THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM TOÀN CẦU – SỞ GIAO DỊCH PHÍA BẮC

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 3 1.1 Giới thiệu chung về công ty. 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức . 3 1.2.1 Chức năng 3 1.2.2 Nhiệm vụ 3 1.2.3 Quyền hạn 4 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 4 1.2.4.1 Tổ chức bộ máy 4 1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc 9 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty. 9 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 10 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính – Nhân sự. 10 3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty. 12 3.1 Hệ thống hóa các văn bản Quản lý của Công ty về công tác Văn thư, lưu trữ. 12 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc. 12 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 13 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 13 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức 14 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 15 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản 17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 17 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 22 3.5 Tìm hiểu về quy trình tổ chức lưu trữ của Công ty. 24 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 24 4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 24 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 25 4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng hiện tại. 25 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (phụ lục 04). 26 4.3 Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty 26 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 27 A. PHẦN MỞ ĐẦU 27 1. Lý do chọn đề tài: 27 2. Lịch sử nghiên cứu: 27 3. Mục tiêu nghiên cứu: 28 4. Mục đích nghiên cứu: 28 5. Nhiệm vụ nghiên cứu: 28 6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 29 7. Phương pháp nghiên cứu: 29 8. Kết cấu của chuyên đề: 29 B. PHẦN NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ. 30 1.1 Khái niệm văn hóa. 30 1.2 Khái niệm công sở. 31 1.3 Khái niệm văn hóa công sở 32 1.4 Đặc điểm của văn hóa công sở 33 1.5 Vai trò của Văn hóa công sở. 34 1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 35 1.6.1 Các yếu tố bên trong của văn hóa công sở 35 1.6.2 Các yếu tố bên ngoài của Văn hóa công sở 35 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM TOÀN CẦU – SỞ GIAO DỊCH PHÍA BẮC 36 2.1 Tổng quan về Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc. 36 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 36 2.1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động. 36 2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc . 36 2.2.1 Văn hóa giao tiếp ứng xử nơi giao tiếp công sở. 36 2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ Công ty. 38 2.2.1.2 Giao tiếp với bên ngoài 39 2.2.1.3Giao tiếp không trực diện 41 2.2.2Trang phục nơi công sở 43 2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở 43 2.2.4 Bài trí nơi công sở 46 2.2.4.1 Về biển tên công ty: 46 2.2.4.2Về khẩu hiệu: 46 2.2.4.3Về phòng họp 46 2.2.4.4 Về phòng làm việc: 46 2.3 Đánh giá về môi trường văn hoá công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc 47 2.3.1 Những ưu điểm 47 2.2.3 Những tồn tại, hạn chế 48 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 50 3.1 Giải pháp 50 3.2. Một số kiến nghị 51 C. PHẦN KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Doãn Thị Nhung

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG – HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K14B

KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan:Tổng Công ty Bảo hiểm Toàn cầu

Địa chỉ: Tầng 4, Số 141 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Tú Phương Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2016

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 3

1.1 Giới thiệu chung về công ty 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 3

1.2.1 Chức năng 3

1.2.2 Nhiệm vụ 3

1.2.3 Quyền hạn 4

1.2.4 Cơ cấu tổ chức 4

1.2.4.1 Tổ chức bộ máy 4

1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc 9

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty 9

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 10

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính – Nhân sự 10

3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty 12

3.1 Hệ thống hóa các văn bản Quản lý của Công ty về công tác Văn thư, lưu trữ 12

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc 12

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 13

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 13

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức 14

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá 15

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản 17

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 17

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 22

3.5 Tìm hiểu về quy trình tổ chức lưu trữ của Công ty 24

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 24

4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 24

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 25

4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng hiện tại 25

4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (phụ lục 04) 26

4.3 Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty26 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 27

A PHẦN MỞ ĐẦU 27

1 Lý do chọn đề tài: 27

2 Lịch sử nghiên cứu: 27

3 Mục tiêu nghiên cứu: 28

4 Mục đích nghiên cứu: 28

5 Nhiệm vụ nghiên cứu: 28

6 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 29

7 Phương pháp nghiên cứu: 29

8 Kết cấu của chuyên đề: 29

B PHẦN NỘI DUNG 30

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 30

1.1 Khái niệm văn hóa 30

1.2 Khái niệm công sở 31

1.3 Khái niệm văn hóa công sở 32

1.4 Đặc điểm của văn hóa công sở 33

1.5 Vai trò của Văn hóa công sở 34

1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 35

1.6.1 Các yếu tố bên trong của văn hóa công sở 35

1.6.2 Các yếu tố bên ngoài của Văn hóa công sở 35

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY BẢO

HIỂM TOÀN CẦU – SỞ GIAO DỊCH PHÍA BẮC 36

2.1 Tổng quan về Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc 36

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 36

2.1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động 36

2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc 36

2.2.1 Văn hóa giao tiếp - ứng xử nơi giao tiếp công sở 36

2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ Công ty 38

2.2.1.2 Giao tiếp với bên ngoài 39

2.2.1.3Giao tiếp không trực diện 41

2.2.2Trang phục nơi công sở 43

2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở 43

2.2.4 Bài trí nơi công sở 46

2.2.4.1 Về biển tên công ty: 46

2.2.4.2Về khẩu hiệu: 46

2.2.4.3Về phòng họp 46

2.2.4.4 Về phòng làm việc: 46

2.3 Đánh giá về môi trường văn hoá công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc 47

2.3.1 Những ưu điểm 47

2.2.3 Những tồn tại, hạn chế 48

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 50

3.1 Giải pháp 50

3.2 Một số kiến nghị 51

C PHẦN KẾT LUẬN 53

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp có vị trí hết sức quan trọngtrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan doanh nghiệpnói riêng Làm tốt công tác này sẽ góp phần làm tốt các công việc về thu thập,

xử lý thông tin, thực hiện đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ,phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, tổchức Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa và bộ máy văn phòng cũng được thay đổi để phù hợp vớimỗi cơ quan tổ chức

Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội Vụ vớichuyên ngành Quản trị văn phòng chúng em đã được các thầy cô truyền đạt rấtnhiều kiến thức mà người cán bộ văn phòng tương lai như chúng em cần có để

có thể góp một phần nhỏ bé vào công cuộc nâng cao năng lực cán bộ, đặc biệt làcông cuộc cải cách hành chính của đất nước Thực hiện phương châm “Học điđôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”, nhằm giúp cán bộ văn phòng tươnglai nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế thì sau mỗi khóahọc nhà Trường nói chung và khoa Quản trị văn phòng nó riêng đã tạo điều kiệnliên hệ, giúp đỡ học sinh, sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, đơn vị,

tổ chức nhằm giúp sinh viên nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành, tích lũy kinhnghiệm từ thực tế Đồng thời có thể phần nào đánh giá năng lực của mỗi cá nhântrong quá trình học tập, giúp cho sinh viên bắt nhịp được tác phong nghề nghiệpcủa một cán bộ Quản trị văn phòng trong tương lai

Là sinh viên cuối khóa ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại họcNội Vụ, dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong khoa

em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Công ty Bảo hiểm Toàn cầu –Phòng Giao dịch Phía Bắc Trong thời gian thực tập, em đã củng cố được phầnchuyên môn nghiệp vụ yêu cầu công việc cũng như kỹ năng giao tiếp bên ngoài,

em dần tiếp thu được một số kinh nghiệm, mở rộng và phát huy được nhữngkiến thức học trong trường một cách hiệu quả nhất, đồng thời rút ra được những

ưu điểm, khuyết điểm của bản thân và có những biện pháp khắc phục nhất định

cho phù hợp với yêu cầu của thực tế.

Là một cán bộ Văn phòng tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho emmột số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Quản trịvăn phòng cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị vănphòng đối với sự phát triển của Doanh nghiệp và thấy được những bất cập trongcông tác này ở Doanh nghiệp Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệcán bộ trẻ như chúng em là rất lớn Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho em cụthể hóa và nắm chắc hơn kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thựctập tại Doanh nghiệp

Dưới đây là báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Công ty Bảohiểm Toàn cầu – Phòng Giao dịch Phía Bắc Ghi lại và đánh giá một cách kháchquan những gì mà em đã làm được cũng như chưa làm được Qua đây cho emđược gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ tại Văn phòng Công tyBảo hiểm Toàn cầu – Phòng Giao dịch Phía Bắc, các thầy cô trong Khoa QuảnTrị Văn Phòng và Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụtrong đợt thực tập tốt nghiệp Do thời gian thực tập không nhiều và thiếu kinhnghiệm thực tế nên bài Báo cáo này còn nhiều thiếu sót khó tránh Vì vậy em rấtmong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có

cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đãhọc vào thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn./

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Doãn Thị Nhung

PHẦN I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 1.1 Giới thiệu chung về công ty.

Tên Công ty:

Tên tiếng anh:

Người đại diện:

TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM TOÀN CẦU – SGDPHÍA BẮC

GLOBAL INSURANCE CORPORATION

GICCông ty cổ phần

Tầng 4, số 141 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội

04 3942 9136Gic.com.vnBảo hiểm Toàn cầu Cung Trọng Toàn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.2.1 Chức năng

Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc có các sản phẩmbảo hiểm chính như sau:

- Bảo hiểm xe cơ giới

- Bảo hiểm con người

- Bảo hiểm tài sản

- Bảo hiểm kỹ thuật

- Bảo hiểm trách nhiệm

- Bảo hiểm tàu

- Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển

- Bảo hiểm hàng không

1.2.2 Nhiệm vụ

-Tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các luật khác có liênquan

- Hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và điều lệ công ty

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký

- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợpvới chức năng, nhiệm vụ của công ty.

- Xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài

- Tập trung phát triển ngành nghề chính là bảo hiểm nhân thọ và phi nhânthọ

1.2.3 Quyền hạn

-Sử dụng vốn điều lệ và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu trongkinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi

- Phát hành, chuyển nhượng cổ phiếu trái phiếu, , và tăng giảm vốn điều

lệ của công ty theo quy định của pháp luật

- Quyết định sử dụng, phân phối lợi nhuận và thành lập các quỹ theoquyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị

1.2.4 Cơ cấu tổ chức

1.2.4.1 Tổ chức bộ máy

1.2.4.1.1 Ban giám đốc

a) Giám đốc:

- Quản lí, điều hành,bảo toàn và phát triển toàn diện trong công ty

- Quản lí,điều hành, bảo toàn và phát triển vốn của công ty trong quá trìnhhoạt động

- Trực tiếp xét duyệt, quyết định nội dung và ký các văn bản về hợp đồngkinh tế theo thẩm quyền, các báo cáo cấp trên và thông báo với cấp dưới các chủtrương, kế hoạch thuộc chức năng nhiệm vụ của mình

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh trong công ty Trừ cácchức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị

- Quản lí, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng và pháttriển các trang thiết bị, công nghệ nhằm đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu củakhách hàng trong và ngoài nước

- Tăng cường các mối quan hệ trong và ngoài đất nước

- Giao ban đầu tháng với các phòng ban trong công ty

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình tài chính của công ty.

- Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm và thực hiện quyết toán thuếvới chi cục thuế của Nhà nước theo đúng quy định

c) Phó Giám đốc Điều Hành.

- Chủ trì giao ban hàng tuần với các phòng ban

- Ký nháy các văn bản, hợp đồng trước khi trình ký Giám đốc

- Chỉ đạo, đôn đốc nhắc nhở các phòng ban hoàn thành công việc theođúng kế hoạch tuần, tháng, quý, năm

- Lập các kế hoạch phát triển ngắn hạn và lâu dài cho công ty

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động của công ty

- Trực tiếp thực hiện việc ngoại giao với các cơ quan Nhà nước có thẩmquyền

- Đàm phán và thực hiện việc thuê đất phục vụ cho hoạt động kinh doanhcủa công ty

- Trực tiếp chỉ đạo phòng Sản xuất thực hiện các công việc theo đúng tiếnđộ

d) Phó giám đốc Kinh doanh:

- Quyết định toàn bộ những công việc liên quan về vấn đề kinh doanh củacông ty

- Lập kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty, thúc đẩy tình hình kinhdoanh của công ty

- Phối hợp với Phó giám đốc Điều hành và Phó Giám đốc Tài chính để đề

ra các phương phướng phát triển, xây dựng thêm các biển quảng cáo ở những vị

trí đắc địa.

- Gây dựng thương hiệu của công ty

- Đảm bảo việc doanh thu theo đúng chỉ tiêu đề ra

- Đánh giá diễn biến tình và nhu cầu của khách hàng để từ đó có cácphương án hợp lý cho hoạt động kinh doanh của công ty

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh củacông ty

e) Trợ lý Giám đốc.

- Thay mặt Giám đốc hỗ trợ Phó Giám đốc Điều hành đôn đốc kiểm tracông việc của các phòng, cùng với phó Giám đốc Điều hành trao đổi công việchàng ngày, tuần, tháng để có ý kiến kết luận cuối cùng, xin ý kiến Giám đốc chỉđạo

- Trực tiếp giúp đỡ, giám sát quản lý phòng thi công để hoàn thành côngviệc

- Sắp xếp lên lịch hẹn với các đối tác, khách hàng cho Giám đốc

- Sắp xếp tài liệu công việc cho Giám đốc, lập Báo cáo tháng, quý, năm

về tình hình hoạt động của công ty

- Kiểm tra các văn bản: Hồ sơ, Hợp đồng, nghiệm thu, bảng lương, doanhthu, thu chi trước khi trình Giám đốc ký

- Ghi chép nội dung các cuộc họp giao ban tuần, hoặc đột xuất, các cuộchọp Phòng kinh doanh, phòng sản xuất, nắm bắt công việc và để báo cáo Giámđốc

- Chuẩn bị chuyển đi Công tác cho lãnh đạo như đặt vé máy bay, tàu, hay

phòng chống cháy nổ, và duy trì thực hiện nghiêm điều lệnh, kỷ luật trong cơquan và tổ chức huấn luyện,tập huấn cho các cán bộ, công nhân viên công ty.

-Quản lý kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, nghỉ hưu, chuyển công tác, thựchiện chế độ chính sách BHXH, BHYT,BHTN…

-Phối hợp với phòng Tài chính xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương chongười lao động theo đúng quy chế trả lương của nhà nước

- Theo dõi và thực hiện chế độ thưởng phạt theo quy định xét lương thángcủa công ty

- Lưu giữ quản lý Hồ sơ của Cán bộ - Nhân viên, thực hiện biểu mẫuchung của hành chính văn phòng đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định của Phápluật và Công ty

- Soạn thảo Ban hành các văn bản lưu hành nội bộ và bên ngoài

- Duy trì việc thực hiện quy chế, nội quy Thưởng, phạt, trừ doanh thu quaviệc thực hiện giao ban hàng tuần, tháng của Công ty Nếu có lỗi Phòng kinhdoanh, Phòng sản xuất, phòng kế toán, Phòng hành chính đổ lỗi cho nhauTrưởng phòng hành chính nhân sự theo quy chế, kiểm tra rõ ràng, ai đúng, ai saithì cứ theo quy chế, quy định của Công ty giải quyết

- Quản lý 02 xe ô tô, chủ động điều xe cho các phòng ban khi cần sửdụng, phù hợp Công việc của Công ty

- Theo dõi kiểm tra và thực hiện chế độ hàng năm cho nhân viên như: 09ngày nghỉ lễ tết, 12 ngày phép Ốm đau hoặc việc riêng có lý do thì khônghưởng lương, còn nếu nghỉ quá quy định và vi phạm thì xử lý theo quy chế.Cuối năm nếu nhân viên nào còn phép thì báo nhân viên đó nghỉ cho hết, công

ty không cộng dồn vào năm sau

- Quan tâm đời sống Cán bộ - Nhân viên như: Tổ chức thăm hỏi, ốm đau,hiếu, hỉ vv…

- Thực hiện thủ tục chế độ như: điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, bãinhiệm, khen thưởng, kỷ luật vv…

- Tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại cho nhân viên theo quy định của côngty

b) Phòng Kinh doanh

- Tìm hiểu về dịch vụ của công ty và nhu cầu của khách hàng

+ Hiểu rõ về các vị trí mà Công ty đang khai thác và bán Làm file đẹp đểgiới thiệu

+ Lập bản danh sách khách hàng mục tiêu bao gồm: Tên Công ty, số điệnthoại công ty, số điện thoại người phụ trách mảng quảng cáo (cụ thể là quảngcáo ngoài trời), email

+ Gọi điện hỏi và tư vấn các dịch vụ phù hợp với kế hoạch marketing sảnphẩm của khách hàng Nếu khách hàng quan tâm về biển tấm lớn thì chuyểnsang bước 2

- Đi sâu đáp ứng nhu cầu của khách hàng

+ Gửi mail cho khách hàng các biển hiện đang trống và phù hợp với kếhoạch quảng bá sản phẩm của Công ty

+ Gọi lại cho khách hàng để biết khách hàng đã xem xét đến các vị trí màmình đã gửi

+ Tư vấn và hướng khách hàng về những vị trí phù hợp mà mình đã gửi.Tìm cách thuyết phục khách hàng, nếu vị trí phù hợp và khách hàng đồng ý thìchuyển sang bước 3

+ Nếu không thì giữ liên lạc với khách hàng bằng cách thường xuyên gửiemail và gọi điện để biết nhu cầu về tấm lớn của khách hàng nếu có

- Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện Hợp đồng: (Sau khi khách hàng đồng ý

ký hợp đồng.)

+ Làm hợp đồng về vị trí và kiểm tra tất cả những điều khoản

+ Đề nghị khách hàng chọn sản phẩm và giấy tờ liên quan đến nội dungbảo hiểm để phòng khách hàng thực hiện việc ký kết hợp đồng theo đúng yêucầu của luật Bảo hiểm Việt Nam

- Lập Báo cáo hàng tuần, tháng và các kế hoach tuần tháng gửi cấp trêntrực tiếp

c/ Phòng Kế toán.

- Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm trước Phó Giám đốc tài chính về tất

cả các công việc đã được giao.

- Trực tiếp làm phiếu thu chi hàng ngày (cho các phòng ban) Theo dõicông nợ phải thu, phải chi Lập kế hoạch thanh toán và thông báo cho Phòngkhách hàng phải thu

- Lên bảng kê chi tiết số tiền cần chi phí trong tuần để báo cáo cho PhóGiám đốc Tài chính vào ngày thứ hai sau khi giao ban (thông tin về các khoảnchi sẽ lấy từ Ban lãnh đạo Công ty và các phòng ban)

- Chủ động kê khai thuế qua mạng đảm bảo độ chính xác và kiểm tra kếtquả Chi cục thuế Hoàn Kiếm đã nhận được bảng kế khai của Công ty Giao dịchtốt với cơ quan Ngân hàng và Thuế

- Trực tiếp làm kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình sử dụnghóa đơn của tháng, quý, năm Nói chung các thủ tục chứng từ liên quan đến thuếcủa công ty (Số liệu báo cáo chính xác)

- Trực tiếp ghi hóa đơn cho khách hàng khi đã nhận được thông báo củaphòng kinh doanh và Phó Giám đốc tài chính

- Làm lương cho Cán bộ - Nhân viên trong Công ty đúng thời gian đã quyđịnh

- Đi nộp thuế hàng tháng nếu có (tiền thuế sẽ chuyển qua ngân hàng chứkhông được nộp bằng tiền mặt)

- Lập kế hoạch công việc, hoạt động của Phòng kế toán theo quy địnhtuần, tháng và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức thực hiện công tác kếtoán, các Báo cáo tài chính

- Lưu trữ file: Lưu trữ file dữ liệu khách hàng trong vòng 2 năm

- Lưu trữ file Hợp đồng vị trí, giấy phép, hồ sơ xin cấp phép … (tất cảbằng bản phô tô hoặc sao y công chứng)

1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Sở GiaoDịch Phía Bắc

(Xem phục lục 01)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty.

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

- Chức năng:

Phòng Hành chính – Nhân sự là phòng có chức năng tham mưu giúp việccho Giám đốc Công ty trong công tác Pháp chế, quan hệ công chúng, Tổ chức,Quản lý nhân sự, tiền lương, Chế độ chính sách, thu hút, tuyển dụng, công tácHành chính, Công nghệ thông tin, Quản trị, Thanh tra, thi đua khen thưởng, kỷluật Đảm bảo đáp ứng kịp thời phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh củaCông ty

- Nhiệm vụ:

+ Công tác Tổ chức chung;

+ Công tác Tổ chức Cán bộ, Tổ chức sản xuất;

+ Công tác tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực;

+ Công tác lao động, tiền lương và chế độ chính sách;

+Công tác pháp chế, thanh tra, kiểm tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật;+ Công tác Tổ chức phục vụ… cho các cuộc hội họp của Công ty với cácphần việc có liên quan

+ Công tác Văn thư, lưu trữ, Quản trị văn phòng;

+ Công tác Đối ngoại, giao dịch, lễ tân, khách tiết, bảo vệ…

- Cơ cấu tổ chức:

+ 01 Trưởng phòng

+ 02 Phó phòng

+ 06 Nhân viên (bao gồm cả lái xe, tạp vụ )

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính – Nhân sự.

- Trưởng phòng : Là người đứng đầu văn phòng có nhiệm vụ:

+ Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác của vănphòng, phân công và ủy nhiệm bằng văn bản phó phòng phụ trách một số lĩnhvực công tác thuộc văn phòng

+ Lãnh đạo và điều hành hoạt động của văn phòng của các phó văn

phòng, trưởng các đơn vị trưc thuộc văn phòng.

+ Giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công

ty giao, xử lý công việc chung của văn phòng

+ Giữa Trưởng phòng và phó phòng thường xuyên phối hợp và trao đổithông tin về lĩnh vực công tác mình phụ trách

- Phó phòng:Là người giúp việc cho Trưởng phòng trong các công tác :+ Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị chuẩn bị công việc thuộc lĩnh vựcđược phân công phụ trách, chủ động trông công việc, kịp thời phát hiện đề xuấtvới Trưởng phòng những vấn đề cần quan tâm chỉ đạo giải quyết

+ Trực tiếp xử lý văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách và các văn bản đượcTrưởng phòng giao

+ Chủ động theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty thựchiện chương trình công tác và quy chế làm việc của công ty về các lĩnh vực côngtác phân công phụ trách Khi được yêu cầu, trực tiếp làm việc với lãnh đạo công

ty với cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty, với các Công ty khác có liên quan…

- Các nhân viên: Thu thập thông tin và tham mưu cho phó phòng đồng

thời trực tiếp thực hiện công việc trong phòng như công tác tổ chức cán bộ, côngtác xây dựng, theo dõi bảo vệ thiết bị, thủ kho

- Lễ tân:

+ Trực nghe, và trả lời các cuộc điện thoại gọi đến Công ty

+ Nhận fax và chuyển fax đến khách hàng hoặc các phòng trong Công ty.+ Đón hướng dẫn khách đến liên hệ công tác và làm việc với các bộ phậnliên quan của Công ty

+ Tiếp nhận Hồ sơ, thư, bưu phẩm chuyển đến các bộ phận liên quan theođịa chỉ

+ Ghi Công việc của Cán bộ - Nhân viên lên bảng công việc hàng ngày,nếu nhân viên nào đi làm việc luôn thì ghi công việc đó lên bảng (cụ thể Nộidung, thời gian, địa điểm, gặp ai, điện thoại)

+ Vào sổ công văn đến, công văn đi hàng ngày

+ Khi có nhân viên mới nên chuẩn bị một bó hoa, một món quà để tặng

3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty.

3.1 Hệ thống hóa các văn bản Quản lý của Công ty về công tác Văn thư, lưu trữ.

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở GiaoDịch Phía Bắc

Văn thư là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động quản lý củaCông ty Văn thư là bộ phận đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công vănđến và chuyển giao công văn, văn bản tới các bộ phận, cá nhân có thẩm quyềngiải quyết sao cho kịp thời và đảm bảo tiến độ quy định.Bộ phận công tác vănthư của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc trực thuộc bộphận Hành chính – Nhân sự chứ không có phòng Văn thư riêng Mô hình tổchức văn thư tại Công ty là mô hình tập trung

Nhận xét

-Ưu điểm

Quản lý thống nhất văn bản thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng và giaonộp tài liệu vào lưu trữ là những bước cần thiết để công tác văn thư thực hiện tốthơn

-Nhược điểm

Mô hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ của công ty vẫn còn tồn tại một

số mặt hạn chế như: cán bộ phụ trách công tác văn thư chưa được đào tạochuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn nên kỹ năng nghiệp vụ còn yếu, chưa ápdụng các ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ vì thế vẫnchưa đạt hiệu quả tối đa Tình hình nắm bắt và áp dụng các quy định mới của

Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ chưa cao nên ảnh hưởng tới giá trị pháp lýcủa văn bản, chưa phát huy được tối đa hiệu lực văn bản của Công ty.

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của cơ quan.

Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của

cơ quan được thông suốt, ban lãnh đạo Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở GiaoDịch Phía Bắc luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành vănbản Cụ thể là Phó Giám đốc Điều hành và Trưởng phòng Hành chính nhân sự lànhững người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hànhvăn bản Cán bộ văn thư của công ty là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in,sao, nhận, gửi, đóng dấu, vào số văn bản, vào sổ đăng kí quản lí văn bản đi, vănbản đến

-Các loại văn bản do cơ quan ban hành:

+Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có khốilượng tương đối nhiều.Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinhdoanh nên Công ty được ban hành các lọai văn bản theo quy định của Nhà nướcnhư: Quyết định, Công văn,Kế hoạch,Báo cáo,Thông báo, Biên bản, Giấy mời,Giấy giới thiệu,… Văn bản Chuyên ngành:Hợp đồng, Dự toán, Chứng từ, Quyếttoán, Giấy liên hệ công tác, Biên bản Nghiệm thu, Đề nghị thanh toán,

-Trình tự, thủ tục ban hành,thẩm quyền kí văn bản:

+Thủ tục ban hành văn bản, thể thức văn bản:bao gồm 09 thành phần thểthức mà Nhà nước quy định cho mỗi văn bản phải có,để đảm bảo tính chânthực,giá trị pháp lý,giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản.Nếu một vănbản không đảm bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của vănbản,đồng thời sai với quy định của Nhà nước

+Thẩm quyền kí văn bản: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vào vănbản, Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã uỷ quyềntrong lĩnh vực mà mình phụ trách,dưới hình thức ký thay Giám đốc) Trưởng cácphòng,được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự phân công,theo thể

thức là ký thừa lệnh Qua khoảng thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loạivăn bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bản tại công ty được trình bày tươngđối đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc gồm: Quốc hiệu, tên cơ quan banhành văn bản, số, kí hiệu văn bản, địa danh, ngày,tháng, năm ban hành văn bản,tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, chữ ký của người cóthẩm quyền, Dấu cơ quan, nơi nhận Tất cả các văn bản trước khi trình ký Giámđốc đều phải được tác giả ký nháy trước sau đó chuyển Trưởng phòng Hànhchính Nhân sự xét duyệt thể thức, sau đó chuyển Phó giám đốc Điều hành xétduyệt nội dung rồi mới trình ký Giám đốc Trong suốt quá trình nghiên cứu vàtìm hiểu về công tác văn thư tại công ty,nhìn chung các loại văn bản đều cóchung một lỗi là sai thể thức do không được đào tạo sâu về chuyên môn vàkhông cập nhật các quy định của Nhà nước về thể thức ban hành văn bản.

Mỗi văn bản sau khi được ban hành phải giữ lại hai bản, một bản đượcgiữ lại ở bộ phận soạn thảo để kiểm tra nhắc nhở, vàmột bản giữ lại ở phòng vănthư nhằm phục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu Phòng văn thư tuy nằmchung tại Phòng Hành chính Nhân sự của công ty nhưng cũng được trang bi cáctrang thiết bị khá hiện đại như: máy in, máy phô tô, máy fax, máy vi tính, két đểgiữ dấu,… giúp cán bộ văn thư thực hiện công tác một cách nhanh nhất và chínhxác nhất.Mặc dù công ty không đủ rộng để có thể bố trí cho cán bộ văn thư cómột phòng riêng nhưng công ty cũng đã cố gắng để cán bộ văn thư có mộtkhông gian và trang thiết bị tốt nhất

-Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại công ty:

Bảo hiểm Toàn cầu+Sổ đăng kí công văn đến

+Sổ đăng kí công văn đi

+Sổ ghi nội dung đóng dấu

+Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện

đối đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Vị trí trình bày các thành phần thểthức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí cácthành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Tuynhiên do chủ yếu ban hành là các Hợp đồng Kinh tế và các Phụ lục hợp đồng nêncách trình bày thường theo khuôn mẫu sẵn của Công ty mà ít cập nhật theo cácquy định chung của Nhà nước Các văn bản hành chính thì chủ yếu là ban hànhnội bộ nên về thể thức không được chú trọng mà thường theo mẫu có sẵn

(xem phụ lục 02)

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của

cơ quan, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.

a, Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý

Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu –

Sở Giao Dịch Phía Bắc:

Bước 1

- Nhận yêu cầu soạn thảo từ cấp trên trực tiếp

Bước 2

- Tiến hành thu thập thông tin liên quan

- Soạn thảo đề cương văn bản

- Trình cấp trên trực tiếp xét duyệt nội dung

- Chỉnh sửa lại văn bản

- Lấy ý kiến góp ý từ các phòng ban khác ( đối với văn bản như Nội quy,quy chế…)

Bước 3

- Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo Nội dung

- Bổ sung hoàn chỉnh Cán bộ soạn thảo văn bản

- Phó giám đốc Điều hành ký chịu trách nhiệm nội dung văn bản

- Giám đốc ký ban hành văn bản

Bước 1: Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

- Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng củavăn bản

- Xác định tên loại văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

+Khi viết bản thảo cần bám sát đề cương phân chia dung lượng trong từngchương, mục, đoạn, cho hợp lý, sử dụng linh hoạt các từ, các cụm từ liên kết cáccâu, đoạn văn bản để trở thành một thể thống nhất trọn vẹn về nội dung và hìnhthức

+Kiểm tra rà soát bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung đó logic chưa, ý vănbản đã phù hợp với muc đích ban hành văn bản hay chưa, ý trọng tâm của vănbản đã nổi bật hay chưa?

+ Kiểm tra về thể thức văn bản, về ngôn ngữ diễn đạt trình bày

Bước 3

Trình duyệt ký văn bản

Cơ quan đơn vị soạn thảo trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xemxét thông qua

Hồ sơ trình duyệt gồm các giấy tờ sau:

+Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản;

+Bản dự thảo;

+Bản thẩm định;

+Bản tập hợp ý kiến tham gia;

+Các giấy tờ văn bản khác có liên quan;

Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp trình văn bản lênlãnh đạo

Bước 4

Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản(thuộc nhiệm vụ củacán bộ văn thư)

-Ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản

-Vào sổ đi văn bản, sổ lưu văn bản

-Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

- Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành

- Đóng dấu cơ quan

-Bao gói và chuyển giao văn bản

Với những văn bản quan trọng ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cầntiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan văn bản

c, Nhận xét, đánh giá

Quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở GiaoDịch Phía Bắc do tính chất văn bản và nội dung văn bản cũng như mức độ quyphạm của văn bản nên quy trình soạn thảo có nhiều phần giản lược nhưng về cơbản các bước chính vẫn được đảm bảo thực hiện đầy đủ

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:

ty không những nhiều về số lượng mà còn phong phú cả về nội dung, hình thứcchuyển giao văn thì chủ yếu là chuyển phát nhanh qua đường bưu điện, ngoài racòn có văn bản đến bằng máy fax, mail….

Do mọi văn bản, thư từ đến công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư vàcán bộ văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm:

Bước 1:Tiếp nhận văn bản: Văn bản được giao đến Công ty thông qua Bưu

điện sẽ được bộ phận Văn thư nhận Các văn bản chuyển giao qua Mail sẽ đượcvăn thư kiểm tra thường xuyên hàng ngày trong hộp thư đến của Công ty…

Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày

đến.Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ,đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứavăn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dungthông tin của văn bản bên trong phong bì

+Công ty quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kì hình thứcnào thì: Cán bộ Văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn,với những vănbản có dấu mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc công ty và không được phépbóc bì

+Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạnglạc,mất mát văn bản tiết kiệm thời gian,góp phần vào quá trình chuyển văn bảntới các bộ phận chuyên môn nhanh chóng kịp thời

Bước 3:Đăng kí văn bản đến:Để tiến hành quản lý văn đến chặt chẽ và tra

tìm thuận tiện,văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến Dấu đếnđược đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần trích yếunội dung(đối với văn bản có tên loại)và đóng vào khoảng trống dưới số và kýhiệu văn bản(đối với văn bản không có tên loại).Hoặc đóng dấu đến vào khoảngtrống dưới phần địa danh, ngày,tháng,năm của văn bản Công ty có dấu Côngvăn đến để đóng vào những văn bản là Công văn đến công ty

Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng ký vào sổ,sổ do cán bộ công

ty làm không giống như sổ trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Mẫu sổđăng ký văn bản đến của Công ty được chia làm 9 cột như sau: Ngày đến, Sốđến, Nơi gửi công văn, Số ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại và trích yếu nội dung,

Nơi người nhận, Ký nhận, Ghi chú.

Bước 4:Trình văn bản đến:Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng kí tuỳ theo

chế độ công tác của văn thư cơ quan,cán bộ văn thư phải trình ngay cho Trưởngphòng Hành chính Nhân sự hoặc Phó Giám đốc Điều hành xem xét nghiên cứu

Bước 5:Chuyển giao văn bản đến:Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ

đạo của thủ trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn bản đến đúngđối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết,người nhận phải ký đầy đủ vào sổchuyển giao văn bản đến

Bước 6:Theo dõi giải quyết văn bản đến:Thường xuyên nhắc nhở đôn đốc

các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung vănbản.Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giảiquyết,điều chỉnh kịp thời

Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đi:

Bước1: Soạn thảo văn bản đi

+ Đối với văn bản thường:

- Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm

về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúcnội dung văn bản trước khi trình duyệt

+ Đối với văn bản mật:

Soạn thảo văn bản

Duyệt ký văn bản Làm thủ tục ban hành Gửi văn bản đi Lưu hồ sơ Duyệt văn bản thảo Soạn thảo văn bản

- Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theonội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm

về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúcnội dung văn bản trước khi trình duyệt

Bước 2:Duyệt văn bản thảo.

- Trưởng phòng thực hiện xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vàogóc phải mục chức vụ của người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi vănbản được chỉnh sửa

Bước 3: Duyệt, ký văn bản.

- Phó Giám đốc Điều hành xem xét nội dung, hình thức văn bản; nếukhông đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản đểchỉnh sửa Sau đó trình Giám đốc ký ban hành

- Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng; không dùngbút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản

Bước 4:Làm thủ tục ban hành.

- Sau khi đã có chữ ký của Giám đốc, văn bản được chuyển qua Văn thư;Văn thư có trách nhiệm lấy số, ngày tháng năm và vào sổ văn bản đi

Bước 5:Gửi văn bản đi.

- Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã ghi tại phần Nơinhận của văn bản

Bước 6:Lưu hồ sơ.

- Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành, bộ phận chuyên môn có tráchnhiệm lưu giữ 01 bản chính, cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị

Nội dung lập hồ sơ công việc gồm có:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ;

- Kết thúc và biên mục hồ sơ

1 Mở hồ sơ:

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ

2 Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

- Thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình giải quyếtcông việc để đưa vào hồ sơ;

- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trịnhư bản chính;

- Tài liệu về việc nào phải được đưa vào đúng hồ sơ của việc đó, khôngđưa nhầm vào hồ sơ khác

hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại), bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấykhông cần phải lưu giữ… Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ lại một bản chính,nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế

b) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ để cố định trật tự văn bản, tàiliệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơphản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng Tùy theo từng hồ sơ mà có cách sắpxếp cho phù hợp như: Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời

gian, tên loại, tác giả của văn bản

Giao nộp hồ sơ và lưu trữ hiện hành:

1 Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp:

a) Thời hạn nộp lưu: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cánhân vào Lưu trữ công ty được quy định trong thời hạn 02 tháng, kể từ ngàycông việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệucủa đơn vị, cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ công ty gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyếtcông việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loạihủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ củađơn vị chủ trì)

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

2 Thủ tục nộp lưu

- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ củacông việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vàoLưu trữ cơ quan

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bảngiao nhận hồ sơ, tài liệu

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệuđược lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữcông ty giữ 01 bản

Nội dung lập hồ sơ nhân sự gồm:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,

giải quyết công việc vào hồ sơ;

- Kết thúc và biên mục hồ sơ

Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trong máy tính của công ty,bên cạnh đó mỗi cánhân trong công ty sẽ có một hồ sơ riêng biệt để dễ dàng tra tìm khi cần thiết,phục vụ vào mục đích của công ty

3.5 Tìm hiểu về quy trình tổ chức lưu trữ của Công ty.

Việc tổ chức công tác lưu trữ của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở GiaoDịch Phía Bắc được thực hiện khá bài bản Cụ thể:

- Về nhân sự: có 01 cán bộ làm công tác Văn thư và Lưu trữ

- Về kho tàng: Công ty có kho lưu trữ với hệ thống các tủ khóa đầy đủ,đảm bảo thoáng mát, sạch sẽ

Nhìn chung công tác Lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh tại Công ty.Tuy thiếu các trang thiết bị hiện đại nhưng cán bộ Văn thư Lưu trữ nhiệt tình vàcẩn thận nên nhìn chung công tác Lưu trữ đáp ứng được nhu cầu của Công ty

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty.

4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Nhận thức được môi trường làm việc, cơ sở vậtchất và các trang thiết bịvăn phòng ảnh hưởng rất lớn đến khả năng sáng tạo cũng như năng xuất làmviệc của nhân viên trong công ty nên Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở GiaoDịch Phía Bắc luôn cố gắng hoàn thiện về mặt cơ sở vất chất để đáp ứng tốt nhấtnhu cầu làm việc cũng như sinh hoạt ở công ty cho nhân viên

Với diện tích gần 600m2, công ty được thiết kế theo phong cách tiện lợichuyên nghiệp Màu xanh da trời chủ đạo cùng nhiều hình ảnh trang trí tạo môitrường trẻ trung năng động Phòng làm việc được thiết kế khoa học phù hợp vớiviệc làm nhóm Các phòng được lắp hệ thống chiếu sáng, máy điều hoa hiện đại,nhằm mang lại môi trường làm việc tốt cho nhân viên Để đảm bảo điều kiện tốtnhất cho nhân viên hệ thống Server được lắp đặt tại nhà mạng viễn thông có uytín VNPT, máy tính của công ty luôn được cập nhật phần mềm mới nhất phục

vụ cho công việc Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc đượcthiết kế và sử dụng các trang thiết bị hiện đại phù hợp và đáp ứng nhu cầu củacông việc của nhân viên trong công ty tùy theo từng nhiệm vụ, công việc cụ thể,

để công việc không bị gián đoạn và hoàn thành trong thời gian nhanh nhất đạthiệu quả cao nhất

Mỗi bàn làm việc của nhân viên được thiết kế đầy đủ: máy tính,Điệnthoại, máy in, máy in màu, giá đựng tài liệu và các văn phòng phẩm thiết yếu.Bàn ghế được bố trí rất hợp lý thuận tiện cho các nhó làm việc và trao đổi vớinhau trong công việc, máy điều hòa thường xuyên được bảo dưỡng tạo cho nhânviên cảm giác thoải mái nhất để tập trung vào công việc

Tại phòng ăn cho nhân viên nghỉ giữa giờ có tủ lạnh, lò vi sóng, máy lọcnước, bàn ghế tạo không gian thoáng mát thư giãn trong những giờ làm việccăng thẳng

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng hiện tại.

Hiện tại trong phòng làm việc của phòng Hành chính nhân sự bao gồmcác trang thiết bị như sau: 04 máy tính, 01 máy phô tô, 01 máy in, 02 tủ dựng tàiliệu, 01 cây nước nóng lạnh, bàn làm việc, ghế xoay, điện thoại để bàn, ghếsalon, điều hòa…

Hiện tại sơ đồ bố trí của Phòng Hành chính nhân sự chưa hợp lý vì:

- Các thiết bị văn phòng bố trí rời rạc dẫn đến mất thời gian trong việc dichuyển đến các trang thiết bị cần dùng trong phòng cũng như làm mất tập trungtrong quá trình làm việc

- Bàn làm việc của trưởng phòng và nhân viên đối lập nhau tạo cảm giác

bị cô lập.(Phụ lục 03)

4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (phụ lục 04).

4.3 Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty

Hiện nay Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc sử dụngphầnmềmEFY:

Với phần mềm này, cán bộ làm công tác bảo hiểm xã hội sẽ thuận tiệnhơn trong quá trình làm việc Cụ thể chỉ cần kê khai các thủ tục bảo hiểm trênphần mềm và gửi sau đó đợi Mail trả lời kết quả Căn cứ vào đó để đến nhận kếtquả, tránh phải đi lại nhiều và phần tra cứu thông tin kê khai cũng thuận tiện

Ngoài ra Công ty còn sử dụng phần mềm kê khai thuế:

Với phần mềm này, nhân viên là công tác kê khai thuế sẽ không cần phải

đi đến trực tiếp chi cục thuế, việc kê khai cũng trở nên đơn giản, lưu giữ vĩnhviễn

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong một doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy

mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý,

tư tưởng văn hóa… chính sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc

đa dạng và phức tạp Bên cạnh đó, với sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh

tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa, buộc các doanh nghiệp để tồn tại

và phát triển phải liên tục tìm tòi những cái mới, sáng tạo và thay đổi cho phù hợp với thực tế Vậy làm thế nào để doanh nghiệp trở thành nơi tập hợp, phát huy mọi nguồn lực con người, làm gia tăng nhiều lần giá trị của từng nguồn lực con người đơn lẻ, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì một

nề nếp văn hóa đặc thù phát huy được năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người vào việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức - đó là Văn hóa công sở Vì vậy xây dựng văn hoá công sở tại doanh nghiệp là điều rất cấp thiết đối với xã hội ngày nay.

2 Lịch sử nghiên cứu:

Văn hóa công sở là đề tài chưa bao giờ cũ, xã hội ngày càng phát triển thìyêu cầu về xây dựng văn hóa công sở càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hếtđối với cơ quan Nhà nước và cả các công ty, doanh nghiệp Đã có nhiều nhàkhoa học, nhiều tác giả đề cập tới và được đăng tải trên các sách, giáo trình, luậnvăn như:

- Võ Nguyên Giáp, “Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa ViệtNam”, NXB Chính Trị Quốc gia, Hà Nội năm 2008

- Nguyễn Văn Minh, “Cải cách Hành chính – Những bài học vẫn mangtính thời sự”

- Trịnh Thanh Hà, “Văn hóa ứng xử công vụ - Khái quát từ thực tiễn lịch

sử”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 09 năm 2007.

- Đào Thị Ái Thi, “Xây dựng mô hình lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹnăng giao tiếp của đội ngũ công chức hiện nay”, Tạp chí tổ chức Nhà nước số 09năm 2007

- GS Trần Ngọc Thêm, “Cơ sở Văn hóa Việt Nam” năm 2001

- Ban chỉ đạo Cải cách Hành chính của Chính phủ, “Văn hóa công sở”(12/2006)

Nhìn chung, tới thời điểm hiện tại, đã có một số bài viết, công trìnhnghiên cứu dưới góc độ khác nhau có đề cập tới vấn đề trên Song tới thời điểmnày chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp về phạm trù văn hóa công sở

mà ta đang bàn tới, và đó vẫn là mục tiêu đòi hỏi các cấp, các ngành và các đơn

vị, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm

3 Mục tiêu nghiên cứu:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn hóa công sở

- Tìm hiểu thực trạng về văn hóa công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu– Sở Giao Dịch Phía Bắc

- Đề xuất giải pháp và kiến nghị xây dựng môi trường văn hóa công sởhiệu quả tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc

4 Mục đích nghiên cứu:

Việc nghiên cứu vấn đề văn hóa công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu

– Sở Giao Dịch Phía Bắc nhằm nhìn nhận, đánh giá thực trạng việc thực hiệnvăn hóa công sở tại công ty để từ đó rút ra giải pháp, điều chỉnh những hạn chếđồng thời phát huy những ưu điểm giúp công ty ngày càng phát triển và vữngmạnh hơn

5 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Khảo sát văn hóa công sở Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao DịchPhía Bắc qua các biểu hiện: cách bài trí công ty, phong cách làm việc, giao tiếpứng xử, trang phục… của tập thể nhân viên công ty

- Đánh giá thực trạng nghiên cứu qua ưu điểm, hạn chế liên quan đếnviệc thực hiện văn hóa công sở của công ty

- Đưa ra giải pháp, kiến nghị và rút ra kết luận.

6 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là tập thể nhân viên Công ty Bảo

hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc

7 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các khía

cạnh cấu thành văn hóa công sở tại công ty, từ đó đưa ra lý thuyết nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: qua các tác phẩm khoa học, tạp chí,thông tin đại chúng…

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ.

1.1 Khái niệm văn hóa.

Tuy “VĂN HÓA” đã trở thành một cụm từ xuất hiện thường xuyên trongcuốc sống như: gia đình văn hóa, cư xử có văn hóa, văn hóa đời sống và xã hội,văn hóa nghệ thuật… nhưng ít ai hiểu cặn kẽ về “VĂN HÓA” Nói về địnhnghĩa của văn hóa, hiện nay có rất nhiều cách định nghĩa về văn hóa, sau đây làmột số tham khảo

Ở phương Đông, Văn hoá có nghĩa gốc là “Văn trị và giáo hoá”

Ở phương Tây họ lại quan niệm Văn hoá là “trồng trọt tinh thần”(Cultusanimi), hay chính là việc giáo dục, bồi dưỡng cho con người những phẩmchất tốt đẹp Con người chỉ có được văn hoá thông qua giáo dục dù là vô thứchay có ý thức Văn hóa với ý nghĩa bao trùm nhất là chăm bón, vun trồng trí tuệ

và sau này còn có cả yếu tố thiêng liêng, tôn thờ (theo Bách khoa toàn thư mở)

Định nghĩa văn hoá đầu tiên được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa do nhànhân chủng học E.B Tylor đưa ra: “Văn hoá là một tổng thể phức hợp bao gồmcác kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật lệ, phong tục và toàn bộnhững kỹ năng, thói quen mà con người đạt được với tư cách là thành viên củamột xã hội”

Theo Tylor ta có thể hiểu: “Văn hoá, là toàn bộ phức hợp những ứng xử,giá trị và những thành tựu con người như một thành viên xã hội lịch sử trong cácmối quan hệ với thế giới tự nhiên, quần thể cộng đồng và bản ngã tâm linh”, nóimột cách ngắn gọn hơn: Văn hoá, sự phản ứng và cách ứng xử chung của cộngđồng trước thiên nhiên và xã hội

Có một định nghĩa khác dễ hiểu hơn và tiệm cận gần hơn đến bản chấtcủa văn hoá, ngày nay nhiều người tán thành với định nghĩa này của ôngFrederico Mayyor, tổng giám đốc UNESCO: “Văn hoá bao gồm tất cả những gìlàm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đạinhất cho đến tín ngưỡng, phong tục, tập quán, lối sống và lao động”

Còn theo GS.VS TSKH Trần Ngọc Thêm trong cuốn Cơ sở văn hoá Việt

Nam thì “Văn hoá là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích luỹ qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội” Với các đặc trưng

của nó là tính hệ thống, tính giá trị, tính nhân sinh và tính lịch sử

Theo một cách tiếp cận khác của tác giả Phan Ngọc trong tác phẩm Bản

sắc văn hóa Việt Nam , NXB Văn học, “Văn hoá là mối quan hệ giữa thế giới biểu tượng trong óc một cá nhân hay một tộc người với cái thế giới thực tại ít nhiều đã bị cá nhân này hay tộc người này mô hình hoá theo cái mô hình tồn tại trong biểu tượng Điều biểu hiện rõ nhất chứng tỏ mối quan hệ này, đó là văn hóa dưới hình thức dễ thấy nhất, biểu hiện thành một kiểu lựa chọn riêng của cá nhân hay tộc người, khác các kiểu lựa chọn của cá nhân khác, tộc người khác”.

Lần đầu Hồ Chí Minh đưa ra khái niệm về văn hóa: “Vì lẽ sinh tồn cũng

như vì mục đích cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương tiện, phương thức Sử dụng toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hoá Văn hoá

là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống và đòi hỏi của sự sinh tồn”.

Như vậy, có thể tóm tắt lại: Văn hóa là hệ thống giá trị, niềm tin, chuẩnmực hành vi (bao gồm cả vật chất và tinh thần) của một tập hợp, nhóm người,cộng đồng có cùng môi trường hoạt động

1.2 Khái niệm công sở.

Công sở theo các khái niệm được hiểu chung thì: Công là chung, Sở là cơquan; công sở là chỗ làm việc của các cơ quan công quyền Tuy nhiên cũng córất nhiều định nghĩa khác nhau về công sở, tùy thuộc thuật ngữ này để chỉ khíacạnh nào: Vật chất; địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở, nơi công vụ đượctiến hành hoặc dịch vụ công được cung cấp; hay một số trường hợp thuật ngữnày được sử dụng cho thuật ngữ quen dùng là cơ quan hành chính nhà nước