Xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng theo ISO 9000 cho trường mầm non ban mai

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ SINH HỌC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài : XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9000 CHO TRƯỜNG MẦM NON BAN MAI Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS : Hoàng Đình Hòa Sinh viên thực : Nguyễn Đình Thành Lớp : 12-01 Hà Nội- 2016 VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ SINH HỌC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài : XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9000 CHO TRƯỜNG MẦM NON BAN MAI Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS : Hoàng Đình Hòa Sinh viên thực : Nguyễn Đình Thành Lớp : 12-01 Hà Nội- 2016 MỤC LỤC Lời mở đầu 01 I, Những kiến thức hệ thống ISO 9000 02 Hệ thống ISO 9000 ? 02 Lợi ích áp dụng hệ thống ISO 9000 03 Tình hình áp dụng hệ thống ISO 9000 05 II , Những nội dung hệ thống văn để thực ISO 9000 09 1, Sơ đồ hệ thống tổ chức Trường Mầm Non Ban Mai : 09 , Phân công chức – nhiệm vụ đơn vị thành viên Trường Mầm Non Ban Mai 11 2.1 : Hội Đồng Quản Trị ( Ban Giám Hiệu ) 11 2.2 Hiệu Trưởng 16 2.3 Hiệu Phó Chuyên Môn 22 2.4 Hiệu Phó Nuôi Dưỡng 45 2.5 Phòng Kỹ Thuật 54 2.6 Phòng Hành – Văn thư 67 2.7 Phòng Tài vụ - Kế toán 74 2.8 Phòng Y Tế 77 2.9 Tổ Bảo Vệ 82 Tài liệu tham khảo 87 LỜI CẢM ƠN Lời em xin gửi lời cảm ơn tới Ban Giám Hiệu Viện Đại Học Mở HN , đặc biệt thầy cô khoa Công Nghệ Sinh Học dạy em suốt năm học trường , trang bị cho em tảng kiến thức khoa học tạo điều kiện tốt cho em làm báo cáo tốt nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy PGS TS Hoàng Đình Hòa – người truyền cho em phương pháp học tập , tận tình hướng dẫn , dạy giúp đỡ em suốt qua trình làm khóa luận tốt nghiệp Cuối , em xin gửi tới gia đình , người thân , bạn bè lời cảm ơn đặc biệt giúp đỡ , bên cạnh động viên em suốt thời gian học tập Sinh viên Nguyễn Đình Thành LỜI MỞ ĐẦU Sự nghiệp Giáo dục - Đào tạo nước ta năm qua đạt thành tựu đáng ghi nhận: Cả nước hoàn thành phổ cập giáo dục tiểu học, triển khai phổ cập giáo dục trung học sở; hệ thống giáo dục từ phổ thông đến đại học ngày hoàn thiện phát triển theo hướng đa dạng hoá, đáp ứng yêu cầu học tập ngày cao xã hội Với 22 triệu người học tổng số80 triệu dân, Việt Nam UNESCO xếp thứ 64/127 nước phát triển giáo dục Tuy nhiên, vấn đề chất lượng giáo dục lại thách thức lớn toàn xã hội Ngành Giáo dục nước ta Trước yêu cầu đổi phát triển đất nước xu toàn cầu hoá bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, việc nâng cao chất lượng giáo dục trở thành đòi hỏi bách ngày khẩn thiết Xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng giáo dục theo ISO 9000 nhà quản lý giáo dục quan tâm coi giải pháp quan trọng góp phần nâng cao chất lượng giáo dục ISO 9000 tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành, áp dụng cho đối tượng, kể dịch vụ hành Việc áp dụng ISO 9000 vào dịch vụ hành số nước giới nhiều năm qua tạo cách làm việc khoa học , loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà , rút ngắn thời gian giảm chi phí , đồng thời làm cho lực , trách nhiệm ý thức cá nhân nâng cao rõ rệt Những nhận thức lý để em lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống văn quản lý chất lượng theo ISO 9000 cho Trường Mầm Non Ban Mai ’’ với mục đích nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ chuyên ngành Quản lý chất lượng áp dụng dịch vụ hành công I, Những kiến thức hệ thống ISO 9000 Hệ thống ISO 9000 ?  ISO 9000 tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) ban hành Tiêu chuẩn áp dụng tổ chức cần chứng tỏ khả cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng luật định cách ổn định mong muốn nâng cao thoả mãn khách hàng 1.1 Xuất xứ hệ thống ISO 9000  ISO 9000 nghiên cứu từ năm 1979, dựa tiêu chuẩn Anh: “BS 5750 : 1978 – Các hệ thống chất lượng”, vốn có xuất xứ từ hệ thống đám báo chất lượng công nghiệp quốc phòng Anh, Mỹ khối quân NATO Năm 1987, ISO dược công bố lần đầu, sau soát xét, tu chỉnh lần thứ nhát vào năm 1994, trở thành ISO 9000 : 1994 tiêu chuẩn hành ISO 9000 ISO 9000 : 2000  Bộ Tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật TC 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, sửa đổi lần vào năm 1994, năm 2000 năm 2008 ISO 9000 seri tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ 1.2 Mục đích hệ thống ISO 9000  Thúc đẩy phát triển vấn đề tiêu chuẩn hoá nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế Với ích lợi tính hiệu việc áp dụng ISO, ngày người ta mở rộng phạm vi áp dụng cho tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô sản phẩm vào lĩnh vực quản lý hành chính, nghiệp 1.3.Các nội dụng hệ thống ISO 9000  ISO - 9001: tiêu chuẩn hệ thống đảm bảo chất lương thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt dịch vụ  ISO - 9002: Hệ thống chất lượng - mô hình đảm bảo chất lượng sản xuất, lắp đặt dịch vụ  ISO - 9003: Hệ thống chất lượng - mô hình đảm bảo chất lượng kiểm tra thử nghiệm cuối Lợi ích áp dụng hệ thống ISO 9000  Tạo móng cho sản phẩm có chất lượng: -"Một hệ thống quản lý tốt tạo sản phẩm có chất lượng tốt" -ISO 9000 giúp định hướng hoạt động theo trình -ISO 9000 giúp quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cách có hệ thống có kế hoạch -ISO 9000 giúp giảm thiểu loại trừ chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành làm lại -ISO 9000 giúp cải tiến liên tục hệ thống chất lượng cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm  ·Tăng suất giảm giá thành: -ISO 9000 cung cấp phương tiện giúp cho người thực công việc từ đầu để giảm thiểu khối lượng công việc làm lại -ISO 9000 giúp kiểm soát chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng, giảm lãng phí thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực tiền bạc -ISO 9000 giúp giảm chi phí kiểm tra cho công ty khách hàng  ·Tăng lực cạnh tranh: -ISO 9000 giúp doanh nghiệp tăng lợi cạnh tranh thông qua việc chứng tỏ với khách hàng rằng:̀ sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ cam kết -ISO 9000 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu nguồn nhân lực, tích luỹ bí làm việc - yếu tố cạnh tranh đặc biệt kinh tế thị trường  ·Tăng uy tín công ty chất lượng: -ISO 9000 giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn mà khách hàng người tiêu dùng mong đợi, tin tưởng -ISO 9000 giúp doanh nghiệp chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty đáp ứng vượt mong đợi khách hàng -ISO 9000 giúp doanh nghiệp xác định hiệu trình, phân tích, đánh giá sản phẩm, định quản lý, cải tiến hiệu hoạt động, nâng cao thoả mãn khách hàng thông qua liệu có ý nghĩa Tình hình áp dụng hệ thống ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 biết đến Việt Nam từ năm 1989, phổ biến rộng Việt Nam  Năm 1994, tổng cục tiêu chuẩn đo chất lượng thành lập trung tâm đào tạo chuyên giới thiệu hiêủ biết ISO 9000, phương pháp áp dụng tiêu chuẩn vào doanh nghiệp Việt Nam Hiện Việt Nam có khoảng 300 doanh nghiệp cấp giấy chứng nhận ISO 9000 so với mục tiêu 400 doanh nghiệp vào năm 2000  Trong số doanh nghiệp chứng nhận ISO 9000 theo bảng trên, bao gồm nhiều thành phần kinh tế khác như: Doanh nghiệp quốc doanh, Xí nghiệp liên doanh, Công ty phân bố khu vực không đồng phần lớn tập trung phía Nam Hơn tiêu chuẩn ISO 9000về hệ thống đảm bảo chất lượng, chủ yếu doanh nghiệp đăng ký áp dụng đơc chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9002, số áp dụng ISO 9001 áp dụng ISO 9003 * Các bước thực để xây dựng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 sau: Bước 1: Cam kết lãnh đạo Đây bước quan trọng có tính định thành công việc xây dựng hệ thống Vai trò lãnh đạo phải xác định sách chất lượng công ty, đồng thời phân bố nguồn lực cần thiết để thực chương trình phối hợp hoạt động hệ thống QLCL - Lưu 01 gốc Văn thư - Chuyển chuyên viên thụ lý 01 văn (bản gốc để lưu đơn vị soạn thảo) Phát hành văn đi: Văn thư làm thủ tục tiếp nhận vào sổ chuyển giao công văn tài liệu đơn vị văn Bộ Giáo dục ban hành, hướng dẫn làm thủ tục tiếp nhận văn bì thư đơn vị đăng ký gửi Bộ + Lưu hồ sơ công việc : Văn thư lưu văn phụ lục (nếu có); Chuyên viên phân công giải lưu vào Hồ sơ công việc: - Công văn đến; - Bản thảo sửa (có ý kiến BGH, phòng, ban đơn vị liên quan); - Phiếu trình giải công việc có chữ ký Lãnh đạo Phòng, Ban, Đơn vị BGH (nếu có); - 01 văn văn liên quan trình xử lý công việc  Chỉ tiêu chất lượng : Phiếu xác nhận chất lượng công việc Họ tên : SN Chức vụ : nhân viên phòng Hành – Văn thư Chỉ tiêu chất lượng : + Các văn – công văn đến phải bảo mật quản lí cẩn thận + Các văn – công văn phải bảo mật 73 xác Đúng thời gian đến người cần nhận Chữ kí 2.7 : Phòng Tài vụ - Kế toán : Gồm : + Trưởng phòng ( kiêm kế toán trưởng ) + Phó Phòng + Kế toán viên Trách nhiệm : + Thanh toán tiền lương cho nhân viên , giáo viên , cán Trường :  Quy trình : Theo dõi bảng lương  Cập nhật thông tin ( chế độ thưởng , kỷ luật , phụ cấp )  Lập kế hoạch thủ tục toán khoản  Thuyết minh quy trình : + Theo dõi bảng lương cán , giáo viên nhân viên Trường Cập nhật thông tin từ công văn Phòng Hành : công văn chế độ khen thưởng nhân 74 viên xuất sắc , khen thưởng ngày lễ Tết , công văn chế độ kỷ luật với cá nhân vi phạm quy định nhà Trường , khoản phụ cấp cá nhân Trường + Lập kế hoạch lên thủ tục toán khoản : Thiết lập bảng trả lương tháng / 2016 sau Đơn vị : nghìn đồng Bảng trả lương tháng 5- 2016 trưởng mầm non Ban Mai STT Họ tên SN Chức vụ Khen Phụ Lương thưởng cấp Nguyễn 09-09- Giáo Thu A 1991 viên lớp Lá 100 500 Tổng Chữ tiền ký lương 2000000 2600000 A + Sau tất nhận đủ lương tháng 5- 2016 tiến hành lưu gửi BGH lưu trữ gốc  Chỉ tiêu chất lượng : Phiếu xác nhận chất lượng công việc Họ tên : SN : Chức vụ : nhân viên phòng Tài vụ - Kế toán Chỉ tiêu chất lượng : + Thanh toán lương cho cán , nhân viên , giáo viên trường thời hạn , đủ lương + Công khai bảng lương 75 Chữ kí + Thực lên danh sách tổng hợp chi phí chi tiêu Trường tháng  Quy trình : Xem sổ sách khoản chi ngân sách  Lên danh sách khoản chi  Tổng hợp chi phí mục  Công khai báo cáo BGH  Thuyết minh quy trình : + Xem xét sổ sách , hóa đơn khoản chi ngân sách Tiến hành lên danh sách tổng hợp chi phí mục : chi phí vật tư văn phòng , chi phí tiếp khách , chi phí hội nghị , chi phí sửa chữa thay thiết bị trường , Chi phí vật tư văn phòng : 76 Đối tượng Sổ công tác Giấy in Hiệu trưởng ( quyển/năm) ( gam/kỳ) Bút bi Bút đỏ (cái/năm) (cái/kì ) Hiệu phó Tổ chuyên môn Kế toán Thủ quỹ Cộng 2 2 10 13 6 6 30 2 2 10 số văn phòng phẩm khác : ghim cài , bút lông , túi clear , bút xóa , bút , hồ dán ,  Chỉ tiêu chất lượng : Phiếu xác nhận chất lượng công việc Họ tên : SN : Chức vụ : nhân viên phòng Tài vụ - Kế toán Chỉ tiêu chất lượng : + Đảm bảo tiết kiệm không lãng phí đồ dùng sử dụng hợp lý khoản chi tiêu Trường Chữ kí 2.8 : Phòng Y Tế : Gồm : nhân viên y tế học đường Trách nhiệm : + Lập kế hoạch cấp phát thuốc cho nhân viên , giáo viên , cán trẻ em trường 77  Quy trình : Lập kế hoạch danh mục thuốc  Cấp phát thuốc cho cá nhân Trường cần thiết  Ghi chép lại số lượng , danh mục thuốc ngày lưu trữ Phòng Y tế  Thuyết minh quy trình : + Nhân viên phòng Y tế tiến hành xây dựng danh mục thuốc sử dụng Trường học hàng năm theo nhu cầu điều trị hợp lý cá nhân Trường Khi xây dựng danh mục thuốc cần vào : Cơ cấu bệnh tật thống kế hàng năm Điều kiện cụ thể nhà Trường gồm : khả kinh phí , ngân sách cung cấp , ngân sách BHYT Danh mục thuốc chủ yếu sử dụng trường học Bộ Y Tế ban hành Danh mục phải điều chỉnh , xây dựng hàng năm để phù hợp với tình hình thực tế điều trị + Tiến hành cấp phát thuốc cho nhân viên – giáo viên – cán trẻ em cần thiết : Đảm bảo cung ứng đủ thuốc cho nhu cầu điều trị nhu cầu đột xuất bao gồm : kiểm tra tên thuốc , nồng đồ hàm lượng , dạng bào chế , khoảng cách dùng thuốc , nhãn thuốc hạn sử dụng + Ghi chép lại số lượng thuốc cấp phát ngày theo bảng sau lưu trữ Phòng Y tế : 78 Danh mục cấp phát thuốc tuần tháng 5/2016 STT Họ SN Chức vụ Triệu Thuốc sd tên chứng Nguyễn 07-7- Giáo viên Ho , đau + Kháng Thị A 1986 lớp Lá họng sinh ( Cefixime) Liều lượng + 2v kháng sinh + 2v + Kháng kháng viêm ( anpha viêm choay ) + Kiểm tra sức khỏe định kì cho cán , giáo viên , nhân viên trẻ em trường học :  Quy trình : Lập kế hoạch , báo cáo BGH  BGH duyệt kế hoạch  Dự kiến nội dung khám  Dự kiến mời bác sĩ kết hợp với bệnh viện  Thông báo đến đơn vị Trường học  Thuyết minh quy trình : 79 + Lập kế hoạch nội dung buổi khám sức khỏe định kì bao gồm : quy trình khám : lớp trước lớp sau , thời gian khám lớp cần chuẩn bị ý buổi khám Kế hoạch khám sức khỏe định kỳ tháng 5-2016 Thời gian Lớp Cần ý 9h-9h30 Cơm nát + Trẻ uống sữa trước khám + Sau BGH duyệt kế hoạch Nhân viên Y tế tiến hành lập bảng dự kiến nội dung khám , bác sĩ kiến bệnh viện kết hợp với nhà Trường : Bảng dự kiến nội dụng kiểm tra sức khỏe định kì tháng 5-2016 Nội dung khám + Kiểm tra cân nặng , chiều cao + Kiểm tra mắt , tai , mũi , họng Số lượng Bác sĩ + Kiểm tra tim mạch , phổi + Bác sĩ chuyên khoa tai – mũi – họng + Bác sĩ chuyên khoa Tim mạch – Phổi – Hô hấp Bệnh viện kết hợp 80 + Nhân viên y tế kiểm tra chiều cao , cân nặng + Liệt kê danh sách bệnh viện gồm : BV Bạch mai , Bệnh Viên Nhi TW , Bệnh viện Y học cổ truyền , + Sau thông báo đến Phòng Hành – Văn thư để tiến hành in văn thông báo đến cá nhân in giấy khám sức khỏe gửi cho lớp Giáo viên lớp có trách nhiệm phát cho phụ huynh trẻ nhỏ : Mẫu giấy khám sau : Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc Phiếu khám sức khỏe định kì tháng -2016 Họ tên : Lớp Thời gian khám : Địa điểm khám : Nội dung khám : Phụ huynh trẻ cần ý cho trẻ ăn nhẹ uống sữa trước khám Giáo viên chủ nhiệm  Chỉ tiêu chất lượng : Phiếu xác nhận chất lượng công việc Họ tên : SN : Chức vụ : nhân viên phòng Y tế 81 Chỉ tiêu chất lượng : + Theo dõi sát tình hình sức khỏe trẻ cá nhân Trường + Nắm bắt bệnh tật ( có ) trẻ em cá nhân để báo cáo với BGH có biện pháp xử lí kịp thời + Nâng cao chất lượng sức khỏe cộng đồng Chữ kí 2.9 : Tổ Bảo Vệ Gồm : nam nhân viên Sáng từ 6h00 đến 12h00 Chiều từ 12h00 đến 18h00 Tối từ 18h00 đến 6h00 sáng hôm sau Trách nhiệm : + Tuần tra bao quát toàn khu khu vực phạm vi quản lý trường, ngăn chặn người vào trường yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản trường khỏi quan (khi có nghi ngờ)  Quy trình : Lên danh mục vị trí trọng điểm , chốt  Tiến hành tuần tra bao quát khu vực  82 Ghi chép vào sổ trực hàng ngày lưu trữ phòng Bảo vệ  Thuyết minh quy trình : + Lên danh mục vị trí trọng điểm gồm : Cổng , Chòi gác sau khu nhà A- B –C , bãi đỗ xe , + Tiến hành tuần tra khu vực , yêu cầu khu vực nhu sau Nội dung yêu cầu Khu vực kiểm tra Cổng + Quan sát tình hình bên bên cổng trường + Đóng mở cửa cần thiết + Giám sát , kiểm tra việc vào cá nhân + Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác : Phải lịch sự, nhã nhặn hỏi tên, đơn vị khách công tác, mục đích vào Mục tiêu, vào gặp ai, có đặt hẹn trước hay không? Sau liên hệ với phận bên có liên quan để xin ý kiến Nếu bên không đồng ý tiếp hay người khách cần gặp bên khéo léo trả lời, giải thích cho khách hiểu thông cảm, đề nghị khách gửi lại lời nhắn hay danh thiếp trước khách Nếu bên đồng ý tiếp, đề nghị khách gửi lại giấy tờ từ thân, đăng ký cấp phát thẻ, hướng dẫn hay cử người đưa khách vào nơi cần gặp Thu lại thẻ trả lại giấy tờ tùy thân cho khách, ghi nhận vào sổ trực + Trực trả lời điện thoại + Giao nhân công văn giấy tờ Vị trí chòi gác sau khác khu nhà A , B , C 83 + + Là vị trí cao quan sát tổng thể trường học Bãi đỗ xe + Kiểm tra số lượng xe , vị trí đỗ xe nơi quy định hay cán , chưa giáo viên , + Bao quát tổng thể xung quanh khu vực đỗ xe nhân viên + Sau ghi thông tin vị trí bị trí vào sổ trực hàng ngày theo ca , bàn giao lưu trữ phòng Bảo vệ  Chỉ tiêu chất lượng Phiếu xác nhận chất lượng công việc Họ tên : SN : Chức vụ : nhân viên phòng Bảo Vệ Ca làm việc : ca Chỉ tiêu chất lượng : + Vị trí cổng : ổn định + Vị trí bãi xe : Ổn định , tổng 20 xe máy ca có vé đỗ xe nơi quy định Chữ kí + Quản lý chìa khoá phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá bàn giao sổ trực ban phân công  Quy trình : Quản lí chìa khóa phòng ban , phận , phòng học  84 Kiểm tra số lượng phân loại – đánh số theo phòng ban , phận  Chỉ thực giao chìa khóa cho cá nhân , nhân viên , cán với phận làm việc Trường  Thuyết minh quy trình : + Quản lí , tiếp nhận toàn chìa khóa tất phận Trường học + Kiểm tra số lượng phân loại theo kiểu đánh số theo phận phòng ban sau ngày : Mẫu sau : Bảng đánh số chìa khóa theo phận phòng ban trường mầm non Ban Mai Lớp / Phòng Số lượng chìa Số đánh dấu Lớp Lá Lớp Cơm nát 1 + Chỉ bàn giao chìa khóa cho cán , giáo viên phận họ yêu cầu Khi cá nhân lấy chìa khóa phận cần phải kí vào bảng đánh số chìa khóa ghi rõ thời gian nhận thời gian trả  Chỉ tiêu chất lượng : Phiếu xác nhận chất lượng công việc Họ tên : SN : Chức vụ : nhân viên phòng Bảo Vệ Ca làm việc : ca 85 Chỉ tiêu chất lượng : + Đảm bảo chất lượng an ninh tài sản lớp học Chữ kí 86 Tài liệu tham khảo Tư vấn dự án tư vấn giám sát thi công xây dựng- Trịnh Xuân Sơn 87