi hỏi ngày cao trình kinh doanh tương lai, chưa ñáp ứng với ñiều kiện thay ñổi công nghệ - Những nhiệm vụ chức trách cá nhân chưa ñược phân ñịnh rõ ràng, mang tính chất chung chung dẫn ñến việc ñánh giá hoàn thành công việc nhân viên khó khăn - Tổ chức ñơn vị cấp nước huyện chưa ñảm bảo ñể phục vụ cho nhân dân, chưa ñược thành lập riêng ghép chung với tổ chức khác Do chưa trọng ñến mục tiêu an sinh xã hội lĩnh vực cấp nước sinh hoạt Chưa có kiểm soát chặt chẽ lĩnh vực cấp nước nước chất lượng, số lượng phạm vi cung cấp dịch vụ TIỂU KẾT Trong chương 2, luận văn ñã tìm hiểu, trình bày khái quát chung công ty cấp nước KonTum qua trình hình thành, phát triển, ñặc ñiểm hoạt ñộng cấu tổ chức máy quản lý, ñồng thời tác giả ñã ñi sâu tìm hiểu thực trạng ñơn vị cấp nước huyện thuộc tỉnh KonTum Những hiểu biết ñịnh công ty ñã giúp cho việc tìm hiểu thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty ñược thuận tiện Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty có bất hợp lý ñã nêu phần ñánh giá chung, với chủ trương sách nhà nước ñặt ra, thiết nghĩ công ty cần phải sớm ñược ñiều chỉnh, hoàn thiện ñể thỏa mãn yêu cầu phát triển giai ñoạn Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty chưa phù hợp với ñiều kiện môi trường hoạt ñộng tương lai Qua thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty cấp nước KonTum, luận văn ñã ñi vào phân tích, ñánh giá, nhận xét ñể tác giả tiến hành thực ñiều chỉnh hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty (chương 3) Footer Page 14 of 126 -14- Header Page 15 of 126 CHƯƠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM 3.1 - HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM TRONG THỜI GIAN ĐẾN 3.1.1 Phân tích nhân tố ảnh hưởng ñến việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý 3.1.1.1 Công nghệ việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Trước ñây, thời kỳ thành lập công ty, với công nghệ lạc hậu chất lượng dịch vụ kém, sản lượng thấp, phục vụ nhu cầu sống nhân dân chưa ñược ñảm bảo số lượng, chất lượng phạm vi cung cấp dịch vụ Do cấu tổ chức máy quản lý công ty ñơn giản, trình ñộ lao ñộng chưa cao, lao ñộng giản ñơn sản xuất chính, nên chưa tiết kiệm ñược chi phí ñầu vào nhân công Gần ñây (giai ñoạn 2000 - 2005), công ty ñã nâng ñược công suất nhà máy, cải thiện ñược công nghệ bán tự ñộng việc sử dụng nhân công chính, hỗ trợ máy móc thiết bị tự ñộng hạn chế, chất lượng dịch vụ chưa ñược nâng cao, hao phí nhân công lớn, giá nước tương ñối cao so với công ty khu vực miền trung tây nguyên Hiện công ty ñã ñang sở hữu dây chuyền công nghệ xử lý cung cấp nước Pháp, phần lớn ñã cải thiện ñược tình hình khó khăn chất lượng, số lượng phạm vi cung cấp nước Với quy trình công nghệ có công ty ñã nêu chương 2, công nghệ vài khâu bán tự ñộng, lao ñộng trực tiếp ñể vận hành nhiều, kiểm soát trình sản xuất chưa tối ưu Đặc biệt, hệ thống cấp nước huyện ñang sử dụng công nghệ xử lý nước lạc hậu (vận hành thủ công, nước tự chảy từ khe suối, chưa thực ñúng qui trình kỹ thuật cấp nước), chất lượng nước chưa ñảm bảo Chính hao phí cho sản xuất tương ñối lớn, lực lượng lao ñộng nhiều tốn Với việc phân tích công nghệ ñịnh hướng công nghệ sản xuất cho tương lai, thiết nghĩ ñây công nghệ thuộc lĩnh vực sản xuất hàng loạt với khối lượng lớn, có thay ñổi, máy móc tự ñộng hóa, nhân công ổn ñịnh, sản phẩm ñặc thù nên cấu thích hợp cấu giới, ñồng thời vài khâu phải sử dụng cấu hữu 3.1.1.2 Chiến lược việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Trong tương lai công ty, việc cấp nước luôn vấn ñề cấp thiết nhằm mục ñích phục vụ tốt cho nhân dân Bên cạnh ñó vấn ñề tối ña hóa lợi nhuận tách rời ñây hiệu việc kinh doanh sản xuất nước Trên sở ñó, công ty xây dựng chiến lược là: Tăng trưởng mở rộng với ñịnh hướng kế hoạch phát triển trước mắt lâu dài cách như: giữ khách hàng, phát triển khách hàng, mở rộng phạm vi Footer Page 15 of 126 -15- Header Page 16 of 126 cung cấp dịch vụ toàn tỉnh, ñổi công nghệ ñạt mức sản lượng chất lượng tốt Bảng 3.1 Dân số tỉnh KonTum năm 2010 Chia Tổng Thành Thị Nông Thôn Địa bàn số Số Tỉ lệ Số Tỉ lệ người lượng % lượng % Thành phố KonTum 146.377 89.188 60,93 57.189 39,07 Huyện ĐăkGlei 40.012 5.742 14,35 34.270 85,65 Huyện Đăktô 38.642 11.739 30,38 26.903 69,62 Huyện Tu mơ rông 23.220 0,00 23.220 100,00 Huyện ĐăkHà 63.226 17.058 26,98 46.168 73,02 Huyện Kon Rẫy 23.347 5.117 21,92 18.230 78,08 Huyện Konplong 21.560 0,00 21.560 100,00 Huyện Ngọc Hồi 43.845 12.132 27,67 31.713 72,33 Huyện Sa Thầy 43.139 9.805 22,73 33.334 77,27 Cộng 443.368 150.781 292.587 (Nguồn: Niên giám thống kê tỉnh KonTum năm 2010) Hiện công ty ñang hoạt ñộng sản xuất kinh doanh thành phố KonTum, ñó công ty cấp nước ñược cho 8.601 hộ (tương ñương khoảng 43.005 người chiếm 48,22% dân số thành thị thành phố KonTum) Số người ñược sử dụng nước toàn tỉnh tương ñương: 43.005/443.368 người, (chiếm khoảng 9,7% dân số toàn tỉnh; chiếm 28,52% dân số thành thị toàn tỉnh), huyện phục vụ ñược khoảng 500 hộ dùng nước (khoảng 2.000 người) Với ñịnh hướng chiến lược tương lai biện pháp thực chiến lược công ty, nhận thấy cấu tổ chức máy quản lý cũ công ty không phù hợp nữa, công ty cần phải ñiều chỉnh, cấu lại hoàn thiện lại ñể ñáp ứng với thay ñổi khách quan ñó Công ty xây dựng cấu tổ chức máy quản lý theo khu vực hành (bản ñồ hành tỉnh KonTum) huyện, thành phố nhằm thay cho mô hình cấu tổ chức máy quản lý cũ trước ñây có phòng chức tổ ñội sản xuất thành phố KonTum 3.1.1.3 Môi trường việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty ñã xác ñịnh rõ tác ñộng môi trường kinh doanh luôn biến ñổi từ yếu tố môi trường tổng quát (1): Môi trường kinh tế, môi trường trị - pháp luật, môi trường khoa học - công nghệ, môi trường văn hóa - xã hội yếu tố môi trường tác nghiệp (2): Khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm thay thế, ñối thủ cạnh tranh , yếu tố môi trường có tác ñộng qua lai lẫn Footer Page 16 of 126 -16- Header Page 17 of 126 Hiện với vấn ñề phân bố dân cư thưa thớt nên việc cấp nước khó khăn, mạng lưới cấp nước hạn chế, ñơn vị cấp nước huyện phân tán, chưa tập trung nên việc quản lý, ñiều hành quan quản lý nhà nước khó khăn không ñồng nhất, huyện kiểu ñiều hành lĩnh vực cấp nước Do vậy, cấu tổ chức máy quản lý công ty phải có ñủ trình ñộ nguồn lực tiếp thu ñể vận hành số công nghệ nhằm phục vụ cách tốt cho khách hàng, phải ý ñến vấn ñề tuyên truyền phục vụ, ñảm bảo chất lượng sản phẩm, có sách kịp thời ñể phục vụ kích thích nhu cầu Thế với loại sản phẩm ñịnh (nước sinh hoạt), lĩnh vực hoạt ñộng công ty tương ñối ổn ñịnh, vài khâu tiếp xúc khách hàng, kinh doanh sản phẩm nước ñóng bình cần có linh hoạt thay ñổi Với môi trường hoạt ñộng ñã phân tích, cấu tổ chức máy quản lý công ty phải ñược cấu trúc phối hợp giới hữu nhằm ñáp ứng tốt cho công ty, ñồng thời máy quản lý phải ñược dịch chuyển, thay ñổi tái cấu trúc theo khu vực huyện Sự thay ñổi môi trường tác ñộng ñến hoạt ñộng sản xuất kinh doanh công ty, ñòi hỏi cấu tổ chức máy quản lý công ty phải ñược hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu lực quản trị ñiều hành tốt trình sản xuất kinh doanh, ñể thực tốt mục tiêu mà công ty ñề 3.1.1.4 Nhân viên việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Yếu tố nhân viên (lực lượng lao ñộng tại) môi trường nội công ty nơi nhân viên thực chức trách Qua phân tích ñánh giá thực trạng lao ñộng công ty ta nhận thấy: Với chức kinh doanh mình, lực lượng lao ñộng có công ty trình ñộ chuyên môn chưa ñược chuyên sâu, chuyên ngành ñảm ñương ñược trách nhiệm cách hiệu quả, công ty tăng cường ñào tạo chuyên môn, xếp công việc cấp ổn ñịnh, có kế hoạch cụ thể, ủy quyền hành ñộng phù hợp kết hợp với ñịnh hướng chiến lược công ty, cấu tổ chức máy quản lý phù hợp với mô hình cấp quản trị (cấp cao cấp tác nghiệp), giảm cấp trung gian nhằm hạn chế việc chậm trễ, lệch lạc thông ñạt tiến trình giải công việc Chính ñiều dẫn ñến tầm hạn quản trị phải rộng 3.1.2 Mục tiêu việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý - Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty nhằm nâng cao hiệu lực hiệu hoạt ñộng cấu tổ chức máy quản lý, làm cho cấu tổ chức máy quản lý công ty thật vững mạnh ñủ sức ñảm nhận vai trò, chức tổ chức ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh công ty - Phát huy ưu ñiểm, khắc phục nhược ñiểm, hạn chế cấu tổ chức máy quản lý cũ, ñồng thời cấu tổ chức máy quản lý phải ñảm bảo tính linh hoạt hữu hiệu, ñáp ứng kịp thời với thay ñổi môi trường kinh doanh Footer Page 17 of 126 -17- Header Page 18 of 126 3.1.3 Phân chia công việc cấu tổ chức máy quản lý Với mô hình cấu tổ chức máy quản lý mới, công ty phân chia công việc theo khu vực hành (các huyện, thành phố), nhằm mục ñích dễ dàng kiểm soát, giám sát Tại huyện, công ty xây dựng thành xí nghiệp cấp nước, hoạt ñộng lĩnh vực ngành nghề công ty ñã ñăng ký, lĩnh vực cấp nước khách hàng dàn trãi, tách rời theo ñịa giới hành chính, liên kết cấp nước khó khăn tốn nhiều kinh phí Với ñịnh hướng việc sáp nhập ñơn vị cấp nước huyện công ty cấp nước KonTum, phải phân chia công việc cho khu vực ñể kiểm soát quản lý, huyện ñều phải có công việc, chức ñể thực tốt mục tiêu chiến lược mà công ty ñã ñề Sau trình phân chia theo khu vực huyện, việc phải phân chia công việc theo chức huyện, vấn ñề nhằm chuyên môn hóa công việc ñể phát huy tốt nhiệm vụ cá nhân, phận Bảng 3.2 Phân chia công việc theo số lĩnh vực chức năng: Bảng 3.2 Phân chia công việc theo chức Các huyện, Công việc thành phố 1- Kỹ thuật - sản xuất (Sửa chữa, sản xuất - vận hành, x thi công lắp ñặt, quản lý mạng lưới) 2- Tài - kế toán (Kế toán, thủ quỹ, thu ngân) x 3- Hành - văn phòng (Quản trị nguồn nhân lực, x quản trị văn phòng, lái xe, bảo vệ, y tế, giám sát qui chế công ty) 4- Marketing (In ấn, phát hành hóa ñơn, quan hệ khách x hàng, ghi thu tiền nước, chống thất thoát nước) 5- Công nghệ thông tin (Quản trị mạng, tự ñộng hóa) x 6- Nghiên cứu phát triển (Lập kế hoạch, ñầu tư xây x dựng bản) 3.1.4 Nhóm gộp phận cấu tổ chức máy quản lý Từ thực tế cấu tổ chức máy quản lý cũ, với mục tiêu ñịnh hướng chiến lược mà công ty ñã vạch ra, công ty xây dựng mô hình cấu tổ chức máy quản lý hỗn hợp với cấu trúc trực tuyến - chức - kết hợp với cấu trúc theo ñịa lý (khu vực hành chính) Số cấp quản trị là: 2, ñó quản trị cấp cao cấp tác nghiệp; tầm hạn quản trị rộng số lượng trưởng phòng báo cáo cho giám ñốc nhiều, số lượng nhân viên báo cáo cho trưởng phận tương ñối lớn Tạo ñiều kiện dể dàng cho việc giám sát ñiều hành Giảm cấp trung gian ñể thông tin quản trị nhanh, tăng hiệu lực, hiệu ñịnh quản trị Trên sở phân chia công việc phần trên, việc nhóm gộp phận nhằm hình thành nên sơ ñồ cấu tổ chức máy quản lý: Footer Page 18 of 126 -18- Header Page 19 of 126 Nhóm gộp theo tầm hạn quản trị - Cấp tối cao (ban giám ñốc): Là cấp quản lý có quyền lực cao nhất, nơi ñịnh quản lý, chịu trách nhiệm toàn kết hoạt ñộng sản xuất kinh doanh công ty Chức ñiều hành quản lý mặt hoạt ñộng sản xuất kinh doanh công ty dựa chế ñộ thủ trưởng theo qui ñịnh nhà nước - Cấp tác nghiệp (quản ñốc phân xưởng, giám ñốc xí nghiệp): Đó ñơn vị trực tiếp ñảm nhận việc thực nhiệm vụ cấp tối cao nhằm ñạt ñến mục tiêu cuối lợi nhuận phát triển công ty Là phận hoạt ñộng trực tiếp công ty, có chức tiếp nhận tổ chức triển khai, ñịnh, kiểm tra, giám sát nhân viên thực nhiệm vụ sản xuất trực tiếp công ty, thực mệnh lệnh, thị ñiều hành hoạt ñộng sản xuất kinh doanh cấp tối cao lĩnh vực cụ thể nhằm ñạt mục tiêu kinh doanh công ty Nhóm gộp chức theo khu vực Công ty xây dựng tất chức quản lý cho huyện, thành phố Mỗi huyện, thành phố ñều có chức nhằm thực chức trách nhiệm vụ cách phù hợp, hiệu thuận lợi cho trình ñiều hành, kiểm soát công ty Từ kết việc phân chia công việc, nhóm gộp theo tầm hạn quản trị, nhóm gộp chức theo khu vực ñể phân nhóm công việc Từ ñó nhà quản trị chức ñược nhóm thành phận hình thành nên phận (phòng) theo chức công ty (tham mưu cho cấp tối cao, hỗ trợ tư vấn cho cấp tác nghiệp) phận (xí nghiệp) theo ñịa lý (khu vực hành chính): - Phòng Tổ chức hành giám sát qui chế - Phòng Tài kế toán - Phòng Kế hoạch vật tư tin học - Phòng Kinh doanh quan hệ khách hàng - Phòng Kỹ thuật - Phân xưởng sản xuất nước uống tinh khiết ñóng chai dịch vụ thành phố KonTum - Xí nghiệp cấp nước thành phố KonTum - Các Xí nghiệp cấp nước huyện Mô hình cấu tổ chức máy quản lý công ty: Quá trình xác ñịnh cấp quản trị, tầm hạn quản trị, phân chia công việc, nhóm gộp phận theo chức năng, theo khu vực ñã hình thành nên sơ ñồ cấu tổ chức máy quản lý công ty sau: Footer Page 19 of 126 -19- Header Page 20 of 126 GIÁM ĐỐC CÔNG TY P.GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN XN CẤP NƯỚC HUYỆN ĐĂKHÀ XN CẤP NƯỚC HUYỆN ĐĂKTÔ PHÒNG TỔ CHỨC HC & GIÁM SÁT QY CHẾ XN CẤP NƯỚC HUYỆN NGỌC HỒI Quan hệ trực tuyến XN CẤP NƯỚC HUYỆN ĐĂKGLEI PHÒNG KẾ HOẠC VẬT TƯ & TIN H XN CẤP NƯỚC HUYỆN SA THẦY XN CẤP NƯỚC HUYỆN KONRẪY Quan hệ chức PHÒNG KINH DOANH & QUAN HỆ KHÁCH HÀNG XN CẤP NƯỚC HUYỆN KONPLONG XN CẤP NƯỚC HUYỆN TUMORÔNG PHÒNG KỶ THUẬT XN CẤP NƯỚC THÀNH PHỐ KONTUM PHÂN XƯỞNG NƯỚC ĐÓNG CHAI & DỊCH VỤ Quan hệ phối hợp Hình 3.5: Sơ ñồ cấu tổ chức máy quản sau hoàn thiện – Công ty TNHH MTV cấp nước KonTum 3.1.5 Xác ñịnh chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho cấu tổ chức 3.1.5.1 Phân quyền trực tuyến a - Giám ñốc công ty b - Phó giám ñốc c - Giám ñốc xí nghiệp, phân xưởng trưởng 3.1.5.2 Phân quyền chức a - Phòng tổ chức hành giám sát qui chế b - Phòng Tài kế toán c - Phòng Kế hoạch vật tư tin học d - Phòng Kinh doanh quan hệ khách hàng e - Phòng Kỹ thuật 3.1.5.3 Các mối quan hệ cấu tổ chức máy quản lý * Mối quan hệ trực tuyến Quyền hạn trực tuyến mối quan hệ huy trực tiếp (từ xuống) giám ñốc công ty với phó giám ñốc phòng chức Quan hệ phó giám ñốc với phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh quan hệ khách hàng phân xưởng, xí nghiệp sản xuất Quan hệ giám ñốc xí nghiệp, quản ñốc phân xưởng với nhân viên trực tiếp sản xuất Nhằm thực mệnh lệnh từ cấp trực tiếp * Mối quan hệ chức Các phòng chức vào chức nhiệm vụ hổ trợ, tham mưu cho giám ñốc trình ñịnh Để hổ trợ, tham mưu cho trình ñịnh giám ñốc, phòng chức phải thực Footer Page 20 of 126 -20- Header Page 21 of 126 công việc sau: Lập báo cáo ñịnh kỳ theo chức phòng, phân tích cách khoa học số liệu báo cáo ñưa nhận xét, ñánh giá chủ quan mình; Phản ánh kịp thời với giám ñốc tượng không bình thường phát sinh hoạt ñộng sản xuất kinh doanh thông qua buổi giao ban trực tiếp trình bày cách thức ñề nghị giải phát sinh ñó; báo cáo thường xuyên tiến ñộ phòng * Mối quan hệ phối hợp Để thực nhiệm vụ mình, phòng chức phối hợp với công tác thông qua mối quan hệ ngang, mối quan hệ phối hợp 3.1.6 Định biên cấu tổ chức máy quản lý Dựa sở phân chia lao ñộng, phân chia công việc, nhóm gộp phận, xác ñịnh chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phận, mối quan hệ cấu tổ chức máy quản lý, nhằm xác ñịnh rõ công việc cá nhân, làm gì? phải báo cáo cho ai? số lượng người phận nào? nhằm ñể hoạt ñộng cách có hiệu cấu tổ chức máy quản lý Trên sở ñó, công ty tiến hành xây dựng ñịnh biên cho phận sau: 3.1.6.1 Ban giám ñốc: (3 người) 3.1.6.2 Phòng tổ chức hành giám sát qui chế: (8 người) 3.1.6.3 Phòng Tài kế toán: (6 người) 3.1.6.4 Phòng Kế hoạch vật tư tin học: (5 người) 3.1.6.5 Phòng Kinh doanh quan hệ khách hàng:(5 người) 3.1.6.6 Phòng Kỹ thuật: (7 Người ) 3.1.6.7 Phân xưởng sản xuất nước uống ñóng chai dịch vụ: (26 Người) 3.1.6.8 Xí nghiệp cấp nước thành phố KonTum: (96 Người) 3.1.6.9 Xí nghiệp cấp nước huyện Tổng số huyện với cấu 72 lao ñộng (mỗi huyện lao ñộng) 3.2 - TỔ CHỨC THỰC HIỆN VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM 3.2.1 Xây dựng kế hoạch tiến ñộ thực công việc 3.2.1.1 Giai ñoạn 1: Xây dựng mô hình cấu tổ chức máy quản lý Dự kiến thời gian 2,5 tháng 3.2.1.2 Giai ñoạn 2: Xác ñịnh công việc cụ thể cho phận Thời gian thực tháng 3.2.1.3 Giai ñoạn 3: Xác ñịnh cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phận xây dựng qui chế hoạt ñộng cho phận, xí nghiệp Xác ñịnh quyền hạn giao quyền cho phận, cá nhân văn Thời gian thực 2,5 tháng Footer Page 21 of 126 -21- Header Page 22 of 126 3.2.1.4 Giai ñoạn Sắp xếp nhân cho phận, giai ñoạn công ty tiến hành ñánh giá lao ñộng lực, trình ñộ ñể bố trí vào vị trí cụ thể cho phù hợp Thời gian thực 3,5 3.2.1.5 Giai ñoạn Đào tạo tuyển dụng: Trong giai ñoạn việc bổ nhiệm cho vị trí thiếu, công ty tuyển thêm Ở vài vị trí, trình ñộ nhân viên chưa phù hợp với yêu cầu công việc công ty, công ty lập kế hoạch ñào tạo nâng cao trình ñộ Thời gian thực 6,5 tháng 3.2.2 Xây dựng chương trình tuyển mộ, lựa chọn ñào tạo nhân viên Do yêu cầu tiêu chuẩn hoá nhân cấu tổ chức máy quản lý sau ñược hoàn thiện, ñòi hỏi trình ñộ chuyên môn cao hơn, ñó công ty phải có hướng tuyển mộ, huấn luyện ñào tạo nhân viên cho phù hợp với yêu cầu Bảng 3.12: Nhân cấu tổ chức máy quản lý công ty sau hoàn thiện Bộ phận Tổn Đại Cao Trun g số học ñẳng g cấp CN lành nghề/lao ñộng giản ñơn - Ban giám ñốc 3 - Phòng Tổ chức hành giám sát qui chế - Phòng Tài kế toán - Phòng Kế hoạch vật tư tin học 2 - Phòng Kinh doanh quan hệ khách hàng 2 - Phòng Kỹ thuật 2 - Phân xưởng nước ñóng chai dịch vụ 26 18 - Xí nghiệp cấp nước thành phố KonTum 96 75 - Xí nghiệp cấp nước Huyện 72 10 48 Cơ cấu tổ chức 228 32 29 24 143 Cơ cấu tổ chức cũ 177 21 13 16 127 Hiện trạng huyện 80 13 51 Thừa (+), thiếu (-) 29 -3 -3 35 Theo kết phản ánh bảng ta nhận thấy cấu tổ chức máy quản lý công ty có tổng số lượng lao ñộng giảm so với cấu cũ 29 Footer Page 22 of 126 -22- Header Page 23 of 126 người Trình ñộ cấu tổ chức bị thiếu, cụ thể: Đại học thiếu người; Cao ñẳng thiếu người; Trung cấp vừa ñủ; Công nhân lành nghề/lao ñộng giản ñơn thừa 35 người Để ñáp ứng nhân cho cấu tổ chức máy quản lý mới, công ty thực phương án sau: ● Tuyển thêm lao ñộng có trình ñộ ñại học, việc ñào tạo ñối với lao ñộng tốn kém, mặt khác so với công ty ñang thiếu nhân ñại học cho cấu tổ chức máy quản lý sau hoàn thiện ● Đào tạo nhân viên cao ñẳng với số lượng người từ ñội ngũ công nhân lành nghề/lao ñộng giản ñơn ● Thừa 35 công nhân lành nghề lao ñộng giản ñơn, công ty tiến hành ñạo tạo lại, ñào tạo lên bậc cao ñẳng, mở thêm cửa hàng kinh doanh dịch vụ ñể cho nhân viên thừa có việc làm như: bán vật tư ngành ñiện nước, bán sản phẩm nước ñóng chai, ñóng bình huyện chuyển ñổi mô hình cấu tổ chức máy quản lý sa thải người lao ñộng có cấu tổ chức máy quản lý cũ 3.2.3 Xây dựng chương trình giáo dục ý thức trách nhiệm cho nhân viên không ngừng hoàn thiện cấu tổ chức chương trình giảm thiểu chống lại việc thay ñổi, hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý: Thông qua việc xây dựng cấu tổ chức mới, công ty phải phân tích, giải thích cho người lao ñộng công ty biết ñây việc làm cần thiết cho ñòi hỏi khách quan, ñồng thời yêu cầu người có ý kiến ñóng góp nhằm làm cho công tác tổ chức công ty không ngừng ñược hoàn thiện Trên sở nhìn nhận chống lại việc thay ñổi, ñể giảm ñến mức tối thiểu chống ñối ñó phải vận dụng số chiến lược khác như: Giáo dục truyền ñạt thông tin, tham gia lôi kéo, tạo thuận lợi ủng hộ, thương lượng thỏa thuận 3.3 - ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ MỚI Theo mô hình cấu tổ chức máy quản lý công ty, công ty cấu theo mô hình trực tuyến chức năng, kết hợp với việc phân chia theo ñịa lý (khu vực), phù hợp với qui mô sản xuất công ty Chất lượng cấu tổ chức máy quản lý ñã ñược thiết kế rõ ràng hợp lý có khả hoạt ñộng linh hoạt thể hiện: Thứ nhất, cấu tổ chức máy quản lý ñã ñược thiết kế lại có phân cấp theo ñúng yêu cầu quan ñiểm hệ thống chức với mục ñích phục vụ ñắc lực cho cấp quản trị Thành lập ñiều chỉnh ñược số phòng chức cần thiết công ty, nhằm ñáp ứng nhu cầu phát triển công ty Thứ hai, cấu tổ chức máy quản lý có phân quyền, phân công nhiệm vụ rõ ràng tương xứng cho phận quản trị Mức ñộ phân quyền ñược xây dựng sở việc phân tích chức năng, nhiệm vụ Footer Page 23 of 126 -23- Header Page 24 of 126 quyền hạn cho phận chức Quyền hạn trách nhiệm cấp, khâu rõ ràng cân ñối, hạn chế tối ña cố bất trắc phải ñổ lỗi cho nhau, ñồng thời ñánh giá lực người lao ñộng cách xác, cụ thể Thứ ba, nhiệm vụ ñược xuất phát từ mục tiêu chiến lược công ty, ñáp ứng ñược thay ñổi môi trường kinh doanh Cơ cấu tổ chức máy quản lý với ñịnh biên giảm thiểu người lao ñộng phận thỏa mãn yêu cầu phát triển công ty giai ñoạn Thứ tư, mô hình tổ chức cho phép mối quan hệ phận ñược chặt chẽ, nhịp nhàng ăn khớp hơn, không chồng chéo bỏ sót nhiệm vụ; hệ thống thông tin thường thông suốt, kịp thời quán Thứ năm, sáp nhập ñơn vị cấp nước từ huyện công ty, cấu lại tổ chức ñể phát huy hiệu kinh doanh, ñồng thời giải mục tiêu an sinh xã hội lĩnh vực cấp nước, góp phần phát triển ñô thị giai ñoạn tiến tới theo lộ trình cổ phần hóa doanh nghiệp năm tới TIỂU KẾT Qua trình tìm hiểu thực tế, phân tích ñánh giá hoạt ñộng quản trị hệ thống thông tin công ty chương 2, từ ñó tác giả ñã cố gắng làm sáng tỏ ñưa giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty Với qui mô công ty nhỏ, phạm vi hoạt ñộng chưa rộng, lực quản trị nhiều hạn chế ñiều khó tránh khỏi ñối với công ty Khẳng ñịnh việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty cấp nước KonTum cần thiết phù hợp Trong chương này, dựa qui ñịnh hướng dẫn hành, nội dung ñã ñược xử lý, tác giả tham vọng ñưa cấu tổ chức máy quản lý hoàn toàn lý tưởng, phù hợp ñầy ñủ yêu cầu hoạt ñộng sản xuất kinh doanh công ty Tuy nhiên vấn ñề trình bày phần giúp cho công tác quản trị công ty ñược hoàn thiện ñạt hiệu cao Footer Page 24 of 126 -24- Header Page 25 of 126 KẾT LUẬN Từ góc nhìn doanh nghiệp, cấu tổ chức máy quản lý vấn ñề thiết nay, góp phần ñịnh thành công xu hướng phát triển doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp chịu tác ñộng môi trường, môi trường thay ñổi phải thay ñổi cho phù hợp ñể doanh nghiệp phát triển theo ñúng mục tiêu ñịnh hướng chiến lược ñã vạch Để thay ñổi hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty, ñáp ứng yêu cầu phát triển ñiều kiện môi trường ñã thay ñổi, cần phải có trình ñể cấu tổ chức tự ñiều chỉnh Quá trình cấu tổ chức doanh nghiệp tự ñiều chỉnh ñể phù hợp với môi trường trình tự nhiên hợp lý, ñòi hỏi thời gian diễn nhanh hay chậm tùy thuộc vào nhiều yếu tố Mặt khác, cấu tổ chức tự ñiều chỉnh không ñáp ứng ñược yêu cầu phát triển doanh nghiệp Do ñó, việc tác ñộng có chủ ñịnh người quản trị doanh nghiệp lên cấu tổ chức ñiều cần thiết Từ góc ñộ tổ chức máy quản lý, cách tổ chức trình, chức mối quan hệ chức quản trị yếu tố ñịnh ñến phát triển tổ chức Cơ cấu tổ chức có tác ñộng hỗ trợ tương ñối với chiến lược tổ chức, tác ñộng ñến trình ñịnh tổ chức, tác ñộng ñến văn hóa tổ chức tác ñộng ñến việc phát triển nguồn nhân lực, ñó yếu tố tham gia ñến ñịnh phát triển tổ chức Có nhiều mô hình tổ chức máy quản lý như: Cơ cấu tổ chức giản ñơn, cấu tổ chức dạng chức năng, cấu tổ chức dạng theo sản phẩm, cấu tổ chức dạng ma trận Tùy theo yếu tố nội thuộc môi trường vĩ mô, môi trường vi mô doanh nghiệp xây dựng cấu tổ chức máy quản lý thích hợp ñể tồn phát triển Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý trình ñộng, tức thời gian yếu tố quan trọng, việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý nhiệm vụ quản trị, tức phải hoạch ñịnh, tổ chức thực kiểm tra Không có mô hình tổ chức tốt mà có mô hình tổ chức phù hợp theo tiếp cận tình Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty cấp nước KonTum năm qua ñã ñạt ñược thành tựu ñáng kể, nhiên ñiều kiện ñặc thù trình phát triển công ty, sáp nhập số phận cấp nước huyện, thị công ty, chuyển ñổi công ty thành công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên theo lộ trình mà nhà nước ñã qui ñịnh, ñồng thời nhằm khắc phục tồn cấu tổ chức máy quản lý cũ Từ lý trên, nhận thấy cấu tổ chức máy quản lý công ty nhiều bất cập, không phù hợp nữa, cần phải hoàn thiện, ñiều chỉnh thời gian ñến nhằm tạo nên sức mạnh tổng thể ñể ñưa doanh nghiệp phát triển bền vững theo ñúng mục tiêu, ñịnh hướng nhà nước Footer Page 25 of 126 -25- Header Page 26 of 126 Đóng góp ñề tài ñưa mô hình cấu tổ chức máy quản lý công ty cấp nước KonTum, phù hợp với yếu tố nội công ty môi trường hoạt ñộng công ty Đồng thời ñề nghị cấp quản lý tỉnh sớm tạo ñiều kiện cho công ty tiếp tục thúc ñẩy chuyển giao ñơn vị cấp nước huyện với công ty, nhằm phát huy tính chủ ñộng, sáng tạo góp phần ñạt ñược mục tiêu an sinh xã hội cho nhân dân ñịa bàn tỉnh KonTum Do thời gian nghiên cứu tác giả hạn chế, nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận ñược ý kiến ñóng góp Quý Thầy, Cô giáo, anh chị học viên ñồng nghiệp ñể luận văn ñược hoàn thiện Footer Page 26 of 126 -26- ... Header Page 15 of 126 CHƯƠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM 3.1 - HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM TRONG THỜI GIAN ĐẾN 3.1.1... cấu tổ chức máy quản lý công ty ñưa cứ, yêu cầu, giải pháp ñể hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty cấp nước KonTum Footer Page of 126 -8- Header Page of 126 CHƯƠNG CÔNG TY CẤP NƯỚC KONTUM... 2: Công ty cấp nước KonTum thực trạng cấu tổ chức công ty Chương 3: Hoàn thiện cấu tổ chức công ty cấp nước KonTum Footer Page of 126 -4- Header Page of 126 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC