tóm tắt lý thuyết môn kỹ năng lãnh đạo

LÊ THỊ THU THỦY Nội dung chính I- Khái quát về lãnh đạo II- Các phong cách lãnh đạo III- Phát triển các kỹ năng lãnh đạo – Kỹ năng giao tiếp – Kỹ năng thuyết trình – Kỹ năng làm việc nhó

KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO (LEADERSHIP)

Ts LÊ THỊ THU THỦY

Nội dung chính

I- Khái quát về lãnh đạo

II- Các phong cách lãnh đạo

III- Phát triển các kỹ năng lãnh đạo

– Kỹ năng giao tiếp

– Kỹ năng thuyết trình

– Kỹ năng làm việc nhóm

– Kỹ năng giải quyết xung đột

– Kỹ năng động viên nhân viên

– Kỹ năng đàm phán

-I- Khái quát về lãnh đạo (Leadership)

– Nhà quản trị (manager): Được bổ nhiệm, có khả năng ảnh hưởng dựa trênquyền hạn chính thức

– Nhà lãnh đạo (leader): Có thể được bổ nhiệm hoặc nổi lên từ trong nhóm,

có khả năng ảnh hưởng đến người khác ngoài quyền hạn chính thức

– Nhà lãnh đạo có phải là nhà quản trị?

– Nhà quản trị có phải là nhà lãnh đạo?

- Khái niệm lãnh đạo (leadership):

Lãnh đạo là quá trình ảnh hưởng đến một nhóm theo hướng thực hiện cácmục tiêu

 Cung cấp những chỉ dẫn, hỗ trợ nhân viên

 tạo động lực cho nhân viên để thực hiện mục tiêu đã xác định

 tạo môi trường làm việc hợp tác, giải quyết các xung đột

1- Vai trò của lãnh đạo

2 Quyền lực và lãnh đạo

Các nguồn hình thành quyền lực của các nhà lãnh đạo:

- Quyền lực vị trí (Legitimate power):

Có được từ vị trí công tác: ra lệnh

- Quyền lực cá nhân (personal power)

Có những đặc điểm hoặc nguồn lực người khác cần

- Quyền lực chuyên môn (expert power)

Có được từ những khả năng, kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức

- Quyền lực khen thưởng (reward power)

Trao các lợi ích hoặc phần thưởng có lợi

- Quyền lực khống chế/trừng phạt (coercive power)

Dựa trên khả năng trừng phạt hoặc kiểm soát của người lãnh đạo: đình chỉcông tác, giáng cấp…

Phong cách lãnh đạo:

- Phong cách lãnh đạo của một cá nhân là dạng hành vi của người đó thể hiệncác nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động của những người khác

- Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo

- Phong cách lãnh đạo là hệ thống các đấu hiệu đặc trưng của hoạt động quản lýcủa nhà lãnh đạo, được quy định bởi các đặc điểm nhân cách của họ

- Phong cách lãnh đạo là kết quả của mối quan hệ giữa cá nhân và sự kiện, vàđược biểu hiện bằng công thức:

Phong cách lãnh đạo = Cá tính x Môi trường

 Phong cách lãnh đạo chuyên quyền (Autocratic)

 Phong cách lãnh đạo bàn giấy (Bureaucratic)

 Phong cách lãnh đạo dân chủ (Democratic)

 Phong cách lãnh đạo tự do (Hands-off)

a Phong cách lãnh đạo chuyên quyền

 Ra quyêt định đơn phương, hạn chế sự tham gia của cấp dưới

 Tập trung quyền hạn tối đa

 Không tham vấn nhân viên, không cho phép có ý kiến

 Giao nhiệm vụ bằng mệnh lệnh và chờ đợi sự phục tùng

 Giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện các quyết định

 Quản lý bằng thưởng,phạt

Người lãnh đạo chuyền quyền:

- Dựa trên đe dọa và trừng phạt để ảnh hưởng đến nhân viên

- Không tin tưởng nhân viên

- Không cho phép nhân viên có ý kiến

Sử dụng phù hợp khi

- Nhân viên chưa được đào tạo không biết nhiệm vụ hay quy trình phải làm

- Có các mệnh lệnh và chỉ dẫn chi tiết

- Thời gian ra quyết định bị hạn chế

- Quyền lực của người lãnh đạo bị đe dọa

- Cần có sự phối hợp trong công việc với các bộ phận hoặc tổ chức khác

b Phong cách lãnh đạo bàn giấy

 Quản lý bằng giấy tờ

 Công việc thực hiện theo các qui trình hoặc chính sách

 Nếu công việc chưa có hướng dẫn thì chuyển lên cấp trên

 Tăng cường các nguyên tắc

Sử dụng phù hợp khi:

- Nhân viên đã quen với công việc

- Nhân viên cần phải hiểu một số qui trình, chuẩn mực

Không phù hợp khi

- Nhân viên không còn hứng thú trong công việc và làm việc với đồng nghiệp

- Nhân viên chỉ biết làm các công việc được chỉ định

c Phong cách lãnh đạo dân chủ

 Khuyến khích cấp dưới tham gia vào việc ra quyết định

 Thông tin đến cấp dưới mọi vấn đề có ảnh hưởng đến công việc của họ vàchia sẽ quá trình ra quyết định và trác nhiệm

 Phân quyền

 Khuyến khích cấp dưới tự quyết định mục tiêu và phương pháp

 Sử dụng thông tin phản hồi để huấn luyện nhân viên

Phù hợp khi:

Muốn nhân viên được thông tin về mọi vấn đề có ảnh hưởng đến họ

Muốn nhân viên chia sẻ công việc ra quyết định và thực hiện

Muốn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và thăng tiến và tạo sự thích thú trongcông việc

Có nhiều vấn đề cần giải quyết đòi hỏi sự tham gia của nhiều người

Muốn khuyến khích làm việc theo nhóm

Không phù hợp khi:

 Không đủ thời gian để huy động ý kiến của mọi người

 Ra quyết định đơn giản

 Người quản lý cảm thấy bị đe dọa bởi phong cách lãnh đạo này

d Phong cách lãnh đạo tự do

 Nhà quản trị cho phép nhân viên quyền tự do cao nhất có thể

 Cho phép nhóm/tập thể toàn quyền quyết định

 Cấp dưới có thể hoàn thành công việc theo bất cứ cách nào họ xem là phùhợp

 Nhà quản trị là người cung cấp thông tin và đầu mối liên hệ với bên ngoài.Phù hợp khi:

 Nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm, có kỹ năng cao

 Sử dụng các chuyên gia bên ngoài hoặc tư vấn

Không phù hợp khi:

 Nhà quản trị không có khả năng đánh giá công việc của nhân viên

 Nhà quản trị không hiểu được trách nhiện của mình và mong muốn nhânviên hỗ trợ mình

3 Lãnh đạo theo tình huống

Thế nào là lãnh đạo theo tình huống?

 Bạn là một nhà lãnh đạo? Bạn đang lựa chọn cho mình một phong cách lãnh đạo hoàn hảo để áp dụng với tất cả các nhân viên của mình?

 Không có phong cách nào tốt nhất Thực tế, việc lãnh đạo hiệu quả đòi hỏi nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau

3.1 Thế nào là lãnh đạo theo tình huống?

Lãnh đạo theo tình huống bao gồm việc sử dụng bốn phong cách quản lý khác nhau:

 Lãnh đạo kiểu hướng dẫn

 Lãnh đạo kiểu tư vấn hay kiểu “ông bầu

 Lãnh đạo kiểu hỗ trợ

 Lãnh đạo theo phong cách phân cấp hay uỷ quyền

Lãnh đạo kiểu hướng dẫn

 Nhà Lãnh đạo sẽ hướng dẫn nhân viên làm thế nào để hoàn thành công việc, kiểm tra chặt chẽ hoạt động của nhân viên và tự mình đưa ra hầu hết quyết định

 Đây là phong cách thích hợp nhất để quản lý nhân viên mới vào nghề hoặc đối với những người thực hiện công việc không tốt

 Tuy nhiên, nếu nhà Lãnh đạo chỉ sử dụng một phong cách này thì sẽ trở thành tiểu tiết, độc đoán.

Lãnh đạo kiểu tư vấn hay kiểu “ông bầu”

 Nhà Lãnh đạo liên tục đưa ra các định hướng và buộc nhân viên cùng tham gia giải quyết vấn đề và tham gia vào quá trình ra quyết định

 Để thực hiện được điều này, cần lôi kéo ý kiến của nhân viên, trả lời các câu hỏi được nêu ra và thể hiện sự hứng thú bàn bạc công việc với từng cá nhân

 Phong cách này thích hợp khi nhân viên không còn là người mới đối với công việc nhưng cũng chưa đủ khả năng hoặc sự tự tin về khả năng thực hiện công việc của mình.

 Tuy nhiên, thay vì giải quyết hộ, nhà lãnh đạo chỉ hỗ trợ họ Làm như vậy sẽ tăng cường tính độc lập và sự tự tin của nhân viên.

Phong cách phân cấp hay uỷ quyền

 Sử dụng đối với nhân viên có cả kỹ năng và sự tự tin trong việc xử lý công việc

 Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng phong cách này trước khi nhân viên của bạn sẵn sàng cho công việc thì họ có thể sẽ cảm thấy rằng, bạn đã bỏ rơi họ

III- CÁC KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO

1 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Thuyết trình hiệu quả

• Chuẩn bị cho bài thuyết trình

• Soạn nội dung thuyết trình

• Thực hiện bài thuyết trình hiệu quả

1.1 KỸ THUẬT 4 BƯỚC

• Bước 1: Giới thiệu

• Bước 2: Định nội dung

• Bước 4: Kết luận

BƯỚC 1: GIỚI THIỆU

Một đến hai câu

Nêu bật chủ đề của bài thuyết trình

Tỏ rõ thái độ, quan điểm

GIỚI THIỆU

• Đặt vấn đề

• Định mục đích

• Đề nghị (nếu có)

BƯỚC 2: ĐỊNH NỘI DUNG

Cho thính giả biết số lượng và trình tự những nội dung sẽ được trình bày

Các điểm nội dung được sắp xếp theo mức độ quan trọng

ĐỊNH NỘI DUNG

• Phần 1

• Phần 2

• Phần 3

BƯỚC 3: THÂN BÀI

Triển khai các điểm nội dung chính, sử dụng các hỗ trợ, minh họa

Thường chiếm từ 80 - 90% thời gian của bài thuyết trình

nhất cho đến các điểm ít quan trọng nhất hay ngược lại

• Tập trung nhiều thời gian cho những điểm quan trọng hơn

• Xác định được một trình tự thích đáng sẽ giúp bạn có được một bài thuyết trình logic và được tổ chức chặt chẽ

1.3 DỄ TIẾP CẬN HƠN? Nếu:

• Giới hạn các điểm nội dung chính

• Sử dụng các câu tiêu đề (Header)

• Sử dụng các công cụ nhấn mạnh khác:

– Viết đậm, VIẾT HOA, chữ nghiêng, gạch dưới và chữ to là các phương

pháp thường được sử dụng trên văn bản để nhấn mạnh các điểm thông tin

– Khi trình bày ngôn ngữ, âm lượng, tạm ngừng, dáng điệu, cử chỉ, hìnhảnh là các công cụ để nhấn mạnh các ý tưởng

NGÔN NGỮ CƠ THỂ

• Trên 65% các thông điệp giao tiếp của chúng ta là ngôn ngữ cơ thể

• Nhận thức được tác dụng của ngôn ngữ cơ thể có thể giúp bạn gia tăng rõrệt hiệu quả bài thuyết trình

• Ngôn ngữ cơ thể được hấp thụ từ nền văn hóa và do đó sẽ khác biệt trongcác nền văn hóa khác nhau

• Mắm môi, liếm môi, cắn môi

• Chống nạnh, chắp tay, khoanh tay

• Thu thập thơng tin từ thính giả

• Kiểm soát bề ngoài của bạn

• Thả lỏng để bạn không quá căng thẳng

• Sử dụng phong cách của riêng bạn

1.5 Phương pháp nâng cao hiệu quả trình bày

• Càng ngắn gọn càng tốt

• Tìm hiểu trước về khán giả & những mong muốn của họ

• Nên sử dụng dụng cụ nghe nhìn khi có thể

• Nên tôn trọng giờ giấc

• Báo thời gian dự kiến trình bày, thời gian giải đáp thắc mắc

• Khi không trả lời được câu hỏi – hãy chấp nhận

• Ăn mặc thích nghi

• Dùng từ càng đơn giản càng tốt

• Khôi hài phải phù hợp, không nên công kích ai

• Cố gắng phát tài liệu đọc thêm vào cuối buổi

• Thực tập, thực tập và thực tập nhiều hơn nữa

2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP

2.1 Khái niệm giao tiếp

Là một quá trình

Quan trọng với mỗi cá nhân, nhóm, xã hội

Bao gồm tạo ra và hồi đáp lại thông điệp

Thích nghi với con người và môi trường

MỤC TIÊU CỦA GIAO TIẾP

• Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta;

• Có được sự phản hồi từ người nghe;

• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe

• Truyền tải được những thông điệp Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi dothông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thànhphần khác tham gia vào quá trình này

• Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh đượcnhững cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những ràocản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sựnghiệp

2.2 Quá trình giao tiếp

Kênh truyền đạt thông điệp

• Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh,

nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video;

viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo

Kênh truyền đạt thông điệp

- Kênh giao tiếp chính thức:

• Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ côngviệc, quy trình, phản hồi, …

• Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …

• Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻthông tin, thực hiện báo cáo, …

- Kênh giao tiếp không chính thức:

• Xác nhận thông tin;

• Mở rộng thông tin;

• Lan truyền thông tin;

• Phủ nhận thông tin;

• Bổ sung thông tin

GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

• Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65% • Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếmkhoảng 7% • Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữchiếm khoảng 38%

Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ:

CÁC YẾU TỐ TRỞ NGẠI GIAO TIẾP

 Các yếu tố phi ngôn ngữ: sự khác biệt về nhận thức, thiếu sự chú ý,thiếu kiến thức nền tảng, cảm xúc, cá tính, diện mạo, thành kiến, khônglắng nghe, …

 Các yếu tố ngôn ngữ: cách phát âm, từ ngữ, …

 Sự khác biệt về văn hoá trong giao tiếp

 Các khác biệt phi ngôn ngữ

 Tên và cách xưng hô

 Phong tục, tục lệ

 Trang phục

 Thời gian

 Thái độ đối với sự mâu thuẫn

 Vai trò của giới tính trong xã hội

Nguyên nhân thất bại trong giao tiếp

 Suy diễn sai

 Nhầm lẫn nghĩa của từ

 Nhận thức khác nhau

 Thời gian không hợp

 Quá tải thông tin

Giao tiếp hiệu quả

- Nâng cao giá trị đối tác

- Đứng về phía đối tác

- Lắng nghe tích cực

Các vấn đề viết tiểu luận môn học

1- Lãnh đạo trong bối cảnh toàn cầu hóa

2- Phẩm chất nào tạo nên một nhà lãnh đạo

3- Những kinh nghiệm lãnh đạo thành công và thất bại trong thực tiễn DN4- Các giải pháp nâng cao hiệu quả lãnh đạo tại một DN cụ thể

5- Phân tích, đánh giá về phong cách lãnh đạo của một nhà lãnh đạo DN màbạn ngưỡng mộ

6- Lựa chọn một cuốn sách về kỹ năng lãnh đạo và viết tóm tắt nội dungkhông quá 15 trang

7- Tự đánh giá về phong cách lãnh đạo của bản thân và các giải pháp để pháttriển kỹ năng lãnh đạo

8- Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm

9- Vai trò của người lãnh đạo trong việc giải quyết các xung đột nội bộ DN

 Khái niệm chung

 Đặc tính của nhóm

 Các giai đoạn phát triển của nhóm

 Các vấn đề hường gặp phải khi làm việc nhóm

 Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá

Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một ngườilãnh đạo

3.3.2- Giai đoạn xung đột

Xung đột là giai đoạn tiếp theo Khi đó, các bè phái được hình thành, các tínhcách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt

Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một sốngười vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở

Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việccủa bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được nhữnglời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn

3.3.3- Giai đoạn bình thường hóa

Sau đó là giai đoạn bình thường hóa Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy

những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ

Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy antoàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luậncởi mở bên với toàn bộ nhóm

Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau Những phươngpháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó

3.3.4- Giai đoạn vận hành và thoái trào

 Vận hành: Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệthống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợcao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm

 Thoái trào: nhiệm vụ của nhóm đã hoàn thành

3.4- Các vấn đề thướng gặp phải khi làm việc nhóm

Đặt vấn đề tình cảm, giai tầng xã hội lên cao quá: các thành viên trong nhóm

"hợp" nhau thì nhóm mới hoạt động tốt được

“Cha chung không ai khóc”: nếu làm một mình thì làm hết mình, mà việc củatập thể thì cứ làm đến đâu hay đến đấy, đùn đẩy cho người khác càng nhiềucàng tốt

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác: mọi người có lý do, tìm cách để tránhviệc, công việc tất cả sẽ đổ dồn lên một vài người

Dành hết việc do không tin tưởng người khác

3.5- Thông tin trong nhóm

Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau:

 Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp

 Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, thông báo, fax, điệnthoại

 Các phương tiện điện tử như email, mạng nội bộ,…

 Phim ảnh hội nghị

3.6- Quá trình làm việc theo nhóm

Tại lần họp đầu tiên

Khi nhóm nhận dự án, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhómthảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến

Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựatrên chuyên môn vủa họ.

Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành vàchuẩn cho lần họp sau Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên

Những lần gặp sau

 Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắccho từng người

Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

 Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

 Báo cáo mức độ hoàn thành mục tiêu ban đầu

3.7- Đánh giá kết quả nhóm

Chọn các tiêu chuẩn đánh giá

 Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện

 Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện

 Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tíên của chúng bảo đảm các lợi íchkinh tế thực

Đánh giá kết quả

 Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác, nghĩa là cần thiết thực,

vì nếu cần, bạn có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đánh giá

Đo lường sự thực hiện của nhân viên

 Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian,

và tài chính

 Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến

 Thời gian: thành quả so với kế hoạch làm việc

 Chất lượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng

 Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả năng

4 KỸNĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT