Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu tại thư viện hà nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu. 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Mục đích nghiên cứu 3 7. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. Cơ sở lý luận về hoàn thiện bộ máy tra cứu tài liệu và khái quát về thư viện Hà Nội 5 1.1. Cơ sở lý luận 5 1.1.1. Khái niệm bộ máy tra cứu tài liệu 5 1.1.2. Ý nghĩa và tác dụng của bộ máy tra cứu 5 1.2. Khái quát về Thư viện Hà Nội 6 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Hà Nội 7 Chương 2. Thực trạng bộ máy tra cứu tài liệu tại Thư viện Hà Nội 10 2.1. Tổ chức bộ máy tra cứu 10 2.1.1. Bộ máy tra cứu truyền thống 10 2.1.1.1. Hệ thống mục lục 10 2.1.1.2. Kho tài liệu tra cứu 14 2.1.1.2.1 Thành phần cấu tạo 15 2.1.1.2.2. Tổ chức kho tài liệu tra cứu 17 2.1.1.2.3. Bổ sung và chỉnh lý bảo quản kho tài liệu tra cứu 17 2.1.2. Bộ máy tra cứu hiện đại 18 2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu 18 2.1.2.2. Hệ thống thư mục 19 2.1.2.3. Các dịch vụ thông tin thư viện 19 2.2. Đánh giá về bộ máy tra cứu tại Thư viện Hà Nội 21 2.2.1. Nhận xét 21 2.2.2. Ưu điểm của bô máy tra cứu 22 Chương 3. Giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu của thư viện Hà Nội 25 3.1. Củng cố bộ máy tra cứu truyền thống 25 3.2. Hoàn thiện mục lục tra cứu bằng máy 26 3.3. Xây dựng và phát triển kho tài liệu tra cứu 26 3.4. Nâng cao trình độ cán bộ TTTV và đào tạo người dùng tin 27 3.4.1 Nâng cao trình độ cán bộ TTTV 27 3.4.2.Đào tạo người dùng tin 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu cá nhân Mọi thông tin đề tài hoàn toàn trung thực, không chép từ tài liệu, đề tài khác Nếu thông tin cam đoan mà sai xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Kí tên LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô giáo khoa Văn hóa- thông tin xã hội trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – người tận tình bảo, truyền đạt cho em nguồn tri thức vô quý báu Và tạo điều kiện để em có cớ sở hoàn thành đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên Lê Thị Hiền, người tận tình bảo giúp em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo đội ngũ cán công nhân viên Thư viện Hà Nội tận tình giúp đỡ cho em trình nghiên cứu Thư viện hoàn thành đề tài nghiên cứu Vì sinh viên nên kiến thức hạn chế, có nhiều cố gắng đề tài tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận quan tâm đánh giá, đóng góp ý kiến thầy cô bạn để đề tài nghiên cứu em đầy đủ hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 12năm 2015 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Thư viện Hà Nội Thông tin thư viện Cơ sở liệu Bộ máy tra cứu Công nghệ thông tin Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa Tên cụm từ viết tắt TVHN TTTV CSDL BMTC CNTT CNH-HĐH MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT .3 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Mục đích nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương Cơ sở lý luận hoàn thiện máy tra cứu tài liệu khái quát thư viện Hà Nội 1.1.Cơ sở lý luận 1.1.1.Khái niệm máy tra cứu tài liệu 1.1.2.Ý nghĩa tác dụng máy tra cứu 1.2.Khái quát Thư viện Hà Nội 1.2.1.Lịch sử hình thành phát triển Thư viện Hà Nội 1.2.2.Cơ cấu tổ chức Thư viện Hà Nội Chương 10 Thực trạng máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội .10 2.1 Tổ chức máy tra cứu .10 2.1.1 Bộ máy tra cứu truyền thống 10 2.1.1.1 Hệ thống mục lục 10 2.1.1.2 Kho tài liệu tra cứu 14 2.1.1.2.1 Thành phần cấu tạo .14 2.1.1.2.2 Tổ chức kho tài liệu tra cứu 17 2.1.1.2.3 Bổ sung chỉnh lý bảo quản kho tài liệu tra cứu .17 2.1.2 Bộ máy tra cứu đại 18 2.1.2.1 Cơ sở liệu 18 2.1.2.2 Hệ thống thư mục 19 2.1.2.3 Các dịch vụ thông tin thư viện .19 2.2 Đánh giá máy tra cứu Thư viện Hà Nội 21 2.2.1 Nhận xét 21 2.2.2 Ưu điểm bô máy tra cứu 21 Chương 25 Giải pháp hoàn thiện máy tra cứu thư viện Hà Nội 25 3.1 Củng cố máy tra cứu truyền thống 25 3.2 Hoàn thiện mục lục tra cứu máy 26 3.3 Xây dựng phát triển kho tài liệu tra cứu 26 3.4 Nâng cao trình độ cán TTTV đào tạo người dùng tin 27 3.4.1 Nâng cao trình độ cán TTTV 27 3.4.2.Đào tạo người dùng tin .28 KẾT LUẬN .29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 PHỤ LỤC 31 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, lãnh đạo Đảng Nhà nước, nhân dân chung tay thực nghiệp CNH-HĐH đất nước Với xuất phát điểm nước nông nghiệp lạc hậu, 70% dân số nông dân Nên nông nghiệp vấn đề liên quan đến nông nghiệp Đảng Nhà nước đặt mối quan tâm hàng đầu Vì vậy, CNH-HĐH nông nghiệp, nông thôn chủ trương lớn Đảng Nhà nước nhằm thúc đẩy kinh tế phát triển, tạo công ăn việc làm, tăng thêm thu nhập cho cư dân nông thôn, tạo tiền đề cho việc giải hàng loạt vấn đề trị-xã hội đất nước, đưa nông thôn nước ta tiến lên trình độ văn minh,hiện đại Trong Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX Đảng (2001) nêu rõ:” Con đường CNH-HĐH nước ta cần rút ngắn thời gian, vừa có bước tuần tự, vừa có bước nhảy vọt” Đối với nông nghiệp, nông thôn “tăng cường đạo huy động nguồn lực cần thiết để đẩy nhanh CNH-HĐH nông nghiệp nông thôn” Nhận thức tầm quan trọng việc đạo, huy động nguồn lực, Thư viện Hà Nội việc làm cụ thể thiết thực góp phần nâng cao trình độ dân trí bạn đọc Để nâng cao dân trí bạn đọc thư viện cần phải có nhiều hoạt động để phục vụ bạn đọc cách tốt có hiệu Một việc làm thư viện trọng đến việc hoàn thiện máy tra cứu nhiều năm qua Trong năm gần số lượng bạn đọc đến với Thư viện ngày càngđông Để tạo điều kiện cho bạn đọc việc tìm kiếm, khai thác sử dụng cách có hiệu kho tài liệu tài liệu truyền thống tài liệu điện tử thư viện, việc tổ chức hoàn thiện máy tra cứu trở nên quan trọng cần thiết Trong năm vừa qua, hoạt động thông tin TVHN có chuyển biến định, đặc biệt hoạt đông tra cứu thông tin có bước chuyển đổi từ hoạt động tra cứu thủ công, truyền thống sang tự động hóa nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thông tin người dùng tin Tuy nhiên trước yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn đổi Thư viện hoạt động tra cứu thông tin cụ thể máy tra cứu thông tin Thư viện Hà Nội, chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng tốt nhu cầu thông tin người dùng tin Nghiên cứu, khảo sát cụ thể toàn diện máy tra cứu đưa đánh giá khách quan, tìm phương hương đắn giải pháp khả thi nhằm tăng cường nâng cao chất lượng hoạt động máy tra cứu vấn đề quan trọng hoạt động thông tin Thư viện Hà Nội Từ lí trên, việc nghiên cứu hòan thiện máy tra cứu Thư viện Hà Nội việc làm tất yếu góp phần tích cực nâng cao chất lượng tra cứa phục vụ nhiêm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học Thư viện Hà Nội Vì mà chọn đề tài “Nghiên cứu hoàn thiện máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu mình, với mong muốn vận dụng kiến thức kĩ tiếp thu khóa học để từ nghiên cứu đề xuất giải pháp khả thi nhằm hoàn thiên máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.1 Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu hoàn thiện máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội 1.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2012-2014 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát việc hoàn thiện máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội Để thực mục tiêu , đề tài cần giải số nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu yêu cầu máy tra cứu Thư viện Hà Nội sở nhiệm vụ Thư viện nhu cầu tập quán tra cứu tin người dùng tin Thư viện - Khảo sát thực trạng máy tra cứu Thư viện Hà Nội, qua đánh giá chất lượng tìm ưu, nhược điểm máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định hoàn máy tra cứu tài liệu hoạt động vô cần thiết quan trọng Nói đến hoạt động hoàn thiện máy tra cứu tài liệu có vài đề tài,công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề này, không thu hút quan tâm nhà quản lý mà nhiều nhà khoa học nhà nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu nêu sau: Về công tác thư viện (2008), Bộ Văn hóa,Thể thao Du lịch- Vụ Thư viện Hà Nội Đỗ Thị Hiền, Tìm hiểu máy tra cứu tin Trung tâm Thông tinThư viện ĐHQGHN/ Khóa luận tốt nghiệp -H: ĐHKHXH&NV, 2006.-60tr Bùi Loan Thùy, Thư viện học đại cương/ Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết ĐHQGHN,2001-302tr Lê Văn Viết, Cẩm nang nghề thư viện (2000), Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội Những tài liệu nêu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa cao giúp tiến hành nghiên cứu đề tài :” Hoàn thiện máy tra cứu tài liệu Thư viện Hà Nội giai đoạn 2014-2015” Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát trực tiếp, vấn - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: Phân tích tổng hợp số liệu; nghiên cưu, tìm hiểu,tham khảo tài liệu, tra tìm thông tin trang mạng Internet,… Mục đích nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa , nâng cao hiểu việc tra cứu tài liệu phục vụ bạn đọc Thư viện Hà Nội - Kết quảđạtđược đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm việc trongthư viện Hà Nội Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận,danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương : Chương 1: Khái quát thư viện Hà Nội Chương 2: Thực trạng máy tra cứu tài liệu Thư viên Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc hoàn thiện máy tra cứu Thư viện Hà Nội Chương Cơ sở lý luận hoàn thiện máy tra cứu tài liệu khái quát thư viện Hà Nội 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Khái niệm máy tra cứu tài liệu Bộ máy tra cứu tài liệu công cụ , phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lưu lịch sử lưu trữ hành Bộ máy tra cứu tài liệu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu nhằm tìm kiếm tài liệu cách nhanh chóng xác , sưu tầm đầy đủ vàtập hợp tài liệu theo yêu cầu người dùng tin Trong kho lưu trữ, với hàng ngàn hồ sơ tài liệu, người dùng tin dễ dàng nắm bắt thông tin tài liệu mà cần tìm nằm 2014: Bảng 5: Thống kê số lượt sách luân chuyển TVHN giai đoạn 2012- 2014 Năm 2012 2013 2014 Lượt sách luân chuyển 879211 837145 961600 Cũng kho tài liệu khác thư viện, việc thường xuyên chỉnh lý bảo quản kho tài liệu tra cứu cần thiết Là kho tổ chức theo hình thức tự chọn, bạn đọc trực tiếp tiếp cận với tài liệu, bên cạnh việc đem lại nhiều lợi nhuận cho bạn đọc, lại khó khăn cho cán thư viện, điều kiện thư viện chưa có thiết bị quản lý bạn đọc Ở phòng tra cứu TVHN có nội quy sau bạn đọc tra cứu xong để tài liệu bàn , thủ thư có trách nhiệm để sách lên giá, cuối làm việc buổi chiềuthủ thư lướt qua ngăn để xếp lại tài liệu bạn đọc xếp nhầm Hàng tuần, thủ thư giành buổi để xem xét lại toàn kho Công tác bảo quản vốn tài liệu nói chung tài liệu tra cứu nói riêng TVHN tiến hành đặn tháng lượt Tóm lại kho tài liệu tra cứu TVHN chỉnh lý bảo quản tương đối tốt, làm vệ sinh xếp giá vị trí Chi tiết mô tả xem Phụ lục trang 31 2.1.2 Bộ máy tra cứu đại 2.1.2.1 Cơ sở liệu Bên cạnh phương tiện tra cứu truyền thống, quan thư viện quan thông tin khác, TVHN bước đại hóa máy tra cứu việc xây dựng CSDL, trang thiết bị máy tính phục vụ cho trình tra cứu thông tin đông đảo người dùng tin CSDL coi thành phần quan trọng máy tra cứu Hiện nay, TVHN sử dụng phần mềm CDS/ISI UNESCO tài trợ để xây dựng CSDL - CSDL BỔ SUNG lưu giữ sách Tiếng Việt người lớn bổ sung vào thư viện từ năm 1994 đến - CSDL SÁCH lưu giữ sách Tiếng Việt hồi cổ từ 1954 đến 1995 18 - CSDL NGỮ VĂN lưu giữ sách Tiếng Việt từ năm 1960 đến - CSDL PHÁP lưu giữ sách Tiếng Pháp người lớn từ 1988 đến - CSDL ĐỊA CHÍ lưu giữ sách viết Hà Nội - CSDL THƯ MỤC chứa tài liệu 40 thư mục chuyên đề mà thư viện xây dựng từ năm 1988 đến - CSDL TC bao gồm trích báo, tạp chí Hà Nội - CSDL THIẾU NHI chứa sách tiếng Việt cảu phòng đọc, mượn cảu thiếu nhi từ năm 2002 đến 2.1.2.2 Hệ thống thư mục TVHN biên mục đượcnhiều thư mục có nội dung phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin người dùng, thư mục biên soạn nhân ngày lễ lớn dân tộc, Thủ đô nhiêm vụ năm thành phố lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hóa năm, đồng thời biên soạn theo yêu cầu TVHN Các thư mục biên soạn chủ yếu TVHN: - Thư mục thông báo sách Thư mục phục vụ lãnh đạo Thư mục chuyên đề Thư mục torng quan( biên soạn 01 lần/ 01 năm) 2.1.2.3 Các dịch vụ thông tin thư viện - Tuyên truyền giới thiệu sản phẩm Hiện nay, TVHN triển khai kế hoạch nhằm tuyên truyền giới thiệu sản phẩm thân thiện tới bạn đọc làm việc sinh sống Hà Nội vùng lân cận để xứng đáng trung tâm văn hóa Thủ đô Bên cạnh việc giới thiệu sản phẩm theo hình thức truyền thống thư viện áp dụng CNTT để giới thiệu sản phẩm cụ thể như: giới thiệu sản phẩm trang Web thư viện, trang mạng xã hội Internet, phương tiện truyền thông đại chúng… thư viện triển khai mở họp báo giới thiệu sản phẩm với tham gia nhiều độc giả, sinh viên trường đại học, phóng viên báo đến tham dự cácnhững ngày nghỉ, ngày lễ 19 lớn dân tộc như: Quốc Khánh 2/9 TVHN tổ chức họp báo giới thiệu nhiều tác phẩm sách báo nói niềm tự hào dân tộc như: Việt Nam 70 năm chặng đường Và để kỉ niệm ngày sinh nhật Chủ tịch Hồ Chí Minh 19/5 TVHN tổ chức hội sách giới thiệu tài liệu, sách báo nói đời nghiệp Người mang tên “ Hồ Chí Minh- viết tên Người” Hay Quốc tế thiếu nhi 1/6 Tết Trung Thu 15/8 (âm lịch) TVHN tổ chức ngày hội sách mẹ bé với tham gia nhiệt tình bà mẹ bé thiếu nhi khiến phòng đọc dành cho thiếu nhi thư viện chật kín chỗ ngồi Ngoài số nguyên nhân khách quan mà số độc giả đến thư viện TVHN thành lập đội Cộng tác viên với tham gia nhiệt tình bạn niên tình nguyện đến từ trường Đại học địa bàn thành phố tuyên truyền giới thiệu sản phẩm thư viện phạm vi toàn thành phố Chi tiết mô tả xem Phụ lục trang 32 -Tra cứu mạng Internet: Hiện với bùng nổ CNTT mạng lưới Internet len lỏi vào khía cạnh đời sống kinh tế- xã hội CNTT đến với TVHN không việc ngoại lệ Áp dụng thành tựu CNTT, TVHN sử dụng Internet vào công tác phục vụ bạn đọc trong, thư viện nói chung công tra cứu tài liệu nói riêng Trong công tác tra cứu tài liệu, giúp người đọc tra cứu tài liệu cần thiết cho mục đích sử dụng họ TVHN áp dụng phần mềm tra cứu tài liệu Libol để thuận tiện phục vụ bạn đọc dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin lúc nơi, thư viện Trong thư viện bố trí hệ thống máy tính phòng đọc, mượn để phục vụ bạn đọc có nhu cầu tìm kiếm thông tin chỗ nhanh thuận tiện, tối thiểu hóa thời gian kinh phí vận chuyển hay lại Ngoài việc giúp cho cán thư viện giảm bớt áp lực công việc số lượng bạn đọc đến với thư viện ngày tăng lên Bên cạnh thư viện trang bị chức tìm kiếm thông tin 20 mạng Internet giọng nói dành cho người khiếm thị, giúp cho người khiếm thị dễ dàng tìm kiếm thông tin cách nhanh thay sử dụng công cụ tra tìm chữ nổi, góp phần làm hoàn thiện máy tra cứu thư viện nâng cao chất lượng công tác phục vụ bạn đọc đến với thư viện 2.2 Đánh giá máy tra cứu Thư viện Hà Nội 2.2.1 Nhận xét Đối với thư viện, quan thôn, g tin nói chung TVHN nói riêng máy tra cứu có vai trò quan trọng hoạt động tra cứu phục vụ thông tin cho người dùng tin Trong năm qua TVHN đạt thành tựu to lớn hoạt động, công tác phục vụ thông tin cho người dùng tin đến với thư viện Theo thống kê, hàng năm có từ 150.000 – gần 200.000 lượt người dùng tin đến tra cứu thông tin thư viện vốn tài liệu có, với máy tra cứu thư viện tổ chức hợp lí thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin kịp thời, nhanh chóng, xác cho người dùng tin Ý kiến đánh giá chung bạn đọc máy tra cứu thư viện trình bày bảng 6: Bảng 6: Khảo sát ý kiến đánh giá chất lượng phục vụ máy tra cứu STT MỨC ĐỘ ĐÁNH GIÁ Phục vụ tốt Phục vụ chấp nhận Phục vụ chưa tốt Không trả lời ĐẠT TỈ LỆ(%) 67,5% 28,75% 0.0% 3.75% Như máy tra cứu TVHN đáp ứng phần lớn yêu cầu người dùng tin, góp phần lớn cho mục tiêu nâng cao trình độ dân trí cho người dân qua khảo sát thực trạng hoạt động máy tra cứu 2.2.2 Ưu điểm bô máy tra cứu • Hệ thống mục lục 21 Kết khảo sát thực tế công tác nhiều năm qua cảu TVHN, máy tra cứu phòng phục vụ bạn đọc kịp thời cập nhật thông tin tài liệu mới, in thư mục thông báo sách báo gửi khoa, phòng ban, in phích cho hệ thống mục lục cuối giao phích cho cán chịu trách nhiệm xếp phích vào hệ thống phân công Hệ thống mục lục TVHN cho phép lúc có nhiều người truy cập, phương tiện dễ dụng quen thuộc vơi nhiều người dùng tin khác nhau, người sử dụng thư viện lâu năm, quen với việc tra cứu trênmục lục truyền thống Thư viện tổ chức hệ thống mục lục khoa học hợp lý bao gồm: mục lục chữ tên tác giả, mục lục chữ tên sách mục lục phân loại Hệ thống phích tiêu đề có màu khac ứng với mức độ chi tiết cấp phân chia đề mục • Kho tài liệu tra cứu Trong kho tài liệu tra cứu TVHN vốn tài liệu phong phú đa dạng bao gồm nhiều loại hình khac nhau: Từ điển, Bách khoa toàn thư, ấn phẩm thông tin, sổ tay…, thuộc nhiều ngành khác phù hợp với nhu cầu thông tin bạn đọc nhiều lĩnh vực Với phương thức tổ chức kho tài liệu tra cứu theo hình thức kho mở tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc chủ động, trực tiếp tiếp cận với nguồn thông tin, tài liệu phụ thuộc vào thủ tục mượn hình thức tổ chức kho đón • Cơ sở liệu CSDL TVHN cung cấp thông tin yếu tố mô tả mô tả thư mục: Từ khóa, kí hiệu phân loại, kí hiệu kho, tóm tắt tài liệu,… giúp người dùng tin nhanh chóng biết tài liệu mà cần nằm đâu mà không cần nhiều thời gian tìm kiếm, tra cứu phương pháp thủ công thông qua hệ thống mục lục Việc tra cứu máy tính bạn đọc tốn thời gian tra cứu đem lại hiệu cao Các CSDL TVHN có số điểm bật -Số lượng CSDL thư viện tượng đối lớn (5 CSDL), khối lượng biểu 22 ghi(> 38.000) CSDL cập nhật thường xuyên CSDL có khối lượng lớn CSDL trích tạp chí ( 14.738 biểu ghi), CSDL thực cần thiết người dùng tin thư viện đặc biệt học viên cao học nghiên cứu sinh 2.2.3 Nhược điểm mày tra cứu • Hệ thống mục lục Hệ thống mục lục thư viện chỉnh lý sửa chữa thường xuyên số lượng lớn phích mô tả nên việc xếp không tránh khỏi có sai sót dẫn đén tình trạng tin Chưa có ô tra cứu chủ đề để hỗ trợ phát huy hết vai trò hệ thống mục lục phân loại Một số hộp phích tủ mục lục bạn đọc sử dụng nhiều chất lượng không tốt dẫn đến tình trạng phích • Kho tài liệu tra cứu Kho tài liệu tra cứu thư viện phong phú nội dung,đa dạng hình thức bên cạnh thiếu tài liệu tra cứu phục vụ cho ngành khoa học mũi nhọn ít: Công nghệ thông tin, Khoa học giáo dục… Việc tổ chức xếp kho tài liệu tra theo hình thức tự chọn bên cạnh việc tạo nhiều thuận lợi cho bạn đọc tra cứu đồng thời đem lại khó khăn cho cán thư viện công tác quảm lý - xếp – kiểm kê… • Cơ sở liệu So với số lượng tài liệu mà thư viện lưu trữ sử dụng phục vụ bạn đọc số lượng CSDL thư viện chưa phải nhiều Việc đưa máy tính phục vụ cho bạn đọc tra cứu triển khai, với số lượng máy tính hạn chếở phòng đọc vàcả phòng mượn Vì việc tra cứu thông tin CSDL chủa trở thành tập quán người dùng tin TVHN Việc định từ khóa cho tài liệu nhập vào CSDL dựa sở tự mang ý nghĩ chủ quan người định từ khóa nên xảy tình trạng có nhiều từ khóa khác biểu thị khái niệm gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin từ khóa hank chế hiệu tìm tin 23 24 Chương Giải pháp hoàn thiện máy tra cứu thư viện Hà Nội 3.1 Củng cố máy tra cứu truyền thống Trong vài năm tới hệ thống mục lục TVHN phương tiện tra cứu cần thiết quan trọng cho hoạt đông TTTV Hệ thống mục lục truyền thống thư viện từ trước đên công cụ chủ yếu để tra tìm tài liệu, song hệ thống mục lục chưa hoàn thiện nên gây khó khăn cho người dùng tin tìm tài liệu Nhằm làm cho hệ thống mục lục dễ sử dụng cần phải tổ chức xếp lại cách khoa học, hợp lí: • Đối với mục lục bảng Hệ thống mục lục bảng TVHN phản ánh vốntài liệu thư viện cách đầy đủ phích mô tả thiếu phích bổ sung Thư viện cần phải lập phích bổ sung • Đối với mục lục phân loại Để nâng cao hiểu tra cứu mục lục phân loại, TVHN cần phải xây dựng mục lục chủ đề chữ hỗ trợ cho mục lục phân loại Mỗi chủ đề mô tả phích kèm theo ký hiệu phân loại tương ứng, phích xếp theo thứ tự chữ chủ đề Để hoàn thiện mục lục phân loại nâng cao hiệu tra cứu tin vấn đề đặt phải chỉnh lý bảng phân loại dùng Bảng phân loại 19 lớp Thư viện Quốc gia biên soạn cho thư viện công cộng nà TVHN áp dụng sau thời gian lộ rõ số bất cập như: Trong số Để nâng cao chất lượng phục vụ mục lục phân loại, thư viện cầnxây dựng mục lục chủ đề chữ để hỗ trợ cho mục lục phân loại Mỗi chủ đề mô tả phích kèm theo ký mục đủ phân mục thể đầy đủ nội dung, phương pháp tài liệu nhiều người sử dụng Văn học… Để khắc phục bất cập giải pháp trước mắt mở rộng thêm phân 25 mục bổ xung cho phân mục dành cho tài liệu Ngữ văn vơi mục đích giúp cho phân loại tài liệu cách rõ rang, khoa học hơn, từ xây dựng ô phích mục lục phân loại chi tiết, gần gũi với nội dung mà người dùng tin thường dùng giúp cho việc tra cứu tin nhanh chóng xác Việc chỉnh lý bảo quản, sửa chữa hệ thống mục lục thư viện việc cần thiết phải tiến hành thường xuyên để kịp thời khắc phục hạn chế , bất cập việc tra cứu thông tin người dùng tin 3.2 Hoàn thiện mục lục tra cứu máy TVHN cần có bảng từ khóa chuẩn quy định thống quy trình xử lý máy Thư viện xây dựng CSDL toàn văn cho mảng tài liệu ngành khoa học mũi nhọn để đáp ứng yêu cầu người sử dụng thời đại bùng nổ thông tin phát triển mạnh mẽ KHKT-CN Hiện TVHN dùng phần mềm CDS/ISIS để quản trị CSDL phục vụ bạn đoc tra cứu thông tin Đây phần mềm có chi phí cài đặt thấp nhiên chưa đáp ứng nhiều chức thư viện ( Tính toán thông kê, quản lý bổ sung, quản lý bạn đọc….) Thư viện cần trang bị thêm máy tính phục vụ cho bạn đọc tra cứu phòng đọc, phòng mượn để việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu, thông tin nhanh chóng xác Việc ứng dung CNTT vào hoạt động TTTV nói chung xây dựng BMTC đại nói riêng TVHN việc làm cần tiến hành bước vững sở nghiên cứu kỹ lưỡng phần mềm phục vụ TTTV nhằm tìm giải pháp tối ưu cho việc đại BMTC toàn hoạt động TVHN 3.3 Xây dựng phát triển kho tài liệu tra cứu Qua kết khỏa sát thực tế kho tài liệu TVHN tương đối phong phú đa dạng với nhiều nội dung lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu ngành khoa học mũi nhọn đại hạn chế Vì vậy, kho tài liệu tra cứu thư viện cần phải bổ sung mặt số lượng tài liệu nêu để phục vụ nhu cầu tra cứu bạn đọc 26 Trong trình phát triển kho tài liệu tra cứu, Thư viện cần phải quan tâm đến tương quan ngôn ngữ khác nội dung kho tài liệu tra cứu Theo khảo sát kho tài liệu tra cứu TVHN có nhiều tài liệu ngoại văn nhiều thư tiếng : tiếng Pháp, Nga, Trung, Anh,… thời gian tới thư viện cần bổ sung, xây dựng vốn tài liệu kho tài liệu tiếng Anh để trình dịch xếp tài liệu trở nên đơn giản giảm áp lực công việc cho cán thư viện Hơn nữa,hiện nhiều tài liệu tra cứu xuất dạng đĩa CD- ROM, thư viện nên bổ sung tài liệu để giúp cho người dùng tin tiện lợi trình tra cứu tin làm phong phú nguồn tài liệu tra cứu tiết kiệm diện tích kho 3.4 Nâng cao trình độ cán TTTV đào tạo người dùng tin 3.4.1 Nâng cao trình độ cán TTTV Người cán TTTV linh hồn nghiệp TTTV, hoạt động cuat TTTV gắn liền với người cán thư viện- chủ thể hoạt động TTTV Do muốn đánh giá hoạt động toàn thư viện nói chung hoạt động máy tra cứu nói riêng thực chất đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ, nhaanh viên thư viện Chính việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyen môn nghiệp vụ cho đội cán TTTV việc làm quan trọng thường xuyên thư viện, quan thông tin nói chung TVHN nói riêng Thực trạng đội ngũ cán thư viện TVHN sau: Thư viện có 80 cán công nhân viên cán làm công tác chuyên môn 62 người trình độ Cao học, Đại học, Cao đẳng, Trung cấp thư viện Các cán TTTV đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ theo nội dung sau: • Họ tham dự vào lớp bồi dưỡng chuyên môn nước nước Mục đích để nâng cao trình độ nắm bắt xác, kịp thời nhu cầu dùng tin bạn đọc để định hướng xác hoạt động thư viện, 27 • Tham gia hội nghị, hội thảo có tính định hướngchỉ đạo cho hoạt động chuyên môn ngành TTTV, đào tạo điều kiện tham quan quan TTTV nước • Được đào tạo công nghệ- thông tin khả ứng dụng • Kỹ sử dụng khai thác mạng máy tính • Thực hành sử dụng khai thác số phần mềm văn phòng nghiệp vụ TTTV • Các phương pháp, nguyên tắc quản lý điều hành thư viên đại 3.4.2.Đào tạo người dùng tin • Tổ chức lớp ngắn hạn cung cấp kiến thức nguồn tin, mạng thông tin • Hướng dẫn kĩ khai thác thông tin Thư viện • Tổ chức buổi tọa đàm trao đổi phương thức hiệu sử dụng hệ thống TTTV nói chung TVHN nói riêng • Biên soạn in tập tài liệu phổ biến kiến thức nguồn tin, mạng thông tin, kiến thức xử lý thông tin,… phổ biến cho bạn đọc đến đến với thư viện Người dùng tin yêu tố quan trọng biến động việc đào tạo người dùng tin phải tổ chức thườn xuyên lâu dài co kế hoạch Muốn làm điều đòi hỏi đội ngũ cán TTTV phải có trình độ chuyên môn cao có nhiệt huyết công việc đồng thời cần phải có hỗ trợ thư viện để công tác đào tạo người dùng tin gặt hái nhiều thành công 28 KẾT LUẬN Công tác tra cứu tài liệu khâu quan trọng chu trình đường dây sách có tác động mạnh mẽ đến hoạt động thư viện Do bạn đọc thư viện công tác tra cứu tài liệu co ý nghĩa quan trọng, giúp bạn đọc biết cách sử dụng thư viện, biết áp dụng thư viện vào mục đích riêng lĩnh vực, hoạt động nghiên cứu, công tác học tập… Xác định rõ ý nghĩa tầm quan trọng BMTC cầu nối giúp bạn đọc tiếp cận cách nhanh chóng, xác dến kho tài liệu nguồn tin.Chính TVHN cố gắng trì BMTC hai hình thức tra cứu truyền thống phục vụ đối tượng trình độ khác Đồng thời áp dụng CNTT vào việc trc tìm tài liệu cách nhanh chóng bắt kịp với phát triển thời đại Tôi tin tưởng thời gian tới, TVHN có bước phát triển mạnh mẽ hơn, đặc biệt máy tra cứusẽ hoàn chỉnh hơn, khoa học đại hơn, đóng góp tích cực vào việc đào tạo nâng cao trình độ dân trí đáp ứng yêu cầu nhiêm vụ phát triển kinh tế - xã hội dất nước thời kỳ 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Huy Chương, Thư viện đại học Việt Nam : Hiện trạng xu hướng phát triển/ Tạp chí đại học chuyên nghiệp_1998 Đỗ Thị Hiền Tìm hiểu máy tra cứu tin Trung tâm Thông tin- thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội/ Khóa luận tốt nghiệp-H: DHKHXH&NVDHQGHN, 2006-60tr Phạm Văn Hùng Tìm hiểu sản phẩm dịch vụ thư viện thông tinthư viện Trung tâm Thông tin- thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội/ Khóa luận tốt nghiệp.-H.:ĐHKHXH&NV- ĐHQGHN,2002.-57tr Phạm Bình Minh Nghiên cứu trình xây dựng tổ chức khai thác nguồn tài liệu điện tử Trung tâm- thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội/ Khóa luận tố nghiệp-H.: ĐHKHXH&NV-ĐHQGHN, 2006-60tr Bùi Loan Thùy Những đòi hỏi can quản lý thư viện quan thông tin giai đoạn nay//Tạp chí thông tin tư liệu, 2000 30 PHỤ LỤC Phụ lục 1.Hình 1: Kho tài liệu tra cứu Thư viện Hà Nội Phụ lục 2.Hình 2: Triển lãm sách mang tên “Hồ Chì Minh viết tên người” 31 Thư viện Hà Nội Phụ lục Hình 3: Phòng đọc danh cho thiếu nhi trang trí Giáng Sinh 32