Xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 cho siêu thị thực phẩm sạch fresh

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ SINH HỌC ~~~~~o0o~~~~~ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 CHO SIÊU THỊ THỰC PHẨM S

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ SINH HỌC

~~~~~o0o~~~~~

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 CHO SIÊU THỊ THỰC PHẨM SẠCH

FRESH

Người hướng dẫn : GS HOÀNG ĐÌNH HÒA

Sinh viên thực hiện : PHẠM DIỆU LINH

Lớp : CNSH 12-01

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ SINH HỌC

~~~~~o0o~~~~~

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 CHO SIÊU THỊ THỰC PHẨM SẠCH

FRESH

Người hướng dẫn : GS HOÀNG ĐÌNH HÒA

Sinh viên thực hiện : PHẠM DIỆU LINH

Lớp : CNSH 12-01

HÀ NỘI-2016

LỜI CẢM ƠN

Luận văn tốt nghiệp đại học được hoàn thành tại Viện Đại học Mở Hà Nội Có được bản luận văn tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới GS Hoàng Đình Hòa đã trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt, giúp đỡ em với những chỉ dẫn quý giá trong suốt quá trình triển khai, nghiên cứu và hoàn thành đề tài " XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 CHO SIÊU THỊ THỰC PHẨM SẠCH FRESH "

Xin chân thành cảm ơn các Thầy Cô giáo đã trực tiếp giảng dạy truyền đạt những kiến thức khoa học ngành Công nghệ sinh học cho em trong nhưng năm tháng qua cũng như xin cảm ơn khoa Công nghệ sinh học, Viện Đại học

Mở Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành khoá luận này

Con cảm ơn bố mẹ đã sinh thành và nuôi dạy con nên người để hôm nay con có thể hoàn thành khóa luận này Cũng xin ghi nhận công sức và sự nhiệt tình của các bạn trong nhóm thực tập ISO đã đóng góp ý kiến và giúp đỡ cùng tôi triển khai, điều tra thu thập thông tin cũng như quan tâm động viên khuyến khích trong thời gian hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Phạm Diệu Linh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Phần 1: NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ISO 9000 2

1 Hệ thống ISO 9000 2

1.1 Khái niệm 2

1.1.1 ISO là gì? 2

1.1.2 ISO 9000 2

1.2 Xuất xứ, mục đích 3

1.2.1 Xuất xứ 3

1.2.2 Mục đích 4

1.3 Các nội dung cơ bản về hệ thống ISO 9000 5

1.3.1 Qúa trình xây dựng tiêu chuẩn ISO 5

1.3.2 Triết lý của ISO 9000 6

1.3.4 Các bước áp dụng ISO 9000 6

1.4 Lợi ích khi áp dụng ISO 9000 8

1.5 Tình hình áp dụng ISO 9000 trên thế giới và Việt Nam 10

1.5.1 Tình hình áp dụng ISO 9000 trên thế giới 10

1.5.2 Tình hình áp dụng ISO 9000 ở Việt Nam 11

Phần 2: NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG VĂN BẢN ĐỂ THỰC HIỆN ISO 9000 12

1 TỔNG QUAN VỀ SIÊU THỊ THỰC PHẨM SẠCH FRESH 12

1.1 Giới thiệu chung về siêu thị thực phẩm sạch Fresh 12

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Fresh 13

1.2.1 Chức năng 13

1.2.2 Nhiệm vụ 13

1.2.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức của Fresh 13

2 Quy trình làm việc áp dụng theo iso 9000 của các bộ phận trong siêu thị

thực phẩm sạch fresh 15

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của siêu thị Fresh 15

2.2 Nhiệm vụ và quy trình thực hiện 15

2.2.1 Giám đốc siêu thị 15

2.2.2 Tổ văn phòng 19

2.2.3 Bộ phận hỗ trợ kinh doanh 28

2.2.4 Bộ phận quản lý chất lượng 35

2.2.5 Tổ thực phẩm 38

2.2.6 Tổ xuất nhập hàng hóa 40

2.2.7 Bộ phận an ninh 57

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của siêu thị thực phẩm sạch Fresh 15

Hình 2 Sơ đồ quy trình lập kế hoạc hoạt động của siêu thị 16

Hình 3 Sơ đồ quy trình làm việc của hệ thống kế toán 20

Hình 4 Sơ đồ xử lý, phân loại sắp xếp 21

Hình 5 Sơ đồ quy trình báo cáo truyền tin 21

Hình 6 Bản thanh toán tiền lương 22

Hình 7 Sơ đồ quy trình làm việc của tổ vi tính 28

Hình 8 Sơ đồ quy trình nhập kho hàng hóa 41

Hình 9 Sơ đồ quy trình xuất kho hàng hóa 50

DANH MỤC BẢNG Bảng 1 Sổ theo dõi sửa chữa 24

Bảng 2 Công việc hàng ngày của nhân viên bảo trì 26

Bảng 3 Chế độ báo cáo 27

DANH MỤC MẪU PHIẾU Mẫu 1 Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa móc móc, trang thiết bị 23

Mẫu 2 Biên bản nghiệm thu 24

Mẫu 3 Phiếu lý lịch máy 25

Mẫu 4 Phiếu giao ca 29

Mẫu 5 Mẫu báo cáo doanh thu 31

Mẫu 6 Báo cáo thiếu hàng 46

Mẫu 7 Phiếu nhập kho 47

Mẫu 8 Giấy đề nghị nhập hàng hóa 48

Mẫu 9 Thẻ kho 49

Mẫu 10 Thẻ kho 54

Mẫu 11 Phiếu xuất kho hàng hóa 55

Mẫu 12 Báo cáo nhập xuất tồn 56

MỞ ĐẦU

Ngày nay chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các tổ chức, doanh nghiệp Đảm bảo, cải tiến chất lượng và tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ thực hiện ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà ngày càng được thể hiện rộng rãi trong các lĩnh vực như quản lý hệ thống siêu thị, quản lý hành chính,

y tế giáo dục, đào tạo, tư vấn, Chính vì vậy dưới sự hướng dẫn của GS Hoàng Đình Hòa tôi đã chọn đề tài "XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 CHO SIÊU THỊ THỰC PHẨM SẠCH FRESH" để tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 và tình hình áp dụng hệ thống này ở Việt Nam cũng như toàn thế giới Qua đó áp dụng vào xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 cho siêu thị thực phẩm sạch Fresh Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 đưa ra các văn bản các nhiệm vụ, quy trình thực hiện, chỉ tiêu đánh giá chất lượng và áp dụng theo yêu cầu thực tế của hệ thống các siêu thị nói chung cũng như siêu thị thực phẩm sạch Fresh nói riêng

áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong tất cả các hoạt động của siêu thị bao gồm các nhiệm vụ: Kiểm soát tài liệu; Kiểm soát hồ sơ; Đánh giá chất lượng nội bộ; Kiểm soát sản phẩm không phù hợp; Hành động khắc phục; Hành động phòng ngừa và Các hoạt động cải tiến qua đó góp phần đồng nhất và nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của lĩnh vực quản lý siêu thị

Phần 1: NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ISO 9000

“THE INTERNATIONAL ORGANNIZATION FOR TANDARDIZATION”

Các thành viên của nó là các Tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của hơn một trăm nước trên thế giới Trụ sở chính của ISO đặt tại Geneve (Thụy sỹ) Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha ISO là một tổ chức phi chính phủ Nhiệm vụ chính của tổ chức này là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn (không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau ISO có 164 thành viên

− Việt Nam là thành viên chính thức từ năm 1977 và là thành viên thứ 72 của ISO Cơ quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng

1.1.2 ISO 9000

− Là bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mô trong việc xây dưng, áp dụng và vận hành các

hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực

− ISO 9000 được duy trì bởi tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO), là tổ chức đang hoạt động dựa trên giấy chứng nhận quyền công nhận tiêu chuẩn này Bộ tiêu chuẩn này được đúc kết từ các kinh nghiệm về hệ thống quản lý chất lượng và được thừa nhận, áp dụng rộng rãi trên thế giới

− ISO được áp dụng ở Việt Nam hiện nay do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 176, Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn và được

Bộ khoa học và công nghệ công bố

1.2 Xuất xứ, mục đích

1.2.1 Xuất xứ

Trong những năm 70 nhìn chung giữa các ngành công nghiệp và các nước trên thế giới có những nhận thức khác nhau về “chất lượng” Do đó, Viện tiêu chuẩn Anh Quốc (British Standard Institute - BSI) là một thành viên của ISO đã chính thức đề nghị ISO thành lập một ủy ban kỹ thuật để phát triển các tiêu chuẩn quốc tế về kỹ thuật và thực hành bảo đảm chất lượng, nhằm tiêu chuẩn hóa việc quản lý chất lượng trên toàn thế giới Ủy ban kỹ thuật 176 (TC 176 - Technical committee 176) ra đời gồm đa số là thành viên của cộng đồng Châu Âu đã giới thiệu một mô hình về hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các tiêu chuẩn sẳn có của Anh quốc là BS-5750 Mục đích của nhóm TC176 là nhằm thiết lập một tiêu chuẩn duy nhất sao cho có thể áp dụng được vào nhiều lĩnh vực kinh doanh, sản xuất và dịch vụ Bản thảo đầu tiên xuất bản vào năm 1985, được chấp thuận xuất bản chính thức vào năm

1987 và sau đó được tu chỉnh vào năm 1994 với tên gọi ISO 9000

Quá trình hình thành sơ lược như sau :

− 1956 Bộ Quốc Phòng Mỹ thiết lập hệ thống MIL - Q9858, nó được thiết kế như là một chương trình quản trị chất lượng

− 1963, MIL-Q9858 được sửa đổi và nâng cao

− 1968, NATO chấp nhận MIL-Q9858 vào việc thừa nhận hệ thống bảo đảm chất lượng của những người thầu phụ thuộc các thành viên NATO (Allied Quality Assurance Publication 1 - AQAP - 1 )

− 1970, Bộ Quốc Phòng Liên Hiệp Anh chấp nhận những điều khoản của AQAP - 1 trong Chương trình quản trị Tiêu chuẩn quốc phòng, DEF/STAN 05-8

− 1979, Viện Tiêu Chuẩn Anh Quốc (British Standards Institute - BSI) đã phát triển thành BS 5750, hệ thống tiêu chuẩn chất lượng quản trị đầu tiên trong thương mại

− 1987, Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa - ISO - chấp nhận hầu hết các tiêu chuẩn BS 5750 và ISO 9000 được xem là những tài liệu tương đương như nhau trong áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng quản trị

− 1987, Ủy ban Châu Âu chấp nhận ISO 9000 và theo hệ thống Châu Âu

− Tại Việt Nam, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chấp thuận hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 thành hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9000

1.2.2 Mục đích

− Hệ thống quản lý của một tổ chức bị chi phối bởi mục đích, sản phẩm

và thực tiễn cụ thể của tổ chức đó Do vậy, hệ thống chất lượng cũng rất khác nhau giữa tổ chức này với tổ chức kia Mục đích cơ bản của quản lý chất lượng là cải tiến hệ thống và quá trình nhằm đạt được sự cải tiến chất lượng liên tục Các tiêu chuẩn trong bộ ISO 9000 mô tả là các yếu tố mà hệ thống chất lượng nên có nhưng không mô tả cách thức mà một tổ chức cụ thể thực hiện các yếu tố này Các tiêu chuẩn này không có mục đích đồng nhất hóa các

hệ thống chất lượng Nhu cầu tổ chức là rất khác nhau Việc xây dựng và thực hiện một hệ thống chất lượng cần thiết phải chịu sự chi phối của mục đích cụ thể, sản phẩm và quá trình cũng như thực tiễn cụ thể của tổ chức đó

− ISO 9000 đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng : chính sách và chỉ đạo về chất lượng, nghiên cứu thị trường, thiết kế và triển

1.3 Các nội dung cơ bản về hệ thống ISO 9000

1.3.1 Qúa trình xây dựng tiêu chuẩn ISO

Quá trình xây dựng các tiêu chuẩn ISO phải tuân theo các nguyên tắc

cơ bản sau:

− Sự nhất trí : ISO quan tâm đến quan điểm của các phía có quan tâm: nhà sản xuất, người bán hàng, người sử dụng, các nhóm tiêu thụ, các phòng kiểm nghiệm, các chính phủ, các nhà kỹ thuật và các cơ quan nghiên cứu

− Qui mô: dự thảo các tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu của các ngành và khách hàng trên toàn thế giới

− Tự nguyện: việc tiêu chuẩn hóa chịu tác động của thị trường và do đó

nó dựa trên sự tự nguyện thực hiện của tất cả các bên có quan tâm

Xây dựng tiêu chuẩn:

Các tiêu chuẩn quốc tế do các ủy ban kỹ thuật của ISO xây dựng và được thực hiện qua 5 bước:

• Đề nghị:

− Xác nhận nhu cầu ban hành một tiêu chuẩn mới

− Đề nghị một vấn đề mới được đưa ra để các ủy ban và tiểu ban kỹ thuật

có liên quan thảo luận và lựa chọn

− Đề nghị được chấp thuận nếu đa số thành viên của ủy ban hay tiểu ban

kỹ thuật đồng ý và có ít nhất 5 thành viên cam kết tham gia tích cực vào đề án

• Chuẩn bị :

Các chuyên gia trong nhóm cộng tác xây dựng một bản dự thảo tiêu chuẩn được đề nghị Khi nhóm cho rằng bản dự thảo đã tương đối hoàn thiện thì nó được đưa ra thảo luận trong các ủy ban và tiểu ban

• Thảo luận :

Dự thảo được đăng ký bởi ban thư ký trung tâm của ISO và được phân phát cho các thành viên tham gia trong các ủy ban và tiểu ban chuyên môn để lấy ý kiến Dự thảo được tuần tự xem xét cho đến khi đạt được sự nhất trí về

nội dung Sau đó là giai đoạn dự thảo tiêu chuẩn quốc tế

• Phê chuẩn :

Bản dự thảo tiêu chuẩn quốc tế được chuyển tới tất cả các cơ quan thành viên của ISO để thu thập ý kiến trong 6 tháng Nó được phê chuẩn và được coi là tiêu chuẩn quốc tế nếu được 3/4 thành viên của ủy ban hay tiểu ban kỹ thuật đồng ý và chỉ có dưới 1/4 phiếu chống Nếu cuộc biểu quyết không thành, bản tiêu chuẩn quốc tế dự thảo được trả lại ủy ban kỹ thuật để xem xét lại

• Công bố :

Nếu tiêu chuẩn được phê chuẩn, người ta chuẩn bị văn bản chính thức kết hợp với các ý kiến đóng góp khi biểu quyết Văn bản chính thức được gởi tới ban thư ký trung tâm của ISO Cơ quan này sẽ công bố

1.3.2 Triết lý của ISO 9000

Các tiêu chuẩn của ISO 9000 được xây dựng dựa trên cơ sở những triết

lý sau:

− Hệ thống chất lượng quản trị quyết định chất lượng sản phẩm

− Làm đúng ngay từ đầu là chất lượng nhất, tiết kiệm nhất

− Quản trị theo quá trình và ra quyết định dựa trên sự kiện, dữ liệu

− Lấy phòng ngừa làm chính

1.3.4 Các bước áp dụng ISO 9000

Việc áp dụng ISO 9000 đối với một doanh nghiệp sẽ được tiến hành theo 9 bước:

Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng

Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức Lãnh đạo doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000

Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9000 Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng

Bước 3: Ðánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn

Ðây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp

để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết

để thực hiện Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những

gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn Bước 4 : Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000 Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 Cần xây dựng

và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:

− Xây dựng sổ tay chất lượng

− Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan

− Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết

Bước 5 : Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000

Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:

− Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức

về ISO 9000

− Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra

− Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả

− Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp

Bước 6 : Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:

− Ðánh giá trước chứng nhận: Ðánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách có hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại

để khắc phục Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện

− Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn phù hợp ISO 9000 Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ

Bước 7 : Tiến hành đánh giá chứng nhận Tổ chức chứng nhận đã được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty

Bước 8 : Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện quan đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn

để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống chất lượng của công ty

1.4 Lợi ích khi áp dụng ISO 9000

− ISO 9000 giúp định hướng các hoạt động theo quá trình

− ISO 9000 giúp quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hệ thống và có kế hoạch

− ISO 9000 Giúp giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra

và chi phí làm lại

− ISO 9000 Giúp cải thiện liên tục hệ thống chất lượng và cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm

Tăng năng suất và giảm giá thành:

− ISO 9000 Cung cấp các phương tiện giúp cho con người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu để giảm thiểu khối lượng công việc còn lại

− ISO 9000 kiểm soát chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng, giảm lãng phí về thơi gian, nguyên vật liệu, nhân lực và tiền bạc

− ISO 9000 giúp giảm được chi phí kiểm tra cho cả công ty và khách hàng

− Tăng năng lực cạnh tranh:

− ISO 9000 giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh thông qua việc chứng tỏ với khách hành rằng: các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết

− ISO 9000 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, tích lũy những bí quyết làm việc – yếu tố cạnh tranh đặc biệt của kinh tế thị trường

Tăng uy tín của công ty về chất lượng:

− ISO 9000 giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh về một hệ thống quản

lý đạt tiêu chuẩn mà khách hàng và người tiêu dùng mong đợi, tin tưởng

− ISO 9000 giúp doanh nghiệp chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công tý đáp ứng và vượt quá sự mong đợi của khách hàng

− ISO 9000 giúp doanh nghiệp xác định hiệu quả quá trình, phân tích, đánh giá sản phẩm, ra quyết định quản lý, cải tiến hiệu quả hoạt động, nâng cao sự thảo mãn khách hàng thông qua những dữ liệu có ý nghĩa

1.5 Tình hình áp dụng ISO 9000 trên thế giới và Việt Nam

1.5.1 Tình hình áp dụng ISO 9000 trên thế giới

Được ban hành lần đầu vào năm 1987 được các tổ chức và doanh nghiệp ở hàng trăm quốc gia lựa chọn sử dụng Là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý, ISO 9000 hướng vào một số nguyên tắc chính, đó là: muốn có sản phẩm tốt thì phải có hệ thống quản lý tốt; để hạn chế sản phẩm khuyết tật thì cần tập trung các hoạt động phòng ngừa – cải tiến Tiêu chuẩn ISO 9000 còn giúp tổ chức, doanh nghiệp thiết lập được một hệ thống văn bản các quá trình

và cải tiến thường xuyên các hoạt động của doanh nghiệp

Tiêu chuẩn ISO 9000 được thiết kế để có thể áp dụng trong tất cả các tổ chức không kể lĩnh vực, quy mô Bên cạnh việc áp dụng ISO 9000 trong các

cơ sở sản xuất dịch vụ nói chung, thì ngày nay ISO 9000 còn được chính phủ các nước đưa vào áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước như là một trong các công cụ hỗ trợ nâng cao chất lượng công việc của các cơ quan công quyền, nâng cao chất lượng phục vụ đối với người dân

Với chu kỳ được xem xét và sửa đổi 5 năm một lần, trước mỗi lần sửa đổi Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO đều tiến hành khảo sát, thu nhập ý kiến phản hồi từ những người sử dụng tiêu chuẩn, các đơn vị tư vấn, tổ chức chứng nhận, cơ quan quản lý và những người có lợi ích liên quan nhằm cải tiến tiêu chuẩn này ngày một tốt hơn Thực tế cho thấy sau mỗi lần sửa đổi, tiêu chuẩn này đều đã có những tiến bộ đáng kể như: yêu cầu của tiêu chuẩn linh hoạt hơn nhằm phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp áp dụng Thông qua việc được chấp nhận và sử dụng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới, tiêu chuẩn ISO 9000 đã được ISO xếp vào một trong các tiêu chuẩn được sửu dụng rộng rãi nhất trong số hơn 15.000 tiêu chuẩn đã được ban hành ISO 9000 không những được các nước đang phát triển quan tâm áp dụng mà còn được các nước phát triển quan tâm áp dụng

1.5.2 Tình hình áp dụng ISO 9000 ở Việt Nam

Các doanh nghiệp Việt Nam biết đến ISO 9000 từ những năm

1995-1996, nếu như những năm đầu, mỗi năm chỉ có một vài doanh nghiệp áp dụng thành công và được chứng nhận thì tới nay đã có hơn 3.000 tổ chức và doanh nghiệp nhận được chứng chỉ tiêu chuẩn này

− Mặc dù việc ứng dụng ISO 9000 ở một số tổ chức và doanh nghiệp của

ta còn hạn chế, tuy nhiên hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều đã thu được những lợi ích từ ISO 9000 như:

− Giúp hoạt động bán hàng, tìm kiếm khách hàng thuận lợi hơn

− Chất lượng công việc ổn định hơn, giải phóng cho lãnh đạo khỏi các công việc, điều hành nội bộ thuận tiện hơn

− Hoạt động các doanh nghiệp ít bị biến động khi thay đổi nhân sự

− Cải thiện môi trường làm việc: sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp nơi làm việc

Bên cạnh việc tuyên truyền, hỗ trợ các doanh nghiệp ứng dụng ISO

9000 thì ngày 20/8/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định số 144/2006/ QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào các hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Theo yêu cầu của quyết định này, từ năm 2006 đến 2010 các cơ quan hành chính nhà nước gồm: Bộ, cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải hoàn thành việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000

Áp dúng ISO 9000 vào các cơ quan hành chính nhà nước chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn so với các tổ chức và doanh nghiệp khác, tuy nhiên điều này một lần nữa khẳng định vai trò và tác dụng của ISO 9000 trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và các cơ quan hành chính nhà nước

Phần 2: NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG VĂN BẢN ĐỂ

THỰC HIỆN ISO 9000

1 Tổng quan về siêu thị thực phẩm sạch fresh

1.1. Giới thiệu chung về siêu thị thực phẩm sạch Fresh

− Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại; kinh doanh tồng hợp hoặc chuyên doanh; có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú, đa dạng, bảo đảm chất lượng; đáp ứng các tiêu chẩn về diện tích kinh doanh, trang bị kỹ thuật

và trình độ quản lý, tổ chức kinh doanh; có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thoả mãn nhu cầu mua sắm hàng hóa của khách hàng

− Siêu thị thực phẩm sạch Fresh là một dạng siêu thị tiện lợi với mong muốn mang đến cho các gia đình Việt những bữa ăn ngon, bổ dưỡng và an toàn với sức khỏe Siêu thị thực phẩm sạch Fresh với các loại rau củ quả an toàn theo tiêu chuẩn VietGAP, các loại đặc sản vùng miền và hải sản biển tươi sống giàu dinh dưỡng; trở thành nơi quen thuộc của những bà nội trợ đến mua hải sản và thực phẩm tươi sống, an toàn, không hóa chất

Siêu thị thực phẩm sạch Fresh có diện tích cửa hàng hơn 100 mét vuông nằm trên địa bàn Hà Nội cung cấp sản phẩm nông sản vùng miền phong phú và nhiều chủng loại đặc sản Thế mạnh chính của siêu thị thực phẩm Fresh là nguồn hải sản tươi ngon với hàm lượng dinh dưỡng cao như cá ngừ đại dương, cá hồi, cá thu, cá sú, cá mú đỏ, mực tươi sống, tôm hùm baby,

tu hài, cua ghẹ, ốc và các loại hải sản biển khác Siêu thị nhập trực tiếp hải sản với số lượng lớn từ các tàu đánh bắt nên luôn đảm bảo về giá cả và chất lượng

Bên cạnh đó siêu thị thực phẩm sạch Fresh còn cung cấp tới khách hàng nguồn rau, củ, quả sạch nhập từ các vùng chuyên canh, các nông trường được

áp dụng kỹ thuật cao và đặc sản các vùng miền Cùng với đó là thịt bò, trái cây nhập khẩu từ những nước như Mỹ, Nhật Bản, Newzeland, Hàn Quốc …

Siêu thị thực phẩm sạch Fresh không chỉ phục vụ những khách hàng tới trực tiếp tại siêu thị mà còn đưa đến tận tay khách hàng Chúng tôi sẽ sơ chế cũng như chế biến theo yêu cầu các món ăn phong cách Nhật Bản và đặc sắc Việt Nam truyền thống

1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Fresh

lượng hàng được giao theo đơn đặt hàng dưới sự chỉ đạo của trưởng quầy hoặc nhân viên trưởng

− Tổ xuất nhập hàng hóa: chịu trách nhiệm xuất nhập hàng hóa ra vào kho hàng của siêu thị mỗi khi thiếu hạng, hết hàng, hay có nhu cầu từ khách hàng

− Tổ văn phòng (bao gồm các bộ phận: kế toán, vi tính, bảo trì):

+ Kế toán: chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán, thực hiện về quyết toán kinh doanh của siêu thị, thực hiện các dịch vụ ngoại hối và thanh toán với khách hàng, kể cả việc thanh toán quốc tế

+ Vi tính: quản lý, kiểm tra, sửa chữa hệ thống vi tính, hệ thống mạng cáp trong siêu thị

+ Bảo trì: quản lý, kiểm tra, sửa chữa hệ thống máy móc như: hệ thống điện, hệ thống máy lạnh, hệ thống nước, thang cuốn, hệ thống âm thanh trong siêu thị

− Bộ phận hỗ trợ kinh doanh:

+ Tổ thu ngân: Tổ thu ngân bao gồm nhân viên thu ngân và nhân viên quầy dịch vụ khách hàng: Thu ngân: công việc hỗ trợ bán hàng, thực hiện công việc thanh toán tiền khi mua hàng trong khu

tự chọn của siêu thị, trong đó bao gồm việc thanh toán trực tiếp tại quầy tính tiền, thanh toán qua thẻ tín dụng…

+ Quầy dịch vụ khách hàng: Bao gồm công việc xuất hóa đơn tài chính, bán phiếu quà tặng, bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua e-mail

− Bộ phận ISO: quản lý hồ sơ giấy tờ trong siêu thị và thực hiện việc kiểm tra quản lý chất lượng tất cả sản phẩm trong siêu thị, giám sát việc chấp hành nội quy siêu thị, điều lệ concept của Liên hiệp

− An ninh: làm nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự cho toàn bộ siêu thị

2 Quy trình làm việc áp dụng theo iso 9000 của các bộ phận trong siêu thị thực phẩm sạch fresh

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của siêu thị Fresh

Hình 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của siêu thị thực phẩm sạch Fresh

2.2 Nhiệm vụ và quy trình thực hiện

2.2.1 Giám đốc siêu thị

Nhiệm vụ:

− Lập kế hoạch hoạt động của siêu thị

− Chịu trách nhiệm về hoạt động của siêu thị

− Giám sát thực hiện nội quy làm việc của nhân viên

− Kiểm tra và ký các hóa đơn chứng từ

− Kiểm tra đôn đốc nhân viên

− Xử lý các vấn đề phát sinh trong ca làm việc để đảm bảo hoạt động quản lý kinh doanh của siêu thị được liên tục, an toàn, hiệu quả

Nhân viên quầy

Nhân viên xuất nhập hàng hóa

Tổ văn

phòng

Hỗ trợ kinh doanh

Quản lý chất lượng

Tổ thực phẩm

Tổ xuất nhập hàng hóa

An ninh

Bảo vệ

 Lập kế hoạch hoạt động của siêu thị

Hình 2 Sơ đồ quy trình lập kế hoạc hoạt động của siêu thị

1) Khảo sát thị trường

Xác định nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng nhằm đề ra chiến lược phát triển các mặt hàng trong siêu thị

Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi khảo sát

− Các câu hỏi được chuẩn bị phải lưu ý:

− Câu hỏi phải đơn giản, dễ hiểu, không nên sử dụng thuật ngữ chuyên môn hay làm câu hỏi trở nên quá phức tạp để đảm bảo khách hàng thực sự hiểu câu hỏi

− Đặt những câu hỏi không quan trọng sau cùng bởi người tham gia khảo sát sẽ có thể bị mất hứng trả lời ngay từ đầu Nếu muốn hỏi những thông tin mang tính cá nhân thì phải nêu rõ ngay từ đầu nguyên tắc làm việc bảo mật

Khảo sát thị trường Phân tích thực trạng Lập kế hoạch hoạt động Biên soạn tài liệu

Họp ban quản trị Gửi về các bộ phận Thi hành

Bước 3: Lập tổ khảo sát

Tiến hành ra quyết định (có thể bằng văn bản hoặc trực tiếp thông qua cuộc họp) thành lập tổ khảo sát (số lượng người) đưa ra yêu cầu của nhân viên khảo sát (nhanh nhẹn, có khả năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, không bị khiếm khuyết về giọng nói, ngoại hình ưa nhìn, trung thực, có trách nhiệm trong công việc) Giám đốc là đội trưởng đội khảo sát

Bước 4: Khảo sát thử nghiệm

Thử khảo sát với một số khách hàng để biết được thời gian cần thiết cho việc hoàn tất bảng câu hỏi là bao nhiêu và có gây ra sự lúng túng cho người được hỏi hay không

Bước 5: tiến hành khảo sát thực tế

Làm đúng theo quy trình khảo sát được thử nghiệm và sửa đổi bổ sung phù hợp Tránh làm khảo sát vào cuối tuần và đầu tuần

Bước 6: Gửi thư nhắc nhở khách hàng (nếu khảo sát qua thư điện tử) Tạo ra các khuyến khích cho khách hàng cảm thấy có lý do chính đáng

để tham gia khảo sát Có thể gửi phiếu giảm giá hay tặng quà cho khách hàng nếu họ tham gia khảo sát

Bước 7: chia sẻ kết quả với khách hàng

Công bố cho khách hàng biết siêu thị sẽ thực hiện kế hoạch gì từ những kết quả này

Bước 8: nghiệm thu

Lưu hồ sơ kết quả để tiện cho đánh giá và kiểm tra sau này

2) Phân tích thực trạng

Dựa vào những kết quả khảo sát thị trường tiến hành việc phân tích thực trạng của siêu thị hoạt động như thế nào để đưa ra những kế hoạch cho siêu thị phát triển

Bước 1: gửi văn bản trực tiếp hoặc qua cuộc họp thông báo về việc phân tích thực trạng

Bước 2: sử dụng kết quả còn lưu lại tại các phòng ban, bộ phận để xem xét và phân tích thực trạng dựa trên số liệu thống kê

Soạn thảo văn bản sau đó gửi đến các bộ phận kiểm tra

Bước 4: nghiệm thu

Đánh giá thực trạng hiện tại của siêu thị và điền vào phiếu nghiệm thu Bước 5: lưu hồ sơ kết quả (ngày tháng năm, công việc, ký tên, đóng dấu xác nhận)

3) Lập kế hoạch hoạt động

Dựa trên sự phân tích thực trạng cũng như khảo sát thị trường Giám đốc lập kế hoạch hoạt động cụ thể cho siêu thị trong thời gian đó

4) Biên soạn tài liệu, văn bản

dấu rồi gửi về các bộ phận

7) Thi hành

 Chịu trách nhiệm về hoạt động của siêu thị

Giám đốc là người chịu trách nhiệm về hoạt động của siêu thị do giám đốc quản lý

 Giám sát thực hiện nội quy làm việc của nhân viên

Tổ chức cuộc tuần tra 1 lần/1 tuần để giám sát nhân viên

Các hóa đơn chứng từ do các bộ phận gửi lên đề nghị giám đốc phê duyệt để tiếp tục làm việc như kế toán, bán hàng, bảo vệ,

Đọc thẩm định hóa đơn chứng từ ký tên, đóng dấu sao lưu 2 bản (giám đốc giữ 1 bản, trưởng bộ phận giữ 1 bản)

 Kiểm tra và đôn đốc nhân viên

Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc nhân viên và có biên bản nghiệm thu khi hoàn tất kiểm tra

− Tính lương cho cán bộ, nhân viên siêu thị

− Lập báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà quản lý

Hình 3 Sơ đồ quy trình làm việc của hệ thống kế toán

Hình 3 Sơ đồ hệ thống kế toán

1) Phản ánh: ghi chép dữ liệu

Bước 1: thu nhận, tiếp nhận thông tin dữ liệu từ các bộ phận trong siêu thị Bước 2: kiểm tra dữ liệu thu nhận, tiếp nhận nếu có sai sót phải gửi văn bản cho các bộ phận kiểm tra lại và xem xét xử lý

Bước 3: ghi chép sao lưu dữ liệu

Bước 4: cung cấp đầy đủ và chính xác tài liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng tài sản từng loại

Thông tin Báo cáo truyền tin

Hình 4 Sơ đồ xử lý, phân loại sắp xếp 3) Thông tin: báo cáo truyền tin

Hình 5 Sơ đồ quy trình báo cáo truyền tin

 Tính lương cho cán bộ, nhân viên

Hàng tháng (gần 10 ngày cuối tháng) kế toán có nhiệm vụ tính lương cho cán bộ, nhân viên siêu thị

Hình 6 Bảng thanh toán tiền lương

− Tổ chức thực hiện việc sửa chữa tài sản, máy móc

− Theo dõi, nghiệm thu việc lắp đặt tài sản cố định từ các bộ phận liên quan

− Theo dõi quá trình bảo hành, bảo trì, sửa chữa

− Quản lý hồ sơ bảo trì

− Xây dựng kế hoạch bảo trì tài sản cố định, máy móc và tổ chức thực hiện

− Thực hiện các công việc hỗ trợ bảo vệ và các công việc khác do quản lý

Quy trình thực hiện

1) Tổ chức thực hiện việc sửa chữa tài sản, máy móc

− Nhận phiếu sửa chữa từ bộ phận bảo vệ

Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa trang thiết bị là phiếu do người sử dụng tài

sản lập nhằm thông báo về tình trạng tài sản và yêu cầu sửa chữa trang thiết bị

trong văn phòng với các nội dung: tên người yêu cầu, tài sản yêu cầu sửa chữa,

tình trạng tài sản, nội dung yêu cầu

◊ Phiếu yêu cầu sửa chữa

PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Mẫu 1 Mẫu phiếu yêu cầu sửa chữa móc móc, trang thiết bị

− Lên phương án sửa chữa

Dựa vào tình trạng của máy móc, thiết bị được yêu cầu sửa để lên

phương án sửa chữa là tự sửa hoặc thuê dịch vụ sửa chữa

− Theo dõi quá trình sửa chữa gồm tự sửa hay thuê

Trong quá trình sửa chữa phải theo dõi chi tiết quá trình để nếu xảy ra

sự cố phát sinh phải lập tức khắc phục

− Lập biên bản nghiệm thu

◊ Biên bản nghiệm thu

BIÊN BẢN NGHIỆM THU

Ngày tháng năm 20

Loại công việc: sửa chữa; bảo hành; bảo trì; lắp đặt

sản

dụng

Người sửa chữa/BH/lắp đặt BP bảo trì BP sử dụng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu 2 Biên bản nghiệm thu

− Bàn giao cho bộ phận sử dụng sau khi sửa xong

− Cập nhật hồ sơ bảo trì (gồm sổ theo dõi sửa chữa, phiếu lý lịch máy)

Sổ theo dõi sửa chữa STT Ngày

Ngoài

kế hoạch

Người thực hiện

Người kiểm tra

Ghi chú

Bảng 1 Sổ theo dõi sửa chữa

◊ Phiếu lý lịch máy

PHIẾU LÝ LỊCH MÁY

Tên thiết bị: ; Mã số: ; Nơi sử dụng: Nước sản suất: ; Công suất: ; Ngày đưa vào sử dụng: Model: Thông số kỹ thuật:

Mã số tài sản: Phụ tùng kèm theo:

Mẫu 3 Phiếu lý lịch máy

ngay xem xét, kiểm tra sự cố để lên phương án sửa chữa (chậm nhất là 15 phút)

quan

− Nhận thông tin lắp đặt từ các bộ phận liên quan

− Theo dõi quá trình lắp đặt

− Tổ chức thực hiện theo kế hoạch

− Lập biên bản nghiệm thu

4) Quản lý hồ sơ bảo trì

− Lập danh sách tất cả các loại máy móc

− Lập danh sách các dụng cụ bảo trì, bảo hành

− Xây dựng phiếu lý lịch máy cho những loại máy móc quan trọng

− Cập nhật hồ sơ bảo trì khi có phát sinh

5) Xây dựng kế hoạch bảo trì tài sản cố định, máy móc và tổ chức thực hiện

− Xây dựng kế hoạch bảo trì (năm) cho tất cả các loại máy móc

− Tiếp nhận thông tin hỗ trợ

− Tiến hành hỗ trợ dưới sự chỉ dẫn, chỉ đạo của quản lý

Công việc hàng ngày:

sáng

+ Xem xét các nội dung phải sửa chữa, bảo trì trong ngày + Kiểm tra việc vận hành tất cả các loại máy móc, thiết bị theo checklist

giờ

+ Tổ chức thực hiện công việc sửa chữa, bảo trì…

+ Nếu xong công việc thì báo cáo quản lý để thực hiện các công việc khác được giao

Chế độ báo cáo:

1

Báo cáo tổng hợp tình hình sữa

chữa (chuyển sổ theo dõi sửa

Phụ trách nhân sự

3 Báo cáo kết quả bảo hành (theo

kế hoạch)

4 Báo cáo tăng giảm danh mục

dụng cụ bảo trì

16h ngày 2 tháng sau

Phụ trách nhân sự

Bảng 3 Chế độ báo cáo

Bộ phận có nhu cầu bảo trì hoặc bảo hành trang thiết bị cần phải

tuân thủ theo đúng trình tự các bước sau:

Bước 1: viết giấy đề nghị do trưởng đơn vị ký Nếu phó trưởng đơn vị

ký cần có giấy ủy quyền theo mẫu của tổ hành chính

Bước 2: mang giấy đề nghị và trang thiết bị gửi phòng bảo trì

Bước 3: phòng bảo trì ghi nhận và yêu cầu người gửi ký (mỗi người giữ

Bước 6: phòng bảo trì thông báo và bàn giao trang thiết bị cho nhà cung cấp dịch vụ

Bước 7: phòng bảo trì nhận lại trang thiết bị đã được bảo trì hoặc bảo hành

Bước 8: phòng bảo trì làm thủ tục ký nhận biên bản giao nhận thiết bị với đối tác

Bước 9: phòng bảo trì thông báo bằng email cho đơn vị nhận lại trang thiết bị

Bước 10: phòng bảo trì bàn giao và ký biên nhận

Bước 11: phòng bảo trì phối hợp với phòng tài chính trong công tác thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ

chi tiêu hàng ngày trong nhà hàng, báo cáo doanh số bán cho Quản lý

− Kiểm tra toàn bộ quầy, xem xét sổ giao ban, xem xét các máy móc, các loại dụng cụ của thu ngân

− Xem xét định mức tiền lẻ, tự đi đổi cho đủ định mức

− Xem xét số lượng biểu mẫu cần dùng theo định mức để bồ sung kịp thời

− Kiểm tra hoá đơn GTGT ca trước

− Điền vào mẫu phiếu giao ca

◊ Phiếu giao ca

Số:

PHIẾU GIAO CA Ngày tháng năm 200

Ca: Quầy:

chú Nhập Xuất

bán

Tồn

Người giao ca Người nhận ca

Mẫu 4 Phiếu giao ca 2) Thực hiện quy trình thanh toán cho khách

− In hóa đơn từ máy tính tiền (tính giảm giá cho khách hàng nếu có thẻ VIP, coupon giảm giá) Yêu cầu Kiểm tra in đúng hóa đơn của từng bàn, chính xác

− Nhận tiền từ của khách từ phục vụ, food runner Yêu cầu : Kiểm đếm thu tiền và thối tiền rõ ràng và chính xác, cất vào tủ theo từng loại tiền

− Khi khách hàng trả bằng thẻ tín dụng, phải kiểm tra số thẻ tín dụng, chữ

ký, cà thẻ chính xác

− Kiểm tra chính xác thông tin ghi hoá đơn, theo dõi việc xuất hoá đơn và gửi hoá đơn cho khách trong sổ theo dõi hoá đơn, ghi số lượng hoá đơn đã xuất theo ca vào sổ theo dõi hoá đơn

Yêu cầu: sau mỗi ngày làm việc, thu ngân phải để lại 1 bộ hoá đơn GTGT để biết hoá đơn bán lẻ, kiểm tra mã số thẻ, tên công ty, địa chỉ, số tiền bằng số, bằng chữ, tên khách hàng trước khi tách liên đỏ cho khách

Nguyên tắc viết hoá đơn: không viết lùi ngày ghi hoá đơn, hoá đơn của ngày nào thì ghi vào ngày đó, khi viết sai hoá đơn tuyết đối không xé bất kỳ liên nào, nếu đã xuất cho khách mới phát hiện viết sai thì phải báo để huỷ hoá đơn

3) Sắp xếp công việc cuối ca

− Ghi các nội dung vướng mắc vào sổ giao ban cho ca sau

− Kiểm đếm tiền và nộp cho người nhận theo biểu mẫu của công ty

− In báo cáo ca, setllemen và các giao dịch thẻ

− In các báo cáo bán hàng vào cuối ngày theo trình tự: báo cáo cân đối chi tiết bán hàng, các loại phiếu tiếp khách – hoá đơn chưa thanh toán, bảng cân đối bán hàng thực tế, giấy nộp tiền mặt, Bil settlement của máy quẹt thẻ, báo cáo tài chính

− Cuối mỗi ca, thu ngân phải sắp xếp chứng từ theo trình tự: toàn bộ bill bán hàng bấm ghi lại, không được bấm bill thẻ theo bill bán hàng

Các voucher khuyến mại nếu có, phải bấm vào mặt sau của bill được tính khuyến mại cho bàn đó

CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY:

− Đến lúc 10.00 sáng

− Nhận tiền tạm ứng từ quản lý, kiểm tra chính xác và xếp vào trong két

− Kiểm tra máy tính tiền,

− In hóa đơn thanh toán cho khách hàng (tính giảm giá cho khách hàng nếu có thẻ VIP, coupon giảm giá)

− Phải kiểm tra tiền trước khi bàn giao ca và nộp tiền cho Kế toán và báo cáo bán hàng cho Quản lý nộp kèm các hóa đơn và chứng từ

− Dọn dep, lau sạch quầy thu ngân trước khi về

− Đến lúc 4 chiều

− Nhận tiền tạm ứng từ quản lý, kiểm tra chính xác và xếp vào trong két

− Kiểm tra máy tính tiền

− Đi ăn chiều lúc 5.00-5.30

− In hóa đơn thanh toán cho khách hàng (tính giảm giá cho khách hàng nếu có thẻ VIP, coupon giảm giá)

− Khi khách đã rời quán hết thì kiểm tra tiền lại và nộp tiền và báo cáo bán hàng cho Quản lý nộp kèm các hóa đơn và chứng từ và nộp tiền & báo cáo bán hàng cho Quản lý

◊ Báo cáo doanh thu

BÁO CÁO DOANH THU

Từ ngày đến ngày

Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng

(ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên)

Mẫu 5 Mẫu báo cáo doanh thu

− Dọn dep, lau sạch quầy thu ngân trước khi về

Tổng cộng: