Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên nhân
2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT còn bộc lộ những hạn chế, tồn tại sau:
- Thực hiện quy trình số hoá chưa được triệt để, chất lượng, hiệu quả chưa cao. Quy trình thực hiện cũng còn đơn giản, chưa có sự đầu tư về nguồn nhân lực cũng như trang thiết bị đầu tư cho số hóa. Ở một số cơ quan trực thuộc việc tiến hành số hoá còn chưa được quan tâm, chưa tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả triển khai thực hiện công tác dân tộc. Hiệu quả ứng dụng CNTT trong điều hành tác nghiệp còn thấp, chưa đáp ứng được yêu cầu theo chủ trương Chính phủ điện tử.
- Việc triển khai thực hiện chủ trương số hoá tài liệu lưu trữ của UBDT còn chậm, chưa đồng bộ. Số hóa tài liệu lưu trữ do Trung tâm thông tin; văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy ban và các Vụ, đơn vị trực thuộc UBDT chịu trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, quá trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ vẫn còn chậm, việc số hoá tài liệu của các vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức. Đến nay, đa số các vụ, đơn vị trực thuộc vẫn chưa thực hiện tốt công tác số hoá tài liệu. Ngay tại Trung tâm Thông tin; văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBDT việc triển khai thực hiện các khâu, các bước trong quy trình số hóa và mức độ tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ cũng còn chậm trễ.
- Số lượng tài liệu lưu trữ được tiến hành số hoá còn ít. Số lượng tài liệu lưu trữ về công tác dân tộc được số hoá còn ít, chủ yếu mới tập trung vào số hóa các hồ sơ tài liệu hành chính có giá trị lịch sử không thuộc danh mục bí mật nhà nước. Vẫn còn tài liệu giấy tích đống trong kho lưu trữ; tài liệu của các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc chưa thu thập triệt để về kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, chưa chỉnh lý hoàn chỉnh nên chưa tiến hành số hoá dẫn đến hư hỏng và không phát huy được hiệu quả và giá trị của nguồn tài liệu. Các vụ, đơn vị trực thuộc, đặc biệt là Trung
hoá và cập nhật các văn bản đi, văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên mạng nội bộ của UBDT, nhưng mức độ còn rất thấp.
Hàng năm chưa thu thập tài liệu đúng thời hạn nên chưa chỉnh lý kịp thời, công chức, viên chức chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc nên khi thu tài liệu về kho thu theo bó gói, lưu trữ phải khôi phục lập hồ sơ nên chất lượng hồ sơ chưa tốt, hồ sơ thiếu không đầy đủ. Ví dụ hồ sơ tài liệu giai đoạn 2009-2013 đã thu 2 lần (lần 1 chỉnh lý tháng 6/2013; lần 2 chỉnh lý năm 2015) và chỉnh lý 02 quyển mục lục và giai đoạn này còn chưa thu hết tài liệu (chưa thu của tất cả các chuyên viên của các vụ, đơn vị). Đến nay, UBDT mới thực hiện số hoá một số hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn.
Do đó, quy mô, phạm vi, số lượng văn bản được số hoá không nhiều
Việc quản lý, khai thác, sử dụng tài nguyên số còn nhiều hạn chế. Quá trình quản lý hoạt động số hoá nói chung, tài nguyên số nói riêng ở UBDT chưa sát sao.
Việc khai thác, sử dụng tài nguyên số còn gặp nhiều khó khăn, bởi phần lớn người trực tiếp sử dụng chưa thành thạo các thao tác kỹ thuật để có thể tiếp cận tài nguyên số. Do chưa nắm chắc các quy định trong khai thác, sử dụng tài nguyên số nên dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình sử dụng.
Cơ sở vật chất phục vụ số hoá tài liệu lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức. Do phần lớn hệ thống máy chủ được đầu tư từ Đề án 112 (giai đoạn 2002 - 2006) nên đến nay hệ thống này đã xuống cấp và đang bước vào giai đoạn cần phải sửa chữa, nâng cấp nhưng chưa có kinh phí để thực hiện. Hiện tại có tới 8/13 máy chủ đã có niên hạn sử dụng trên 05 năm, trong đó có 06 máy chủ cấu hình thấp không có khả năng nâng cấp do không có linh kiện và 01 máy chủ bị hỏng không sử dụng được. Thực tế chỉ còn 06 máy chủ được sử dụng cho các dịch vụ và ứng dụng. Do vậy các máy chủ chính phải dùng chung cho nhiều ứng dụng, số máy chủ còn lại dùng cho hoạt động dự phòng, không đủ khả năng duy trì thường xuyên các ứng dụng khi máy chủ chính gặp lỗi.
- Phần mềm vẫn còn một số lỗi như: cập nhật các trường trong bản ghi xong tiến hành gắn tệp toàn văn không được mà phải lưu bản ghi, sau đó mở bản ghi ra chọn chức năng “sửa” bản ghi thì mới gắn tệp được, scan văn bản luôn trong quá trình nhập thông tin các trường trong bản ghi không thực hiện được.
2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế
Một là, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ở UBDT là vấn đề còn mới mẻ nên còn nhiều khó khăn, bất cập. Hầu hết các vụ, đơn vị đảm nhiệm chức năng lưu trữ ứng dụng công nghệ số hoá mới dừng lại ở việc làm theo phong trào nên chưa có nền tảng vững chắc, chưa tự chủ được công nghệ mà phải nhập khẩu từ nước ngoài, thiếu đội ngũ chuyên gia, thiếu kỹ thuật viên lành nghề, thiếu kinh nghiệm triển khai thực hiện số hoá, phần mềm chưa tự xây dựng được phải nhờ Trung tâm Tin học trực thuộc Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước cung cấp, trong quá trình triển khai thử nghiệm phần mềm số hóa gặp một số lỗi không tự sửa được mà phải đề nghị đơn vị cung cấp phần mềm sửa giúp, khi muốn cài phần mềm vào máy của các vụ, đơn vị không ở địa chỉ 80 Phan Đình Phùng phải xin Trung tâm mã nguồn mới cài đặt được,... Đây là yếu tố khách quan gây khó khăn lớn đối với việc tiến hành ứng dụng công nghệ số hoá ở Uỷ Ban Dân tộc.
Hai là, nhận thức của một số công chức, viên chức một số vụ, đơn trực thuộc Ủy ban Dân tộc về vị trí, vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế, có đơn vị còn chưa coi trọng công tác số hóa. Lãnh đạo một số vụ, đơn vị trực thuộc chưa quan tâm đầy đủ đến việc triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, chưa nắm vững yêu cầu khách quan của nhiệm vụ công tác dân tộc trong giai đoạn mới. Một số vụ, đơn vị chưa thấy được yêu cầu cấp thiết phải ứng dụng công nghệ số hoá vào lĩnh vực công tác dân tộc, nên chưa có sự triển khai thực hiện một cách kiên quyết.
Ba là, nguồn kinh phí thực hiện số hoá còn hạn hẹp. Kinh phí để đầu tư cho mua sắm trang thiết bi ̣ hiê ̣n đa ̣i phu ̣c vu ̣ ch o công tác số hóa và quá trình thực hiện số hoá là rất lớn, trong khi nguồn kinh phí để thực hiện số hoá ở các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc do nhà nước chi trả nên còn rất hạn hẹp, Ủy ban Dân tộc cũng chưa tạo được nguồn kinh phí riêng để cấp cho các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc thực hiện dự án số hoá. Hơn nữa, Uỷ ban Dân tộc cũng chưa có các chủ trương, chính sách cụ thể để huy động các nguồn kinh phí đầu tư để mua sắm và đồng bộ hoá hệ thống thiết bị cho công tác số hoá. Đây là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc triển khai số hoá ở Ủy ban Dân tộc chậm được triển khai với quy mô, phạm vi lớn.
Bốn là, thiếu những quy định, hướng dẫn cụ thể để triển khai thực hiện số
chi tiết đối với công tác số hoá và triển khai số hóa. Việc thiếu những văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể, đặc biệt là những văn bản liên quan đến cơ chế, chính sách triển khai thực hiện số hoá, tổ chức thực hiện quy trình số hoá, đầu tư, huy động nguồn lực, chính sách đãi ngộ, ưu tiên đối với các lực lượng tham gia thực hiện số hoá… đã làm cho việc triển khai thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ trong các vụ, đơn vị thuộc UBDT chưa được thực hiện đồng loạt, phạm vi, quy mô nhỏ lẻ.
Năm là, năng lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên thực hiện công tác số hoá còn hạn chế. Để triển khai dự án số hoá tài liệu lưu trữ thì yếu tố nhân lực đóng vai trò quyết định. Cán bộ thực hiện số hoá cần có trình đô ̣ chuyên môn nghiê ̣p vu ̣ và tin học thành thạo để vận h ành, quản lý cũng như sử du ̣ng thiết bi ̣ số hóa ; biết ngoại ngữ để có thể sử dụng hết các tính năng của máy. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do hạn chế về năng lực của công chức, viên chức (trong đó có năng lực ngoại ngữ). Hầu hết đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hoá ở Ủy ban Dân tộc hiện nay mới chỉ được đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ và các chuyên ngành khác, một số rất ít được đào tạo trình độ công nghệ thông tin, rất ít cán bộ được cử đi đào tạo nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công tác số hóa, do đó trình độ, kỹ năng số hoá còn hạn chế. Việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ tại UBDT còn thiếu, năng lực chuyên môn còn hạn chế. Đến nay, Văn phòng UBDT mới có 01 cán bộ làm lưu trữ (học Đại học luật đã qua chuyển đổi về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ); phần lớn các vụ, đơn vị bố trí cán bộ chuyên môn kiêm văn thư, lưu trữ, không bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách. Hầu như cán bộ văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc và các vụ, đơn vị trực thuộc không đào tạo về văn thư, lưu trữ mà học các ngành khác làm kiêm nhiệm có đồng chí còn chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Điều đó, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả thực hiện số hoá cũng như việc phát huy khả năng sáng tạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tiểu kết chương 2
Chương 2 đã tập trung làm rõ thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc hiện nay. Khi nghiên cứu thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc, luận văn đã đánh giá quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc.
trên cơ sở nghiên cứu quy trình số hóa, đã phân tích ưu điểm, nhược điểm của quy trình số hóa tài liệu lưu trữ mà Ủy ban Dân tộc lựa chọn. Đồng thời, giải thích rõ tại sao lại lựa chọn quy trình số hóa đó.
Bên cạnh việc đánh giá những kết quả đã đạt được, luận văn đã chỉ ra những hạn chế, tồn tại trong công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT. Việc triển khai thực hiện chủ trương số hoá tài liệu lưu trữ của lãnh đạo UBDT còn chậm, chưa đồng bộ;
Thực hiện quy trình số hoá chưa triệt để, còn có biểu hiện đơn giản, chủ quan trong quá trình thực hiện; chất lượng, hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ chưa cao; Việc quản lý, khai thác, sử dụng tài nguyên số còn nhiều hạn chế; Cơ sở vật chất phục vụ số hoá tài liệu lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn chế trên là do ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ở UBDT là vấn đề còn mới mẻ, còn nhiều khó khăn, bất cập; nhận thức của một số công chức, viên chức một số vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc về vị trí, vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế, có đơn vị còn chưa coi trọng công tác số hóa; thiếu những quy định, hướng dẫn cụ thể để triển khai thực hiện số hoá; năng lực của đội ngũ công chức, viên chức thực hiện công tác số hoá còn hạn chế. Thực trạng trên là cơ sở để luận văn nghiên cứu đề xuất một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới ở chương 3.