Biện pháp thực hiện

Chương 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC

3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ

3.3.3. Biện pháp thực hiện

Để hoàn thiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, trong mỗi giai đoạn thực hiện quy trình cần các biện pháp chủ yếu sau:

3.3.3.1. Giai đoạn chuẩn bị

Đây là giai đoạn quyết định đối với các giai đoạn, công việc còn lại. Để bảo đảm thành công, chất lượng đáp ứng mục tiêu đã đề ra thì tất cả các quy trình sẽ rà soát và cần phải được nghiên cứu, thiết kế, đánh giá một cách tỉ mỉ, toàn diện về mọi khía cạnh có liên quan đến số hoá tài liệu lưu trữ và phải được thể hiện thống nhất bằng văn bản trước khi triển khai thực tế. Tuy nhiên, không nên quá máy móc trong quá trình triển khai thực hiện, nếu thấy không phù hợp có thể điều chỉnh, bổ sung nhưng về cơ bản tất cả các khâu phải được thiết kế, đề ra trước trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá toàn diện.

Dù quy mô số hoá tài liệu lưu trữ lớn hay nhỏ thì cũng cần tuân theo các bước sau:

Một là, đặt ra mục tiêu, mục đích, phạm vi số hoá

Đây là công việc đóng vai trò quyết định các khâu còn lại. Đối với Ủy ban Dân tộc nguồn kinh phí đầu tư có giới hạn không thể số hoá toàn bộ tài liệu lưu trữ cùng một lúc, cho nên để triển khai số hoá tài liệu cần lập thành các dự án phù hợp với khả năng, mục tiêu nhất định trong từng giai đoạn, ưu tiên triển khai thực hiện trước như: số hoá tài liệu quý hiếm, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và các tài liệu có tình trạng vật lý kém. Với mục tiêu bảo hiểm, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc, tổ chức sử dụng chúng bằng bản số hoá tài liệu lưu trữ và tăng cường khả năng tiếp cận nguồn thông tin một cách đa dạng, nhanh chóng.

Hai là, phân tích về nhu cầu sử dụng tài liệu đối với công chức, viên chức Ủy ban Dân tộc.

Một trong những mục tiêu của việc tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc là tạo điều kiện thuận lợi cho công chức, viên chức trong cơ quan Ủy ban Dân tộc, cơ quan quản lý công tác dân tộc các cấp... khai thác, sử dụng thông tin để phục vụ công tác chuyên môn. Giúp cho công chức, viên chức, các cơ quan quản lý nhà nước về công tác dân tộc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước đang có nhu cầu tìm hiểu thông tin về công tác dân tộc, về đồng bào các dân tộc truy cập đến nguồn tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc một cách hiệu quả, rộng rãi nhằm phát huy giá trị thông tin vốn có của tài liệu lưu trữ đang lưu giữ tại UBDT

của đối tượng khai thác nguồn tài liệu, UBDT sẽ lựa chọn tài liệu để tiến hành số hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu đặt ra của công chức, viên chức... trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.

Ba là, khảo sát và đánh giá về nguồn tài liệu lưu trữ.

Việc này sẽ giúp lãnh đạo Ủy ban Dân tộc nắm chắc đối tượng tài liệu sẽ số hoá có đặc điểm về nội dung và hình thức như: tình trạng vật lý, mức độ hư hỏng của tài liệu, mức độ phai màu của mực, cỡ chữ, khổ giấy, tài liệu có phù hợp hoặc có khả năng số hoá được không? Việc số hoá có góp phần tăng cường bảo vệ tài liệu gốc hoặc gây hư hỏng thêm? Tài liệu đưa vào số hoá có giá trị thiết thực, có phục vụ tốt cho công tác dân tộc hay không? Khối lượng tài liệu dự kiến số hoá, số hoá tất cả hoặc số hoá một phần? và nhiều vấn đề khác phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của dự án. Những thông tin thu được từ việc khảo sát sẽ giúp lãnh đạo có cách xử lý, đưa ra phương pháp phù hợp với nguồn tài liệu cụ thể trong quá trình số hoá.

Chẳng hạn, giúp cho việc lựa chọn kích thước, loại máy quét phù hợp với khổ giấy, tình trạng của tài liệu lưu trữ. Việc khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu càng đầy đủ, chi tiết và khách quan bao nhiêu thì việc lựa chọn tài liệu, đặt ra các tiêu chuẩn và các vấn đề khác của số hoá tài liệu sẽ thuận lợi bấy nhiêu.

Bốn là, lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hoá

Do nguồn tài liệu về công tác dân tộc đang được lưu trữ tại UBDT tương đối nhiều, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn kinh phí và nhân lực chưa cho phép để có thể số hoá toàn bộ tài liệu này. Do đó, lãnh đạo UBDT nên đưa ra các tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ trên cơ sở giá trị tài liệu, tình trạng vật lý và nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu để số hoá bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ là tài liệu quý hiếm có giá trị lịch sử, đặc biệt là có giá trị trong phục vụ công tác dân tộc trong thời gian tới.

- Tài liệu lưu trữ có tần số khai thác, sử dụng cao.

- Tài liệu lưu trữ trong tình trạng vật lý và nội dung thông tin hư hỏng nhưng ở mức độ có khả năng áp dụng phương pháp số hoá. Đối với những trường hợp không thể áp dụng phươ ng pháp này được như: tài liệu mờ chữ khó đọc, không đọc được bằng mắt thường (phải áp dụng thiết bị để hỗ trợ), giấy bị rách nhiều hoặc dễ bị hỏng thêm nếu áp dụng phương pháp khác để củng cố và tạo bản sao số hoá.

Các yêu cầu đối với tài liệu lưu trữ được lựa chọn để số hoá phải bảo đảm các vấn đề như: tính hệ thống, mối liên hệ vốn có của tài liệu và tính sử dụng rộng rãi của tài liệu.

Năm là, đặt chuẩn và xây dựng quy trình làm việc.

Đây là một trong những công việc nhằm thống nhất về quy trình nghiệp vụ, chất lượng sản phẩm đầu ra. Tiêu chuẩn cơ bản cần quy định bao gồm:

- Đặt chuẩn biên mục tên file, thư mục, sắp xếp đối với ảnh số - Đặt chuẩn siêu dữ liệu

- Tiêu chí lựa chọn phần mềm cơ sở dữ liệu, xây dựng phần mềm ứng dụng.

- Tiêu chí lựa chọn phương tiện, thiết bị trong chuỗi số hoá - Tổ chức, bố trí nhân lực

- Yêu cầu về công chức, viên chức đối với quá trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ

- Yêu cầu về môi trường làm việc - Xây dựng quy trình làm việc

Các quy định trên là căn cứ trong quá trình triển khai thực tế để bảo đảm tính thống nhất về mặt quản lý và nghiệp vụ theo mục tiêu của dự án đề ra.

Sáu là, phân tích nhu cầu về nguồn kinh phí

Nguồn kinh phí là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của dự án số hóa. Để tính toán về chi phí, nguồn nhân lực và các phương tiện, thiết bị vào một dự án một cách chính xác là việc không dễ dàng chút nào. Nếu những công việc đó được phân tích, xem xét một cách chi tiết, phù hợp với mục tiêu thì việc tính toán sẽ thuận lợi hơn. Do tính không ổn định của bản thân tài liệu số hoá, thiết bị lưu trữ điện tử… cho nên, trước khi tiến hành, phải tính toán, dự kiến, phòng ngừa những nguy cơ có thể xảy ra trong suốt quá trình số hoá. Một số khoản chi phí cần tính toán như: chi phí về mua phương tiện, thiết bị; chi phí đào tạo, bồi dưỡng nhân lực tham gia số hoá; chi phí thuê chuyên gia hoặc nhân viên đáp ứng nhu cầu trong lĩnh vực cụ thể; chi phí dự phòng.

Bảy là, đề ra biện pháp đánh giá và khắc phục

Đây là công việc rất cần thiết và phải được coi như một bộ phận không tách rời trong suốt quá trình triển khai số hoá cũng như quản lý sử dụng chúng. Công

lộ trình, chất lượng của công việc, biện pháp đề phòng và khắc phục những thiếu sót, sai lầm có thể xảy ra nhằm bảo đảm chất lượng của sản phẩm. Mỗi khi xảy ra sự cố, tình huống ngoài ý muốn cần được giải quyết, khắc phục ngay để bảo đảm không làm gián đoạn tiến trình chung của dự án. Do đó, cần xây dựng biện pháp đánh giá, khắc phục ngay từ đầu để giải quyết những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình làm việc cũng như đánh giá kết quả của dự án. Một số biện pháp đánh giá được sử dụng phổ biến như: Biện pháp dựa trên việc giao dịch; số lượng truy cập, các bản ghi giao dịch; biện pháp dựa trên chi phí (sự phân tích quan hệ vốn lãi đối với sản phẩm, lợi nhuận trong việc đầu tư dự án); biện pháp dựa trên người sử dụng:

các hoạt động, nhóm sử dụng, sự hài lòng của người sử dụng.

3.3.3.2. Giai đoạn tiến hành

Sau khi đã nghiên cứu đánh giá các yếu tố đã nêu trên và đã chuẩn bị sẵn sàng các yêu cầu cơ bản cần thiết như; kinh phí cho dự án, nguồn nhân lực (số lượng, chất lượng chuyên môn, kỹ năng của cán bộ); phương tiện, thiết bị cho dự án số hoá. Công việc tiếp theo là tiến hành công việc đó từ đầu đến cuối theo quy trình đã được quy định. Quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ có thể được sơ đồ hoá như sau:

Trước hết tài liệu lưu trữ được phân loại thành từng nhóm theo tiêu chí và đảm bảo yêu cầu để lựa chọn số hoá. Sau đó, các nhóm này được phân chia tiếp:

Tài liệu có khả năng số hoá bằng máy quét

Đối với nhóm tài liệu có khả năng số hoá bằng máy quét sẽ được tiến hành theo quy trình số hoá.

Đối với tài liệu không có khả năng áp dụng phương pháp số hoá bằng máy quét sẽ được áp dụng các phương pháp khác phù hợp để củng cố tình trạng vật lý, nội dung thông tin đáp ứng điều kiện để số hoá bằng máy quét (ví dụ: Tu bổ để phục chế trước khi đưa vào số hoá; sử dụng hoá chất đối với các tài liệu lưu trữ chữ mờ để thể hiện rõ hơn nét chữ và đưa vào quét hoặc chụp) hoặc sử dụng các phương pháp khác phù hợp với tình trạng của tài liêu để tạo ra bản số hoá.

Quy trình này nhằm tạo ra 3 phiên bản ảnh số:

- Tạo ra bản master của tài liệu lưu trữ đã được số hoá đạt chất lượng cao (với mục đích bảo quản lâu dài với phiên bản số, sử dụng trong việc tạo ra các bản phát sinh

để tổ chức khai thác sử dụng, tạo ra bản phục vụ cho việc chuyển đổi sang microfilm để bảo hiểm, sử dụng trong việc in ấn với chất lượng cao và mục đích khác).

- Tạo ra bản phát sinh (áp dụng trong việc tổ chức khai thác sử dụng)

- Tạo bản để ghi phím bảo hiểm (trên cơ sở hiệu chỉnh bản master đó bằng phần mềm ứng dụng) với mục đích bảo quản lâu dài.

Trong đó, 2 phiên bản đầu được ưu tiên thực hiện trước còn phiên bản thứ 3 sẽ được định hướng thực hiện trong tương lai. Mỗi phiên bản sẽ được gắn với siêu dữ liệu tương ứng (bao gồm: siêu dữ liệu mô tả, siêu dữ liệu quản lý và siêu dữ liệu cấu trúc). Đối với bản master được định hướng áp dụng các biện pháp kỹ thuật để chứng thực sau khi nó đã được số hoá và chất lượng ảnh được chấp nhận, nhằm đảm bảo tính xác thực và tính nguyên vẹn đối với nguyên bản gốc ngay từ đầu (tính xác thực và nguyên vẹn của bản số hoá chỉ mang tính tương đối, chủ yếu nhằm vào nội dung thông tin là chính, các hình thức là phụ). Các biện pháp kỹ thuật có thể áp dụng như: chữ ký điện tử, mật mã được thiết kế riêng hoặc hình thức khác.

Đối với bản phát sinh sử dụng để phục vụ tổ chức khai thác sử dụng cũng sẽ được áp dụng biện pháp kỹ thuật để chứng thực nội dung thông tin, đồng thời sẽ được áp dụng phần mềm nhận dạng ký tự (OCR- Optical character recognition) để chuyển từ dạng ảnh sang dạng văn bản (dạng text) phục vụ nhu cầu tìm kiếm tự động trong hệ thống cơ sở dữ liệu và trực tuyến.

Toàn bộ các dữ liệu này sẽ được quản lý một cách nghiêm ngặt với các biện pháp quản lý và kỹ thuật nhằm đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính nguyên vẹn và truy cập của nguồn thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu.

Hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ được hỗ trợ với các công cụ hữu ích được thiết kế, xây dựng phù hợp để tổ chức khai thác sử dụng với hình thức số như: công cụ tra cứu tự động, trang thông tin được tử (website), hệ thống an ninh mạng, hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng…

3.3.3.3. Giai đoạn quản lý, sử dụng

Trong giai đoạn quản lý sử dụng cần thực hiện các quy trình công việc sau:

Đối với việc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu số hoá cần thực hiện chế độ kiểm tra, bảo trì, sao lưu dự phòng, nâng cấp hệ thống phần cứng phần mềm định kỳ;

quản lý quyền sử dụng; an ninh bảo mật hệ thống dữ liệu, hệ thống mạng…

Đối với việc tổ chức khai thác sử dụng cần chú ý triển khai thực hiện ở 2 hình thức:

- Tổ chức sử dụng tại chỗ; tìm kiếm sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá thông qua trang thông tin điện tử nội bộ (mạng Lan), thông qua màn hình của phòng đọc;

cung cấp bản sao theo yêu cầu…

- Tổ chức sử dụng rộng rãi: giới thiệu công bố, tổ chức triển lãm tài liệu…

thông qua trang thông tin điện tử (internet); độc giả có thể tìm kiếm, sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua phương tiện thiết bị của độc giả (máy tính, máy tính bảng, điện thoại di động…); cung cấp bản sao số hoá với các chủ đề, nội dung theo yêu cầu và thoả thuận của độc giả với cơ quan lưu trữ theo luật định thông qua đường mạng; hệ thống nhận thông tin phản hồi của độc giả.

Sau khi công việc trong giai đoạn tiến hành đã được kiểm tra, hoàn tất đáp ứng theo chất lượng đã đề ra. Về cơ bản đến đây các công việc của dự án dường như đã kết thúc. Tuy nhiên, trong thế giới của kỹ thuật số, đặc biệt là sản phẩm ảnh số, những công việc đầy thách thức, rủi ro về quản lý và kỹ thuật mới chỉ bắt đầu từ đây. Tạo ra sản phẩm số đã khó nhưng để quản lý giữ được chúng là càng khó hơn.

Điều này cũng là nhược điểm của bản thân sản phẩm số. Cho nên, một trong những công việc chủ yếu ngoài phát huy kết của dự án vào trong thực tiễn, đó là việc thực hiện các giải pháp bảo quản, bảo trì, nâng cấp hệ thống cả phần cứng, phần mềm và bản thân sản phẩm số một cách thường xuyên, định kỳ để bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.

Trên cơ sở hoàn thiện quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ như trên, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT cần căn cứ vào nguồn kinh phí, số chất lượng tài liệu lưu trữ, nhu cầu khai thức sử dụng tài liệu, trình độ, năng lực của đội ngũ công chức, viên chức đặc biệt là đội ngũ đảm nhiệm công tác số hóa, yêu cầu nhiệm vụ công tác để xác định phạm vi, quy mô triển khai số hóa cho phù hợp và mang lại hiệu quả thiết thực.