Chương 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lưu trữ
3.1.1. Mục tiêu
Số hóa tài liệu lưu trữ là công tác quan trọng, có tác động trực tiếp, toàn diện đến quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc. Việc triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải có sự tính toán cụ thể, chi tiết nguồn lực đầu tư, nội dung thực hiện, phạm vi, tính chất, hình thức, mức độ tiến hành để bảo đảm cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ đạt được mục tiêu đề ra, mang lại hiệu quả thiết thực. Trong thời gian qua, công tác số hoá tài liệu lưu trữ đã từng bước được triển khai thực hiện tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT, tuy nhiên công tác này đang gặp không ít những khó khăn, lúng túng khi triển khai thực hiện; tốc độ số hoá còn quá chậm so với nhu cầu thực tế đặt ra. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do thiếu cơ sở pháp lý và hướng dẫn triển khai thực hiện cụ thể của các cơ quan chức năng. Do đó, ban hành văn bản về số hóa là giải pháp quan trọng hàng đầu nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai số hóa tài liệu ở các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT. Đây là căn cứ cho quá trình tổ chức thực hiện bảo đảm đúng pháp luật, đúng quy trình đạt được mục tiêu đề ra.
3.1.2. Nhiệm vụ
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Nhà nước, trực tiếp là các Nghị định, hướng dẫn của các cơ quan chức năng, Ủy ban Dân tộc cần nghiên cứu ban hành một số văn bản quy định cụ thể việc triển khai số hóa, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, điều kiện và khả năng thực tế với các vụ, đơn vị trực thuộc. Có nhiều văn bản cần được ban hành, trong đó cần nghiên cứu ban hành các văn bản sau đây:
- Quyết định ban hành “Quy trình công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ ” và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc;
- Quyết định ban hành “Tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá tài liệu lưu trữ ” tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ số tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Quy định về hình thức, thủ tục trong việc khai thác, sử dụng số hoá tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Quy định về đầu tư kinh phí, huy động và sử dụng tài chính cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT;
- Quy định về tiêu chuẩn công chức, viên chức thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ số tại các vụ, đơn vị thuộc UBDT;
- Hướng dẫn triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT;
- Hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ cần số hoá tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Hướng dẫn về kỹ thuật bảo quản bản số hoá tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
Nếu như các văn bản nêu trên được ban hành sẽ là cơ sở quan trọng để công tác số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng, công tác lưu trữ nói chung có điều kiện triển khai thuận lợi.
3.1.3. Biện pháp thực hiện
Để ban hành văn bản về số hóa tài liệu lưu trữ, Ủy ban Dân tộc cần thực hiện các biện pháp chủ yếu sau:
Một là, cần nghiên cứu đầy đủ, toàn diện quan điểm, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
Thời gian qua, Đảng, Nhà nước ta có chủ trương, chính sách về việc áp dụng khoa học, kỹ thuật và công nghệ vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước; các cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bản về công tác số hóa tài liệu lưu trữ, UBDT cần căn cứ vào các văn bản trên để cụ thể hóa, chi tiết hóa phù hợp với điều kiện thực tế của Ủy ban Dân tộc.
Hai là, nghiên cứu điều kiện, khả năng và thực tiễn triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trong thời gian qua. Đây là cơ sở thực tiễn để ban hành các văn bản về số hóa tài liệu lưu trữ, bảo đảm cho công tác này có tính khả thi, phù
số hóa tài liệu lưu trữ ở những mức độ, phạm vi khác nhau, mỗi vụ, đơn vị có chức năng nhiệm vụ, điều kiện khả năng khác nhau, do đó khi ban hành các văn bản quy định cần có tính đến các yếu tố đặc thù, bảo đảm cho các chính sách có thể được triển khai linh hoạt, hiệu quả trên thực tế.
Ba là, rà soát, bổ sung, hoàn thiện các văn bản liên quan đến công tác số hóa đã được ban hành. UBDT đã ban hành một số văn bản liên quan đến công tác số hóa, tuy nhiên để bảo đảm triển khai thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong thời gian tới cần có sự bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp hơn với thực tiễn.
Bốn là, tham khảo các văn bản quy định và kinh nghiệm triển khai số hóa ở các cơ quan, đơn vị khác. Đây cũng là cơ sở quan trọng để ban hành các văn bản pháp luật liên quan đến công tác số hóa ở UBDT. Nhiều cơ quan, đơn vị đã triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, UBDT cần chủ động nghiên cứu các văn bản quy định của các đơn vị khác, tham khảo và vận dụng phù hợp với đơn vị mình.
Năm là, rà soát tổng thể về quy trình, điều kiện bảo đảm cho quá trình tổ chức thực hiện công tác số hóa, khai thác, sử dụng tài nguyên số. Để ban hành các văn bản quy định, cơ quan chức năng cần nghiên cứu đầy đủ các cứ liệu khoa học về công tác số hóa và các điều kiện, nguồn lực bảo đảm cho quá trình tổ chức thực hiện số hóa. Nhiều tài liệu khoa học đã đề cập đến vấn đề này, tuy nhiên trên cơ sở nghiên cứu tài liệu, cơ quan chức năng cần có sự tổng kết, khái quát để ban hành các quy định về tiêu chuẩn, quy trình, điều kiện, hình thức, phương pháp, lực lượng, cơ chế phối hợp trong tổ chức thực hiện số hóa, cách thức khai thác, bảo quản tài nguyên số cho phù hợp với môi trường, điều kiện đặc thù.
Sáu là, định kỳ kiểm tra, hướng dẫn việc triển khai, thực hiện các văn bản về
số hóa tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc. Trên cơ sở các văn bản đã được ban hành, Ủy ban Dân tộc cần bám sát quá trình triển khai thực hiện ở các vụ, đơn vị để kịp thời hướng dẫn, giúp đỡ các đơn vị trực thuộc; đồng thời kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh, những chính sách chưa phù hợp với thực tế để có sự điều chỉnh bổ sung cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó cũng kịp thời chấn chỉnh, xử lý các đơn vị không chấp hành hoặc có biểu hiện sai phạm trong quá trình tổ chức thực hiện góp phần nâng cao chất lượng, hiệu