Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin khoa học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN - NGUYỄN THỊ THU HẢI CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH : THƠNG TIN - THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khoá học: QH - 2006 – X NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS LÊ VĂN VIẾT HÀ NỘI, 2010 LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài em nhận nhiều giúp đỡ, động viên từ phía gia đình, thầy bạn bè Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, tập thể cán làm việc Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, tạo điều kiện giúp em trình thực đề tài Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Lê Văn Viết - người trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp đỡ em suốt q trình thực khố luận Mặc dù cố gắng, song thời gian trình độ có hạn nên khóa luận khơng tránh khỏi khiếm khuyết Em mong góp ý thầy cô giáo, chuyên gia ngành bạn bè để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2010 Tác giả khóa luận Nguyễn Thị Thu Hải DANH MỤC TƢ̀ VIẾT TẮT Từ viế t tắ t Tiế ng Viê ̣t Nghĩa đầy đủ của từ viết tắt BĐ Bạn đọc CSDL Cơ sở dữ liệu CSDL LA Cơ sở dữ liê ̣u Luâ ̣n án CSDL LVCN Cơ sở dữ liê ̣u Luâ ̣n văn cử nhân CSDL SACHTV Cơ sở dữ liê ̣u sách thư viện CSDL TM Cơ sở dữ liê ̣u Thư mu ̣c TTTV Thông tin – Thư viê ̣n Từ viế t tắ t Tiế ng nước ngoài Nghĩa đầy đủ của từ viết tắt BBK Bibliotechno Bibliograficheskaja Klassifikacija DDC Dewey Decimal Classification IFLA International Federation of Library Associations ISBD International Standard Bibligraphic Description ISBN International Standard Book Number ISSN International Standard Serial Number MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa của khóa luận Bố cục của khóa luận .9 CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THƠNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 10 1.1 Vài nét Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh 10 1.2 Khái qt Trung tâm Thơng tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh 11 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển 11 1.2.2 Vị trí, chức nhiệm vụ 16 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 18 1.2.4 Nguồn lực thông tin 20 1.3 Những vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu 26 1.3.1 Những vấn đề tổ chức vốn tài liệu 26 1.3.2 Những vấn đề bảo quản vốn tài liệu 27 1.4 Vai trị của cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu .28 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Bookmark not defined HỒ CHÍ MINH Error! 2.1 Cơng tác tổ chức vốn tài liệu Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí MinhError! Bookmark not defined 2.1.1 Xử lý tài liệu .Error! Bookmark not defined 2.1.1.1 Xử lý hình thức .Error! Bookmark not defined 2.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu Error! Bookmark not defined 2.1.2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu Error! Bookmark not defined 2.1.2.1 Hình thức kho đóng Error! Bookmark not defined 2.1.2.2 Hình thức kho đóng + mở Error! Bookmark not defined 2.2 Cơng tác bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí MinhError! Bookmark not defined 2.2.1 Những tác nhân gây hủy hoại tài liệuError! Bookmark not defined 2.2.1.1 Các loại sinh vật Error! Bookmark not defined 2.2.1.2 Các yếu tố môi trường .Error! Bookmark not defined 2.2.1.3 Sự lão hóa tài liệu .Error! Bookmark not defined 2.2.1.4 Thiên tai, hỏa hoạn Error! Bookmark not defined 2.2.1.5 Yêú tố người 41 2.2.2 Các biện pháp bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thơng tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí MinhError! Bookmark not defined 2.2.2.1 Tổ chức phòng, trừ loại sinh vật có hại cho tài liệu Error! Bookmark not defined 2.2.2.2 Kiểm sốt mơi trường Error! Bookmark not defined 2.2.2.3 Phục chế tài liệu Error! Bookmark not defined 2.2.2.4 Cơng tác phịng, chống thiên tai hỏa hoạnError! Bookmark not defined 2.2.2.5 Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cán bạn đọc Error! Bookmark not defined 2.2.2.6 Tiến hành công tác kiểm kê, lý vốn tài liệuError! Bookmark not defined CHƢƠNG 3: MỘT VÀI NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH Error! Bookmark not defined 3.1 Nhận xét Error! Bookmark not defined 3.1.1 Ưu điểm Error! Bookmark not defined 3.1.2 Nhược điểm Error! Bookmark not defined 3.2 Một số kiến nghị đề xuất giải pháp.Error! Bookmark not defined 3.2.1 Vấn đề tổ chức vốn tài liệu Error! Bookmark not defined 3.2.2 Vấn đề bảo quản vốn tài liệu Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .Error! Bookmark not defined LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cùng với phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, tăng nhanh chóng theo cấp số nhân của khối lượng tri thức, yêu cầu thông tin ngày mở rộng, đa dạng phong phú Sự phát triển nhanh chóng của nguồn thơng tin làm cho việc chọn lọc, cung cấp sử dụng thông tin gặp nhiều khó khăn phức tạp Nếu khơng có biện pháp tổ chức bảo quản vốn tài liệu cách khoa học việc phục vụ thông tin hiệu Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu quy trình kỹ thuật quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu của quan Thông tin-Thư viện (TTTV) Đặc biệt năm gần đây, nhu cầu tài liệu của người sử dụng ngày lớn địi hỏi mức cao Chính vậy, việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu cách khoa học điều cần thiết Trung tâm Thơng tin khoa học - Học viện Chính trị – Hành quốc gia Hồ Chí Minh thuộc loại hình thư viện khoa học chun ngành Ngồi chức nhiệm vụ chung quy định Pháp lệnh thư viện, Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh cịn có chức năng, nhiệm vụ riêng theo Quy định của Giám đốc Học viện Đối tượng phục vụ của Thư viện cán bộ, giảng viên học viên hệ đào tạo của trung tâm Học viện, cán nghiên cứu của Ban Đảng Nhà nước Hiện Học viện triển khai thực Nghị 52 Quyết định 149 của Bộ Chính trị Học viện Nghị số 80-435-685 của Giám đốc Học viện đổi đào tạo nghiên cứu khoa học của Học viện Để Trung tâm Thơng tin khoa học hồn thành tốt nhiệm vụ giao, phục vụ đắc lực vào nghiệp đào tạo cán nghiên cứu khoa học chung của Học viện, Trung tâm Thơng tin khoa học cần có bước chuyển biến thực sự, toàn diện phương diện Bên cạnh việc bổ sung vốn tài liệu, trang bị sở vật chất, đào tạo cán cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu phải quan tâm Ý thức tầm quan trọng tơi định chọn vấn đề: “Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị- Hành Quốc gia Hồ Chí Minh” làm đề tài khóa luận của Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu đề tài: “Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh” nhằm mục đích sau: Khảo sát thực trạng nhằm đề xuất giải pháp cụ thể hồn thiện cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thơng tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu: Cơng tác bảo quản vốn tài liệu của Thư viện Trung tâm Thơng tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh năm gần Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát - Phương pháp vấn - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp liệu Ý nghĩa khóa luận Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung ý nghĩa giá trị khoa học của Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa giải pháp góp phần hồn chỉnh Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, đáp ứng tốt nhu cầu của Người dùng tin Bố cục khóa luận Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mu ̣c từ viế t tắ t, khóa luận gồm chương: Chương 1: Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh với vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thơng tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh Chương 3: Một vài nhận xét, kiến nghị đề xuất giải pháp nhằm nâng cao Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THƠNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1 Vài nét Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh có tên giao dịch quốc tế tiếng Anh là: Ho Chi Minh National Academy of Politics and Public Adminitration (viết tắt HCMA), đơn vị nghiệp trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Chính phủ, lãnh đạo trực tiếp của Bộ Chính trị, Ban Bí thư Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh thực theo Quyết định số 100-QĐ/TW Từ thành lập Trung tâm Thông tin khoa học công tác nghiên cứu trở thành hai chức quan trọng của Trung tâm Trung tâm xác định phương hướng hệ thống đề tài nghiên cứu trước mắt lâu dài nhằm huy động toàn thể cán của Trung tâm tham gia vào đề tài nghiên cứu Chính năm qua nhiều cán của Trung tâm tham gia nhiều đề tài cấp Bộ, chương trình Quốc gia, đề tài cấp nhà nước… Trung tâm bước đầu xây dựng số chuyên đề thông tin khoa học, thông tin phục vụ lãnh đạo, nghiên cứu kinh tế xã hội đất nước, thực tiễn phát triển của ngành tổ chức hội thảo khoa học, tổng kết thực tiễn, nghiên cứu khảo sát thực tế địa phương số ngành Trong trình xây dựng trưởng thành Trung tâm thơng tin khoa học đóng góp vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,nghiên cứu khoa học của học viện trở thành quan thông tin lý luận Mác- Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh, khoa học xã hội nhân văn Hiện Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh từng bước khơng ngừng nâng cao chất lượng hiệu của hoạt động thông tin khoa học, hoàn thành tốt nũa nhiệm vụ trị giao 1.2.2 Vị trí, chức nhiệm vụ * Vị trí, chức Trung tâm Thơng tin khoa học đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh Trung tâm Thông tin khoa học thực chức năng: quản lý, bảo đảm hoạt động thông tin khoa học, tư liệu, thư viện; nghiên cứu, ứng dụng thông tin khoa học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán nghiên cứu khoa học lý luận trị - hành chính; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của tồn Học viện; dịch vụ thơng tin khoa học * Nhiệm vụ: Cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học, công tác lãnh đạo, quản lý của Học viện, góp phần phục vụ việc nghiên cứu, hoạch định đường lối, sách của Đảng Nhà nước Tổ chức nghiên cứu khoa học thông tin, thư viện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác thông tin khoa học toàn Học viện Tham mưu cho Giám đốc Học viện phát triển quản lý công tác thông tin khoa học của Học viện Thu thập, chọn lọc, xử lý, phân loại phát triển nguồn tin nước nước chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, khoa học trị, hành khoa học xã hội - nhân văn; xây dựng ngân hàng tin mạnh bao gồm loại sở liệu, sở liệu phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo Đảng Nhà nước, của cán nghiên cứu, giảng dạy, học viên của Học viện đối tượng dùng tin khác Tổ chức biên soạn, biên dịch tài liệu nước ngoài, xuất phát hành ấn phẩm thơng tin: tạp chí “Thơng tin khoa học trị - hành chính” (tiếng Việt), tạp chí “Thơng tin khoa học” (tiếng Anh), tin phục vụ lãnh đạo… theo quy định của pháp luật của Giám đốc Học viện Quản lý tổ chức hoạt động của Thư viện Bổ sung tài liệu theo kế hoạch duyệt, thực quy tắc, nghiệp vụ, quy trình hoạt động của Thư viện để phục vụ đối tượng dùng tin theo quy định Quản lý, vận hành, phát triển mạng thông tin điện tử nội Thư viện điện tử Phát hành loại sách, báo, tạp chí, tài liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy tham khảo khác Trung tâm Học viện, đáp ứng tốt nhu cầu của cán bộ, học viên Thu, phát, ghi, gỡ, sao, nhân băng ghi âm, ghi hình hoạt động khoa học, đào tạo hoạt động quan trọng khác của Học viện Tổ chức lưu trữ bảo quản thông tin khoa học với loại hình vật mang tin khác Học viện (dạng giấy, CD-ROM, DVD, VCD, vi phim…) theo quy định lưu trữ quốc gia Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán làm công tác thông tin khoa học của đơn vị toàn Học viện; trường trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 10 Tổ chức hướng dẫn đối tượng dùng tin Học viện 11 Tổ chức dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước của Học viện 12 Hợp tác với tổ chức nước nước ngồi lĩnh vực thơng tin khoa học theo quy định của pháp luật của Giám đốc Học viện 13 Quản lý, chăm lo xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm mặt; thực tốt chế độ, sách, công tác thi đua khen thưởng kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm theo phân cấp quản lý Thực phòng chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí đơn vị theo quy định của pháp luật Quản lý tài tài sản theo phân cấp của Giám đốc Học viện 14 Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Học viện giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức Trên sở chức nhiệm vụ, ban lãnh đạo, Trung tâm chia làm phòng ban khác tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức Trung tâm Thơng tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành Quốc Gia Hồ Chí Minh Hiện Trung tâm có 51 cán (01 Phó giáo sư, Tiến sĩ; 05 Tiến sĩ; 08 Thạc sĩ; 37 Cử nhân) - Ban lãnh đạo Viện gồm 03 đồng chí + Phó giáo sư, Tiến sĩ Võ Văn Đức, Giám đốc + Tiến sĩ Đặng Lễ Nghi, Phó Giám đốc + Tiến sĩ Lê Văn Toan, Phó Giám đốc - Trung tâm gồm phịng: + Phịng Hành - tổng hợp + Phòng Quản trị mạng + Phòng Thư viện + Tạp chí Thơng tin khoa học trị - hành + Tạp chí Thơng tin khoa học (tiếng Anh) + Phịng Hành - tổng hợp 1.2.4 Nguồn lực thông tin Trong hoạt động TTTV, nguồn lực thông tin có vai trị quan trọng, sở tạo sản phẩm dịch vụ thông tin, hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin quan thông tin Các nguồn lực thông tin thư viện tạo lập triệt để khai thác trình chia sẻ nguồn lực thơng tin phương tiện hữu hiệu để tiến hành hoạt động TTTV Vai trị của nguồn lực thơng tin khẳng định lý luận thực tiễn Ngày tri thức của nhân loại phát triển theo cấp số nhân ngày ứng dụng vào thực tiễn với tốc độ nhanh Mọi lĩnh vực hoạt động của người, đặc biệt lĩnh vực quản lý nghiên cứu khoa học không thực thực khơng có hiệu thiếu thơng tin tri thức Chính việc tạo lập nguồn thông tin đầy đủ trang bị thông tin đại giúp cho nhà khoa học nhiều Hoạt động thông tin Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị Hành Quốc gia Hồ Chí Minh nhằm phục vụ cơng tác nghiên cứu giảng dạy của Học viện cần phải khai thác nhiều nguồn thông tin, nhiều kênh thông tin khác phản ánh đối tượng nghiên cứu nhiều góc độ, nhiều quan điểm khác Các nguồn thơng tin bổ trợ, giúp nhà nghiên cứu rút kết luận, nhận định khách quan phản ánh chất của vấn đề Nếu thiếu thông tin cần thiết nguồn thơng tin bị hạn chế cơng trình nghiên cứu Học viện khơng đủ sở khoa học để tới kết luận khách quan Chính q trình hoạt động, Trung tâm ý thức tầm quan trọng của việc phát triển nguồn lực thơng tin, tích cực tạo nguồn, tổ chức thu thập, chọn lọc lưu trữ dạng nguồn tin nước nước liên quan tới khung đề mục ưu tiên phù hợp với chức nhiệm vụ, nghiên cứu giảng dạy Học viện Nguồn lực thông tin Trung tâm tập hợp có hệ thống xuất phẩm vật mang tin khác nhau, tồn dạng thức: tư liệu, điện tử lựa chọn phù hợp với tính chất, loại hình chức năng, nhiệm vụ của quan Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh Nguồn lực thơng tin phong phú khả đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc lớn Đó tài liệu khoa học xã hội lý luận trị, có nhiều tài liệu quý lưu giữ nhiều năm Vốn tài liệu của Trung tâm trở thành kho tài liệu có giá trị, địa hấp dẫn người dùng tin Nguồn lực thông tin Trung tâm chia làm nhóm chính: Nguồn thơng tin văn (sách, báo, tạp chí luận văn, luận án): Nguồn lực thông tin của Trung tâm thừa kế chọn lọc 50 năm xây dựng trưởng thành (1962-2010) ngày phát triển số lượng chất lượng, nguồn tin chiếm tỷ trọng lớn vốn tài liệu của Trung tâm Nguồn tài liệu chia thành dạng: tài liệu công bố tài liệu không công bố + Tài liệu cơng bố hay cịn gọi tài liệu xuất nhà xuất ấn hành thường đánh số ISSN ISBN, phân phối qua kênh phát hành thức nhà xuất bản, công ty, đại lý phát hành, hiệu sách…Hiện nay, Trung tâm số lượng tài liệu dạng lên tới hàng trăm ngàn sách Trung bình năm Trung tâm bổ sung khoảng 400 tên sách với gần 4000 (mỗi tên sách nhập từ 3-7 cuốn, tuỳ loại; riêng sách kinh điển thường bổ sung với số lượng lớn nhằm phục vụ nhu cầu đặc biệt của quan chuyên nghiên cứu chủ nghĩa Mác Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh) Trung tâm chủ yếu bổ sung sách trị xã hội: sách kinh điển Mác, Enghen, Lênin, Hồ Chí Minh…tài liệu của vị lãnh đạo Đảng, Nhà nước; sách giáo trình, tham khảo thuộc lĩnh vực giảng dạy, học tập nghiên cứu của Học viện như: triết học, lịch sử Đảng, xây dựng Đảng, kinh tế trị, luật…, sách văn hố, giải trí…Hiện Trung tâm có 20.000 tên tài liệu với 230.000 cuốn, có khoảng 5000 tên sách ngoại văn với 25.000 Cơ cấu sách Trung tâm sau:  Sách kinh điển 20%  Sách giáo trình 10%  Sách tham khảo 60% bao gồm nhiều lĩnh vực Cụ thể sách tham khảo lý luận trị 35%; sách kinh tế 10%; sách văn hoá – xã hội 10%; sách văn học 5%; sách tra cứu 5% Ngoài Trung tâm bổ sung số lượng báo, tạp chí lớn, trung bình năm bổ sung:  Báo tiếng Việt: 60 loại (1-2 bản)  Tạp chí tiếng Việt: 80 tên tạp chí (1-2 bản)  Bản tin: tin thuộc Trung tâm thông tin khoa học Viện Học viện ấn hành  Báo tạp chí ngoại văn khoảng gần 60 tên với nhiều thứ tiếng như: Trung, Nga, Pháp, Anh, Đức… Ngồi số báo, tạp chí mua ngân sách, Trung tâm cịn có kênh cung cấp báo, tạp chí từ địa phương (tỉnh, thành phố) nước gửi tặng Trong tài liệu báo tạp chí nêu trên, Trung tâm chọn số tên báo tạp chí để đóng lưu, phục vụ nhu cầu nghiên cứu lâu dài của bạn đọc thực nhiệm vụ lưu giữ tài liệu của Trung tâm báo Nhân dân, Quân đội nhân dân; tạp chí Cộng sản, Lịch sử Đảng, Lý luận trị… + Tài liệu khơng cơng bố hay cịn gọi tài liệu “xám”, tất tài liệu đưa quan phủ, Viện nghiên cứu, Trường Đại học, tổ chức thương mại công nghiệp dạng in của điện tử không kiểm soát nhà xuất thương mại với hàng ngàn luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu… Nội dung thông tin tài liệu xám thường đa dạng, phong phú, chứa đựng kinh nghiệm tích luỹ q trình hoạt động nghiên cứu khoa học, sản xuất… Việc tiếp cận với nguồn thơng tin có ý nghĩa to lớn giúp nhà quản lý, nhà khoa học, nhà nghiên cứu giảm thời gian công sức tiền của để có nguồn thơng tin q giá Từ trước tới nay, nguồn tài liệu “xám” của Học viện luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của học viên cán nghiên cứu, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học… bảo vệ Học viện nộp lưu chiểu cho trung tâm Hiện nguồn tài liệu “xám” Trung tâm lưu giữ với tổng số 12.425 bản: + Luận án tiến sĩ : 839 + Luận án thạc sĩ : 2759 + Luận văn cử nhân : 8191 + Đề tài nghiên cứu : 636 Trải qua trình hoạt động phát triển, nguồn lực thông tin của Trung tâm phát triển không ngừng, ngày phong phú số lượng chất lượng với nhiều loại hình tài liệu khác Hiện công tác bổ sung tài liệu của Trung tâm hàng năm so với định mức của quan quản lý so với nhu cầu của bạn đọc nhiều hạn chế Số tên số tài liệu (cả sách, báo, tạp chí) đạt 50% định mức kinh phí Do hạn chế kinh phí bổ sung, Trung tâm có nhiều cố gắng không đáp ứng đầy đủ nhu cầu dùng tin của bạn đọc, đặc biệt điều kiện số lượng tài liệu in ấn xuất hàng năm vơ lớn tình trạng giá ngày tăng - Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL): Công nghệ thông tin thâm nhập làm biến đổi sâu sắc quy trình TTTV, làm thay đổi phương thức làm việc của cán thư viện người dùng tin Đó việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc tự động hố q trình xử lý, lưu trữ phổ biến thơng tin tư liệu Nguồn tài liệu điện tử có ưu điểm rõ rệt so với tài liệu truyền thống gọn nhẹ, khơng nhiều diện tích xếp giá, tính phổ cập lớn Các loại sách, báo, tạp chí đĩa quang, CD-ROM nguồn lực thông tin tổ chức mạng máy tính Bên cạnh nguồn tin truyền thống, Trung tâm thông tin khoa học trung tâm TTTV khác từng bước đại hố cơng tác thư viện của Kết bước đầu của q trình tin học hố quan TTTV CSDL tài liệu, chúng xây dựng nhằm lưu trữ, bảo quản liệu vốn tài liệu đồng thời phục vụ hiệu công tác quản lý tra cứu tìm tin giúp cho việc truy nhập xử lý liệu dễ dàng, nhanh chóng Có thể nói CSDL tài liệu phận thiếu hệ thống thư viện tự động hoá Cùng với trưởng thành của Học viện, Trung tâm thông tin khoa học từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu, hoàn thiện máy tra cứu, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, trung tâm sớm ứng dụng tin học hố hoạt động TTTV Nguồn lực thơng tin của Trung tâm ngày đa dạng phong phú, nguồn tài liệu truyền thống, nguồn tin điện tử bổ sung ngày nhiều Nhận thức vai trị của nguồn lực thơng tin điện tử, Trung tâm tích cực triển khai xây dựng CSDL từ năm 1992 Đến Trung tâm xây dựng số CSDL như: CSDL SACHTV, TM… CSDL tổ chức hệ quản trị liệu CDS-ISIS for Windows với quy định thống format, biểu mẫu, nhãn trường thường xuyên cập nhật, có hiệu đính, bổ sung sửa chữa Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý liệu CDS/ISIS đến thời điểm xây dựng số CSDL quản trị liệu sách, báo, tạp chí + CSDL TM: với gần 30.000 biểu ghi trích báo, tạp chí CSDL xây dựng từ năm 1995 với 46 loại báo, tạp chí TW thuộc tất lĩnh vực: Chính trị, xã hội, pháp luật… mà Trung tâm nhập như: Nhân dân, Ngân hàng, Xây dựng Đảng, Con số kiện, Thương mại, Nghiên cứu quốc tế, Phát triển kinh tế, Tài chính,… + CSDL SACHTV: Được xây dựng từ năm 2002 thay cho CSDL SACH trước Đây CSDL lớn quan trọng của Trung tâm, phản ánh tài liệu dạng sách ngôn ngữ tiếng Việt của Trung tâm số lượng lớn luận án, luận văn, kỷ yếu, đề tài nghiên cứu khoa học của Học viện Đến năm 2009 cập nhật 19.294 biểu ghi CSDL SACHTV dạng CSDL tích hợp, Trung tâm dùng CSDL để quản lý vốn tài liệu, sử dụng biểu mẫu cho sách luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu Đầu năm 2007 Trung tâm xây dựng thêm số CSDL sau: + CSDL SATV: có 600 biểu ghi, cập nhật tài liệu dạng sách + CSDL LA: Có 600 biểu ghi quản lý luận án thạc sỹ, luận văn tiến sỹ, đề tài nghiên cứu bảo vệ Học viện Đây tài liệu có giá trị hệ thống vốn tài liệu Trung tâm Các tài liệu tài liệu không công bố nên khai thác khía cạnh thơng tin thư mục, bạn đọc đọc chỗ chụp phần thông tin cần khơng mượn Nhìn chung CSDL nguồn tài liệu quý giá học viên cán Học viện việc cung cấp thêm thông tin chuyên ngành kinh tế, trị,…phục vụ đắc lực cho việc nghiên cứu học tập + CSDL LVCN: Có khoảng 40 biểu ghi Từ năm học 2005-2006, theo Nghị 453 Quyết định 80 của Ban Giám đốc Học viện việc đổi phương pháp nghiên cứu, giảng dạy học tập, có 20% số lượng học viên làm luận văn nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng của luận văn Các CSDL cập nhật sách, luận văn, luận án từ năm 1999 trở lại tài liệu trước chưa hồi cố chưa đủ nhân lực kinh phí + Nguồn tin dạng CD- ROM Trung tâm với “Hồ Chí Minh toàn tập”, “Hệ thống văn pháp luật văn có liên quan (năm 2004- 6/2005)”, “Tuổi trẻ Việt Nam học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh”,… 1.3 Những vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu Vốn tài liệu thư viện tảng, sở để tổ chức hoạt động của thư viện, định đến tồn của thư viện Vốn tài liệu phong phú, đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin việc tổ chức bảo quản chúng cách khoa học, hợp lý lại phải quan tâm 1.3.1 Những vấn đề tổ chức vốn tài liệu Tổ chức vốn tài liệu loạt thao tác nghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài liệu có trật định giá để sẵn sàng phục vụ độc giả có u cầu có sách bảo quản hợp lý Các thao tác bao gồm:  Xử lý tài liệu: + Xử lý hình thức tài liệu + Xử lý nội dung tài liệu  Phương thức tổ chức vốn tài liệu Các công việc đòi hỏi cán thư viện phải cẩn thận tập trung tỉ mỉ tài liệu xếp xác vào chỗ bạn đọc cần tìm tài liệu nhanh chóng tìm 1.3.2 Những vấn đề bảo quản vốn tài liệu Bảo quản vốn tài liệu sách hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm kéo dài tuổi thọ bảo vệ tài liệu thư viện, lưu trữ khỏi bị làm hỏng, gây thiệt hại huỷ hoại đảm bảo tính thơng tin đầy đủ của tài liệu Theo IFLA (Liên hiệp Quốc tế Hội thư viện): “Bảo quản sách hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ tài liệu thư viện lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại huỷ hoại, bao gồm phương pháp kỹ thuật đội ngũ chuyên môn đề ra”  Bảo quản chia làm loại: + Bảo quản dự phòng: trọng đến việc ngăn chặn tình trạng xuống cấp của tồn tư liệu nói chung + Bảo quản phục chế: nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp mặt lý tính hố tính của tài liệu Bảo quản địi hỏi quan thông tin, lưu trữ, thư viện,… phải xem xét nhiều hệ thống khác nhau, quy tắc chủ trương sách định, để đề phòng thiệt hại gây cho tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng trao đổi từ hiểm họa, phá hoại trộm cắp Đảm bảo thực biện pháp bảo vệ, quy tắc chủ trương cho phép đánh giá mức độ tư liệu xuống cấp tương lai, trước thiệt hại bất ngờ 1.4 Vai trị cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trong trình tổ chức vốn tài liệu, thư viện đồng thời giải hai nhiệm vụ trái ngược nhau, lại có quan hệ biện chứng với Đó việc sử dụng tích cực vốn tài liệu của thư viện việc phải bảo quản chúng lâu dài Nếu vốn tài liệu sử dụng thường xuyên, đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng nhu cầu bạn đọc, vốn tài liệu nhanh chóng hư hỏng, cịn vốn tài liệu sử dụng, bảo quản tốt Nhiệm vụ của công tác tổ chức vốn tài liệu phải điều hồ mâu thuẫn đó, đảm bảo việc ln chuyển tài liệu tích cực đơng đảo bạn đọc, người dùng tin, đáp ứng đầy đủ nhu cầu bạn đọc thời gian ngắn Đồng thời, vốn tài liệu bảo quản lâu dài coi tài sản chung của xã hội, góp phần gìn giữ di sản văn hố dân tộc nói riêng nhân loại nói chung Giải mâu thuẫn cách có hiệu hay khơng lại phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức vốn tài liệu của thư viện việc giáo dục bạn đọc chấp hành nội quy của thư viện Từ thấy cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, có ý nghĩa quan trọng Trung tâm thơng tin, Thư viện nói chung Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị Hành Quốc gia Hồ Chí Minh nói riêng Nhận thức tầm quan trọng Trung tâm quan tâm đến công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu nhằm hoàn thành tốt chức tổ chức xây dựng quản lý vốn tài liệu của Học viện phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên học viên Học viện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Đào (2008), Về vấn đề tổ chức kho mở thư viện nay, http://www.vanhoanghethuat.org.vn, cập nhật ngày 5/5/2010 Nguyễn Thuý Hằng (2006), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường Đại học Cơng đồn Hà Nội, Khố luận tốt nghiệp chun ngành Thơng tin - Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, Hà Nội Kim Thị Hoa (2000), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Hà Nội, Khố luận tốt nghiệp chun ngành Thơng tin - Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh (2007), Báo cáo tổng quan Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh, Hà Nội Phạm Thị Tuyết Mai (2009), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Quốc gia Việt Nam, Niên luận chuyên ngành Thông tin - Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Phòng Thư viện ( 2009), Báo cáo tình hình hoạt động Phịng Thư viện, Hà Nội Đoàn Phan Tân (1997), Tin học hoạt động thơng tin, Văn hố – Thơng tin, Hà Nội Tạ Thị Thịnh (1999), Phân loại tổ chức mục lục phân loại, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 10 Thu Trang (2008), Góp phần nâng cao nhận thức-giữ gìn tài liệu cơng tác bảo quản VTL, http://www.nlv.gov.vn, cập nhật ngày 15/5/2010 11 Trần Mạnh Tuấn (1998), Sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện, Trung tâm thông tin tư liệu Khoa học công nghệ quốc gia, Hà Nội 12 Phan Văn (1993), Thông tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 13 Phan Văn (1993), Thư viện học đại cương, Đại học Tổng hợp Hà Nội, Hà Nội 14 Lê Văn Viết (2001), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hố – Thơng tin, Hà Nội 15 Website của Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh: http://www.npa.org.vn 16 Website của Trung tâm thơng tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh: http://vttkh.hcmnpa.org.vn ... 27 1.4 Vai trị của cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu .28 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC – HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH... cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thơng tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản Trung tâm Thông. .. pháp nhằm nâng cao Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh CHƢƠNG 1: TRUNG TÂM THƠNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ