Công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀKHÁI QUÁT VỀ TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 3 1.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 3 1.1.1. Một số khái niệm về công tác Văn thư 3 1.1.2. Nội dung của công tác Văn thư 3 1.1.3. Vai trò của công tác Văn thư 4 1.2. Khái quát về Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7 1.2.1. Sự hình thành và phát triển của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7 1.2.3. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 8 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TÒA ÁNNHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 9 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 9 2.1.1. Tổ chức công tác Văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 9 2.1.2. Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư ở Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 10 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 11 2.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 11 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 12 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư của Tòa án quận Cầu giấy 12 2.3.1. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến của Tòa án quận Cầu Giấy 12 2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi 13 2.3.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 16 2.3.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 17 2.3.5. Lập hồ sơ và lưu trữ 18 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 19 3.1. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư của tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Nhược điểm 25 3.1.3. Công tác chỉ đạo điều hành nhằm nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 27 3.1.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 29 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 3

1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 3

1.1.1 Một số khái niệm về công tác Văn thư 3

1.1.2 Nội dung của công tác Văn thư 3

1.1.3 Vai trò của công tác Văn thư 4

1.2 Khái quát về Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7

1.2.1 Sự hình thành và phát triển của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7

1.2.3 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy8 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 9

2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 9

2.1.1 Tổ chức công tác Văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 9

2.1.2 Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư ở Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 10

2.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 11

2.2.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 11

2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 12

2.3 Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư của Tòa án quận Cầu giấy 12

2.3.1 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến của Tòa án quận Cầu Giấy 12

2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đi 13

2.3.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 16

2.3.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 172.3.5 Lập hồ sơ và lưu trữ 18

Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 19

3.1 Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư của tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 193.1.1 Ưu điểm 193.1.2 Nhược điểm 253.1.3 Công tác chỉ đạo điều hành nhằm nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 273.1.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 29

KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư trong các cơ quan Hành chính nhà nước đóng một vaitrò rất quan trọng trong công tác quản lý cũng đối với tất cả các cơ quan, tổ chứctrong xã hội Mỗi cơ quan tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều

có đặc điểm chung là trong quá trình quản lý và hoạt động đều tạo ra những vănbản giấy tờ và đòi hỏi công tác văn thư phải lưu trữ lại để tham khảo,tra cứu khicần thiết sử dụng Việc soạn thảo văn bản quan trọng nhưng việc lưu trữ bảoquản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu cũng quan trọng không kém Chính

vì vậy trong tất cả các cơ quan, tổ chức đều cần có công tác văn thư Để thấytầm quan trọng của công tác văn thư trong thời kì hiện đại hóa mọi công tác củangành văn thư được hiện đại hơn cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lýlãnh đạo và điều hành

Cùng với sự phát triển của đất nước, bộ máy nhà nước đã có những bướcphát triển mạnh mẽ, nhằm phục vụ đất nước, phụng sự nhân dân Để đảm bảo sựlãnh đạo, chỉ đạo tập trung, thống nhất của nhà nước, công tác truyền tải thôngtin chỉ đạo từ trên xuống dưới về chủ trương, chính sách và phản ánh thực tiễn

từ dưới lên để báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất những ý kiến, bất cập đểđiều chỉnh, bổ sung ngày càng cấp thiết, công tác chuyển tải thông tin phổ biếnnhất là bằng hình thức văn bản Chính vì vậy, công tác văn bản đã được áp dụngvới nhiều sáng kiến, đổi mới, với tiến bộ của khoa học kỹ thuật tiến tiến đượcphục vụ vào công tác này, đặc biệt là giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin nhưhiện nay, nối mạng toàn cầu, công tác văn bản đã trở thành đơn giản khi trao đổithông tin giữa các quốc gia trên toàn thế giới

Văn bản ngày nay đang được áp dụng phổ biến tại các cơ quan, đơn vịtrong hệ thống chính trị (Đảng, chính quyền, các đoàn thể chính trị xã hội ), làhình thức chuyển thông tin cơ bản nhất, có tính pháp lý cao, đang được sử dụngrộng rãi Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quannhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản làphương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổchức và công dân

Việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định của Nhà nước sẽđảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảmbảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lýhành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Chính vì vậyviệc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cựcvào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhànước nói chung.

2 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư của Tòa án nhân dânquận Cầu Giấy

Phạm vi nghiên cứu đề tài: Công tác văn thư của Tòa án nhân dân quậnCầu Giấy năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong đề tài nghiên cứu này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứunhư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế…

Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Tòa án nhândân quận Cầu Giấy

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu GiấyChương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thưtại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ

KHÁI QUÁT VỀ TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư

1.1.1 Một số khái niệm về công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho các hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,

xã hội, các đơn vị vũ trang Là hoạt động các công việc về vấn đề \xây dựng vănbản và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Các văn bảnhình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơquan đạt hiệu quả

Công tác văn thư là hạot động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thànhtrong hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt độngkhởi đầu bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản , quản lý vănbản và tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức , lập hồ

sơ, quản lý và sử dụng con dấu

1.1.2 Nội dung của công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhànước, các tổ chức kinh tế , tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhândân (gọi tắt là cơ quan)

Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú

và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước

Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết lànhững văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉđạo của cấp trên, văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đềnghị phối hợp thực hiện Còn những văn bản do các phòng ban cơ quan sản sinh

ra được lưu tại các phòng ban chuyên môn

Nghiệp vụ của công tác văn thư:

-Quản lý văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc

-Quản lý văn bản đi

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản

+ Đăng ký văn bản đi

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn( nếu có)+ làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

+ Lưu văn bản đi

-Quản lý và sử dụng con dấu

+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa người có thầm quyền

+ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản của Viện hàn lâm

+ chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức

+ đóng dấu vào văn bản đã có nội dung

1.1.3 Vai trò của công tác Văn thư

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các côngviệc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liềnvới văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sửdụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai tròcủa công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước làrất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chínhtrị, kinh tế, văn hoá, xã hội.Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, nhữngcăn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất côngviệc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc mộtcách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả vàđây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,

tổ chức và các bí mật quốc gia

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tácvăn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhànước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúcđẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, mỗi cơ quanhành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai tròcủa công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằmđưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng caohiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian qua công tác vănthư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưathực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưutrữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưađáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…

Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơquan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chấtlượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nướcnhư sau:

Một là để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được nhữngbước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt làcác cấp lãnh đạo Cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn,một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các

cơ quan chức năng chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơquan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biếncác văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viênchức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư,lưu trữ và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướngdẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và SởNội vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Hai là tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịpthời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Giảiquyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ vănthư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư,lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng pháttriển của ngành

Ba là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìmvăn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan Việc ứng dụng khoa họccông nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến,quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian,công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoátài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệulưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức

Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầmquan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, sốliệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn,nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã

hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công táccủa mỗi cơ quan, tổ chức.

1.2 Khái quát về Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Tên đơn vị: Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Trụ sở làm việc tại số 18 ngõ 68 đường Cầu Giấy, phường Quan Hoa,quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Về cơ sở vật chất:

Trụ sở của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy được xây dựng 3 tầng trêndiện tích đất sử dụng 1470m2 gồm có 16 phòng làm việc, 03 phòng xử án, 01phòng họp, 01 hội trường, 02 kho lưu trữ Các phòng làm việc đều được trang bịđầy đủ bàn ghế làm việc, tủ để hồ sơ tài liệu, máy vi tính, máy in, máyphotocopy, máy fax, và 02 xe máy phục vụ các cán bộ công chức trong đơn vịhoạt động chuyên môn tốt

1.2.1 Sự hình thành và phát triển của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Quá trình thành lập :TAND quận Cầu Giấy là một Tòa án non trẻ, nơi cửangõ phía Tây của Thủ đô Hà Nội, Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy đươc thànhlập năm 1977 trên cơ sở Nghị định số 74/CP ngày 22/11/1996 của Thủ TướngChính phủ và quyết định số 1085/QĐ-QLTA ngày 25/12/1996 của Bộ trưởng

và 01 Hội luật gia

1.2.3 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy được thành lập với chức năng nhiệm vụchính là xét xử, giải quyết các loại án hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình,hành chính, kinh doanh thương mại, lao động và công tác thi hành án

Theo quy định tại Điều 170 (BLTTHS) Bộ luật Tố tụng Hình sự (đượcthông qua ngày 21/11/2003) thì Toà án nhân dân (TAND) cấp huyện có thẩmquyền xét xử các vụ án hình sự về những tội phạm ít nghiêm trọng, tội phạmnghiêm trọng và rất nghiêm trọng (trừ các tội xâm phạm an ninh quốc gia; cáctội phá hoại hòa bình, chống loài người và tội phạm chiến tranh, các tội quy địnhtại các Điều 93, 95, 96, 172, 216, 217, 218, 219, 221, 222, 223, 224, 225, 226,

263, 293, 294, 295, 296, 322 và 323 của Bộ luật Hình sự)

TIỂU KẾT

Qua đây em đã trình bày tóm tắt được những cơ sở lý luận về công tácvăn thư và giới thiệu vài nét về Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy và từ đó nắmđược nội dung công tác văn thư lưu trữ , sự hình thành phát triển, chức năngnhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TÒA ÁN

NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

2.1.1 Tổ chức công tác Văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo , quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị Công tác văn thư baogồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan

Công tác văn thư có giá trị quan trọng không thể thiếu được trong hoạtđộng của cơ quan, nó gắn liền với hoạt động cơ quan, và được xem như một bộphận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lýnhà nước Đặc biệt đối với văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổchức, lãnh đạo điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợpphục vụ lãnh đạo, do đó công tác văn thư đóng một vai trò rất quan trọng

Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan, cácphòng ban, cấp dưới với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt độngcủa cơ quan nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất

và chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, gìn giữ bí mậtcủa cơ quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Bởi vậy ta thấy rằng công tácvăn thư không thể thiếu trong cơ quan

Nhiệm vụ chính của cán bộ làm công tác văn thư là:

*Soạn thảo và ban hành văn bản

+ Kiểm tra thể thức văn bản đi, đóng dấu vào văn bản, đăng ký và chuyểngiao văn bản đi.

*Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản, đăng ký và chuyển giao vănbản đến, đóng dấu đến và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

*Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Xây dựng danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

*Quản lý và sử dụng con dấu

Các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, ……

Trách nhiệm quản lý con dấu

Bảo quản con dấu

2.1.2 Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư ở Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Văn thư Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy là tổ chức giúp việc cho Chánh

án của Tòa án nhân dân quân Cầu Giấy, là đầu mối thông tin giúp cho Chánh ántrong việc điều hòa phối hợp các hoạt động, phối hợp với các đơn vị chức nănggiúp Chánh án soạn thảo và trình Chánh án ban hành các quy định nội bộ nhằmxây dựng nề nếp quản lý một cách khoa học, có hiệu quả trong quá trình điềuhành các hoạt động của Tòa Giúp tham mưu cho Chánh án về công tác quản lívăn bản hoặc quản lý nhân lực

Tiếp nhận, luân chuyển và giải quyết kịp thời văn bản đi, văn bản đếnkhông để xảy ra sai sót; đóng dấu các loại giấy tờ theo đúng nguyên tắc Thựchiện tốt công tác lập, lưu hồ sơ, tài liệu của Tòa, Văn phòng nộp lưu vào lưu trữphục vụ các cán bộ, công chức, viên chức đến khai thác thông tin kịp thời vàhiệu quả

Văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy được bố trí một phòng làmviệc riêng có trang thiết bị hiện đại như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan,

điện thoại nơi làm việc của phòng văn thư được bố trí rất hợp lý, khoahọc.phục vụ cho công tác hành chính quản lí văn bản và tiếp công dân.

2.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

2.2.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Được sự quan tâm của Chánh án Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, hàngnăm tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư nhằm nâng caotrình độ chuyên môn và nắm bắt được những quy chế mới trong công tác vănthư để áp dụng trong công tác văn phòng cũng như công việc chung của các an

em tròn cơ quan Hàng quý cán bộ làm công tác văn thư phải có báo cáo để đánhgiá được những kết quả đã làm được, những việc chưa làm được Lắng nghe ýkiến đóng góp của các phòng ban khác

Trang thiết bị đầy đủ, hiện đại giúp cho quá trình giải quyết công việcnhanh chóng, chính xác, hiệu quả

Các văn bản chỉ đạo:

Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 về hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủsửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu

2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy

Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 về hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủsửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu

2.3 Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư của Tòa án quận Cầu giấy

2.3.1 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến của Tòa án quận Cầu Giấy

Hàng ngày tiếp nhận văn bản, công văn, giấy tờ, đơn thư do các tổ chức,

cá nhân chuyển đến, lấy số công văn đến vào sổ công văn đến và báo cáo Chánh

án xư lý

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, Văn thư hoặc người được giaonhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêmphong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Vănbản đến có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ cán bộ, viênchức hoặc bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay với Lãnhđạo cơ quan, người có trách nhiệm để xử lý;

Các loại đơn khởi kiện, đơn xin ly hôn được tiếp nhận vào bộ phận nhậnđơn phải được vào sổ công văn văn đến để trình Lãnh đạo phân công thẩm phánqiair quyết và xử lý kịp thời

2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản

Đăng ký văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.Lưu văn bản đi

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, thángcủa văn bản

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót thì báo cho Chánh Văn phòng,Trưởng phòng Hành chính hay người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của đơn vị được ghi số theo sổ công văn đi do Tòa thànhphố cung cấp được Văn thư thống nhất quản lý

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Nội vụ

- Ghi ngày, tháng của văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoĐiểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng thẩmquyền hoặc không đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn thư trả lại vào báocáo với lãnh đạo trực tiếp

Sau khi kiểm tra lại văn bản lần cuối cùng, văn thư đóng dấu cơ quan vàdấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi.

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định;

- Đóng dấu cơ quan

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏtươi theo quy định

Đóng dấu vào phụ lục kèm theo, các loại phiếu

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính; phiếu thăm dò tínnhiệm; phiếu đánh giá của các đề tài do người ký văn bản quyết định và dấuđược đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên củaphụ lục hay phiếu tín nhiệm, phiếu đánh giá

Các phụ lục kèm theo văn bản chính phải có chữ ký của người ký vănbản

- Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo; Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

- Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

Lực chọn phong bì;

Viết bì;

Vào bì và dán bì;

Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì ( nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi

Những văn bản đi đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được pháthành ngày trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo;

Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửivăn bản đi bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểmtra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Tòa án,đơn vị hoặc các cơ quan, đơn vị cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổchuyển giao văn bản, ghi rõ số lượng, họ tên người nhân và thời giao nhận vào

sổ chuyển văn bản;

Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểnphát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việcphải gửi văn bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn theo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định

Đối với những văn bản đi có đóng dấu "Tài liệu thu hồi" phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc;

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báocáo ngay Chánh Văn phòng để kịp thời xử lý

- Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bảnchính lưu trong hồ sơ công việc

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dầu và sắp xếp theo thứ tự đăngký.Bản còn lại được lưu tại các hồ sơ vụ án

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức

độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập Sổ sử dụng bản lưu để theo dõi và phục vụkịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật củađơn vị

Các loại bản án, quyết định của tòa được chia rõ rang thành các mục cácloại bản án quyết định khác nhau

Văn thư có nhiệm vụ lưu giữ cẩn thận để phục vụ cho công tác sao lưuhoặc cấp trích sao cho các đương sự

2.3.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật

Đối với văn bản “ tối mật”, “ tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặcngười được ủy quyền bóc và quản lý

- Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm cácnhiệm vụ đăng ký văn bản này Văn thư có thể được trủ trưởng giao cho nhiệm

vụ quản lý văn bản”mật” hoặc không Nếu không được giao nhiệm vụ giải quyếtvăn bản mật thì chỉ ghi vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay ngườinhận

- Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường,chỉ khác nhau cột “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “mức độ mật”