Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lưu trữ
1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ
Số hoá tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ tài liệu của các cơ quan, đơn vị, tổ chức. So với phương pháp lưu trữ truyền thống, phương pháp số hoá tài liệu lưu trữ có những ưu điểm như sau:
Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin được nhanh chóng, thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số...
Việc số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp cho việc chuyển đổi dữ liệu đang lưu giữ tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức sang các loại dữ liệu số. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhưng tích hợp vào chương trình word hoặc là một ứng dụng on line... dữ liệu sau khi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn.
Nếu như đối với CTLT truyền thống, chúng ta gặp khó khăn hơn trong việc chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu, thì đối với phương pháp số hoá tài liệu thì việc chỉnh sửa và khả năng tái sử dụng tài liệu sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ở khía cạnh này ta cần hiểu “khả năng chỉnh sửa” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa...
Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bản gốc đang trong tình trạng hư hỏng về tình trạng vật lý và nội dung thông tin bằng cách sử dụng tài liệu số hoá thay thế việc sử dụng trực tiếp, thường xuyên tài liệu gốc và áp dụng các biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng đối với tài liệu gốc để kéo dài tuổi thọ;
Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan lưu trữ phục vụ việc chia sẻ, tra tìm, truy cập nguồn thông tin của các độc giả một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện vượt qua giới hạn về không gian và thời gian; giữ bản gốc (có tình trạng vật lý, nội dung kém như: mờ, vết bẩn, thủng…) tốt hơn bằng chương trình phần mềm hiệu chỉnh/đồ hoạ chuyên dụng như: tăng độ nét, độ sáng tối, xoá vết bẩn trên bề mặt tài liệu gốc…
Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, thì việc số hoá tài liệu sẽ góp phần hiện đại hoá CTLT của cơ quan lưu trữ. Giúp các cơ quan, đơn vị tối ưu hoá việc khai thác và sử dụng tài liệu.
Sử dụng kỹ thuật số hoá trong bảo quản tài liệu có thể hỗ trợ lẫn nhau với các phương pháp khác, đặc biệt là kế thừa những ưu điểm của CTLT truyền thống để tăng cường khả năng bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn.
Như vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho CTLT hiện nay tại các cơ quan, đơn vị. Số hoá tài liệu sẽ giảm không gian lưu trữ, tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ; quản lý tài liệu vĩnh viễn; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; chia sẻ thông tin nhanh chóng; nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Với việc số hoá tài liệu sẽ giúp CTLT ngày càng phát triển, góp phần quan trọng trong việc giúp các cơ quan, đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt công việc của mình. Với số hoá tài liệu, tài liệu lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn hoá và giáo dục truyền thống lịch sử. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin. Ở nước ta, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và nhiều địa phương đã tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ để bảo quản và khai thác, sử dụng.
1.1.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi trong khai thác, sử dụng và bảo vệ tài liệu lưu trữ, thì số hoá tài liệu cũng gặp một số khó khăn và hạn chế sau:
Khác với CTLT truyền thống, khi bắt đầu xây dựng một đề án số hoá tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT và các thiết bị khác, ví dụ: cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hoá tài liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Số hoá tài liệu lưu trữ đòi hỏi đầu tư tốn kém về cơ sở vật chất cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi vì, các cơ quan, đơn vị vẫn phải chi phí cho việc đầu tư xây dựng các kho để bảo quản an toàn tài liệu bản gốc.
Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin. Bởi vì, số hoá tài liệu đòi hỏi cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi đáp ứng các yêu cầu công việc khác nhau trong từng khâu của chuỗi số hoá tài liệu.
Việc số hoá tài liệu cũng như việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hoá phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.
Bên cạnh đó, số hoá tài liệu sẽ dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hoá. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở ba cấp:
cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người ta có thể loại trừ được sự bất tiện này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng người ở từng cấp. So với biện pháp lưu trữ truyền thống, thì số hoá tài liệu gặp khó khăn trong thực hiện chế độ bảo mật dữ liệu. Thông thường, tài liệu còn chế độ mật thì chưa được số hoá. Nhưng sự phân biệt giữa tài liệu mật và không mật chỉ là tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một cơ sở dữ liệu, có thể không bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật.
Ngoài ra, để áp dụng thành công phương pháp này, đòi hỏi phải nghiên cứu, tính toán rất kỹ và khách quan, trên cơ sở đó lập kế hoạch phát triển cho phù hợp với từng giai đoạn.
Trong khi đó, tài liệu số hoá có tuổi thọ không cao vì nó phụ thuộc vào vật mang tin, phần cứng, phần mềm tương ứng. Do CNTT thay đổi rất nhanh, cho nên tài liệu số hoá cũng không ngừng phải nâng cấp theo. Điều này dẫn đến phải sử dụng kinh phí tương đối nhiều. Mặt khác, để tiếp cận được dạng tài liệu này, chúng ta phải có thiết bị điện tử, phương tiện kết nối thích hợp.
Như vậy, bên cạnh ưu điểm vượt trội so với lưu trữ truyền thống, thì số hoá tài liệu cũng gặp không ít những khó khăn, hạn chế nhất định trên một số phương diện, cũng cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về tỷ lệ của tài nguyên số và tài nguyên truyền thống vì mỗi loại tài nguyên này đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng phí về
thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các dữ liệu, cần có kế hoạch tổng thể về số hoá tài liệu lưu trữ.