Phân tích vai trò của nhân viên mua hàng trong doanh nghiệp thương mại .Lấy ví dụ thực tế quá trình mua hàng của 1 doanh nghiệp thương mại

Phân tích vai trò của nhân viên mua hàng trong doanh nghiệp thương mại .Lấy ví dụ thực tế quá trình mua hàng của 1 doanh nghiệp thương mại . Phần I: Cơ sở lý luận. 1.1:Khái niệm, mục tiêu của mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1:Khái niệm mua hàng : Mua hàng là quá trình nhằm tạo ra yếu tố đàu vào đầy đủ và kịp thời,phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp với chi phí thấp nhất. 1.1.2: Mục tiêu của mua hàng Mục tiêu của cung ứng là đưa đến cho doanh nghiệp những hàng hoá nhằm thoả mãn thường xuyên đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá với chi phí thấp nhất. Mục tiêu chi phí Trong kinh doanh những hàng hoá chất lượng như nhau, nhưng nếu giá cả thấp sẽ tạo điều kiện tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn. Vì vậy, phấn đấu giảm phí là yếu tố quan trọng. Muốn thực hiện được mục tiêu này đối với những mặt hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh doanh nghiệp cần phải phấn đấu mua với giá rẻ nhất (chi phí mua hàng thấp nhất) Khi mua hàng với số lượng lớn doanh nghiệp thường được giảm giá do chiết khấu và còn là điều kiện phấn đấu giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng và nhiều loại chi phí khác. Mục tiêu chất lượng Chất lượng hàng hoá là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiêu thụ và khả năng cạnh tranh thành công của các doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay cung luôn luôn có xu hướng lớn hơn cầu. Vì vậy, hàng hoá phải đảm bảo chất lượng tối ưu chứ không phải chất lượng tối đa Mục tiêu an toàn Để tránh gián đoạn dự trữ của doanh nghiệp, cần phải tìm được người cung ứng đảm bảo giao hàng đầy đủ đều đặn, đúng thời hạn. Giao hàng đúng thời hạn đảm bảo doanh nghiệp luôn luôn có hàng để bán. Vì vậy, quan trọng là người cung ứng phải tuân thủ thời hạn đã dự kiến. 1.2: Vai trò của nhân viên mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp thương mại, hành vi dễ sai lầm nhất là mua. Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các yêu cầu sau: Kiến thức phong phú: người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh, phải nắm được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nắm được chính sách kinh tế của Nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua, biết phân tích diễn biến thị trường. Năng động tỉnh táo: giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu tiêu dùng và giá cả; … thông tin đối tác. Có khả năng giao tiếp tốt: khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi trong đàm phán cho doanh nghiệp. 1.3:Quy trình mua hàng Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp Thỏa mãn Không thỏa mãn 1.3.1.Xác định nhu cầu mua hàng: Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trư¬ớc khi mua hàng nhà quản trị phải xác định đ¬ược nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào. Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu cầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần. Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị tr¬ường giúp cho các doanh nghiệp xác định đư¬ợc nhu cầu, từ đó xác định đư¬ợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể l¬ượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, ph¬ương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lư¬ợng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả. Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế ngư¬ời ta th¬ường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển. M + D dk = B + D ck + Dhh Trong đó: M L¬ượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh. B – Lư¬ợng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì D dk L¬ượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh D ck –Lư¬ợng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo. Dhh Định mức hao hụt (nếu có) Chất lượng mua vào như thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu. +Yêu cầu về chất lượng: Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào. Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất

Đề tài :Phân tích vai trị nhân viên mua hàng doanh nghiệp thương mại Lấy ví dụ thực tế trình mua hàng doanh nghiệp thương mại Phần I: Cơ sở lý luận 1.1:Khái niệm, mục tiêu mua hàng doanh nghiệp thương mại 1.1.1:Khái niệm mua hàng : Mua hàng trình nhằm tạo yếu tố đàu vào đầy đủ kịp thời,phù hợp với nhu cầu khách hàng kế hoạch bán doanh nghiệp với chi phí thấp 1.1.2: Mục tiêu mua hàng Mục tiêu cung ứng đưa đến cho doanh nghiệp hàng hoá nhằm thoả mãn thường xuyên đầy đủ cho nhu cầu tiêu dùng mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hố với chi phí thấp -Mục tiêu chi phí Trong kinh doanh hàng hố chất lượng nhau, giá thấp tạo điều kiện tiêu thụ hàng hố nhanh Vì vậy, phấn đấu giảm phí yếu tố quan trọng Muốn thực mục tiêu mặt hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh doanh nghiệp cần phải phấn đấu mua với giá rẻ (chi phí mua hàng thấp nhất) Khi mua hàng với số lượng lớn doanh nghiệp thường giảm giá chiết khấu cịn điều kiện phấn đấu giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng nhiều loại chi phí khác -Mục tiêu chất lượng Chất lượng hàng hố yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiêu thụ khả cạnh tranh thành công doanh nghiệp, điều kiện cung ln có xu hướng lớn cầu Vì vậy, hàng hố phải đảm bảo chất lượng tối ưu khơng phải chất lượng tối đa -Mục tiêu an toàn Để tránh gián đoạn dự trữ doanh nghiệp, cần phải tìm người cung ứng đảm bảo giao hàng đầy đủ đặn, thời hạn Giao hàng thời hạn đảm bảo doanh nghiệp ln ln có hàng để bán Vì vậy, quan trọng người cung ứng phải tuân thủ thời hạn dự kiến 1.2: Vai trò nhân viên mua hàng doanh nghiệp thương mại Trong hoạt động mua bán doanh nghiệp thương mại, hành vi dễ sai lầm mua Mua không đảm bảo ảnh hưởng trực tiếp đến kết hiệu kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, việc mua hàng phụ thuộc nhiều vào hoạt động người Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua khâu quan trọng hoạt động kinh doanh Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo yêu cầu sau: Kiến thức phong phú: người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết hàng hố kinh doanh, phải nắm hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, nắm sách kinh tế Nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm thu mua, biết phân tích diễn biến thị trường Năng động tỉnh táo: giỏi khai thác thơng tin, nắm kịp thời tình hình biến động thị trường nhu cầu tiêu dùng giá cả; … thơng tin đối tác Có khả giao tiếp tốt: khả giao tiếp tốt yếu tố có lợi đàm phán cho doanh nghiệp 1.3:Quy trình mua hàng Sơ đồ trình mua hàng doanh nghiệp Xác định nhu cầu Thỏa mãn Tìm lựa chọn người cung ứng Khơng thỏa mãn Đánh giá kết Thương lượng đặt hàng Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa 1.3.1.Xác định nhu cầu mua hàng: Mua hàng hoạt động xuất phát từ nhu cầu trước mua hàng nhà quản trị phải xác định nhu cầu mua hàng doanh nghiệp thời kì Thực chất giai đoạn trả lời cho câu trả lời mua gì, mua bao nhiêu, chất lượng - Mua gì? phụ thuộc vầo nhu cầu bán để xác định Mua doanh nghiệp cần tức thị trường cần Để xác định xem cần mua doanh nghiệp phải nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm nhu cầu khách hàng để thoả mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu, từ xác định tổng cung hàng hoá, kế hoạch tạo nguồn mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung khu vực, chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán doanh nghiệp, tạo lợi nhuận hợp pháp, hiệu Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định số lượng hàng hoá mua vào thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển M + D dk = B + D ck + Dhh Trong đó: M - Lượng hàng hố cần mua vào tồn kì kinh doanh B – Lượng hàng bán (theo kế hoạch) doanh nghiệp kì D dk- Lượng hàng hố tồn kho doanh nghiệp đầu kì kinh doanh D ck –Lượng hàng hố dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh Dhh- Định mức hao hụt (nếu có) -Chất lượng mua vào nào? xác định theo nhu cầu bán doanh nghiệp Mua vào phụ thuộc vào mức bán doanh nghiệp số lượng, chất lượng, cấu +Yêu cầu chất lượng: Doanh nghiệp phải đưa mục tiêu chất lượng hàng hoá mua vào Cần ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu mục tiêu chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu mà hàng hố đáp ứng cách tốt chu cầu đo người mua người bán hay người sản xuất thu nhiều lợi nhuận Còn chất lượng tối đa mức chất lượng đạt cao doanh nghiệp sử dụng yếu tố đầu vào để tạo sản phẩm, mức chất lượng cao thấp mức chất lượng tối ưu trình độ sử dụng yếu tố đầu vào doanh nghiệp chưa tối ưu Ngoài doanh nghiệp cần ý đến yêu cầu cấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo mục tiêu chi phí mục tiêu an toàn Việc xác định nhu cầu mua hàng giúp doanh nghiệp có lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp mua từ tìm lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp 1.3.2 Tìm lựa chọn nhà cung cấp Thực chất để trả lời câu hỏi mua Để thực mục tiêu doanh nghiệp phải tìm lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt doanh nghiệp tìm đâu Tìm nhà cung cấp: Có nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại tìm kiếm nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp tìm thơng qua hình thức: + Thơng qua chương trình quảng cáo, giới thiệu nhà cung cấp + Thông qua hội chợ, triển lãm + Thông qua đơn thư chào hàng + Thông qua hội nghị khách hàng Các danh sách đầy đủ tốt Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng cách sáng tạo nguyên tắc “ khơng nên có nhà cung cấp ” Muốn phải nghiên cứu toàn diện kĩ nhà cung cấp trước đưa định chọn lựa, phải đánh giá khả tiềm ẩn họ việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ với chi phí vận tải nhỏ ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vì việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa quan trọng nhà quản trị Có nhiều quan điểm khác lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyền thống cho phải thường xuyên chọn nhà cung cấp có lựa chọn nhà cung cấp với giá đem lại với chi phí thấp Họ thường thay đổi nhà cung cấp biện pháp: thường xun tính tốn lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho lần cấp hàng Có quan điểm hồn tồn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo giá hợp lý Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp sẵn có thị trường người cung cấp xuất Những người cung cấp xuất thường tự tìm đến giới thiệu xin cung cấp hàng hố mà doanh nghiệp có nhu cầu Con đường tìm đến nhà cung cấp trực tiếp gián tiếp Doanh nghiệp tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu Qua phân tích nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh cân nhắc người cấp hàng, doanh nghiệp chọn người cấp hàng cho Các nguyên tắc lựa chọn đặt cân nhắc là: - Nếu lựa chọn nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi mua hàng với giá ưu đãi, lâu dài trở thành khách hàng truyền thống lại có hạn chế rủi ro cao nhà cung cấp gặp rắc rối khơng có đủ hàng khơng có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trường hợp doanh nghiệp không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, bị ép giá - Ngược lại lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho có ưu điểm giảm độ rủi ro, tránh ép giá lại có hạn chế khơng giảm giá mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định giá chất lượng không cao nhà quản trị cần có lựa chọn hợp lý Ngồi nhà quản trị cần ý đến vấn đề sau: - Đối với mặt hàng mà doanh nghiệp sẵn có nhà cung ứng (tức mặt hàng doanh nghiệp kinh doanh) việc có cần phải tìm kiếm nhà cung cấp hay khơng cần phải dựa nguyên tắc “ nhà cung cấp cịn làm cho hài lịng tiếp tục mua hàng họ ” - Đối với hàng hoá đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh doanh nghiệp trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ nhà cung cấp Phương pháp đê lựa chọn: - Xây dựng hàng loạt tiêu cho điểm nhà cung cấp khác để có định lựa chọn Trên sở danh sách lập tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa tiêu thức khác gắn với mục tiêu việc mua hàng xác định Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp: + Vị uy tín nhà cung cấp thương trường( so với nhà cung cấp khác) + Vị trí nhà cung cấp giai đoạn phát triển + Khả tài nhà cung cấp: họ giai đoạn ổn định phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay thời kì thua lỗ có khó khăn tài + Uy tín nhà cung cấp: uy tín chất lượng sản phẩm, uy tín việc giao nhận hàng hố( thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm) + Các dịch vụ sau bán hàng nhà cung cấp + Vị trí địa lí nhà cung cấp: điều ảnh hưởng đến khẳ giao hàng + Khả thích ứng nhà cung cấp với thị trường nói chung địi hỏi doanh nghiệp nói riêng đặc biệt xem xét nhà cung cấp phải xem xét đến khả thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi Sau doanh nghiệp tiến hành cho điểm tiêu thức có gắn với hệ số quan trọng, từ xác định tổng số điểm nhà cung cấp Dựa vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp 1.3.3 Thương lượng đặt hàng Mục đích: Thương lượng đăt hàng bước quan trọng giúp doanh nghiệp đạt thỏa thuận hợp lý với nhà cung cấp điều kiện mua bán sản phẩm , dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng théo hình thức phù hợp -Thương lượng Thương lượng với nhà cung cấp hiểu trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đến thỏa thuận hai bên (người mua người bán) nhằm mục đích có lợi Đây giai đoạn quan trọng trình mua hàng, định đến chất lượng hiệu công tác mua hàng Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến vấn đề thương lượng sau: +Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm (ở ý mặt mẫu mã, chất lượng hàng hóa bên bên sản phẩm, phương tiện phương pháp điều tra) +Gía giao động giá thị trường lúc giao hàng có biến động +Phương thức hình thức tốn tiền mua hàng (trả tiền chuyển khoản, trả hay trả chậm +Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng ( Giao kho người cung ứng, hay giao kho doanh nghiệp thương mại) +Điều kiện giao hàng: Giao hàng kho người cung ứng, hau giao hàng nơi mua hàng, thời hạn nên ghi rõ ràng +Chịu trách nhiệm vật chất giao hàng không theo điều kí kết hợp đồng … Giao dịch, đàm phán coi hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức tư khoa học, nhà quản trị ln phải có chuẩn bị kỹ để khơng bị động hay làm chủ động trước nhà cung cấp,đó việc giải tốn mua hàng với hàm mục tiêu ràng buộc lỏng, chặt khác Mặt khác, nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt hình thức giao dịch, đàm phán, cơng cụ giao tiếp khác (như giao dịch, giao tiếp thông qua thư từ, điện thoại, điện báo, internet, gặp gỡ trực tiếp…) tùy theo thương vụ kinh doanh: mục tiêu việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp giao dịch, đàm phán, khả tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp… để lựa chọn bước thích hợp Một vài điểm cần lưu ý: Cần biết cá nhân người bán, biết rõ nhu cầu mình, biết rõ tổ chức thương lượng, biết dẫn dắt thương lượng -Đặt hàng Kết trình thương lượng việc doanh nghiệp đặt hàng với nhà cung cấp, theo hình thức chủ yếu ký kết hợp đồng mua hàng (đứng tên người mua người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng Trong đó, hình thức hợp đồng mua bán quan trọng có tính pháp lý cao nhất, sở pháp lý ràng buộc người mua người bán Hợp đồng mua bán sở để bên làm tốt nghĩa vụ mình, pháp lý để phân xử trách nhiệm bên có tranh chấp xử lý vi phạm hợp đồng Hợp đồng in thành nhiều để bên mua bên bán theo dõi thực điều khoản thỏa thuận hợp đồng -theo dõi kiểm tra giao nhận hàng Việc giao nhận hàng thực sở hợp đồng nhiên cần đôn đốc, thúc giục nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, làm gián đoạn q trình lưu thơng Cần giám sát, theo dõi tồn q trình giao hàng xem bên cung cấp có thực điều kiện ghi hợp đồng khơng Cụ thể: + Hàng hố nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu hay không ảnh hởng đến kinh doanh sau doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn hàng hoá phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín cơng ty + Kiểm tra số lượng: vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng Nếu khơng có sai sót kí vào biên nhận hàng + Kiểm tra chất lượng: vào hợp đồng mua hàng đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hàng hố đơn hàng khơng phù hợp hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên báo cho người cung cấp Sau làm thủ tục nhập hàng hố xong người quản lí kho hàng kí vào biên nhập hàng, kho giữ bản, kế toán giữ bản, gửi cho người cung cấp, đến trình thu mua kết thúc -Đánh giá kết thu mua Sau lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết hiệu mua hàng Cơ sở việc đánh giá mục tiêu mua hàng xác định từ đầu mức độ phù hợp hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng mục tiêu tài doanh nghiệp Có thể xảy hai trờng hợp: + Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa người cung cấp đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh đầu vào ổn định Như định mua hàng doanh nghiệp có kết có hiệu + Trường hợp 2: Nếu khơng thoả mãn định mua hàng doanh nghiệp sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm khắc phục sai sót để tránh phạm phải sai lầm Việc đánh giá kết mua hàng phải làm rõ thành công mặt tồn hoạt động mua hàng, đo lường đóng góp thành viên, phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm cá nhân phận Trên tất trình mua hàng doanh nghiệp, hoạt động quản trị ln gắn liền với bước q trình từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc Bất kể sai sót nhà quản trị ảnh hưởng đến kết mua hàng, từ ảnh hưởng đến kết bán doanh nghiệp Phần II: Thực tế q trình mua hàng cơng ty cổ phần Phú Thái 2.1 Giới thiệu chung Công ty cổ phần phú thái 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty PT Tên công ty: Cơng ty Cổ phần Tập đồn Phú Thái Tên giao dịch: PhuThaiGroup Địa chỉ: 186 Trường Chinh – Khương Thượng – Đống Đa – Hà Nội Ngày thành lập: 28/3/1993 Được thành lập từ năm 1993, đến công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Thái trở thành mơ hình Tập đồn phân phối bán lẻ hàng tiêu dùng hàng đầu Việt Nam Với gần 3000 nhân viên, Phú Thái xây dựng mạng lưới phân phối bán sỉ rộng khắp phạm vi nước Hiện nay, Tập đồn Phú Thái có gần 30 đơn vị trực thuộc gồm công ty thành viên, trung tâm phân phối trung tâm kho vận toàn quốc Với định hướng chiến lược đắn, Phú Thái đạt tốc độ tăng trưởng liên tục đạt 40% năm Phú Thái áp dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp quốc tế, phần mềm quản trị đại đội ngũ nhân lực cao cấp nước Tiếp tục khẳng định vị trí hàng đầu hoạt động phân phối hàng hoá, xây dựng hệ thống kho vận bán lẻ nhiệm vụ trọng tâm Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Thái giai đoạn tới Sau 23 năm hoạt động kinh doanh, Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Thái cá nhân Tổng Giám đốc Phạm Đình Đồn vinh dự nhận nhiều giải thưởng cao quý khen cấp Huân chương Lao động hạng III; Bằng khen Thủ tướng Chính phủ; Bằng khen Bộ Tài Chính, Bộ Công Thương, Uỷ Ban Nhân dân Thành phố Hà Nội, TW Đoàn, Hội Doanh nghiệp trẻ, Hội Doanh nghiệp vừa nhỏ… Đồng thời, Phú Thái doanh nghiệp Việt Nam lĩnh vực phân phối hàng hoá nhận chứng ISO 9001:2000 tổ chức TUV Đức cấp -Tầm nhìn Trở thành Tập đoàn Phân phối Bán lẻ hàng đầu Việt Nam -Sứ mệnh Tập đoàn Phú Thái cam kết hoạt động dựa lợi ích tin cậy đối tác, khách hàng, cổ đông đội ngũ CBCNV để giữ vững vai trò tiên phong hệ thống phân phối bán lẻ Việt Nam, đóng góp thiết thực cho phát triển, hội nhập kinh tế nước nhà -Triết lý hoạt động 10 Ln nỗ lực hồn thiện phát triển chun mơn hố cải tiến khơng ngừng nhằm giữ vững vị trí hàng đầu lĩnh vực hoạt động Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, động, hiệu quả, thân thiện, công tạo hội phát triển nghiệp lâu dài cho tất nhân viên Cam kết hợp tác lâu dài với đối tác khách hàng chất lượng sản phẩm & dịch vụ hoàn hảo sở bên có lợi phát triển Cam kết tuân thủ pháp luật hoạt động có ý thức cho việc đóp góp vào hội nhập phát triển kinh tế Việt Nam 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Cổ Phần Tập Đồn Phú Thái 2.1.2.1 Chức cơng ty cổ phần tập đoàn Phú Thái -Tổ chức trình nghiệp vụ, kỹ thuật kinh doanh thương mại bao gồm: Tổ chức nghiên cứu thị trường Tổ chức khai thác nhập hàng Tổ chức dự trữ bảo quản hàng hóa Tổ chức tuyên truyền giới thiệu hàng Tổ chức bán hàng phục vụ khách hàng -Quản lý mặt doanh nghiệp Quản lý kế hoạch luân chuyển hàng hóa, kinh doanh XNK Quản lý việc sử dụng nguồn vốn kinh doanh DN Quản lý sử dụng lao động Quản lý sở vật chất kỹ thuật Quản lý kế toán nghiệp vụ kinh doanh 2.1.3.2 Nhiệm vụ công ty cổ phần tập đồn Phú Thái Thực mục đích thành lập doanh nghiệp kinh doanh theo ngành nghề đăng ký, quy định định thành lập doanh nghiệp Thực nhiệm vụ nghĩa vụ nhà nước Phục vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng đồng thời kinh doanh có lãi Đóng góp đầy đủ cho ngân sách nhà nước Tổ chức quản lý tốt lao động doanh nghiệp Xây dựng chiến lược phát triển nghành hàng, lập kế hoạch định thực hướng phát triên dài hạn, trung hạn ngắn hạn công ty Tổ chức hoạt động kinh doanh phát triển theo kế hoạch nhàm đạt mục tiêu chiến lược công ty 11 Thực phương án đầu tư chiều sâu sở kinh doanh công ty nhằm đem lại hiệu kinh doanh Nghiên cứu ứng dụng công nghệ nhằm tạo sản phẩm Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao lực làm việc cho cán công nhân viên thự đầy đủ chế độ, sách nhà nước người lao động 2.1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh Là doanh nghiệp thương mại có quy mô lớm, Công ty TNHH Phú Thái kinh doanh nhiều loại hàng hóa: -Kinh doanh xuất nhập phân phối tất loại hàng hóa tiêu dùng -Thực dịch vụ cung ứng kho tàng, vận chuyển, giao nhận phân phối hàng hóa -Dịch vụ nghiên cứu thi trường, tư vấn kinh doanh đầu tư 2.1.2.4 Mặt hàng kinh doanh Phân phối sản phẩm Công ty P&G Việt Nam bao gồm mặt hàng sau: -Mặt hàng gia dụng -Thiết bị công nghệ,điện tử -Nhóm mặt hàng khác -Dịch vụ kho tàng vận chuyển 2.1.2.5 Thị trường kinh doanh Công ty TNHH Phú Thái với gần 3000 nhân viên tập đoàn phân phối tiêu dùng lớn nước chuyên phân phối mặt hàng phục vụ cho tiêu dùng cơng ty Phú Thái có mạng lưới lớn phân phối sản phẩm rộng với 95 địa điểm phân phối, 500 địa buán buôn, 40.000 địa bán lẻ, 300 cửa hàng 90 siêu thị 2.1.3 Đặc điểm tổ chức máy Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Phú Thái Hội đồng quản trị: Gồm thành viên quan quản trị cao cơng ty, có tồn quyền định liên quan đến mục tiêu cơng ty, có quyền hạn giám sát kiểm tra việc thực định hội đồng quản trị ban giám đốc +Giám đốc: Là người đứng đầu đại diện pháp luật công ty, chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức hoạt động cơng ty +Phó giám đốc phụ trách chung: Kiểm tra đơn đốc phận nghiệp vụ, phịng ban, thay giám đốc giải việc giám đốc khơng có mặt báo cáo lại việc cho giám đốc +Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Chịu trách nhiệm điều hành đôn đốc phận thuộc lĩnh vực kinh doanh phát triển công ty 12 Giúp việc cho ban giám đốc cịn có phòng ban với nhiệm vụ chức khác nhau: +Phịng kinh doanh: Phịng chiến lược cơng ty, có nhiệm vụ lập kế hoạch tiêu thụ hồng hóa cho đạt doanh số tối ưu, điều tra phân tích thị trường biết thời điểm thị trường cần, mặt hàng thị trường bão hòa, hay khan để đưa chiến lược kinh doanh hiệu Ngồi ra, phịng kinh doanh xây dựng dịch vụ chăm sóc khách hàng Tất nhằm mục đích tiêu thụ mặt hàng nhanh nhất, hiệu nhất, hàng hóa khong bị ứ đọng kho ( mặt hàng cơng ty kinh doanh dễ bị trượt giá) nhóm mang lại lợi nhuận tối đa cho cơng ty +Phịng tài kế tốn: Có nhiệm vụ giúp ban giám đốc đạo công tác kế toán thống kê, đồng thời kiểm tra giám sát tài cơng ty, có trách nhiệm quản lý tiền vốn công ty hiệu quả, xây dựng kế hoạch phân chiến lược kinh doanh hiệu +Phòng nhân sự: Quản lý tồn cơng việc nhân liên quan đến người Đảm bảo thực sách nhân ,đảm bảo quyền lợi cho nhân viên tạo mơi trường làm việc thoải mái,xây dựng văn hóa cơng ty +Phịng marketing:Chịu trách nhiệm quảng bá giới thiệu sản phẩm ,giới thiệu hình ảnh cơng ty đến người tiêu dùng -Với 3000 nhân viên toàn quốc,45% nhân viên qua đào tạo đạ học,số lượng lại qua đào tạo nghiệp vụ trường đào tạo chuyên ngành.Hiểu tầm quan trọng lực lượng nhân công ty ,ban quản lý có tiêu chuẩn tuyển chọn khắt khe,thường xuyên trọng đến đội ngũ nhân ,có chương trình đào tạo phù hợp kịp thời 2.2:Quy trình mua hàng cơng ty cổ phần Phú Thái 2.2.1:Xác định nhu cầu mua hàng: Số lượng khách hàng đến với Phú Thái lớn, q trình khuyến mại, giời vàng cơng ty lớn Do việc xác định cho kế hoạnh bán hàng, dự hàng hóa việc phải xác định nhu cầu, cấu nhu cầu Là công ty thương mại lớn, nên việc xác định nhu cầu Phú Thái thực cẩn thận Kế hoạch mua hàng tính tốn theo cơng thức: Mua vào= dự trữ kì cuối+ bán ra- dự trứ kì đầu 2.2.2:Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp: Các nhà cung cấp Phú Thái:  Điện tử, âm thanh: Sony, samsung, LG, Toshiba, Panasonic, Philips 13  Điện lanh: Samsung, Toshiba, Panasonic, LG, Sanyo,hitachi, electrolux  Đồ gia dụng: Sony, Samsung, LG, Toshiba,  Điện thoại: samsung, LG,Sony, Philips, Apple, Hp, leonovo, Acer  Máy tính phụ kiên: samsung, LG,Sony, Philips, Apple, Hp, leonovo, Acer  Thiết bị văn phòng: Canon, Brother, Epson, Inpocus  Máy ảnh máy quay: Canon, Nikon, Sony, Panasonic ST T Nguồn hàng Điện tử ,âm thanh:Sony,Sam sung,LG, Điện lạnh:hitachi,Electrolux,Toshiba Đồ gia dụng: Sony,Gauteng, Điện thoại : Sam sung ,LG,Sony,Lenovo Máy tính phụ kiện :Acer,samsung,apple,lenovo Thiết bị văn phịng: Nikon,Canon,Sony,Panasonic… Giá trị hàng hóa mua vào Năm 2008 Năm 2009 4.578.000.00 4.789.000.000 5.481.300.00 3.590.000 3.400.000.00 3.500.000.00 0 4.650.000.00 7.859.000.00 0 3.542.000.00 4.795.000.00 0 3.560.000.00 4.500.000.00 0 Năm 2010 6.785.000.000 4.784.000.00 4.200.000.00 675.000.000 6.578.000.00 5.326.000.00 Bảng danh sánh nhà cung ứng giá trị hàng mua công ty Đối với mặt hàng có sẵn nhà cung cấp cần phải tìm nhà cung cấp hay khơng phải dựa nguyên tắc “ nhà cung cấp cịn làm cho hài lịng tiếp tục mua hàng họ” Tuy số lượng nhà cung cấp Phú Thái lớn dừng đó, mà ln khơng ngừng tím kiếm nhà cung cấp mới: thơng qua thư chào hàng từ nhà cung cấp, quảng cáo internet phần tạo nên thành công cho Phú Thái Đối với nhà cung cấp mới, sau gửi thư chào hàng nhận thông báo từ nhà cung cấp mới, công ty tiến hàng so sánh với báo giá nhận tất khía cạnh: giá , thời gian giao hàng , toán Quan 14 trọng chi tết có trùng khớp với yêu cầu công ty đưa hay không Trong trình mua hàng Phú Thái ln đánh giá mức độ tính nhiệm nhà cung cấp thơng qua tiêu trí sau:  Khả tài nhà cung cấp  Nhãn hiệu hàng hóa  Uy tín nhà cung cấp thị trường  Những uy đãi nhà cung cấp doanh nghiệp người mua  Thành tích nhà cung cấp với nhà cung cấp khác 2.2.3 Thương lượng đặt hàng - Công ty thường tiến hành ba phương thức đàm phán: Đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại đàm phán qua thưu điện tử + Gặp mặt trực tiếp đàm phán: Cán chịu trách nhiệm đàm phán công ty gặp nhà cung cấp để đàm phán lô hàng mà công ty mong muốn Nhà cung cấp cơng ty có người nước nên tốn trước đàm phán cán cơng ty ln có chuẩn bị để tránh sai sót tìm hiểu văn hóa, phong tục tập quán, suy nghĩ đối tác…của họ để đàm phán thuận lợi + Đàm phán thương lượng qua điện thoại: Cơng ty sử dụng hình thức phải giao hàng thời gian ngắn hay nhà cung cấp có mối quan hệ lâu dài với cơng ty + Đàm phán qua thư: Đây hình thức sử dụng nhiều công ty Do nhà cung cấp cơng ty nước ngồi neenvieecj dngf thư điện tử để dầm phán để giảm chi phí tiết kiệm thời gian…Một số loại thư sử dụng thư chào hàng, thư báo giá - Khi có nhu cầu mua hàng phịng kinh doanh thương lượng với khách hàng nội dung thông tin hỏi bao gồm: + Tiêu chuẩn kĩ thuật hàng hóa về: Số lượng, loại hàng, chất lượng hàng + Giá cảvà giao động phái giá thị trường lúc giao hàng có biến động + Phương thức tốn, hạn toán + Thời gian địa điểm giao hàng Công ty so sánh nội dung với nhà cung cấp với với nhà cung cấp cũ Nếu giá mua giá thấp giá cũ, hạn mức toán cũ nhà cung cấp cho hạn toán dài lâu điều kiện khác: Chât lượng, thời gian giao đáp ứng u cầu cơng ty MHCUVL tiếp tục đặt hàng cung cấp cũ Ngược lại nế nhà cung cấ thay đổi thông tin hàng 15 mua như: tăng giá, không cung ứng kịp hàng…thì thơng thường cơng ty dựa vào thơng tin hàng hóa mà nhà cung cấp cũ vừa báo để có thêm sở thương lượng nhà cung cấp khác lấy thêm thông tin hỏi giá điều kiện mau hàng tối thiểu 02 nhà cung cấp khác để so sánh với nhà cung cấp cũ mà họ lựa chọn đặt hàng Trong thời gian qua, công ty cổ phần Phú Thành có số thương lượng đàm phán việc giao hàng miễn phí vân chuyển thành công họ mua hàng với số lượng lớn sản phâm vật liệu đình góp phần giảm giảm chi phí mua hàng doanh nghiệp Tuy nhiên chủ động đặt mua với nhà cung cấp mới, trừ có biên động thơng tin mua hàng với nhà cung cấp cũ tiến hành, nhân viên khơng tích cực tham gia đàm phán, khơng tích cực thương lượng dùng thử hàng miễn phí Người chịu trách nhiệm mua hàng ỷ nại vào nhà cung cấp cũ Điều khó khăn bổ sung danh sách nhà cung cấp công ty 2.2.4 Theo dõi kiểm tra việc giao hàng Cơng ty có phận kiểm tra chất lượng hàng hóa vào Cơng ty cử cán mua hàng kiểm tra số lượng, chất lượng thực nhập sở đặt hàng chứng từ nhập kho, sau dựa vào giấy chúng nhận chứng nhận để tiếp nhận hàng mua Nếu gần đến ngày nhập hàng mà chưa thấy nhà cung cấp có động thái cơng ty gọi điện thúc giục Sauk hi kiểm tra hàng hóa đạt u cầu cơng ty, công ty tiến hành thuê phương tiện vận chuyển hàng kho đơn đạt hàng không nhà cung cấp chi trả Và chi phí vận chuyển nhà cung cấp chi trả đến địa diểm đặt hàng, từ địa điểm nhạn hàng kho công ty trả đơn hàng thương lượng Sau hồn thành giao nhận cán cơng ty tiến hành toán cho phái nhà cung cấp cấ số tiền mua hàng hay số tiền thiếu tùy theo hợp đồng Và cơng ty nhận đầy đủ giấy tờ chứng nhận xuất xứ lô hàng, cam kết bảo hành, hợp đồng bảo hiểm… Tuy nhiên việc làm thủ tục chứng từ kiểm tra nhập hàng mua đội kiểm tra chất lượng đảm trách chập chạp, dễ gây ách ắc việc dùng thủ tục chứng từ nhập kho toán tiền mua hàng Công tác kiểm tra chất lượng hàng mua với thiết bị cịn thủ cơng thơ sơ cảm tính cơng ty cịn số dụng cụ đo chưa hồn tồn xác Q trình nhận hàng công ty nhiều thời gian nhân viên phải tiếp nhận đày đủ số lượng, chất lượng hàng hóa giao 16 2.2.5 Đánh giá kết mua hàng Sau lần mua hàng Công ty cổ phần Phú Thành thường đánh giá kết mua hàng Nếu hàng mua đảm bảo tất yêu cầu mà Công ty đề số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng lọai, giá mua hàng….thì nhà cung cấp cơng ty trì tiếp tục ưu tiên đặt hàng cho đợt mua hàng Còn mua có sai sót nhà cung cấp hay sản phẩm cơng ty u cầu nhà cơng cấp đền bù hay cảnh báo tìm lựa chọn nhà cung cấp khác cho lần mua hàng tùy thuộc vào mức đọ sai sót hàng mua Nếu sai sót cơng ty cơng ty tìm hiểu đưa giải pháp khắc phục Tuy nhiên cơng ty cịn xây dựng hệ thống tiêu đánh giá hoạt động mua hàng số đơn hàng chưa có hiệu Một số đơn hàng có tiêu đo lường chất lượng hàng hóa khách hàng yêu cầu mà chưa đo lường với tiêu chi phí làm cho việc đánh giá gặp khó khăn, q trình kiểm sóat chất lượng phức tạp PHẦN III: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ THÁI C Đánh giá quy trình mua hàng cơng ty cổ phần Phú Thái 3.1 Thành cơng quy trình mua hàng cơng ty cổ phần Phú Thái -Thực đầy đủ bước quy trình mua hàng là: Xác định nhu câu mua hàng, tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng, thương lượng đặt hàng, theo dõi kiếm tra việc giao hàng, đánh giá kết mua hàng -Viêc tìm kiếm nhà cung ứng diễn chặt chẽ từ khâu xem xét , khảo sát khâu phê duyệt cập nhật nhà cung ứng vao danh sách Vì bước quan trong quy trình mua hàng -Sử dụng linh hoạt phương thức đàm phán: đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại đàm phán qua thư điện tử Điều tạo điều kiện thuận lợi đàm phán, linh động tùy theo khối lượng thời gian đặt hàng với nhà cung cấp Cơng ty có số thương lượng vê việc giao hàng miễn phí vận chuyển thành công họ mua hàng với số lượng lớn Từ góp phần giảm chi phí mua hàng doanh nghiệp -Quá trình theo dõi kiểm tra việc giao hàng diễn chặt chẽ, đảm bảo thời hạn giao hàng Điều không làm gián đoạn q trình kinh doanh cơng ty cung cấp sản phẩm đến tay người tiêu dùng đảm bảo chất lượng đầu vào hàng hóa 17 -Quá trình đánh giá kết mua hàng diễn thương xuyên biết xác số lượng, chất lượng hàng hóa để có biện pháp khắc phục kế hoạch đặt hàng 3.2 Những tồn ngun nhân quy trình mua hàng cơng ty cổ phần Phú Thái * Những tồn -Công ty cổ phần Phú Thái củ động đặt mua với nhà cung cấp mới, trừ có biến động thông tin mua hàng với nhà cung cấp cũ tiền hành Một số nhân viên khơng tích cực tham gia đàm phán, khơng tích cực thương lượng dùng thử hàng miễn phí Người chịu trách nhiệm mua hàng ỷ lại vào nhà cung cấp cũ Điều gây khó khăn việc bổ sung danh sách nhà cung cấp Vì cơng ty có nhiều nhà cung cấp dễ dàng việc lựa chọn mua hàng đặc biệt hạn chế việc bị chèn ép giá nhà cung cấp -Việc làm thủ tục chứng từ kiểm tra nhập hàng đội kiểm tra chất lượng đảm nhận chậm, dễ gây ách tắc việc dùng thủ tục chứng từ nhập kho toán tiền mua hàng Thiết bị kiểm tra chất lượng hàng mua cịn thủ cơng thơ sơ cảm tính cơng ty cịn số dụng cụ đo chư hồn tồn xác Q trình nhận hàng cơng ty nhiều thời gian nhân viên phải tiếp nhận đầy đủ số lượng, chất lượng hàng hóa giao -Hệ thống tiêu đánh giá hoạt động mua hàng số đơn hàng chưa hiệu Một số đơn hàng có tiêu đo lường chất lượng hàng hóa yêu cầu mà chưa đo lường với tiêu chi phí làm cho việc đánh giá gặp khó khăn, q trình kiểm sốt chất lượng phức tạp * Nguyên nhân -Công ty tiến hành đầy đủ bước quy trình mua hàng song việc giám sát khâu cụ thể chưa thực sát Điều gây nên tình trạng có số nhân viên ỷ lại phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp cũ -Máy móc chưa có đầu tư cấp nhật thường xuyên theo trình độ khoa học cơng nghệ để đảm bảo q trình giám sát kiểm tra số lượng, chất lương sản phẩm trình mua hàng đặc biệt đơn hàng lớn quan trọng với đối tác -Chưa có kế hoạch tiêu chuẩn rõ ràng tiêu chuẩn hệ thống tiêu đánh giá 3.3: Một số giải pháp cụ thể: -Đưa kế hoạch cụ thể kiểm soát chặt chẽ khâu nhỏ quy trình mua hàng 18 -Tích cực, chủ động tìm kiếm nhà cung cấp để có nhiều lựa chọn việc mua hàng việc so sánh giá nhà cung cấp để định hợp lí đắn: chất lượng hợp lí mà giá phải -Thường xuyên cập nhật thiết bị máy móc mới, tiết kiệm thời gian, chi phí q trình theo dõi kiểm tra việc giao hàng Đặc biệt khơng ngừng nâng cao trình độ công nhân để họ bắt kịp việc sử dụng máy móc thiết bị -Xác định hệ thống tiêu đánh giá hoạt động mua hàng rõ ràng, gắn tiêu đo lường chất lượng với tiêu chi phí để tạo thuận lợi đánh giá kiểm sốt chất lượng Bên cạnh đó, cơng ty phải xác định rõ kế hoạch cho bán hàng dự trữ, xác định rõ nhu cầu mua hàng, cấu nhu cầu để có xây dựng thực quy trình mua hàng hợp lí, chất lượng tiết kiệm chi phí 19 ...bảo doanh nghiệp ln ln có hàng để bán Vì vậy, quan trọng người cung ứng phải tuân thủ thời hạn dự kiến 1. 2: Vai trò nhân viên mua hàng doanh nghiệp thương mại Trong hoạt động mua bán doanh nghiệp. .. TRÌNH MUA HÀNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN PHÚ THÁI C Đánh giá quy trình mua hàng công ty cổ phần Phú Thái 3 .1 Thành công quy trình mua hàng cơng ty cổ phần Phú Thái -Thực đầy đủ bước quy trình mua hàng. .. tra giao nhận hàng hóa 1. 3 .1. Xác định nhu cầu mua hàng: Mua hàng hoạt động xuất phát từ nhu cầu trước mua hàng nhà quản trị phải xác định nhu cầu mua hàng doanh nghiệp thời kì Thực chất giai