Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
1.4. Tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Ủy ban Dân tộc có 07 phông lưu trữ gồm: Phông lưu trữ Ủy ban Dân tộc, Phông lưu trữ Viện Dân tộc, Phông lưu trữ Báo Dân tộc, Phông lưu trữ Tạp Chí Dân tộc, Phông lưu trữ Nhà khách Dân tộc, Phông lưu trữ Trường Cán bộ Dân tộc, Phông lưu trữ Trung tâm Thông tin. Cùng với sự hình hành và phát triển của Ủy ban Dân tộc, tài liệu lưu trữ về công tác dân tộc không ngừng được bổ sung về số
lượng. Hàng năm, Ủy ban Dân tộc đã ban hành rất nhiều văn bản liên quan đến công tác dân tộc. Nguồn tài liệu này vừa là cơ sở khoa học quan trọng cho các cơ quan, ban ngành xây dựng và triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội vùng đồng bào các dân tộc, vừa là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công tác dân tộc của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Qua khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ tại UBDT có thể thấy những vấn đề chủ yếu sau:
* Thành phần tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc do Ủy ban Dân tộc, Văn phòng và các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT ban hành. Nguồn tài liệu này theo thời gian không ngừng tăng lên, bên cạnh đó, UBDT còn tiếp nhận nhiều nguồn tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi đến. Các tài liệu lưu trữ này gồm nhiều loại khác nhau, nhưng chủ yếu là tài liệu giấy. Ngoài ra còn một số loại tài liệu lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, nghiên cứu khoa học nhưng tỷ lệ không nhiều.
Đến nay, UBDT chưa có con số thống kê đầy đủ, chính xác về số lượng tài liệu lưu trữ, vì một số đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc chưa nộp hết hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, các tài liệu nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc những năm gần đây đang lưu trữ tại kho lưu trữ Viện Dân tộc.
* Nội dung tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ UBDT chủ yếu là lưu giữ, quản lý, bảo quản các tài liệu liên quan đến công tác dân tộc, tài liệu về đặc điểm kinh tế, văn hóa, xã hội của 54 dân tộc Việt Nam, tài liệu liên quan phục vụ cho công tác dân tộc. Do đó nội dung chủ yếu của các tài liệu lưu trữ liên quan đến các vấn đề về dân tộc ở Việt Nam, tài liệu về thực tiễn giải quyết vấn đề dân tộc ở Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử; Quan điểm, chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta và ở các địa phương; Thực trạng tình hình dân tộc ở nước ta hiện nay và kết quả triển khai thực hiện các chương trình kinh tế - xã hội ở miền núi, vùng đồng bào dân tộc thiểu số. Ngoài ra còn có một số tài liệu về công tác dân tộc của một số nước trên thế giới cũng được lưu trữ nhằm phục vụ cho việc tham khảo những kinh nghiệm đối với công tác dân
tộc ở Việt Nam; Phần lớn nội dung của tài liệu lưu trữ tại các cơ quan của UBDT phản ánh hai vấn đề chính:
Một là, các tài liệu về vấn đề dân tộc, quan hệ dân tộc. Các tài liệu này phản ánh bức tranh đa diện, đa màu về tình hình dân tộc trên thế giới và ở Việt Nam, cả trong cả quá khứ và hiện tại; Phần lớn các tài liệu này là kết quả của các công trình nghiên cứu cả về lý luận và thực tiễn về lĩnh vực công tác dân tộc.
Hai là, những tài liệu về chính sách dân tộc và tổ chức thực hiện chính sách dân tộc. Các tài liệu này rất đa dạng, phong phú, bao gồm nhiều loại hình khác nhau, trong đó tập trung thành hai mảng chính là: các tài liệu liên quan đến chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta và các tài liệu về tình hình thực hiện chủ trương, chính sách dân tộc ở nước ta.
Các tài liệu lưu trữ tại UBDT phản ánh toàn diện bức tranh dân tộc và tổ chức thực hiện công tác dân tộc ở nước ta. Số lượng, quy mô tài liệu không ngừng tăng lên theo thời gian. Trong những năm qua, UBDT cũng đã quan tâm đến công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu song công tác lưu trữ tại UBDT còn nhiều hạn chế cần phải quan tâm khắc phục.
* Phương pháp lưu trữ, bảo quản
Hầu hết các loại tài liệu ở UBDT hiện nay, chủ yếu là tài liệu giấy được lưu trữ bằng phương pháp truyền thống đang được bảo quản trong kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc. Nhiều tài liệu quan trọng và có giá trị về công tác dân tộc đã và đang bị nhàu nát, hỏng, mờ trong quá trình khai thác, sử dụng. Với tình trạng này, sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.
Hàng năm Ủy ban Dân tộc chưa thu triệt để tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc về Kho lưu trữ để chỉnh lý, bảo quản an toàn tài liệu, hầu hết các tài liệu thu về chưa được lập hồ sơ, thu ở dạng bó, gói nên phần nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ.
Thực tế khảo sát cho thấy, khối tài liệu đang được bảo quản tại các lưu trữ đang bị xuống cấp nghiêm trọng do nhiều nguyên nhân khác nhau như: điều kiện khí hậu (nhiệt độ, độ ẩm); tần suất sử dụng (sử dụng nhiều lần và không có hình
thức bảo dưỡng định kỳ, đúng hạn…) và thời gian bảo quản dài, không đúng quy cách, thiếu điều kiện cần thiết… Nếu UBDT không có những biện pháp xử lý, ngăn chặn kịp thời, có thể sẽ làm mất đi vĩnh viễn khối tài liệu vô giá đó. Trong khi đó, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác dân tộc ngày càng cao.
1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Tài liệu lưu trữ tại UBDT trong những năm qua không ngừng tăng lên, trực tiếp cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý về lĩnh vực công tác dân tộc. Với số lượng tài liệu phong phú, tương đối đa dạng về chủng loại tài liệu lưu trữ đã cung cấp cho cơ quan chức năng thực hiện nhiệm vụ về công tác dân tộc những tài liệu, tư liệu quý giá, luận giải tương đối sâu sắc cơ sở khoa học cho việc hoạch định và thực hiện chính sách dân tộc. Trên cơ sở tài liệu lưu trữ tại UBDT, các cơ quan chức năng đã sử dụng các thông tin để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội ở vùng đồng bào dân tộc thiểu số, xây dựng kế hoạch công tác dân tộc (dài hạn và ngắn hạn). Nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị thiết thực trực tiếp phục vụ cho quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác dân tộc ở những mục đích, phạm vi khác nhau.
Tài liệu lưu trữ là căn cứ chứng minh kết quả quá trình hoạt động của UBDT.
Nhiều tài liệu đã đánh giá cụ thể, sâu sắc kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác dân tộc, sự chuyển biến trong đời sống của đồng bào dân tộc thiểu số, mức độ tác động của chính sách dân tộc đến mọi mặt đời sống ở vùng dân tộc, miền núi. Đồng thời, tài liệu lưu trữ đã nghiên cứu lịch sử xây dựng và phát triển của hệ thống cơ quan làm công tác dân tộc qua các thời kỳ, đặc biệt những chuyển biến của cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBDT qua các thời kỳ lịch sử.
Tài liệu lưu trữ là nguồn tài liệu gốc cung cấp những cứ liệu lịch sử để phục vụ xác định thành phần dân tộc ở nước ta. Nhiều tài liệu trực tiếp nghiên cứu quá trình lịch sử tộc người, các giai đoạn phát triển của các tộc người ở Việt Nam, những biến cố lịch sử, những chuyển biến lớn của các dân tộc. Đây là tài liệu quan trọng phục vụ công tác xác định thành phần tộc người ở nước ta. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, những tư liệu gốc do tài liệu lưu trữ cung cấp sẽ góp phần bổ
sung các cứ liệu khoa học cho việc xác định lại tộc danh của một số tộc người ở nước ta. Tùy từng tài liệu và mục đích khai thác của người sử dụng mà giá trị của các tài liệu được khẳng định và đánh giá ở những mức độ khác nhau. Song tài liệu lưu trữ tại UBDT là nguồn tài liệu quý, có giá trị lớn đối với quá trình thực hiện công tác dân tộc hiện nay cũng như trong tương lai.