Bài tiểu luận chu trình bán hàng công ty BIWASE

Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH MTV cấp thoát nước - môi trường Bình Dương...4 a.. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH BÁN HÀNG THEO KHUÔN MẪU BÁO CÁO COSO-2013...6 A.

I GIỚI THIỆU CHUNG: 4

1 Giới thiệu chung 4

2 Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH MTV cấp thoát nước - môi trường Bình Dương 4

a Giai đoạn 1975 - 1991 4

b Giai đoạn 1991 - 2005 4

c Giai đoạn 2005 đến nay 4

3 Lĩnh vực kinh doanh: 5

4 Đơn vị trực thuộc 6

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH BÁN HÀNG THEO KHUÔN MẪU BÁO CÁO COSO-2013 6

A MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 6

1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức 6

2 Cam kết về năng lực 6

3 Cơ cấu tổ chức 7

4 Phân định quyền hạn và trách nhiệm 8

5 Triết lý quản lý và phong cách điều hành 8

6 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán 8

7. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế 9

8 Hệ thống kế toán 9

B ĐÁNH GIÁ RỦI RO 10

1. Xác định mục tiêu 10

2. Rủi ro 10

C HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT 11

1. Thủ tục kế toán: 11

a Lập và luân chuyển chứng từ kế toán 11

b Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính 12

2. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty 14

2.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng 14

2.2 Kiểm soát nợ phải thu khách hàng 17

2.3 Kiểm soát thu tiền bán hàng 18

9 THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG: 19

1 Thông tin: 19

2 Truyền thông: 19

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE | KIỂM SOÁT NỘI BỘ

10 GIÁM SÁT 20

11 ĐÁNH GIÁ VỀ ƯU VÀ NHƯỢC CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA BIWASE 21

1 Ưu điểm: 21

2 Nhược điểm: 21

3 Đề xuất: 22

LỜI MỞ ĐẦU

Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chínhđáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định Tuy nhiên, không dễ dàng gì đạt được mục tiêu,luôn có những phát sinh từ bên trong lẫn bên ngoài tác động đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.Vì vậy, để phát hiện, phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả giúp tổ chức đạt được mụctiêu thì việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những biện pháp rất quan trọng

Kiểm soát nội bộ là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, mọi cấp độ, không

tách rời riêng biệt Tuy nhiên, trong đề tài này chúng em chỉ đi sâu vào phân tích “Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền”, đây là một trong những khâu rất quan trọng để đánh giá kết quả hoạt

động kinh doanh trong một kỳ của doanh nghiệp Vì vậy, bài tiểu luận của nhóm sẽ đi sâu vào quytrình bán hàng – thu tiền, bỏ qua những bộ phận, những hoạt động khác không liên quan đến chutrình này

Trong bài tiểu luận này, nhóm trình bày đề tài: “Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cấp thoát nước – môi trường Bình Dương” Hoạt

động kinh doanh của công ty rất nhiều lĩnh vực, nhóm chỉ tập trung xoáy sâu, đi vào hoạt động cungcấp nước của công ty

Trong quá trình tìm hiểu về công ty, do một số hạn chế về tiếp cận nguồn thông tin, nhóm khótránh khỏi những thiếu sót, mong thầy thông cảm và góp ý để nhóm có thể hoàn thiện hơn trong việctìm hiểu sâu về đề tài

Nhóm cũng xin cảm ơn thầy với sự tận tình hướng dẫn và góp ý qua bài thuyết trình để nhóm cóthể hoàn thiện hơn bài tiểu luận này

Nhóm thuyết trình KSNB – Đại học Kinh tế tp Hồ Chí Minh

Lớp KI02 – Khóa 38

Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2015

I GIỚI THIỆU CHUNG:

 Tên công ty: Công ty TNHH Một thành viên cấp thoát nước môi trường Bình Dương

 Tên giao dịch: BIWASE

 Giám đốc/Tổng giám đốc: Nguyễn Văn Thiền

 Mã số thuế: 3700145694

 Điện thoại: 0650-3825172

 Số máy Fax: 0650-38277738

 Địa chỉ: 11 Ngô Văn Trị-Phường Phú Lợi-Thị xã Thủ Dầu Một-Tỉnh Bình Dương

 Email: binhduong@biwase.com.vn

 Trang chủ: http://www.biwase.com.vn

Bình Dương.

a Giai đoạn 1975 - 1991

Công ty TNHH 1 Thành viên Cấp Thoát Nước - Môi trường Bình Dương có tiền thân là "TrungTâm Cấp Thuỷ Bình Dương" từ trước năm 1975, sau đó có tên là : "Xí nghiệp Cấp nước và Côngtrình đô thị" trực thuộc UBND thị xã Thủ Dầu Một Lúc đó, Công ty chỉ có 4 trạm bơm nước ngầmvới nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp nước sạch cho nhân dân Số lượng khách hàng lúc đó chỉ có 2000hộ dân và cơ quan

b Giai đoạn 1991 - 2005

Ngày 15/10/1991 “Xí nghiệp Cấp thoát nước Sông Bé” thành lập doanh nghiệp Nhà nước vớinhiệm vụ là sản xuất, phân phối nước và kinh doanh lắp đặt đường ống cho khách hàng Doanhnghiệp cho hạch toán độc lập, có dấu riêng dưới sự chỉ đạo của UBND

Ngày 01/01/1997 tỉnh Bình Dương được tái lập (từ Sông Bé cũ tách ra làm 2 tỉnh Bình Dương vàBình Phước) Ngày 13/04/1997 Công ty Cấp Thoát Nước Bình Dương ra đời với tư cách là doanhnghiệp Nhà nước hoạt động công ích Công ty chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bình Dương trựcthuộc Sở Xây Dựng quản lý Nhà nước theo ngành nghề kinh tế kỹ thuật

c Giai đoạn 2005 đến nay

Kết quả của những nỗ lực của toàn tỉnh trong thời gian qua là tỉnh Bình Dương được đánh giá làtỉnh có tốc độ tăng trưởng cao nhất nước Tỉ trọng các ngành trong GDP: công nghiệp 65,90%, dịchvụ 23,88%, nông nghiệp 10,22%, tăng trưởng năm 2005 là 15,4% Chính sự phát triển đầu tư đó sẽ lànguồn khách hàng tiềm năng sử dụng nước cũng như các dịch vụ khác khá lớn của công ty

Ngày 21/12/2005 UBND tỉnh Bình Dương có quyết định chuyển Công ty Cấp Thoát Nước BìnhDương thành Công ty TNHH 1 Thành Viên Cấp Thoát Nước - Môi Trường Bình Dương với tên giaodịch : BIWASE

Sản xuất phân Compost, cho thuê nhà, xưởng, sản xuất nước tinh khiết đóng chai, nước đá tinh khiết;

Kinh doanh dịch vụ ăn uống

2

Thi công xây dựng, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, công trình thủy lợi, nhà ở dân dụng cấp III trở xuống, đường dây trung hạ thế, trạm biến áp 35KVA, hệ thống chiếusáng công cộng, đường giao thông cấp III trở xuống;

Sửa chữa các công trình thủy lợi

Giám sát thi công xây lắp các công trình: xây dựng dân dụng và công nghiệp, cấp

thoát nước, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật;

Thiết kế các công trình cấp và thoát nước đô thị, nông thôn;

Thiết kế kết cấu các công trình dân dụng và công nghiệp;

Thiết kế các công trình thủy lợi vừa và nhỏ;

Thi công xây dựng các công trình xử lý chất thải, môi trường

4 Đơn vị trực thuộc

1 Xí nghiệp cấp nước Dĩ An

2 Xí nghiệp cấp nước khu liên hợp

3 Xí nghiệp cấp nước Thủ Dầu Một

4 Xí nghiệp cấp nước Tân Uyên

5 Nhà máy nước Dầu Tiếng

6 Nhà máy nước Phước Vĩnh

7 Xí nghiệp xử lý chất thải

8 Xí nghiệp quản lý khai thác thủy lợi

9 Xí nghiệp tư vấn cấp thoát nước

10 Xí nghiệp xây lắp

11 Xí nghiệp công trình đô thị

MẪU BÁO CÁO COSO-2013

1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức

Công ty có văn bản chính thức đưa ra những quy tắc chung về chuẩn mực văn hóa để xây dựng văn

hóa công sở trong công ty (phụ lục I).

Mặc dù công ty có thiết lập bản về Quy chế văn hóa công ty, nhưng cách truyền đạt tốt nhất là cáchành động và sự làm gương của nhà quản lý cao cấp, đồng thời phải đưa ra những kỷ luật cụ thể vànghiêm khắc đối với những vi phạm, những biện pháp khuyến khích nhân viên báo cáo về các viphạm

Chưa có chuẩn mực đối với nhân viên bán hàng và thu tiền

2 Cam kết về năng lực

Công ty không có văn bản chính thức về bảng mô tả công việc, không có yêu cầu cụ thể về kiến thứcvà kỹ năng cho từng vị trí, từng nhiệm vụ Đây cũng chính là khuyết điểm của công ty, không có tiêuchuẩn cho từng vị trí, từng nhiệm vụ, dẫn đến việc sử dụng năng lực của nhân viên không phù hợp,làm cho mối quan hệ giữa năng lực và chi phí không hợp lý, gây lãng phí

3 Cơ cấu tổ chức

TỔNG GIÁM ĐỐC CHỦ TỊCH HĐTV

CÁC XÍ NGHIỆP TRỤC THUỘC

Tại tổng công ty: Tổng giám đốc là người đứng đầu tổng công ty Bên dưới có năm phó tổng giám

đốc, tương ứng với năm lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty: cấp nước, thoát nước, môitrường, xây dựng cơ bản và thủy lợi Sau đó là sáu phòng ban: phòng kế toán tài chính, phòng kinhdoanh, phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, các nhà máy trực thuộc và các xí nghiệp trực thuộc

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KĨ THUẬT

Tại các nhà máy, xí nghiệp: Giám đốc là người đứng đầu nhà máy, xí nghiệp, tổng công ty có mười

hai nhà máy, xí nghiệp ứng với mười hai giám đốc Bên dưới là phó giám đốc, sau đó là các phòngban: phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật (ba phòng ban này liên quan đến

chu trình bán hàng, ngoài ra còn có các phòng ban khác nhưng không liên quan đến chu trình bán

hàng nên nhóm tác giả không đề cập tới)

Công ty sử dụng mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng, tổng giám đốc vẫn chịu trách nhiệm về mọi

mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp, được sự giúp đỡ của năm phótổng giám đốc để đưa ra quyết định, hướng dẫn và thực hiện quyết đinh

 Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến – chức năng: vận dụng được ưu điểm của mô hình cơ cấu trực

tuyến và cơ cấu chức năng

 Nhược điểm của cơ cấu trực tuyến – chức năng:

Nhiều người lãnh đạo chức năng nên dễ gây ra tranh cãi, khó khăn trong việc đưa ra quyết định.Nhàlãnh đạo cao nhất thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận chứcnăng

4 Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Công ty thực hiện ủy quyền cho cấp dưới:

- Bán hàng – thu tiền: phòng kinh doanh

- Xét duyệt bán chịu: giám đốc xí nghiệp và trưởng phòng kinh doanh, dựa vào báo cáo côngnợ và hạn mức quy định của công ty, trong công ty có quy định rõ ràng trong phạm vi nào làtrưởng phòng kinh doanh xét duyệt, phạm vi lớn hơn là giám đốc xí nghiệp xét duyệt

- Theo dõi nợ: kế toán công nợ

 Ưu điểm: thực hiện sự ủy quyền giảm thời gian truyền đạt qua các cấp xét duyệt, đưa ra quyết

định nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu khách hàng, khuyến khích được sự chủ động của nhân viênnhưng trong mức độ giới hạn

 Nhược điểm: đòi hỏi yêu cầu cao hơn về năng lực và trách nhiệm của nhân viên, tuy nhiên trong

công ty chưa có văn bản chính thức về cam kết năng lực Đồng thời, đòi hỏi phải có thủ tục giámsát hữu hiệu và hiệu quả hơn nhằm hạn chế các quyết định không thích hợp làm ảnh hưởng đếncông ty

5 Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Công ty ưa thích rủi ro

Vì công ty hoạt động đầu tư trước, thu tiền sau Dễ dẫn đến rủi ro không thu được tiền

6 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Loại hình của công ty là công ty TNHH một thành viên nên không có Hội đồng quản trị

Công ty có bộ phận kiểm soát nội bộ thuộc phòng kế toán của tổng công ty nhằm kiểm soát hoạtđộng của nhà máy, xí nghiệp Đây là ưu điểm của công ty, có bộ phận độc lập với các nhà máy, xínghiệp thực hiện việc kiểm soát.

7 Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế

Công ty có văn bản quy định về chính sách và thủ tục tuyển dụng để đảm bảo năng lực của đội ngũnhân viên

Công ty có kế hoạch đào tạo nhân viên để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên

 Nhược điểm:

Vì đây là công ty nhà nước nên chính sách và thủ tục tuyển dụng không được thực hiện 100%, dẫnđến năng lực nhân viên không đảm bảo yêu cầu công việc, không đánh giá được kết quả thực hiệncông việc của nhân viên để khen thưởng và để bạt lên vị trí khác

8 Hệ thống kế toán

 Chứng từ:

- Hợp đồng kinh tế: theo mẫu riêng của công ty, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập

- Phiếu xuất kho: kế toán vật tư lập

- Biên bản giao nhận hàng: thủ kho lập

- Hóa đơn: kế toán lập

- Bảng kê thu tiền: nhân viên thu tiền lập

- Phiếu thu: kế toán tiền lập và kế toán trưởng ký

- Bảng chiết tính

- Bảng kê

 Hệ thống kế toán:

- Kế toán điện tử

- Phần mềm kế toán V6

- Hàng tồn kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền và kê khai thường xuyên.

B ĐÁNH GIÁ RỦI RO

1 Xác định mục tiêu

Mục tiêu chung của công ty thể hiện qua phương châm: “Vì sức khỏe cộng đồng, vì môi trường bềnvững” Mọi hoạt động của công ty đều lấy con người làm đối tượng hướng đến

Cụ thể hóa mục tiêu cho từng bộ phận, dối với bộ phận bán hàng: “Sự hài lòng của quý khách hànglà mục tiêu làm việc của cán bộ công nhân viên công ty”

Các mục tiêu này liên kết và bổ sung lẫn nhau, hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng, thỏa mãn vềphong cách làm viêc và cả chất lượng dịch vụ cung ứng

2 Rủi ro

a Nhận dạng rủi ro:

Những rủi ro ở mức độ toàn đơn vị có thể phát sinh do những nhân tố bên trong và bên ngoài

 Các nhân tố bên ngoài:

- Sự phát triển kỹ thuật

- Thay đổi trong nhu cầu của khách hàng

- Tầm ảnh hưởng của các đối thủ cạnh tranh

- Các quy định mới của pháp luật

 Các nhân tố bên trong:

- Năng lực của nhân viên tuyển dụng vào

- Phương pháp đào tạo, huấn luyện nhân viên

- Sự tiếp cận của nhân viên đối với tài sản

Ngoài những rủi ro ở mức độ toàn đơn vị, còn có rủi ro ở mức độ từng hoạt động, cụ thể là hoạt độngbán hàng:

- Thu tiền quên đưa hóa đơn

- Giá tiền nước theo định mức

b Phân tích rủi ro:

Các rủi ro phát sinh từ nhân tố bên ngoài tác động rất ít đến công ty, vì đây là công ty nhà nước vàkinh doanh sản phẩm độc quyền (nước là sản phẩm độc quyền), không có đối thủ cạnh tranh Đồngthời, nước là nhu cầu thiết yếu nên sự thay đổi nhu cầu của khách hàng có xác suất xảy ra gần nhưbằng không Công ty chỉ bị chi phối bởi các quy định của pháp luật, nhưng ảnh hưởng cũng khôngđáng kể đến thị trường tiêu thụ của công ty

Doanh nghiệp cần chú ý tập trung vào rủi ro bên trong và rủi ro trong từng hoạt động của công ty.Các rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên trong của doanh nghiệp là rất lớn, vì các chính sách tuyểndụng và chương trình đào tạo nhân viên của công ty còn bị hạn chế về năng lực của nhân viên, như

đã phân tích ở mục môi trường kiểm soát Tuy nhiên, công ty kiểm soát tốt phần sự tiếp cận của nhân

viên đối với tài sản, lượng tiền mặt để tại mỗi nhà máy, xí nghiệp chỉ khoảng mười triệu đồng, phầnlớn gửi ngân hàng.

Rủi ro trong từng hoạt động rất khó kiểm soát Các nhân viên thu tiền nước có thể quên đưa hóa đơncho khách hàng, lần sau lại thu tiếp, xác suất này rất dễ xảy ra do nhân viên thu tiền có thể quên vàkhách hàng cũng không để ý tới hóa đơn Còn về khách hàng, khách hàng có thể tách hộ khẩu, lắpđặt hai đồng hồ nước để giảm chi phí, vì nhà nước đang áp dụng giá nước theo định mức; trường hợpnày rất phổ biến

a Lập và luân chuyển chứng từ kế toán

 Các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm

- Đơn đặt hàng của khách hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho ; Biên bản giao nhậnhàng hóa; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo có của Ngân hàng, phiếu chiết tính vật tư, bảngkê

 Quy định về trách nhiệm của các bộ phận lập chứng từ kế toán liên quan đến chutrình bán hàng và thu tiền tại Công ty như sau:

- Hợp đồng bán hàng: Hợp đồng thực hiện theo mẫu của Công ty quy định TrưởngPhòng Kinh Doanh, Trưởng đơn vị phối hợp với khách hàng lập theo mẫu và trình Tổng giáo đốcCông ty, phó tổng giám đốc, giám đốc xí nghiệp ký kết hoặc ủy quyền cho Trưởng Phòng KD (khách hàng ở đây chủ yếu là hộ gia đình và các doanh nghiệp)

- Lệnh xuất hàng: Phòng kế hoạch lập từ đề nghị của phòng kinh doanh có thông qua nhânviên kế toán kho hàng

- Hoá đơn bán hàng: Phòng KHKD lập, sau đó chuyển cho Phòng kế toán kiểm tra tínhchính xác và hợp pháp trước khi cập nhật và xử lý trên máy TGĐ ủy quyền cho Trưởng PhòngKHKD ký các chứng từ trên khi khách hàng là hộ gia đình và Phó giám đốc khi khách hàng là tổchức, đoàn thể

- Phiếu thu tiền: Nhân viên kế toán tiền mặt lập và TGĐ uỷ quyền cho Kế toán trưởngkí phiếu thu tiền

- Bảng kê thu tiền: Do nhân viên thu tiền báo cáo hằng ngày và tiền được nộp về thủ quỹhằng ngày

- Giấy báo có của Ngân hàng

b Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính

Công ty sử dụng các tài khoản kế toán để hạch toán trong chu trình bán hàng - thu tiền tuânthủ hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành

Công ty đã lập báo cáo tài chính đầy đủ theo quyết định số 15/2006-BTC của Bộ tài

chính và một số báo cáo khác theo quy định riêng của Công ty như: Báo cáo chi tiết cáckhoản nợ phải thu, báo cáo nợ khó đòi doanh nghiệp….

Lập phiếu xuất kho

D

Biên bản giao vật tư

C

Hợp đồng

Biên bản giao vật tư

Đối chiếu và lập hóa đơn

Hóa đơn

Theo dõi nợ

N & D Hợp đồng

Hợp đông

Hợp đồng

E

Lưu đồ lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ cung cấp vật tư thi công

2. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty

2.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng

a Các quy định và chính sách liên quan đến tiêu thụ hàng hóa

Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Một thành viên cấp thoát nướcmôi trường Bình Dương được kiểm soát qua ba nội dung chủ yếu sau: Kiểm soát

hoạt động bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng, kiểm soát thu tiền bán hàng.

Hoạt động bán hàng tại Công ty được thực hiện tại Văn phòng Công ty ( Phòng kinhdoanh) và các đơn vị trực thuộc

 Lắp đặt hệ thống nước.

- Thi công theo hợp đồng ở dạng trả sau 100% hoặc trả trước 50% và nghiệmthu 50% ( hay các tỷ lệ khác tùy vào từng hợp đồng )

Đối với dạng này theo hợp đồng sau khi nghiệm thu công trình sẽ hoàn tấtthanh toán toàn bộ số tiền hoặc số tiền còn lại Nhưng có nguy cơ xảy ra trường hợpchậm nghiệm thu dẫn đến hợp đồng không được tất toán

Tất cả các trường hợp bán trả chậm đều phải tiến hành thẩm định, ký kết hợpđồng kinh tế theo mẫu Công ty quy định

c Lắp đặt hệ thống đầu vào và cấp nước cho hộ gia đình và Tổ chức, Doanh nghiệp, Đoàn thể:

Theo chủ trường của nhà nước quy trình lắp đặt hệ thống nước đầu vào cùngvới đồng hồ nước là miễn phí Chi phí này được hạch toán vào chi phí kinh doanhtrong kì

Ngoài ra chi phí sử dụng nước được thu hàng tháng bao gồm công đoạn nhânviên ghi số và kế toán tính tiền xuất hóa đơn, giấy báo nhân viên thu tiền

Tiền nợ tháng được tính như khoản phải thu khách hàng và nhiệm vụ thu tiền

do phòng kinh doanh quản lý

*Không xảy ra nợ dài hạn vì theo hợp đồng cấp nước sau khi nợ một khoảng thời gian 3 tháng chủ hợp đồng sẽ bị cắt nước Và khoản nợ này chuyển thành nợ khó đòi

d Quy định về xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng trả

TGĐ Công ty ủy quyền cho Trưởng Phòng KHKD, Trưởng các đơn vị trựcthuộc xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng bán trả chậm khi khách hàng cóchứng thư bảo lãnh thanh toán của Ngân hàng.

Các trường hợp khác thẩm quyền xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng kinh tếtrả chậm thuộc quyền của TGĐ Công ty

e Quy định về trách nhiệm thẩm định khách hàng

Phòng KHKD và Phòng KTTC có nhiệm vụ thực hiện việc thẩm định năng lựctài chính của khách hàng trước khi đề xuất TGĐ phê chuẩn kí hợp đồng trảchậm

f Quy định về quản lý giá bán

- Giá nước: Do đặc thù doanh nghiệp và ngành nên giá quy định là giá đượcduyệt bởi HĐND tỉnh Bình Dương

- Giá trị hợp đồng thi công A-B được định giá dựa trên thẩm định giá trị hợpđồng từ phòng Kinh doanh ( qua quá trình khảo sát thực tế và lập bảng chiếttính do phòng kinh doanh thực hiện)

g Chính sách chiết khấu

Hiện nay tại công ty chỉ có chính sách chiết khấu áp dụng cho trường hợp sau:

- Chiết khấu thanh toán tiền trước.( Dành cho hợp đồng thi công công trìnhnước)

h Kiểm soát hoạt động bán hàng:

*Tại Văn phòng Công ty: Tại Công ty thực hiện hình thức bán hàng trả sau( cung cấp nước) – Trả ngay và trả chậm ( các loại kinh doanh khác) Về cơbản quy trình thực hiện hai phương thức bán hàng là giống nhau, điểm khácnhau giữa hai phương thức là: bán chậm trả phải thẩm định khách hàng, ký kếthợp đồng, bán hàng thu tiền trước không ký kết hợp đồng chỉ cần hóa đơn bánhàng theo mẫu công ty hoặc mẫu hóa đơn tài chính Hoạt động bán hàng tạiVăn phòng Cty được thực hiện theo quy trình như hình 2.3

Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việctiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và đề xuất bán hàng của Phòng KHKDCông ty;

Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc xuấthàng giao cho khách hàng theo lệnh xuất hàng được phê chuẩn;

Kiểm soát lập hoá đơn bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc lập chínhxác về số lượng, giá cả, chiết khấu, đúng như lệnh bán hàng được phê chuẩn.Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việccập nhật số liệu vào phần mềm kế toán máy đúng với số liệu ghi trên từng hóađơn Quy trình kiểm soát doanh thu được thực hiện như Hình 2.4.

*Tại các đơn vị trực thuộc: Thực hiện tương tự như Văn Phòng Công ty

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN