Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện quốc gia việt nam

LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Quốc Gia Việt Nam. 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện Quốc Gia Việt Nam. 5 1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc Gia Việt Nam. 6 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 8 2.1 Một số khái niệm 8 2.1.1 Tài liệu 8 2.1.2 Bảo quản tài liệu 8 2.2 Ý nghĩa và nội dung của công tác bảo quản tài liệu. 8 2.2.1 Ý nghĩa 8 2.2.2 Nội dung của công tác bảo quản 8 2.3 Vài nét về phòng bảo quản 9 2.4 Những nguyên nhân làm hủy hoại tài liệu. 10 2.4.1 Nguyên nhân khách quan 10 2.4.2 Nguyên nhân khách quan 11 2.5 Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu 13 2.5.1 Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng để có chế độ bảo quản thích hợp. 14 2.5.2 Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác. 15 2.5.3 Số hóa tài liệu. 16 2.5.4 Dùng hóa chất diệt côn trùng. 17 2.5.5 Đảm bảo môi trường bảo quản. 17 2.5.6 Phục chế, đóng bìa tài liệu. 18 2.5.7 Ứng dụng phương tiện kĩ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào việc bảo quản tài liệu. 19 2.5.8 Giáo dục ý thức bảo quản cho bạn đọc. 19 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 21 3.1 Nhận xét một số ưu điểm, hạn chế của công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam. 21 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản tại thư viện Quốc Gia Việt Nam. 22 3.2.1 Giải pháp chung. 22 3.2.2 Giải pháp cụ thể. 23 3.2.2.1 Củng cố môi trường và cơ sở vật chất cho công tác bảo quản. 23 3.2.2.2 Nâng cao nhận thức cho cán bộ và bạn đọc cho thư viện. 24 3.3 Kiến nghị 26 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tiểu luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô TS LêThị Hiền, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình học tập, truyền đạt kiếnthức trong kì học vừa qua Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình họckhông chỉ là nền tảng cho quá trình làm bài tiểu luận mà còn là hành trang quýbáu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Em chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa văn hóa thông tin và xã hội

đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em tìm hiểu tại thư viện

Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành côngtrong sự nghiệp cao quý, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Trân trọng kính chào

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài tiểu luận này là do em thực hiện và không sao chépcông trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng mình Cácthông tin được sử dụng trong tiểu luận là có nguồn gốc và được tìm hiểu rõ ràng

Em hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của tiểu luận

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 5

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Quốc Gia Việt Nam 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện Quốc Gia Việt Nam 5

1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc Gia Việt Nam 6

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 8

2.1 Một số khái niệm 8

2.1.1 Tài liệu 8

2.1.2 Bảo quản tài liệu 8

2.2 Ý nghĩa và nội dung của công tác bảo quản tài liệu 8

2.2.1 Ý nghĩa 8

2.2.2 Nội dung của công tác bảo quản 8

2.3 Vài nét về phòng bảo quản 9

2.4 Những nguyên nhân làm hủy hoại tài liệu 10

2.4.1 Nguyên nhân khách quan 10

2.4.2 Nguyên nhân khách quan 11

2.5 Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu 13

2.5.1 Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng để có chế độ bảo quản thích hợp 14

2.5.2 Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác 15

2.5.3 Số hóa tài liệu 16

2.5.4 Dùng hóa chất diệt côn trùng 17

2.5.5 Đảm bảo môi trường bảo quản 17

2.5.6 Phục chế, đóng bìa tài liệu 18

2.5.7 Ứng dụng phương tiện kĩ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào việc bảo quản tài liệu 19

2.5.8 Giáo dục ý thức bảo quản cho bạn đọc 19

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 21

3.1 Nhận xét một số ưu điểm, hạn chế của công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam 21

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản tại thư viện Quốc Gia Việt Nam 22

3.2.1 Giải pháp chung 22

3.2.2 Giải pháp cụ thể 23

3.2.2.1 Củng cố môi trường và cơ sở vật chất cho công tác bảo quản 23

3.2.2.2 Nâng cao nhận thức cho cán bộ và bạn đọc cho thư viện 24

3.3 Kiến nghị 26

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn, các giá trị văn hóa của nhânloại Nhưng để các giá trị này sử dụng có hiệu quả, lâu dài, không bị hư hỏngmất mát thì công tác bảo quản tài liệu đã được ra đời Bảo quản tài liệu mang ýnghĩa hết sức quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nóiriêng Bảo quản tài liệu có hiệu quả là việc không đơn giản Cán bộ thư việnphải nắm vững đặc tính từng loại tài liệu cũng như nguyên nhân dẫn đến tài liệu

hư hỏng Hơn thế, công tác bảo quản tài liệu góp phần vào việc tăng cườngnguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các thư viện gópphần tiết kiệm ngân sách cho thư viện

Bảo quản vốn tài liệu là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp

vụ của các cơ quan Thông tin- Thư viện Bảo quản tài liệu bao gồm những chínhsách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ những tài liệu thư viện và lưutrữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phương pháp

và kĩ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra Cùng với tiềm lực về trang thiết bị kĩthuật, nguồn thông tin con người… bảo quản tài liệu có một ý nghĩa rất quantrọng, nhằm giữ gìn di sản văn hóa dân tộc và nhân loại, nâng cao chất lượngphục vụ người dùng tin, tiết kiệm ngân sách nhà nước Do vậy mà công tác bảoquản góp phần không nhỏ vào việc nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động củathư viện, góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan Thông tin-Thư viện

Trong nền kinh tế tri thức, vai trò của thông tin càng trở nên quan trọng và

sự bùng nổ thông tin- tư liệu cũng không thể tránh khỏi Với sự gia tăng khôngngừng của nguồn tài nguyên này, số lượng tài liệu từ xưa đến nay đã trở nênkhổng lồ và nhanh chóng bị lão hóa Như G.W.Quotice đã nói “Sách ngọn đènsáng bất diệt của sự thông thái nhân loại tích lũy lại” Việc bảo tồn tài liệu chính

là lưu giữ kho tàng tri thức vô cùng lớn lao ấy, góp phần giữ gìn di sản dân tộc

và là cơ sở để phát triển kinh tế- xã hội Đây cũng là một trong những nhiệm vụ

cơ bản của công tác Thông tin- Thư viện, đặc biệt là thư viện chuyên ngành

Hoạt đông nghiên cứu khoa học luôn cần “Đứng trên vai những người khổnglồ”, sự hỗ trợ chặt chẽ của những thành tựu nghiên cứu đi trước để lại mà thưviện có thể đáp ứng nhu cầu đầy đủ nhất Trên thực tế, tài liệu luôn đứng trướcnguy cơ bị hư hỏng theo thời gian mà thư viện luôn luôn phải đối mặt Hầu hếtcác thư viện ở Việt Nam đều chưa thể xử lý triệt đê vấn đề này để giữ gìn tàiliệu.

Thư viện Quốc gia Việt Nam là trung tâm văn hóa, giáo dục, khoa họccủa cả nước Là nơi tàng trữ, bảo tồn, truyền bá di sản văn hóa dân tộc, nguồn trithức của nhân loại góp phần vào sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước

Mặc dù thư viện đã có những biện pháp và trang thiết bị nhằm bảo quảntài liệu thư viện nhưng cùng với thời gian, các điều kiện về môi trường, khí hậu

và các nhân tố khác ngày càng tác động mạnh mẽ đến quá trình hủy hoại và tựhủy hoại của tài liệu

Do vốn tài liệu được hình thành từ lâu nên một số vấn đề cấp thiết đặt racho các chuyên gia Thông tin- Thư viện nói chung và cán bộ Thư viện Quốc giaViệt Nam nói riêng làm thế nào để bảo quản và lưu giữ lâu dài tài liệu nhằm sửdụng hữu ích cho thế hệ trẻ hôm nay và mai sau

Trước đó, đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học về đề tài nàynhưng vẫn chưa đưa ra được những giải pháp tối ưu để giải quyết các khó khăntại thư viện Quốc gia Việt Nam

Là sinh viên ngành Khoa học thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôinhận thấy nghien cứu đề tài này là vấn đề cần thiết để nâng cao kiến thức trongquá trình học tập và có thêm kinh nghiệm khỉ ra trường

Với những lí do như trên, tôi đã chọn đề tài “Công tác bảo quản tài liệu tạithư viện Quốc Gia Việt Nam” làm bài tiểu luận kết thúc học phần của mình

2.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đối tượng

2.1 Đối tượng nghiên cứu.

“Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam”

2.2 Giới hạn của đối tượng.

- Thời gian: giai đoạn 2013- 2014

- Không gian: khảo sát công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc GiaViệt Nam.

- Nội dung: giới thiệu về thư viện Quốc Gia Việt Nam, thực trạng côngtác bảo quản tại thư viện Quốc Gia Việt Nam, giải pháp nâng cao hiệu thư việnQuốc Gia Việt Nam quả cho công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc GiaViệt Nam

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lí luận và cơ sở thực tiễn về công tác bảo quản tài liệu tạithư viện Quốc Gia Việt Nam

- Tìm hiểu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại thư viện thư viện QuốcGia Việt Nam trong thời gian vừa qua, phân tích nguyên nhân của những ưuđiểm cùng những hạn chế của công tác

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bảo quảntài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam nói riêng và thư viện trên địa bàn cáctỉnh, thành phố cả nước nói chung

4.Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Nói về đề tài “Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam”

đã có khá nhiều công trình nghiên cứu của các nhà khoa học:

Một số công trình nghiên cứu trước đó:

- Nguyễn Ngọc Anh: Nghiên cứu “Công tác bảo quản tài liệu của thư viện Quốc Gia Việt Nam” ( Đại học Văn hóa Hà Nội- 2001) Bài nghiên cứu đã

nêu lên được thực trạng công tác bảo quản của thư viện Quốc Gia và nêu lênmột số biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác bảo quản

- Nguyễn Tất Thắng ( 2001): Vốn báo, tạp chí nghiên cứu tại thư viện

Quốc Gia Việt Nam, tạp chí Văn hóa nghệ thuật ( số 11) Bài nghiên cứu đã nêu

lên được thực trạng vốn báo và tạp chí của thư viện Quốc Gia năm 2001

- Đặng Văn Ức: Nghiên cứu “Công tác bảo quản tài liệu tại thư viện Quốc Gia Việt Nam” ( Đại học Văn hóa Hà Nội- 1994) Bài nghiên cứu đã nêu

lên thực trạng công tác bảo quản tài liệu của thư viện Quốc Gia năm 1994 và đềxuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả

- Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài đượcchia làm 3 chương:

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM.

CHƯƠNG 3: GIAỈ PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM.

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện Quốc Gia Việt Nam.

Thư viện Quốc Gia Việt Nam ( National Library of Việt Nam) nguyên là

sở lưu trữ và thư viện Đông Dương thành lập ngày 29/11/1917 Ngày21/06/1919 thư viện chính thức mang tên thư viện Trung Ương Hà Nội Năm

1935 thư viện mang tên Pie Paskiơ Ngày 20/10/1945 thư viện đổi tên thànhQuốc Gia thư viện Năm 1946, khí Pháp chiếm đóng Hà Nội thư viện mang tênThư viện Trung Ương Năm 1953, đổi tên thành Tổng thư viện do sát nhập việnĐại học Hà Nội Từ ngày 29/06/1957 đến nay thư viện mang tên thư viện QuốcGia Việt Nam

Thư viện Quốc Gia Việt Nam là thư viện trung ương lớn nhất cả nước vớivốn tài liệu phong phú và đa dạng Nhờ có sắc lệnh lưu chiểu và thực hiện tốtcông tác bổ sung, vốn tài liệu trong thư viện Quốc Gia Việt Nam có khoảng 1,5triệu bản sách, gồm 10000 tên báo, tạp chí, hơn 13000 luận án tiến sĩ Thư viện

có quan hệ trao đổi với 130 đơn vị trong và ngoài nước ( thư viện cơ quan vănhóa, giáo dục, báo chí ) cả 34 nước trên thế giới

Thư viện hiện có 176 cán bộ, viên chức và người lao động trong đó gồm:

22 thạc sĩ, 121 cử nhân và 32 trình độ khác

Hiện nay thư viện Quốc Gia Việt Nam là thành viên chính thức của Hiệphội quốc tế các Hội thư viện và cơ quan thư viện ( IFLA )

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện Quốc Gia Việt Nam.

Theo quyết định số 579/TG- QĐ của Bộ trưởng Bộ văn hóa- thông tin banhành ngày 17/03/1997 về chức năng nhiệm vụ và tổ chức của bộ máy thư việnQuốc Gia Việt Nam: “Thư viện Quốc Gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp của BộVăn hóa thông tin có chức năng: thu thập bảo tồn sách, báo, tài liệu chọn lọc củanước ngoài; tổ chức thông tin phổ cập rộng rãi cho mọi đối tượng sử dụng theoquy định của nhà nước và của Bộ Văn hóa thông tin”

Pháp lệnh thư viện thông qua ngày 28/12/2000 quy định về nhiệm vụ củathư viện Quốc Gia Việt Nam như sau:

- Thu nhận xuất bản phẩm trong nước theo chế độ nộp lưu chiểu, biênsoạn và xuất bản thư mục quốc gia

- Thu nhận luận án tiến sĩ của các nhà khoa học Việt Nam được bảo vệtrong và ngoài nước.

- Thu nhận các loại hình tài liệu của nước ngoài bằng các hình thức: mua,trao đổi, nhận biếu tặng

- Xử lí tài liệu, xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin, tổ chức cho người sửdụng thư viện khai thác tài liệu tại chỗ và trong cả nước thông qua việc phối hợpliên thư viện và mạng thông tin

- Thực hiện thông tin khoa học, văn hóa, nghệ thuật

- Nghiên cứu các thư viện học và ứng dụng công nghệ thông tin tronghoạt động thư viện

- Hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện thư viện trong cả nước

- Hợp tác, trao đổi với các thư viện và trung tâm thông tin- tư liệu trongnước và nước ngoài theo đinh hướng của Bộ Văn hóa- thông tin

- Quản lí công chức, tài sản, tài chính của cơ quan theo quy định của Nhànước và của Bộ Văn hóa- thông tin

1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc Gia Việt Nam.

Theo quyết định số 579 ngày 17/03/1997, bộ máy tổ chức của thư việnQuốc Gia Việt Nam bao gồm:

- Về lãnh đạo: 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc và thư kí hội đồng khoahọc, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Văn hoa- thông tin

- Về tư vấn khoa học: hội đồng khoa học

- Bộ máy tổ chức gồm 11 phòng chức năng:

+ phòng hành chính tổng hợp

+ phòng quan hệ quốc tế

+ phòng lưu chiểu

+ phòng bổ sung và trao đổi tài liệu quốc tế

+ phòng phân loại- biên mục

+ phòng bảo quản

Thư viện Quốc Gia Việt Nam đã, đang và sẽ phấn đấu không ngừng để

trở thành nơi lưu giữ tri thức và khơi nguồn cảm hứng thực sự tin cậy, thân

thiện của bạn đọc trong và ngoài nước, có uy tín và vị thế xứng đáng trong cộngđồng thư viện Việt Nam, khu vực và thế giới

Để hoàn thành tốt các mục tiêu này thư viện Quốc Gia Việt Nam sẽ tậptrung thực hiện:

Thứ nhất: Tăng cường công tác thu thập, bảo tồn và phát huy di sản văn

hóa chữ viết và xây dựng Bảo tàng tư liệu Việt Nam ( trên các chất liệu đấtnung, gốm sứ, lá, gỗ, tre, nứa, giấy, đồng, )

Thứ hai: Tiếp tục làm tốt công tác bồi dưỡng, rèn luyện, nâng cao năng

lực chuyên môn, giáo dục phẩm chát nghề nghiệp lòng yêu nghề, tinh thần tráchnhiệm, tâm huyết với công việc cho mỗi viên chúc và người lao động

Thứ ba: Phát triển theo hướng thư viện truyền thống- thư viện hiện

đại-thư viện số, trong đó việc ứng dụng thông tin để lưu trữ, khai thác tài nguyênthông tin là xu hướng quan trọng để phát triển, tiến tới hình thành mạng lưới thưviện truyền thống- thư viện hiện đại- thư viện số rộng khắp trong cả nước

Thứ tư: Xây dựng môi trường đọc thân thiện, sáng tạo, tạo môi trường

học, đọc suốt đời cho mọi người dân Hướng tới mục tiêu chung “ Tất cả vì bạnđọc” bằng nhiều phương thức phục vụ, như đọc tại trụ sở thư viện, đọc trênmạng thông qua webside của thư viện Quốc Gia Việt Nam

Thứ năm: Phối hợp chặt chẽ với các Ban, Bộ, ngành với cộng đồng thư viện, thông tin trong nước và quốc tế để thực hiện tốt mục tiêu Thống nhất, chuẩn hóa, chia sẻ và hội nhập nâng cao chất lượng về chuyên môn và nghiệp

vụ

Thứ sáu: Mở rộng hợp tác quốc tế trong việc trao đổi tài liệu, kinh

nghiệm tổ chức và quản lý thư viện hiện đại, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứngyêu cầu của thời đại “ kinh tế tri thức” hay “ tri thức phục vụ phát triển kinh tế-

xã hội”

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN

QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1 Một số khái niệm

2.1.1 Tài liệu

Tài liệu là thông tin và phương tiện hỗ trợ

Ví dụ: Hồ sơ, quy định, tài liệu thủ tục, bản vẽ, báo cáo, tiêu chuẩn

Phương tiện có thể là giấy, đĩa từ, đĩa điện tử hoặc quang, ảnh hay mẫugốc hoặc tổ hợp các dạng trên

2.1.2 Bảo quản tài liệu

Bảo quản tài liệu là áp dụng các biện pháp khoa học, kĩ thuật nhằm bảođảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,

sử dụng tài liệu, trước mắt và lâu dài

Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân

về ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa củadân tộc Từ đó người dân sẽ có sự nhìn nhận và đánh giá xác đáng về nhữngđóng góp của vốn tài liệu và công tác thư viện

2.2 Ý nghĩa và nội dung của công tác bảo quản tài liệu.

2.2.1 Ý nghĩa

Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng Tài liệu lưu trữ dễ bị

hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất vànhân tố con người Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằmđảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục vụnghiên cứu sử dụng

Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều,các loại vi sinh vật, nấm mốc, côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triểntác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn Việc bảo quản tài liệu ở nước ta lànhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp

2.2.2 Nội dung của công tác bảo quản

Nội dung của công tác bảo quản tài liệu gồm: xây dựng, cải tạo, bố trí kho

lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho, xử lý kĩ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ

và phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng

Để bảo quản tốt tài liệu cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu,mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện cácchế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu, áp dụng các biện pháp khoa học kỹthuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tàiliệu

Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật hiện đại và vận dụngnhững kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéodài tuổi thọ của tài liệu

Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp

lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho góp phần hạn chế các tác nhân gây hạiđối với tài liệu

Đối với các tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụngcác biện pháp tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng

2.3 Vài nét về phòng bảo quản

Công tác bảo quản vốn tài liệu là công việc chung của thư viện Tuy nhiên

vì thư viện Quốc Gia Việt Nam là thư viện có chức năng thu thập và tàng trữ đờiđời vốn tài liệu dân tộc, thu thập có chọn lọc và bảo quản tài liệu lâu dài nướcngoài có giá trị Do vậy mà công tác bảo quản tài liệu có một ý nghĩa đặc biệtquan trọng cần có một bộ phận chuyên về bảo quản tài liệu Đó là lý do màphòng bảo quản tài liệu đã có từ những ngày đầu thư viện mới ra đời

Nhiệm vụ cơ bản của phòng bảo quản tài liệu bao gồm:

- Tổ chức làm vệ sinh tài liệu, kho tàng tu sửa, đóng bìa cứng, mềm chocác loại tài liệu, dán chỉ từ cho tài liệu phục vụ trong kho mở

- Nghiên cứu các hình thức, phương pháp mới về bảo quản tài liệu thưviện, áp dụng các phương pháp kĩ thuật tiên tiến vào chống và hạn chế ảnhhưởng của các tác nhân đối với sự hủy hoại và tự hủy hoại của các tài liệu thưviện

- Nghiên cứu lí luận, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác bảo quản tài liệu

- Lấy sách theo phiếu yêu cầu cho phòng đọc theo yêu cầu và phòng đọctài liệu quý hiếm.

Hiện nay phòng bảo quản có 16 cán bộ, 01 trưởng phòng và 02 phóphòng Tất cả đều chưa qua lớp chính quy về công tác bảo quản, chỉ một số cán

bộ mới qua lớp tập huấn ngắn hạn hay hội thảo về bảo quản tài liệu

2.4 Những nguyên nhân làm hủy hoại tài liệu.

2.4.1 Nguyên nhân khách quan

Đó chính là sự lão hóa tài liệu Lão hóa của tài liệu là một trong nhữngnguyên nhân làm cho tài liệu bị hư hỏng nhiều, nhất là đối với tài liệu quý hiếm.Nguyên nhân chính gây gây lão hóa tài liệu đó là do chất lượng của giấy, mực inkém cùng với điều kiện bảo quản tài liệu Tài liệu bị lão hóa sẽ trở nên bị hưhỏng rất nhanh và rất khó để có thể bảo quản

Tài liệu xuất bản trước năm 1954 đa phần làm bằng giấy Dó nhất là cáctài liệu Hán- Nôm Đây là loại giấy được làm từ vỏ cây Dó và sản xuất hoàntoàn bằng phương pháp thủ công Giấy Dó chủ yếu làm bằng cách giã rời trongcối bằng đá, do vậy độ axit trong giấy không tăng cho độ bền trên 500 năm Tuynhiên với chất lượng tốt như vậy tài liệu Hán- Nôm của thư viện vẫn bị hư hỏng,

cũ nát rất nhiều theo thời gian Kho tài liệu Hán- Nôm hiện nay có tình trạngmột số tài liệu có phần bìa và gáy tách ra khỏi các trang nội dung, một số cácquyển sách khác thì các trang sách lại bị dính vết vào nhau không thể nào tách ra

mà không làm rách những trang này và hầu hết các tài liệu có phần chữ viếttrong chính văn đã bị mờ rất khó đọc, thậm chí là không đọc được Đó là mộtthiệt thòi rất lớn cho bạn đọc thế hệ sau sẽ không được biết đến mọt kho tàngsách Hán- Nôm quý giá đến như vậy

Về phần kho sách Đông Dương cùng với kho báo, tạp chí xuất bản trướcnăm 1954 thì giấy làm nên các tài liệu đó được sản xuất bằng phương pháp cơgiới, giấy được ra đời trên dây chuyền hiện đại hơn giấy Dó Nhưng những loạigiấy này được sản xuất trên cơ sở sử dụng rất nhiều bột gỗ và nhiều hóa chấttiên tiến nên giấy có độ axit cao làm cho tuổi thọ của tài liệu giảm đi đáng kể.Kết quả là kho Đông Dương hiện nay rất nhiều tài liệu đã bị ố vàng, mục nát,

mất độ bền dai, ngày càng hư hỏng nặng hơn mà chúng ta chỉ còn cách hạn chếdần chứ không thể ngăn lại sự lão hóa của vốn tài liệu này.

Đối với tài liệu luận án, sự lão hóa tài liệu đã được giảm đi đáng kể do sựcải tiến từ chất lượng giấy in: giấy trắng tinh, nhẵn, độ dày mỏng của tờ giấyvừa vặn, mực và kĩ tuật in sắc nét, rõ ràng nhưng độ axit trong giấy vẫn là mộtvấn đề làm đau đầu các nhà sản xuất Chính vì thế hiện nay không chỉ thư việnQuốc Gia Việt Nam

Mà hầu hết các thư viện vẫn chưa có và chưa thể có một biện pháp tíchcực mà để chống lại sự hủy hoại tài liệu do những tác nhân nội tại của giấy

2.4.2 Nguyên nhân khách quan

+ Con người

Do sự sử dụng quá tải của con người đối với một số tài liệu quý hiếm và ýthức sử dụng tài liệu của bạn đọc chưa cao, hiện tượng cắt xé, đánh dấu tài liệuvẫn còn, đặc biệt là phòng đọc báo- tạp chí, sách bị gấp nếp…

Bên cạnh bạn đọc, cán bộ thư viện cũng phải chịu phần lớn trách nhiệmtrong việc tài liệu bị hư hại Việc xếp tài liệu lên giá không cẩn thận của cán bộthư viện làm sách bị túm ở đầu gáy sách, khi lấy ra cũng có thể gây tổn hại chosách sau một thời gian Mặt khác một số cán bộ thư viện vẫn mang đồ ăn và nấunướng trong thư viện là một trong những nguyên nhân lớn làm cho vi sinh vật

và động vật gặm nhấm phát triển nhất là chuột và gián Ngoài ra với lượng bạnđọc quá đông thư viện như hiện nay, thì hầu như không thể nhắc nhở, kiểm soathết bạn đọc về ý thức bảo quản tài liệu, không kiểm tra được tài liệu trước khicho mượn và sau khi bạn đọc trả

Việc giáo dục ý thức bạn đọc cũng như ý thức của các cán bộ thư việntrong công tác bảo quản tài liệu là một vấn đề rất cấp thiết được đặt ra cho BanGiám đốc thư viện Quốc Gia Việt Nam

Độ ẩm cao trên 70% tài liệu sẽ bị cong lên méo mó hoặc dễ dàng bị mủnnát do giấy hút ẩm dễ dàng tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển, độ

ẩm thấp giấy bị khô giòn Còn khi độ ẩm thay đổi thường xuyên gây các biếndạng vật lý, làm đứt các sợi xenlulo giấy nhanh bị rách nát Do vậy mà độ ẩm lànhân tố hủy hoại tài liệu nguy hiểm nhất

Ánh sáng cũng giữ một vai trò rất quan trọng đối với tài liệu, ánh sáng tựnhiên chiếu vào tài liệu có hơi nóng làm giảm độ ẩm tương đối trong không khí,đẩy mạnh quá trình oxy hóa làm giòn tài liệu và mực màu bị phai mờ Ánh sángnhân tạo dù không gây ra nhiều tác hại như ánh sáng tự nhiên nhưng cũng bị ảnhhưởng: các bóng đèn đỏ tạo ra các tia hồng ngoại, bóng đèn huỳnh quang tuynhiệt độ thấp nhưng lại phát ra nhiều tia cực tím phá hủy những liên kết hóa họctrong giấy dễ bị rách

Nhiệt độ trong kho cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự hủyhoại trong giấy làm cho giấy mờ chữ, bị giòn, phim ảnh giãn nở mở rộng Nhiệt

độ thấp, không khí ẩm ướt dễ tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển, tài liệu mủnnát, ố mốc, phim ảnh bi co lại Nhiệt độ lên xuống thất thường sẽ dẫn đến hiệntượng co bóp các cơ sợi theo hướng dọc ngang làm cho nó tự suy giảm độ bền

cơ học

Bụi là kẻ thù giấu mặt của tài liệu, có tác hại bào mòn tài liệu, sự co giãncủa tài liệu có thể làm cho bụi đâm rách các thớ giấy Trong bụi có lẫn nhiều tếbào nấm mốc, vô số vi khuẩn và trứng các loại côn trùng do vậy nếu gặp điềukiện thuận lợi chúng sẽ phát triển một cách nhanh chóng

- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản còn hạn chế…

Với những nguyên nhân như trên, để hạn chế sự hủy hoại của tài liệunhằm bảo quản tốt vốn tài liệu dân tộc và vốn tài liệu có giá trị của nước ngoài

đồng thời phục vụ bạn đọc một cách đầy đủ, nhanh chóng, hiệu quả thư việnQuốc Gia Việt Nam đã áp dụng một số biện pháp.

2.5 Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu

Quá trình bảo quản tài liệu luôn phụ thuộc vào thực trạng, loại hình tàiliệu được bảo quản và trong bất cứ trường hợp nào việc kéo dài tuổi thọ cho tàiliệu luôn là vấn đề mấu chốt nhất

Hiện tại thư viện Quốc Gia Việt Nam đang lưu giữ một số lượng lớn tàiliệu với vốn sách, báo- tạp chí theo số liệu thống kê tháng 2 năm 2007 cụ thểnhư sau:

+ Báo- tạp chí tiếng việt: 1530 tên

+ Báo- tạp chí tiếng Pháp: 978 tên

+ Báo- tạp chí tiếng Anh: 2150 tên

+ Báo- tạp chí tiếng Nga: 750 tên

+ Báo tạp chí tiếng Trung: 500 tên