Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan lưu trữ ở Việt Nam làm đối
Trang 1đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
THOW Soulisouk
Trường Đại học KHXH&NV Luận văn ThS ngành: Lưu trữ ; Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: TS Nguyễn Lệ Nhung
Năm bảo vệ: 2013
Abstract: Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận, kinh nghiệm về số hóa tài liệu lưu trữ với
mục đích bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các nước có nền lưu trữ tiến bộ như: Mỹ, Nga, Úc Trên cơ sở đó khái quát một cách hệ thống, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của Lào và làm nền tảng trong suốt quá trình nghiên cứu Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan lưu trữ ở Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm định hướng và tổ chức triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản
tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra
Keywords: Lưu trữ học; Số hóa tài liệu; Tài liệu lưu trữ
Content:
Trang 2MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9 1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ 9 1.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ 9 1.3 Những ưu điểm và hạn chế của kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ 8 1.3.1 Ưu điểm 9
1.3.2 Hạn chế 10
1.4 Tổng quan về kỹ thuật số hóa 10
1.4.1 Một số loại máy quét và máy chụp ảnh số 10
1.4.2 Thuộc tính của tài liệu 10
1.4.3 Kỹ thuật quét tài liệu 11
1.4.4 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số 11
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO 12
2.1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
12 2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
12 2.2.1 Tổng quan về lịch sử tài liệu lưu trữ 12
2.2.2 Tình hình chung của tài liệu lưu trữ 12
2.2.3 Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ 13
2.2.4 Tình trạng vật lý và mức độ hư hỏng nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ
13 2.2.5 Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị 13
2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 13
2.3 Nhận xét chung 14
Trang 3CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU
TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO 15
3.1 Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước
với công tác lưu trữ 15
3.1 Xây dựng kế hoạch về số hóa tài liệu lưu trữ 15
3.2 Xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ
15
3.3 Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
16
3.4 Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
17
3.5 Giải pháp cân bằng giữa chất lượng, chi phí, nguồn nhân
lực, phương tiện thiết bị và thời gian
18
3.6 Một số đề xuất và định hướng nghiên cứu trong tương lai 19
KẾT LUẬN 20
MỤC LỤC 23
Trang 4MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Nước Lào là một nước có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời
Trong quá trình đó đã sản sinh ra rất nhiều loại hình tài liệu, vô cùng
phong phú, đa dạng và có giá trị rất cao về các mặt Đây là một trong
những nguồn sử liệu cực kỳ quan trọng phản ánh quá trình hình
thành và phát triển của nhân dân các bộ tộc Lào qua các thời kỳ lịch
sử, đồng thời là nguồn thông tin rất quý giá để góp phần vào việc
phát triển kinh tế – xã hội Nhưng do hoàn cảnh lịch sử và bị ảnh
hưởng bởi nhiều nguyên nhân khác nhau như: chiến tranh, điều kiện
bảo quản không đảm bảo, ý thức bảo vệ, sự hiểu biết về giá trị của tài
liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế… đã và đang đe dọa đối với tính mạng
của tài liệu lưu trữ quý, hiếm, có giá trị cao về lịch sử Lào, nguy cơ
mất mát, hư hỏng vĩnh viễn là rất cao Những tài liệu này một phần
đang được tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, trực
thuộc Bộ Nội Vụ là đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời thực hiện chức năng sự nghiệp
về lưu trữ Mặt khác, trong thời gian vừa qua phần lớn tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục chưa thực sự phát huy được giá trị vốn có của
nó Nhiều tài liệu không được khai thác một cách rộng rãi Điều đó
cũng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan Một trong đó là
do sự hạn chế về thời gian (thời gian trong việc khai thác, tiếp cận tài
liệu…), không gian (vị trí của nơi khai thác hạn chế, khó khăn với
những độc giả ở xa…) và hình thức (hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu chưa đa dạng, hấp dẫn, rộng rãi…) tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ của Cục chưa thực sự đáp ứng với độc giả trong việc tiếp
cận, khai thác các nguồn thông tin đó
Trước những tình trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu
trữ Quốc gia Lào Nó đòi hỏi cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần
phải có biện pháp khẩn cấp và kịp thời để bảo hiểm tài liệu lưu trữ
quý hiếm và những tài liệu có tần số sử dụng cao đang trong tình
trạng có nguy cơ bị hư hỏng bằng phương pháp phù hợp, đáp ứng hai
Trang 5yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ đó là vừa bảo quản an toàn và
kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc vừa tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ cho các nhu cầu của xã hội một cách hiệu quả
nhất Do sự phát triển, tiến bộ của khoa học – kỹ thuật, công nghệ –
thông tin, chúng đã tạo ra các giải pháp mới để giải quyết những tồn
tại trên Một trong đó là hình thức số hoá tài liệu lưu trữ bằng
phương pháp Scan
Tuy nhiên, công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ đối với ngành lưu trữ
Lào còn đang là vấn đề rất mới mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm trong
việc triển khai thực hiện Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang
bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được tiến hành một cách hiệu
quả, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, mang lại lợi ích
thiết thực cho xã hội Nó đòi hỏi phải có cuộc nghiên cứu một cách
kỹ càng, toàn diện về các vấn đề, khía cảnh, quy trình công việc…
liên quan tới một dự án số hóa tài liệu lưu trữ, nhằm tránh những rủi
ro, lãng phí tiền của, thời gian, sức lực một cách tối ưu trong quá
trình triển khai thực hiện để đem lại lợi ích thực sự cho xã hội Vì
vậy, để làm cơ sở khoa học và thực tiễn cho việc triển khai số hóa tài
liệu lưu trữ dự kiến sẽ tiến hành trong thời gian sắp tới Tác giả đã
chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” làm nội dung nghiên cứu luận
văn thạc sĩ của mình
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu đề xuất các giải pháp để
triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào bằng máy quét phẳng (Flatbed Scanner)
Ngoài ra, đề tài còn hướng tới mục tiêu lâu dài là làm cơ sở cho việc
lập bản sao bảo hiểm cho khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai
Để có thể thực hiện mục tiêu, chúng tôi đã xác định nhiệm vụ
nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận, kinh nghiệm về số hóa tài
liệu lưu trữ với mục đích bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài
Trang 6liệu lưu trữ của các nước có nền lưu trữ tiến bộ như: Mỹ, Nga, Úc
Trên cơ sở đó khái quát một cách hệ thống, lựa chọn hợp lý và vận
dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của Lào và làm nền tảng trong
suốt quá trình nghiên cứu luận văn
- Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và việc triển khai số hóa tài liệu
lưu trữ tại một số cơ quan lưu trữ ở Việt Nam làm đối tượng so sánh,
rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào
- Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm định hướng và tổ chức
triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc
gia Bộ Nội Vụ Lào
- Các tài liệu của nước ngoài liên quan đến việc thực hiện dự án
số hóa trong ngành lưu trữ như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực
hiện dự án, cẩm nang thực hiện và quản lý dự án số hóa
- Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài liệu
- Khảo sát quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa tại một số cơ
quan lưu trữ Việt Nam như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III
+ Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
- Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa
khối tài liệu lưu trữ hành chính trên vật mang tin bằng giấy đang bảo
quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (vì đây là tài liệu lưu trữ chiếm
số lượng nhiều nhất trong các loại hình đang bảo quản tại Cục) Các
loại hình tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi
âm, băng, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học-kỹ thuật… sẽ
không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này
- Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu và
sử dụng phương pháp số hóa bằng máy quét phẳng (Flabed Scanner)
Trang 7để triển khai số hóa (vì đây là loại máy có khả năng ứng dụng cao
trong hoàn cảnh của Cục), còn các loại máy, thiết bị số hóa khác sẽ
không được đề cập chi tiết tại đề tài này
- Ngoài ra, đề tài còn đề cập đến vấn đề lập bản sao bảo hiểm
khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai
4 Lịch sử nghiên cứu
Công nghệ kỹ thuật số hóa đã hình thành vào cuối thế kỷ 20 và
phát triển rất nhanh vào đầu thế kỷ 21 Công nghệ kỹ thuật số nói
chung, kỹ thuật số hóa nói riêng đã mở ra kỷ nguyên mới về sự tiến
bộ của nhân loại, là thời đại kỹ thuật số Nhiều nước trên thế giới
đã nghiên cứu và tiến hành dự án số hóa tài liệu để bảo hiểm,
phòng ngừa mọi sự cố phá hoại có thể xảy ra đối với bản gốc tài
liệu quý hiếm
Tại Việt Nam, nhiều dự án số hóa đã được tiến hành tiêu biểu là
trong ngành lưu trữ, thư viện và phim điện ảnh Về lĩnh vực lưu trữ,
một số dự án cấp quốc gia đã được tiến hành như: dự án số hóa tài
liệu châu bản và mộc bản Triều Nguyễn năm 1993-2003, Đề án bảo
hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II,
III đều có dự án số hóa tài liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng
cường việc tổ chức khai thác sử dụng, tại một số lưu trữ tỉnh, huyện
cũng đã bắt đầu có dự án số hóa tài liệu lưu trữ Ngoài ra còn có một
số luận văn thạc sĩ, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng đề
cập đến vấn đề số hóa
Đối với nước Lào, việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số hóa vào
công tác lưu trữ vẫn đang là vấn đề rất mới Trong thời gian vừa qua
tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào cũng đã bắt đầu thử nghiệm số hóa
một số phông tài liệu lưu trữ giai đoạn trước năm 1975 Tuy nhiên,
do không có sự nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công nghệ số hóa
vào trong lĩnh vực lưu trữ, cho nên, hiện nay công việc này đang tạm
dừng Sau khi nghiên cứu về các luận văn cấp thạc sỹ hoặc cao hơn
tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội thấy rằng từ trước
Trang 8đến này chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu về đề tài
“Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” và ở nước Lào cũng chưa có công trình
nghiên cứu tương tự Vì vậy, đây là một đề tài nghiên cứu hoàn toàn
mới và chưa có ai từng nghiên cứu
5 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã vận dụng phương
pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử
để làm kim chỉ nam cho quá trình thực hiện đề tài như : phương pháp
phân tích và tổng hợp, phương pháp khảo sát, phương pháp so sánh,
phương pháp phỏng vấn Ngoài ra, các phương pháp thống kê,
phương pháp lô gíc…
6 Nguồn tài liệu tham khảo
Chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu viết bằng tiếng
Anh, Việt và Lào về các vấn đề như : tài liệu về lý luận, tài liệu quy
phạm pháp luật, tài liệu hướng dẫn về thực hiện nghiệp vụ, tiêu chuẩn
kỹ thuật số hóa, các công trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ,
luận văn thạc sĩ, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, các trang
thông tin điện tử… có nội dung liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu
lưu trữ Ngoài ra, còn sử dụng các nguồn tài liệu khác như: ảnh chụp,
các thông tin thông qua phỏng vấn trực tiếp với cán bộ lưu trữ trong
quá trình khảo sát thực tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và một số cơ
quan lưu trữ của Việt Nam
7 Đóng góp của đề tài
- Trước tiên, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng
vào việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu
trữ Quốc gia Lào trong thời gian tới Ngoài ra, kết quả nghiên cứu
còn làm cơ sở cho việc nghiên cứu, triển khai bảo hiểm tài liệu lưu
trữ sau này
- Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham
khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án số hóa không chỉ tài liệu
Trang 9lưu trữ mà còn các loại tài liệu khác sẽ được triển khai trong tương
lai trên phạm vi cả nước Lào
- Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham
khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực số
hóa tài liệu lưu trữ hiện đang là vấn đề rất mới đối với sinh viên Đặc
biệt được biết thêm nguồn thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và
các giải pháp, cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong bối
cảnh của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
8 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục, phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về số hóa tài liệu lưu trữ
Chương 2: Thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục
Lưu trữ Quốc gia Lào
Chương 3: Giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
Đề tài mang tính kỹ thuật, thực tiễn cao Do trình độ nghiên cứu,
kinh nghiệm thực tế còn hạn chế cho nên nội dung được trình bày
trong luận văn sẽ không tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót Do vậy, tác
giả rất hy vọng sẽ nhận được những góp ý của các thầy cô giáo và
bạn đọc, để tiếp tục nghiên cứu cho hoàn thiện hơn
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã gặp rất nhiều khó khăn
trong việc nghiên cứu, đi khảo sát thực tế nhưng cũng đã nhận được
sự quan tâm, giúp đỡ rất nhiệt tình của các cán bộ của Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào, các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đặc biệt
là của cô giáo hướng dẫn TS Nguyễn Lệ Nhung Nhân đây, tác giả
xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp
đỡ quý báu đó
Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2013
HỌC VIÊN
SOULISOUK THOW
Trang 10CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ
+ “Số hóa” (Digitising):
Số hoá là hình thức chuyển đổi dữ liệu truyền thống bên ngoại
(Analog) thành dạng dữ liệu số (Digital) mà máy tính có thể hiểu được
+ “Số hóa tài liệu lưu trữ”:
Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức
chuyển đổi thông tin tài liệu lưu trữ ở dạng truyền thống bên ngoại
(Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương
tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy quét/chụp hình) mà máy tính có
thể hiểu được
1.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ
Đối với tài liệu lưu trữ, mục tiêu trong việc áp dụng kỹ thuật số
hóa chủ yếu tập trung vào 3 mục tiêu chính như sau:
+ Mục tiêu 1: Đồng nhất các loại hình tài liệu lưu trữ từ dạng tương tự
sang dạng số
+ Mục tiêu 2: Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc
+ Mục tiêu 3: Quản lý và khai thác tập trung nguồn tài liệu số hóa
1.3 Những ưu điểm và hạn chế của kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ
1.3.1 Ưu điểm
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bản gốc đang trong tình trạng
hư hỏng về tình trạng vật lý và nội dung thông tin bằng cách sử dụng
tài liệu số hóa thay thế việc sử dụng trực tiếp, thường xuyên tài liệu
gốc và áp dụng các biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng đối với
tài liệu gốc để kéo dài tuổi thọ
- Nâng cao việc quản lý và tổ chức sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ
của cơ quan lưu trữ phục vụ việc chia sẻ, tra tìm, truy cập nguồn
thông tin của các đối tượng độc giả một cách nhanh chóng, chính
xác, thuận tiện vượt qua giới hạn về không gian và thời gian
Trang 11- Nâng cao chất lượng hiển thị của nguồn thông tin từ tài liệu lưu
trữ bản gốc (có tình trạng vật lý, nội dung kém như: mờ, vết bẩn,
thủng…) tốt hơn bằng chương trình phần mềm hiệu chỉnh/đồ họa
chuyên dụng như: tăng độ nét, độ sáng tối, xóa vết bẩn trên bề mặt
tài liệu gốc…
- Góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan lưu trữ
- Kỹ thuật số hóa có thể được sử dụng để hỗ trợ lẫn nhau với các
phương pháp khác để tăng cường khả năng bảo quản và tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn
1.3.2 Hạn chế
- Để áp dụng thành công phương pháp này, đòi hỏi phải nghiên
cứu, tính toán rất kỹ và khách quan, trên cơ sở đó lập kế hoạch phát
triển cho phù hợp trong từng giai đoạn
- Phải đầu tư kinh phí tương đối nhiều trong quá trình tiến hành
cũng như bảo trì
- Tài liệu số hoá có thời hạn tuổi thọ không cao vì nó phụ thuộc
vào vật mang tin, phần cứng, phần mềm tương ứng Do công nghệ
thông tin thay đổi rất nhanh, cho nên tài liệu số hóa cũng không
ngừng phải nâng cấp theo Điều này dẫn đến phải sử dụng kinh phí
tương đối nhiều Mặt khác, để tiếp cận được dạng tài liệu này, chúng
ta phải có thiết bị điện tử, phương tiện kết nối thích hợp
- Đòi hỏi cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi đáp ứng các yêu cầu
công việc khác nhau trong từng khâu của chuỗi số hoá tài liệu Ngoài
ra còn có một số mặt hạn chế khác
1.4 Tổng quan về kỹ thuật số hóa
1.4.1 Một số loại máy quét và máy chụp ảnh số
1.4.2 Thuộc tính của tài liệu
Thuộc tính của tài liệu chia thành 4 loại : Bản văn/dòng (Text/line art),
Tông màu chuyển tiếp ( Continuous tone), Nửa tông hoặc kiểu nửa tông
(Halftone or halftone-like), Hỗn hợp (Mixed)
Trang 121.4.3 Kỹ thuật quét tài liệu
Có 3 kỹ thuật quét tài liệu như : kỹ thuật quét đen trắng (bitonal), kỹ
thuật quét dải xám (grascale) và kỹ thuật quét màu (color)
1.4.4 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số
Có 6 yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến chất lượng ảnh số :
+ Tình trạng của tài liệu (condition of records)
+ Độ phân giải, độ ngưỡng và độ sâu màu (Resolution, Threshold
and bit depth)
+ Hiệu chỉnh ảnh (Image Enhancement)
+ Quá trình nén và định dạng file (Compression and file format)
+ Thiết bị sử dụng và hiệu suất của thiết bị đó (System Performance)
+ Quyết định của người vận hành (Operator Judgement)
* TIỂU KẾT CHƯƠNG 1:
Nội dung chương này, chúng tôi tập trung trình bày kết quả
nghiên cứu, tập hợp, hệ thống lại các nguồn thông tin, kinh nghiệm
của một số nước liên quan đến các vấn đề cơ bản như: khái niệm,
giải thích một số thuật ngữ chuyên môn; đưa ra mục tiêu chủ yếu
trong việc áp dụng kỹ thuật số hóa; những ưu điểm, hạn chế của nó;
trình bày khái quát, tổng quan về kỹ thuật số hóa Đây là nền tảng về
lý thuyết cơ bản của luận văn nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu lưu
trữ, đồng thời là cơ sở đề xuất các giải pháp triển khai số hóa tài
liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được đề
cập tại chương III
Trang 13CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO
QUẢN TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO
2.1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Cục
Lưu trữ Quốc gia Lào
2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào
2.2.1 Tổng quan về lịch sử tài liệu lưu trữ
2.2.2 Tình hình chung của tài liệu lưu trữ
+ Số lượng và thời gian tài liệu
Tài liêu lưu trữ đang tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Lào ước lượng 2.000 mét/giá tài liệu, được phân chia thành 3 khối
phông lớn, đó là:
1 Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước
2 Khối phông tài liệu Đảng (từ khi bắt đầu hoạt động cách mạng
Lào cho đến năm 1999)
3 Khối phông tài liệu từ năm 1975 đến nay (lấy mốc sau khi giải
phóng, thống nhất đất nước)
Trong mỗi khối bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, tượng
trưng cho giai đoạn lịch sử đó, có thể khái quát như sau:
1 Khối phông tài liệu phong kiến từ năm 1975 trở về trước bao
gồm 27 phông với tổng số lượng 357 hồ sơ
2 Khối phông tài liệu Đảng nhân dân cách mạng Lào (từ khi bắt
đầu hoạt động cách mạng Lào đến năm 1999) Khối này bao gồm 41
phông, 1.861 hồ sơ
3 Khối tài liệu từ năm 1975 đến nay bao gồm 46 phông, 7.278 hồ
sơ Tuy nhiên, số lượng này sẽ còn tăng lên vì hiện nay chưa thu thập
được tài liệu từ các cơ quan ở trung ương và địa phương
Tổng số lượng tài liệu lưu trữ hành chính đã được chỉnh lý và tổ
chức bảo quản chỉ có 75 mét/giá tài liệu Ngoài ra, nhiều tài liệu
trong khối tài liệu phong kiến và khối tài liệu từ 1975 đến nay chưa
được tổ chức chỉnh lý, vẫn còn trong tình trạng bó gói Những xuất
Trang 14bản phẩm của nước ngoài bằng tiếng Anh, Pháp, Đức như: văn học
nước ngoài, từ điển, tài liệu về khoa học tự nhiên – xã hội… được
đưa vào Lào trong giai đoạn đế quốc Mỹ xâm lược, chủ yếu phục vụ
trong việc giáo dục, học thuật cho quan chức Lào có khoảng 9.000
cuốn sách Bên cạnh những tài liệu truyền thống đã nêu, Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào còn bảo quản một số tài liệu nghe nhìn như: băng ghi
âm cuộc họp của Chính phủ từ năm 1995 đến năm 2008 với số lượng
1.611 băng và 28 băng video Đây là toàn bộ những tài liệu đang
được tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào hiện nay
2.2.3 Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ
2.2.4 Tình trạng vật lý và mức độ hư hỏng nội dung thông tin
trong tài liệu lưu trữ
+ Mức độ hư hỏng của tài liệu
Tình trạng chung của tài liệu là bị rách (phần lớn là lè trái và lè
dưới), uốn cong, giòn, giấy bị mốc, thay đổi màu Phần lớn tài liệu
ngày xưa sử dụng ghim sắt để kẹp tài liệu, qua nhiều thời gian những
ghim đó đã gỉ làm cho giấy bị rách, thủng
Trong những tài liệu đã khảo sát, phần lớn chữ còn tương đối nét,
có tài liệu chữ mờ nhưng trong mức độ còn đọc được, chỉ có một số
tài liệu chữ đã mờ nặng do mực phai màu cộng với giấy bị mốc, vét
bẩn… khiến cho khả năng đọc bằng mắt thường tương đối khó khăn
2.2.5 Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị
2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
2.3 Nhận xét chung
Chúng tôi thấy rằng khối tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục
Lưu trữ Quốc gia Lào thực sự là một nguồn sử liệu rất quý giá trong
việc nghiên cứu về các mặt, lĩnh vực như: chính trị, an ninh, quốc
phòng, lịch sử, văn hóa, giáo dục… mà nước Lào còn giữ lại được từ
Trang 15trước đến nay Không có lý do chúng ta không lưu trữ, kéo dài tuổi
thọ và phát huy giá trị thông tin đầy tiềm năng này cho đông đảo
quần chúng, thế hệ mai sau được nghiên cứu Chúng ta cần phải tăng
cường nghiên cứu những tiến bộ khoa học của nhân loại để áp dụng
phù hợp với hoàn cảnh thực tế của Lào Với vai trò, giá trị, ý nghĩa
và tình trạng thực tế của tài liệu lưu trữ đã nêu trên thì việc áp dụng
phương pháp số hóa là một trong những phương pháp có thể giải
quyết một số trong những vấn đề quan trọng thực tế đang đặt ra trong
hoàn cảnh của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào với những ưu điểm và hạn
chế đã đề cập tại chương I
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Chương này chúng tôi tập trung trình bày kết quả khảo sát thực tế
thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục lưu trữ Quốc gia
Lào để làm cơ sở trong việc nghiên cứu, xây dựng các biện pháp để
triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Trong đó nội dung đề cập những
vấn đề như:
- Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ
Quốc gia Lào
- Kết quả khảo sát như : lịch sử, tình hình chung của tài liệu lưu
trữ, số lượng, thời gian, loại hình, đặc điểm của tài liệu lưu trữ;
tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ; tình trạng vật lý và mức độ hư
hỏng nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ; cơ sở vật chất, trang
thiết bị và tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Qua việc trình bày này sẽ giúp người đọc hình dung một cách
tổng quát về thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu
trữ Quốc gia Lào