Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại thư viện hà nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu. 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Mục đích nghiên cứu 3 7. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. Cơ sở lý luận về hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu và khái quát về thư viện Hà Nội 5 1.1. Cơ sở lý luận 5 1.1.1. Khái niệm bộ máy tra cứu tài liệu 5 1.1.2. Ý nghĩa và tác dụng của bộ máy tra cứu 5 1.2. Khái quát về Thư viện Hà Nội 6 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội 7 Chương 2. Thực trạng bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội 10 2.1. Tổ chức bộ máy tra cứu 10 2.1.1. Bộ máy tra cứu truyền thống 10 2.1.1.1. Hệ thống mục lục 10 2.1.1.2. Kho tài liệu tra cứu 14 2.1.1.2.1 Thành phần cấu tạo 15 2.1.1.2.2. Tổ chức kho tài liệu tra cứu 17 2.1.1.2.3. Bổ sung và chỉnh lý bảo quản kho tài liệu tra cứu 17 2.1.2. Bộ máy tra cứu hiện đại 18 2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu 18 2.1.2.2. Hệ thống thư mục 19 2.1.2.3. Các dịch vụ thông tin thư viện 19 2.2. Đánh giá về bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội 21 2.2.1. Nhận xét 21 2.2.2. Ưu điểm của bô máy tra cứu 22 Chương 3. Giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu của thư viện Hà Nội 25 3.1. Củng cố bộ máy tra cứu truyền thống 25 3.2. Hoàn thiện mục lục tra cứu bằng máy 26 3.3. Xây dựng và phát triển kho tài liệu tra cứu 26 3.4. Nâng cao trình độ cán bộ TTTV và đào tạo người dùng tin 27 3.4.1 Nâng cao trình độ cán bộ TTTV 27 3.4.2.Đào tạo người dùng tin 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của cá nhân tôi Mọi thông tin trong đề tài là hoàn toàn trung thực, không sao chép từ bất kì tài liệu, đề tài nào khác Nếu thông tin tôi cam đoan ở trên mà sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Kí tên

Vì là một sinh viên nên nền kiến thức còn hạn chế, mặc dù có nhiều cố gắng nhưng đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được

sự quan tâm cũng như đánh giá, đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 12năm 2015

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 3

MỤC LỤC 4

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Tính cấp thiết của đề tài 1

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

Lịch sử nghiên cứu 3

Phương pháp nghiên cứu 3

Mục đích nghiên cứu 3

Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 4

Cơ sở lý luận về hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu và khái quát về thư viện Hà Nội 4

1.1.Cơ sở lý luận 4

1.1.1.Khái niệm bộ máy tra cứu tài liệu 4

1.1.2.Ý nghĩa và tác dụng của bộ máy tra cứu 5

1.2.Khái quát về Thư viện Hà Nội 5

1.2.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội 5

1.2.2.Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội 7

Chương 2 10

Thực trạng bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội 10

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu 10

2.1.1 Bộ máy tra cứu truyền thống 10

2.1.1.1 Hệ thống mục lục 10

2.1.1.2 Kho tài liệu tra cứu 14

2.1.1.2.2 Tổ chức kho tài liệu tra cứu 17

2.1.1.2.3 Bổ sung và chỉnh lý bảo quản kho tài liệu tra cứu 17

2.1.2 Bộ máy tra cứu hiện đại 18

2.1.2.1 Cơ sở dữ liệu 18

2.1.2.2 Hệ thống thư mục 19

2.1.2.3 Các dịch vụ thông tin thư viện 19

2.2 Đánh giá về bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội 21

2.2.1 Nhận xét 21

2.2.2 Ưu điểm của bô máy tra cứu 21

Chương 3 25

Giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu của thư viện Hà Nội 25

3.1 Củng cố bộ máy tra cứu truyền thống 25

3.2 Hoàn thiện mục lục tra cứu bằng máy 26

3.3 Xây dựng và phát triển kho tài liệu tra cứu 26

3.4 Nâng cao trình độ cán bộ TTTV và đào tạo người dùng tin 27

3.4.1 Nâng cao trình độ cán bộ TTTV 27

3.4.2.Đào tạo người dùng tin 28

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 31

PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, nhân dân đang chung tay thực hiện sự nghiệp CNH-HĐH đất nước Với xuất phát điểm là một nước nông nghiệp lạc hậu, hơn 70% dân số là nông dân Nên nông nghiệp và những vấn đề liên quan đến nông nghiệp luôn được Đảng và Nhà nước đặt trong những mối quan tâm hàng đầu Vì vậy, CNH-HĐH nông nghiệp, nông thôn là một chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tạo công ăn việc làm, tăng thêm thu nhập cho cư dân nông thôn, tạo tiền đề cho việc giải quyết hàng loạt các vấn đề chính trị-xã hội của đất nước, đưa nông thôn nước ta tiến lên trình độ văn minh,hiện đại Trong Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng (2001) nêu rõ:” Con đường CNH-HĐH của nước ta cần và có thể rút ngắn thời gian, vừa có những bước tuần tự, vừa có những bước nhảy vọt” Đối với nông nghiệp, nông thôn “tăng cường sự chỉ đạo và huy động các nguồn lực cần thiết để đẩy nhanh CNH-HĐH nông nghiệp và nông thôn”

Nhận thức được tầm quan trọng của việc chỉ đạo, huy động các nguồn lực, Thư viện Hà Nội bằng những việc làm cụ thể và thiết thực đã góp phần nâng cao trình độ dân trí của bạn đọc Để có thể nâng cao được dân trí bạn đọc thư viện cần phải có nhiều hoạt động để phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất và có hiệu quả Một trong những việc làm đó là thư viện đã chú trọng đến việc hoàn thiện

bộ máy tra cứu trong nhiều năm qua

Trong nhưng năm gần đây số lượng bạn đọc đến với Thư viện ngày càngđông Để tạo điều kiện cho bạn đọc trong việc tìm kiếm, khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả kho tài liệu tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử của thư viện, việc tổ chức và hoàn thiện bộ máy tra cứu trở nên quan trọng và rất cần thiết

Trong những năm vừa qua, hoạt động thông tin của TVHN đã có những chuyển biến nhất định, đặc biệt là hoạt đông tra cứu thông tin đã có những bước chuyển đổi từ hoạt động tra cứu thủ công, truyền thống sang tự động hóa nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin Tuy nhiên trước yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn đổi mới của các Thư viện hoạt động tra cứu thông tin

cụ thể là bộ máy tra cứu thông tin ở Thư viện Hà Nội, còn chưa được hoàn thiện, chưa đáp ứng được tốt nhu cầu thông tin của người dùng tin Nghiên cứu, khảo sát cụ thể và toàn diện bộ máy tra cứu đưa ra những đánh giá khách quan, tìm ra một phương hương đúng đắn và những giải pháp khả thi nhằm tăng cường và nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy tra cứu là một trong những vấn đề quan trọng trong hoạt động thông tin ở Thư viện Hà Nội hiện nay.

Từ những lí do trên, việc nghiên cứu hòan thiện bộ máy tra cứu của Thư viện Hà Nội là một việc làm tất yếu góp phần tích cực nâng cao chất lượng tra cứa phục vụ nhiêm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Thư viện Hà Nội Vì vậy mà tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu của mình, với mong muốn vận dụng những kiến thức và kĩ năng tiếp thu được trong khóa học của mình để từ đó nghiên cứu

và đề xuất những giải pháp khả thi nhằm hoàn thiên bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.1 Đối tượng nghiên cứu

- Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội1.2 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian: 2012-2014

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát việc hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội

Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội

Để thực hiện mục tiêu trên , đề tài cần giải quyết một số nhiệm vụ như sau:

- Nghiên cứu yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội trên cơ

sở nhiệm vụ của Thư viện cũng như nhu cầu và tập quán tra cứu tin của người dùng tin tại Thư viện

- Khảo sát thực trạng của bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội, qua đó đánh giá chất lượng và tìm ra những ưu, nhược điểm của bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội

Lịch sử nghiên cứu.

Có thể khẳng định rằng hoàn bộ máy tra cứu tài liệu là một hoạt động vô cùng cần thiết và quan trọng

Nói đến hoạt động hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu cũng đã có một vài

đề tài,công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề này, không chỉ thu hút được sự quan tâm của các nhà quản lý mà còn cả nhiều nhà khoa học và nhà nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu có thể nêu như sau:

1 Về công tác thư viện (2008), Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch- Vụ Thư

viện Hà Nội

2 Đỗ Thị Hiền, Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin-

Thư viện ĐHQGHN/ Khóa luận tốt nghiệp -H: ĐHKHXH&NV, 2006.-60tr.

3 Bùi Loan Thùy, Thư viện học đại cương/ Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết

ĐHQGHN,2001-302tr.

4 Lê Văn Viết, Cẩm nang nghề thư viện (2000), Nxb Văn hóa thông tin,

Hà Nội

Những tài liệu nêu trên là nhưng gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế

thừa cao giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài :” Hoàn thiện bộ máy tra cứu tài

liệu tại Thư viện Hà Nội giai đoạn 2014-2015”

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát trực tiếp, phỏng vấn

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Phân tích và tổng hợp số liệu; nghiên cưu, tìm hiểu,tham khảo tài liệu, tra tìm thông tin trên những trang mạng Internet,…

Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận,danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được

chia làm 3 chương :

Chương 1: Khái quát về thư viện Hà Nội

Chương 2: Thực trạng về bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viên Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của việc hoàn thiện bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội

Chương 1

Cơ sở lý luận về hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu và khái quát về thư viện

Hà Nội 1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tài liệu

Bộ máy tra cứu tài liệu là những công cụ , phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu lịch sử và lưu trữ hiện hành Bộ máy tra cứu tài liệu dùng để giới thiệu các thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu nhằm tìm kiếm được tài liệu một cách nhanh chóng chính xác , sưu tầm đầy đủ vàtập hợp tài liệu theo yêu cầu của người dùng tin

Trong một kho lưu trữ, với hàng ngàn các hồ sơ tài liệu, người dùng tin

có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin tài liệu mà mình đang cần tìm nằm

trong khối tài liệu nòa, cụ thể là hồ sơ nào thông qua bộ máy tra cứu tài liệu.

1.1.2 Ý nghĩa và tác dụng của bộ máy tra cứu

Bộ máy tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các phòng lưu trữ đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu

Bộ máy tra cứu tài liệu giúp tra tìm một cách nhanh chóng , chính xác theo yêu cầu của độc giả, chỉ rõ vị trí tài liệu trong các kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác tài liệu và cán bộ phục vụ tra tìm tài liệu Thông qua bộ máy tra cứu tài liệu độc giả chưa cần tiếp cận với các hồ sơ tài liệu đã nắm được những thông tin cần thiết về nội dung và thành phần tài liệu Điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian cho độc giả và người phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu

Bộ máy tra cứu tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi bộ hồ

sơ tài liệu, khối tài liệu, phòng lưu trữ và toàn kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng thành phần tài liệu, tránh việc mất mát tài liệu

Trong lưu trữ có nhiều loại hình bộ máy tra cứu tài liệu với những phương tiên, công cụ tra tìm khác nhau và mỗi loại đều có công dụng riêng nhưng đều phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu như : Mục lục tài liệu bên trong bộ hồ sơ, mục lục tài liệu hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu , sách giới thiệu các kho, phòng lưu trữ, phòng phiếu… Những loại công cụ, phương tiện trên sẽ giúp bổ sung hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của các độc giả và làm cho bộ máy tra cứu hoạt động một cách hoàn thiện và đầy đủ hơn

Chính vì nhận thức được điều đó nên trong những năm gần đây TVHN đã

và đang không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng của bộ máy tra cứu tài liệu tại thư viện

1.2 Khái quát về Thư viện Hà Nội

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội

Ngày 15/10/1956 tại Thủy Tạ bên hồ Hoàn Kiếm, TVHN đã ra đời với tên gọi ban đầu là Phòng đọc sách nhân dân Từ xuất phát điểm đó, ba năm sau Thư viện nhân dân Hà Nội chính thức được thành lập vào tháng 1/1959 và chuyển về

trụ sở tại số 47 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội cho đến ngày nay.

Tháng 8/2008, TVHN khánh thành trụ sở xây mới với kiến trúc bề thế, ấn tượng của hai khối nhà cao 9 tầng có tổng diện tích sàn là 6178m2 mô phỏng hình ảnh hai trang sách như ôm lấy dòng chảy vô tận của tri thức nhân loại Đây cũng là một trong những công trình văn hóa chào mừng lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội

Đến tháng 2/2009, sau khi hợp nhất với thư viện tỉnh Hà Tây, TVHN có thêm một trụ sở nữa tại số 2B đường Quang Trung, quận Hà Đông với tòa nhà 3 tầng thiết kế theo hình dải lụa và có tổng diện tích sàn là 2029m2

Hiện nay, với 7 phòng chức năng: Hành chính – Tổng hợp, Bổ sung và

Xử lý kỹ thuật, Phục vụ bạn đọc, Địa chí và thông tin tra cứu, phòng Nghiệp vụ

và Phong trào cơ sở, Tin học, Phục vụ thiếu nhi, TVHN đã cung cấp cho độc giả hơn 48 vạn tài liệu; trong đó có 402 đầu báo, tạp chí và khoảng hơn 2 vạn tài liệu địa chí Hà Nội vói nhiều loại hình ( bản đồ, văn bia, hương ước, thần tích…), cùng với 5 CSDL thư mục và CSDL dữ kiện với hàng trăm nghìn biểu ghi

Để đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc trong Thủ đô, Thư viện đã không ngừng đổi mới, nâng cao và hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu để có thể phục vụ tốt nhất nhu cầu thông tin của người dùng tin, mở rộng hoạt đông của

bộ máy ra cứu tài liệu ra các phòng phục vụ bạn đọc trong toàn thư viện : phòng thiếu nhi, phòng dành cho người khiếm thị, phòng đọc đa phương tiện, phòng đọc theo yêu cầu, phòng báo và tạp chí, phòng đọc tự chọn, phòng mượn,…

Bên cạnh việc nâng cao và hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu, TVHN còn đẩy mạnh những hoạt động tuyên truyền triển lãm, nói chuyện giới thiệu sách cùng với nhiều hoạt động khác nhằm thu hút bạn đọc đến sử dụng thư viện, đồng thời cũng giúp cho bạn đọc có thể lựa chọn những cuốn sách và những thông tin bổ ích phục vụ tốt nhất trong quá trình nghiên cứu, làm việc cũng như học tập

Với định hướng phát triển thư viện trở thành thư viện hiện đại, bằng kinh

phí của nhà nước và nguồn xã hội, TVHN đã đầu tư trang thiết bị phần mềm quản lý thư viện LIBOL 6.0; phần mềm sản xuất sách nói dành cho người khiếm thị Daisy; cùng với hệ thống máy tính , máy scan, máy in laze, máy photo… trong toàn bộ phòng đọc được trang thiết bị máy điều hòa, chống ẩm…và luôn được vệ sinh sạch sẽ.

Trong hơn nửa thế kỉ qua, TVHN đã trở thành điểm đến quen thuộc và để lại dấu ấn tốt đẹp trong kí ức của nhiều thế hệ người Hà Nội

Ghi nhận kết quả hoạt động của TVHN cùng với sự phát triển chung của Thủ đô, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cũng như UBND thành phố Hà Nội đã trao cờ và bằng khen cho TVHN trong nhiều năm liền Năm 2006, TVHN đã vinh dự được nhận Huân chương Độc lập Hạng 3 do Chủ tịch nước trao tặng Dây là nguồn động viên khích lệ hết sức to lớn, giúp tập thể cán bộ công tác trong thư viện có động lực để phất triển thư viện để bắt kịp với sự phát triển của thời đại, xứng tầm là thư viện trung tâm của một quốc gia

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội

TVHNlà cơ quan với tổ chức hoàn chỉnh, gồm 7 phòng ban dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc:

Ban giám đốc:

+ Giám đốc: Trần Văn Hội

Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ hoạt động của thư viện

+ Phó giám đốc: - Vương Thị Lý , Trần Văn Hà

Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ hoạt động của thư viện

Phòng hành chính tổng hợp: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện giữ nhiệm vụ:

+ Chăm lo tất cả những kinh phí do cấp trên chuyển xuống, phân bổ tới các phòng ban sao cho hợp lý, lập kế hoạch dự trù kinh phí cho các hoạt đông ngắn hạn và dài hạn của thư viện, đảm bảo khâu quản lý thư viện về mặt vật chất

+ Cấp thẻ cho bạn đọc, xây dựng kế hoạch tài chính- kế toán

Phòng bổ sung biên mục:

+ Có nhiệm vụ là mua và xử lý nghiệp vụ tất cả các sách báo, tạp chí, tài liệu cho thư viện Bên cạnh đó còn có trách nhiệm thu thập tất cả những sách báo được tài trợ, tặng biếu cho các quỹ văn hóa, các cơ quan cá nhân.

Phòng phong trào nghiệp vụ cơ sở:

+ Có nhiệm vụ xây dựng kho luân chuyển, tổ chức luân chuyển vốn tài liệu giữa các thư viện, hướng dẫn tham quan xây dựng mạng lưới thư viện, phòng đọc báo cơ sở, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện trên địa bàn thành phố Hà Nội, tham mưu cho giám đốc về công tác nghiệp vụ tại Thư viện Hà Nội

+ Phục vụ thư viện quận, huyện, xã, phường,… nâng cao trình độ nghiệp

vụ cho cán bộ bằng cách tổ chức các lớp huấn luyện cho cán bộ, tập huấn nghiệp

vụ ngắn hạn và dài hạn

Phòng tin học

+ Có nhiệm vị nghiên cứu và triển khai những ứng dụng CNTT vào hoạt động Thư viện, quản trị mạng, quản lý bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các trang thiết bị hiện đại

Phòng thông tin- thư mục- địa chí

+ Phòng có nhiệm vụ xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin, chọn lọc các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và trả lời những thông tinvề vấn đề vốn tài liệu thư viện, tổ chức các hoạt động tuyên truyền vốn tài liệu thư viện và cac hoạt động thông tin tuyên truyền khác, phục vụ người đọc có nhu cầu tìm kiếm các thông tin

+ Phòng địa chí

Chương 2 Thực trạng bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội

2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu

Bộ máy tra cứu có nhiệm vụ giúp người dùng tin tra tìm tài liệu một cách khoa học, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác Có thể nói bộ máy tra cứu là thành

tố không thể thiếu trong các thư viện và cơ quan thông tin Nó chính là chìa khóa để bạn đọc đến với kho tàng tri thức của nhân loại, là cơ sở cho các hoạt động của thư viện: từ công tác phục vụ bạn đọc đến công tác tổ chức thông tin, tra cứu thông tin, hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện Bộ máy tra cứu thực sự là công cụ phục vụ đắc lực cho tất cả mọi người từ cán bộ thư viện cho đến bạn đọc Ở thời điểm hiện nay, bộ máy tra cứu của TVHN được tổ chức như sau:

Bộ máy tra cứu truyền thống

Bộ máy tra cứu hiện đại

2.1.1 Bộ máy tra cứu truyền thống

Bộ máy tra cứu truyền thống có vai trò rất quan trọng trong các thư viện,các cơ quan thông tin nói chung và TVHN nói riêng Việc xây dựng bộ máy tra cứu phải tuân thủ theo những nguyên tắc chung và phải phù hợp theo nhu cầu của bạn đọc, loại hình thư viện, cũng như khả năng tổ chức của từng thư viện mà mỗi thư viện có cách áp dụng riêng sao cho phù hợp

Bộ máy tra cứu truyền thống của TVHN bao gồm: Hệ thống mục lục và kho tài liệu tra cứu Hệ thống mục lục độc giả bao gồm: Mục lục chữ cái và mục lục phân loại Kho tài liệu tra cứu phục vụ cho việc tra cứu của bạn đọc bao gồm: Từ điển, bách khoa toàn thư, sổ tay

tácxử lí tài liệu tại TVHN nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng tin phục vụ một cách có hiệu quả trong quá trình nghiên cứu, làm việc cũng như học tập của họ.

Hệ thống mục lục cho phép người dùng tin xác định vị trí của tài liệu khi biết một số thông tin về tài liệu như: tên tác giả, tên tài liệu, chủ đề của tài liệu, môn loại khoa học… Tùy thuộc vào cách tổ chức mục lục mà người dùng tin đến với nhóm thông tin về tài liệu khác nhau để tìm tin trong mục lục tương ứng Hệ thống mục lục phản ánh trữ lượng, thành phần của kho tài liệu, nó được hình thành ngay từ khi thư viện ra đời để phản ánh toàn bộ vốn sách báo của thư viện

Hệ thống mục lục là một trong những công cụ tra cứu quan trọng để nguời dùng tin và cán bộ thư viện tra cứu và sưu tầm tài liệu Nó hỗ trợ cho cán bộ thư viện trong công tác xử lý tài liệu như mô tả, phân loại, định dạng chủ đề và vạch

ra kế hoạch bổ sung, thanh lọc tài liệu… Hơn nữa hệ thống mục lục còn có ý nghĩa to lớn đối với công tác thư viện, là cầu nối giữa độc giả và vốn tài liệu, đồng thời góp phần tuyên truyền, hướng dẫn đọc theo định hướng của thư viện

Ở TVHN hệ thống mục lục được đặt ở tất cả các phòng phục vụ bạn đọc (Phòng đọc, phòng mượn) thuận tiện cho bạn đọc trong quá trình tra cứu

TVHN đã tổ chức được một hệ thống mục lục phù hợp với kho sách của thư viện bao gồm 2 hệ thống:

Các tiêu đề được xây dựng trên cơ sở các phiếu phân cấp 1, cấp 2, cấp 3,

… Tùy thuộc vào số lượng phiếu có trong hộp phích Thông thường cứ sau mỗi một phiếu tiêu đề chia ra từ 30 đến 50 phiếu mô tả thư mục

TVHN đã áp dụng quy tắc ISBD trong việc mô tả tài liệu Đối với sách có

từ 3 tác giả trở xuống, nếu là người Châu Á thì thường lấy tên tác giả đầu tiên làm phiếu tiêu đề mô tả chính và mô tả thuận: Họ_tên hoặc Họ_đệm_tên Còn đối với tác giả là người Châu Âu thì khi mô tả phải đảm bảo theo cấu trúc: Họ_tên

bên trái mặt trước của phiếu.

Hiện nay ở TVHN , vốn tài liệu đại chí như sách, báo, tạp chí, thư tịch, bản đồ, được xuất hiện bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Pháp… tổng số tư liệu địa chí có hơn 300.000 bản Để giúp mọi người có thể tra cứu địa chí một cách dễ dàng, TVHN đã xây dựng một hệ thống mục lục địa chí rất phong phú và đa dạng bao gồm: Mục lục phân loại điạ chí, mục lục chữ cái địa chí, mục lục nhân vật địa chí

- Mục lục phân loại điạ chí

Mục lục phân loại địa chí phản ánh tài liệu có trong kho địa chí theo các ngành tri thức, các tài liệu liên quan đến Hà Nội

- Mục lục chữ cái địa chí

Mục lục chữ cái địa chí là mục lục phản ánh kha sách địa chí một cách chi tiết bằng mục lục phân loại, TVHN đã xây dựng mục lục địa chí( mục lục chữ cái theo tên tác giả bà mục lục chữ cái theo tên nhan đề tài liệu) Mỗi kí hiệu bằng chữ cái chính cũng có kí hiệu phân loại nhỏ hơn Các phiếu mô tả trong mục lục được làm theo kích cỡ thông thường và được mô tả theo quy tắc ISBD

- Mục lục nhân vật địa chí

Mục lục nhân vật địa chí phản ánh những tài liệu về nhân vật quan trọng, những người nổi tiếng của Hà Nội hoặc các nhà văn, các nhà hoạt động xã hội, cácvị lãnh tụ, nhà bác học, các nhà nghiên cứu khoa học,… và tuân theo các tiêu chí như sau:

+ Những người sinh ra ở Hà Nội

+ Những người sinh sống và sinh hoạt ở Hà Nội

+ Những người không sinh ra ở Hà Nội, không sống và sinh hoạt tại Hà Nội nhưng có công đóng góp xây dựng Hà Nội

Mục lục TVHN còn được phân bố theo các phòng, ban của thư viện để có thể dễ dàng phục vụ cho bạn đọc cũng như góp phần vào quá trình công tác của cán bộ thư viện trở nên hiệu quả hơn