Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại uỷ ban dân tộc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội – 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội – 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nghiên cứu Luận văn khách quan, trung thực chưa công bố công trình khác Các trích dẫn luận văn có nguồn gốc rõ ràng TÁC GIẢ Nguyễn Thị Hạnh LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin chân thành cảm ơn Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội tận tâm giảng dạy, hướng dẫn tạo điều kiện cho hoàn thành khóa học đề tài nghiên cứu Với lòng tri ân sâu sắc, xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Lệ Nhung nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ hoàn thành công trình nghiên cứu Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân tộc, Lãnh đạo chuyên viên Phòng Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc; Lãnh đạo Trung tâm Thông tin, Phòng Tích hợp Dữ liệu Trung tâm Thông tin Ủy ban Dân tộc giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho trình nghiên cứu đề tài Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp ủng hộ, giúp đỡ mặt để hoàn thành luận văn này! Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Tác giả Nguyễn Thị Hạnh BẢNG CHỮ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ VIẾT TẮT Công tác lưu trữ CTLT Công nghệ thông tin CNTT Cơ sở liệu CSDL Dân tộc thiểu số DTTS Nghị định NĐ Nhà xuất Nxb Quyết định QĐ Ủy ban Dân tộc UBDT MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 6 Phương pháp nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Bố cục đề tài Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 1.1 Khái quát số hoá tài liệu lƣu trữ 1.1.1 Một số khái niệm .8 1.1.2 Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ số công việc có liên quan 11 1.1.3 Ưu điểm hạn chế số hoá tài liệu lưu trữ .15 1.2 Yêu cầu nguyên tắc số hoá tài liệu 19 1.2.1.Yêu cầu số hoá tài liệu lưu trữ .19 1.2.2 Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ 21 Khái quát Ủy ban Dân tộc 23 1.3.1 Quá trình hình thành phát triển 23 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ .24 1.3.3 Cơ cấu tổ chức lề lối làm việc 25 1.4.Tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộc 25 1.4.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc 25 1.4.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc 28 1.5 Tầm quan trọng việc số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban dân tộc 29 Tiểu kết chƣơng 32 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 34 2.1 Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộc 34 2.2 Kết số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộc .36 2.2.1 Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc .36 2.2.2 Lựa chọn tài liệu để số hóa .40 2.2.3 Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” 41 2.2.4 Thực số hoá tài liệu Ủy ban Dân tộc: 62 2.2.5 Khai thác, sử dụng tài nguyên số 64 2.2.6 Đánh giá kết đạt nguyên nhân 64 2.3 Một số hạn chế số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộc nguyên nhân 71 2.3.1 Một số hạn chế số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc 71 2.3.2 Nguyên nhân hạn chế 73 Tiểu kết chƣơng 75 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 76 3.1 Ban hành văn số hoá tài liệu lƣu trữ 76 3.1.1 Mục tiêu 76 3.1.2 Nhiệm vụ 76 3.1.3 Biện pháp thực 77 3.2 Các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ 79 3.2.1 Mục tiêu 79 3.2.2 Nhiệm vụ 79 3.2.3 Biện pháp thực 79 3.3 Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ 82 3.3.1 Mục tiêu 82 3.3.2 Nhiệm vụ 82 3.3.3 Biện pháp thực 83 3.4 Tăng cƣờng nguồn lực cho trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ 88 3.4.1 Mục tiêu 88 3.4.2 Nhiệm vụ 89 3.4.3 Biện pháp thực 90 3.5 Tăng cƣờng đạo, quản lý việc số hoá tài liệu lƣu trữ 94 3.5.1 Mục tiêu 94 3.5.2 Nhiệm vụ 94 3.5.3 Biện pháp thực 94 Tiểu kết chƣơng 97 KẾT LUẬN 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO 101 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện, tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học tiếng Vì vậy, tài liệu lưu trữ vị trí, vai trò việc lưu giữ thông tin quan trọng trình phát triển kinh tế - xã hội quốc gia, mà góp phần giáo dục lịch sử truyền thống dân tộc phục vụ triển khai thực nhiệm vụ chuyên môn quan, đơn vị Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, xuất nhiều phương thức lưu trữ tài liệu, số hoá tài liệu lưu trữ coi phương pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn công tác bảo quản tài liệu Số hoá tài liệu trở thành xu hướng chuyển dạng thông tin từ vật mang tin bên thành liệu dạng tín hiệu số máy tính nhận biết, lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào nhằm thực mục tiêu khác công tác lưu trữ Ở nước ta, thời gian gần đây, số hoá tài liệu, tính ưu việt nó, quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - quan ngang Bộ, thực chức quản lý Nhà nước công tác dân tộc phạm vi toàn quốc với trình hình thành phát triển, tài liệu lưu trữ lĩnh vực công tác dân tộc ngày lớn Hiện tại, hầu hết tài liệu lưu trữ UBDT cứng, bảo quản kho lưu trữ Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng, mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu lĩnh vực công tác dân tộc chủ trương, sách dân tộc Đảng, Nhà nước ta Để khắc phục hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc tiến hành số hoá số tài liệu, chủ yếu số hóa loại hình tài liệu hành chính, nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai tổ chức thực công tác dân tộc đạt hiệu Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ UBDT chưa triển khai đồng bộ, bước đầu thực thử nghiệm số hồ sơ phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc Quá trình số hoá bộc lộ nhiều hạn chế chế, sách, đầu tư kinh phí, sở vật chất, kỹ thuật đến trình tổ chức số hoá Phạm vi, quy mô nhỏ, lẻ; số lượng tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, lực đội ngũ thực số hoá chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu số hoá chưa cao Trong đó, kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng tất quốc gia Xã hội ngày phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ đối tượng khác với mục đích khác ngày trở nên đa dạng hết Cùng với tác động mạnh mẽ nhiều yếu tố nước, yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày đòi hỏi cao Các nhân tố tác động theo chiều hướng tích cực tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới trình triển khai số hóa, đòi hỏi phải có giải pháp phù hợp để phát huy tác động tích cực đồng thời hạn chế tác động tiêu cực trình số hóa Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ UBDT, nhằm hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu công tác số hoá UBDT việc cần thiết có ý nghĩa lý luận thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu UBDT Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ mình, nhằm góp phần nâng cao hiệu việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần thực thắng lợi công tác dân tộc hàng năm UBDT Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu: Luận văn hướng tới mục tiêu chung nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Ủy Ban Dân tộc, đề xuất số giải pháp cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu số vấn đề số hoá tài liệu lưu trữ; - Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc; - Sự cần thiết phải tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ; - Tình hình số hoá tài liệu lưu trữ giới Việt Nam; - Điều kiện cần thiết để tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ: Cơ sở pháp lý; sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị; tài liệu lưu trữ, nguồn nhân lực, kinh phí…); - Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ; - Một số trường hợp hư hỏng thường gặp cách sửa chữa, khắc phục thiết bị, máy móc, hệ thống số hoá Thứ hai, đào tạo kỹ thực hành Đào tạo kỹ thực hành vấn đề số hoá tài liệu lưu trữ chủ yếu hoạt động mang tính chất kỹ thuật Phần việc chủ yếu công chức, viên chức kỹ thuật đảm nhiệm Do vậy, họ không đào tạo tốt kỹ thực hành số hoá làm khó đảm bảo chất lượng công tác số hoá trở nên vô nghĩa Số hoá tài liệu lưu trữ muốn thực tốt công chức, viên chức cần trang bị kiến thức lý thuyết mà cần thực hành, hướng dẫn cách tỉ mỉ, cụ thể Đặc biệt, công chức, viên chức đảm nhận công tác số hóa cần phải hình thành, rèn luyện thành thạo kỹ năng, kỹ xảo để thực tốt quy trình số hóa thao tác kỹ thuật có liên quan Về hình thức đào tạo, bồi dưỡng Cần thực đồng thời hình thức, phương pháp bồi dưỡng, đào tạo, kết hợp quy không quy, tập trung không tập trung, ngắn hạn dài hạn, bồi dưỡng hạt nhân nòng cốt với bồi dưỡng, tập huấn toàn thể công chức, viên chức… Tùy vào điều kiện khả cụ thể để xác định thực hình thức, phương pháp bồi dưỡng khác Hai là, mời chuyên gia đến đào tạo cho cán tại đơn vị gửi công chức, viên chức học tập đào tạo, bồi dưỡng sở đào tạo Đây hình thức tối ưu nhất, nhiên đối mặt với số khó khăn định như: Kinh phí, trình độ ngoại ngữ, yêu cầu nhiệm vụ, biên chế, tổ chức… Ba là, quan, đơn vị tiến hành số hoá tự học hỏi trao đổi cán với Hình thức tiết kiệm kinh phí cho vụ, đơn vị, nhiên, mức độ học hỏi có giới hạn Ví dụ: Trong trình thực số hoá tài liệu lưu trữ đơn vị mình, Trung tâm thông tin mời chuyên gia làm cố vấn 91 cử viên chức tham quan học hỏi kinh nghiệm Trung tâm tin học Văn phòng TW Đảng Bốn là, phát huy tinh thần tích cực chủ động tự học tập, tự rèn luyện nâng cao trình độ, lực đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa Đây giải pháp có tính định, nỗ lực tổ chức không đem lại hiệu thân công chức, viên chức không tự nỗ lực học tập, rèn luyện nâng cao trình độ, lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Để việc tự học tập, tự rèn luyện đạt kết đòi hỏi cá nhân sở trình độ, lực thân, điều kiện môi trường làm việc cụ thể để xác định kế hoạch cụ thể kiên thực kế hoạch, đề cao tinh thần ham học hỏi, cầu tiến bộ, thường xuyên tranh thủ học tập người có trình độ, lực điều kiện, hoàn cảnh cụ thể Ngoài việc nâng cao phẩm chất, lực đội ngũ công chức, viên chức chuyên trách làm công tác số hóa, cần nâng cao trình độ, lực tin học đội ngũ công chức, viên chức làm công tác dân tộc Bởi lực lượng trực tiếp khai thức, sử dụng tài nguyên số, đội ngũ hiểu biết, kỹ tin học nhu cầu sử dụng tài nguyên số Vì vậy, việc triển khai số hóa không mang liệu hiệu thiết thực khó đạt yêu cầu đề Do đó, cần tổ chức khoá tập huấn ứng dụng tin học, hiểu biết kỹ khai thác, sử dụng tài nguyên số cho đội ngũ cán UBDT quan làm công tác dân tộc Như vậy, viê ̣c đào ta ̣o hin ̀ h thành đô ̣i ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên lành nghề số hoá tài liệu lưu trữ là rấ t cầ n thiế t Bên ca ̣nh viê ̣c tâ ̣p huấ n lý thuyế t, cầ n bồ i dưỡng thực hành chuyên sâu và chi tiế t quy trình số hóa để sau tâ ̣p huấ n, công chức, viên chức có thể ứng du ̣ng những kiế n thức đươ ̣c bồ i dưỡng vào thực tiễn Thực tế UBDT nay, kinh phí cấp cho công tác số hóa hạn hẹp Nguồn lực đầu tư cho chiến lược ứng dụng CNTT UBDT hạn hẹp, kinh phí cấp cho hoạt động ứng dụng CNTT cân đối từ nguồn kinh phí chi thường xuyên hàng năm UBDT, nên đủ đế trì hệ thống, khả phát triển Do vậy, để đảm bảo thực có hiệu công tác số hóa cần tăng cường kinh phí chi cho hoạt động ứng dụng CNTT nói chung, kinh phí để triển khai số hóa nói riêng 92 * Tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT Cần thực biện pháp sau: Một là, nghiên cứu xác định rõ nhu cầu, nguồn lực, định mức kinh phí cho tổng thể trình triển khai số hóa giai đoạn, hạng mục, nội dung cụ thể Đây sở khoa học quan trọng để UBDT xác định rõ nguồn đầu tư, mức đầu tư, nội dung cần ưu tiên đầu tư để tổ chức thực Hiện nay, UBDT cần xây dựng, trì phát triển hệ thống máy chủ đảm bảo tích hợp cài đặt quan UBDT phục vụ tốt nhu cầu khai thác sử dụng thông tin công tác dân tộc, hệ thống sở liệu vấn đề dân tộc để tăng cường khả đảm bảo hoạt động quản lý, đạo, điều hành đồng hệ thống quan làm công tác dân tộc, triển khai dịch vụ công trực tuyến nằm chức quản lý nhà nước công tác dân tộc UBDT, cần bổ sung đầu tư tối thiểu 05 máy chủ cấu hình cao, đảm bảo toàn dịch vụ hoạt động ổn định, thông suốt Hệ thống lưu trữ tập trung cần trang bị 01 hệ thống mạnh với dung lượng lưu trữ cao Hai là, xây dựng chế, sách bảo đảm ngân sách, huy động đầu tư cho trình triển khai số hóa Đây sở để quan chức xác định kinh phí đầu tư huy động đầu tư để triển khai thực Việc xác định rõ chủ trương sách, chế, điều kiện bảo đảm tài tạo sở bảo đảm tài cho việc triển khai số hóa Để ban hành chủ trương, sách phù hợp cần vào chế sách hành; kinh nghiệm huy động nguồn lực cho công tác số hóa quan đơn vị, từ đề xuất ban hành chủ trương, sách phù hợp với điều kiện, khả quan đơn vị, phát huy tiềm lực, khả năng, bảo đảm tốt cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Đặc biệt, kế hoạch sử dụng tài quan đơn vị, cần xác định cụ thể số lượng, nguồn tài bảo đảm cho trình triển khai số hóa, làm sở cho đơn vị tổ chức thực Ba là, thường xuyên tra, kiểm tra, giám sát, kịp thời phát vấn đề nảy sinh, sai phạm để kịp thời xử lý, bảo đảm hạn chế thấp thất thoát kinh phí, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa Triển khai số hóa công việc mẻ, phải huy động nhiều nguồn lực bảo đảm, tốn kinh phí 93 với việc hoàn thiện chế sách, cần có kiểm tra, tra, giám sát chặt chẽ quan chức để kịp thời phát hiện, uốn nắn thiếu sót xử lý sai phạm trình tổ chức thực 3.5 Tăng cƣờng đạo, quản lý việc số hoá tài liệu lƣu trữ 3.5.1 Mục tiêu Đây biện pháp bản, nhân tố định chất lượng, hiệu công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Vì vậy, xây dựng kiện toàn nâng cao lực lãnh đạo đội ngũ công chức, viên chức cấp yêu cầu khách quan, điều kiện bản, có ý nghĩa định đến thành công công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Đặc biệt việc nhận thức, trách nhiệm số lãnh đạo UBDT, Lãnh đạo vụ, đơn vị trực thuộc UBDT việc công tác số hoá tài liệu lưu trữ hạn chế Thực trạng đòi hỏi phải tăng cường củng cố, nâng cao lực lãnh đạo, quản lý toàn UBDT 3.5.2 Nhiệm vụ Lãnh đạo, quản lý trình triển khai số hóa cần bám sát trình triển khai số hóa để có đạo quản lý chặt chẽ, thường xuyên Do cần nghiên cứu làm rõ chế lãnh đạo, quản lý có tính chất đặc thù với công tác số hóa, làm rõ nội dung cần tập trung đạo, quản lý, sở đề xuất hệ thống giải pháp tăng cường lãnh đạo, quản lý công tác số hóa tài liệu lưu trữ 3.5.3 Biện pháp thực Để tăng cường công tác đạo, quản lý lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ cần thực biện pháp chủ yếu sau: Thứ nhất, tập trung xây dựng nâng cao lực lãnh đạo phát huy trách nhiệm cá nhân, tổ chức hoạt động lãnh đạo công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ UBDT Thường xuyên kiện toàn, bồi dưỡng nâng cao lực đạo toàn diện, trang bị kiến thức toàn diện lý luận trị, chuyên môn nghiệp vụ nhằm có đủ phẩm chất, lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cương vị chức trách đảm nhiệm Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, vụ, đơn vị cần quán triệt sâu sắc mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Cụ thể hoá mục tiêu vào nhiệm vụ cụ thể công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, 94 tình hình có liên quan, để đề chủ trương, biện pháp lãnh đạo sát với thực tiễn đơn vị Trong nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ phải có nghị chuyên đề phù hợp, xác định nội dung, tiêu, biện pháp cụ thể hoạt động công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Thường xuyên tiến hành công tác kiểm tra, đạo, tổ chức rút kinh nghiệm, kịp thời phát sai sót lệch lạc để bổ sung, uốn nắn, điều chỉnh kịp thời nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc cần phải quán triệt sâu sắc thị, nghị cấp công tác số hóa tài liệu, Quy định, nắm mục tiêu, yêu cầu, nội dung kế hoạch, thực trạng mạnh, yếu hoạt động số hoá tài liệu lưu trữ Kịp thời đề chủ trương, biện pháp lãnh đạo công tác quản lý chất lượng công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ đạt kết tốt Thứ hai, xây dựng kế hoạch triển khai số hoá tài liệu lưu trữ vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc Để công tác số hóa đạt hiệu cao, vụ, đơn vị trực thuộc UBDT cần xây dựng kế hoạch triển khai số hóa Trong kế hoạch cần xác định rõ nội dung: mục tiêu số hoá; thành phần tài liệu cần số hoá; sở hạ tầng, nguồn nhân lực; kinh phí; yêu cầu quản lý tài liệu số hoá; phần mềm quản lý tài liệu số; vấn đề quyền tài liệu số hoá… Trên sở kế hoạch triển khai số hóa, quan đơn vị cần có cụ thể hóa phù hợp với điều kiện cụ thể tổ chức thực nghiêm túc, có chất lượng hiệu cao Thứ ba, tăng cường công tác sơ tổng kết, kiểm tra CTLT nói chung, số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng Cùng với việc xây dựng tổ chức thực nghiêm túc kế hoạch triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, vụ, đơn vị cần tăng cường hoạt động sơ tổng kết, trao đổi rút kinh nghiệm để kịp thời đánh giá phát huy mặt làm được, phát khắc phục vấn đề nảy sinh, tăng cường giúp đỡ lẫn vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc công chức, viên chức trực tiếp tiến hành số hóa Đồng thời, thường xuyên tiến hành kiểm tra công tác số hóa để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế vụ, đơn vị cụ thể Kiểm 95 tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt vụ, đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, công Công tác kiểm tra tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể công tác kiểm tra xử lý vi phạm ngành lưu trữ nói chung, nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng Điều phần gây khó khăn cho công tác kiểm tra ngành Vì vậy, Ủy ban Dân tộc cần dựa vào quy định pháp luật CTLT, công tác thông tin, truyền thông để tiến hành kiểm tra công tác số hóa tài liệu lưu trữ UBDT Công tác quan trọng, trực tiếp phát sai sót để chấn chỉnh kịp thời, đồng thời phát mô hình, tập thể, cá nhân tiêu biểu để kịp thời biểu dương, khen thưởng Trên số giải pháp để tiến hành triển khai số hóa tài liệu lưu trữ UBDT thời gian tới Những giải pháp xác định dựa sở lý luận thực tiễn, chúng có mối quan hệ chặt chẽ, tác động biện chứng với nhau; xem nhẹ tuyệt đối hoá giải pháp Do đó, cần thực đồng thời giải pháp góp phần thực có hiệu trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ UBDT thời gian tới 96 Tiểu kết chƣơng Chương luận văn tập trung nghiên cứu đề xuất số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ UBDT thời gian tới Theo tác giả, để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ cần thực đồng thời nhiều giải pháp đó, luận văn đề xuất giải pháp chủ yếu: Thứ nhất, ban hành văn về số hoá tài liệu lưu trữ Đây giải pháp quan trọng hàng đầu nhằm tạo sở pháp lý cho việc triển khai số hóa tài liệu quan, đơn vị trực thuộc UBDT Để hoàn thiện hệ thống văn liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc cần: nghiên cứu đầy đủ, toàn diện quan điểm, chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu điều kiện, khả thực tiễn triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc; rà soát, bổ sung, hoàn thiện văn liên quan đến công tác số hóa ban hành; nghiên cứu văn quy định kinh nghiệm triển khai số hóa quan đơn vị khác; nghiên cứu tổng thể quy trình, điều kiện bảo đảm cho trình tổ chức thực công tác số hóa, khai thác, sử dụng tài nguyên số; thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực chủ trương, sách số hóa tài liệu lưu trữ quan, đơn vị Thứ hai, nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ Đây giải pháp cung cấp sở khoa học cho trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ UBDT Có nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ đó, cần tập trung nghiên cứu vấn đề sau: nghiên cứu xác định, lựa chọn lập danh mục tài liệu để số hoá; nghiên cứu xác định công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ; nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật số hoá tài liệu lưu trữ; nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu số; nghiên cứu tiêu chuẩn công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu chế độ, sách bảo đảm mặt cho công số hóa tài liệu lưu trữ quan, đơn vị Thứ ba, hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Đây vấn đề cần thiết, trực tiếp thực số hoá tài liệu, định đến kết thực nhiệm vụ chuyển đổi liệu gốc thành liệu dạng tín hiệu số Để xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, giai đoạn triển khai số hóa tài liệu lưu trữ cần thực đồng thời biện pháp khác 97 Thứ tư, tăng cường nguồn lực cho trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Đây điều kiện để triển khai số hóa lưu trữ UBDT Để tăng cường nguồn lực đầu tư cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ UBDT cần nghiên cứu xác định rõ nhu cầu, nguồn lực, định mức kinh phí cho tổng thể trình triển khai số hóa giai đoạn, hạng mục, nội dung cụ thể; xây dựng chế, sách bảo đảm ngân sách, huy động đầu tư cho trình triển khai số hóa; thường xuyên tra, kiểm tra, giám sát, kịp thời phát vấn đề nảy sinh, sai phạm để kịp thời xử lý, bảo đảm hạn chế thấp thất thoát kinh phí, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa Để nâng cao phẩm chất, lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa UBDT nay, cần: nghiên cứu xác định rõ mục tiêu, nội dung, hình thức, phương pháp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao phẩm chất lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa; mời chuyên gia đến đào tạo cho công chức, viên chức đơn vị gửi công chức, viên chức học tập đào tạo sở đào tạo; tự học hỏi trao đổi công chức, viên chức với nhau; phát huy tinh thần tích cực chủ động tự học tập, tự rèn luyện nâng cao trình độ, lực đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa Thứ năm, tăng cường đạo, quản lý đối với trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Đây biện pháp bản, nhân tố định chất lượng, hiệu công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Để thực giải pháp cần: tập trung xây dựng nâng cao lực lãnh đạo phát huy trách nhiệm cá nhân, tổ chức hoạt động đạo công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ UBDT; xây dựng kế hoạch triển khai số hoá tài liệu lưu trữ vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc; tăng cường công tác sơ tổng kết, kiểm tra CTLT nói chung, số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng Những giải pháp có mối quan hệ chặt chẽ, tác động biện chứng với nhau; xem nhẹ tuyệt đối hoá giải pháp Do đó, cần thực đồng thời giải pháp góp phần thực có hiệu trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ UBDT thời gian tới 98 KẾT LUẬN Luận văn triển khai thực hoàn thành nhiệm vụ đặt ra: - Đề tài nghiên cứu làm rõ việc cần thiết số hóa tài liệu lưu trữ Ủy ban dân tộc Đề tài nêu số khái niệm có liên quan tập trung, luận văn giải thích rõ khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ Trên sở đó, tập trung nghiên cứu làm rõ mục tiêu số hoá tài liệu lưu trữ, quy trình số hoá tài liệu lưu trữ số công việc có liên quan, đánh giá ưu điểm hạn chế số hoá tài liệu lưu trữ Đặc biệt, đề tài nghiên cứu làm rõ yêu cầu nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ Đây khung lý thuyết để tác giả đánh giá thực trạng - Đề tài nghiên cứu khái quát trình hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBDT, đặc điểm tài liệu lưu trữ UBDT, tầm quan trọng việc số hóa tài liệu lưu trữ Ủy ban dân tộc Đặc biệt, sở khung lý thuyết số hoá tài liệu lưu trữ chương 1, tác giả nghiên cứu thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ UBDT, làm rõ chủ trương, sách số hoá tài liệu lưu trữ UBDT, tình hình số hoá tài liệu lưu trữ UBDT, đánh giá kết đạt được, tồn hạn chế công tác số hoá tài liệu lưu trữ UBDT Đề tài nghiên cứu làm rõ nguyên nhân thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ UBDT làm sở đề đề xuất số giải pháp phù hợp thời gian tới - Đề tài nghiên cứu đề xuất số giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ UBDT thời gian tới Theo tác giả có nhiều giải pháp để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ UBDT, luận văn đề xuất giải pháp chủ yếu Mỗi giải pháp tác giả nghiên cứu làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ biện pháp cụ thể để triển khai thực số số hoá tài liệu lưu trữ UBDT thời gian tới Tuy nhiên, số nhiệm vụ thực có nhiều hạn chế như: hạn chế tài liệu nên phần lý luận, tác giả dừng lại việc tổng hợp, hệ thống hoá cách có tính khái quát, chưa sâu làm rõ quy trình số hoá tài liệu lưu trữ Nghiên cứu đánh giá thực trạng chưa sâu sắc, số liệu, dẫn chứng hạn chế Giải pháp đưa thiếu biện pháp cụ thể có tính khả thi, phù hợp với tính đặc thù vụ, đơn vị 99 Mặc dù có nhiều nỗ lực, cố gắng hạn chế thời gian bị chi phối nhiều yếu tố khách quan nên chất lượng luận văn chưa thật đạt mong muốn Kính mong Thầy, Cô giáo, nhà khoa học đóng góp ý kiến để tác giả tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, hoàn thiện nâng cao chất lượng luận văn 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét đặc điểm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 11/2011 Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn CTLT, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về xây dựng sở dữ liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước (1998): Kỷ yếu hội nghị khoa học “Lưu trữ tài liệu điện tử”, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển lưu trữ Việt Nam, H-1992 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước về ban hành quy trình hướng dẫn thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về ban hành quy trình tạo lập sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Nguyễn Hồng Duy (2007), Luật giao dịch điện tử – Những vấn đề đặt công tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện điện tử về Khoa học công nghệ tại quan thông tin khoa học công nghệ địa phương, đề tài khoa học cấp Bộ 10 Nguyễn Cảnh Đương (2008), Khái niệm, vai trò tầm quan trọng siêu liệu quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008), Bàn khái niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12 Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn Năng,“Báo cáo tình hình công tác lưu trữ tài liệu điện tử quan Đảng Nhà nước Việt Nam nay”, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư lưu trữ, 1998; 101 13 Nguyễn Thị Hà (2010), Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển dữ liệu số hoá máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ 14 Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bảo hiểm, Đề tài khoa học cấp Bộ 15 Nguyễn Văn Kết, “Văn điện tử, chữ ký số - bước đột phá hoại động giao dịch điện tử công tác văn thư, lưu trữ”, Tạp chí văn thư lưu trữ, số 11/2010 16 Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA (2009), Số hoá tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, Hà Nội 17 Nguyễn Văn Lanh, Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin sở dữ liệu phục vụ việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đề tài Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 18 Nguyễn Thuỳ Linh (2011), Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử hiện nay, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 19 Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân (tổng hợp), “Tính xác thực tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ , số 3/2008; 20 Vũ Duy Lợi, Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam hiện nay, Báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11 năm 2005 21 Luật giao dịch điện tử; Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 22 Luật công nghệ thông tin, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 23 Luật Lưu trữ (Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11-11-2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01-07-2012) 24 Lê Thị Mùi (2007), Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 16) 25 Lê Thị Mùi (2009), Siêu liệu vai trò lưu trữ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 102 26 Nghị định 159/2004/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ ngày 31/8/2004 hoạt động thông tin khoa học công nghệ 27 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 28 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 29 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 Chinh phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số chứng thực chữ ký số; 30 Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh Việt Nam - Thực trạng khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học KHXHNV Hà Nội;… 31 Lưu Văn Phòng (2009), Những vấn đề số hoá tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 32 Nguyễn Minh Phương, “Tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam Những kiến nghị”, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư, lưu trữ, 1998; 33 Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội 34 Nguyễn Thị Tâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại trung tâm lưu trữ quốc gia, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 35 Lưu Kiếm Thanh, Quản lý văn điện tử quan nhà nước hiện nay, năm 2008; Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh 36 Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 37 Bùi Loan Thuỳ, Hiện trạng tương lai phát triển khoa học Thư viện Việt Nam.- H Văn hoá Thông tin, 1997 38 Bùi Loan Thuỳ, Thư viện học đại cương, Đại học quốc gia Tp-Hồ Chí Minh, 2001 103 39 Trần Vũ Thành, “Tài liệu điện tử tính xác thực tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 10/2014, tr – tr 40 Hoàng Quốc Tuấn, Tài liệu điện tử vai trò ngành lưu trữ việc quản lý tài liệu điện tử, Báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11 năm 2005 41 Ủy ban Dân tộc, Quyết định về Ban hành quy chế công tác văn thư Ủy Ban Dân tộc, số 455/QĐ - UBDT ngày 06 tháng 11 năm 2014 42 Ủy ban Dân tộc, Quyết định Phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng CNTT hoạt động quan Ủy ban dân tộc năm 2015” số 282/QĐ - UBDT ngày 15 tháng năm 2014 43 Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá kiến nghị”; Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học 44 Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học 45 Canadian Council of Archive (2002), Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to preservation of Archival Record, Digitization and Archives (Hội đồng Lưu trữ Canada (2002), Công bố nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ số hóa tài liệu lưu trữ để bảo quản, Số hóa lưu trữ); 46 Viện nghiên cứu toàn Nga văn học công tác lưu trữ (2006), Phục hồi văn mờ dần phục chế tài liệu lưu trữ, Matxcơva, (Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011) 104 PHỤ LỤC Lựa chọn tài liệu để số hóa Mở phần mềm để cập nhật tài liệu 105