Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông Lâm

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT NSNN: Ngân sách Nhà nước KBNN: Kho bạc Nhà nước KSNB: Kiểm soát nội bộ HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ KTNB: Kiểm toán nội bộ SV: Sinh viên HSSV: Học sinh, sinh viên NN & PTNT: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn IAS: Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế IFAC: Liên đoàn Kế toán Quốc tế TSCĐ: Tài sản cố định XDCB: Xây dựng cơ bản THCN và DN: Trung học chuyên nghiệp và dạy nghề DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong xu thế hội nhập Quốc tế hoá đang diễn ra gay gắt như hiện nay, đòi hỏi các trường đào tạo nghề trong đó có các trường Cao đẳng phải đối mặt với rất nhiều nguy cơ, thách thức, đặc biệt là sức ép cạnh tranh không chỉ bởi các đối thủ trong nước mà còn bởi các đối thủ trong khu vực và trên thế giới. Làm thế nào để tồn tại và phát triển vững mạnh. Đó là yêu cầu đặt ra đôí với các nhà quản lý. Với chức năng chính là đào tạo các kỹ sư thực hành trong lĩnh vực Nông lâm nghiệp - là một tổ chức sự nghiệp công - trước cơ chế tự chủ về tài chính của Nhà nước, đặc biệt là xu thế hội nhập hoá, quốc tế hoá đang diễn ra gay gắt thì việc quản lý tổ chức hoạt động của trường thế nào để đạt được mục tiêu đề ra là vấn đề cấp thiết. Nhận thức được hiệu quả quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý là nó cho phép người quản lý luôn nắm bắt và kiểm soát một cách tốt nhất hoạt động của đơn vị; hạn chế, ngăn ngừa những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Do đó, xây dựng HTKSNB hữu hiệu là yêu cầu không thể thiếu đối với các tổ chức sự nghiệp công để đảm bảo cho hoạt động của đơn vị đạt được mục tiêu đã đề ra và giảm thiểu tối đa những rủi ro do sai sót trong qúa trình hoạt động. Vì vậy, Nhà trường đã có những quy chế, quy định về việc KSNB nhưng nó chưa tạo thành một HTKSNB và vẫn còn một số tồn tại mà việc tổ chức, hoàn thiện nó là một vấn đề cấp bách hiện nay. Xuất phát từ thực tế nói trên, tôi chọn chuyên đề: “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông Lâm” nhằm góp thêm một tiếng nói vào quá trình phát triển xây dựng Nhà trường vững mạnh hơn nữa. 2. Mục đích nghiên cứu - Hệ thống những vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức sự nghiệp công. 1 - Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông Lâm. - Đề xuất các phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ và những điều kiện thực hiện những giải pháp này tại trường Cao đẳng Nông Lâm. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1. Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức sự nghiệp công với cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ, nội dung và sự vận hành của hệ thống KSNB. 2. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn đi sâu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông Lâm trong khoảng thời gian từ năm 2002 đến năm 2007. 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp chung: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử kết hợp lý luận cơ bản của khoa học kinh tế - Phương pháp cụ thể: phân tích, tổng hợp, so sánh, mô hình hoá, khảo sát thực tiễn nhằm phục vụ công tác nghiên cứu đạt kết quả tốt. 5. Những đóng góp của luận văn Ngoài việc làm phong phú thêm lý luận về HTKSNB, Luận văn đã phân tích thực trạng HTKSNB và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức HTKSNB tại trường Cao đẳng Nông Lâm. 6. Kết cấu của Luận văn Luận văn ngoài phần mở đầu và phần kết luận được trình bày gồm: Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức sự nghiệp công. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông lâm. Chương 3: Những phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông lâm. 2 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC SỰ NGHIỆP CÔNG 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Kiểm soát trong hoạt động quản lý Quản lý là một khái niệm khá quen thuộc, tuy nhiên cũng có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý. Có quan điểm cho rằng quản lý là quá trình nhằm đạt được sự khéo léo sử dụng các nguồn lực có hiệu quả hay hoạt động quản lý là hoạt động nhằm làm cho hệ thống vận động theo mục tiêu đề ra và tiến tới trạng thái chất lượng mới. Như vậy, tựu chung lại quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Một quá trình quản lý bao gồm các giai đoạn cơ bản là giai đoạn định hướng và giai đoạn tổ chức thực hiện những hướng đã định trên cơ sở nguồn lực xác định. Trong giai đoạn định hướng cần những dự báo về nguồn lực và xác định mục tiêu cần đạt được. Để đảm bảo định hướng là đúng đắn và mục tiêu là khả thi, trước hết các nguồn lực cần được kiểm tra lại để đảm bảo tính đúng đắn, phù hợp. Tiếp đó, quá trình xây dựng mục tiêu cũng cần được kiểm tra để đảm bảo mục tiêu được xây dựng mang tính khả thi và phù hợp. Trong giai đoạn này, mục tiêu sẽ được cụ thể hoá thông qua các chương trình kế hoạch. Chính vì vậy, kiểm tra tính khả thi và phù hợp của các kế hoạch, chương trình là vô cùng quan trọng, có ý nghĩa quyết định sự thành công của giai đoạn tiếp theo. Trong giai đoạn tổ chức thực hiện, các kế hoạch được thực hiện hoá thông qua việc kết hợp các nguồn lực theo phương án đã được xây dựng. Để đạt được kế hoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện đóng vai trò rất quan trọng 3 và phải được gắn liền với hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Vì thông qua hoạt động kiểm tra, kiểm soát nhà quản lý sẽ được cung cấp thông tin về quá trình thực hiện, về kết quả đạt được, kịp thời so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch để có những điều chỉnh các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất. Do vậy, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. Thực chất có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Kiểm soát là hoạt động giám sát thực tiễn từ đó cung cấp thông tin cho nhà quản lý, giúp các nhà quản lý đánh giá tình hình thực tế để có các quyết định phù hợp và kịp thời đảm bảo tính khả thi của mục tiêu đã đề ra. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu hướng tới mục tiêu bảo đảm rằng mọi hoạt động được thực hiện theo những cách thức tốt nhất hướng tới mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hoá cũng như những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể. Như vậy, kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm soát. Xã hội càng phát triển cao thì vai trò của quản lý càng lớn, nội dung quản lý càng phức tạp nên công tác quản lý càng có những yêu cầu cao hơn đối với kiểm soát. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của mình trong tất cả các khâu của quản lý, từ định hướng đến tổ chức thực hiện. Chức năng kiểm tra, kiểm soát trong tổ chức sự nghiệp công được thực hiện bởi HTKSNB. 1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Trong tổ chức sự nghiệp công, hệ thống kiểm soát nội bộ luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, thể hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát của 4 quản lý. Hiện nay, có khá nhiều tổ chức chuyên môn đưa ra khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng nhìn chung đều khá tương đồng. Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế (Chuẩn mực IAS 400) “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và tính đầy đủ của các ghi chép kế toán; đồng thời đảm bảo lập trong thơì gian mong muốn những thông tin tài chính đáng tin cậy” Còn theo định nghĩa của AICPA thì “ KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đề ra” Theo định nghĩa của Liên đoàn kế toán quốc tế (International Federation of Accountants - IFAC) “ Hệ thống KSNB là một hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát nhằm: - Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót gian lận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm sự tuân thủ đúng mức các quy định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không lành mạnh trong hoạt động tài chính. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Tránh những lãng phí về các nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý và của người lao động trong đơn vị” 5 Nhìn chung, HTKSNB được hiểu là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm kiểm soát các hoạt động của đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. HTKSNB hướng tới những mục tiêu cơ bản như: Thứ nhất, tài sản của đơn vị phải được bảo vệ. Tài sản ở đây có thể là vô hình, hữu hình, có thể là vật chất hoặc phi vật chất. Chúng có thể bị đánh cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Thứ hai, các thông tin phải đảm bảo độ tin cậy. Thông tin là căn cứ quan trọng để hình thành các quyết định quản lý. Vì vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động đồng thời phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của các hoạt động kinh tế tài chính. Thứ ba, bảo đảm việc tuân thủ các quy định pháp lý. Hệ thống KSNB được thiết kế trong các tổ chức sự nghiệp công phải đảm bảo luật pháp và các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý của đơn vị phải được tuân thủ đúng mức. Thứ tư, bảo đảm hiệu năng, hiệu quả trong hoạt động của các tổ chức sự nghiệp công. Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực. Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB của đơn vị nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý đơn vị. Như vậy, hệ thống KSNB có thể được định nghĩa như sau: Hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm bảo đảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị: Bảo đảm sự tuân 6 thủ quy định của đơn vị và pháp luật của Nhà nước; Bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị. Qua khái niệm này có thể nhận thấy phạm vi của hệ thống KSNB bao trùm toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của một đơn vị từ tổ chức nhân sự đến hoạt động cụ thể, tài chính kế toán; từ các bộ phận, phòng ban cho đến các cơ quan chủ quản (ngành dọc) như Bộ, ngành. 1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ Để thực hiện đầy đủ chức năng kiểm tra, kiểm soát của quản lý HTKSNB trong tổ chức sự nghiệp công thường bao gồm 4 bộ phận cấu thành cơ bản: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị. Tính hiệu quả của HTKSNB trong tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý đơn vị, tuỳ thuộc vào nhận thức và đánh giá vai trò của HTKSNB trong hoạt động quản lý của họ. Vì vậy chúng có vai trò hết sức quan trọng trong HTKSNB của đơn vị. Các nhân tố có tính chất môi trường thường bao gồm: Đặc thù về quản lý Đặc thù về quản lý ở đây đề cập đến nhận thức, quan điểm của người quản lý trong điều hành các hoạt động của đơn vị. Những quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như cách thức tổ chức quy trình kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Những quan điểm khác nhau trong quản lý và điều hành tất yếu sẽ dẫn đến sự khác nhau trong xây dựng và áp dụng những chính sách và thủ tục kiểm soát. 7 [...]... ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC SỰ NGHIỆP CÔNG 1.2.1 Những yếu tố tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức sự nghiệp công Các yếu tố tác động chính đến hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức sự nghiệp công, mang tính đặc thù và những yếu tố này cũng thuộc các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung - Đặc thù về quản lý của các tổ chức sự nghiệp... 2.1 ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển về tổ chức của trường Cao đẳng Nông Lâm 2.1.1.1 Những căn cứ thành lập trường Cao đẳng Nông Lâm Trường Cao đẳng Nông Lâm thuộc Bộ NN & PTNT, được thành lập theo quyết định số 125/1999/QĐ - TTg ngày 28 tháng 5 năm 1999 của Thủ tướng Chính phủ Tiền thân của trường là trường Trung cấp Nông nghiệp, đã... chính có kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương, kiểm soát các khoản thu, chi ngân sách, quy định kiểm kê tiền và tài sản định kỳ hoặc đột xuất, kiểm soát các nghiệp vụ lập dự toán và quyết toán ngân sách - Kiểm toán nội bộ: Tại các tổ chức sự nghiệp công chưa có tổ chức kiểm toán nội bộ Tóm lại, công tác kiểm tra, kiểm soát của các Bộ chủ quản và tại các tổ chức sự nghiệp công thuộc Bộ đã... tỏ nội dung và chất lượng đào tạo của Nhà trường ngày càng cao 31 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của trường Cao đẳng Nông Lâm Theo quyết định thành lập trường của Thủ tướng Chính phủ, trường Cao đẳng Nông Lâm là một cơ sở của Bộ NN & PTNT đào tạo về Nông Lâm nghiệp, sau 48 năm xây dựng và phát triển, trường Cao đẳng Nông Lâm có những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Đào tạo cán bộ kỹ thuật có trình độ cao đẳng, ... 1.1.3.3 các nhà quản lý sẽ đề ra các thủ tục kiểm soát cho phù hợp với những quy định của pháp luật, cơ quan chủ quản Tất cả các đặc điểm trên về môi trường, hệ thống kế toán, các hoạt động của đơn vị đều tác động trực tiếp tới hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị 1.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tổ chức sự nghiệp công Việc thiết lập một hệ thống KSNB hợp lý và hiệu quả là một vấn đề... Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978 thì: “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là... một tổ chức Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị như là một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ Kiểm toán nội bộ. .. cho kiểm soát quản lý Các chứng từ kế toán không chỉ là vật mang thông tin thuần tuý mà còn là minh chứng quản lý cho ự hoàn thành các nghiệp vụ kế toán Từ đó, kiểm soát kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soát như kiểm soát qua chứng từ, đối ứng tài khoản, qua tổng hợp cân đối kế toán 1.1.3.4 Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của hệ thống KSNB Kiểm. .. 2.1.1.3 Hệ thống và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Trường Cao đẳng Nông Lâm được tổ chức theo mô hình Cao đẳng đa cấp, đa ngành, thực hiện chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụ cộng đồng, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội của địa phương Việc tổ chức và quản lý các hoạt động của Nhà trường được thực hiện trên cơ sở kế hoạch hoá, gắn với thị trường theo cơ chế linh hoạt - Về hệ thống. .. nay Hệ thống này vẫn còn thiếu nhiều yếu tố cơ bản, chế độ thông tin báo cáo giữa các đơn vị và Bộ chủ quản chưa kịp thời và đầy đủ, trình độ về quản lý tài chính của thủ trưởng nhiều đơn vị còn yếu do chỉ tập trung vào công tác chuyên môn, nhận thức về công tác kiểm tra, kiểm soát của cán bộ trong đơn vị còn chưa đầy đủ 28 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NÔNG LÂM . các tổ chức sự nghiệp công. Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông lâm. Chương 3: Những phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại. nội bộ tại trường Cao đẳng Nông lâm. 2 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC SỰ NGHIỆP CÔNG 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Kiểm soát trong. kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Nông Lâm. - Đề xuất các phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ và những điều kiện thực hiện những giải pháp này tại trường Cao