Chương 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC
3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ
3.2.3. Biện pháp thực hiện
Để công tác số hoá tài liệu lưu trữ được thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả thì việc nghiên cứu các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố cần thiết. Có nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ cần được nghiên cứu làm rõ trong đó, cần tập trung nghiên cứu về những vấn đề sau:
Thứ nhất, xác định, lựa chọn và lập danh mục tài liệu để số hoá
Số hoá tài liệu lưu trữ cần được đầu tư kinh phí, con người và đặc biệt là yếu tố thời gian, phải được triển khai một cách liên tục, trong một thời gian dài và phụ thuộc rất nhiều vào số lượng tài liệu hiện có. Chính vì vậy, phải xây dựng được
quả. Xác định, lựa chọn và lập danh mục tài liệu để số hoá là cơ sở cho việc thực hiện công tác số hoá. Để làm được điều đó, phải căn cứ vào giá trị của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu đó.
Việc xác định, lựa chọn và lập danh mục hồ sơ, tài liệu là công việc đầu tiên trong quá trình thực hiện công tác số hoá. Tuy nhiên, số hoá tài liệu lưu trữ luôn phụ thuộc rất nhiều vào tài liệu gốc. Nếu tài liệu được chỉnh lý khoa học, bảo quản đầy đủ, đảm bảo chất lượng sẽ giúp cho công tác số hoá được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chính vì vậy, ngoài việc xác định, lựa chọn tài liệu phục vụ số hoá thì song song với nó, phải tiếp tục những biện pháp bảo quản, đảm bảo các yếu tố môi trường tốt nhất cho bản gốc.
Thứ hai, xác định công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ
Hiện nay trên thế giới và ở Việt Nam đã và đang tồn tại nhiều hình thức số hoá tài liệu lưu trữ. Số hoá chuyển từ tài liệu truyền thống sang định dạng file không nén lưu trữ trong ổ cứng chủ yếu phục vụ lưu trữ và in chuyển khi cần thiết;
in chuyển từ tài liệu sang định dạng file số nén lưu trữ ở các chuẩn băng, đĩa khác nhau chủ yếu nhằm mục đích khai thác, sử dụng; in chuyển nhiều bước từ tài liệu, sang băng số rồi sau đó in chuyển sang định dạng file (độ phân giải thấp), đưa vào ổ cứng (máy chủ) phục vụ khai thác thông qua trực tuyến hoặc in sang băng, đĩa từ phục vụ phổ biến, sử dụng… Cùng với thời gian, sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì công nghệ phục vụ số hoá cũng sẽ thay đổi. Vậy, đối với việc số hoá tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc nên lựa chọn phương pháp, hình thức nào là phù hợp nhất, lựa chọn chuẩn lưu trữ nào được coi là tối ưu nhất? Ủy ban Dân tộc đã căn cứ vào các điều kiện thực tế về cơ sở vật chất của Ủy ban Dân tộc để lựa chọn công nghệ số hóa phù hợp.
Hiện nay, ở nước ta đã xuất hiện nhiều công nghệ số hóa, trong đó lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu với công nghệ nhận dạng của hãng ABBYY đã và đang có nhiều lợi thế vượt trội. Giải pháp này được đánh giá là một sản phẩm tốt, đáp ứng bài toán số hóa với các khả năng như nhận dạng tiếng Việt và 190 ngôn ngữ khác, độ chính xác đạt đến 97 - 98%, giữ nguyên giàn trang của văn bản, cho phép lưu tài liệu ra nhiều định dạng khác nhau như Doc, Excel, và PDF/A (định dạng file tối ưu nhất cho lưu trữ), có cơ chế làm việc tự động không cần giám sát, tính mở cao - dễ tích hợp
UBDT nên nghiên cứu, sử dụng công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ này trong quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc là tương đối phù hợp.
Thứ ba, xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá của tài liệu lưu trữ
Việc nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá của tài liệu lưu trữ cần phải thực hiện, bởi vì, nếu không nghiên cứu xây dựng được tiêu chuẩn này thì chúng ta sẽ không có cơ hội để kiểm tra chất lượng bản số hoá. Nếu chất lượng của bản số hoá không được đảm bảo, không có khả năng phục vụ khai thác sử dụng;
không có khả năng in chuyển trở lại hay in chuyển sang các vật mang tin khác phục vụ khai thác, phổ biến thì việc số hoá tài liệu lưu trữ cũng sẽ trở nên vô nghĩa.
Khi tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ cần phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề tiêu chuẩn kỹ thuật của bản số hoá của tài liệu lưu trữ để bản số hoá đó có thể đảm bảo chất lượng, đáp ứng được yêu cầu, mục đích, ý nghĩa công tác số hoá mang lại.
Thứ tư, xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu số
Để bảo quản chất lượng bản số hoá của tài liệu lưu trữ, cần nghiên cứu và làm rõ cách thức bảo quản bản số hoá, các tiêu chuẩn kỹ thuật của kho lưu trữ tài nguyên số; các điều kiện bảo quản tối ưu đối với tài liệu bản số hoá trong môi trường nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, không khí để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho tài liệu, giúp cho bản số hoá tài liệu lưu trữ có thể tồn tại lâu dài hơn cùng với thời gian.
Thứ năm, xây dựng tiêu chuẩn công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số
hóa tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các tiêu chuẩn chung về phẩm chất, năng lực của người cán bộ, nhân viên đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu, cơ quan chức năng cần nghiên cứu các tiêu chuẩn cụ thể đối với công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT cho phù hợp với tính chất, đặc điểm, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị. Cần chi tiết hóa, cụ thể hóa các tiêu chuẩn cả về phẩm chất và năng lực, kinh nghiệm công tác làm cơ sở để bổ nhiệm cán bộ, lựa chọn cán bộ nhân viên chuyên trách hoặc bán chuyên trách.
Thứ sáu, xây dựng chế độ, chính sách bảo đảm về mọi mặt cho công tác số
hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. Việc nghiên cứu đầy đủ cơ sở khoa học và ban hành những quy định cụ thể về các chế độ, tiêu chuẩn bảo đảm cho quá trình triển khai số hóa là cần thiết, nên nghiên cứu kỹ cả về thực tiễn đã thực hiện ở các cơ quan đơn vị khác, thực tế thực hiện ở UBDT, điều kiện khả năng của các cơ quan
nghiên cứu đầy đủ cả cơ sở khoa học và các tiêu chuẩn, chế độ chính sách cụ thể đối với các hoạt động triển khai số hóa cũng như đối với các lực lượng đảm nhiệm công tác số hóa, cả các yêu cầu đạt được và chế độ, tiêu chuẩn bảo đảm.
Việc nghiên cứu làm rõ các vấn đề trên sẽ là cơ sở để các nhà quản lý, các cơ quan chức năng nói chung, lãnh đạo Ủy ban Dân tộc và lãnh đạo Văn phòng, các vụ, đơn vị thuộc UBDT nói riêng triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ một cách khoa học, đảm bảo tiết kiệm, có chất lượng hiệu quả cao.