MỤC LỤC MỞ ĐẦU………………………………………………….………………..01 Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ Công ty XNK Hà Anh....…............................................05 1.1. Khái niệm Văn thư…………………….………………………….05 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư…………………………………………05 1.1.2. Nội dung công tác văn thư…………………………………………..05 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư…………………………...………………05 1.1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư……………..……………….07 1.2. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ…………….…….….…………..08 1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ và giới thiệu tài liệu lưu trữ…………….08 1.2.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ……………….………….….……….08 1.2.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ……………………………………..…08 1.2.1.3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ…………………………………..……08 1.2.2. Vị trí ý nghĩa của công tác lưu trữ………………..………………...09 1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ…………………...………………….10 1.3. Khái quát về Công ty XNK Hà Anh……...……….……..……….12 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI Công ty XNK Hà Anh……………………………………………………14 2.1. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại công ty XNK Hà Anh..14 2.1.1.Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư………………………..……14 2.1.2.Điều kiện làm việc của phòng văn thư.…………..……..………....14 2.1.3.Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.………..............15 2.1.3.1. Quản lý công văn đi……………………………………………..15 2.1.3.2. Quản lý công văn đến……………………………………….......16 2.1.3.3. Quản lý sử dụng con dấu………………………………………..17 2.1.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ……………………..17 2.2. Đánh giá công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty XNK Hà Anh..18 2.2.1.Ưu điểm công tác văn thư………………………………………...18 2.2.2Nhược điểm công tác văn thư..........................................................18 2.3. Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty XNK Hà Anh…………..20 2.3.1. Tổ chực bộ phận quản lý công tác lưu trữ………………………..20 2.3.2. Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ………………………..………21 2.3.3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ…………….21 2.3.4. Ban hành quy chế về công tác lưu trữ.……….……………….…...22 2.3.5. Công tác kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ……………………...22 Chương 3:PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẮM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH….………………..………….………………………….………24 3.1 Phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty XNK Hà Anh………………………………..…….24
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI 2015 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH BÀI TẬP CÁ NHÂN/BÀI TIỂU LUẬN KẾT THỨC HỌC PHẦN Học phần : Phương pháp luận nghiên cứu khoa học Giảng viên : TS.Lê Thị Hiền Mã phách : HÀ NỘI 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học đề tài thực hiên qua việc khảo sát thực tế Công ty XNK Hà Anh tham khảo tài liệu Tôi hoàn toàn không chép tài liệu nghiên cứu người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp lý vi phạm quyền LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Công ty XNK Hà Anh, phòng văn thư lưu trữ, phòng văn thư cán văn thư lưu trữu chuyên viên Phòng văn thư giúp đỡ để hoàn thành nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt XNK VT HN VTLT LT UBND Tên cụm từ viết tắt Xuất nhập Văn thư Hà Nội Văn thư lưu trữ Lưu Trữ Ủy ban nhân dân MỤC LỤC MỞ ……………… 01 ĐẦU………………………………………………… Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ Công ty XNK Hà Anh … 05 1.1 Khái niệm Văn thư…………………….………………………….05 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư………………………………………… 05 1.1.2 Nội dung công tác văn thư………………………………………… 05 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư………………………… ……………… 05 1.1.4 Vị trí ý nghĩa công tác văn thư…………… ……………….07 1.2 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ…………….…….… ………… 08 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ giới thiệu tài liệu lưu trữ…………….08 1.2.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ……………….………….… ……….08 1.2.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ…………………………………… … 08 1.2.1.3 Giới thiệu tài liệu lưu trữ………………………………… ……08 1.2.2 Vị trí ý nghĩa công tác lưu trữ……………… ……………… 09 1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ………………… ………………….10 1.3 Khái quát Công ty XNK Hà Anh…… ……….…… ……….12 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI Công ty XNK Hà Anh……………………………………………………14 2.1 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ công ty XNK Hà Anh 14 2.1.1.Tổ chức cán phòng văn thư……………………… ……14 2.1.2.Điều kiện làm việc phòng văn thư.………… …… ……… 14 2.1.3.Công tác soạn thảo văn ban hành văn ……… 15 2.1.3.1 Quản lý công văn đi…………………………………………… 15 2.1.3.2 Quản lý công văn đến……………………………………… .16 2.1.3.3 Quản lý sử dụng dấu……………………………………… 17 2.1.3.4 Công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ…………………… 17 2.2 Đánh giá công tác văn thư – lưu trữ Công ty XNK Hà Anh 18 2.2.1.Ưu điểm công tác văn thư……………………………………… 18 2.2.2Nhược điểm công tác văn thư 18 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Công ty XNK Hà Anh………… 20 2.3.1 Tổ chực phận quản lý công tác lưu trữ……………………… 20 2.3.2 Bố trí cán làm công tác lưu trữ……………………… ……… 21 2.3.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ…………….21 2.3.4 Ban hành quy chế công tác lưu trữ.……….……………… … 22 2.3.5 Công tác kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ…………………… 22 Chương 3:PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẮM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH….……………… ………….………………………… ………24 3.1 Phương hướng giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Công ty XNK Hà Anh……………………………… …….24 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kì xu toàn cầu hoá kinh tế có tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hoá, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm tạo chất lượng, hiệu cao trình công nghiệp hoá, đại hoá đất nước Như vấn đề xúc mà loại hình sở: Cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị xã, phường, đơn vị vũ trang Phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin đơn vị Việc củng cố hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam bước phát triển bước hội nhập kinh tế chi thức, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng công tác Văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động quan, đơn vị, sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường ĐHNVHN, với kiến thức học từ nhà trường, từ chuyến thực tế Công ty XNK Hà Anh, định chọn đề tài “Công tác Văn thư- Lưu trữtại Công ty XNK Hà Anh” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác VTLT 2.2 Phạm vi nghiên cứu Thời gian: 2014 – 2015 Không gian nghiên cứu: Phòng VTLT Công ty XNK Hà Anh Mục tiêu nghiên cứu: 3.1: Cơ sở lý luận công tác VTLT, khái quát Công ty XNK Hà Anh 3.2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Công ty XNK Hà Anh năm 2014 – 2015, phân tích nguyên nhân hạn chế công tác văn thư – lưu trữ 3.3: Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu Lịch sử nghiên cứu: Trong năm qua, có nhiều nghiên cứu công VTLT thư phạm vi nước nói chung Trường ĐHNVHN nói riêng văn Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước, tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ,… có số sách, đề tài sau: + Thông tư số 21/2005/TT – BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức nhiệm vụ quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2013) + Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức + Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở, công tác văn thư, lưu trữ + Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng + Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; + Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động Cục VTLTNN; + Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Không riêng nhà nước mà cán công chức, thạc sĩ, tiến sĩ sinh viên tham gia làm tạp chí, luận nghiên cứu công tác văn thư: + Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 Th.S Trần Kim Liễu; + Giáo trình văn thư Lê Văn Bảo; + Những vấn đề chung công tác văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội T.S Nguyễn Lệ Nhung + Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư trường học Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tiến hành nghiên cứu đề tài: “Công tác văn thư – lưu trữtại Công ty XNK Hà Anh” Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát + Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Thông tin từ báo cáo định kỳ Phòng Văn Thư – Lư trữ Công ty XNK Hà Anh Đóng góp của đề tài: - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác VTLT tại Công ty XNK Hà Anh Cấu trúc của đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm chương: Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XNK HÀ ANH Văn thư Công ty quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước đề ra, chưa có sai sót 2.1.3.4 Công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư, "khi theo dõi, giải công việc cá nhân phải lập hồ sơ công việc đó" Phòng VTLT với nghiệp vụ chuyên môn tốt thực tốt tiêu đề dựa văn mà nhà nước ban hành Công tác văn thư lãnh đạo quan tâm, phòng Văn thư – Lưu Trữ nằm tầng 1tại sở Công ty XNK Hà Anh vị trí thuận lợi cho công việc mình, trang thiết bị phòng bố trí đầy đủ Nghiệp vụ cán văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý công văn - đến, quản lý - sử dụng dấu công tác lập hồ sơ hành làm tương đối tốt 2.2 Đánh giá nhận xét công tác văn thư – lưu trữ Công ty XNK Hà Anh 2.2.1 Ưu điểm công tác văn thư Công tác văn thư đầu mốithông tin thiếu hoạt động Công ty Chính mà công tác văn thư Công ty thời gian qua không ngừng cải thiện Vì việc giải công văn giấy tờ Công ty nhanh chóng, xác, hiệu theo quy định Công ty, đạt ưu điểm sau: - Các cán nhân viên công chức có kinh nghiệm việc xử lý, giải công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ Công ty - Sổ sách nghiệp vụ Công ty tổ chức theo quy định nhà nước, công văn - đến đăng ký, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền, bảo đảm thể thức Công văn có độ mật quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế - Cán văn thư thực quy trình soạn thảo văn trước trình Giám đốc ký duyệt Các văn in kịp thời cho lãnh đạo cấp - Để cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc tổ chức, Công ty XNK Hà Anh tổ chức thành công lớp tập huấn công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ cho 10 viên chức hành 2.2.2.Nhược điểm công tác văn thư 18 Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư trường gặp không khó khăn, cần quan tâm giúp đỡ Ban quản lý để bước hoàn thiện công tác này: - Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh điều dễ nhận thấy nhiều quan Mặc dù từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đặt thức nhiệm vụ cán làm việc quan nhà nước không ý thực đầy đủ Phải nhiều khó khăn việc lập hồ sơ khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, nguyên nhân quan trọng chế cụ thể đặt để xử lý trách nhiệm cho vấn đề Tình trạng bao cấp chung, nhận thức cán chế trách nhiệm không rõ ràng đẩy công tác vào chỗ gần bế tắc thập kỷ qua Hậu nghi ngờ không xử lý kịp thời - Việc quản lý tài liệu, văn thủ công - Việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư hành lỏng lẻo, nhiều không kịp thời Tình trạng văn không xử lý quan cá biệt, trái lại phổ biến - Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan thấp Văn chưa chuẩn hoá Ngay văn quy phạm pháp luật dù có hai đạo luật điều chỉnh việc soạn thảo chúng nhiều tồn Nhiều văn chồng chéo, chí có không văn vi phạm thẩm quyền luật định không sửa đổi kịp thời việc áp dụng văn vào thực tế gây hậu nghiêm trọng - Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn chậm Công nghệ thông tin chưa áp dụng rộng rãi thiếu nhân lực nhiều lý khác So với nước khác giới khu vực, khâu tụt hậu dễ nhận thấy công tác văn thư nước ta - Việc soạn thảo ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định - Việc in đôi lúc tuỳ tiện, công tác chuyển hồsơ vào lưu trữ quan cán văn thư thực chưa triệt để Sở dĩ có hạn chế phòng ban tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý 19 - Cán quan chưa thấy rõ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên việc giao nộp tài liệu chưa đầy đủ thường xuyên - Thực tế cho thấy, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, văn thư, lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thông áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng văn thư giúp đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung đại hoạt động công vụ - Chưa áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư nước ta bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thời kỳ đòi hỏi công tác văn thư nước ta phải đổi toàn diện từ nhận thức đến khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể Nếu muốn tránh giá phải trả quản lý nhà nước thời chế thị trường nhiệm vụ lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Công ty XNK Hà Anh 2.3.1 Tổ chức phận quản lí công tác lưu trữ Bộ phận quản lí công tác lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận quản lí công tác lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lí công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ sau : Xây dựng văn quy định công tác Lưu trữ quan; quản lí thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ cho quan hang năm báo cáo tình hình thực công tác lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ quan thời gian tới Theo quy định thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ Uỷ ban nhân dân cấp ( sau gọi tắt Thông tư 02/2010/TT-BNV ) có nêu : “…các đơn vị nghiệp nhà nước tuỳ theo khối lượng công việc văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ bố trí người làm văn thư lưu trữ cho phù hợp” Qua khảo sát nhóm Công ty XNK Hà Anh nghiên cứu nhận thấy lãnh đạo phường có quan tâm đến việc tổ chức công tác lưu trữ Tổ chức phận quản lí công tác lưu trữ C đặt phòng Hành – Tổng hợp thể 20 định chủ tịch Công ty quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị thuộc Công ty Trưởng phòng Hành – Tổng hợp, chịu trách nhiệm trước chủ tịch phường công tác lưu trữ Công ty việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng quy chế hướng dẫn đơn vị thực quy chế công tác lưu trữ theo quy định Công ty Nhà nước; quản lí thục nhiệm vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Công ty; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ cho Công ty; lập kế hoạch thực công tác lưu trữ quan thời gian tới Tổ chức phận quản lí công tác lưu trữ Công ty XNK Hà Anh thực định Hiện công tác tuyên truyền ,phổ biến, hướng dẫn tổ chức thực quy định Công ty lưu trữ dã triển khai bộc lộ nhiều thiếu sót, chưa thực tốt nghiệp vụ: Thu thập hồ sơ,tài liệu,phân loại,chỉnh lí tài liệu, xác định giá trị,sắp xếp hồ sơ Những khó khăn, hạn chế tồn nhiều nguyên nhân khác nhau, nhóm nghiên cứu làm sang tỏ phần sau Bộ phận quản lí công tác lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận quản lí công tác lưu trũ có chức giúp lãnh đạo quản lí công tác lưu trũ quan việc thực nhiệm vụ sau: Xây dựng văn quy định công tác Lưu trữ quan; quản lí thực nghiệp vụ lưu trũ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trũ cho quan hàng năm báo cáo tình hình thực công tác lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ quan thời gian tới 2.3.2: Bố trí cán làm công tác lưu trữ Cán nhân tố đóng vai trò quan trọng công tác văn thư,lưu trữ quan.trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Cán có trình đọ chuyên môn cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học hợp lí, dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến phân loại xếp tài liệu quan ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác dụng.Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cán làm công tác lưu trữ quan việc làm cần thiết quan tâm trực tiếp sát lãnh đạo van phòng lãnh đạo quan 2.3.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc cần phải bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mát 21 Chính thế, lưu trữ quan , việc xây dựng kho tàng,mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào quan tâm lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng công tác lưu trữ Để thực chủ trương trên, Cục Văn Thư Lưu trữ nhà nước có hướng dẫn cụ thể công tác bảo quản tài liệu Đó Công văn số 111/LTNNNVĐP ngày 04 tháng năm 1995 việc hướng dẫn bảo quản lưu trữ ; ban hành số tiêu chuẩn bảo quản tài liệu : tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu, tiêu chuẩn bìa hồ sơ, tiêu chuẩn giá đựng tài liệu… 2.3.4 Ban hành quy chế công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lí nhà nước Để thực tốt công tác này, cần có hệ thống văn quy phạm pháp luật Đây yếu tố làm pháp lí cho việc thực nguyên tắc quản lí tập trung thống công tác lưu trữ toàn quốc Để cụ thể hóa quy định nhà nước công tác văn thư,lưu trữ quan cần đưa công tác lưu trữ vđi vào nề nếp hoạt động có hiệu Kết khảo sát cho thấy Công ty XNK Hà Anh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Điều thể quan tâm lãnh đạo Công ty việc quản lí công tác lưu trữ quan 2.3.5 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Công tác kiểm tra,đánh giá công tác lưu trữ Công ty khâu quan trọng giúp lãnh đạo Công ty nắm tình hình công tác lưu trữ quan Nhiệm vụ giao cho trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ.Mục đích công tác kiểm tra ,đánh giá kiểm tra việc thực quy định văn quy phạm pháp luật,các văn hướng dẫn quan chủ quản,các quy định Công ty công tác Thời gian kiểm tra đánh giá theo định kì đọt xuất thường tổ chức tổng kết vào dịp cuối năm Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá đơn vị thuộc Công ty việc thực quy chế văn thư lưu trữ quan,kho tàng,trang thiết bị bảo quản tài liệu việc thực nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.Từ có đánh giá chuẩn xác để phát huy điểm tích cực khác phục tồn sai sót có xây dựng chế khen thưởng, kỉ luật thích đáng 22 Phiếu yêu cầu người có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, trả tài liệu phải mang theo để làm Sau ký xác nhận vào phiếu yêu cầu, cán lưu trữ vào sổ đăng ký mượn tài liệu Người mượn phải có trách nhiệm bảo quản giữ tài liệu cẩn thận không làm quăn, rách, tài liệu Sau sử dụng tài liệu mượn người mượn tài liệu trả tài liệu, cán lưư trữ tiến hành kiểm tra tài liệu lưu trữ xác nhận nguyên vẹn đầy đủ, sau vào sổ trả tài liệu để hoàn tất thủ tục Kết thúc trình, cán lưu trữ lại tiến hành vào sổ theo dõi việc mượn trả tài liệu Từ trình bày đây, khẳng định công tác văn thư – lưu trữ Công ty XNK Hà Anh phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng cấp thiết Một cách hiển nhiên, nhiệm vụ cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành 23 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XNK HÀ ANH 3.1 Phương hướng giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữu Công ty XNK Hà Anh Phương hướng để nâng cao hiệu công tác văn thư tiếp tục phát huy triệt để ưu điểm đạt được, cố gắng khắc phục mặt hạn chế tồn để nâng cao hiệu công tác Để công tác văn thư hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng công cải cách hành chính, cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Trên sở thân xin đưa số giải pháp sau: - - Tập trung nâng cao chất lượng tổng hợp trước hết chất lượng trị thân người làm công tác văn thư, lưu trữ, phải quán triệt sâu sắc đường lối quan điểm Đảng, phải đảm bảo tính mật Đảng Nhà nước - Tăng cường lãnh đạo Cấp ủy Đảng công tác văn thư, làm cho đội ngũ vừa đội ngũ trị trung thành tin cậy Đảng, Nhà nước nhân dân vừa đội ngũ xung kích tình hình Xây dựng kiện toàn máy công tác văn thư đủ mạnh, người làm công tác văn thư phải có tâm, có tầm, có trình độ chuyên môn tốt, nghiệp vụ tay nghề cao, thạo việc ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng nhiệm vụ đơn vị thời kỳ hội nhập quốc tế; trang bị phương tiện, sở vật chất đại hóa hành - Cán văn thư có tinh thần trách nhiệm trước nhiệm vụ giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm Quản lý tốt phương tiện 24 thực hiện công tác văn thư - lưu trữ sử dụng, quản lý tốt dấu quan, trách nhiệm cán làm công tác văn thư Cải cách lề lối làm việc cách có khoa học, đại Có quy chế về công tác văn thư – lưu trữ của đơn vị - Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài liệu, giảm bớt giấy tờ không còn hiệu lực pháp luật đơn vị - Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư ổn định, ý đào tạo chuyên sâu, bố trí cán công chức có lực, có kinh nghiệm để tích lũy kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ xây dựng mối quan hệ đồng quan để có nhận thức đắn công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm chung, có cán bộ, công chức làm công tác văn thư có trách nhiệm - Xây dựng quy chế công tác văn thư Phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí để thành viên có trách nhiệm công việc Giao quyền hạn cho cán văn thư, từ nâng cao vai trò trách nhiệm công tác quản lý công tác văn thư - Trang bị đầy đủ sở vật chất, máy móc phục vụ cho công tác văn thư Đầu tư sở vật chất, tăng cường trang bị sở vật chất yêu cầu thiết, bao gồm việc tăng cường, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩncủa ngành văn thư, để bước áp dụng chương trình quản lý đến khai thác tài liệu dễ dàng thuận tiện, bước đáp ứng yêu cầu tình hình mới, cần có kế hoạch cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng – Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm cán nhân viên công chức công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND định 34/2012/QĐ-UBND – Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết 25 kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng – Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp – Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Đào tạo cán trẻ, bồi dưỡng cán làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn cao, trình độ ngoại ngữ đủ nắm bắt thông tin kịp thời, xác - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn thư, triển khai văn pháp luật liên quan đến công tác văn thư Tổ chức, triển khai văn pháp luật quy định hoạt động công tác văn thư Thực nghiêm túc chế độ báo cáo: hàng năm, tổ chức thực nghiêm túc chế độ báo cáo công tác văn thư theo Quyết định số: 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 Bộ Nội vụ việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư - Củng cố kiện toàn cán hệ thống quản lý công tác văn thư: cán làm công tác văn thư tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ quan chuyên môn tổ chức thực tốt chế độ bồi dưỡng vật cho cán làm công tác văn thư theo quy định hành.(PL trang) - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Quản lý lưu trữ tài liệu phần mền công nghệ thông tin, giúp cho tra cứu tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng - Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động 26 - - - ngành mà có nhiều tài liệu quan trọng khác quan Ngay với cán chuyên môn có trình độ cao ghi nhớ xử lý tất hồ sơ, tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính công cụ hỗ trợ đắc lực công việc, phủ nhận vai trò tin học hoạt động quản lý.Việc áp dụng vào công tác văn thư hoàn toàn phù hợp cần thiết Do cần bố trí máy vi tính riêng cho phận văn thư đại xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính, trình tự đơn giản, thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế sai sót Cần ban hành hệ thống biểu mẫu văn để áp dụng thống quan thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm tăng cường công tác kiểm tra thể thức văn trước trình ký, ban hành Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải đào tạo ngành văn thư, lưu trữ, người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ phải trang bị đầy đủ máy móc, dụng cụ, kho lưu trữ…Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu công việc phục vụ công tác văn thư Công ty thuận tiện, nhanh chóng kịp thời Công ty phải trang bị cho toàn phòng, ban Công ty (mỗi chuyên viên máy vi tính) để kết nối mạng từ phòng, ban, đơn vị đến phòng ban đơn vị khác toàn Công ty, phận văn thư, lưu trữ cần trang bị thiết bị tương đối đại: 04 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy photo, 01 máy Fax Từ giúp cho công tác văn thư, lưu trữ quan ngày hoàn thiện Khẩn trương đạo triển khai thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan để ngăn chặn tình trạng hồ sơ tồn đọng tiết kiệm chi phí chỉnh lý tài liệu 27 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Công tác văn thư – lưu trữlà trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan Nhà nước Kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Công tác văn thư sợi dây liên hệ quan tổ chức quần chúng nhân dân, quan với Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Thực tốt công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có vi phạm xảy trình hoạt động Công tác văn thư có vai trò quan trọng có ý nghĩa lớn loại hình doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động sử dụng lao động Vì thế, tổ chức công tác văn thư cách khoa học phù hợp với điều kiện thực tế doanh nghiệp vấn đề quan trọng thiết thực Công tác văn thư nề nếp lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ quan Đây nguồn bổ sung chủ yếu Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ quan thấp, không gây khó khăn nhiều cho công tác lưu trữ 28 Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời công tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Nói tóm lại, công tác văn thư công tác thiếu hoạt động quan Thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn Chẳng hạn, soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công việc hàng ngày lâu dài sau 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Để hoàn thành nghiên cứu mình, thao khảo tài liệu số sách, tạp chí Nghị định: Tạp chí VĂn thư Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước TS.Nguyễn Lệ Nhung, Bài giảng Công tác văn thư quan tổ chức Đảng tổ chức trị xã hội GV Đặng Như Hảo, Bài giảng Tổ chức Quản lý dấu Chính Phủ(2010), Nghị định 09/2010/NĐ-CP công tác văn thư Giáo trình văn thư Hoàng Lê Minh, Giáo trình nghiệp vụ văn thư Nghiệp vụ công tác văn thư (2001), Nxb Lao động Xã hội Trần Hoàng Hạnh, Bài giảng Công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb văn hóa thông tin 10.Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình,Tập giảng Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp 30 PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí(Ghi rõ họ tên) cán chấm thi CB chấm thi số CB chấm thi số Điểm thống thi Bằng số 31 Bằng chữ PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã Phách Họ tên sinh viên: Trương Thị Thảo Ngày sinh: 10/11/1996 Mã sinh viên: 1405LTHB054 Lớp: LTH14B Khoa: Văn thư – Lưu trữ Học phần: Phương pháp luận nghiên cứu khoa học Giảng viên phụ trách: TS.Lê Thị Hiền Sinh viên kí tên 32