Thực trạng văn hóa công sở tại công ty cổ phần hóa chất miền bắc

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG. 3 PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC. 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần hóa chất miền bắc. 3 1.1. Giới thiệu chung về công ty. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 3 1.2.1. Chức năng. 3 1.2.2. Nhiệm vụ. 4 1.2.3. Quyền hạn. 4 1.2.4. Cơ cấu tổ chức. 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc. 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 5 2.1.1. Nghiệp vụ tổ chức nhân sự lao động tiền lương: 5 2.1.2. Nghiệp vụ Công tác thanh tra, kiểm tra và công tác thi đua, khen thưởng. 6 2.1.3. Nghiệp vụ công tác văn thư. 6 2.1.4. Nghiệp vụ Quản trị văn phòng. 6 2.1.5. Nghiệp vụ Công tác an ninh trật tự 7 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 8 2.2.1. Chức năng. 8 2.2.2. Nhiệm vụ. 9 2.2.3. Quyền hạn. 10 2.2.4. Cơ cấu tổ chức. 10 2.3. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng. 10 3. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần hóa chất Miền bắc. 10 3.1. Khảo sát về công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc. 10 3.1.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức của công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc. 10 3.1.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 11 3.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 12 3.1.4. Quy trình soạn thảo văn ban hành văn bản (sơ đồ phụ lục 4) 12 3.1.5. Nhận xét tình hình thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của cơ quan so với các quy định hiện hành. 13 3.1.6. Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp lài liệu vào lưu trữ cơ quan so với quy định hiện hành. 15 3.1.7. Nhận xét ưu, nhược điểm tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Công ty so với quy định hiện hành : 16 3.2. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 16 4. Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc. 18 4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 18 4.2. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các thiết bijvawn phòng trong công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc. 18 4.3. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc. 18 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ. 19 1. Lí do chọn đề tài. 19 2. Mục tiêu của nghiên cứu. 19 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 20 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. 20 5. Nguồn tài liệu tham khảo. 20 6. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 20 7. Phương pháp nghiên cứu. 21 8. Bố cục (kết cấu) của chuyên đề. 21 Chương I. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ. 22 1. Khái niệm văn hóa công sở. 22 1.1. Khái niệm văn hóa. 22 1.2. Khái niệm công sở. 22 1.3. Khái niệm văn hóa công sở. 23 1.4. Vai trò của văn hóa công sở. 23 1.5. Đặc điểm của văn hóa công sở. 25 1.6. Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở. 26 1.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng văn hóa công sở. 27 1.7.1. Các yếu tố bên trong của công sở. 27 1.7.2. Các yếu tố bên ngoài của công sở. 27 2. Văn hóa công sở bắt nguồn từ đâu? 28 Chương II.THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC. 29 2.1. Tổng quan về công ty cổ phần hóa chất Miền bắc. 29 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. 29 2.1.2. Vị trí giao thương. 29 2.1.3. Mục tiêu và phạm vi hoạt động. 30 2.2. Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc. 31 2.2.1. Văn hóa giao tiếp – văn hóa ứng xử nơi công sở. 31 2.2.1.1. Giao tiếp trong nội bộ công ty. 32 2.2.1.1.1. Giao tiếp giữa nhân viên với cấp trên. 32 2.2.1.1.2. Giao tiếp của lãnh đạo với cấp dưới. 33 2.2.1.1.3. Giao tiếp với đồng nghiệp. 33 2.2.1.2. Giao tiếp với bên ngoài. 34 2.2.1.2.1. Giao tiếp với khách hàng. 34 2.2.1.2.2. Giao tiếp với nhà cung cấpđối tác. 35 2.2.1.2.3. Giao tiếp với cơ quan chính quyền. 36 2.2.1.3. Giao tiếp không trực điện thoại. 36 2.2.1.3.1. Giao tiếp qua điện thoại. 36 2.2.1.3.2. Giao tiếp bằng thư điện tử . 38 2.2.2. Trang phục nơi công sở. 38 2.2.3. Phong cách làm việc nơi công sở. 39 2.2.4. Bài trí nơi công sở. 41 2.2.4.1. Về biển tên công ty. 42 2.2.4.2. Về khẩu hiệu. 42 2.2.4.3. Về phòng họp. 42 2.2.4.4. Về phòng làm việc. 42 2.2.5. Sắp xếp tài liệu phòng làm việc khoa học. 42 2.2.6. Trình độ của nhân viên trong công ty. 43 Chương III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC. 44 3.1. Đánh giá, nhận xét chung về văn hóa công sở của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc. 44 3.1.1. Những kết quả mà Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc đạt được. 44 3.1.2. Những tồn tại trong hoạt động của CT CPHC Miền Bắc. 45 3.1.3. Nguyên nhân. 45 3.1.4. Định hướng. 46 3.2. Giải pháp. 46 3.2.1. Giải pháp từ phía doanh nghiệp 46 3.2.2. Các giải pháp từ phía Nhà nước 48 3.3. Đề xuất, kiến nghị. 49 3.3.1. Đối với Công ty CPHC Miền Bắc. 49 3.3.2. Đối với nhà trường. 49 PHẦN III. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY. 50 1. Về văn hóa công sở và đạo đức kinh doanh 50 2. Văn hóa doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 51 3. Thay đổi văn hóa doanh nghiệp 51 4. Văn hóa ứng xử trong lễ tiệc 52 5. Văn hóa công sở – Những điều chưa thể lý giải. 54 C. KẾT LUẬN. 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần hóa chất miền bắc 3

1.1 Giới thiệu chung về công ty 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 3

1.2.1 Chức năng 3

1.2.2 Nhiệm vụ 4

1.2.3 Quyền hạn 4

1.2.4 Cơ cấu tổ chức 4

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc 5

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5

2.1.1 Nghiệp vụ tổ chức nhân sự - lao động tiền lương: 5

2.1.2 Nghiệp vụ Công tác thanh tra, kiểm tra và công tác thi đua, khen thưởng .6

2.1.3 Nghiệp vụ công tác văn thư 6

2.1.4 Nghiệp vụ Quản trị văn phòng 6

2.1.5 Nghiệp vụ Công tác an ninh trật tự 7

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8

2.2.1 Chức năng 8

2.2.2 Nhiệm vụ 9

2.2.3 Quyền hạn 10

2.2.4 Cơ cấu tổ chức 10

2.3 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng 10

3 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần hóa chất Miền

bắc .10

3.1 Khảo sát về công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc 10

3.1.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức của công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc 10

3.1.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 11

3.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 12

3.1.4 Quy trình soạn thảo văn ban hành văn bản (sơ đồ phụ lục 4) 12

3.1.5 Nhận xét tình hình thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của cơ quan so với các quy định hiện hành 13

3.1.6 Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp lài liệu vào lưu trữ cơ quan so với quy định hiện hành 15

3.1.7 Nhận xét ưu, nhược điểm tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Công ty so với quy định hiện hành : 16

3.2 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 16

4 Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc 18

4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 18

4.2 Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các thiết bijvawn phòng trong công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc 18

4.3 Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc 18

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 19

1 Lí do chọn đề tài 19

2 Mục tiêu của nghiên cứu 19

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 20

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 20

5 Nguồn tài liệu tham khảo 20

6 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 20

7 Phương pháp nghiên cứu 21

8 Bố cục (kết cấu) của chuyên đề 21

Chương I CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 22

1 Khái niệm văn hóa công sở 22

1.1 Khái niệm văn hóa 22

1.2 Khái niệm công sở 22

1.3 Khái niệm văn hóa công sở 23

1.4 Vai trò của văn hóa công sở 23

1.5 Đặc điểm của văn hóa công sở 25

1.6 Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở 26

1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng văn hóa công sở 27

1.7.1 Các yếu tố bên trong của công sở 27

1.7.2 Các yếu tố bên ngoài của công sở 27

2 Văn hóa công sở bắt nguồn từ đâu? 28

Chương II.THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC 29

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần hóa chất Miền bắc 29

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 29

2.1.2 Vị trí giao thương 29

2.1.3 Mục tiêu và phạm vi hoạt động 30

2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc 31

2.2.1 Văn hóa giao tiếp – văn hóa ứng xử nơi công sở 31

2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ công ty 32

2.2.1.1.1 Giao tiếp giữa nhân viên với cấp trên 32

2.2.1.1.2 Giao tiếp của lãnh đạo với cấp dưới 33

2.2.1.1.3 Giao tiếp với đồng nghiệp 33

2.2.1.2 Giao tiếp với bên ngoài 34

2.2.1.2.1 Giao tiếp với khách hàng 34

2.2.1.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp/đối tác 35

2.2.1.2.3 Giao tiếp với cơ quan chính quyền 36

2.2.1.3 Giao tiếp không trực điện thoại 36

2.2.1.3.1 Giao tiếp qua điện thoại 36

2.2.1.3.2 Giao tiếp bằng thư điện tử 38

2.2.2 Trang phục nơi công sở 38

2.2.3 Phong cách làm việc nơi công sở 39

2.2.4 Bài trí nơi công sở 41

2.2.4.1 Về biển tên công ty 42

2.2.4.2 Về khẩu hiệu 42

2.2.4.3 Về phòng họp 42

2.2.4.4 Về phòng làm việc 42

2.2.5 Sắp xếp tài liệu phòng làm việc khoa học 42

2.2.6 Trình độ của nhân viên trong công ty 43

Chương III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC 44

3.1 Đánh giá, nhận xét chung về văn hóa công sở của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc 44

3.1.1 Những kết quả mà Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc đạt được 44

3.1.2 Những tồn tại trong hoạt động của CT CPHC Miền Bắc 45

3.1.3 Nguyên nhân 45

3.1.4 Định hướng 46

3.2 Giải pháp 46

3.2.1 Giải pháp từ phía doanh nghiệp 46

3.2.2 Các giải pháp từ phía Nhà nước 48

3.3 Đề xuất, kiến nghị 49

3.3.1 Đối với Công ty CPHC Miền Bắc 49

3.3.2 Đối với nhà trường 49

PHẦN III ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý VỀ

VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 50

1 Về văn hóa công sở và đạo đức kinh doanh 50

2 Văn hóa doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 51

3 Thay đổi văn hóa doanh nghiệp 51

4 Văn hóa ứng xử trong lễ tiệc 52

5 Văn hóa công sở – Những điều chưa thể lý giải 54

C KẾT LUẬN 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CPHC MB Cổ phàn hóa chất Miền Bắc

A LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng thammưu giúp lãnh đạo về mặt tổ chức, điều hành công việc Nói cách khác, Vănphòng cơ quan hành chính nhà nước là tổ chức làm việc giúp cho lãnh đạo, đồngthời cũng là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ phận phục vụ trực tiếpcác hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hộinghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ quanphận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ, tổ chức nóichung Cùng với quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sựphát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệcao, nhất là công nghệ thông tin Các phương tiện hiện đại của công nghệ thôngtin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu ,… đã tạo ra kết cấu hạtầng kỹ thuật của toàn cầu hóa Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thờitheo kịp với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay cần phải có vănphòng mạnh,công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác và hiệu quả

Nhận thầy tầm quan trọng của ngành Quản trị văn phòng và xuất phát từthực tiễn nhu cầu của xã hội, được sự đồng ý củaBộ Nội vụ , ngày 06 tháng 02năm 2006, Trường Cao Đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội) đã ban hành quyết định số 36/QĐ-CĐVTLT thành lập KhoaThư kí và Quản trị Văn phòng, để đáp ứng nhu cầu xã hội

Nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức ,hoạt động của bộ máy nhà nước vàthể chế hành chính nhà nước ,nắm vững chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu

tổ chức của cơ quan, cán bộ,công chức trong cơ quan Đồng thời giúp sinh viênvận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản

lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trìnhhọc tập, đã gắn liền giữa lý thuyết và thực hành như phương châm của Bộ Giáodục và Đào tạo “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn, giữa lýluận và thực tiễn phải cụ thể” Chính theo phương châm đó mỗi khoá học, Đạihọc Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị

để vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc và nâng cao hơn nữa trình độcho các sinh viên sau khi ra trường không chỉ giỏi về lý thuyết mà còn giỏi vềchuyên môn nghiệp vụ

Được sự đồng ý tiếp nhận của cơ quan,em đã đến thực tập tại Văn phòngcủa công ty cổ phần hóa chất miền bắc trong thời gian từ ngày 03/01/2016 đếnngày 11/03/ 2016 Với những kiến thức đã học, thì đợt thực tập này giúp em cóđiều kiện thâm nhập thực tế, hiểu biết hơn về nghiệp vụ chuyên ngành của mình

đã được học ở trường vận dụng vào thực tế Qua quá trình vừa học vừa làm, họchỏi kinh nghiệm, đây là hành trang vững chắc đưa em bước vào thực tế một cáchvững vàng hơn, bên cạnh đó còn xây dựng cho em được phong cách làm việccủa người cán bộ thực thụ trong tương lai

Qua một thời gian ngắn được thực tập tại công ty cổ phần hóa chất miềnbắc, em đã tìm hiểu mọi hoạt động của cơ quan Các cán bộ trong Văn phòng cơquan đã hướng dẫn cho em tận tình các công việc được giao và rèn luyện cho em

có tác phong làm việc của nhân viên văn phòng Em xin gửi lời cảm ơn các cán

bộ trong văn phòng đặc biệt là chị Trần Thị Nga_Trưởng phòng hành chính đãtạo điều kiện cho em trong thời gian kiến tập tại cơ quan cũng qua đó xin gửi lờicàm ơn sâu sắc đến thạc sĩ Lâm Thu Hằng, thầy giáo Nguyễn Mạnh Cườngtrưởng khoa quản trị văn phòng kiêm chủ nhiệm cùng các giảng viên khoa Quảntri văn phòng đã chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập này

Dưới đây là báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại công ty Cổphần hóa chất miền bắc Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì em

đã làm được và chưa làm được trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần hóachất miền bắc Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, dưới sự hướng dẫn của cán bộ phụtrách trong Văn phòng, nhưng do thời gian thực tập có hạn, kỹ năng vận dụng lýthuyết vào thực tế còn hạn chế nên báo cáo của em còn nhiều khuyết điểm,thiếusót Vì vậy, kính mong các thầy, cô bổ sung đóng góp ý kiến để bản thân em rút

ra được những bài học và hoàn thiện hơn nữa trong công việc sau này khi ratrường công tác

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Lê Thị Hồng Thuyết

1.1 Giới thiệu chung về công ty.

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT MIỀN BẮC

Tên tiếng anh: NORTHERN INDUSTRIAL CHEMICAL JSCOMPANY

Tên viết tắt : NIC

Loại hình : Công ty Cổ phần

Địa chỉ : Lô CN 5.2A, khu Hóa chất Hóa dầu, Khu công nghiệp Đình Vũ,Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, Thành phố Hải phòng

Fax : 0437.586.994

Người đại diện: Mai Ngọc Chúc

Công ty Cổ phần Hóa chất Miền Bắc được thành lập năm 2011 cùng vớiđịnh hướng phát triển ngành Công nghiệp hóa chất Việt Nam của Thủ tướngChính phủ Bằng sự đầu tư quy mô lớn và am hiểu kỹ thuật, Công ty cổ phầnHóa chất Miền Bắc là Công ty hàng đầu trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu và chothuê bồn chứa Hóa chất Với vốn đầu tư nước ngoài lớn và cơ sở trang thiết bịsản xuất tiên tiến hiện đại, Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc đã đạt đượcnhững thành công và tạo thương hiệu nhất định trong thị trường Hóa chất

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.2.1 Chức năng.

Với sự đầu tư quy mô lớn và sự am hiểu về kĩ thuật Công ty Cổ phần hóachất Miền Bắc luôn cung ứng kịp thời các loại sản phẩm hóa chất, hóa dầu chấtlượng cao với kết cấu hạ tầng, bồn chứa dung tích lớn đảm bảo yêu cầu nghiêmngặt và an tòa tuyệt đối

Cung cấp các sản phẩm như METHANOL, CAUSTIC SODA,TOLUENE, XYLENE, ETHYL ACETATE cho thị trường trong nước cũngnhư thị trường ngoài nước

1.2.2 Nhiệm vụ.

- Tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các luật khác có liênquan

- Đăng kí kinh doanh và kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng kí

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước

- Xây dựng kế hoách phát triển phù hợp với mục tiêu của công ty

- Tập trung vào ngành nghề chính là hóa dầu phục vụ cho nhu cầu của cảnước

- Quản lí tốt cán bộ công nhân viên của công ty theo đúng chế độ chínhsách của nhà nước Tạo điều kiện cho công nhân viên trong công ty có thu nhập

ổn định và nức sống ngày càng được tăng cao

- Hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và điều lệ của công ty

1.2.3 Quyền hạn.

- Sữ dụng vốn điều lệ và quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu trongkinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi

- Phát hành, chuyển nhượng cổ phiếu trái phiếu, và tăng giảm vốn điều

lệ của công ty ntheo quy định của pháp luật

- Quyết định sử dụng, phân phối lợi nhuận và thành lập các quỹ theoquyết định của chủ tịch hội đồng quản trị

- Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu sử dụng lao độngcủa công ty

- Tìm kiếm thị trường khách hàng trong và ngoài nước và kí kết hợp đôngvới các cơ qun, doanh nghiệp có nhu cầu

- Chủ động ứng dụng khoa học và công nghệ cao vào sản xuất để nângcao hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh thị trường

1.2.4 Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ phụ lục 1).

Công ty cổ phần chính là mô hình kinh tế tiến bộ của xã hội văn minhloài người hiện nay, để hiểu một cách đơn giản nhất thì chúng ta hiểu Công ty cổphần chính là một “nhà nước” thu nhỏ và ở đó Đại hội đồng cổ đông Công ty

đóng vai trò như là cơ quan lập pháp, là cơ quan quyết định phương hướng pháttriển và những vấn đề trọng đại khác của công ty Trong CTCP hóa chất MiềnBắc thì :

- Đại hộ đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lí của công ty, có toàn quyền nhândanh công ty quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty khôngthuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

- Ban kiểm soát đóng vai trò của cơ quan tư pháp, cơ quan có nhiệm vụkiểm tra, kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Công ty

- Ban giám đốc là người quản lí, điều hành, bảo toàn và phát triển toàndiện công ty và là người quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinhdoanh hàng ngày của công ty

- Các phòng ban chuyên môn : phòng Hành chính nhân sự, phòng Kinhdoanh, phòng Kế hoạch, phòng Tài chính kế toán

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

2.1.1 Nghiệp vụ tổ chức nhân sự - lao động tiền lương:

 Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức Công ty: Tổ chức bộmáy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, tách chia…các đơn vị, bộ phận phù hợptình hình thực tế Công ty

 Quản lý lao động; phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện chínhsách về tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động, tiền lương, định mứclao động; Quản lý nhân sự và việc thực hiện các chế độ chính sách đối với ngườilao động

 Công tác phúc lợi tập thể: Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách đốivới người lao động bao gồm: Chế độ BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, bồidưỡng độc hại, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, khưn thưởng, kỷ luật, bồithường vật chất, cho thôi việc, nghỉ việc, chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn

và biện pháp cải thiện lao động.

 Nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp quy củaCông ty

 Nghiên cứu, đề xuất các phương án quản lý nhân sự: Tuyển dụng, bổnhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển CBCNV trong Công ty; Nghiên cứu, đề xuấtcác chương trình, hình thức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn,

lý luân chính trị cho CBCNV toàn chuyên môn

 Lập kế hoạch bảo hộ lao động và theo dõi việc thực hiện kế hoạch bảohiểm lao động hàng năm

2.1.2 Nghiệp vụ Công tác thanh tra, kiểm tra và công tác thi đua, khen thưởng.

 Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đãđược giám đốc phê duyệt

 Tổng hợp, xử lý, trình giám đốc xem xét kỷ luật theo quy định của Công ty

 Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi gây thấtthoát, phương hại đến lợi ích của Công ty

 Xây dựng, tổ chức kế hoạch thi đua khen thưởng

2.1.3 Nghiệp vụ công tác văn thư.

 Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chítheo địa chỉ quy định về quản lý văn băn

 luật Soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ công tác HC-NS củaCông ty

 Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý vănphòng phẩm theo đúng chế độ

 Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúngquy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và của Pháp

2.1.4 Nghiệp vụ Quản trị văn phòng.

 Quản lý trang thiết bị, đồ dùng văn phòng các Phòng, Ban tại trụ sởCông ty

 Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản pháp lý của công ty, văn bản đi,đến tại trụ sở công ty.

 Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hànhchính quản trị

 Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty

 Quản lý các hô sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn ISO-2008, các Hồ sơ pháp lý của Công ty theo chức năng quy định củaphòng

 Tổ chức đón tiếp khách đến tham quan, tổ chức Khánh tiết, Hội nghị

 Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh khu làm việc cơ quan; giữ gìn, chăm

lo và bảo quản khu vực văn phòng làm việc của Công ty luôn gọn gàng, sạch sẽ,đảm bỏa vệ sinh, cảnh quan môi trường

 Chuẩn bị hội trường, phòng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp;chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày

 Quản lý con dấu của Công ty, thiết bị văn phòng, điện thoại Công ty

 Quản lý xe văn phòng, văn phòng làm việc, cảnh quan môi trường tạitrụ sở Công ty

2.1.5 Nghiệp vụ Công tác an ninh trật tự

 Phối hợp làm việc với các cơ quan hữu quan trong công tác giữ gìn trật

tự an ninh khu vực và an toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trựcthuộc công ty

 Tổ chức chỉ đạo, giám sát các hoạt động của các lực lượng Bảo vệ nhằmđảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong công ty

Nhận xét, đánh giá về tình hình tổ chức, hoạt động và quản lí của văn phòng CTCP hóa chất Miền bắc : Văn phòng đảm nhận công tác tham mưu

vào quá trình xây dựng lên quy trình tổ chức bộ máy của Công ty Tham mưucho lãnh đạo về xây dựng các quy chế, quy định, nội quy làm việc để áp dụngcho toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty

Ví dụ: Văn phòng xây dựng dự thảo quy chế về công tác Văn thư – Lưu

trữ Dự thảo về sơ đồ tổ chức bộ máy của toàn Công ty và cua từng phòng, ban

cụ thể…

Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về việc ban hành ra các quy định, quychế, nội quy làm việc cho công ty Các quy chế hoạt động của Văn phòng đượcban hành theo hướng đề cao trách nhiệm của người đứng đầu, phân công, phânnhiệm vụ cụ thể theo lĩnh vực Các phòng chuyên môn theo đó phân công nhiệm

vụ đến từng CBCNV đúng người, đúng việc, phát huy được từng mặt mạnh củatừng cá nhân, đồng thời phát huy dân chủ trong hội họp giữa lãnh đạo Vănphòng với các phòng chức năng…do đó đã phát huy được trí tuệ tập thể

Văn phòng là cầu nối trong quan hệ cộng tác với cấp trên, ngang cấp, cấpdưới và cấp chính quyền, nhân dân địa phương và ngược lại Nhằm đảm bảođược các chế độ, chính sách và quyền lợi của mọi người

Trong công tác tham mưu, cán bộ nhân viên văn phòng luôn thể hiện sựsáng tạo, tích cực đổi mới trong từng lĩnh vực

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, cán bộ nhânviên Văn phòng cũng còn một số vấn đề cần khắc phục, đó là: Đội ngũ nhânviên trực tiếp tham mưu, giúp việc còn nhiều bất cập (nhiều nguồn, trình độchưa đúng với chuyên môn, nghiệp vụ, trái ngành nghề) Sự am hiểu pháp luật,nắm bắt đường lối, chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước; năng lựcnắm bắt diễn biến quá trình phát triển; năng lực nghiên cứu, tổng hợp, tham mưusoạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế Kinh nghiệm công tác, phong cách làmviệc chưa thật sự chuyên nghiệp Ngoài ra, một số chuyên viên còn có tư tưởngbảo thủ, thụ động trong công việc đã được phân công Nhân sự của văn phòngcòn thiếu, quá trình phân công công việc còn gặp nhiều khó khăn khi một ngườiphải đảm nhận nhiều công việc khác nhau

VD : Thiếu nhân sự bộ phận Văn thư – Lưu trữ nên nhân viên HCVP phảiđảm nhiệm luôn công việc của bộ phận VT _ LT khiến cho công việc đạt hiệuquả chậm hơn

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

2.2.1 Chức năng.

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lí điềuhành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt độngchung của toàn cơ quan tổ chức

Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho giám đốccông ty về các lĩnh vực công tác như :

 Công tác thi đua khen thưởng - kỉ luật và giải quyết các chế độ chínhsách đối với người lao động

 Công tác văn thư – lưu trữ quản lí hồ sơ nhân viên

 Công tác tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự

 Công tác lễ tân

 Công tác hành chính, quản trị , y tế

 Công tác thanh tra bảo vệ

Công tác quản lí lao động và tiền lương

 Công tác tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo,nhân viên

- Xây dựng các kế hoạch cho công ty ( kế hoach ngắn hạn, trung hạn, dàihạn, ) các chương trình công tác Chủ trì huặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị

tổ chức các hội nghị hội thảo, cuộc họp của công ty, lãnh đạo công ty và phục vụcác Hội nghị, hội thảo đó

- Quản lí và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản

- Quản lí, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của công ty

- Quản lí và lưu trữ hồ sơ trong công ty.

- Đào tạo cán bộ đáp ứng cho nguồn nhân lực có trình độ chuyên mônnghiệp vụ và kĩ năng tay nghề cao

- Quản lí, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty

- Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến giấy tờ do phòng hànhchính phụ trách

- Công tác bảo vệ, lễ tân đảm bảo an toàn về người và tài sản

- Làm các công việc trong lĩnh vực, chuyên mon được giao và phụ trách

- Kiểm tra giám sát giúp giám đốc công ty quản lí chỉ đạo công tác Hànhchính của công ty

- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc

- Đảm bảo công tác hậu cần tốt nhất phục vụ cho lãnh đạo công ty

- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kĩ thuật đáp ứng nhu cầucông việc của công ty

 Lập và sử dụng các Qũy theo quy định của công ty

2.2.4 Cơ cấu tổ chức.( Sơ đồ phụ lục 2)

2.3 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng.

Bản mô tả công việc ( Phụ lục 3)

3 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần hóa chất Miền bắc

3.1 Khảo sát về công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.

Công tác văn thư: là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ các công việc liênquan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý củacác cơ quan.

3.1.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức của công tác văn thư của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.

Tổ chức công tác văn thư tại Công ty theo mô hình tập trung tại bộ phậnvăn thư Công ty thuộc phòng Hành chính – Nhân sự, do văn thư kiêm nhiệm.Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả các văn bản đi, đến…Các công việc này đượcthực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý của Công ty

Văn thư công ty có trách nhiệm :

Tiếp nhận, phân loại, bóc bì , đóng dấu đến; trình văn bản đến; đăng kývăn bản đến, chuyển giao văn bản đến, theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Kiểm tra thể thức, chi số, ngày tháng năm văn bản đi, đóng dấu văn bản

đi, làm thủ tục văn bản đi, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu,lập và bảo quản sổ sách của Công ty: sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký vănbản đi, sổ chuyển giao văn bản, sổ đăng ký văn bản nội bộ…

Bảo quản và sử dụng con dấu của Công ty, trực tiếp đóng dầu vào các vănbản, giấy, trực tiếp đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khác của Công ty

Công tác văn thư của CTCPHC Miền Bắc với 1 nhân viên văn thư vớitrình độ chuyên môn được đào tạo bài bản, thành thạo các thiết bị hiện đại đápứng được yêu cầu của 1 văn thư hiện tại Tuy nhiên vì một số lí do riêng (nhânviên văn thư nghỉ sinh) nên hiện tại bộ phận HC – VP của công ty đang kiêmluôn văn thư trong thời gian tuyển dụng nhân sự

3.1.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Công ty soạn thảo và ban hành văn bản dựa trên những hướng dẫn của cácvăn bản sau :

- Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 6 năm

2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn trình bày thểthức văn bản hành chính

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ quy định về công tác văn thư.

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 08 tháng 7 năm 2005 hướng dẫnviệc quản lý văn bản đi văn bản đến

Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của Công ty

Phòng Hành chính – Nhân sự là bộ phận soạn thảo các văn bản đi chungcủa Công ty

Những người có thẩm quyền ký ban hành văn bản của Công ty:

Chủ tịch Hội đòng quản trị, Tổng giám đốc Công ty ban hành các văn bảnmang tính chiến lược, đưa ra các chủ trương chính sách hoạt động quan trọng,Các văn bản phê duyệt các chương trình, đề án, dự án Ký cáo quyết định bổnhiệm nhân sự trong Công ty, ký kết các hợp đồng, biên bản…

Phó Tổng giám đốc ký thay Tổng giám đốc một số văn bản được chỉ thị.Các văn bản được xử lý các vấn đề cụ thể

3.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Các văn bản của Công ty được trình bày theo những quy định trong cácvăn bản Luật Đồng thời tuân theo các quy định của Quy chế về công tác vănthư lưu trữ của Công ty soạn thảo và ban hành Hầu hết các văn bản đều có đủcác thành phần thể thức

3.1.4 Quy trình soạn thảo văn ban hành văn bản (sơ đồ phụ lục 4)

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện dựa trên cácvăn bản Luật quy định phù hợp với tình hình thực tế của Công ty

Trưởng các phòng, ban, bộ phận phân công cho nhân viên tiến hànhsoạn thảo văn bản theo yêu cầu công việc Sau đó kiểm tra về nội dung, thể thứccủa văn bản, ký nháy vào văn bản, nếu phát hiện lỗi thì yêu cầu nhân viên củamình sửa lại Văn bản được gửi đến phòng Hành chính Nhân sự để kiểm tra tiếpmột lần nữa trước khi trình lên cho Tổng giám đốc Sau khi phòng Hành chínhnhân sự kiểm tra xong thì văn bản được trình lên cho Tổng giám đốc (trừ nhữngvăn bản có nội dung chuyên môn đặc thù của các phòng ban thì do Trưởng các

bộ phận, phòng, ban, trực tiếp trình cho Tổng giám đốc thuận lợi hơn cho việcgiải trình) Tổng giám đốc kiểm tra, phê duyệt, ký ban hành văn bản Nhân viênvăn thư có trách nhiệm kiểm tra chữ ký, thể thức, nội dung và đóng dấu lên vănbản Sau đó làm thủ tục chuyển giao văn bản và lưu lại bản gốc.

 Ưu điểm :

Với quy trình như trên, các phòng, ban, đơn vị đảm bảo được thống nhấtcho tất cả các văn bản của Công ty Không gây ra sự nhầm lẫn và ban hànhchồng chéo các văn bản với nhau

Ngoài ra còn giúp cho việc quản lý văn bản của Văn thư được dễ dàng,trải qua nhiều khâu kiểm tra về thể thức và nội dung giúp cho văn bản có tínhthống nhất và đúng với quy định đã được ban hành đồng thời thống nhất khi đigiao dịch với bên ngoài

 Nhược điểm :

Có những loại văn bản mang tính chuyên môn thì Trưởng phòng Hànhchính Nhân sự chỉ có thể kiểm tra về thể thức, không thể sửa lại nội dung được.Điều đó rất bất tiện khi trình lên Ban giám đốc, nội dung không chính xác, vănbản lại phải gửi lại phòng chuyên môn để sửa chữa Điều này gây chậm trễ trongviệc ban hành và xử lý công việc

3.1.5 Nhận xét tình hình thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của cơ quan so với các quy định hiện hành.

 Tổ chức và giải quyết văn bản đi (phụ lục 5)

Sau khi chuyên viên soạn thảo xong văn bản, lãnh đạo phòng hànhchính nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung vănbản Đồng thời ký nháy vào cuối của nội dung văn bản nếu phát hiện ra lỗi saithì kịp thời gửi lại văn bản để sửa chữa Văn bản được chuyển lên trên trình Bangiám đốc phê duyệt, ký ban hành Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm trathêm một lần nữa về thể thức, kỹ thuật trình bày bản, chữ ký của người có thẩmquyền Sau đó đóng dấu, đăng ký văn bản đi và làm thủ tục chuyển phát Lưu lạibản gốc văn bản ở Công ty

 Ưu điểm :

- Tất cả các văn bản ban hành đều được đăng ký vào sổ đầy đủ, rõ ràng,chính xác, được lập thành từng tập tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm,kiểm tra, theo dõi, giải quyết văn bản được thuận lợi khi cần thiết

- Khi thực hiện soạn thảo cán bộ chuyên trách nắm vững chuyên mônnghiệp vụ và tuân thủ đúng quy trình vì thế các văn bản ban hành đều có độchính xác tương đối cao

- Tất cả các con dấu đều được bảo quản, sắp xếp lên giá theo đúng thứ tựđúng vị trí con dấu Việc đóng dấu được thực hiện khá nghiêm túc Các văn bảnkhi ban hành được kiểm tra tương đối chặt chẽ trước khi trình cho ban giám đốckí

- Các văn bản sau khi được hoàn thiện thủ tục thì được gửi đi ngay hoặcchuyển fax nên rất nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc của cơquan

- Việc quản lý văn bản đi tốt sẽ tạo điều kiện tốt cho công việc lập hồ sơ

và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan những văn bản có giá trị

 Nhược điểm:

- Việc cán bộ văn phòng kiêm nhiệm tạm thời công tác văn thư khối côngviệc là quá lớn nên nhiều văn bản vẫn còn tồn đọng không được chuyển trongngày

- Khi tiến hành công việc chuyển giao thì cơ quan vẫn chưa lập sổ chuyểngiao văn bản; các văn bản khi chuyển giao đều không yêu cầu ký nhận nên việcchuyển nhầm văn bản còn xẩy ra khi tra tìm văn bản hết sức khó khăn

- Các thông tin trong văn bản được đăng ký vào sổ chưa đầy đủ còn viếtsai nhiều

- Các văn bản trước khi ban hành đều được kiểm tra về thể thức và nộidung văn bản, nhưng vẫn sai nhiều về thể thức văn bản (xem các văn bản mẫuđính kèm phần phụ lục)

- Các văn bản lưu còn thiếu nhiều chưa thực hiện tốt dẫn đến quản lý văn

bản lưu gặp nhiều khó khăn.

Tổ chức và giải quyết văn bản đến (sơ đồ phụ lục 6)

Các cơ quan, tổ chức gửi văn bản đến Công ty Nhân viên văn thư nhậnvăn bản, kiểm tra văn bản, đăng kỹ vào sổ Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

có trách nhiệm xem xét và văn bản được chuyển giao ngay cho các đơn vịphòng, ban, các nhân liên quan trong ngày làm việc Trong quá trình các đơn vị,

cá nhân, các phòng, ban giải quyết công việc thì Trưởng phòng Hành chính –Nhân sự là người được Tổng giám đốc giao trách nhiệm giám sát và đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến Văn thư photo và lưu lại một văn bản tại Công ty

 Ưu điểm :

- Công tác giải quyết văn bản đến ở Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắcthực hiện tương đối tốt các quy trình chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc quản lý vănbản đến

- Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với văn bản đến được thựchiện tương đối đầy đủ, khoa học

- Các văn bản đến được đăng ký tổng hợp, tập trung vào một quyển gọi là

“sổ đăng ký công văn đến” giúp quản lý, theo dõi văn bản được thuận lợi

- Các thông tin điền vào sổ vẩn quản lý văn bản đến không đầy đủ;

- Việc bóc bì văn bản vẫn chưa đúng quy định, nhiều văn bản Văn thư còndùng tay xé như thế gây ảnh hưởng đến chất lượng của văn bản

- Nhiều văn bản chuyển giao không tuân thủ đúng quy trình chuyển trựctiếp văn bản đến người nhận, không yêu cầu ký nhận, không có sổ chuyển giao,nên việc quản lý văn bản không thực sự có hiệu quả, tình trạng thất lạc hay thiếusót văn bản vẫn còn diễn ra

3.1.6 Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp lài liệu vào lưu trữ cơ quan so với quy định hiện hành.

Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ là công đoạn cuối cùngcủa công tác văn thư Đây cũng là bước chuẩn bị cho công tác lưu trữ tài liệucủa Công ty Chính vì vậy, công đoạn này rất quan trọng và đó là sự cần thiếtcủa công tác văn thư

Lập hồ sơ là quá trình tập hượp các tài liệu, văn bản có cùng liên quan đếnmột vấn đề để thuận lợi cho việc bảo quản và sử dụng tài liệu đó Nội dung baogồm :

3.1.7 Nhận xét ưu, nhược điểm tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Công ty so với quy định hiện hành :

Dấu của Công ty được thể hiện trên các văn bản Dấu là đại diện choCông ty khi đi giao dịch, hay trong việc ra quyết định Con dấu làm tăng giá trịpháp lý cho văn bản cùng với chữ ký của người có thẩm quyền

Các loại dấu trong CTCP Hóa chất Miền Bắc đang sử dụng :

- Dấu pháp nhân (dấu công ty)

Công ty quản lý, sử dụng con dấu theo quy định hiện hành

Trong qua trình sử dụng con dấu của Công ty, con dấu luôn được cất giữtrong hộp và có chỗ cất riêng biệt với các vật khác Dấu được về sinh thườngxuyên

Nhân viên văn thư đã được đào tạo kỹ năng đóng dấu và thực hiện rất tốtkhi sử dụng con dấu trong quá trình giải quyết các công việc liên quan

3.2 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công

tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân, ra đời do đòi hỏikhách quan.

Các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty được tiến hành dựa trên các quy địnhcủa Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Đây là bước đầu tiên của công tác lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ saubước lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác thu thập của Công ty mới chỉ dùng lại ở khâu : Lập kế hoạchthu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xá định hồ sơ, tài liệugiao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

Thu thập tài liệu vào lưu trữ là bước đệm cho công tác chỉnh lý đượcnhanh chóng và không có thiếu sót

 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ :

Công ty CPHC Miền Bắc đã có quy chế quy định về thời gian tiến hànhchỉnh lý tài liệu nhưng công tác này hiện tại vẫn chưa được thực hiện

 công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc áp dụng khoa học kỹ thuật để đảm bảo

an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác và sử dụng

Công ty CPHC Miền Bắc xây dựng một hệ thống lưu trữ khép kín Diệntích trong phòng rộng Hiện tại cả công ty cùng làm việc trong một văn phòngmột văn phòng mở, nên hệ thống này rất thuận lợi cho việc lưu giữ tài liệu màkhông làm ảnh hưởng tới các hoạt động khác của văn phòng Tài liệu được lưugiữ trong các tủ, giá, cặp và được quản lý chặt chẽ

 Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ

Đây là công đoạn cuối cùng trong công tác lưu trữ, cũng là một côngđoạn quan trọng Đồi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững được thành phần và nộidung của tài liệu Nhằm cung cấp chính xác tài liệu, hồ sơ phục vụ cho các hoạtđộng nghiên cứu, áp dụng vào thực tế Ví dụ: Các bản vẽ, công trình, dự án…

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu gặp một số khó khăn vì cán bộ văn thưlàm kiêm nhiệm công tác lưu trữ Thời gian eo hẹp, không có chuyên môn sâu

về lưu trữ, khó khăn trong việc sắp xếp

4 Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công

ty cổ phần hóa chất Miền Bắc

4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Trang thiết bị trong văn phòng đều được hiện đại hóa, những thiết bị hưhỏng, cũ nát được thya thế hoàn toàn

Công ty cũng rất chú ý đầu tư vào nhiều trang thiết bị, máy móc trong vănphòng để cho văn phòng đầy đủ cơ sở vật chất từ đó công việc được hiệu quảhơn như : Máy tính, máy fax, máy photo, máy in hay scan

4.2 Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các thiết bijvawn phòng trong công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.

Văn phòng công ty được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế được thờigian, công sức, điều hành được hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí

về quản lí điều hành Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà lãnh đạo văn phòngthoát khổi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗinhân viên văn phòng phát huy tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụcủa mình một cách tốt nhất

Ưu điểm : Dễ điều hành công việc,huy động nhân sự, dễ kiểm tra,điềuđộng trang thiết bị, phương tiện làm việc

Nhược điểm : Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác có thể dẫnđến trì trệ công việc do chuyển giao, khó quan tâm từng loại công việc

 Mô hình văn phòng của công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc (phụ lục 7)Cách bố trí bàn làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng đã hợp lí vàtạn dụng tốt không gian làm việc

Trưởng phòng giám sát được toàn bộ hoạt động của nhân viên

4.3 Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc.

 Phần mềm quản lí nhân sự : HRMS

Phần mềm này dùng để chấm công, quản lí nhân sự, tính lương cho nhânviên rất chính xác, khoa học và hiện đại Tạo điều kiện thuận lợi trong công tácvăn phòng, nâng cao hiệu quả công việc của công ty

 Phần mềm quản lí văn bản

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ.

là văn hóa công sở Vì vậy xây dựng và phát triển nền văn hóa công sở là hếtsức cần thiết và quan trọng đối với xã hội ngày nay

2.Mục tiêu của nghiên cứu.

- Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng

- Tìm hiểu cơ sở lí luận về văn hóa công sở

- Tìm hiểu thực trạng về văn hóa công sở tại Công ty cổ phần hóa chấtMiền Bắc

- Đề xuất giái pháp và kiến nghị xây dựng môi trường văn hóa công sởhiệu quả tại Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc

Việc nghiên cứu văn hóa công sở tại Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắcnhằm nhìn nhận, đánh giá thực trạng việc thực hiện văn hóa công sở tại cơ quan

để từ đó rút ra giải pháp, điều chỉnh những hạn chế đồng thời phát ra những ưu

điểm giúp công ty phát triển ngày càng vững mạnh hơn

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là toàn bộ tập thể nhân viên trongCông ty cổ phần hóa chất Miền bắc

4 Nhiệm vụ nghiên cứu.

- Khảo sát văn hóa công sở Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc qua cácbiểu hiện : cách bài trí công ty, phong cách làm việc, giao tiếp, ứng xử, trangphục của tập thể nhân viên công ty

- Đánh giá thực trạng nghiên cứu qua ưu điểm, hạn chế liên quan đến việcthực hiện văn hóa công sở của công ty

- Đưa ra giải pháp, kiến nghị và rút ra kết luận

5 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Văn bản luật nhà nước

- Luật ban hành văn bản

- Báo cáo của ngành quản trị văn phòng, văn hóa công sở, nghi thức nhànước

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp_SV Kiều Thị Dưỡng_ĐHLT QTVPK13A

6 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Văn hóa công sở là đề tài chưa bao giờ cũ, xã hội ngày càng phát triển thìyêu cầu về xây dựng công sở ngày càng trở nên quan trọng đối với cả cơ quannhà nước và các công ty doanh nghiệp Đã có nhiều tác giả đã đề cập tới vấn đềnày cũng như một số sách báo, giáo trình luận văn được đăng tải trên mạng hayđược xuất bản thành sách như :

- Trịnh Thăng Hà, “Văn hóa ứng xử công vụ - Khái quát từ thực tiễn lịchsử”, Tạp chí tổ chức nhà nước số 9 năm 2007

- Võ Nguyên Giáp, “ Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa ViệtNam”, NXB Chính Trị Quốc gia, Hà Nội năm 2008

- Đào Thị Aí Thi, “Xây dựng mô hình lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kĩnăng giao tiếp của đội ngũ công chức hiện nay”, Tạp chí tổ chức Nhà nước số 9

năm, 2007.

- GS Trần Ngọc Thêm, “Cơ sở văn hóa Việt Nam” năm 2001

- Nguyễn Văn Minh, “Cải cách Hành chính – Những bài học vẫn mangtính thời sự”

- Ban chỉ đạo Cải cách Hành chính củaChính phủ, “Văn hóa côngsở”(T12/2006)

7.Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp quan sát : Tiến hành quan sát xem xét thực tiễn các khíacạnh về văn hóa công ty, từ đó đưa ra lí thuyết nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu : qua các tác phẩm khao họa, tạp chí,thông tin đại chúng

- Phương pháp phỏng vấn : thông qua phát phiếu khảo sát , kết hợp phỏngvấn thực tế trong quá trình giải quyết các vấn đề đặt ra của chuyên đề

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, đối chiếu, thống kê

8 Bố cục (kết cấu) của chuyên đề.

Chương I CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ.

Với sự phát triển của nền kinh tế thị trường hiện nay, văn hoá công sở làmột yêu cầu tất yếu của sự phát triển thương hiệu vì hình ảnh văn hóa công sở sẽgóp phần quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp Văn hóa công sở chính là tàisản vô hình của mỗi doanh nghiệp

1 Khái niệm văn hóa công sở.

1.1 Khái niệm văn hóa.

Một nhà quản trị nổi tiếng người Mỹ đã nói : “Văn hóa doanh nghiệp gắnliền với văn hóa xã hội, là một bước tiến của văn hóa xã hội, là tầng sâu nhất củavăn hóa xã hội”

Văn hóa là khái niệm mang nội hàm rộng với rất nhiều cách hiểu khácnhau, liên quan đến mọi mặt đời sống vật chất và tinh thần của con người Cónhiều cách định nghĩa nhưng UNESCO định nghĩa: “văn hóa nên được xem làtập hợp các đặc trưng tâm linh, vật chất, trí tuệ và cảm xúc riêng biệt của một xãhội hay một nhóm người trong xã hội, và ngoài văn học và nghệ thuật, nó baogồm lối sống, cách chung sống, hệ giá trị, truyền thống và đức tin”

1.2 Khái niệm công sở.

Công sở theo khái niệm được hiểu chung thì : Công là chung, Sở là cơquan; công sở là chỗ làm việc của cơ quan công quyền Tuy nhiên cũng có rấtnhiều định nghĩa khác nhau về công sở, tùy thuộc thuật ngữ này để chỉ khía cạnhnào Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việchành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tincho hoạt động của bộ máy quản lí nhà nước, nơi phối hợp với các hoạt độngthực hiện các nhiệm vụ được nhà nước giao, hay nói tóm lại công sở có tư cáchpháp nhân được pháp luật điều chỉnh để quản lí các công việc có tính chuyênngành và phục vụ lợi ích công Tóm lại có thể hiều chung công sở là một tổchức đặt dưới sự quản lí trực tiếp của nhà nước để tiến hành một số công việcchuyên nghành của nhà nước, thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việchành chính và nó hoạt động trong khuôn khổ Luật hành chính và các ngành luậtkhác

1.3 Khái niệm văn hóa công sở.

Văn hóa công sở là một cụm từ rất quen thuộc tuy nhiên hiện nay có rấtnhiều định nghĩa về văn hóa công sở Mỗi một tác giả nghiên cứu lại có mộtđịnh nghĩa riêng về văn hóa công sở

Theo Tổng giám đốc UNESCO Federico Mayor định nghĩa thì : Văn hóacông sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và giá trị tinh thần được cácthành viên trong tổ chức bảo tồn, duy trì và phát huy từ quá khứ đến hiện tại, làthành quả trí tuệ sáng tạo của con người trải qua các nền văn minh khác nhau,với các hình thái kinh tế - xã hội khác nhau, thể hiện bản chất nhà nước và bảnsắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất định

Theo PGS TS Vũ Thị Phụng thì Văn hóa công sở là tổng hòa những giátrị hữu hình và vô hình bao gồm trình độ nhận thức, phương pháp tổ chức, quản

lý, môi trường – cảnh quan, phương tiện làm việc, đạo đức ngề nghiệp và phongcách giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức nhằm xây dựng một công sở vănminh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao

Tóm lại văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống hữu cơ các giá trị, cácchuẩn mực, các quan niệm và các hành vi do thành viên trong doanh nghiệp đósáng tạo và tích lũy trong quá trình tương tác với môi trường bên ngoài và hộinhập bên trong tổ chức, nó đã có hiệu lực và được coi là đúng đắn, do đó đượcchia sẻ và phổ biến rộng rãi giữa các thế hệ thành viên như một phương phápchuẩn mực, tư duy và cảm nhận trong mối quan hệ với các vấn đề mà họ phảiđối mặt

Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nề nếp văn hóa khoa học, có

kỉ cương và dân chủ, đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lí cũng như cán bộ, côngchức, viên chức của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của

cơ quan

1.4 Vai trò của văn hóa công sở.

Văn hóa công sở trong công ty quyết định sự trường tồn của công ty Nóđược thể hiện qua các vai trò sau :

- Xây dựng môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, thống nhất

Nếu mối cá nhân được hoạt động và làm việc trong môi trường văn hóacông sở đúng mong muốn, sở thích và tính cách của mình sẽ tạo ra được một

môi trường làm việc tích cực cho mỗi cá nhân đó Bên cạnh đó VHCS là nétriêng của mỗi công sở và lại là điểm chung gắn kết người lao động ttrong công

sở sẽ tạo nên hiệu ứng thống nhất trong phong cách làm việc của mỗi người laođộng Hiệu quả công việc sẽ cao hơn nhiều nếu bản thân người lao động thấy

“mỗi ngày làm là một niềm vui”

- Tạo động lực làm việc

Văn hóa công sở giúp nhân viên thấy được mục tiêu, định hướng và bảnchất công việc mình đang làm Văn hóa công sơt còn tạo ra các mối quan hệ tốtđẹp giữa các nhân viên và môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh Văn hóacông sở phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm việc công sở có ý nghĩhanhc diện vì mình là một thành viên trong công ty Nhất là trong tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến Lương và thu nhập chỉ là một phần củađộng lực làm việc Người ta có thể đánh đổi chọn một môi trường làm việc cócác đồng nghiệp hòa đồng, cởi mở với mức lương thấp hơn Vì vậy đây là mộtvai trò quan trọng khi xây dựng văn hóa công sở tại doanh nghiệp

- Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp

Vì VHCS có thể đem đến niềm tự hào cho mỗi người làm việc tại công

sở, cũng có thể tạo ra một số hiệu ứng thống nhất trong ứng xử của những ngườilàm việc chung với nhau Từ đó cho thấy VHCS có tác động mạn mẽ góp phầnlàm nên phong cách làm việc chuyên nghiệp của mối cá nhân làm việc trongcông sở nói riêng cũng như cả công sở nói chung

- Xây dựng hình ảnh của cơ quan, tổ chức

Văn hóa công sở là điều kiện phát triển nhân cách và tinh thần cho conngười Khả năng gây ảnh hưởng, để ngườu khác chấp nhận giá trị của mình làmột nghệ thuật Nhờ có văn hóa con người có thể hưởng thụ những văn hóa cógiá trị vật chất và tinh thần như ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ lòng tự trọng,

Từ đó phát triển tinh thần và nhân cách của mỗi cán bộ, công chức, viên chứcgóp phần vào sự phát triển, cải cách nền hành chính công

Từ việc góp phần tạo nên những con người có nhân sinh tương đồngnhau, phong cách làm việc chuyên nghiệp giống nhau, và mỗi nét riêng của mỗicon người được phát huy sẽ làm nên uy tín của tổ chức Điều này có ảnh hưởngtốt đến việc xấy dựng hình ảnh của cơ quan tổ chức nếu tạo ra được nét văn hóa

công sở tích cực.

Tóm lại VHCS với vai trò cơ bản vừa là mục tiêu, vừa là động lực pháttriển của công sở Vì vậy, việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hóa trong công sởkhông những là nhiệm vụ của cơ quan mà còn là nhiệm vụ của mỗi nhân viêntrong công việc của mình ở các vị trí , cương vị khác nhau

1.5 Đặc điểm của văn hóa công sở.

Văn hóa công sở là biểu hiện thông qua mức độ của bầu không khí cởi mởtrong công sở cụ thể là thông qua tâm lí của từng nhân viên trong công sở, trênthực tế thì cho thấy : khi làm việc nếu tinh thần thoải mái thì lam việc rất hiệuquả và ngược lại Do đó tạo bầu không khí cởi mở được coi là vấn đề cần đượcchú ý khi xây dựng văn hóa công sở

Hành vi và hoạt động của công sở được biểu hiện thông qua tinh thần tựquản, tính tự giác của nhân viên làm việc ở công sở cao hay thấp Đây là vấn đềđược quan tâm vì thể hiện ý thức của nhân viên phải xem công việc của tổ chứccũng như công việc của gia đình mình và có trách nhiệm cao trong công việc.Như vậy hiệu quả công việc mới cao được Văn hóa công sở còn được thể hiệnthông qua mức độ áp dụng các quy chế điều hành và kiểm tra công việc đã tốtchưa, việc áp dụng quy chế đó như thế nào và áp dụng đến đâu

Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việctheo chuẩn mực cao hay thấp Có những chuẩn mực được đề ra qua cao trongkhi chưa đủ điều kiện để thực hiện các chuẩn mực đó, đẫn đến hoàn thành côngviệc không cao Vì vậy trước khi đề ra các chuẩn mực thì cần chú ý đến điềukiện, hoàn cảnh có thể đảm bảo tính khả thi trong tổ chức hay không Các biểuhiện hành vi của văn hóa công sở rất đa dạng và phong phú, cần phải xem xétmột cách tỉ mỉ mới có thể đánh giá hết được mức độ ảnh hưởng của chúng tớinăng suất lao động quản lí, hoạt động của tổ chức công sở nói chung

Kĩ thuật điều hành tạo nên văn hóa tổ chức công sở Đây là vấn đề có liênquan đến nề nếp làm việc, kỉ cương của bộ máy làm việc, nếu những kỉ cươngnày được xây dựng một cách chặt chẽ thì nền văn hóa công sở sẽ được đề cao và

tổ chức có điều kiện phát triển Thực tế cho thấy công sở là nơi thường xuyênphải gặp gỡ, giao tiếp Yếu tố cơ sở vật chất cũng quan trọng, nhưng quantrọng nhất vẫn là yếu tố con người sẽ quyết định văn hóa công sở

1.6 Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở.

- Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan

Trong bất kì một cơ quan, tổ chức nào cũng đều có nội quy, quy chế làmviệc riêng phù hợp với đặc thù hoạt động của cơ quan đó Nội quy, quy chế làmviệc là một nhân tố quan trọng có sự ảnh hưởng đến thành công hay thất bại củachính cơ quan đó

- Phong cách làm việc của lãnh đạo

Lãnh đạo là người có vị trí cao nhất, có nhiệm vụ quản lí, điều hành côngviệc của một cơ quan, tổ chức Vì vậy, mọi quyết định của lãnh đạo đều có thểảnh hưởng tích cực huặc tiêu cực đến cơ quan, tổ chức mà mình quản lí Phongcách lãnh đạo có ảnh hưởng không nhỏ đến văn hóa công sở thể hiện tài năng,

sự nổi trội của mình so với nhân viên, nhằm làm cho cấp dưới “tâm phục khẩuphục” bằng phong cách làm việc của chính mình

- Phong cách làm việc của đội ngũ nhân viên

Phong cách làm việc của nhân viên cũng một phần nào phụ thuộc vàophong cách làm việc của lãnh đạo Điều này có thể thấy vai trò của người lãnhđạo, nếu một người lãnh đạo có phong cách làm việc độc đoán, chuyên quyềnthì nhân viên luôn phải làm theo một mệnh lệnh có sẵn và không thể phát huyđược năng lực, sự sáng tạo của bản thân Vì vậy sự kết hợp hài hòa giữa lãnhđạo công ty và nhân viên cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

- Phẩm chất của đội ngũ nhân viên

Phẩm chất của đội ngũ nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển củacông ty Nếu một công ty có đội ngũ nhân viên không năng động, không chuyênnghiệp và không hướng tới lợi ích của công ty thì điều này sẽ ảnh hưởng trựctiếp đến năng suất công việc và lợi nhuận mang lại cho công ty Nói chung làphẩm chất của đội ngũ nhân viên là nhân tố quyết định trực tiếp tới sự phát triểncủa công ty

- Môi trường làm việc

Công ty cổ phần hóa chất Miền bắc luôn tạo điều kiện để nhân viên trongcông ty phát huy tối đa năng lực sự sáng tạo cũng như sự gắn bó với công ty.Chính vì vậy công ty bên cạnh việc xây dựng một môi trường làm việc thânthiện, hòa đồng thì công ty cũng có nhiều chính sách ưu đãi dành cho các nhân

viên như chế độ bảo hiểm, phúc lợi, các trợ cấp, khen thưởng

Ngoài ra việc đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khang trang giúp cho nhânviên có một môi trường làm việc thoài mái tiện nghi tạo cảm giác thoải máitrong công việc

Công ty với cách bố trí khoa học, phù hợp với các phòng làm việc củamỗi bộ phận trong cơ quan cùng với các phòng ăn phòng nghỉ ngơi hợp lí tạođiều kiện thuận lợi cho nhân viên trong sinh hoạt

- Chế độ chính sách

Chính sách nhân sự, chính sách tuyển dụng và việc làm, chính sách đàotạo và phát triển, chế độ lương và khen thưởng, chế độ phụ cấp, bảo hiểm xã hội,sinh hoạt đoàn thể và các chính sách khác

1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng văn hóa công sở.

1.7.1 Các yếu tố bên trong của công sở.

- Yếu tố con người : lãnh đạo, đội ngũ nhân viên

Để xây dựng văn hóa công sở vững mạnh thì lãnh đạo trước hết phải làtấm gương về văn hóa công sở Lãnh đạo có vai trò quyết định trong văn hóacông sở bên cạnh đó nhân viên trong công ty cũng đóng vai trò quan trọngkhông kém trong việc xây dựng văn hóa công sở Đội ngũ nhân viên trong công

ty là những người có học vấn trình độ nhất định nên họ là một yếu tố quan trọng

để nâng công ty lên tầm cao mới

- Yếu tố tài chính : kinh phí, lương, chế độ đãi ngộ, phụ cấp

- Yếu tố văn hóa truyền thống của tổ chức

- Lượng thông tin và mức độ đảm bảo thông tin, công khai, minh bạchcác thông tin trong công sở

1.7.2 Các yếu tố bên ngoài của công sở.

- Yếu tố thể chế : các quy dịnh chung của Đảng, Nhà nước và cơ quan vềcông sở, chế độ công vụ ,

- Các mối quan hệ của cơ quan

- Môi trường chính trị

- Hệ thống cơ sở pháp luật của nhà nước

- Xu thế hoạt động của nhà nước

- Các yếu tố của môi trường tự nhiên

- Tốc độ phát triển về kinh tế, xã hội của ngành, địa phương, đất nước.

2.Văn hóa công sở bắt nguồn từ đâu?

Cốt lõi của VHCS là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị củadoanh nghiệp Trong cuốn sách Văn mình làm giàu và nguồn gốc của cải của

TS Vương Quân Hoàng, chúng ta đã được đề cập tới khái niệm giá trị Giảithích một cách đơn giản, giá trị là một cái gì đó mà người ta cảm thấy quantrọng, có ích Cụm từ “Quan trọng” và “Có ích lợi” là rất đáng lưu tâm trong xâydựng VHCS doanh nghiệp Bởi lẽ lãnh đạo công ty sẽ rất khó xây dựng VHCSdoanh nghiệp, nếu không truyền đạt được những ích lợi mà VHCS doanh nghiệpđem lại Nhân viên cần được giáo dục nhận thức rằng việc đeo thẻ nhân viên,mặc đồng phục là thể hiện sự tự hào là thành viên của công ty, và có ích chocông việc của họ chứ không phải họ mang những thứ đó để làm quảng cáo.Điều này tùy thuộc rất nhiều vào từng tổ chức riêng biệt, nhưng tựu chung lại,

có một số giá trị được đề cao trong nội bộ tổ chức ở Việt Nam đó là:

 Sự thành thực (thể hiện là nói thật, không gian dối, cam kết thực hiệnnhững gì mình hứa hẹn và đảm bảo đúng những gì mình sẽ thực hiện)

 Sự tự giác (thể hiện ở mức độ sẵn sang với công việc, không ngại khókhăn, làm việc hết mình vì lợi ích của tổ chức)

 Sự khôn khéo (biết nói những gì cần nói, hỏi những điều cần hỏi, tranhluận những điều đáng tranh luận và sắp xếp những gì hợp lý nhất)

Ngoài ra còn một số giá trị khác được đề cập tới như sự tự tin, sáng tạo …Những giá trị này sẽ là nền tảng định hướng cho văn hóa của doanh nghiệp

Bản chất của VHCS DN là đối nội phải tăng cường tiềm lực, quy tụ đượcsức sáng tạo của công nhân viên chức, khích lệ họ sáng tạo ra nhiều lợi nhuậncho doanh nghiệp; đối ngoại phải được xã hội bản địa chấp nhận

Chương II.THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ

07/03/2012, kí kết hợp đông thuê đất với Công ty CP KCN Đình Vũ đầu

tư xây dựng kho bồn chứa Hóa chất- Hóa dầu

18/5/2012, khởi động dự án đầu tư xây dựng Kho chưa Hóa chất – Hóadầu quy mô lớn tại LÔ CN 5.2A Khu công nghiệp Đình Vũ – Hải An – HảiPhòng

1/3/2013, khánh thành Kho bồn chứa giai đoạn I, dung tích đạt 9500 m3,cung cấp ỏn định các hóa chất dung môi cơ bản đến phúc tạp cho các công tysản xuất công nghiệp quy mô lớn

2.1.2 Vị trí giao thương.

Kho bồn chứa Hóa chất – Hóa dầu Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắcđặt tại khu công nghiệp Đình Vũ (DVIZ – 1 trong 9 khu trung tâm công nghiệptrọng điểm của cả nước) nằm trong bán đảo Đình Vũ, trên hạ lưu sông từ HảiPhòng thông ra biển, trên thềm lục địa Vịnh Bắc Bộ; thuận lợi cho việc tiếpnhận tàu có trọng tải lớn

Thuộc đầu mối giao thông thông suốt với khu vực công nghiệp rộng lớnmiền Nam Trung Quốc sau khi tuyến đường cao tốc Côn Minh(Trung Quốc) –Lào Cai – Hà Nội – Hải Phòng được hoàn thành vào năm 2014

Cách thủ đô Hà Nội 100km; nằm trên tuyến đường sắt Hải Phòng– HàNội – Lào Cai _ Côn Minh(Trung Quốc)

Cách sân bay Cát Bi 3km (hiện đang có chuyến bay tới TP.HCM và MaCao(Trung Quốc) và đang tiếp tục mở rộng và nâng cấp thành sân bay quốc tế)

Cách cảng container Chùa Vẽ (Cảng trực thuộc Hải Phòng) 3km.

Liền kề càu cảng hàng lỏng 10.000DWT đã đi vào hoạt động từ năm 2011

và cầu cảng hàng lỏng 20.000DWT nằm ngay trong khu hóa dầu DVIZ

Cầu cảng Đình Vũ 20.000DDWWT cho phép hàng container, hàng rời vàhành hóa tổng hợp, đang hoạt động ngay trong DVIZ

Vị trí thuận lơi giúp cho công ty ngày càng vươn lên một tầm cao mớitrong nghành Hóa chất – Hóa dầu

Tham gia xây dựng phát triển và đóng góp nguồn vốn ở một số dự án sảnxuất kinh doanh trong nước về các sản phẩm hóa chất cơ bản

Phát triển và mở rộng hoạt động đầu tư, sản xuất và kinh doanh hóa chấtquy mô lớn, tham gia mạnh mẽ vào thị trường vốn và thị trường chứng khoántrong nước

Phát triển các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác : thương mại, khoa họccông nghệ

 Phạm vi hoạt động

Công ty cổ phần hóa chất Miền bắc chuyên cho thuê bồn chứa và kinhdoanh hóa chất

Kho chứa Hóa chất – Hóa dầu có tổng dung tích 17.000m3 gồm các bồn

có dung tích từ 660m3 đến 1250m3 Toàn bộ hệ thống kho bồn được kiểm soátbằng Bảng hệ thống thông số điện tử Mỗi bồn được trang bị một hệ thống phaonổi để giảm hao hụt và an toàn cho môi trường cũng như phòng cháy chữa cháy

Các sản phẩm nhập từ cầu cảng có khả năng đáp ứng tàu có công suất

20.000DWT của Công ty CP KCN Đình Vũ qua hệ thống đường ống 6” vào cácbồn.

Qúy khách có thể sử dụng các hạng mục phụ trợ như xuất đóng phuy, xetéc của công ty để xuất hàng Với hệ thống quản lí kho hàng cùng đội ngũ nhânviên và bảo vệ chuyên nghiệp theo quy chuẩn quốc tế, quý khách hàng sẽ hoàntoàn yên tầm vì : hàng hóa được bảo vệ an toàn và đảm bảo chất lượng

2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc.

2.2.1 Văn hóa giao tiếp – văn hóa ứng xử nơi công sở.

Giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đồi thông tin tạo nên các mối quan hệ giữacon người với con người với nhau nhằm nhận thức và hành động theo một mụcđích nhất định

Uứng xử là những phản ứng hành vi của con người nảy sinh trong quátrình giao tiếp, do những rung cảm cá nhân kích thích truyền đạt lĩnh hội nhữngtri thức, kinh nghiệm và vốn sống của cá nhân, xã hội trong tình huống nhấtđịnh

Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu chung nhằm gắn kết các thành viêncủa tổ chức Công ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc là một công ty chuyên cungcấp các sản phẩm hóa chất cho thị trường trong nước và ngoài nước bởi vậy giaotiếp vừa là nội dung vừa là phương tiện thực hiện việc công ty Nền văn hóaViệt Nam với bản chất là lấy tình cảm làm thước đo cho mọi hành vi ứng xử do

đó bạn phải có sự thiện chí khi thiết lập quan hệ giao tiếp Giao tiếp ứng xửchính là biểu hiện của những hành vi giao tiếp mà trong đó các bên tham giagiao tiếp cần phải tính đến đặc thù của bối cảnh cũng như thời điểm, không gianhay những yếu tố liên quan đến bên cùng tham gia giao tiếp để có nhận thức vàhành vi phù hợp Có thể nói hành vi của giao tiếp trong việc thực hiện công việctrong môi trường ccong sở là rất quan trọng , bởi đó là điều kiện nhằm đảm bảocác giá trị thủ tục và mục tiêu cửa tổ chức đòng thời là một bộ phận cấu thànhcăn bản của bất kì cơ quan nào

Chính vì vậy ta có thể hiểu Văn hóa giao tiếp - ứng xử nói chung là mộtthành tố đặc trưng của văn hóa được tạo nên bởi các quan hệ xã hội như :Truyền thống, đạo đức, pháp luật, tôn giáo, phong tục, quy tắc, tâm lí cộngđồng, đẫn đến tình cảm, lí trí, ý thức hệ và hành vi của chủ thể nhằm vươn tớimục địch : Chân – thiện – mỹ trong mọi hoàn cảnh nhất định.

Có thể nói giao tiếp ứng xử vừa là một nhu cầu vừa là một nghệ thuật.Hằng ngày để hiểu biết nhau, trao đổi tin tức, phổ biến kiến thức, con ngườiđều phải vận dụng hết ngôn ngữ nét mặt, lời nói, ngôn ngữ dáng điệu cử chỉ tất

cả điều đó được gọi là phong cách ứng xử phi ngôn ngữ và ứng xử bằng ngônngữ Và qua hơn 2 tháng thực tập thực tế tại công ty tôi thấy các nhân viên trongcông ty nắm bắt và vận dụng khá tốt khi giao tiếp, ứng xử với khách hàng, giaotiếp qua điện thoại hay gặp các đối tác trực tiếp với những cử chỉ đẹp nhất mà họ

có thể làm được đó là điều dẫn đến thành công của công ty

2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ công ty.

2.2.1.1.1 Giao tiếp giữa nhân viên với cấp trên.

Một trong những quá trình giao tiếp giữa nhân viên với cấp trên là mộtquá rình tương tác gắn bó với phản hồi thông tin, đề đạt ý kiến nguyện vọng từcấp dưới với cấp trên tức là cấp dưới báo cáo với cấp trên về các phương pháp,cách thức hoạt động, kết quả thực hiện công việc đối với chính bản thân họ,củađồng nghiệp và của tổ chức với cấp trên thông qua các hành vi, cử chỉ của đồngnghiệp thông qua ứng xử, giao tiếp

Công ty cổ phần hóa chất Miền Bắc có đội ngũ nhân viên khá đông đảovới đội ngũ khoảng 47 nhân viên gồm 26 nam 21 nữ cùng nhiều nhân viên thicông sản xuất khác đều là những người có kinh nghiệm Những nhân viên trongphòng nhân sự, phòng kế hoạch, phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh đều là những người nhiệt huyết, trẻ trung, năng động, thẳng thắn và quyết đoántrong công việc

Trong hoạt động hằng ngày của công ty tôi nhận thấy giao tiếp của nhânviên cấp dưới với nhân viên cấp trên luôn có sự kính trọng, tin tưởng nhưng

không vì thế mà tạo ra một khoảng cách khó làm việc theo kiểu “ông chủ” và

“người làm thuê” mà là cùng hợp tác và phát triển trên cơ sở mối quan hệ bìnhđẳng, hợp tác vì mục tiêu chung của công ty, chính vì vậy khi làm việc ở công tytôi thấy sự thân thiện giữa cấp dưới với cấp trên nhưng không mất đi sự kínhtrọng Vậy nen những nhân viên trong công ty có thể phát huy tối đa sự sáng tạotrong công việc, tạo ra bầu không khí thoải mái đạt hiệu quả cao

2.2.1.1.2 Giao tiếp của lãnh đạo với cấp dưới.

Ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên của doanh nghiệp luôn chútrọng bồi đắp văn hóa doanh nghiệp từng ngày Cụ thể CTCP HC Miền Bắc đã

đề ra những quy định về thái độ làm việc trong doanh nghiệp đó là văn hóa ứng

xử của nhân viên cấp trên với cấp dưới Với một đội ngũ nhân viên khá đôngđảo mối nhân viên trong công ty lại có độ tuổi, thâm niên và trình độ khác nhau

vì vậy tính cách và tác phong làm việc của hộ cũng khác nhau để gắn kết mọingười thành một tập thể đoàn kết lãnh đạo công ty luôn luôn phải đối xử côngbằng, khách quan, phân chia công việc đồng đều phù hợp vơi chuyên môn củatừng người, đông thời lãnh đạo công ty luôn chú ý và lắng nghe những đề xuất,những tâm tư, nguyện vọng cũng như am hiểu hoàn cảnh của mỗi nhân viên,khen thưởng, động viên kịp thời cũng như góp ý thẳng thắn với nhân viên cấpdưới khi họ có những thiếu sót Bên cạnh đó thì quản lý phải công khai minhbạch, tín nhiệm người có năng lực Lãnh đạo khong chỉ là người xếp gươngmẫu, nghiêm túc trong công việc mà cồn rất thân thiện, quan tâm đên đời sốngnhân viên, hàng tháng công ty vẫn thường tổ chức liên hoan văn nghệ, trao giảithưởng cho những nhân viên hoàn thành tốt công việc, đạt chỉ tiêu đề ra, công tycũng tổ chức thăm hỏi, động viên kịp thời các công việc có liên quan đến đờisống nhân viên như : hiếu, hỉ Đó là những đặc điểm không phải cơ quan, doanhnghiệp nào cũng có được

2.2.1.1.3 Giao tiếp với đồng nghiệp.

Đồng nghiệp là người mà chúng ta rất hay tiếp xúc với họ, cùng hợp tácxây dựng và thực hiện các dự án của công ty, vì vậy cần phải thiết lập mối quan