Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân
Từ thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT, có thể nhận thấy công tác số hóa tài liệu lưu trữ đã đạt được những kết quả chủ yếu sau:
- Cấp uỷ, lãnh đạo UBDT đã nhận thức đúng đắn và quan tâm chỉ đạo tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ:
Lãnh đạo UBDT đã nhận thức rõ tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ; việc bảo quản, lưu trữ tài liệu về các dân tộc Việt Nam, công tác dân tộc và đặc biệt là phát huy giá trị của tài liệu này phục vụ công tác dân tộc trong sự nghiệp đổi mới và hội nhập quốc tế nói chung và đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân nói riêng.
Số hoá tài liệu lưu trữ được coi là vấn đề mang tính trọng tâm trong những năm gần đây. Việc quan tâm của Đảng ủy cơ quan Ủy ban Dân tộc và lãnh đạo Ủy ban Dân tộc thể hiện thông qua việc đầu tư kinh phí phục vụ thực hiện công tác số hoá, cũng như đưa ra những chính sách phục vụ công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại các cơ quan trực thuộc UBDT. Công tác chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, trong đó có số hoá được quan tâm thường xuyên. Hàng năm,
thuộc triển khai nghiêm túc công tác lưu trữ tài liệu; yêu cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện công tác lưu trữ đúng với Luật lưu trữ, đặc biệt là những quy định về khai thác, sử dụng và bảo mật thông tin, nguồn tài liệu có giá trị. Đồng thời, hàng năm đều giao cho Văn phòng Ủy ban Dân tộc tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại các vụ, đơn vị, sau khi kết thúc đợt kiểm tra phải báo cáo Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc bằng văn bản về kết quả kiểm tra. Ban hành các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và yêu cầu các đơn vị triển khai, thực hiện nghiêm túc các văn bản của Ủy ban Dân tộc.
- Chất lượng nguồn nhân lực phục vụ số hoá từng bước được nâng lên: Hiện trạng về nguồn nhân lực ứng dụng CNTT phục vụ số hoá tài liệu Ủy ban Dân tộc đã được quan tâm, Lãnh đạo UBDT giao cho Trung Tâm Thông tin phối hợp với Văn phòng Ủy ban Dân tộc thực hiện thí điểm số hóa tài liệu lưu trữ. Tổ chức và nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin Ủy ban Dân tộc đã từng bước hoàn thiện hệ thống tổ chức của đơn vị chuyên trách về công nghệ thông tin (Trung tâm Thông tin) với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức ban hành tại Quyết định số 158/QĐ - UBDT ngày 03/4/2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT.
Trung tâm Thông tin được tổ chức thành 06 phòng chuyên môn, biên chế được giao là 28 người. Trong giai đoạn vừa qua, UBDT đã tổ chức nhiều lớp tập huấn, hướng dẫn về ứng dụng CNTT và số hóa tài liệu lưu trữ. Đến nay, 100% công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ được tiếp xúc thường xuyên với máy tính, sử dụng các ứng dụng, phần mềm điều hành tác nghiệp.
Bố trí nhân sự đảm nhiệm tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ luôn được quan tâm.
Đồng thời đã được đầu tư kinh phí, cử cán bộ đi tập huấn, đào tạo về công tác số hoá (quy trình số hoá, sử dụng trang thiết bị phục vụ số hoá, các tính năng của thiết bị…).
Những cán bộ được cử đi đào tạo chủ yếu là các kỹ sư tin học trẻ, tuy nhiên, ngoài chuyên môn về tin học thì họ cũng là những người tương đối am hiểu về nghiệp vụ lưu trữ nói chung và số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng. Những cán bộ này chính là nguồn nhân lực chính để phục vụ công tác số hoá; là bộ phận quyết định đến sự thành bại của số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. Năm 2013, UBDT đã tiếp nhận 3 kỹ sư tin học, năm 2014 cử 2 cán bộ đi tập huấn kỹ thuật số hoá, năm 2015 có 2 nhân viên tham gia tập huấn kỹ thuật số hoá tài liệu.
- Cơ sở hạ tầng, kỹ thuật phục vụ số hoá tài liệu từng bước được cải thiện:
Nhận thức được vai trò quan trọng của cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị kỹ thuật phục vụ cho CTLT nói chung và số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng, UBDT đã không ngừng tiếp thu những thành tựu khoa học và đầu tư những khoản kinh phí lớn để trang bị các máy móc thiết bị phục vụ cho công tác số hoá tài liệu. Hệ thống thiết bị số hoá được lắp đặt tại trung tâm thông tin và Văn phòng Ủy ban Dân tộc, từng bước được đầu tư nâng cấp và đồng bộ hoá. Hệ thống máy chủ của UBDT bao gồm 13 máy chủ, phần lớn là các máy được đầu tư từ Đề án 112, trong đó có 09 máy đặt tại Trung tâm Thông tin (80 Phan Đình Phùng, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội), 04 máy chủ đặt tại các Vụ Địa phương trực thuộc uỷ ban. Thiết bị lưu trữ tập trung SAN DS - 400 được kết nối trực tiếp với 02 máy chủ làm nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu (hiện nay không sử dụng được do hỏng hệ thống kết nối) và 01 ổ đĩa mạng 04Tb. Hệ thống máy chủ đa phần sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows Server 2003, 2008 và 2012.
- Phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ”: Phần mềm sử dụng tiếng việt giúp cho ta dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, đầy đủ các chức năng để lưu trữ tài liệu khoa học, khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng và bảo quản an toàn tài liệu như:
Biên mục tài liệu, danh mục tài liệu, thống kê báo cáo, xuất nhập dữ liệu, quản lý độc giả, trực tuyến, hệ thống và quản trị.
- UBDT đã tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu cơ bản trong quá trình tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ: Việc số hóa tài liệu tại Ủy ban Dân tộc đang trong giai đoạn thử nghiệm nên bước đầu mới thực hiện nguyên tắc về tính giá trị. UBDT đã lựa chọn những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để số hóa nhằm giảm thiểu việc sử dụng bản gốc để kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện. Việc tiến hành số hóa được thực hiện theo nguyên tắc, thông tin có được đến đâu thì số hóa và cập nhật vào hệ thống đến đó, cấp độ thông tin toàn văn. Hiện nay các văn bản đi, đến của Ủy ban Dân tộc đã được cập nhật và gắn tệp toàn văn. UBDT đã xây dựng hệ thống tài nguyên số có khả năng kết nối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành để kế thừa những hồ sơ công việc, văn bản đi, đến trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành. Hệ thống đảm bảo thiết kế động cho phép người dùng thêm mới các trường khi số hóa các văn bản, hồ sơ. Với việc xây dựng một hệ thống mở sẵn sàng kết nối với các công
dàng triển khai, tích hợp với các hệ thống có sẵn, cung cấp môi trường để phát triển các nghiệp vụ mới, đáp ứng kế hoạch mở rộng trong tương lai, đồng thời phù hợp với môi trường hiện tại.
- Về quy trình số hóa: Theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước quy trình số hoá tài liệu lưu trữ gồm 12 bước như đã trình bày tại mục 1.1.3.2, căn cứ vào tình hình thực tế Ủy ban Dân tộc chỉ thực hiện 07 bước như đã nêu ở mục 2.2.2.1, qua quá trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ nhận thấy quy trình số hóa tương đối phù hợp với đặc thù của Ủy ban Dân tộc. Các bước trong quy trình số hóa đã được công chức đảm nhiệm số hóa tại Văn phòng UBDT thực hiện nghiêm túc. Qua quan sát trực tiếp và qua các báo cáo của Trung tâm thông tin cho thấy, 100% công chức đảm nhiệm số hóa tài liệu lưu trữ đã tuân thủ đúng quy trình và các thao tác kỹ thuật. Theo chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, quy trình số hóa đã được thực hiện một cách có nề nếp ở Văn phòng UBDT.
Tuy nhiên, căn cứ vào tình trạng tài liệu thực tế hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ UBDT để công chức, viên chức đảm nhiệm số hóa lựa chọn các bước cụ thể, trong đó quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay được thực hiện theo các bước chủ yếu là:
+ Lựa chọn tài liệu: Theo kế hoạch, bước đầu UBDT chỉ số hóa hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, chủ yếu là các hồ sơ vấn đề, hồ sơ vụ việc, hồ sơ hội nghị, các tập lưu văn bản đi,...
+ Phân loại và bảo quản tài liệu: Tất cả tài liệu trước khi số hóa đã được chỉnh lý, phân loại, sắp xếp theo phương án và đã lập mục lục hồ sơ. Đây là khâu quan trọng, góp phần trong việc lựa chọn thiết bị và kỹ thuật Scan phù hợp để có sản phẩm số hóa đạt chất lượng như bản gốc.
+ Chuẩn bị thiết bị số hóa: Để tiến hành số hóa UBDT đã sử dụng các thiết bị như: Máy Scan HP Scanjet Enterprise Flow 7000-S2, Máy vi tính.
+ Sao chụp, quét tài liệu: Tiến hành chuyển đổi nội dung tài liệu từ dạng văn bản thành dạng số bằng máy Scan.
+ Biên mục tài liệu: tiến hành biên mục và tải tài liệu lên mạng, trong quá trình số hóa, Ủy ban Dân tộc đã kế thừa một số tài liệu trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến đã cooppy thông tin từ các trường trong bản ghi và tệp toàn văn
+ Thử nghiệm số hóa: Trước khi tiến hành số hóa tài liệu, Ủy ban Dân tộc đã thực hiện thử nghiệm bằng cách giao cho Trung tâm thông tin và cán bộ lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc Scan một số tài liệu và tải lên mạng LAN của Ủy ban Dân tộc để kiểm tra về chất lượng. Số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT đang trong giai đoạn thử nghiệm ở Văn phòng UBDT, trong quá trình thử nghiệm, phần mềm còn một số lỗi chưa phù hợp như: trong quá trình biên mục tài liệu, chức năng scan tài liệu để gắn tệp toàn văn trong bản ghi không thực hiện được và phải scan tài liệu lưu vào thư mục xong mới gắn tệp được, cập nhật các trường kết hợp với gắn tệp không thực hiện được ngay mà phải ghi lại thông tin của bản ghi, sau đó mở ra bấm nút sửa mới gắn được tệp,… Ủy ban Dân tộc đang đề nghị Trung tâm Tin học trực thuộc Cục Văn thư, Lưu trữ Nhà nước chỉnh sửa để triển khai tới các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc.
+ Sao lưu dữ liệu: Trong quá trình Scan tài liệu, tạo sản phẩm số cho đến biên mục số, đã được cất giữ ở 2 địa chỉ: Bộ nhớ ở máy chủ và ổ cứng. Ủy ban Dân tộc lưu trữ tài liệu được số hóa và lưu trữ dưới dạng file.pdf, dung lượng file nhỏ đồng thời các tài liệu lưu trữ không chỉnh sửa được nội dung bên trong file đã số hóa.
+ Tải dữ liệu lên mạng LAN: bao gồm việc đưa dữ liệu lên mạng nội bộ để phục vụ cho công chức, viên chức của UBDT khai thác thử nghiệm, sau khi đi vào chính thức sẽ phục vụ trực tuyến cho độc giả trong và ngoài Ủy ban Dân tộc.
Như vậy, về cơ bản UBDT đã tuân thủ quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, nhưng do điều kiện đặc thù và yêu cầu nhiệm vụ nên việc số hóa mới thực hiện các bước cơ bản. Tuy nhiên, qua tìm hiểu trực tiếp và đánh giá tổng kết công tác của Trung tâm Thông tin cho thấy, hầu hết công chức, viên chức trực tiếp đảm nhiệm công tác số hoá đều chấp hành nghiêm túc các nguyên tắc, quy trình kỹ thuật, các quy định của UBDT về việc lựa chọn tài liệu số hóa, 100% các văn bản được số hoá đã được Lãnh đạo cho phép.
Công đoạn tiến hành số hoá, chuyển ảnh, kiểm tra số và chất lượng ảnh, sao lưu và chuyển dữ liệu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu… được thực hiện nghiêm túc. Khi thực hiện số hóa đã chấp hành nghiêm quy trình kỹ thuật, không có hiện tượng làm tắt, thực hiện không đúng các yêu cầu, nguyên tắc kỹ thuật, quy định bảo mật tài liệu. Cho đến nay, các văn bản số hoá đều bảo đảm chất lượng, chưa có sai
sót, bảo quản an toàn tài liệu gốc và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của công chức, viên chức trong quá trình tham mưu giải quyết công việc về lĩnh vực công tác dân tộc.
Hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc: UBDT đã cung cấp, kết nối, chuyển tải các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và UBDT trong phạm vi cả nước và quốc tế về những vấn đề liên quan đến công tác dân tộc; góp phần phục vụ Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, vừa phục vụ việc thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài UBDT. Việc số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT là một trong những nền tảng đáp ứng việc truy cập, khai thác thông tin của người sử dụng, theo hướng thân thiện, dễ tiếp cận với lượng nội dung phong phú, đa dạng, là công cụ truyền thông góp phần phục vụ trực tiếp hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của UBDT cũng như đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin về lĩnh vực dân tộc cho các tổ chức, cá nhân quan tâm đến công tác dân tộc; đồng bào dân tộc thiểu số. Hiện nay, Ủy ban Dân tộc đã số hóa các hồ sơ, tài liệu về chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta, những thông tin về tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội, kết quả thực hiện chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước...việc số hóa tài liệu lưu trữ đã góp phần cung cấp thông tin cơ bản nhất về công tác dân tộc, tạo thuận lợi để các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước khai thác thông tin.
Đặc biệt trong những năm gần đây, 100% các văn bản đi của UBDT được số hóa và gửi đi các vụ, đơn vị trực thuộc và các ban dân tộc thông qua phần mềm điều hành tác nghiệp. Đây là sự nỗ lực lớn của các lực lượng chức năng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện công tác dân tộc, bước đầu góp phần giảm bớt thủ tục hành chính; tăng thời gian, cường độ và nâng cao hiệu quả cho việc tổ chức thực hiện công tác dân tộc ở các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc và các cơ quan có liên quan.
Như vậy, công tác lưu trữ nói chung, số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng tại UBDT trong những năm gần đây đã có chuyển biến tích cực; các điều kiện, phương tiện phục vụ số hóa đã được đầu tư; quy trình tổ chức số hóa cơ bản đảm bảo theo yêu cầu; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức từng bước được chuyên nghiệp hóa;
chất lượng, hiệu quả số hóa được nâng lên, cơ bản đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ phục vụ cho quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc trong tình hình mới.
Có được những kết quả trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó nguyên
Sự nghiệp đổi mới đất nước đã và đang đạt được những thành tựu to lớn, tạo điều kiện, tiền đề để Đảng, Nhà nước quan tâm về lĩnh vực công tác dân tộc nói chung và đầu tư tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng. Sự nghiệp đổi mới toàn diện trên tất cả các mặt đời sống xã hội đã tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện chính sách dân tộc và áp dụng khoa học công nghệ vào lĩnh vực công tác dân tộc. Quá trình đổi mới và chủ động hội nhập quốc tế đã cho phép mọi lĩnh vực hoạt động tiếp thu tinh hoa văn hoá nhân loại, đưa thành tựu khoa học kỹ thuật, công nghệ vào toàn bộ đời sống và hoạt động xã hội, trực tiếp góp phần nâng cao dân trí, phát triển kinh tế xã hội vùng đồng bào dân tộc thiểu số.
Đây vừa là điều kiện, vừa là môi trường thuận lợi để tiến hành để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ nói chung, số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT nói riêng.
UBDT đã chú trọng triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, coi đây là một khâu quan trọng để đổi mới quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc.
Quán triệt và thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước và các cơ quan chức năng, lãnh đạo UBDT đã quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi đến việc ứng dụng CNTT nói chung, số hoá hoá tài liệu lưu trữ nói riêng. UBDT đã có những chủ trương, chính sách đắn và bước đầu có sự đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc tổ chức thực hiện số hoá tài liệu. Đồng thời, lãnh đạo UBDT cũng thường xuyên quan tâm nâng cao nhận thức cho công chức, viên chức về vị trí, ý nghĩa và vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ, chú trọng phát huy sự chủ động sáng tạo trong cách nghĩ, cách làm giúp cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ diễn ra đúng hướng, tạo môi trường thuận lợi để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác dân tộc.
Đội ngũ công chức, viên chức thực hiện công tác số hoá có nhận thức đúng đắn, phát huy tinh thần, trách nhiệm, chủ động nâng cao phẩm chất, năng lực chuyên môn, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ. Công chức, viên chức của Trung tâm thông tin; công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy ban và các Vụ, đơn vị trực thuộc UBDT thường xuyên được bổ sung, kiện toàn bảo đảm đủ về số lượng, từng bước nâng cao về chất lượng, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Phần lớn đội ngũ này đã chủ động tự học, rèn luyện, tu dưỡng nâng cao cả về phẩm chất nghề nghiệp lẫn trình độ, kỹ năng chuyên môn. Bên cạnh đó, công