Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ”
Phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” Ủy ban Dân tộc sử dụng do Trung tâm tin học trực thuộc Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước cung cấp, phần mềm giúp cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ vì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan gắn tệp toàn văn đưa vào các hồ sơ theo hệ thống khoa học trên máy tính, cơ sở dữ liệu được lưu trên máy chủ một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng. Phần mềm gồm 7 chức năng chính như: Biên mục tài liệu, danh mục tài liệu, thống kê báo cáo, xuất nhập dữ liệu, quản lý độc giả, trực tuyến, hệ thống và quản trị. Phần mềm dùng để số hóa tài liệu lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc.
2.2.3.1. Chạy phần mềm và đăng nhập vào hệ thống:
Khởi động trình duyệt Internet: Chrome hoặc Mozilla FireFox/Internet Explorer, ở Ủy ban Dân tộc chúng tôi sử dụng trình duyệt cốc cốc trên thanh địa chỉ của trình duyệt, xóa bỏ các nội dung đã có và nhập mới: http://vtlt.egov.vn
Phần mềm xuất hiện màn hình đăng nhập vào hệ thống.
+ Tại ô “tên đăng nhập”: gõ vào tài khoản đăng nhập “nguyenthihanh”
+ Tại ô “mật khẩu” : gõ vào mật khẩu đăng nhập “xxxxxx”
(Tài khoản do người quản trị phần mềm lưu trữ cung cấp) + Sau đó bấm nút “đăng nhập”
Sau khi bấm nút đăng nhập:
+ Giao diện chính của phần mềm xuất hiện
+ Màn hình được chia làm 3 phần:
- Phần 1: là Banner trên cùng gồm tiêu đề của phần mềm và hiển thị tên người đăng nhập vào phần mềm
- Phần 2: là Menu bên trái, dưới Banner gồm 7 chức năng chính của phần mềm: Biên mục tài liệu, danh mục tài liệu, thống kê báo cáo, xuất nhập dữ liệu, quản lý độc giả, trực tuyến, hệ thống và quản trị.
+ BIÊN MỤC TÀI LIỆU: Chức năng này cho phép biên mục hồ sơ, văn bản và đính kèm các file tài liệu vào văn bản;
+ DANH MỤC TÀI LIỆU: Chức năng này cho phép tạo lập các chức năng cần thiết cho phần biên mục tài liệu bao gồm: Cơ quan lưu trữ, danh mục phông lưu trữ, loại hình tài liệu, tính chất tài liệu, từ điển, kho lưu trữ, khung phân loại thông tin;
+THỐNG KÊ BÁO CÁO: Chức năng này cho phép báo cáo tài liệu, in danh mục hồ sơ, mục lục văn bản, ngoài ra phần thống kê cho ta biết có số lượng hồ sơ, văn bản đã số hoá.
+ XUẤT NHẬP DỮ LIỆU: Chức năng này dùng để kết xuất dữ liệu ra bên ngoài và nhập dữ liệu từ bên ngoài vào phần mềm.
+ QUẢN LÝ ĐỘC GIẢ: Chức năng này dùng để quản lý độc giả, in phiếu yêu cầu cũng như phân quyền cho từng nhóm độc giả.
+ TRỰC TUYẾN: Chức năng này cho cho phép độc giả tìm kiếm, tra cứu tài liệu hồ sơ, văn bản; đăng ký độc giả; gửi phiếu yêu cầu…
+ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG: Chức năng này quản trị dùng; sao lưu, khôi phục dữ liệu,…
- Phần 3: là giao diện bên phải hiển thị chi tiết kết quả các mục chức năng menu bên trái.
Sau đây tôi xin mô tả các chức năng mà công chức, viên chức lưu trữ phải thực hiện:
2.2.3.2. Biên mục tài liệu a. Biên mục hồ sơ
Muốn nhập hồ sơ ta chọn mục lục hồ sơ bên trái màn hình bấm vào “Thêm” ở phía trên bên phải màn hình, màm hình xuất hiện
Để sửa hồ sơ Click vào hồ sơ cần sửa và ấn nút “Sửa”, khi đó chương trình sẽ hiện ra (hình bên dưới)
Sau khi nhập thông tin vào trường tin cần sửa sau đó ấn nút Lưu để lưu hồ sơ lại. Ví dụ: Tôi sửa thông tin ở trường “hồ sơ số” từ “62” thành “63” sau khi sửa xong tôi ấn nút lưu để lưu lại nội dung sửa.
- Muốn xem chi tiết thông tin của hồ sơ thì click đúp vào hồ sơ trong danh mục hồ sơ - Khi đó màn hình hiện ra thông tin chi tiết của hồ sơ
Để xoá hồ sơ, chọn hồ sơ cần xóa sau đó ấn nút , chương trình sẽ đưa ra thông báo trước khi xoá. Nếu ấn nút “OK” chương trình sẽ xóa hồ sơ đó.
Nếu hồ sơ đó có văn bản thì sẽ không thể xoá được hồ sơ. Nếu muốn xoá hồ sơ trước tiên phải xoá hết văn bản có trong hồ sơ đó.
- Muốn in danh mục hồ sơ ấn nút “Print”, khi đó chương trình sẽ đưa ra thông báo
- Muốn biết số lượng hồ sơ kéo thanh trượt xuống dưới cùng khi đó chương trình sẽ hiện tổng số hồ sơ hiện có trong danh mục và có thể xem tiếp trang tiếp theo.
b. Biên mục văn bản
Để truy cập vào danh mục văn bản chọn hồ sơ cần đưa văn bản vào - Bấm chọn nút “Văn bản”
- Xuất hiện như sau:
Ta chọn nút “Thêm” thì màn hình xuất hiện
Ta nhập thông tin vào các trường trong bản ghi sau đó bấm nút để lưu. Ví dụ: Khi tôi biên mục văn bản trong hồ sơ 63, tôi chọn hồ sơ 63 sau đó chọn nút
“văn bản” chọn nút “thêm” màn hình xuất hiện bản ghi trên, tôi nhập thông tin vào các trường sau đó ấn nút để lưu lại.
b. Scan văn bản
Văn phòng Ủy ban Dân tộc sử dụng Máy Scan HP Scanjet Enterprise Flow 7000-S2 để số hóa hồ sơ, văn bản. Sử dụng máy Scan gồm các bước sau:
Bước 1: Mở chương trình Scan
Bước 2: Cho văn bản vào máy Scan (các văn bản được tháo bỏ ghim trước khi đưa vào máy Scan) đầu của văn bản đưa xuống dưới, úp mặt có chữ vào máy Scan (hình dưới đây)
Bước 3: Lựa chọn các kiểu cấu hình Scan, chúng tôi chọn Scan đen trắng
Bước 5: Xem văn bản mà máy đã Scan trước khi lưu
Bước 6: Chọn “Save” để lưu văn bản đã Scan. Đặt tên file đã scan theo nguyên tắc tên file và tệp phải có logic thống nhất, bảo đảm những file và tệp khác biệt phối hợp với nhau, tên file không được mang thông tin chung, không cần thiết đã có trong tên tệp chứa file đó, tên của các file và tệp phải không quá dài (trung bình khoảng 20 ký tự).
Ví dụ: Khi scan văn bản trong hồ sơ 63 của mục lục hồ sơ từ năm 2009-2013 thì tôi đặt như sau: D:\SCANVB\Phong1\ML2009.2013\HS63\05-TTr-UBDT.
Ví dụ: Khi tôi Scan văn bản tôi mở chương trình Scan sau đó chọn “New Profile (HP Scanjet 7000 s2)”, chọn “Scan”, tháo ghim văn bản, cho văn bản vào máy Scan đầu văn bản cho xuống dưới, mặt chữ cần Scan úp vào máy Scan, lựa chọn kiểu cấu hình Scan dạng .pdf, chọn nút “scan”, chọn nơi lưu trữ văn bản “D:\SCANVB\ML2009.2013\HS63\05-TTr-UBDT”, chọn “save” để ghi, chọn “OK” kết thúc Scan.
Đính kèm file toàn văn văn bản
Ta chọn hồ sơ cần gắn tệp toàn văn sau đó chọn nút “Sửa” màn hình xuất hiện
Để đính kèm file văn bản thì ấn vào biểu tượng đính kèm phía trên văn bản khi đó màn hình xuất hiện như hình dưới đây.
Tiếp theo ta bấm nút “Chọn tệp” màn hình xuất hiện
Tiếp theo ta ấn vào nút “Gắn tệp” màn hình xuất hiện
Ta chọn “OK” khi đó chương trình sẽ gắn file văn bản vào cơ sở dữ liệu Để xem file đính kèm ấn vào cột kiểu file để tải xuống máy tính của mình;
Để xóa file đính kèm ấn vào cột xóa, khi đó chương trình đưa ra lời nhắc trước khi xóa file.
Ấn nút “Quay lại” để chỉnh sửa văn bản.
2.2.3.3. Danh mục tài liệu
Tại giao diện phần mềm bấm vào "DANH MỤC TÀI LIỆU" menu bên trái hiển thị danh sách các chức năng của danh mục tài liệu gồm: Cơ quan lưu trữ, danh mục phông, loại hình tài liệu, nhóm tài liệu, tính chất tài liệu, từ điển đơn cấp, từ điển đa cấp, khung phân loại thông tin, kho lưu trữ.
- Cơ quan lưu trữ
Tại danh sách các chức năng của DANH MỤC TÀI LIỆU bấm chọn "Cơ quan lưu trữ" màn hình hiển thị các thông tin về cơ quan lưu trữ.
Mã cơ quan lưu trữ: Nhập mã cơ quan lưu trữ của cơ quan mình theo 169/HD- VTLTNN
Tên cơ quan lưu trữ: Nhập tên cơ quan lưu trữ là Ủy ban Dân tộc Địa chỉ: Số 80, Phan Đình Phùng, Ba Đình Hà Nội
Số điện thoại: 0437222626 Số Fax: 0438231112
Email: banbientap@cema.gov.vn Mã nguồn nộp lưu:
Lưu trữ lịch sử: Lưu trữ cơ quan.
- Danh mục phông
Tại danh sách “DANH MỤC TÀI LIỆU” bấm chọn “Danh mục phông” màn hình xuất hiện:
Ta nhập đầy đủ thông tin vào phông lưu trữ để khi thống kê phần mềm sẽ thống kê một cách đầy đủ chính xác
- Loại hình tài liệu: Chức năng này cho phép người quản trị tạo các loại hình tài liệu như: Tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu phim, ảnh ghi âm,… Cấu hình các trường thông tin cho hồ sơ của các loại hình tài liệu đó. Ủy ban Dân tộc
Tại danh sách chức năng của “DANH MỤC TÀI LIỆU” ta chọn “Loại hình tài liệu”
màn hình xuất hiện các loại hình tài liệu và thông tin hồ sơ thì màn hình xuất hiện như sau:
Để thêm mới 1 loại hình tài liệu ta ấn vào “Thêm mới” thì màn hình xuất hiện như sau:
- Kho lưu trữ
Kho lưu trữ giúp ta biết được tài liệu lưu trữ tại phòng nào khi tra cứu hồ sơ. Cơ quan Ủy ban Dân tộc có 1 kho lưu trữ, bố trí 2 phòng để tài liệu lưu trữ, ta phải nhập đầy đủ thông tin trong phông để khi thống kê tài liệu chương trình sẽ cho kết quả chính xác như số lượng giá, diện tích phòng,…
Để thêm mới kho ta ấn vào nút “Thêm mới” và nhập thông tin đầy đủ sau đó ấn nút
“Lưu”;
Để thêm mới phòng trước tiên ta chọn “Kho lưu trữ” sau đó ấn vào nút “Thêm mới”
và nhập thông tin đầy đủ sau đó ấn nút “Lưu”;
2.2.3.4. Thống kê báo cáo - Tìm kiếm - Báo cáo
Chức năng này cho phép tìm kiếm hồ sơ hoặc văn bản sau đó kết xuất dữ liệu ra file đinh dạng Word. Excel hoặc PDF. Chức năng này thể lọc hồ sơ hoặc văn bản theo các tiêu chí trên và kết xuất ra Word. Excel hoặc PDF.
Trước tiên chọn báo cáo hồ sơ hay văn bản. Ta chọn loại hình tài liệu cần báo cáo, sau đó có thể lọc thông tin nếu cần thiết; chọn kiểu file muốn kết xuất; nếu muốn xem trước, ấn nút báo cáo; nếu muốn xuất dữ liệu ấn nút “Xuất dữ liệu”. Ta có thể chờ 1 vài phút để hệ thống kết xuất dữ liệu theo yêu cầu của mình.
- Tìm kiếm – Thống kê
Chức năng này giúp ta thống kê số lượng tài liệu hiện cơ quan đã xây dựng theo các tiêu chí như: thống kê loại hình tài liệu; thống kê phông lưu trữ; thống kê kho lưu trữ; tổng kiểm kê tài liệu.