Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân t- 123docz.net

Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC

2.2. Kết quả số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc

Xuất phát từ nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT là tài liệu giấy, chủ yếu là văn bản hành chính nên UBDT đã lựa chọn thực hiện quy trình số hóa giản lược.

Theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN quy trình số hoá tài liệu lưu trữ gồm 12 bước nhưng căn cứ vào tình hình thực tế thì Ủy ban Dân tộc thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 7 bước:

Bước 1. Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc giao cho Văn phòng Ủy ban kết hợp với Trung tâm Thông tin triển khai số hóa tài liệu lưu trữ; Lãnh đạo Trung tâm Thông tin giao cho 1 kỹ sư tin học phụ trách việc số hóa như quản trị mạng, sao lưu, quản lý,... cài đặt phần mềm và hướng dẫn lưu trữ viên thao tác sử dụng phần mềm, Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban giao nhiệm vụ cho 01 lưu trữ viên làm việc tại kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc thực hiện việc số hóa.

Bước 2. Lưu trữ viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã chỉnh lý hoàn chỉnh để tiến hành số hóa.

Bước 3. Thực hiện số hóa

- Khởi động máy tính, máy scan, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện - Thực hiện số hoá và lưu ảnh

- Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có).

Bước 4. Gắn ảnh vào bản ghi trên cơ sở dữ liệu

Bước 5. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng Bước 6. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ

Bước 7. Lập hồ sơ về việc số hóa

Như vậy, căn cứ vào thực tiễn và yêu cầu đặt ra của Ủy ban Dân tộc, mà Ủy ban Dân tộc thực hiện quy trình số hóa khác với quy định của Quyết bđịnh 176 (chỉ thực hiện 7 bước Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là 12 bước). Sở dĩ như vậy là do lý do như sau:

Thứ nhất, việc lựa chọn quy trình 7 bước là do xuất phát từ nhu cầu thực tế số

hóa của Ủy ban Dân tộc.

Bước 1 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu”; Ủy ban Dân tộc không thực hiện bước này; Bước 1, Ủy ban Dân tộc thực hiện như sau: Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc giao cho Văn phòng Ủy ban Dân tộc kết hợp với Trung tâm Thông tin triển khai số hóa tài liệu lưu trữ;

Lãnh đạo Trung tâm Thông tin giao cho 1 kỹ sư tin học phụ trách việc số hóa như quản trị mạng, sao lưu, quản lý,... cài đặt phần mềm và hướng dẫn lưu trữ viên Văn phòng Ủy ban Dân tộc thao tác sử dụng phần mềm thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

Bước 2 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Chuẩn bị tài liệu, nhận tài liệu, bóc tách tài liệu, xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt”. Bước 2, Ủy ban Dân tộc thực hiện: “Lưu trữ viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã chỉnh lý hoàn chỉnh để tiến hành số hóa” không thực hiện bóc tách tài liệu vì tài liệu Ủy ban Dân tộc chỉnh lý theo phông và thống kê mục lục tài liệu theo thời hạn bảo quản, những hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn làm mục lục riêng nên không phải bóc tách tài liệu và không xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt.

Bước 3 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Thực hiện số hoá (nhận tài liệu; khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện;

thực hiện số hoá và lưu ảnh)”. Bước 3, Ủy ban Dân tộc là: thực hiện số hóa (khởi động máy tính, máy scan, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện; thực hiện số hoá và lưu ảnh; kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có). Tại bước 3, Ủy ban Dân tộc không giao nhận tài liệu vì cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện không phải bàn giao tài liệu cho người khác nên không phải giao nhận tài liệu. Để giảm bớt các bước trong quy trình số hóa tại bước này chúng tôi kết hợp kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có) nội dung này ở bước 3 của Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là không có.

Bước 4 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ”; Ủy ban Dân tộc không thực hiện bước này vì cán bộ lưu trữ thực hiện scan văn bản sau đó gắn tệp toàn văn và được lưu ở máy chủ. Bước 4, Ủy ban Dân tộc thực hiện là: “Gắn ảnh vào bản ghi trên cơ sở dữ liệu”.

Bước 5 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có)”. Ủy ban Dân tộc thực hiện bước này gộp vào bước 3. Bước 5, Ủy ban Dân tộc thực hiện là: “Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng”

Bước 6 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Loại bỏ các file ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt tên files ảnh”; Ủy ban Dân tộc không có bước này. Bước 6 Ủy ban Dân tộc thực hiện là: “Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ” (bước 8 của Quyết định 176/QĐ-VTLTNN)

Bước 7 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng”; Ủy ban Dân tộc thực hiện ở bước 5. Bước 7, Ủy ban Dân tộc thực hiện là “Lập hồ sơ về việc số hoá phông/khối tài liệu”, (bước 12 của Quyết định 176/QĐ-VTLTNN).

Bước 8 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ”; Ủy ban Dân tộc thực hiện ở bước 6.

Bước 9 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu; giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim; giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu”. Bước 9, Ủy ban Dân tộc không thực hiện vì cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện số hóa nên không phải bàn giao dữ liệu.

Bước 10 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu”; Ủy ban không thực hiện bước này vì dữ liệu ảnh đã được gắn lên cơ sở dữ liệu lưu tại máy chủ.

Bước 11 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản”; Ủy ban Dân tộc không thực hiện bước này vì cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện số hóa nên không phải vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản.

Bước 12 theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN là: “Lập hồ sơ về việc số hoá phông/khối tài liệu”; bước này Ủy ban Dân tộc thực hiện ở bước 7.

- Mặt khác do nguồn nhân lực để tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc còn hạn chế cả về số lượng và chất lượng nên nếu tiến hành 12 bước như Quyết định 176/QĐ-VTLTNN sẽ gặp nhiều khó khăn khi triển khai thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.

- Thứ ba, về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác triển khai số hóa còn hanjc hế, chưa đáp ứng được nhu cầu đặt ra của quy trình số hóa theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN. Vì vậy, nếu triển khai số hóa theo định 176/QĐ-VTLTNN sẽ gặp khó khăn khi tổ chức thực hiện quy trình số hóa.

Thứ tư, Quy trình số hóa mà Ủy ban Dân tộc thực hiện là do quy trình này có những ưu điểm nhất định, như rút ngắn được thời gian triển khai số hóa, giảm bớt được kinh phí đầu tư cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ.

* Ưu điểm của Quy trình số hóa

Việc lựa chọn quy trình số hóa 7 bước có những ưu điểm như:

Rút ngắn được thời gian tiến hành triển khai số hóa

Công tác triển khai số hóa đơn giản và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc

Giảm nguồn đầu tư kinh phí cho cơ sở vật chất, kỹ thuật và nhân lực cho công tác triển khai số hóa

*Nhược điểm: Việc triển khai quy trình số hoá không theo Quyết định 176/QĐVTLTNN sẽ gặp khó khăn hơn về cách thức triển khai thực hiện, chất lượng của tài liệu số hóa sẽ không cao do giảm bớt một số bước trong quy trình số hóa.