PHẦN 1. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP MAY KHATOCO31.1 Giới thiệu chung về Xí nghiệp May Khatoco31.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp May Khatoco31.1.2 Loại hình doanh nghiệp và quy mô51.1.3 Logo, tầm nhìn, chiến lược của Xí nghiệp61.1.4 Đặc điểm sản phẩm71.1.5 Cách tính giá thành sản phẩm121.2 Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp May Khatoco131.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban131.2.2 Bộ máy tổ chức, quản lý của doanh nghiệp161.3 Nguồn lực của công ty171.3.1 Tình hình nhân sự của doanh nghiệp171.3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty191.4 Kết quả hoạt động kinh doanh211.5 Các hoạt động chức năng của doanh nghiệp241.5.1 Khâu thu mua nguyên, nhiên, vật liệu241.5.2 Quy trình sản xuất như sau:24
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI: XÍ NGHIỆP MAY KHATOCO – CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY KHÁNH VIỆT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Th.S TRẦN LÊ KHA SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ MỸ PHƯỢNG MSSV : 12127361 CHUYÊN NGÀNH : KINH DOANH QUỐC TẾ NIÊN KHÓA : 2012-2016 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Thực tập tốt nghiệp là một khoảng thời gian hết sức cần thiết cho sinh viên năm cuối chuẩn bị ra trường, mà đặc biệt là sinh viên ngành Kinh doanh quốc tế trong môi trường kinh tế rộng mở, năng động như hiện nay Quá trình thực tập giúp sinh viên áp dụng những kiến thức đã học trong gần 4 năm qua trên ghế nhà trường, đồng thời cung cấp những bài học thực tế bổ ích cho công việc sau này Trong suốt thời gian học tập tại trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh, em đã được thầy cô trong trường dạy dỗ, và truyền đạt những kiến thức hay, thông tin mới, bổ ích và toàn diện về lĩnh vực mà em đang học, giúp em có những kiến thức cơ bản để làm nền tảng bước vào một môi trường mới Khoảng thời gian thực tập tại Xí nghiệp May Khatoco – Chi nhánh Tổng Công ty Khánh Việt là khoảng thời gian không dài nhưng đã tạo cho em nhiều cơ hội để tìm hiểu những vấn đề, những thắc mắc liên quan đến ngành học mà trước đây em chưa hiểu rõ Đồng thời, giúp cho em tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn và hiểu sâu hơn về hoạt động xuất – nhập khẩu tại Xí nghiệp Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong toàn thể Xí nghiệp May nói chung và anh Phạm Huy Hải nói riêng đã giúp em có thể tìm hiểu thực tế về công việc của một nhân viên xuất – nhập khẩu tại Xí nghiệp và tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt bài báo cáo này Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến quý Thầy Cô Khoa Thương Mại – Du Lịch, đặc biệt em xin chân thành cảm ơn tới Thạc sỹ Trần Lê Kha đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo Quý thầy cô đã không ngại bỏ chút thời gian quý báu của mình để hướng dẫn sinh viên năm cuối như em hoàn thiện bài báo cáo tốt nghiệp đầy đủ và chi tiết Cuối cùng chúng em xin kính chúc quý Thầy Cô Trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp May Khatoco lời chúc sức khỏe và thành công Em xin chân thành cảm ơn ! i NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN iii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i Nhận xét của cơ quan thực tập ii Nhận xét của giảng viên hướng dẫn iii Danh sách bảng biểu vii Danh sách sơ đồ, biểu đồ viii Danh mục viết tắt .ix LỜI MỞ ĐẦU 1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP MAY KHATOCO 3 1 Giới thiệu chung về Xí nghiệp May Khatoco 3 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp May Khatoco 3 1.2 Loại hình doanh nghiệp và quy mô 5 1.3 Logo, tầm nhìn, chiến lược của Xí nghiệp .6 1.3.1 Logo 6 1.3.2 Tầm nhìn 6 1.3.3 Chiến lược 6 1.4 Đặc điểm sản phẩm 7 1.5 Cách tính giá thành sản phẩm 11 2 Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp May Khatoco .13 2.1 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 13 2.1.1 Giám đốc 13 2.1.2 Phó Giám đốc 13 2.1.3 Phòng Kế toán, Tổ chức - Hành chính ( 9 nhân viên) 13 2.1.4 Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật ( 29 nhân viên) 14 2.1.5 Tổ Cơ điện ( 6 nhân viên) .14 2.1.6 Bộ phận sản xuất 15 2.1.7 Tổ KCS ( 26 nhân viên) 16 2.2 Bộ máy tổ chức, quản lý của doanh nghiệp 16 3 Nguồn lực của công ty 17 3.1 Tình hình nhân sự của doanh nghiệp 17 iv 3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty 19 4 Kết quả hoạt động kinh doanh .21 5 Các hoạt động chức năng của doanh nghiệp 24 5.1 Khâu thu mua nguyên, nhiên, vật liệu 24 5.2 Quy trình sản xuất như sau: 25 5.3 Công tác marketing, bán hàng 26 5.3.1 Nghiên cứu thiết kế sản phẩm 26 5.3.2 Nghiên cứu thị trường .27 5.3.3 Công tác quảng bá, tiếp cận khác hàng mới và duy trì khách hàng cũ 31 5.4 Công tác kế toán, tài chính của Xí nghiệp 33 5.4.1 Kế toán trưởng: .33 5.4.2 Kế toán thanh toán, công nợ, thuế, tài sản cố định, công cụ dụng cụ: 34 5.4.3 Kế toán vật tư, thủ quỹ: 34 5.4.4 Kế toán thành phẩm: 34 5.4.5 Kế toán Lao động – Tiền lương: 34 5.4.6 Nhân viên hành chính: .34 5.4.7 Nhân viên cung ứng vật tư: 34 5.4.8 Nhân viên xuất – nhập khẩu: 34 5.4.9 Nhân viên vệ sinh công nghiệp: 35 5.5 Quản trị nhân sự của Xí nghiệp 36 5.5.1 Công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự của Xí nghiệp 36 5.5.2 Công tác đào tạo phát triển nhân sự .37 5.5.3 Công tác lương thưởng 37 6 Đánh giá chung về Xí nghiệp May Khatoco 38 6.1 Điểm mạnh 38 6.2 Điểm yếu 41 7 Cơ hội và thách thức đối với Xí nghiệp May Khatoco 43 7.1 Cơ hội (O) .43 7.2 Thách thức (T) 44 8 Định hướng phát triển của Xí nghiệp May Khatoco 45 8.1 Về quy mô nhân sự 45 8.2 Về vốn, doanh thu 45 8.3 Về mặt hàng kinh doanh 46 PHẦN 1 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI XÍ NGHIỆP MAY KHATOCO 48 9 Về cấu trúc bộ máy Xí nghiệp May Khatoco 48 v 9.1 Nhận xét, đánh giá 48 9.2 Đề xuất 48 10 Về cơ sở vật chất kỹ thuật của Xí nghiệp May Khatoco 49 10.1 Nhận xét, đánh giá 49 10.2 Đề xuất 49 11 Về công tác quản lý nhân sự của Xí nghiệp May Khatoco .50 11.1 Nhận xét, đánh giá 50 11.2 Đề xuất 51 12 Về công tác quản lý tài chính, kế toán của Xí nghiệp May Khatoco 52 12.1 Nhận xét, đánh giá 52 12.2 Đề xuất 52 13 Về công tác xuất nhập khẩu .53 13.1 Nhận xét, đánh giá 53 13.2 Đề xuất: 53 14 Về công tác marketing, bán hàng .54 14.1 Nhận xét, đánh giá: .54 14.2 Đề xuất 54 15 Về cơ cấu sản xuất dịch vụ 54 15.1 Nhận xét, đánh giá: .54 15.2 Đề xuất 55 16 Về thị trường hoạt động 55 16.1 Nhận xét, đánh giá: .55 16.2 Đề xuất 55 PHẦN 2 KINH NGHIỆM THỰC TẾ RÚT RA VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT 57 17 Những kinh nghiệm thực tế rút ra được trong quá trình thực tập 57 18 Ý kiến đề xuất của sinh viên đối với nhà trường và khoa Thương Mại – Du Lịch 64 19 Một số ý kiến đề xuất đối với sinh viên đang học .65 PHỤ LỤC .69 vi vii DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Cơ cấu xuất khẩu theo thị trường xuất khẩu của Xí nghiệp qua các năm 2012-2015 9 Bảng 1.2 Giá thành các sản phẩm may mặc của Xí nghiệp May Khatoco quý 4 năm 2015 12 Bảng 1.3 Cơ cấu trình độ văn hóa, chuyên môn của lao động xí nghiệp may Khatoco tính đến tháng 3 năm 2016 17 Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp May Khatoco 2011-2015 .21 vii DANH SÁCH SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ BIỂU ĐỒ Biểu đồ 1.1 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của Xí nghiệp May Khatoco 10 Biểu đồ 1.2 So sánh thị trường xuất khẩu của Xí nghiệp May Khatoco năm 2015 11 Biểu đồ 1.3 Cơ cấu trình độ lao động của Xí nghiệp May Khatoco năm 2016 .19 Biểu đồ 1.4 Doanh thu của Xí nghiệp May Khatoco 2011 - 2015 23 SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức Xí nghiệp May Khatoco 16 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình sản xuất của Xí nghiệp May Khatoco 26 Sơ đồ 1.3 Bộ máy kế toán của Xí nghiệp May Khatoco 33 viii 14 Về công tác marketing, bán hàng 14.1 Nhận xét, đánh giá: Hiện tại, Xí nghiệp vẫn chưa có bộ phận Kinh doanh – Marketing của riêng mình mà phụ thuộc rất lớn vào Tổng Công ty Khánh Việt trong việc tìm kiếm khách hàng mới và Công ty TNHH MTV Thương mại Khatoco trong việc quảng bá sản phẩm của các cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc Xí nghiệp chỉ làm việc với các khách hàng cũ, các đối tác đã quen thuộc hay sản xuất cho cửa hàng bán lẻ mà không chủ động tìm đối tác, giúp nâng cao doanh thu 14.2 Đề xuất Xí nghiệp May Khatoco đã đề trình lên Tổng Công ty Khánh Việt xin thành lập phòng Kinh doanh – Marketing để chủ động trong tiềm kiếm khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ và có thể chủ động hơn trong việc sản xuất, lưu kho Dự kiến vào năm 2017, sau khi đã chuyển vào cơ sở lớn hơn tại Khu công nghiệp Ninh Ích thì Xí nghiệp May Khatoco sẽ được tuyển dụng thêm nhân viên vào bộ phận này và thêm 900 nhân viên, phục vụ cho việc sản xuất quy mô lớn với đông đảo khách hàng trong và ngoài nước 15 Về cơ cấu sản xuất dịch vụ 15.1 Nhận xét, đánh giá: Xí nghiệp May Khatoco chủ yếu sản xuất các sản phẩm gia công cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước và sản phẩm cho các của hàng trên toán quốc là áo sơ mi các loại, quần và bộ quần áo bảo hộ lao động Sản phẩm quần áo trẻ em hay áo jacket rất ít, thi thoảng mới có đơn đặt hàng Công nhân cũng chỉ được đào tạo để làm việc thành thạo các quy trình cho các sản phẩm này chứ chưa đầu tư vào các sản phẩm khác 15.2 Đề xuất Nên đầu sản xuất sản phẩm đa dạng về chủng loại: ngoài áo sơ mi các loại, quần, bộ quần áo bảo hộ lao động ra còn có áo thun, quần jean, quần short…để mở rộng thị trường, có thêm đối tác mới và tăng năng suất lao động Muốn làm được điều đó thì việc đầu tiên là phải đào tạo bộ phận lao động từ cắt, may, ủi, xếp thêm các nghiệp vụ mới để họ có thể đáp ứng được tất cả chủng loại sản phẩm khác nhau Hy vọng việc này được thực hiện ngay khi đầu tư vào Khu Công nghiệp Ninh Ích giúp Xí nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh để từ đó ngày càng vững mạnh, có thêm nhiều chỗ đứng hơn nữa trên thị trường cũng như trong lòng người tiêu dùng 16 Về thị trường hoạt động 16.1 Nhận xét, đánh giá: Các sản phẩm của Xí nghiệp May Khatoco đã có những bước phát triển mạnh mẽ trong 22 năm qua, cũng đã lan rộng trên toàn quốc, đặc biệt là các cường quốc mạnh trên thế giới như Mỹ, Pháp, Nhật Bản, EU… Nhưng vì chưa có bộ phận Kinh doanh – Marketing của riêng Xí nghiệp nên chưa chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng mới, nhất là các đơn hàng lớn gia công từ nước ngoài Chưa tận dụng triệt để các cơ hội từ việc ký kết các hiệp ước: WTO, ASEAN, FTA, TPP…Các hiệp định này đóng vai trò rất lớn giúp các nước trong khối, trong khu vực thuận tiện trao đổi hàng hóa với nhau với mức thuế thấp, giúp thị trường cạnh tranh lành mạnh trong 1 môi trường mở rộng lớn 16.2 Đề xuất Với lợi thế gia công hàng may mặc, Xí nghiệp có thể thâm nhập hơn nữa vào nhiều nước cùng ký các Hiệp ước nếu biết tận dụng khả năng của Xí nghiệp một cách hợp lí Xí nghiệp cần có 1 chiến lược đúng đắn, 1 nghiên cứu khung pháp lý đầy đủ, chính xác tránh các vi phạm không đáng có Nên đầu tư vào việc thiết kế vì nếu chỉ có những sản phẩm đơn giản, quen thuộc thì ngành may mặc của Việt Nam nói chung và hàng hóa của Xí nghiệp May Khatoco nói riêng không thể nào cạnh tranh kịp với các nước đi đầu về thời trang như Hàn Quốc, Trung Quốc, Pháp…Vì nếu có nhiều mẫu mã mới, đẹp đi cùng chất lượng tốt sẽ là điểm thu hút các doanh nghiệp khắp các quốc gia trên thế giới chú ý đến và ký hợp đồng sản xuất với Xí nghiệp, giúp mở rộng thị trường, tăng xuất khẩu, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận PHẦN 2 KINH NGHIỆM THỰC TẾ RÚT RA VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT 17 Những kinh nghiệm thực tế rút ra được trong quá trình thực tập Kinh nghiệm tìm kiếm công ty thực tập Đầu tiên, cần xác định địa điểm mà chúng ta muốn thực tập Điều đó giúp chúng ta khoanh vùng được những công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistic, marketing hoặc các sở kế hoạch, đầu tư Tốt nhất là nên chọn những công ty gần nơi chúng ta ở để tiện cho việc đi lại, làm việc cũng như là tiết kiệm chi phí trong quá trình thực tập, rút kinh nghiệm trong công việc này Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, thông tin của các công ty chỉ cần đưa lên mạng trong vài phút là có thể đến tay chúng ta, nên việc tìm kiếm nhu cầu thực tập sinh của các doanh nghiệp khá là nhiều, đa dạng ở bất kì trang web tìm việc nào Ở đó tập hợp đầy đủ thông tin mà chúng ta cần biết để xem thử có đủ điều kiện nộp đơn xin thực tập hoặc phù hợp với tiêu chí mà chúng ta đưa ra hay không, gồm: thông tin về công ty (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, website, loại hình kinh doanh, mặt hàng kinh doanh…); thông tin về ứng viên (hồ sơ gồm những gì, yêu cầu sinh viên năm cuối ngành gì, có điểm trung bình từ bao nhiêu trở lên, tiếng Anh giao tiếp, thành thạo tin học văn phòng và 1 số yêu cầu cần thiết: năng động, trung thực, cầu tiến, chăm chỉ….) Sinh viên có thể nộp hồ sơ qua e-mail cho nhân viên phụ trách công việc tuyển dụng này hoặc nộp trực tiếp tại địa chỉ của công ty tùy vào yêu cầu trên bảng tin được đăng Tuy nhiên, không nhất thiết chúng ta chỉ khăng khăng tìm kiếm các doanh nghiệp đăng bài tuyển dụng trên website bởi số lượng công ty tuyển là rất ít so với hàng ngàn sinh viên năm cuối chuyên ngành kinh doanh quốc tế như chúng ta trên địa bàn thành phố đang tìm kiếm nơi thực tập Vì vậy chúng ta có thể linh động tự đem hồ sơ đến những công ty mà chúng ta thực sự muốn học việc ở đó Điều này có thể đem lại ấn tượng tốt đẹp cho chúng ta từ phía công ty Họ có thể thấy được niềm đam mê, ham học hỏi cũng như sự chủ động, mạnh dạn và tự tin của chúng ta Điều thiết yếu là chúng ta luôn trang bị vững chắc kiến thức chuyên ngành cũng như là sự năng động cần có trong môi trường chuyên nghiệp để có thể sẵn sàng học việc bất cứ lúc nào, từ đó đúc kết được nhiều kinh nghiệm sau 4 tháng thực tập quý báu này Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ xin thực tập Sau khi đã tìm được công ty mà chúng ta mong muốn được thực tập ở đó, việc tiếp theo cần làm là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như bản tin đã yêu cầu, gồm: • Curriculum Vitae (CV) • Sơ yếu lí lịch • Giấy giới thiệu thực tập của nhà trường • Bảng điểm • Các chứng chỉ, bằng cấp (nếu có) • Số hộ khẩu (photo) • Chứng minh nhân dân (photo) Các giấy tờ trên nên được sắp xếp ngăn nắp, thẳng thóm và đúng theo trật tự trên bìa hồ sơ Tốt hơn là chúng ta nên kẹp những giấy tờ nhỏ như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, chứng chỉ tin học, chứng chỉ anh văn chung với nhau bằng 1 chiếc kẹp giấy để người tuyển dụng có thể dễ dàng lấy ra xem Để gây chú ý với công ty giữa hàng trăm đơn ứng tuyển vào 1 vị trí thực tập, tất nhiên hồ sơ của chúng ta phải thật sự ấn tượng để tạo điểm nhấn 1 bảng điểm với thành tích tốt; đầy đủ các chứng chỉ tin học, anh văn; 1 sơ yếu lí lịch rõ ràng với khá nhiều kinh nghiệm làm việc: từ việc làm thêm trong những thời gian rãnh rỗi đến những hoạt động tích cực trong đoàn đội (tiếp sức mùa thi, mùa hè xanh, tham gia hội thảo về các vấn đề kinh doanh…) sẽ làm cho bộ hồ sơ của bạn trở nên thật đặc biệt Qua đó, họ sẽ nhìn nhận bạn như 1 người đã có kinh nghiệm tiếp xúc với thực tế nên sẽ biết các ứng xử như thế nào là tốt với khách hàng, với đối tác hay khi làm việc với các bộ phận của nhà nước, năng động tham gia vào các hoạt động của công ty, ham học hỏi và không ngại khó khăn Đây là 1 trong số ít những kinh nghiệm giúp chúng ta tự tin hơn để đi được vào vào phỏng vấn và dễ dàng gây ấn tượng tốt đẹp với công ty Kinh nghiệm trả lời tại buổi phỏng vấn và viết thư ngỏ sau phỏng vấn Tác phong gọn gàng sạch sẽ, đến buổi phỏng vấn đúng giờ (tốt nhất là đến sớm 10-15 phút) là điều thiết yếu chúng ta phải tuân theo Khi đi, nhớ đem theo đầy đủ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu và tất nhiên là phải chuẩn bị 1 tâm lí sẵn sàng, tự tin cùng với khối kiến thức vứng chắc Nên tìm hiểu kĩ về công ty mà chúng ta sắp đi phỏng vấn một cách cụ thể nhất Hãy bỏ ra 1 ít thời gian để tìm thông tin cần thiết về công ty bới bất kì người tuyển dụng nào cũng muốn chúng ta phải biết rõ về công ty trước khi về thực tập tại công ty của họ Tiếp theo đó nên chuẩn bị sẵn sàng các câu hỏi có thể lường trước được Hầu như các nhà tuyển dụng đều có hàng loạt các câu hỏi mang tính chuẩn mực, điều mà chúng ta dễ dàng thấy ở bất cứ buổi phỏng vấn nào Vì vậy, hãy tập trả lời những câu như vậy với phong thái tự tin, điềm tính Chắc chắn nó sẽ ít nhiều lấy được thiện cảm của người tuyển dụng Trong buổi phỏng vấn, cần ghi nhớ những vấn đề sau: • Hãy nhìn thẳng vào mắt nhà tuyển dụng, ngồi thẳng thóm, thể hiện sự thoải mái, không căng thẳng Khi trao đổi với họ, không nên úp mở hoặc ấm úp mà nên trình bày một cách thẳng thắn, mạch lạc và rõ ràng Mặc dù cuộc phỏng vấn rất quan trọng, nó có thể quyết định chúng ta có được thực tập tại công ty hay không nhưng hãy xem đây là công việc mà chúng ta nên hoàn thành một cách nhẹ nhàng • Đừng quên nở nụ cười, cũng như những cử chỉ của đôi tay, của đầu và vai Nụ cười là một trong những cách tốt nhất để chúng ta thể hiện thái độ chân thành và thân thiện Vì vậy trong cuộc phỏng vấn, hãy tận dụng nụ cười đúng lúc Không chỉ vậy, nó còn thể hiện thái độ thân thiện và chân thành, mang đến một bầu không khí vui vẻ và thoải mái cho cuộc nói chuyện giữa chúng ta và nhà tuyển dụng Đồng thời, ngửa lòng bàn tay khi nói chuyện thường cũng tao ra sự chân thành Trong khi úp bàn tay lên nhau và đặt trên bàn lại cho thấy chúng ta đang làm chủ tình huống được hỏi Tuy nhiên khi bắt tay với nhà tuyển dụng, đừng nên thả lỏng và hạ thấp bàn tay xuống • Suốt buổi phỏng vấn xin việc, chúng ta đừng trở nên thụ động, chỉ toàn trả lời những câu hỏi được nhà tuyển dụng đặt ra Một kỹ năng trả lời phỏng vấn rất quan trọng mà không phải ai cũng biết đó là biết cách, đó là đặt câu hỏi ngược lại Việc thỉnh thoảng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng khiến buổi phỏng vấn trở nên 2 chiều hơn, giống như một buổi nói chuyện thân mật chứ không phải là một bài kiểm tra căng thẳng và áp lực • Cuối cùng, nên gửi e-mail cảm ơn nhà tuyển dụng và quý công ty đã dành thời gian và giúp cho cuộc phỏng vấn diễn ra tốt đẹp Kinh nghiệm làm việc tại công ty • Những điều nên cố gắng tại nơi làm việc Khẳng định bản thân bằng kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm đã học được ở trường, các hoạt động tập thể cũng như các công việc làm thêm Được cọ sát trong môi trường thực tế - một môi trường hoàn toàn khác so với 4 năm Đại học nhưng nhờ kiến thức tích lũy được cùng lời giảng dạy tận tình của thầy cô để chúng ta có thể tự tin hơn khi được các anh chị trong công ty giao việc cho Những chứng từ, những lần tiếp xúc với các cảng trước đây khi được học ở các môn chuyên ngành, ứng dụng sẽ giúp ích rất nhiều trong những công việc được giao một cách nhanh chóng Hòa đồng, thân thiện với mọi người, không ngại giúp đỡ mọi người trong công ty, bởi những việc làm đó luôn dạy cho chúng ta bài học Mỗi một công việc được giao là 1 điều bổ ích cho chúng ta sau này khi bước chân vào môi trường doanh nghiệp, dù là những việc nhỏ nhặt hay không phải chuyên môn của mình Nó sẽ giúp chúng ta làm quen với công việc thực tế, tiếp xúc với nhiều người để hiểu hơn về họ, từ đó tạo ra mối quan hệ tốt đẹp trong công ty Và khi họ đã có niềm tin nơi chúng ta, họ sẽ tận tình chỉ dạy những kinh nghiệm, bài học hết sức ý nghĩa cho chúng ta Luôn tích cực học hỏi những điều chưa biết bằng cách hỏi những anh chị đi trước có kinh nghiệm Không nên ngại hỏi trong quá trình thực tập, bởi nếu chúng ta không hỏi những gì mà chúng ta chưa biết thì sau 4 tháng thực tập, kinh nghiệm cũng như bài học trong công việc tích lũy được là rất ít Nhưng chúng ta cần biết cách hỏi sao cho đúng lúc, đúng mục đích, không hỏi những câu liên quan đến kiến thức cơ bản trong ngành mà chúng ta bỏ quên bởi họ sẽ đánh giá thực lực, khả năng tiếp thu và sự học hỏi của chúng ta Tự tin, chủ động hỏi khi có cơ hội, sẽ giúp chúng ta biết được nhiều điều hay mà chỉ môi trường làm việc mới có Giao tiếp tốt, kể cả với đồng nghiệp, với khách hàng hay với các cơ quan nhà nước mà chúng ta đến làm việc Có thể nói vòng phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng có 1 cái nhìn khá khái quát trong việc nhận thấy kỹ năng giao tiếp, trò chuyện mà sau này là cách làm việc của ứng viên Vì vậy, giao tiếp tốt là điều khá quan trọng, là điều tiên quyết khi đề ra yêu cầu tuyển dụng Thực tập là môi trường hoàn hảo giúp chúng ta có thể cải thiện kỹ năng này khi được tiếp xúc trực tiếp không chỉ với các anh chị trong công ty mà còn với khách hàng, với các nhân viên Hải quan hay các bộ phận trong Cơ quan nhà nước Nên cố gắng chào hỏi, vui vẻ, thân thiện, tỏ thái độ tích cực để tạo ấn tượng tốt, xây dựng mối quan hệ tốt và giúp chúng ta có thêm được nhiều kinh nghiệm trong việc nói chuyện với người khác Cố gắng hoàn thành công việc được giao nhanh chóng và hiệu quả nhất Áp dụng những kiến thức được học trên ghế nhà trường, những kỹ năng tích lũy được qua các hoạt động tập thể và công việc làm thêm cùng với sự năng động, nhiệt huyết của sinh viên năm cuối đang trong quá trình thực tập sẽ là những ưu điểm giúp chúng ta hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả những công việc mà anh chị trong công ty giao cho Chính sự nhanh nhẹn và hiệu quả công việc cao sẽ mang đến sự hài lòng cho công ty, kể cả khách hàng đối tác Luôn chấp hành tốt các quy định của công ty, từ việc đi làm đúng giờ đến thời gian nghỉ giải lao giữa buổi Tác phong, trang phục gọn gàng, lịch sự; ăn nói nhã nhặn, lễ phép với mọi người trong công ty và khách hàng Hãy xem kỳ thực tập này như là khoảng thời gian để biến những điều trên như một thói quen, trở thành hành trang cho con đường làm việc của chúng ra sau này • Những điều không nên làm tại nơi làm việc Để nước tới chân mới nhảy Đây là điều tối kị trong công việc, nhất là trong quá trình thực tập Với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, công việc hầu hết được thực hiện trên máy tính có kết nối mạng Internet nên thời gian làm việc tương đối nhanh, gấp rút Vì vậy, chúng ta cũng phải làm quen với nhịp độ đó để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Không đợi tới hạn chót mới làm, vội vã và thiếu sót Không đợi các anh chị đã giao việc cho hối thúc rồi mới làm Thụ động, cấp trên giao gì thì làm nấy, không có tinh thần cầu tiến, học hỏi: Giao cho 1 công việc thì làm 1 công việc, không giao thì ngồi chơi Điều này cho thấy chúng ta rất bị động, không thích học hỏi, ù lỳ, từ đó doanh nghiệp sẽ nhìn nhận ta như là 1 người chậm chạp, không muốn cầu tiến Và đó là lí do công ty sẽ không hài lòng, sớm nhàm chán với cách làm việc này Trong môi trường kinh tế rộng mở, cạnh tranh cao như hiện nay, sự thụ động như vậy sẽ làm cho doanh nghiệp chậm phát triển, tụt hậu và tất nhiên, không ai muốn điều đó cả Áp dụng quy trình làm việc một cách cứng nhắc Thông thường, mỗi công ty, mỗi bộ phận sẽ có 1 quy trình làm việc liên kết với nhau, logic và thống nhất Nhưng cũng có 1 số trường hợp đặc biệt, nó sẽ không tuân theo quy trình trên mà có sửa đổi đôi chút Chúng ta sẽ phải tìm ra điểm khác biệt đó để có thể điều chỉnh cho phù hợp Việc rập khuôn, cứng nhắc và cứ làm theo những gì người khác yêu cầu mà không có thắc mắc gì sẽ làm giảm hiệu quả công việc và đôi khi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả sau này Bảo thủ, không hợp tác làm việc với mọi người trong công ty Luôn cho mình là đúng, không có tinh thần làm việc nhóm là những tính cách khó có thể tồn tạo lâu dài trong công ty Vì để hoàn thành công việc phải trải qua 1 quy trình nhất định, với nhiều giai đoạn và nhiều nhân viên thực hiện nó Do đó, phải có tiếp xúc nhiều với nhân viên khác, giải đáp những điều còn vướng mắc ở giai đoạn trước mới có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Người bảo thủ sẽ không bao giờ hoàn tất tốt công việc 1 mình được Một số bài học và kỹ năng học được trong quá trình thực tập • Bài học Quan sát kĩ mọi thứ tại nơi làm việc để học hỏi từ mọi người Kỹ năng này được hình thành dần dần qua từng ngày, từng công việc cụ thể Quan sát cách làm việc của các anh chị trong công ty, cách họ nói chuyện với nhau và với khách hàng… cũng có thể cho chúng ta 1 bài học bổ ích để áp dụng sau này Tự tin, chủ động trong công việc Sẵn sàng hỏi giúp đỡ mọi người mỗi khi chúng ta có thời gian rãnh, tạo mọi điều kiện giúp hoàn thành công việc tốt và nhanh chóng, hay không ngại khó khăn để làm việc sát với thực tế vì đây là cơ hội rất tốt để tích lũy thêm kinh nghiệm, đó chính là sự chủ động Đưa ra ý kiến riêng, cải thiện những quy trình cũ kĩ, lạc hậu hoặc đóng góp sáng kiến trong công việc, đó chính là sự tự tin Luôn mốn hoàn thiện bằng sự tự tin, chủ động của chính mình là tố chất rất quan trọng đi đến thành công trong công việc và cuộc sống Luôn lắng nghe: hãy suy nghĩ rằng chúng ta bắt đầu từ con số 3 ( từ 1 đến 3 là những kiến thức, kỹ năng được học ở trường) và đến công ty để học việc chứ không chỉ để thực tập, nên việc lắng nghe là điều hết sức quan trọng Những lời chỉ bảo tận tình của anh chị trong công ty là những kiến thức bổ ích mà chúng ta phải tiếp thu, ghi nhớ Đồng thời những lần chỉ ra lỗi sai, những việc làm không đúng thì cần phải biết cách khắc phục, rút kinh nghiệm Nhưng lắng nghe không có nghĩa là nhất nhất tuân theo lời người khác bảo một cách cứng nhắc, mà phải có sự trao đổi, nghĩa là nếu chúng ta còn thắc mắc điều gì, chưa rõ điều gì, cứ mạnh dạn hỏi thực hiện cho tốt; cũng giống như việc chúng ta cảm thấy công việc được giao có 1 số lỗi nhỏ, chưa chính xác thì cần đưa ra quan điểm của mình để giải quyết triệt để Điều đó sẽ giúp cho nhà cấp trên và đồng nghiệp thấy chúng ta là người có năng lực, có tiếng nói riêng và tinh thần cầu tiến, ham học hỏi Trao dồi thêm các yêu cầu cần thiết qua những lần tiếp xúc thực tế với khách hàng, với Hải quan hay Cơ quan nhà nước khi làm việc Đối với khách hàng, cần cho họ thấy sự thân thiện, cởi mở và chất lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của công ty là tốt, phụ hợp với yêu cầu mà họ đặt ra, đồng thời cũng cần có sự nhẫn nại, khôn khéo khi làm việc hay thương lượng ký hợp đồng Đối với Hải quan các cảng biển, cần năng động, không ngại hỏi thăm nếu còn điều gì chưa rõ và mối quan hệ rộng Đối với các cơ quan nhà nước cần có sự nhanh nhẹn, nguyên tắc và nắm rõ luật pháp, quy định liên quan • Kỹ năng Kỹ năng soạn thảo văn bản trên Word, kỹ năng tính toán thống kê số liệu trên Excel, kỹ năng trình bày PowerPoint trong hội thảo, thuyết trình Trao dồi kỹ năng tiếng Anh: nói, đọc hiểu, nghe, viết Kỹ năng gởi e-mail cho đồng nghiệp và khách hàng Kỹ năng làm hợp đồng, hồ sơ C/O, hồ sơ xuất - nhập khẩu và các giấy tờ khác có liên quan Kỹ năng thuyết phục khách hàng và cung cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp với Sở Công Thương, Hải Quan các Cảng Biển Kỹ năng ứng xử khi có tình huống không hay xảy ra Kỹ năng lắng nghe và đóng góp ý kiến khi làm việc nhóm 18 Ý kiến đề xuất của sinh viên đối với nhà trường và khoa Thương Mại – Du Lịch Trong thời gian thực tập, nhà trường cũng như các thầy cô trong Khoa Thương mại – Du lịch đã hết sức tạo điều kiện cho em một môi trường thực tập tốt nhất có thể Để chuẩn bị cho việc tìm kiếm công ty và các bước tạo hồ sơ, phỏng vấn, Khoa đã mời các anh chị khóa trước truyền đạt kinh nghiệm Đồng thời, các thầy cô cũng sẵn sàng giới thiệu chỗ thực tập nếu sinh viên không thể tìm ra được công ty thích hợp Nhà trường cũng nổ lực giúp đỡ bằng cách cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết, giúp sinh viên có được bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho việc xin thực tập Hơn hết là sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô phụ trách hướng dẫn thực tập, dù bận rộn nhưng vẫn dành chút thời gian quý báu để hướng dẫn, sửa bài và cung cấp thêm thông tin để chúng em có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình Em mong muốn đối với những khóa về sau, Khoa Thương mại – Du lịch kết hợp cùng với nhà trường tạo mọi điều kiện hơn nữa để khoảng thời gian thực tập và hoàn thành bài báo cáo sẽ 1 bài học thực tế bổ ích, là hành trang để chúng em có thêm kinh nghiệm cho công việc sau này Cụ thể như: • Nhà trường nên mở thêm nhiều buổi hướng dẫn trước thời gian thực tập, triển khai triệt để tất cả các vấn đề liên quan cũng như giải đáp thắc mắc của sinh viên một cách rõ ràng, cụ thể • Nhà trường nên lập 1 diễn đàn trên mạng Internet hay 1 trang mạng để các cựu sinh viên có thể chia sẽ kinh nghiệm của mình trước đó, hay trả lời những điều còn vướng bận của các sinh viên chuẩn bị cho khoảng thời gian thực tập • Nhà trường nên thông báo giảng viên hướng dẫn sớm nhất có thể để sinh viên thuận tiện trong việc liên hệ và hỏi những vấn đề còn thắc mắc liên quan đến việc làm bài báo cáo 19 Một số ý kiến đề xuất đối với sinh viên đang học Là sinh viên năm 4, đã có khoảng thời gian gần 4 năm ngồi trên ghế nhà trường và được truyền dạy nhiều kiến thức bổ ích, cùng với khoảng thời gian thực tập vô cùng quý giá, em đã rút ra được một vài kinh nghiệm muốn nhắn nhủ đến các bạn sinh viên khóa sau thuộc khoa Thương mại – Du lịch nói riêng và tất cả sinh viên trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh nói chung như sau: Cố gắng nắm vứng tất cả kiến thức được học trong suốt 4 năm qua, đặt biệt là các môn chuyên ngành và ứng dụng vì chúng rất quan trọng và liên quan mật thiết đến công việc của các bạn sau này Tận dụng các phương tiện truyền thông hiện đại, như mạng Internet, các website, mạng xã hội để tìm thông tin cập nhật, vì mỗi ngày có rất nhiều thay đổi mới mà chúng ta cần phải học hỏi, nhất là mỗi lần làm tiểu luận, cần phải tìm kiếm nhiều dữ liệu cần thiết Không ngại khi không hiểu, sẵn sàng hỏi thầy cô hay bạn bè về những vấn đề còn khuất mắt, hay có thể gởi e-mail có thầy/ cô nhờ giải đáp giúp Đồng thời, tích cực tham gia các phong trào của trường, đoàn hay lớp đề ra Việc này sẽ giúp các bạn rèn luyện được kỹ năng tự tin trước đám đông, kỹ năng nói trước tập thể hay kỹ năng thuyết phục, nói chuyện với mọi người Đặc biệt nó rất quan trọng trong việc giúp các bạn có được khả năng thuyết trình và lắng nghe, giải quyết nhanh vấn đề và khả năng ứng xử Đây là một trong những điều cực kỳ cần thiết khi các bạn bước vào môi trường làm việc Đối với thời gian thực tập, các bạn nên xác định được mục tiêu đúng đắn và cố gắng hết sức để thực hiện nó Đừng ngại khó, ngại khổ hay ngại tiếp xúc Vì chỉ có tiếp xúc với thực tế mới giúp chúng ta hiểu rõ vấn đề, rút kinh nghiệm và có thêm bài học bổ ích sau này Luôn luôn lắng nghe để có thể tiếp thu một cách rõ ràng nhất những bài học, những lời chỉ dạy quý giá mà thầy cô hay các anh chị trong công ty truyền đạt KẾT LUẬN Quá trình xuất – nhập khẩu là một trong những quá trình quan trọng giúp Xí nghiệp tăng năng lực sản xuất, tăng doanh thu và lợi nhuận Đồng thời góp phần mở rộng thị trường kinh doanh, đưa sản phẩm ngày càng gần hơn đến với người tiêu dùng Những thông tin chi tiết về nhập khẩu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất và xuất khẩu sản phẩm may mặc chính là những biểu hiện cho tính hiệu quả trong kinh doanh và quy mô sản xuất của Xí nghiệp Để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao đó, công tác xuất – nhập khẩu của Xí nghiệp May Khatoco cần phải được bổ sung và hoàn thiện thường xuyên Trước tình hình kinh tế và thế giới có nhiều thay đổi với xu hướng ngày càng có nhiều đòi hỏi khắc khe hơn đối với doanh nghiệp, đặc biệt là trong công tác xuất – nhập khẩu Vì vậy hoạt động sản xuất may mặc của Xí nghiệp May Khatoco cũng có nhiều khó khăn nhất định Để tiến hành kinh doanh thuận lợi hơn trong điều kiện mới, yêu cầu đặt ra trước mắt cho Xí nghiệp là phải xác định được những lợi thế, cũng như khắc phục những điểm yếu để từ đó có những bước đi đúng đắn, chính xác kịp thời nhằm tận dụng được những cơ hội và tránh các rủi ro trên trường quốc tế Đồng thời giúp Xí nghiệp tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường, đặc biệt là trên lĩnh vực sản xuất, kinh doanh xuất – nhập khẩu với nhiều đối thủ lớn về quy mô, giàu kinh nghiệm Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do trình độ cũng như nhận thức còn hạn chế nên trong bài báo cáo tốt nghiệp này không tránh khỏi những sai sót, hạn chế nhất định Em rất mong nhận được sự đóng góp và hướng dẫn của các thầy cô giáo, Ban lãnh đạo cùng toàn thể các anh chị phụ trách bộ phận xuất – nhập khẩu để nhận thức của em về vấn đề này được hoàn thiện hơn Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Lê Kha và anh chị trong Xí nghiệp May Khatoco đã tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này! TÀI LIỆU THAM KHẢO •Báo cáo tình hình xuất khẩu sản phẩm sang các thị trường - Phòng Kế hoach – Kỹ thuật Xí nghiệp May Khatoco •Tình hình nhân sự năm 2015 – 2015 của Xí nghiệp May Khatoco - Phòng Nhân sự Xí nghiệp May Khatoco •Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho của Xí nghiệp May Khatoco quý 4 năm 2015 – Phòng Kế toán Xí nghiệp May Khatoco •Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp May Khatoco 2012 -2015 – Phòng Kế toán Xí nghiệp May Khatoco •Một số website phục vụ cho việc cung cấp số liệu: https://vi.wikipedia.org/wiki/, http://may.khatoco.com/, http://www.khatoco.com/, https://www.gso.gov.vn/, http://www.vinatex.com/, http://vneconomy.vn/, https://dudoankinhte.wordpress.com/, … •Một số bài báo cáo mẫu của các anh/ chị khóa trước thuộc khoa Thương mại – Du lịch, trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh 68