Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu
Quá trình số hoá cần thực hiện nghiêm túc quy trình số hoá và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác số hoá tài liệu lưu trữ. Trong đó, cần thực hiện tốt các yêu cầu sau:
Một là, cần thiết kế, xây dựng hệ thống mở: Yêu cầu này bảo đảm cho việc vận hành hệ thống linh hoạt, thực hiện tốt nguyên tắc thông tin có được đến đâu thì số hoá và cập nhật vào hệ thống đến đó. Hệ thống sẽ được mở rộng theo cả chiều rộng (số lượng đầu mối tham gia cung cấp thông tin nguồn) và chiều sâu (chất lượng thông tin, số lượng chỉ tiêu thông tin). Đây là tiền đề quan trọng để tài nguyên số thường xuyên được bổ sung, tăng về quy mô và nâng cao về chất lượng, ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu truy cập của người sử dụng.
Hai là, tôn trọng các hệ thống thông tin hiện có: Điều đó, đòi hỏi các hệ thống cần phải được xây dựng trên cơ sở nâng cấp hệ thống hiện có chứ không phải bỏ đi làm lại từ đầu. Yếu tố này bảo đảm có thể sử dụng lại những dữ liệu vô cùng quý giá đang có. Trên cơ sở những thông tin và các điều kiện hiện có để nâng cấp và bổ sung thông tin chứ không phải loại bỏ tất cả để làm lại từ đầu. Thực hiện yêu cầu này vừa có thể tiết kiệm kinh phí cho quá trình thực hiện, vừa có thể kế thừa được toàn bộ nguồn tài nguyên số; từ đó có thể đầu tư phát triển, nâng cấp về mọi mặt.
Tuy nhiên, để thực hiện tốt yêu cầu này cần phải tính toán đến các phương án, các giải pháp công nghệ tối ưu để không mất quá nhiều thời gian, công sức, tiền của khi công nghệ đã thay đổi.
Ba là, phải có cơ chế an toàn, bảo mật thông tin: Quá trình số hoá cũng như quản lý, sử dụng tài nguyên số phải bảo đảm thông tin không bị tiết lộ cho những người không có thẩm quyền; thông tin không bị thay đổi hay phá huỷ khi vận chuyển trong mạng; và mọi truy cập tới hệ thống đều được xác thực và kiểm soát
tính hợp lệ. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với quá trình bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, song cũng là vấn đề hết sức nan giải khi áp dụng CNTT vào quá trình này. Bởi cùng với những ưu điểm vượt trội của số hoá thì những khó khăn, hạn chế của quá trình này cũng không dễ khắc phục. Vì vậy, việc xây dựng cơ chế và thực hiện nghiêm các quy tắc an toàn, bảo mật thông tin là đòi hỏi bắt buộc đối với các lực lượng tham gia thực hiện. Ủy ban Dân tộc trong giai đoạn thử nghiệm mới cập nhật và số hóa các tài liệu thường (không mật) và phân quyền cho khai thác trong phạm vi nội bộ Ủy ban Dân tộc.
Bốn là, hệ thống cần có giai đoạn thử nghiệm trước khi triển khai đồng loạt theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu: Số hoá tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều công đoạn khác nhau, phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhiều lực lượng do đó cần phải thực hiện từng bước với những quy mô khác nhau bảo đảm vừa làm vừa rút kinh nghiệm, vừa tiến hành số hoá vừa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài nguyên số để kịp thời phát hiện những vướng mắc, những vấn đề nảy sinh để có giải pháp phù hợp. Để quá trình này vận hành một cách thông suốt cần có sự thử nghiệm đồng thời mọi hoạt động, từ đó tổng kết, rút kinh nghiệm, điều chỉnh, bổ sung và nhân rộng.
Năm là, việc xây dựng hệ thống số hoá cần phải gắn liền với cải cách hành chính: Cùng với việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, việc số hoá phải góp phần đơn giản, nhanh gọn các thủ tục hành chính và tinh giảm bộ máy công quyền, phải đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội và nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. Do đó, cần lựa chọn phạm vi, đối tượng, nội dung, quy mô để thực hiện số hoá đảm bảo cho quá trình này mang lại hiệu quả thiết thực đối với đời sống xã hội.
1.2.1.2. Yêu cầu về kiến trúc hệ thống
Một hệ thống số hoá tốt có khả năng chuyển đổi nhanh một khối lượng lớn tài liệu giấy sang tài liệu số trong một thời gian ngắn. Sau khi được số hoá, các thông tin trên tài liệu trở nên hữu hiệu bởi các hệ thống khai thác thông tin và sẵn sàng để phục vụ người sử dụng.
1.2.1.3. Yêu cầu về kỹ thuật
Để hoạt động số hoá có thể diễn ra thông suốt, có chất lượng, hiệu quả đối với cả nhà quản lý và người sử dụng thì việc xây dựng hệ thống số hoá phải bảo đảm tính khoa học, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật. Phần mềm số hóa có chức năng tổ chức và quản lý người sử dụng, có công cụ kiểm soát hoặc chứng thực người truy cập. Các công cụ cho người quản trị: cho phép người dùng định nghĩa được các trường thông tin yêu cầu trên hồ sơ lưu trữ, quản lý user, backup dữ liệu, v.v.; nhận dạng tiếng việt với độ chính xác 99% trở lên; có cơ chế hoạt động tự động và liên tục; định dạng của tài liệu cho phép lựa chọn được nhiều kiểu định dạng tài liệu được số hóa như: jpg, .pdf,…
1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ
Cùng với việc thực hiện tốt các yêu cầu, quá trình số hoá tài liệu lưu trữ cần chấp hành nghiêm các nguyên tắc sau:
Một là, nguyên tắc về tính giá trị:
Tài liệu lưu trữ thường có tính chuyên biệt, phù hợp với nhiệm vụ của từng kho lưu trữ nhưng cũng tương đối phong phú, đa dạng. Do đó, trong điều kiện cụ thể, cần ưu tiên số hoá những tài liệu có giá trị cao nhất trong kho. Chẳng hạn, cần lựa chọn các tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tình trạng xuống cấp. Làm như vậy, một mặt có thể giảm thiểu việc sử dụng trực tiếp những tài liệu gốc, giảm thiểu tổn thất đối với các loại tài liệu này, làm cho các loại tài liệu này được bảo quản lâu dài và an toàn khi truyền tải. Mặt khác, có thể hạn chế việc phân tán nhiều loại tài liệu quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong khai thác sử dụng. Để thực hiện nguyên tắc này, cần phải có bộ tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ để tiến hành số hoá. Tính giá trị của tài liệu phải căn cứ vào từng mục đích cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng kho lưu trữ.
Thực hiện nguyên tắc về tính giá trị Ủy ban Dân tộc đã lựa chọn những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để số hóa nhằm giảm thiểu việc sử dụng bản gốc để kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng thuận tiện.
Hai là, nguyên tắc về tính mở:
Ưu tiên tiến hành lựa chọn số hoá cho các tài liệu lưu trữ có khả năng mở.
Mức độ mật của các tài liệu lưu trữ là nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới tính mở. Ở các cấp mật khác nhau, phạm vi khai thác sử dụng và mức độ sử dụng cũng khác nhau. Khi tiến hành số hoá, cần ưu tiên lựa chọn để tiến hành số hoá các loại tài liệu lưu trữ đã được mở nhằm cung cấp kịp thời cho người khai thác sử dụng. Với các tài liệu lưu trữ có độ mật, trước mắt chưa thực hiện số hoá, kịp thời tiến hành kiểm định với các loại tài liệu mật và thực hiện tốt các yêu cầu bảo mật đối với với tài liệu đó và tiến hành số hoá.
Ba là, nguyên tắc số hoá theo nhu cầu sử dụng:
Cần ưu tiên lựa chọn để số hoá các tài liệu lưu trữ theo tỷ lệ khai thác sử dụng cao của người dùng. Lựa chọn phương thức này, trước tiên phải tiến hành phân tích thông tin của người khai thác sử dụng và kiểm duyệt thông tin của tài liệu trong kho, tiếp đó xác định số lượng khai thác sử dụng hoặc loại tài liệu lưu trữ trong kho mà những người khai thác sử dụng là các người dùng quan trọng thường dùng, từ đó tính toán để tiến hành số hoá. Đồng thời, cũng có thể lựa chọn các phương thức để bổ sung như: kiểm tra khi người dùng yêu cầu kiểm tra, thông qua yêu cầu khi mô tả đối với tài liệu giấy để tiến hành số hoá các nguồn tài liệu lưu trữ và mô hình quản lý số hoá tài liệu lưu trữ.
Trong khi phân tích thông tin về người khai thác sử dụng, thông tin được kiểm duyệt tại kho lưu trữ cần chú ý đến các thời kỳ lịch sử khác nhau, các thứ bậc người dùng khác nhau, với những mục đích nghiên cứu khác nhau thì nhu cầu về thông tin lưu trữ của các người dùng cũng khác nhau.
Tuân theo các nguyên tắc trên, tức là có thể tiến hành tuần tự việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ trong kho, hơn thế còn có thể thoả mãn yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng.
Việc số hoá tài liệu lưu trữ cần phải thực nghiêm các yêu cầu và nguyên tắc bảo đảm thực hiện có hiệu quả quy trình kỹ thuật, phát huy tốt tính năng, tác dụng của các phương tiện kỹ thuật vừa tạo khả năng cơ động, linh hoạt trong quá trình
quản lý, sử dụng, bảo quản và bảo mật an toàn tài liệu lưu trữ. Quá trình số hoá liên quan đến nhiều cá nhân, thực hiện đồng thời nhiều công việc khác nhau, việc chậm trễ, sai một hoặc một số bước trong quy trình sẽ có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng, hiệu quả số hóa nên chấp hành nghiêm quy trình, các yêu cầu và các nguyên tắc là vấn đề hết sức quan trọng đối với các lực lượng trực tiếp đảm nhiệm số hoá và các lực lượng quản lý, khai thác, sử dụng.
1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc 1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển
Trong quá trình lãnh đạo cách mạng, Đảng ta luôn xác định vấn đề dân tộc, công tác dân tộc và đoàn kết các dân tộc có vị trí chiến lược quan trọng. Vì vậy, ngay sau khi dành được độc lập, Chủ tịch Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ban hành sắc lệnh thành lập Nha Dân tộc (tiền thân của Ủy ban Dân tộc ngày nay), để có điều kiện chăm lo toàn diện hơn tới lợi ích của các dân tộc Việt Nam, đặc biệt là các dân tộc thiểu số.
Trong quá trình hình thành và phát triển, cơ quan công tác dân tộc các thời kỳ đã xây dựng khối đại đoàn kết dân tộc, chống lại âm mưu chia rẽ, phá hoại của các thế lực thù địch, vận động đồng bào các dân tộc đoàn kết một lòng đánh đuổi thực dân Pháp, đế quốc Mỹ xâm lược, thống nhất đất nước. Ngày nay, trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, UBDT tiếp tục tham mưu cho Đảng và Nhà nước xây dựng và triển khai thực hiện các chính sách, chương trình, dự án phát triển vùng đồng bào dân tộc thiểu số, thực hiện công tác định canh định cư, xóa đói, giảm nghèo, nâng cao dân trí, phát triển nguồn nhân lực dân tộc thiểu số (DTTS)... góp phần nâng cao đời sống mọi mặt cho đồng bào các dân tộc, ổn định tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.
Những thành tựu to lớn trong phát triển kinh tế - xã hội, xoá đói giảm nghèo ở vùng dân tộc thiểu số và miền núi đã khẳng định đường lối, chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta là đúng đắn, công tác dân tộc có sự chuyển biến tiến bộ, đồng thời cũng đã thể hiện sự phát triển của UBDT từ khi thành lập cho đến nay. Trải qua hơn 60 năm xây dựng và phát triển, từ Nha Dân tộc thiểu số đến Ủy ban Dân tộc hiện nay - Cơ
quan công tác dân tộc đã có một hệ thống cơ quan làm công tác dân tộc từ Trung ương đến địa phương. Đến nay Ủy ban Dân tộc đã không ngừng phát triển về mọi mặt, luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của một cơ quan làm công tác dân tộc, góp phần không nhỏ vào sự phát triển kinh tế - xã hội vùng DTTS và miền núi.
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ
Nghị định số 84/2012/NĐ-CP ngày 12/10/2012 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc thì Ủy ban Dân tộc có chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:
1.3.2.1. Chức năng
Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ trực thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo quy định của pháp luật.
1.3.2.2. Nhiệm vụ
Ủy ban dân tộc có các nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu sau: Trình Chính phủ dự án luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc lĩnh vực do Ủy ban Dân tộc quản lý; Các chính sách dân tộc, chính sách đặc thù, các chương trình, dự án, đề án phát triển kinh tế - xã hội, hỗ trợ giảm nghèo; Các chính sách, dự án bảo tồn và phát triển đối với các nhóm dân tộc thiểu số và tổ chức thực hiện các chính sách, chương trình, dự án, đề án sau khi ban hành; Trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền tiêu chí xác định thành phần dân tộc, danh mục các thành phần dân tộc Việt Nam; Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch,… thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban Dân tộc; Tuyên truyền, vận động đồng bào dân tộc thiểu số thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp tình hình vùng dân tộc thiểu số, tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác dân tộc ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các địa phương, đề xuất, kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết các
vấn đề liên quan đến công tác dân tộc và đồng bào dân tộc thiểu số; Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế về công tác dân tộc; Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; quyết định việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu, thực hiện chế độ tiền lương, đào tạo bồi dưỡng,… đối với cán bộ, công chức, viên chức; Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm; quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách nhà nước…
1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc
- Cơ cấu tổ chức: Do yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ lịch sử, cơ cấu tổ chức của Ủy ban dân tộc cũng có sự thay đổi cho phù hợp. Hiện nay, thực hiện Nghị Định số 84/2012/NĐ-CP ngày 12/10/2012 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc thì Ủy ban Dân tộc có cơ cấu tổ chức như sau: Ủy ban Dân tộc gồm có Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc, các Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc và các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc: Vụ Kế hoạch - Tài chính; Vụ Tổ chức cán bộ; Vụ Pháp chế; Vụ Hợp tác quốc tế; Thanh tra; Văn phòng; Vụ Tổng hợp; Vụ Chính sách dân tộc; Vụ Tuyên truyền; Vụ Dân tộc thiểu số; Vụ Địa phương I; Vụ Địa phương II; Vụ Địa phương III; Viện Dân tộc; Báo Dân tộc và Phát triển; Trung tâm Thông tin; Tạp chí Dân tộc;
Trường Cán bộ dân tộc; Nhà khách Dân tộc.
- Lề lối làm việc: Ủy ban Dân tộc làm việc theo chế độ thủ trưởng tuân thủ đúng quy định của Hiến pháp và pháp luật, thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, tổ chức phân công cá nhân phụ trách.