Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng Nông Lâm

i TÓM TẮT LUẬN VĂN Nghị định Số 43/2006/ NĐ – CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập đời tạo nhiều hội thách thức tổ chức nghiệp công Trường cao đẳng Nông Lâm tổ chức nghiệp công lập Với chức đào tạo kỹ sư thực hành lĩnh vực Nông Lâm nghiệp phải đối mặt với vấn đề Do vậy, việc quản lý, tổ chức hoạt động Nhà trường để đạt mục tiêu đặt vấn đề cấp thiết Việc tổ chức HTKSNB hữu hiệu yêu cầu thiếu Nhà trường giúp cho người quản lý nắm bắt kiểm soát cách tốt hoạt động đơn vị; hạn chế, ngăn ngừa sai sót xảy trình hoạt động đảm bảo cho hoạt động đơn vị đạt mục tiêu đề Do vậy, với Đề tài: “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội Trường cao đẳng Nông Lâm” Luận văn tiến hành nghiên cứu, hệ thống hoá vấn đề lý luận HTKSNB, từ phân tích, đánh giá thực trạng đề xuất số giải pháp nhằm tổ chức HTKSNB Trường cao đẳng Nông Lâm CHƯƠNG LUẬN VĂN HỆ THỐNG HOÁ NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HTKSNB TRONG CÁC TỔ CHỨC SỰ NGHIỆP CÔNG Thứ nhất, mối quan hệ với quản lý, kiểm soát giai đoạn hay khâu trình quản lý mà thực tất giai đoạn trình quản lý Do đó, kiểm soát chức quản lý, gắn liền với quản lý Kiểm soát hoạt động giám sát thực tiễn từ cung cấp thông tin cho nhà quản lý, giúp nhà quản lý đánh giá tình hình thực tế để có định phù hợp kịp thời đảm bảo tính khả thi mục tiêu đề Chức kiểm tra, kiểm soát đơn vị thực ii HTKSNB Thứ hai, khái niệm HTKSNB, theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế (Chuẩn mực IAS 400) “HTKSNB toàn sách thủ tục kiểm soát ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ hiệu hoạt động khả Các thủ tục đòi hỏi việc tuân thủ sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát gian lận sai sót, tính xác tính đầy đủ ghi chép kế toán; đồng thời đảm bảo lập thời gian mong muốn thông tin tài đáng tin cậy” Qua đó, HTKSNB hiểu toàn sách, bước kiểm soát thủ tục kiểm soát thiết lập nhằm kiểm soát hoạt động đơn vị sở xác định rủi ro xảy khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị HTKSNB hướng tới mục tiêu như: - Tài sản đơn vị phải bảo vệ - Các thông tin phải đảm bảo độ tin cậy - Bảo đảm việc tuân thủ quy định pháp lý - Bảo đảm hiệu năng, hiệu hoạt động đơn vị Thứ ba, để thực đầy đủ chức kiểm tra, kiểm soát quản lý HTKSNB, đơn vị thường bao gồm phận cấu thành bản: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát kiểm toán nội Môi trường kiểm soát bao gồm toàn nhân tố bên bên đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình KSNB như: đặc thù quản lý, câú tổ chức, sách nhân sự, công tác lập kế hoạch, uỷ ban kiểm soát yếu tố bên - Đặc thù quản lý: nhận thức, quan điểm người quản lý điều hành hoạt động đơn vị Những quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ cách thức tổ chức, quy trình kiểm tra, kiểm soát đơn vị - Cơ cấu tổ chức: phân chia nhiệm vụ quyền hạn thành viên đơn vị Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành, triển khai kiểm tra, giám sát việc iii thực định toàn đơn vị, góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động đơn vị - Chính sách nhân sự: bao gồm toàn sách chế độ đơn vị việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân viên Chính sách nhân có ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường kiểm soát người đóng vai trò định qúa trình quản lý, chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động đơn vị - Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm kế hoạch đào tạo, thực hành thực tập, kế hoạch sản xuất, tiêu thụ đặc biệt kế hoạch tài gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tương lai nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát Lập kế hoạch giai đoạn quản lý giúp cho đơn vị hoạt động hướng đạt mục tiêu đặt - Uỷ ban kiểm soát: bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ quyền hạn như: Giám sát chấp hành pháp luật đơn vị; Kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội - Các nhân tố bên ngoài: Bao gồm: kiểm soát quan chức Nhà nước, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước Mặc dù không thuộc kiểm soát nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành nhà quản lý thiết kế vận hành quy chế thủ tục kiểm soát nội Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn nhân tố có ảnh hưởng đến trình thiết kế, vận hành xử lý liệu HTKSNB đơn vị, nhân tố chủ yếu quan trọng nhận thức hoạt động kiểm tra, kiểm soát điều hành hoạt động nhà quản lý đơn vị Hệ thống kế toán: Là hệ thống thông tin chủ yếu đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, trình lập luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng công tác KSNB đơn vị Chức iv kiểm tra, kiểm soát hệ thống kế toán đơn vị thể thông qua giai đoạn trình kế toán là: Lập luân chuyển chứng từ kế toán; Phản ánh vào sổ kế toán Lập báo cáo tài Trong HTKSNB, hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu kiểm soát chi tiết tính có thực, phê chuẩn, tính đầy đủ, đánh giá, phân loại, tính kỳ, trình chuyển sổ tổng hợp xác Thông qua việc tính toán, ghi chép đôí chiếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho việc quản lý mà có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động đơn vị Thủ tục kiểm soát sách thủ tục thiết lập quản lý nhằm đảm bảo mệnh lệnh quản lý thực đầy đủ Để đạt mục tiêu quản lý, nhà quản lý phải thiết lập trì sách thủ tục kiểm soát đơn vị Chúng thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù đơn vị Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát phải xây dựng theo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: có nghĩa quyền hạn trách nhiệm cần phân chia cho nhiều người phận nhiều phận khác tổ chức Vì nhiều người làm công việc sai sót dễ phát gian lận khó xảy Việc phân công, phân nhiệm có tác dụng tạo nên chuyên môn hoá, tạo chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn công việc lựa chọn nhân phù hợp với vị trí công việc nhằm bảo đảm sử dụng tốt nguồn lực người - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc đòi hỏi tách biệt quyền hạn trách nhiệm số công việc Nó xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt trách nhiệm với kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát - Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người quản lý đơn vị giải công việc vụ đơn vị mà phải uỷ quyền cho cấp thay mặt định số công việc phạm vi định Quá trình uỷ quyền tiếp tục thực cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn cấp v song bảo đảm tính tập trung đơn vị Theo nội dung kiểm soát, HTKSNB gồm hai loại KSNB quản lý KSNB kế toán Kiểm toán nội phận độc lập thiết lập đơn vị tiến hành công việc kiểm tra đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội đơn vị, cung cấp quan sát, đánh giá thường xuyên toàn hoạt động đơn vị Đây nhân tố HTKSNB đơn vị Bộ phận kiểm toán nội hữu hiệu giúp đơn vị có thông tin kịp thời xác thực hoạt động đơn vị, chất lượng hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh bổ sung quy chế kiểm soát thích hợp hiệu Thứ tư, sở chức năng, nhiệm vụ phận cấu thành, HTKSNB đóng vai trò quan trọng hoạt động đơn vị với mục tiêu như: - HTKSNB xây dựng với mục đích bảo vệ tài sản đơn vị, tránh thất thoát, hư hỏng, bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vô hình - HTKSNB đảm bảo việc thực chế độ pháp lý, bảo đảm tuân thủ quy định chế độ pháp lý liên quan, tránh tổn thất xảy cho đơn vị vi phạm quy định Những quy định thay đổi theo thời gian đòi hỏi tính tuân thủ cao Việc vi phạm quy định mang tính pháp lý dù vô ý hay cố ý khiến đơn vị phải đối mặt với trừng phạt pháp luật - HTKSNB nhà quản lý xây dựng để đảm bảo lực hoạt động quản lý, giám sát việc thực thi định, quy định, bảo đảm tính tuân thủ cán công nhân viên chức, phận đơn vị - HTKSNB xây dựng nhằm nâng cao hiệu hoạt động đơn vị Vì hoạt động kiểm tra, kiểm soát thường xuyên giúp nhà quản lý nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động bất hợp lý trình thực để có điều chỉnh kịp thời - HTKSNB xây dựng để đảm bảo độ tin cậy thông tin kế toán Vì vi kế toán nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho nhà quản lý đơn vị đối tượng bên đơn vị Tóm lại, với mục tiêu hướng tới bảo đảm hiệu năng, hiệu hoạt động đơn vị; bảo đảm tuân thủ quy định đơn vị pháp luật Nhà nước; bảo đảm độ tin cậy thông tin bảo vệ tài sản đơn vị, HTKSNB có ý nghĩa hoạt động đơn vị Phần hai chương, Luận văn đề cập đến đặc điểm HTKSNB tổ chức nghiệp công Thứ nhất, đặc điểm chủ yếu tổ chức nghiệp công Việt Naảytong giai đoạn nay, bao gồm đặc điểm sản phẩm, nguồn lực, thị trường yếu tố đầu vào, đầu chế quản lý kế hoạch Thứ hai, yếu tố tác động đến HTKSNB tổ chức nghiệp công - Đặc thù quản lý tổ chức nghiệp công chịu chi phối, quản lý quan chủ quản - Cơ cấu tổ chức máy chế động, linh hoạt, hiệu phù hợp với nhiệm vụ - Chính sách nhân sự: Các tiêu tuyển dụng cán hữu quan chủ quản định Đơn vị có quyền định việc ký kết hợp đồng nhu cầu công việc cần thiết Và họ có quyền xếp nhân cho hợp lý nhằm phát huy hết lực, sở trường cán công nhân viên - Môi trường bên ngoài: đơn vị kiểm soát quan chức Nhà nước, đường lối phát triển kinh tế chịu kiểm soát trực tiếp quản chủ quản - Hệ thống kế toán tài chính: đơn vị sử dụng hệ thống kế toán HCSN - Thủ tục KSNB: Trên sở nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Thứ hai, đặc điểm HTKSNB tổ chức nghiệp công - Môi trường kiểm soát: Thủ trưởng đơn vị quan tâm có thái độ ủng hộ tích cực HTKSNB Về phía Bộ chủ quản tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát đơn vị trực thuộc thông qua việc vii kiểm soát Vụ Kế hoạch Tài việc phân bổ cấp phát kinh phí NSNN, việc thẩm tra, xét duyệt toán Công tác kiểm tra, tra quan chức Nhà nước chưa thường xuyên kiểm tra mang tính chọn mẫu, tra vụ việc số đơn vị nên số sai sót công tác quản lý tài kế toán đơn vị chưa phát có biện pháp khắc phục kịp thời - Hệ thống kế toán: Các đơn vị áp dụng chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Hầu hết đơn vị áp dụng phần mềm kế toán, phục vụ tốt công tác tài kế toán việc cung cấp thông tin báo cáo phục vụ cho công tác quản lý nhanh chóng, kịp thời, xác Công tác kiểm tra, kiểm soát việc quản lý sử dụng vật tư, tài sản tiền vốn phận kế toán bước nâng lên Bộ phận kế toán tài thực ba loại hình kiểm soát trước, sau trình thực ngân sách Chức kiểm soát kế toán lồng ghép, gắn chặt với chức thông tin nội dung hệ thống kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài Chức kiểm tra kế toán thể việc kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, kiểm tra báo cáo tài thông tin kinh tế tài - Thủ tục kiểm soát: Trong đơn vị, số thủ tục kiểm soát thiết lập kiểm soát tuân thủ pháp luật, kiểm soát mục tiêu, kế hoạch xây dựng, kiểm soát chu trình nghiệp vụ tài - Kiểm toán nội bộ: Tại tổ chức nghiệp công chưa có tổ chức kiểm toán nội Tóm lại, công tác kiểm tra, kiểm soát Bộ chủ quản tổ chức nghiệp công thuộc Bộ chủ quản có nhiều cố gắng, vào nề nếp Các nhà quản lý bắt đầu quan tâm đến hiệu hoạt động HTKSNB Tuy nhiên, HTKSNB nói chung chưa đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu quản lý viii CHƯƠNG LUẬN VĂN ĐỀ CẬP ĐẾN THỰC TRẠNG HTKSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM Thứ nhất, khái quát tổ chức, hoạt động Trường cao đẳng Nông Lâm Khái quát hình thành phát triển Trường cao đẳng Nông Lâm Trường cao đẳng Nông Lâm đóng xã Bích Sơn, Huyện Việt Yên, Tỉnh Bắc Giang - thuộc Bộ Nông Nghiệp & PTNT, thành lập theo Quyết định Số 125/1999/QĐ – TTg ngày 28 tháng năm 1999 Thủ tướng Chính phủ sở trường Trung cấp Nông nghiệp đời từ năm 1959 Nghĩa Đàn Nghệ An Đặc điểm hoạt động trường Cao đẳng Nông Lâm Với mục tiêu đào tạo kỹ sư thực hành có trình độ bậc đại học gắn với nông thôn, yêu cầu lý thuyết có mức độ, tay nghề phải cao, vị trí làm việc cấp huyện, tỉnh, đặc biệt vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa Hiện nay, trường đào tạo ngành nghề: Kinh tế nông nghiệp, Trồng trọt, Chăn nuôi, Quản lý đất đai, Chế biến nông sản thực phẩm, Lâm nghiệp, Công nghệ sinh học, Công nghệ thông tin, Sư phạm kỹ thuật nông nghiệp Thời gian đào tạo: Đào tạo Cao đẳng: năm; Đào tạo hệ Trung học: năm; Đào tạo công nhân kỹ thuật: năm; Bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn Thứ hai, trạng HTKSNB Trường cao đẳng Nông Lâm Môi trường kiểm soát, bao gồm yếu tố: đặc thù quản lý, sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát môi trường bên Đặc thù quản lý: Nhà trường với cấu chức phòng, ban, khoa, môn chuyên ngành quy định rõ ràng làm hạn chế tối đa chồng chéo đơn vị, giảm thiểu việc bỏ sót lĩnh vực quản lý Ban Giám hiệu coi công tác tài nhiệm vụ quan trọng Nhìn chung, Nhà trường có ý thức tốt chấp hành pháp luật tài chính, kế toán quản lý, sử dụng kinh phí NSNN nguồn thu khác Đây nhân tố có ý nghĩa định đến thành công công tác KSNB tài chính, kế toán Chính sách nhân sự: Số lượng cán giảng dạy tuyển ix dụng mới, trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngày nâng lên thông qua việc đào tạo bồi dưỡng thường xuyên Chính sách thu nhập, khen thưởng kỷ luật Nhà trường quy định rõ ràng gắn liền với hiệu công việc mà cán công nhân viên đóng góp Như vậy, Nhà trường xây dựng sách nhân tương đối tốt từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ, điều động, xếp, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bố trí, đề bạt, bổ nhiệm cán đủ tiêu chuẩn, có lực chuyên môn, lực lãnh đạo phẩm chất trị, đồng thời mang tính kế thừa liên tục Công tác kế hoạch: đề cập tới chủ yếu lĩnh vực tài kế toán, bao gồm việc lập dự toán ngân sách, kiểm tra tài nội bộ, công khai tài chính, Ban tra nhân dân, chế sách tài kinh tế kế hoạch đào tạo Việc lập kế hoạch Trường tương đối tốt, đặc biệt lĩnh vực tài kế toán Vấn đề lập dự toán ngân sách trọng, đảm bảo tiến độ yêu cầu Mặc dù có sai lệch năm ngân sách năm học gây khó khăn cho việc thực kế hoạch Kế hoạch đào tạo số vướng mắc Kiểm tra tài nội bộ: Trường tiến hành tự kiểm tra thường xuyên hoạt động kinh tế tài đơn vị nhằm đảm bảo hiệu hoạt động hạn chế tổn thất rủi ro xảy Công khai tài chính: Việc công khai tài thực giúp cán công nhân viên đơn vị có khả giám sát, đánh giá hoạt động Ban Thanh tra nhân dân: Giám sát việc thực sách, pháp luật Nhà nước, quy định nội quy đơn vị, hướng hoạt động đơn vị vào nề nếp tuân thủ sách, pháp luật Nhà nước quy chế đơn vị Nhìn chung, Nhà trường thực tốt, không để xảy sai phạm lớn Cơ chế sách tài kinh tế: Hoạt động tài đơn vị tuân theo hệ thống văn pháp luật Nhà nước hành Việc chấp hành Luật ngân sách sách chế độ chi tiêu đơn vị tương đối tốt đầy đủ Ngoài nguồn tài chủ yếu từ ngân sách Nhà nước cấp cho giáo dục đào tạo, Nhà trường coi trọng nguồn tài khác hình thành chủ yếu từ nguồn như: Thu học phí, lệ phí; Thu từ hoạt động x giáo dục, đào tạo, nghiên cứu ứng dụng, lao động sản xuất dịch vụ cộng đồng; Thu khác thu tiền cho thuê tài sản, thuê phòng học, thu tiền bán vật tư, sản phẩm sau thực hành; thu tiền bán vật tư, phế liệu công trình sửa chữa; thu lý Hoạt động cụ thể: hoạt động nguồn NSNN: Căn vào dự toán ngân sách đơn vị Bộ Nông nghiệp & PTNT phân bổ hàng năm, Vụ Tài cấp kinh phí cho đơn vị thực Tất dự toán phòng Kế toán Tài phải kiểm tra, tham mưu, ký nháy trước trình lãnh đạo duyệt Hoạt động nguồn viện trợ nguồn chương trình cộng tác: Căn vào hợp đồng ký kết văn thống đề cương, dự toán chi tiết duyệt, phòng, khoa, môn chuyên môn triển khai, phòng Kế toán Tài giám sát toán theo quy định Nhà nước yêu cầu nhà tài trợ đối tác Đối với TSCĐ: Các phòng, khoa, môn chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng tài sản giao, có hồ sơ theo dõi tài sản Thành lập Ban kiểm kê gồm phòng liên quan tổ chức kiểm kê vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Đối với kho, quỹ: Tiến hành kiểm tra, đối chiếu kế toán thủ kho, thủ quỹ thường xuyên, chốt số liệu sổ sách tổng hợp Nếu thấy không khớp phải tìm rõ nguyên nhân Môi trường bên ngoài: Ngoài sách pháp luật nói chung, đơn vị chịu quản lý, giám sát Bộ chủ quản Kiểm soát Vụ Tài việc phân bổ cấp phát kinh phí nhà nước, qua việc thẩm tra toán; Kho bạc Nhà nước Huyện Việt Yên; Kho bạc Nhà nước Tỉnh Bắc Giang; Công ty kiểm toán Ngoài ra, có kiểm toán nhà nước kiểm toán ngân sách năm theo kế hoạch Thanh tra Bộ, Viện Kiểm sát tỉnh, Bộ Nông Nghiệp & PTNT với vụ: Khoa học Hợp tác Quốc tế, Vụ Tài chính, Vụ Tổ chức, cục đầu tư xây dựng bản, cục nghiên cứu thuỷ lợi tiến hành kiểm soát hoạt động Nhà trường Kiểm toán nội bộ: Trường phận KTNB quy mô nhỏ Hệ thống kế toán, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó, xi trình lập luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng công tác KSNB đơn vị Hệ thống chứng từ kế toán: đơn vị áp dụng theo mẫu quy định Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ Tài việc ban hành Chế độ kế toán HCSN Đơn vị đề số quy định luân chuyển chứng từ kế toán nhằm đảm bảo khả kiểm tra, kiểm soát hoạt động thu chi tài Hệ thống tài khoản kế toán: quy định Quyết định Số 19/2006/QĐ -BTC ngày 30/03/2006 Bộ Tài việc ban hành Chế độ kế toán HCSN Nhìn chung, Nhà trường tổ chức mở tài khoản, ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế đối tượng hạch toán kết cấu nội dung tài khoản Hình thức kế toán: Nhà trường áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi tính Hệ thống sổ kế toán: quy định Quyết định Số 19/2006/QĐ -BTC ngày 30/03/2006 Bộ Tài việc ban hành Chế độ kế toán HCSN Hệ thống báo cáo kế toán: Các báo cáo thực theo Quyết định Số 19/2006/QĐ -BTC ngày 30/03/2006 Bộ Tài việc ban hành Chế độ kế toán HCSN hoạt động thường xuyên đơn vị Bộ máy kế toán: Nhà trường áp dụng mô hình kế toán tập trung Phòng Kế toán Tài trường gồm cán phân công nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn rõ ràng nhằm đảm bảo mục tiêu kiểm soát Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán tự xây dựng từ năm 1996 Do vậy, số người đơn vị so với đơn vị Bộ tất công việc trôi chảy, phục vụ kịp thời, xác hoạt động Nhà trường quy định tài Bộ quan giám sát cấp Thủ tục kiểm soát, thiết lập sở nguyên tắc bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: thể quy chế chức nhiệm vụ phòng ban Hiệu trưởng đạo điều hành chung hoạt động đơn vị, hai Phó hiệu trưởng giúp việc cho Hiệu trưởng giải xii công việc uỷ quyền, trực tiếp đạo, phụ trách số phòng ban, khoa, môn chuyên môn phân công Các phòng ban, khoa, môn chuyên môn có quy định văn phân công nhiệm vụ cho cá nhân cụ thể để có biện pháp kiểm soát, chấn chỉnh kịp thời, sở để kiểm soát nội Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quản lý kinh tế cá nhân không kiêm nhiệm số công việc, tránh trường hợp cá nhân hay phận thực từ khâu đầu đến khâu cuối nghiệp vụ kinh tế nhằm có giám sát, kiểm tra lẫn nhau, để hạn chế sai sót gian lận, ngăn ngừa sai phạm cố ý sai phạm vô ý Tuy nhiên, số lượng cán phòng Kế toán tài thiếu, kiêm nhiệm phần hành kế toán Về nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Thực nguyên tắc tránh việc quyền hạn tập trung nhiều vào số người, dễ nảy sinh tiêu cực ùn tắc quản lý Trách nhiệm quyền hạn phân công cụ thể cho cấp quản lý, thực nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng Việc uỷ quyền cho cấp quản lý đòi hỏi người quản lý phải có trách nhiệm định mình, phát huy lực người quản lý, tránh việc quyền lực tập trung vào lãnh đạo cao nhất, giúp người quản lý nâng cao chất lượng kiểm soát hiệu hoạt động đơn vị Một số thủ tục kiểm soát chủ yếu Nhà trường Kiểm soát việc thực lĩnh vực chuyên môn, bao gồm kiểm soát lĩnh vực nghiên cứu khoa học, hoạt động giảng dạy học tập Đối với hoạt động kiểm soát ba cấp: Cấp người trực tiếp thực hiện, cấp phòng kiểm tra, giám sát điều hành trực tiếp cấp lãnh đạo đơn vị phê chuẩn hoạt động Phòng Kế toán Tài có trách nhiệm thẩm tra, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị phê duyệt dự toán, toán hoạt động Kiểm soát lĩnh vực tài kế toán Những năm vừa qua, phòng Kế toán tài thực kiểm soát thường xuyên hoạt động tài chính, kế toán, kiểm soát trước, sau trình ngân sách gồm kiểm tra dự toán, cấp phát kinh phí xét duyệt toán xiii Hàng năm, kinh phí hoạt động trường chủ yếu gồm ba nguồn: Nguồn kinh phí chi thường xuyên NSNN cấp; Nguồn kinh phí dự án; Nguồn kinh phí chương trình cộng tác; Nguồn kinh phí thu từ phí, lệ phí HSSV Đối với nguồn kinh phí hoạt động kiểm soát có quy định cụ thể tương đối chặt chẽ, đảm bảo việc kiểm tra, kiểm soát người trực tiếp thực hiện, lãnh đạo phòng chức năng, phòng Kế toán Tài định mức chi tiêu quy định Nhà nước phê duyệt lãnh đạo quan Thứ ba, đánh giá HTKSNB Trường cao đẳng Nông Lâm Những kết đạt - Môi trường kiểm soát: Ban Giám hiệu người có nhiều năm kinh nghiệm; quan tâm có thái độ ủng hộ tích cực HTKSNB, đặc biệt quan tâm tới công tác tài kế toán - Hệ thống kế toán: Nhà trường áp dụng phần mềm kế toán, phục vụ tốt cho công tác tài kế toán việc cung cấp thông tin báo cáo phục vụ cho công tác quản lý nhanh chóng, kịp thời xác Trình độ cán kế toán với nhiều năm kinh nghiệm giúp cho việc giải công việc phòng Kế toán Tài tương đối thuận lợi, tăng cường tính xác hiệu thông tin kế toán - Thủ tục kiểm soát: Hiện Nhà trường xây dựng hệ thống kiểm soát hoàn chỉnh với nhiều văn quy định chi tiết thủ tục kiểm soát nội dung: thủ tục kiểm soát tuân thủ pháp luật, kiểm soát mục tiêu, kế hoạch xây dựng, kiểm soát chu trình nghiệp vụ tài cho hoạt động tài chính, kế toán; thủ tục kiểm soát hoạt động nghiên cứu khoa học, giảng dạy công tác hành - Kiểm toán nội bộ: Nhà trường tổ chức kiểm toán nội Tóm lại, Ban Giám hiệu quan tâm đến hiệu hoạt động máy KSNB Tuy nhiên, HTKSNB Trường chưa đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu quản lý Hệ thống thiếu nhiều yếu tố bản, chế độ thông tin báo cáo phòng ban chưa kịp thời đầy đủ, nhận thức công tác kiểm tra, kiểm soát cán công nhân viên đơn vị xiv chưa đầy đủ Những hạn chế - Môi trường kiểm soát: Quan điểm, nhận thức HTKSNB: Hiện nay, việc xây dựng HTKSNB Nhà trường dừng việc ban hành thủ tục kiểm soát thông qua quy trình nghiệp vụ mà thiếu bước nâng cao nhận thức cho cán công nhân viên HTKSNB, đánh giá rủi ro cách hệ thống Nhà trường quy định rõ chức năng, nhiệm vụ phòng ban, khoa, môn số chồng chéo xử lý công việc Sự phối hợp hoạt động phòng, khoa, môn mục tiêu chung có phần không nhịp nhàng, thiếu khoa học, có định quản lý đưa mang tính cục Chính sách nhân sự: Việc bố trí cán nhiều điểm bất hợp lý, không với chuyên môn đào tạo, chất lượng cán có tình trạng bất cập cấp lực thực tiễn Việc đánh giá khen thưởng Nhà trường chủ yếu dựa vào nhận xét đánh giá chủ quan cán quản lý mà chưa có tiêu chí rõ ràng cho việc xếp loại Ngoài ra, số phận, phòng ban thiếu cán quản lý khiến cho vấn đề giải công việc gặp nhiều khó khăn Công tác lập kế hoạch: Lập dự toán ngân sách năm chưa coi trọng mức, mang tính hình thức thiếu khoa học Việc lập kế hoạch cho năm học kế hoạch cho kỳ học cụ thể bị động gặp phải số vướng mắc định trình thực gây số khó khăn kiểm soát hoạt động Điều ảnh hưởng không nhỏ tới môi trường kiểm soát Nhà trường khiến hoạt động kiểm soát gặp không khó khăn hoạt động chưa lập kế hoạch kế hoạch chậm so với thực - Hệ thống kế toán: Bộ phận kế toán đơn vị số lượng thiếu, chủ yếu thực phần chức thông tin kế toán, tập hợp chứng từ kế toán để ghi sổ lập báo cáo tài theo chế độ quy định; chưa tổ chức hệ thống thông tin nội định kỳ, kịp thời phục vụ cho công tác xv điều hành lãnh đạo đơn vị Việc phân loại, xếp chứng từ, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán chưa hợp lý, gây khó khăn cho việc tra cứu chưa bảo đảm chắn việc ngăn ngừa hành động làm mát, hư hỏng chứng từ kế toán - Thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát quy trình nghiệp vụ thiết lập chặt chẽ song điều kiện khách quan chủ quan mà thủ tục chưa thực đầy đủ Kế toán trưởng kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán nên không đảm bảo tính khách quan chức kiểm tra, kiểm soát, xét duyệt chứng từ kế toán - Kiểm toán nội bộ: đơn vị phận KTNB Nguyên nhân hạn chế - Lãnh đạo đơn vị chưa coi trọng mức công tác kiểm soát, thực quản lý phần nhiều theo kinh nghiệm tuý Đơn vị có quy chế, quy định kiểm soát nội song rời rạc, chưa có hệ thống nên chưa kiểm soát toàn hệ thống kinh tế tài - Đội ngũ làm công tác tài thiếu, chưa ngang tầm với nhiệm vụ Do vậy, việc Kế toán trưởng phải kiêm số công việc kế toán làm tính kiểm soát khách quan cho số lĩnh vực - Cơ cấu tổ chức Nhà trường chưa hoàn thiện, nhiều khoa, môn thiếu vị trí quản lý Điều khiến cho việc quản lý, phân công công việc gặp nhiều khó khăn - Chính sách nhân tương đối tốt song nhiều bất cập, hạn chế chủ yếu đội ngũ quản lý, lãnh đạo Nhà trường nể nang, tư tưởng bao cấp, chưa thực đổi toàn diện theo chế thị trường - Do sở vật chất, trang thiết bị thực hành cho Nhà trường đầu tư, mua sắm tương đối tốt song thiếu chưa đồng - Số lượng giáo viên thiếu nhiều CHƯƠNG LUẬN VĂN ĐỀ XUẤT PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HTKSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM Thứ nhất, phương hướng hoàn thiện tổ chức HTKSNB Trường cao đẳng Nông Lâm xvi - Đề cao vai trò nhận thức lãnh đạo toàn thể cán công nhân viên Nhà trường HTKSNB Nếu lãnh đạo đơn vị không nhận thức tầm quan trọng HTKSNB thiết lập HTKSNB Và nhân viên không nhận thức điều dù lãnh đạo đơn vị có tổ chức HTKSNB tốt hoạt động hiệu - Tăng cường số lượng cán công nhân viên, theo phương hướng: Tăng số lượng cán cho phòng Kế toán tài tăng số lượng cán giáo viên, đặc biệt giáo viên khoa Kinh tế - Cần xếp lại nhân hoàn thiện cấu tổ chức nhân Về nhân sự, cần tổ chức xếp lại theo hướng sau: Bố trí nguồn nhân lực trình độ chuyên môn Đồng thời bổ sung vị trí quản lý thiếu như: Phó khoa, Trưởng Bộ môn - Cần bổ sung sách nhân như: Các sách thi đua, khen thưởng cần cụ thể hoá tiêu chí đánh giá; Việc đánh giá cán cần tổ chức công khai, vô tư, nghiêm túc; Cần có quy định cụ thể chế độ toán tiền dạy thêm, tiền vượt giờ: định mức toán, thời gian toán Có sách khen thưởng, động viên kịp thời chế độ đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán kế cận - Cần tăng cường sở vật chất trang thiết bị phương tiện dạy học theo phương hướng sau: Xây dựng Khu nhà thí nghiệm đại; Xây dựng phòng thực hành, thực tập; Xây thêm khu giảng đường, phòng học; Đầu tư trang thiết bị cho giảng đường như: máy chiếu, micro - Cần ban hành văn hướng dẫn cụ thể để thực Vì văn nói chung rời rạc, chưa có hệ thống ban hành tương đối chậm Thậm chí, nhiều công việc giải theo ý chủ quan cá nhân xvii Thứ hai, số giải pháp tổ chức HTKSNB Trường cao đẳng Nông Lâm Hoàn thiện môi trường kiểm soát - Nâng cao nhận thức KSNB cho đội ngũ cán quản lý: Đây vấn đề có tính định đến việc thiết lập trì HTKSNB hiệu lực hiệu Chính vậy, việc trước tiên phải nâng cao nhận thức HTKSNB cho đội ngũ cán quản lý, đặc biệt cán lãnh đạo đơn vị - Nâng cao lực đội ngũ cán bộ, xếp cán hợp lý Nhân vấn đề đặc biệt cần quan tâm, không chỗ người yếu tố định HTKSNB mà chỗ nguồn nhân lực trường nhiều bất cập với yêu cầu phát triển người chủ thể thực thủ tục kiểm soát - Xây dựng hoàn chỉnh câú tổ chức đơn vị : bổ nhiệm số phó khoa, trưởng môn bố trí công việc hợp lý cho cán công nhân viên theo phương thức phát huy lực, sở trường, chuyên môn đào tạo - Chú trọng chất lượng công tác kế hoạch: hạn chế tình trạng hình thức, đối phó, không sát thực tế cách nâng cao chất lượng đội ngũ cán xây dựng kế hoạch đào tạo đào tạo lại, bố trí cán có trình độ lực kinh nghiệm thực tiễn để xây dựng kế hoạch cách chi tiết, có tính khả thi cao Hoàn thiện hệ thống kế toán - Củng cố công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm tra tài nội tài sản quan - Bổ sung lực lượng nâng cao lực đội ngũ cán Hoàn thiện thủ tục kiểm soát - Kiểm tra hệ thống tài kế toán - Hoàn thiện quy chế quản lý tài sản đơn vị - Kiểm soát hoạt động chuyên môn - Ban hành văn hướng dẫn cụ thể thủ tục KSNB - Đề cao vai trò tổ chức, cá nhân đơn vị tham gia vào hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội Nâng cao hiệu lực HTKSNB xviii - Phân cấp quản lý - Tăng cường công tác kiểm tra giám sát quản lý Thứ ba, điều kiện thực giải pháp tổ chức HTKSNB Trường cao đẳng Nông Lâm Trước hết, nhà lãnh đạo cần phải: - Sẵn sàng thay đổi đón nhận mới, tích cực, mạnh dạn áp dụng vào Nhà trường - Mạnh dạn vấn đề đầu tư xây dựng sở vật chất, hệ thống thông tin, đầu tư cho việc tin học hoá công tác quản lý - Coi nhân tố người trung tâm phát triển Bên cạnh đó, tính hữu hiệu HTKSNB tuỳ thuộc nhiều vào cán công nhân viên Nhà trường Do vậy, người thực thi sách, giải pháp tổ chức HTKSNB phải hiểu HTKSNB; phải nhận thức vai trò, tác dụng công tác quản lý đơn vị Bên cạnh đó, Nhà nước cần phải ban hành văn quy phạm pháp luật hướng dẫn thực cụ thể, kịp thời nhằm hỗ trợ cho đơn vị mặt thông tin, tạo môi trường tạo liên kết đơn vị phát triển, giúp nhà lãnh đạo nâng cao lực quản lý, xây dựng HTKSNB hữu hiệu để giảm thiểu rủi ro trình hoạt động Từ đó, phát huy tác dụng công tác quản lý hiệu hoạt động Nhà trường